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Dharma Presentacion Solución para PMO

  1. 1. Dharma de Occidente S.A. de C.V. Diciembre 2013
  2. 2. ¿Qué es una PMO? Dharma de Occidente S.A. de C.V. • El Project Management Institute (PMI) define a una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) como una estructura de gestión que estandariza los proceso de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. • Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos. • Existen diferentes tipos de estructuras de PMOs en las organizaciones, en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos en el ámbito de la organización. ©2013 Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fifth Edition 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 2
  3. 3. ¿Qué es una PMO? Dharma de Occidente S.A. de C.V. • PMO de Apoyo. Desempeña un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Esta PMO ejerce un grado de control reducido. • PMO de Control. Proporciona soporte y exige cumplimiento por diferentes medios. Este cumplimiento puede implicar la adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos a través de plantillas, formularios y herramientas específicos, o conformidad en términos de gobierno. Esta PMO ejerce un grado de control moderado. • PMO Directiva. Ejerce control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos. Esta PMO ejerce un grado de control elevado. ©2013 Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fifth Edition 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 3
  4. 4. Solución para Oficinas de Dirección de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Nuestra solución está diseñada para ofrecer, de manera flexible y con base en las mejores prácticas, capacidades de gestión de proyectos en Microsoft SharePoint. • El enfoque ‘iniciar, evolucionar’ permite a nuestros clientes introducir nuevas capacidades cuando están listos y en la medida en que sus prácticas de gestión de proyectos maduran. Disponible en: 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 4
  5. 5. Interesados de la Gestión de Proyectos BrightWork ha sido diseñado teniendo en mente los interesados clave de la gestión de proyectos, desde el ejecutivo que necesita una visibilidad inmediata de todos los proyectos de la organización hasta el miembro del equipo que debe colaborar con eficacia y trabajar hacia un objetivo común. de Occidente S.A. de C.V. Simplicidad Los Directores de Proyectos consistentemente inician, planifican, siguen y controlan todos sus proyectos utilizando un conjunto de plantillas flexibles de mejores prácticas en SharePoint. Comunicación Claridad Liderazgo en la Gestión de Proyectos aumentando la tasa de éxito global del proyecto, reduciendo la incertidumbre mediante el establecimiento gradual de mejores prácticas para la gestión de proyectos y portafolios en SharePoint. Los Miembros de Equipo entran y salen del entorno de colaboración del proyecto en donde están conectados con sus asignaciones de trabajo y los equipos ampliados según sea necesario. SharePoint Visibilidad Los Ejecutivos de Alta Dirección están habilitados con BrightWork para tomar decisiones en tiempo real, gestionar eficientemente un amplio portafolio de proyectos, mejorar la rentabilidad de la organización y ahorrar tiempo de personal. 02/12/2013 Dharma Los Directores de TI simplifican las operaciones y reducen los costos de mantenimiento de aplicaciones desplegando BrightWork en línea o mediante el aprovechamiento de la inversión existente de Microsoft SharePoint. DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 5
  6. 6. Interesados de la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Mejora en la Tasa de Éxito de los Proyectos Los proyectos de la organización están con frecuencia atrasados, por arriba del presupuesto y con un crecimiento incontrolable del alcance. La ejecución de los proyectos es comúnmente caótica. Con BrightWork, los Campeones en Gestión de Proyectos aumentan la tasa de éxito de los proyectos y reducen la incertidumbre mediante la implementación gradual de mejores prácticas para la gestión de proyectos y portafolios en SharePoint. Ambiente Colaborativo SharePoint Un sistema único y centralizado para visualizar, gestionar y colaborar en todos los proyectos. Plantillas Configurables Estandarice y mejore los procesos repetibles con plantillas configurables de mejores prácticas en SharePoint. Diseñado para una Implantación Iterativa Inicie rápido con un conjunto de procesos de gestión de proyectos y construya sobre el éxito con el tiempo. Mejores Prácticas de Oficina de Proyectos Adopte un enfoque consistente en la planificación y entrega de los proyectos apoyado en las mejores prácticas. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 6
  7. 7. Interesados de la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestión Efectiva del Portafolios Los Altos Ejecutivos desean visibilidad y mejorar el proceso de selección de proyectos de la organización, la calidad de la ejecución de los proyectos, reducir los retrasos y abordar el uso ineficiente de los recursos. BrightWork proporciona a los Ejecutivos de Alta Dirección la información que necesitan para tomar decisiones en tiempo real, gestionar eficientemente un amplio portafolio de proyectos, mejorar la rentabilidad de la organización y ahorrar tiempo personal. Gestión de Demanda Priorice solicitudes concurrentes y ponga en marcha los proyectos que benefician el negocio al máximo. Tableros de Control Mida el desempeño contra los objetivos estratégicos y tome decisiones proactivas a través de una visibilidad mejorada. Gestión de Portfolios Mejore la gestión de portafolios a través de una mayor gobernanza y control. Gestión de Recursos Vea al instante la utilización de recursos y equilibre su asignación frente a las prioridades estratégicas. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 7
  8. 8. Interesados de la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestión de Proyectos con Éxito Con demasiada frecuencia los proyectos pierden su curso y se entregan tarde, por encima del presupuesto o no cumplen con las expectativas del cliente en términos de calidad o alcance. Con BrightWork, los Directores de Proyectos pueden consistentemente iniciar, planificar, seguir y controlar todos sus proyectos utilizando un conjunto de plantillas flexibles de mejores prácticas en SharePoint. Plantillas de Proyecto Flexibles en SharePoint Inicie y controle los proyectos consistentemente con plantillas de mejores prácticas para la gestión de proyectos en SharePoint. Interfaz de Usuario de Miembro de Equipo Los miembros de equipo siguen efectivamente su trabajo y rápidamente reportan su progreso a través de una interfaz de usuario basada en roles. Gestión Inteligente de Proyectos Mida el progreso, envíe y reciba información del proyecto y anticipe cambios con herramientas inteligentes, tales como métricas de proyecto, alertas precautorias y sincronización de proyecto de Microsoft Project. Informes de Estado de Patrocinador Mantenga a los patrocinadores del proyecto involucrados e informados con reportes de estado automatizados y en tiempo real. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 8
  9. 9. Interesados de la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Colaboración Efectiva en cada Proyectos Los Miembros de Equipo quieren una comunicación clara. Muy a menudo sienten que están perdiendo el tiempo, trabajando muy duro para obtener resultados pobres y que nada está cambiando para mejorar su situación. Con BrightWork, los Miembros de Equipo entran y salen del entorno de colaboración del proyecto en donde están conectados con sus asignaciones de trabajo y los equipos ampliados según sea necesario. Sitios de Proyecto Colaborativo en SharePoint Todo el poder de un ambiente basado en SharePoint para la colaboración de equipos y proyectos. Interfaz de Usuario de Miembro de Equipo Visualice fácilmente el progreso de “Mi Trabajo”, prioridades y fechas límite en uno o todos los proyectos. Intercambio de Información en Tiempo Real Capture y comparta retroalimentación de forma consistente en tareas, documentos, asuntos, riesgos y notificaciones en tiempo real. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 9
  10. 10. Interesados de la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestión de Infraestructura de Bajo Costo Los Directores de TI quieren menores costos y reducir la complejidad. Los Directores de TI no tienen los recursos para involucrarse en la selección, implementación y gestión de una nueva aplicación de negocios – incluso si es tan importante como la Gestión de Proyectos y Portafolios. Con BrightWork, los Directores de TI simplifican las operaciones y reducen los costos de mantenimiento de aplicaciones desplegando BrightWork en línea o mediante el aprovechamiento de la inversión existente de Microsoft SharePoint. Fácil Instalación Opciones de implementación en línea o en sitio, lo que significa que ninguno o pocos recursos son necesarios. Sencilla Configuración Conforme evolucionan las necesidades, se pueden realizar cambios en cualquier momento sin necesidad de soporte de TI. Bajo Mantenimiento Actualizaciones sin sobresaltos minimizan costos, trastornos y riesgos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 10
  11. 11. Capacidades de Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestión de Portafolios • BrightWork hace posible gestionar eficazmente portafolios de proyectos dando mayor visibilidad y gobernabilidad. Las solicitudes de proyecto y el proceso de selección están optimizados y aseguran que los proyectos prioritarios se alineen con la estrategia negocio. Gestión de Proyectos • Los proyectos se inician fácilmente usando las plantillas con las mejores prácticas de BrightWork, que incluyen tareas predefinidas, reportes, documentos y todos los artefactos para diversos tipos de proyectos dando a nuestros clientes todo lo que necesitan para realizar consistentemente con éxito sus proyectos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 11
  12. 12. Capacidades de Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Colaboración de Equipo • BrightWork conecta equipos y facilita la colaboración en tiempo real a través de los proyectos en un entorno de SharePoint. Gestión de Recursos • BrightWork permite la asignación eficaz de recursos entre los proyectos aprobados, proporcionando a todos los interesados una completa visibilidad de la disponibilidad y utilización de recursos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 12
  13. 13. Capacidades de Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Reportes y Métricas • Los usuarios de BrightWork tienen una visión instantánea del desempeño de los negocios con los reportes de estado del proyecto, tableros del portafolio, métricas, indicadores clave de rendimiento (KPI), cuadros de mando (scorecards) y ¡mucho más! Presupuesto y Costo del Proyecto • BrightWork permite la captura y el seguimiento de los costos de los proyectos proporcionando informes gráficos que comparan el presupuesto contra el costo real de un proyecto. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 13
  14. 14. Plantillas de BrightWork Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Las plantillas BrightWork le permiten comenzar rápidamente con la cantidad adecuada de procesos y de gestión de proyectos para cualquier situación. Además, nuestras plantillas están diseñadas para ayudarlo a madurar en la gestión de proyectos y llevarlo a donde usted quiere estar: proporcionar consistentemente una gestión de proyectos y portafolios exitosa en toda la organización. • La elección sobre con cuál plantilla empezar se rige por dos factores principales: • (i) la cantidad de gestión de proyectos que el proyecto necesita para tener éxito y • (ii) la cantidad de gestión de proyectos que el equipo es capaz de absorber. • Todas las Plantillas BrightWork contienen las mejores prácticas implantadas en avanzados reportes SharePoint de gestión de proyectos, gestión de proyectos inteligente y las mejores capacidades de colaboración de SharePoint. Las plantillas BrightWork se proporcionan a través de un sistema de gestión de plantillas que está diseñado para reducir gastos de TI y facilitar un ambiente opcional de autoservicio. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 14
  15. 15. Plantillas para Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Las plantillas BrightWork de gestión de proyectos en SharePoint están diseñadas para obtener una gestión colaborativa de proyectos basada en las mejores prácticas. • Las Plantillas les permiten a los Directores de Proyectos comenzar rápidamente con la cantidad de gestión de proyectos que necesitan, con un proceso familiar y predefinido. Los miembros del equipo reciben informes personales y hechos a la medida en su trabajo y entregables. Las plantillas pueden ser ajustadas y configuradas para satisfacer necesidades y prácticas locales. • Las plantillas de gestión de proyectos de BrightWork incluyen: Gerente de Asuntos, Proyecto Lite, Proyecto Estándar, Proyecto Estructurado, Director de Software Ágil, y Director de Proyectos de TI. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 15
  16. 16. Plantillas para Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gerente de Asuntos • La plantilla Gerente de Asuntos ofrece un enfoque de “gestión por excepción”. En estos casos, los Directores de Proyecto sólo siguen el estado y los problemas que puedan afectar el éxito del proyecto, y no registran formalmente otros detalles, como son las acciones, tareas, entregables y riesgos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 16
  17. 17. Plantillas para Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Proyecto Lite • La plantilla Proyecto Lite incluye cinco elementos (Enunciado del Proyecto; Tareas, Documentos, Asuntos, y Reportes de Estado) para gestionar los proyectos de forma ligeramente estructurada. Esta es una plantilla de partida muy popular, especialmente para equipos nuevos en SharePoint o en la gestión formal de proyectos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 17
  18. 18. Plantillas para Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Proyecto Estándar • El Proyecto Estándar ofrece un proceso semiestructurado para la gestión de proyectos. Esta plantilla añade Riesgos, Metas, Métricas y Reportes de Recursos sobre los elementos de la plantilla de Proyecto Lite e incluye una sincronización opcional con la lista de tareas de Microsoft Project. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 18
  19. 19. Plantillas para Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Proyecto Estructurado • La plantilla Proyecto Estructurado ofrece un proceso de gestión de proyectos completamente estructurado para gestionar proyectos complejos con equipos con experiencia en la gestión de proyectos. Los procesos adicionales desplegados incluyen definiciones de Equipos y Roles, Solicitudes de Cambio, Lecciones Aprendidas y Post Mortem. • La sincronización mejorada con Microsoft Project incluida en esta plantilla facilita la sincronización de información adicional autocalculada hacia SharePoint, tal como información de Línea Base, Costos, Trabajo Planeado y Duración. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 19
  20. 20. Plantillas para Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Director de Software Ágil • La plantilla de Director de Software Ágil proporciona un entorno de gestión de proyectos muy completo para los proyectos que siguen metodologías ágiles (por ejemplo Scrum). • Esta plantilla utiliza Microsoft Solutions Framework para el Desarrollo de Software Ágil (también conocido como MSF v4) e incluye soporte para construcciones ágiles típicas como iteraciones, construcciones, personas, escenarios, requisitos, tareas, errores y riesgos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 20
  21. 21. Plantillas para Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Director de Proyectos de TI • La plantilla de Director de Proyectos de TI proporciona un proceso de gestión de proyectos completamente estructurado para proyectos que siguen el enfoque tradicional de cascada: fases, hitos, entregables, tareas, problemas y riesgos. • Esta plantilla utiliza Microsoft Solutions Framework (MSF) v3 para proporcionar un sólido proceso de gestión de proyectos de TI. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 21
  22. 22. Gestión de Portafolios de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Las plantillas BrightWork para la gestión de portafolios proporcionan visibilidad del estado de múltiples proyectos de diferente tipo y complejidad. Esto ahorra tiempo a altos ejecutivos y directores de programa, y les permite tomar decisiones en tiempo real que mejoran la rentabilidad de la organización. • Al igual que con las plantillas de gestión de proyectos de SharePoint, cada plantilla ofrece un cierto grado de gestión y puede ser personalizada para adaptarse a las necesidades y prácticas locales. • Las plantillas de gestión de portafolios suministradas con BrightWork incluyen: Oficina de Asuntos, Oficina de Proyectos con Seguidor de Proyectos, Oficina de Proyectos, Portafolio de Oficina de Proyectos y Oficina de Dirección de Programas. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 22
  23. 23. Gestión de Portafolios de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Oficina de Asuntos • La plantilla de Oficina de Asuntos es para grupos que sólo quieren solucionar los problemas o asuntos al gestionar proyectos, es decir, una gestión por excepción. • Esta plantilla busca en los sitios de proyecto y trae Resúmenes de Proyecto y Asuntos a un tablero de control central. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 23
  24. 24. Gestión de Portafolios de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Oficina de Proyectos con Seguidor de Proyectos • El Seguidor de Proyectos en la plantilla de Oficina de Proyectos ofrece el nivel más ligero de gestión de proyectos disponible en BrightWork. El Seguidor de Proyectos permite al Director de Proyecto seguir sólo los detalles de alto nivel de determinados proyectos sin tener que crear un sitio completo para estos proyectos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 24
  25. 25. Gestión de Portafolios de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Oficina de Proyectos • La plantilla Oficina de Proyectos es la plantilla aglutinadora de proyectos más popular disponible en BrightWork. Incluye múltiples colecciones de tableros de control para reportes (Proyectos, Mi Trabajo, Trabajo, Asuntos y Recursos) que agregan y unen datos de todos los proyectos ubicados debajo de ésta en la jerarquía. • La plantilla de Oficina de Proyectos incluye opcionalmente el Seguidor de Proyectos, que permite a los directores de proyectos gestionar los detalles de alto nivel de determinados proyectos. Muchos clientes comienzan a gestionar un proyecto en el Seguidor de Proyectos y luego pasan el proyecto a un sitio completo de donde seguirá siendo reportado a la Oficina de Proyectos, pero con detalles adicionales en el nuevo sitio, como son tareas y riesgos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 25
  26. 26. Gestión de Portafolios de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Portafolio de Oficina de Proyectos • El Portafolio de Oficina de Proyectos es similar a la Oficina de Proyectos en el sentido que incluye múltiples colecciones de tableros de control para reportes (Proyectos, Mi Trabajo, Trabajo, Asuntos y Recursos) que agregan y unen datos de múltiples proyectos de la organización. • En lugar del modelo de reporteo de abajo hacia arriba disponible en la Oficina de Proyectos, con el Portafolio de Oficina de Proyectos, uno puede seleccionar cualquier sitio de proyecto u oficina de proyecto para informarse, siempre y cuando se tenga acceso a ella. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 26
  27. 27. Gestión de Portafolios de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Oficina de Dirección de Programas • La plantilla de Oficina de Dirección de Programas (PMO) incluye todos los informes y el poder de agregación de la plantilla de Oficina de Proyectos, pero también facilita la gestión de los elementos específicos de la propia Oficina de Dirección de Programas, como son tareas, asuntos y riesgos. • Esta plantilla fue diseñada para la creación rápida de una Oficina de Dirección de Programas, donde el equipo quiere un proceso para gestionar la PMO, así como aunar elementos seleccionados de múltiples proyectos. Esta plantilla incluye múltiples colecciones de tableros de control para reportes (Proyectos, Mi Trabajo, Trabajo, Asuntos y Recursos) que agregan y unen datos de todos los proyectos ubicados debajo de ésta en la jerarquía. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 27
  28. 28. Gestione Nuevas Solicitudes de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Algo clave para el éxito de los proyecto es un adecuado proceso de aprobación de proyectos. Los proyectos deben ser evaluados para cosas como el costo, la probabilidad de éxito, en forma estratégica, y la disponibilidad de recursos. • Una clave para el éxito del proyecto es un proceso de aprobación de proyecto adecuado. Proyectos deberán evaluarse para cosas como costo, posibilidades de éxito, estratégica de ajuste y la disponibilidad de recursos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 28
  29. 29. Gestione Nuevas Solicitudes de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Seguidor de Solicitud de Proyecto • La plantilla de Seguidor de Solicitud de Proyecto provee un enfoque muy simple pero transparente para la gestión de solicitudes entrantes de proyecto. Facilita la captura de los datos clave sobre los proyectos solicitados y permite que esta información sea enviada para su revisión y aprobación o rechazo. El Seguidor de Solicitud de Proyecto también contiene vistas personalizadas que indican donde se encuentran los nuevos proyectos potenciales en el proceso de aprobación de solicitudes. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 29
  30. 30. Gestione Nuevas Solicitudes de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestión de Solicitud de Proyecto • La plantilla Gestor de Solicitud de Proyecto (Project Request Manager) ofrece un proceso más complicado que el Seguidor de Solicitud de Proyecto. Añade Objetivos de Negocio, una Biblioteca de Documentos para el soporte de documentación, reportes, flujos de trabajo y tableros de control para gestionar el flujo de nuevas solicitudes de proyectos. Se pueden enviar alertas opcionales para notificar al equipo de Evaluación de Proyectos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 30
  31. 31. Gestione Nuevas Solicitudes de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestor de Pronóstico de Proyecto • La plantilla Gestor de Pronóstico de Proyecto (Project Forecast Manager) proporciona toda la funcionalidad avanzada de la plantilla Gestor de Solicitud de Proyecto (Project Request Manager) más la planeación del uso de recursos para aquellos que lo necesitan. • La plantilla incluye una sección de ‘planificación de recursos’ para la captura de los de Recursos Estimados (para los proyectos en el canal de solicitudes) y detalles del Fondo de Recursos. También se incluyen reportes adicionales para ayudar a determinar el impacto y la viabilidad de estos proyectos, con respecto a los recursos necesarios para su realización y los recursos disponibles para hacer el trabajo. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 31
  32. 32. Gestionando el Trabajo Diario en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Los proyectos son el elemento vital de muchas organizaciones, sin embargo, muchas de estas mismas organizaciones también tienen la necesidad de gestionar el trabajo que se produce afuera de la estructura formal de proyectos. Esto puede incluir tareas simples de una vez o incluso un grupo de tareas relacionadas que realmente no merecen ser manejadas como un proyecto. • Las plantillas de gestión de trabajos provistas por BrightWork, incluyen el Seguidor del Trabajo (Work Tracker) y el Gestor del Trabajo (Work Manager). 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 32
  33. 33. Gestionando el Trabajo Diario en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Seguidor del Trabajo • La plantilla Seguidor del Trabajo (Work Tracker) está diseñada para gestionar los elementos de trabajo que existen fuera de la estructura formal de los proyectos, tales como tareas, actividades, solicitudes de soporte, errores, problemas, asuntos, etc. La plantilla Seguidor del Trabajo permite a las organizaciones gestionar elementos de trabajo en el mismo sistema de SharePoint en el que gestionan sus proyectos (por ejemplo, las personas pueden tener tableros de control de Mi Trabajo que muestran una mezcla de sus elementos de trabajo asignados tanto dentro como fuera de los proyectos). • Los elementos de trabajo creados a partir de esta plantilla también pueden ser sincronizados con las Tareas de Microsoft Outlook de una persona y aparecer en su calendario. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 33
  34. 34. Gestionando el Trabajo Diario en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestor del Trabajo • La plantilla Gestor del Trabajo (Work Manager) incluye todo lo que hay en la plantilla Seguidor del Trabajo, pero también incluye una característica de envío que permite que un elemento sea capturado en un lugar central y entonces sea gestionado hasta su terminación en un lugar diferente. • La plantilla Gestor del Trabajo (Work Manager) es especialmente útil para las organizaciones en donde el ‘trabajo’ puede ser solicitado a partir de un número de fuentes diferentes, ya sea dentro o fuera de la organización. Puede ser muy útil disponer de un repositorio central donde las ‘solicitudes de trabajo’ sean capturadas, filtradas y luego enviadas al lugar apropiado para su realización. Por ejemplo, una solicitud de trabajo podría terminar como una solicitud de soporte, una tarea, un asunto o un problema. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 34
  35. 35. Gestión de Plantillas Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Las plantillas de BrightWork le permiten comenzar rápidamente y evolucionar a un ritmo que se adapte a las necesidades y a la madurez de su organización. • Muchos clientes de BrightWork tienen una variedad de plantillas hechas a la medida para adaptarse a diferentes tipos de proyectos y situaciones. Todos los clientes de BrightWork evolucionan iterativamente y mejoran estas plantillas; BrightWork incluye un sistema de gestión de plantillas avanzado para ayudar con esto. • El sistema de gestión de plantillas de BrightWork incluye: un Área de Plantillas, Configuración de Plantillas y Sincronización de Diseño de Plantillas. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 35
  36. 36. Gestión de Plantillas Dharma de Occidente S.A. de C.V. Área de Plantillas • El Área de Plantillas es donde se crean, almacenan y gestionan las plantillas de BrightWork. Todas las plantillas existen como sitios de SharePoint reales que pueden examinarse y afinarse. Nuevas plantillas pueden ser creadas de otras plantillas o proyectos hechos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 36
  37. 37. Gestión de Plantillas Dharma de Occidente S.A. de C.V. Configuración de Plantillas • Todas las plantillas de BrightWork son completamente configurables para permitirle afinar todo lo necesario para satisfacer sus procesos y prácticas locales. • Todas las opciones de configuración estándar de SharePoint están disponibles, y las opciones de configuración de BrightWork adicionales están totalmente integradas en la interfaz de usuario estándar de SharePoint; si su personal ya conoce SharePoint, se sentirán muy cómodos con BrightWork. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 37
  38. 38. Gestión de Plantillas Dharma de Occidente S.A. de C.V. Sincronización de Diseño de Plantillas • Gestionar la evolución de la madurez de la gestión de proyectos puede ser una tarea difícil. Imagine un escenario en el que ha configurado una plantilla al estilo de la gestión de proyectos de su organización – tiene de 10 a 15 proyectos activos que utilizan esta plantilla. Ahora considera que los diferentes equipos están listos para más gestión de proyectos, digamos que usted quiere agregar Gestión de Riesgos y cambiar el diseño de la página de inicio. Con SharePoint estándar, usted tendría que hacer esto manualmente en cada sitio. • Con la Sincronización de Diseño de Plantillas de BrightWork, usted puede hacer los cambios que desee en una plantilla original y desplegarlos en todos los demás sitios creados con esa plantilla, o bien puede desplegarlos a cada sitio de proyecto bajo una base de caso por caso. • La característica de Sincronización de Diseño está disponible para prácticamente cualquier cambio que usted pueda hacer a un sitio de SharePoint: adicionar listas, configurar listas existentes, agregar elementos web, adjuntar una nueva página principal, cambiar el tema del sitio y así sucesivamente. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 38
  39. 39. Reportes de Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. • Una exitosa Gestión de Proyectos se basa en conocer lo que está pasando. ¿Qué proyectos están en problemas? ¿Está mi proyecto retrasado? ¿Qué trabajo tengo que hacer hoy? BrightWork incluye una gama de tableros de control con reportes de gestión de proyectos cruzados de listas y proyectos en SharePoint para cualquier situación. • Los Reportes de Gestión de Proyectos en SharePoint suministrados con BrightWork incluyen: Reportes de Proyecto, Reportes de Portafolio, Reportes de Mi Trabajo, Reportes Personales, Reportes Gantt, Compartición de Reportes, Filtrado y Clasificación en Reportes, ser Altamente Configurables. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 39
  40. 40. Reportes de Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Reportes de Proyecto • Los proyectos contienen todo tipo de información. BrightWork incluye reportes que se enfocan en los detalles del proyecto, como son las métricas, los asuntos y problemas, el trabajo y los recursos. Reportes de Portafolio • Los Altos Ejecutivos y Directores de Programas obtienen los reportes cruzados de alto nivel que necesitan, con la capacidad de profundizar hasta el detalle que les interese. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 40
  41. 41. Reportes de Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Reportes de Mi Trabajo • Los Reportes de Mi Trabajo despliegan automáticamente los elementos de trabajo del usuario conectado. Estos reportes muestran todo el trabajo (tareas, asuntos, problemas, documentos, etc.) asignado a los miembros de equipo, ya sea en un solo proyecto o a través de múltiples proyectos. Los directores de proyecto también pueden utilizar los Reportes de Mi Trabajo para seleccionar un miembro del equipo y fijarse en su progreso. Reportes Personales • Los Altos Ejecutivos, Directores de Proyecto y Miembros de Equipo pueden crear versiones personalizadas de los reportes, incluyendo la creación de filtros de reporte que funcionen a través de múltiples proyectos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 41
  42. 42. Reportes de Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Reportes Gantt • El Gantt del Cronograma de Proyecto muestra todos los elementos del plan de Microsoft Project en un Gantt jerárquico estructurado. Los Directores de Programa y la Alta Dirección tienen un Gantt de Proyecto de alto nivel que ofrece una instantánea de múltiples proyectos. Los Miembros de Equipo reciben un Gantt de Mis Elementos personalizado que les muestra su trabajo. Compartición de Reportes • Los reportes se pueden imprimir, enviar por correo electrónico y exportar a una variedad de fuentes: Microsoft Excel (incluyendo a una consulta web), XML y Microsoft SQL Server Reporting Services. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 42
  43. 43. Reportes de Gestión de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Filtrado y Clasificación en Reportes • Los Reportes de BrightWork incluyen filtrado y clasificación dentro de los reportes, que permite a los Directores de Proyecto enfocarse en los detalles que necesitan para ser exitosos. Altamente Configurables • Los reportes de BrightWork se pueden configurar desde la cinta de opciones, incluyendo filtros de reporte fáciles de configurar que funcionan en múltiples proyectos y tipos de datos. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 43
  44. 44. Gestión Inteligente de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. • SharePoint es una gran plataforma para la colaboración en equipo y proyectos, pero no tiene todo lo que un Director de Proyecto ocupado puede necesitar. BrightWork incluye una serie de características mejoradas en SharePoint para la Gestión Inteligente de Proyectos. Vea a continuación una pequeña selección de los aspectos más destacados. • Las características que BrightWork realza en SharePoint incluyen: Métricas de Proyecto y KPIs (Indicadores Clave de Desempeño), Reportes de Estado, Sincronización de Plan de Proyecto Mejorada, Listas Mejoradas y Soporte de Jerarquía. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 44
  45. 45. Gestión Inteligente de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Métricas de Proyecto y KPIs • Las métricas de proyecto son importantes porque le proporcionan a usted y a otros interesados en el proyecto una manera fácil y objetiva de medir el progreso del proyecto. La lista de métricas de proyecto de BrightWork da seguimiento y captura las métricas relacionadas con el proyecto (por ejemplo, número de asuntos en rojo, la Salud del Proyecto, número de elementos atrasados), y alimenta esta información a reportes, gráficos y elementos web KPI. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 45
  46. 46. Gestión Inteligente de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Reportes de Estado • BrightWork incluye reportes en vivo al minuto, pero ¿qué si usted quiere revisar el estado del proyecto de hace una semana o hace un mes? BrightWork incluye la capacidad de permitirle capturar una instantánea del estado actual del proyecto y mantener un registro histórico del progreso del proyecto. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 46
  47. 47. Gestión Inteligente de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Sincronización de Plan de Proyecto Mejorada • BrightWork puede utilizar la sincronización de Microsoft Project Professional con SharePoint tal como viene originalmente. BrightWork también provee una extensión opcional con la capacidad de sincronizar, almacenar, reportear y graficar automáticamente datos adicionales, tales como costos, trabajo planeado, duración y varianzas. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 47
  48. 48. Gestión Inteligente de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Listas Mejoradas • BrightWork incluye varios tipos de lista adicionales, tales como Asuntos del Proyecto, Riesgos del Proyecto, Metas del Proyecto y Enunciado del Proyecto que se han diseñado con procesos de gestión de proyectos específicos en mente. • Todas las listas de BrightWork incluyen alertas a la medida, notificación por correo electrónico y numeración de referencia por elemento. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 48
  49. 49. Gestión Inteligente de Proyectos en SharePoint Dharma de Occidente S.A. de C.V. Soporte de Jerarquía • SharePoint, en su estado original, tiende a tratar cada sitio como una isla. BrightWork soporta y mejora SharePoint como un concepto de jerarquía. • Cada departamento en una organización (por ejemplo, Marketing, Ingeniería) puede tener su propio subconjunto de proyectos. Cada uno de ellos necesita un lugar donde puedan agrupar y ver la información relacionada con sus proyectos. Todos los reportes de BrightWork pueden informar sobre los sitios ubicados por debajo de ellos en la jerarquía. El elemento web Jerarquía de Proyecto mapea y provee acceso a la jerarquía. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 49
  50. 50. Características de SharePoint para la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. • En BrightWork sabemos que SharePoint en su forma original es realmente una gran plataforma para la colaboración en equipo. • Vea a continuación algunas de las características de SharePoint que usa BrightWork para proporcionar una Gestión de Proyectos Colaborativa. • Las plantillas de Gestión de Proyectos y Portafolios suministradas con BrightWork incluyen: Gestión de Documentos, Flujo de Trabajo, Configuración, Movilidad e Integración con Microsoft Office. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 50
  51. 51. Características de SharePoint para la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Gestión de Documentos • Si la mayoría de la gente sabe algo acerca de SharePoint, saben que es ideal para la gestión de documentos con control de versiones, registros de entrada y salida, etc. Todas las plantillas de gestión de proyectos de BrightWork incluyen una biblioteca de documentos debidamente integrada para el almacenamiento de los entregables del proyecto. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 51
  52. 52. Características de SharePoint para la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Flujos de Trabajo • Los clientes de BrightWork pueden añadir fácilmente sus propios flujos de trabajo a las plantillas de mejores prácticas de BrightWork. BrightWork también incluye algunos flujos de trabajo preconfigurados, por ejemplo, el flujo de trabajo del Reporte de Estado. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 52
  53. 53. Características de SharePoint para la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Configuración • Los clientes de BrightWork pueden hacer uso de todas las opciones de configuración nativas de SharePoint. Si su personal está familiarizado con la configuración de SharePoint, se sentirá como en casa. BrightWork proporciona opciones de configuración adicionales, y estas se encuentran junto a las opciones de configuración habituales de SharePoint. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 53
  54. 54. Características de SharePoint para la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Movilidad • ¡Los escritorios son algo del siglo pasado! BrightWork puede ser accesado y actualizado en dispositivos móviles, tal como se hace en SharePoint. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 54
  55. 55. Características de SharePoint para la Gestión de Proyectos Dharma de Occidente S.A. de C.V. Integración con Microsoft Office • BrightWork se integra perfectamente con la suite de productos de Microsoft Office, como Outlook y Word, y tiene capacidades de integración adicionales con Microsoft Project y Excel. 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 55
  56. 56. Contactos y Ubicación Dharma de Occidente S.A. de C.V. Fernando Rosa Neubauer Dirección Director General Tapachula 29, Piso 1, Colonia Roma, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06700, México, Distrito Federal frn@dharma.mx Web: www.dharma.mx Enrique González Torres +52 55 5264 6000 Director de Tecnología egt@dharma.mx info@dharma.mx Lorenzo Armenta Fonseca /dharma-de-occidente-s-a-de-c-v-/ Director de Calidad /DharmaOccidente laf@dharma.mx @DharmaOccidente Luis Castillo Hern Director de Consultoría /DharmaOccidente lec@dharma.mx 02/12/2013 DHARMA® de Occidente, S.A. de C.V. 56
  57. 57. Dharma de Occidente S.A. de C.V. Diciembre 2013

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