Configuración de márgenes y páginas en Word

Universidad Nacional Federico Villarreal 2012

UNIDAD 02

SESIÓN DE CLASE 01

El Diseño de Página se encuentra
en la parte superior, dentro de la
Pestaña Diseño de Página. Al hacer
clic saldrá los siguientes márgenes
en mención.

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos
en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área
en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos
sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de
herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar
herramientas para seleccionar la Orientación, Saltos de página, Tamaño,
Números de línea, Columnas y Guiones.

Prof. Antoni. Zúñiga Página 1


 Al hacer clic sobre el
botón Márgenes, aparecen
unos márgenes
predeterminados. Si ninguno
nos sirve, podremos definir
unos desde la
opción Márgenes
Personalizados.

 Al hacer clic en el botón Tamaño, se
abre una lista de Tamaños
predeterminados. Pero, al igual que
en los márgenes, aquí también se
puede personalizar el tamaño de la
hoja, haciendo clic en la opción Más
tamaños de papel.



Si escogemos la opción de personalizar, veremos la siguiente
ventana:

 En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los
centímetros deseados en cada
campo: Superior, Inferior,Izquierdo y Derecho. También el
de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para
encuadernar las hojas.

- Orientación. Indicamos si la página tiene
orientación vertical (la más usual) o horizontal.

- Páginas. Podemos establecer varias páginas,
en ese caso tenemos varias
opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas
por hoja o Libro plegado. Al establecer cada
una de estas opciones la vista previa te
mostrará claramente en qué consisten.



- En la parte inferior de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una
idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido
al diseño de la página.

- Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales
serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

 En la pestaña Papel, determinaremos el tipo de papel a
utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y también la bandeja
de la que tomará el papel la impresora, en caso de que
tenga más de una.



 En la pestaña Diseño, fijaremos la posición
de Encabezados y pies de página. Se escriben en la
zona de los márgenes. Si vamos a utilizar
encabezados o pies de página, debemos tenerlo en
cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.

Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya
entre el borde superior del papel y la primera línea del
encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la
última línea del pie de página y el borde inferior de la página.



Esta opción se encuentra en la pestaña INSERTAR.

 Un encabezado: Es un texto que se insertará automáticamente al principio
de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título
del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
 El pie de página: Tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de
la página, y suele contener los números de página.

 Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno
de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la
opción Editar.

Se mostrará una nueva
pestaña, Herramientas para
encabezado y pie de página > Diseño,
que contiene los iconos con todas las
opciones disponibles:



 Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea
punteada y con los elementos que lo contienen en modo edición:

 Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos
conveniente, insertar numeración de página, fechas o
cualquier otro elemento de la barra de herramientas.
Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o
pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón
Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la
cinta.

 Mediante estos
botones podemos
pasar del
encabezado al pie y
viceversa.



 Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.

Elementos rápidos. Permite, desde la
opción Propiedad del documento, escoger distintos
elementos de un listado desplegable. En
ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que
permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el
autor del documento o la fecha.



 Inserta una
imagen o foto
guardada en el disco.

Inserta imágenes
prediseñadas.

Inserta la fecha y/o la hora
del sistema en el formato que
se seleccione.



 En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de
opciones:

 Primera página diferente. Si marcamos esta casilla
podemos definir un encabezado y pie diferente para
la primera página. Esta opción está pensada por
ejemplo, para cuando la primera página es la portada
del documento.
 Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos
esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para las páginas pares e impares. Por
ejemplo para imprimir el número de página se
imprime a la izquierda en las páginas impares y en
las páginas pares imprimirlo a la derecha.

Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las
páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la
parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no
aparece en el documento

 Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro
documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la
pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo
dónde queremos que aparezca el número.



Encontraremos la misma opción en la pestaña Diseño de las Herramientas de
encabezado y pie de página, cuando tengamos un encabezado en modo de
edición.
En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.

En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por
ejemplo concinta:

En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los
cuales se les aplica algún tipo de formato.

En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra
Página o Pág., por ejemplo.

 Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable
asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la
ubicación Final de página dispone de más formatos.



 Desplegando el menú Formato de número veremos una lista con
posibles formatos predeterminados entre los que elegir.

Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la
numeración de las páginas:

Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la
primera sección).

Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también
podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página,
marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un
formato.



SESIÓN DE CLASE 02

 Una tabla está formada por celdas o casillas,
agrupadas por filas y columnas. En cada celda se
puede insertar texto, números o gráficos.

1. Crear tablas:

 Para crear una tabla accedemos siempre desde
la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón
Tabla. Allí encontraremos las tres posibles
formas de crear tablas:



1.1 Una de las formas es
utilizar la cuadrícula que
simula una tabla. Cada
cuadrado representa una
celda y al pasar el ratón sobre
ella se coloreará en naranja la
selección que realicemos. En
el ejemplo de la imagen
estaríamos creando una tabla
de 3x3.

CODIGO NOMBRE PRECIO
001 monitor $. 100.00
002 Parlantes $. 30.00

1.2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una
ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.



1.3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar
Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y
simplemente iremos dibujando las líneas que la
formarán.

 Para retocar una tabla dibujando sus bordes
deberemos situarnos en ella. De este modo veremos
que disponemos de una pestaña de Herramientas
de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Dibujar
bordes, encontraremos las herramientas que nos
ayudarán a dar la distribucióndeseada a la tabla.

El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde

y a continuación pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar.

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador.



 Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo
introducir contenido en ella. En términos generales, no hay
diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una
tabla.

 Desplazarse.

Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.



 Seleccionar.

o Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una
pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se coloreará.

o Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la
columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se coloreará.

o Para seleccionar una fila, hacer lo mismo que para seleccionar una
celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic.

o También se pueden seleccionar
celdas, filas y columnas, haciendo
clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las
celdas que queramos seleccionar.



 Borrar.

Para borrar una celda, columna
o una fila basta con
seleccionarla y pulsar la tecla
Retroceso (Backspace), si sólo
queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir.

Eliminar.Esta opción se encontrara en
herramientas de tabla.
Se desplegará esta lista para que elijamos
entre Eliminar Tabla, Eliminar Columna,
Eliminar Fila o Eliminar Celdas, en este
último caso Word 2007 nos preguntará
también cómo se desplazan las celdas
afectadas.



 Para abrir éstas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos
encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos
pestañas nuevas Diseño y Presentación .
Observemos cómo se componen ambas pestañas.

La pestaña Diseño muestra las
herramientas que se observan a
continuación.



 Contiene los grupos de herramientas de
acceso directo: Opciones de estilo de tabla,
Estilos de tabla, Dibujar bordes.

 La pestaña Presentación muestra un conjunto de
herramientas de acceso directo, como el de la siguiente imagen.



 Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla,
Filas y columnas, Combinar, Tamaño de celda, Alineación,
Datos.



 Vamos a ver las funciones
más interesantes de éstas
herramientas.

Lápiz. Como ya
hemos visto, con
este lápiz se
pueden crear
tablas dibujándolas
con el ratón.

Borrador. Es el complemento del
lápiz en la creación de tablas, ya
que permite borrar las líneas de la
tabla. Basta colocarse en la línea a
borrar y hacer clic.



Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones
podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que
forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor
adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que
queramos.

Color de la pluma. Con este
icono podemos dar color a los
bordes de la tabla, elegir el tipo
de borde y rellenar las celdas
con color.



Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre
una tabla se abre el menú contextual de Tablas
como muestra esta imagen.

Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos
de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y también
podemos acceder a Propiedades de tabla, donde encontraremos las
distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, así como la
forma de establecer márgenes y espaciado en las celdas



Dentro de las herramientas Organizar
se encuentra el botón Ajuste de texto,
al hacer clic allí se abre un menú
desplegable con varias opciones.
Observa la imagen de la derecha. Allí
basta con elegir el estilo de ajuste
adecuado (Cuadrado, Estrecho, etc.).

Al seleccionar estas
opciones la imagen se
podrá mover donde el
usuario desee.



Esta opción nos permite crear una tabla
dentro de otra. Es decir, dentro de una
casilla podemos crear una nueva tabla
con sus propias características.

- Si eliminamos la tabla principal también
desaparece la tabla anidada.
- También se pueden colocar dos tablas
paralelas, una al lado de la otra.

¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el
cursor en la celda que queramos e insertar otra
tabla.



 Para pasar un texto a una tabla lo
seleccionamos y, en la pestaña Insertar,

pulsamos el botón Tabla. Del
menú que se despliega para la creación
de tablas, elegimos la opción Convertir
texto en tabla.

Se abrirá el cuadro
de diálogo Convertir
texto en tabla.

En él Word nos presentará de qué
manera va a convertir el texto en
tabla. En nuestro ejemplo podemos
comprobar que se van a crear 3
columnas y 6 filas y que para
separar el texto se han usado
Tabulaciones.



Una vez seleccionada la tabla ir a la pestaña Presentación y
seleccionar Convertir texto a. Se mostrará el cuadro de diálogo
Convertir tabla en texto donde podremos elegir qué carácter
queremos utilizar para separar los datos de cada celda.

En nuestro caso elegir
Tabulaciones devolvería
la tabla a su aspecto
original, así que vamos a
escoger Puntos y comas y
Marcas de párrafo para
que veas el resultado, clic
en aceptar.



SESIÓN DE CLASE 03

La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no
concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.

Existen dos formas básicas de revisar la
ortografía, revisar una vez concluida la
introducción del texto o revisar mientras
se va escribiendo el texto. Vamos a ver
ahora la primera forma.



 Revisar al finalizar.

Para establecer esta forma de revisión debemos ir al Botón Office ,
hacer clic en el botón Opciones de Word , y allí
seleccionar Revisión.



Una vez hemos introducido
todo o parte de nuestro
documento y queremos revisar
la ortografía podemos hacerlo
de una de estas formas:

1.- Haciendo clic en la pestaña Revisar

y luego sobre el icono de la
barra de herramientas de acceso rápido.
Prof. Antoni. Zúñiga
2.- Pulsando la tecla F7. Página 31


Ejemplo:

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no
encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa
palabra.

Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias:
que contiene una lista con las palabras más
parecidas que ha encontrado Word en sus
diccionarios. En muchos casos, como en este,
dentro de esta lista se encontrará la palabra
correcta (Bastaron). En este caso el error era el
cambio de la B por la V.



Llegados a esta situación
debemos decidir qué botón de la
derecha pulsamos, en este caso el
más adecuado sería "Cambiar
todas", pero veamos el
significado de cada uno de ellos

Omitir una vez. No
realiza ninguna acción sobre la palabra no
encontrada y continua revisando el
documento.

• Omitir todas. Cada vez que vuelva
a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin
realizar ninguna acción sobre ella. Continúa
revisando el documento.



• Agregar al diccionario. Añade la palabra no
encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta
acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es
correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar
como no encontrada.

• Cambiar. La palabra seleccionada de la
lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada.
Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada
podemos escribir directamente sobre la palabra no
encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar
este botón.

• Cambiar todas.
Cambia automáticamente todas las
veces que aparezca la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias
por la palabra no encontrada.



• Autocorrección. Agrega la palabra no
encontrada y la palabra seleccionada de la lista de
sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se
explica en qué consiste la autocorrección.

En el cuadro Idioma del diccionario
tenemos el botón del
triángulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma.
Asegurarse de que el diccionario elegido esté disponible en nuestro
ordenador.

Para corregir el error debemos colocar el cursor
en la palabra subrayada y pulsar el botón
derecho del ratón, entonces aparecerá una
pequeña ventana, como la que vemos en la
imagen, que nos permitirá tratar el error de forma
similar a como acabamos de ver para Revisar
ortografía al finalizar.



La revisión gramatical trata de corregir los errores en la
estructura de las frases.

La revisión ortográfica existen dos formas básicas de revisar
la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del
texto o revisar mientras se va escribiendo el texto.

hacer clic en el botón Opciones de Word , y allí
seleccionar Revisión.



 Debemos dejar sin marcar la casilla Marcar
errores gramaticales mientras se escribe y
debemos marcar la casilla Revisar ortografía
mientras escribe, y Aceptar.

Una vez realizado este cambio
podemos comenzar a realizar la
revisión de una de estas dos
formas:

1.- Hacer clic en el botón Ortografía y Gramática del grupo de
herramientas Revisión que se encuentra en la pestaña Revisar.

2.- Pulsar la Tecla F7.



Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores que no
es capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la posibilidad de
realizar nuestras propias correcciones.

Para ver y modificar las diferentes opciones de la

Autocorrección ir al Botón Office y hacer clic en el
botón Opciones de Word aparecerá un
cuadro de diálogo, allí seleccionar en el menú de la
izquierda, Revisión,



A continuación hacer clic en el botón
Opciones de Autocorrección... y aparecerá un
cuadro de diálogo como este, vamos a ver las
posibilidades más interesantes.

Corregir DOsMAyúsculasSEguidas. Si activamos
esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas
seguidas al principio de una palabra Word
sustituirá la segunda mayúscula por una
minúscula.


Poner en mayúscula la primera letra de una
oración. Pone en mayúscula la primera letra
después de un signo de puntuación que
indique el final de una oración, como por
ejemplo un punto, un final de interrogación,
etc.

Poner en mayúscula la primera
letra de celdas de tablas. Cuando
hay texto en una celda hace que
empiece por mayúscula.

Poner en mayúscula los
nombres de días. Pone en
mayúscula los nombres de los
días de la semana.



Corregir el uso accidental de bLOQmAYÚS. Cuando encuentra una palabra con
la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la
primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de
mayúsculas.

Reemplazar texto mientras
escribe. Al activar esta casilla
sustituye las palabras de la
columna

• También tenemos disponible el
botón Excepciones que
nos permite especificar unas
excepciones a algunas opciones de
Autocorrección.

Por ejemplo, para la casilla Poner en mayúscula la
primera letra de una oración podemos indicar una
Prof. Antoni. Zúñiga para las que no queremos que se
lista de abreviaturas Página 41
aplique la regla, como podemos ver en la imagen.


hacer clic en el botón Opciones de Word , aparecerá
un cuadro de diálogo, allí seleccionar la categoría Revisión y aparecerá un
cuadro de diálogo como éste.

• Omitir palabras en MAYÚSCULAS. Si marcamos esta casilla no
tendrá en cuenta las palabras en mayúsculas cuando realice la
revisión ortográfica. De esta forma se evita que detecte errores
en los nombres de empresas, organismos, etc. que se suelen
escribir en mayúsculas



•Omitir palabras que contienen números. Si
marcamos esta casilla no tendrá en cuenta las
palabras que contienen números ( Informe34c,
Ejercicio54 ) cuando realice la revisión ortográfica.

• Omitir archivos y direcciones de
Internet. Si marcamos esta casilla no
dará error en los nombres de archivos
(cuenta4.exe), ni en las direcciones de
internet (http://www.aulaclic.com), ni
en las direcciones de correo electrónico
(webmaster@aulaclic.com).



SESIÓN DE CLASE 04

Mediante la opción Combinar correspondencia, nos permite
incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las
que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta según la persona).

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos
utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.



Documento principal. Es el documento Word
que contiene el texto fijo y los campos variables
que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos
que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una
tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de
direcciones de Outlook.



Seleccionar de la pestaña Correspondencia, el
menú Iniciar combinación de correspondencia,
allí haz clic en la opción Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia.

Seleccionar la opción Cartas y
hacer clic en Siguiente, aparece
el segundo paso del asistente.



Definimos el documento inicial, es el documento que
contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el
documento combinado. Debajo de las tres opciones
tenemos una explicación de la opción seleccionada en
este momento.

Seleccionamos el origen de datos, como ya
hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de
Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.)



Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la
opción Examinar, hacer clic en ella para buscar el archivo que
contiene el origen de datos.

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de
Outlook, en lugar de Examinar, aparece la opción Elegir la
carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar, aparece la opción Crear, hacer clic en ella para
introducir los valores en la lista.

Al hacer clic en la opción Examinar, se abre el
cuadro de diálogo Seleccionar archivos de
origen de datos, en el que indicaremos de
dónde cogerá los datos:



Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él
vemos los datos que se combinarán y podemos añadir
opciones que veremos más adelante, y clic en Aceptar.

En este paso redactamos en el documento abierto el texto
fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos
los campos de combinación.



En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán
con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos
Buscar un destinatario, concreto, Excluir al destinatario
(en el que nos encontramos) o Editar lista de
destinatarios, para corregir algún error detectado.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la
opción Imprimir.
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo
documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en
algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro
usuario hacemos clic en Editar cartas individuales.
En este caso nos permite elegir combinar todos los
registros, el registro actual o un grupo de registros.
El documento creado será un documento normal sin
combinación.



Para rectificar un documento combinado o utilizarlo
para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos
visto, pero también podemos utilizar los botones de la
pestaña Correspondencia.

Permite abrir el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia
para realizar los cambios convenientes.

Permite insertar en la posición
del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con
el asistente.

Permite insertar en la
posición del cursor una línea de saludos tal
como vimos con el asistente.



Permite insertar en la posición
del cursor un campo del origen
de datos.

Permite resaltar los campos combinados si la
opción está activada, los datos
correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es más fácil
localizarlos dentro del documento.

Distribuir etiquetas. Esta
opción está disponible con un
documento de tipo etiquetas.



Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono
de la pestaña Correspondencia y se
abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos
los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y
hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los
campos que queramos.

Si queremos ver el aspecto que tendrá el
documento combinado, hacer clic en el

botón

Este botón permite ver el documento
principal con los nombres de los campos
o bien con los datos.



Hacer clic sobre el icono

los campos del origen
de datos aparecerán resaltados.

Pues los siguientes botones permiten
desplazarse por las filas del origen
para comprobar, por ejemplo, si los
datos que salen son los esperados.

Permite visualizar el
registro anterior.
Permite ver los datos del
primer registro del origen. Permite visualizar el
registro siguiente.
Permite visualizar el último
registro.

Este cuadro permite saber qué registro se está
visualizando, y también permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nº del registro.



Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser
largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un
registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos

casos se utiliza hacer Clic.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el
que tiene que buscar el valor.

Hacer clic en el botón Buscar siguiente.



Haciendo clic en el icono se
abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia donde podremos hacer todo esto.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los
destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarán
con el documento principal).

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se
generará una carta (o mensaje de correo electrónico, o etiqueta,
etc.)



Si queremos modificarel valor de
algún dato almacenado hacemos clic
sobre el origen de datos en la parte
inferior y pulsamos Edición.

Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de
diálogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y
se posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo.



Primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar

correspondencia, por ejemplo con el icono y clic

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición
que deberán cumplir los registros del origen de datos que
queremos que salgan combinados. Se puede poner una
condición o varias. En la primera línea se va formando la
primera condición.

En Campo: seleccionamos el campo
que va a formar parte de la condición.

En Comparación: seleccionamos el tipo de
comparación que vamos a utilizar. Los tipos de
operaciones son los conocidos (igual, distinto,
menor que, mayor que, etc.)

En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el
campo excepto cuando la comparación es Vacío o No vacío.


Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de
ordenación (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan
ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a
mis empleados).



El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones, este cuadro de diálogo también se
puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar
campos

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los
campos estándares que utilizar Word en combinar
correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del
campo del origen de datos que corresponde al campo
estándar.


La opción Imprimir documentos permite
enviar a la impresora el resultado de la
combinación.

Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento, o un
grupo de registros (Desde - Hasta).

Desde: ponemos el número de orden del primer
registro a combinar, dejarlo en blanco indica
desde el primero.

Hasta: ponemos el número de orden del último registro a
combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último.

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