Trabajo final expresión oral, programa CIDBA

1. TRABAJO FINAL
MARIBEL MENDEZ ORTEGA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2. PRESENTACION EN POWER POINT
TEMA: ¿ CUAL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL, COMO ARCHIVISTA, CUAL ES MI PROPUESTA DE
CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA?
MARIBEL MENDÉZ ORTEGA
MARTHA LILIANA SABOGAL ALDANA
LICENCIADA EN TECNOLOGIA EDUCATIVA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

3. INTRODUCCIÓN
Este trabajo fue realizado con el fin de dar a conocer los conceptos de gestión documental, sus definiciones y conceptualización.
Para que se tome conciencia de la importancia que tienen los mismos, cuando son implementados de la forma correcta, trayendo
consigo muchas ventajas y eficiencia en los diferentes procesos que se realizan a diario en las empresas.

4. OBJETIVOS GENERALES
 Fortalecer a los usuarios sobre conceptos y terminologías acerca de la gestión documental, para así contribuir y ampliar
sus conocimientos acerca del tema.
 Involucrar a las empresas, para que le den la importancia que se merece el tener un archivo organizado de acuerdo a la
ley vigente.

5. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Analizar posibles soluciones para implementar la organización de los archivos de acuerdo a las indicaciones de la ley
594 del 2000.
 Establecer las causas que traería el no tener un archivo organizado de una empresa.
 Conocer las grandes ventajas que traen los archivos organizados a una empresa.

7. EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Se define como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida, por las
entidades desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
http://www.onegolive.com/que-es-gestiondocumental-empresas.aspx
http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

8. CONCEPTUALIZACIÓN DEL
PROCESO
La ley 594 de 2000 en su articulo 22, la
gestión de documentos dentro del archivo
total, comprende:
PROCESOS: producción, recepción,
distribución,
tramite,
organización,
consulta, conservación y disposición final
de los documentos.
http://www.youtube.com/watch?v=kFIf7H_gnf8

9. PROCESOS ARCHIVISTICOS
http://archivisticacolombia.blogspot.com/p/organizaciondel-conocimiento.html
PRODUCCIÓN
RECEPCIÓN
DISTRIBUCIÓN
PRODUCCIÓN:
Generación del documento de
las instituciones en cumplimiento de funciones,
comunicaciones oficiales, documentos normativos,
documentos contractuales.
RECEPCIÓN:
Conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe
realizar, aquí se radican las comunicaciones
oficiales en soporte físico o electrónico.
TRAMITE
ORGANIZACIÓN
CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
DESCRIPCIÓN

10.  DISTRIBUCIÓN: se relaciona con el flujo de los documentos al interior y el
exterior de la entidad (personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, tramite en línea, pagina web, otros).
 TRAMITE: curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimento de su función administrativa.
 ORGANIZANIZACIÓN: conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos.
 CLASIFICACIÓN: procedimiento archivístico mediante el cual se
identifican las sedes documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad.
 ORDENACIÓN: ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas sedes documentales.
 DESCRIPCIÓN: es el proceso archivístico de análisis de los documentos
de archivo o de sus agrupaciones que permite su identificación, localización y
recuperación para la gestión de la investigación.

11. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

12. ¿QUE SON LAS TRD?
Son un instrumento archivístico
que permiten la normalización
de la gestión documental y a
institucionalización del ciclo
vital del documento en sus
diferentes fases.
Actúa en las entidades como
regulador de las decisiones en
materia documental, y puede
ayudar a definir o no la
necesidad de utilización.
http://www.youtube.com/watch?v=XVhJ2Lo0eNE

13. LA RETENCION DE DOCUMENTOS: es el aplazo en términos de tiempo en el
que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención.
“ la organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes,
valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de
ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final”.
http://www.archivosbeeche.com/que-ventajas-existen-en-digitalizar-y-almacenar-documentos207/

14. CONCLUSIONES
 Se puede determinar que si un archivo es organizado de una forma correcta el
trabajo es eficiente en las diferentes actividades.
 La calidad de la prestación de un servicio de una empresa, se debe a la buen
manejo de la documentación en la misma.

15. BIBLIOGRAFIA
Servicio al cliente pagina 08
https://www.google.com.co/search?q=ciclo+vital+del+documento&tbm=isch&tbo=u&sou
rce=univ&sa=X&ei=PnqWUv_qDLOqsQTC_oCIAw&sqi=2&ved=0CDAQsAQ&biw=10
92&bih=513#facrc=_&imgdii=_&imgrc=IrGQJyRVuC8v7M%3A%3BZhgcp6dQP3bjmM
%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.monografias.com%252Ftrabajos71%252Fserviciocliente%252Fimage056.png%3Bhttp%253A%252F%252Fwww.monografias.com%252Ftr
abajos71%252Fservicio-cliente%252Fservicio-cliente8.shtml%3B589%3B354
Gestión archivística
http://archivisticacolombia.blogspot.com/p/organizacion-del-conocimiento.html
Archivos Beeche S.A
http://www.archivosbeeche.com/que-ventajas-existen-en-digitalizar-y-almacenardocumentos-207/

16. ESCRITO PROPIO
Quiero dar las gracias, a la tutora por compartir con nosotros durante esta
asignatura, sus amplios conocimientos y gracias a la estrategia que
implemento, para dar a conocer los temas vistos durante la asignatura.
Pude aprender acerca de muchos conceptos que desconocía en mi
vocabulario, y la mejor experiencia fue compartir con mis compañeros a
través de los trabajos en grupo y foros, que nos permitieron conocer y
sentir muy de cerca, como si estuviéramos en un aula de clase, una vez
mas gracias profesora y compañeros por compartir sus conocimientos y
hacer parte de esta gran familia uniquindio.