En el presente documento se muestra la manera en que se debe llevar a cabo un sistema administrativo en sus diferentes niveles jerárquicos y con los correspondientes ejemplos de aplicación para comenzar una empresa

1. GRUPO 6
• SISTEMA
ADMINISTRATIVO

2. SISTEMA ADMINISTRATIVO
Definición: Son un conjunto de elementos que se
interrelacionan entre sí con el objetivo de llevar a cabo
las actividades del proceso administrativo aplicado en las
áreas funcionales de la empresa como son producción,
finanzas, marketing, recursos humanos, etc. Para que de
manera integral la empresa viva, evolucione y se
desarrolle.

3. Tipos de Sistemas Administrativos
La empresa en su organización está integrada por los
siguientes sistemas administrativos :

4. Sistema de Planeación
• El sistema de planeación fija objetivos, metas, políticas
(Filosofía de la organización) que deberán cumplirse.
• La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia
los cambios del entorno.
• Está presente en todos los niveles organizacionales con sus
propias características.

5. Etapas de la Planeación
Propósitos
Premisas
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Procedimientos
Presupuesto

6. Tipos de Planeación
Estratégica: Establece los lineamientos
generales de la empresa. - Es diseñada
por los miembros de mayor jerarquía. -
Es a largo plazo.
Táctica: Planes más específicos
referidos a cada departamento de la
empresa. - Es establecida y coordinada
por los directivos de nivel medio. - Se
dan a mediano y corto plazo.
Operativa: Las actividades detalladas
que ejecutan los últimos niveles
jerárquicos de la empresa. - Son a corto
plazo. - Se refieren a cada una de las
unidades en que se divide un área de
actividad.

7. Proceso de Planificación.

8. MANUAL DE CALIDAD
Manual de calidad: un documento que enuncia la política de calidad
(y que describe el sistema de calidad de una organización.
* El Manual de calidad se puede referir a la totalidad de las
actividades de una organización o únicamente a una parte de
ellas.
* El Manual de calidad normalmente contendrá los siguientes
aspectos:
a) Política de Calidad
b) Las responsabilidades, la autoridad y las interrelaciones del personal que dirige,
efectúa, verifica o revisa el trabajo que afecta a la calidad.
c) El sistema de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo.
d) Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual

9. POLITICAS DE CALIDAD
Política de calidad: las directrices y los objetivos generales de
una organización con respecto a la calidad, expresados de
manera formal por la alta gerencia. La política de calidad
es un elemento de la política corporativa y es aprobada por
la alta gerencia.
* Sistema de calidad: la estructura organizacional, los
procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para
implementar la administración de la calidad.

10. POLITICAS
Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos
con una elevada vocación de servicio a los Clientes en nuestra
visión de empresa basadas en los siguientes principios:
1. INTEGRIDAD PERSONAL como expresión de disciplina,
orden, respeto, honestidad y entusiasmo.
2. CREATIVIDAD E INNOVACIÓN como parte de nuestro reto
diario para el mejoramiento continúo.
3. PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los
recursos materiales.
4. CONSCIENCIA en la práctica de un trabajo libre de errores y en
el COMPROMISO leal con la institución y con las realizaciones
de calidad.

11. SISTEMA DE DIRECCION
• Concepto: Conjunto de funciones, actividades,
responsabilidades, reglas y procesos que determinan la
toma de decisiones de la empresa.
• Objetivo: La eficiencia directiva, es decir,
consecución de objetivos y optimización de recursos.

12. SISTEMA DE DIRECCION
• Fijar objetivos
• Desarrollar planes
• Diseñar una estructura de atribuciones y
responsabilidades estableciendo reglas y procesos.
• Establecer un control dentro de todos sus
organismos de la empresa.

13. OBJETIVOS
• ser el líder del mercado.
• incrementar las ventas.
• generar mayores utilidades.
• obtener una mayor rentabilidad.
• lograr una mayor participación en el mercado.
• aumentar los activos.
• sobrevivir.
• crecer.

14. METAS
• aumentar las ventas mensuales en un 20%.
• obtener una rentabilidad anual del 25%.
• lograr una participación de mercado del 20% para el
segundo semestre.
• producir un rendimiento anual del 14% sobre la
inversión.
• elevar la eficiencia de la producción en un 20% para
el próximo mes.
• triplicar la producción para fin de año.
• abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo
año.

15. SISTEMA DE ORGANIZACION
• Sistema que tiene como función coordinar
los esfuerzos de los individuos que
componen la empresa de manera que se
entienda y comprenda para cumplir eficaz y
eficientemente con los objetivos.

16. Estructuras Organizacionales
• Se ubica el marco de actuación
• Se combina funciones, niveles de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicación y coordinación.
• División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.
ORGANIGRAMAS
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de
una empresa o cualquier otra organización. Representan las
estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas
que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas.

17. Tipos de Organigramas
Organigrama
clásico
1.
Organigrama
radial
2.
Organigrama
circular
3.

18. Tipos de Organigramas
• Organigrama Clásico: Es básicamente un organigrama
compuesto por rectángulos, que representan los cargos u
órganos unidos entre sí por líneas, que trazan las relaciones
de comunicación entre ellos. Cuando las líneas son
horizontales, representan relaciones de laterales de
comunicación. Cuando son verticales, representan
relaciones de autoridad.

19. SISTEMA DE FINANZAS

20. SISTEMA DE CONTROL

21. SISTEMA DE PRODUCCION
• FUNCIONES:
• Funciones esencial
• Funciones
complementaria

22. Gerente General
Departamentos
Asesor de Gerencia Subgerente
Departamento Administrativo Departamento Jurídico Departamento de marketing Departamento de Producción
Jefa de Administración
Jefe de Recursos Humanos
Tesorero
Secretaria
R.H.R.H
Brigada de mantenimiento
Servicio de mensajería
Gerencia Tecnológica
Grupo de transporte
Administrador de Finanzas
Presupuestos
Contabilidad Comercial
Pagaduría
Compras
Director de Jefe de Producción
Marketing
Obtención de Producción
Selección de Producción
Movilización de Producción
Secretaria
Jefe de control de calidad
Ayudante en Control de Calidad
Jefe de Bodegas
Jefe de Materia Prima
Jefatura de producto Terminado
Jefa de
Comunicació
n
Investigación
de Mercados
Gestión del
Producto
Relaciones
Públicas
Estrategias
Competitivas
Ventas
Externas
Jefe de
Ventas
Encargada de
Distribución
Administrador
a de Precios
Secretaria
Publicidad
Ventas
Internas
Jefe de
Promociones
Generales
Servicio al Cliente

23. Gerente General: Johnny Pastas
Asesor de Gerencia: Juan
Mendoza
Subgerente: Anderson
Gualotuña
Departamento
Administrativo
Departamento de
Producción
Departamentos
Secretaria: Diana
Samaniego
Tesorero: Darío: Inacaza
Jefe de Recursos Humanos:
William Erazo
Jefa de Administración:
Paola Correa
Grupo de transporte:
Valeria Romero
Gerencia Tecnológica: David
Utreras
Servicio de mensajería:
Diana Sánchez
Brigada de mantenimiento:
Elizabeth Flores
R.H.R.H: Fernando Tipán
Jefatura de producto
Terminado: Andrea
Toapanta
Obtención de Producción:
Thalya López
Jefe de Materia Prima:
Tania Nasimba
Jefe de Bodegas: Cristian
Flores
Ayudante en Control de
Calidad: Ana Bastidas
Jefe de control de calidad:
Esteban Alemán
Secretaria: Cinthia Toapanta
Movilización de
Producción: Juan Pablo
Maldonado
Selección de Producción:
María José Illescas
Jefe de Producción: Rodrigo
Grafe

24. Departamento Jurídico
Administrador de Finanzas:
Alexis López
Presupuestos: Cinthia Brito
Contabilidad Comercial:
Viviana Franco
Pagaduría: Fernanda Guzmán
Compras: María José Valarezo
Departamento de marketing
Director de Marketing: Cristian
Muñoz
Investigación de Mercados:
Enrique Bustos
Gestión del Producto:
IntyCabascango
Relaciones Públicas: Allan Ortiz
Estrategias Competitivas: Karina
Vela
Ventas Externas: Joselyn Díaz
Encargada de Distribución:
Leidy Pozo
Administradora de Precios: Mayurie
Agila
Secretaria: Josselyn Pérez
Publicidad: Karen Vaca
Ventas Internas: Santiago
Cárdenas
Jefe de Promociones Generales: Jefe de Ventas: Javier Guamán
Fernando Díaz
Servicio al Cliente:
NabilaVernaza
Jefa de Comunicación:
NathaliBucheli

25. Gerente General
•Designar todas las posiciones gerenciales.
•Realizar evaluaciones periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones de los diferentes
departamentos.
•Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo
junto con objetivos anuales y entregar las
proyecciones de dichas metas para la aprobación de
los gerentes corporativos.
•Coordinar con las oficinas administrativas para
asegurar que los registros y sus análisis se están
ejecutando correctamente.
Jefe de
Asesor de Gerencia Subgerente
Departamentos
•Ayudar con los distintos
deberes del trabajo y
responsabilidades de
los trabajadores que supervisan.
•Delegar, con autoridad, los
distintos deberes de trabajo y
responsabilidades necesarias
para asegurar que el lugar de
trabajo funcione efectiva y
eficientemente.
•Entrevistar y asignar a los
posibles empleados de la
empresa.
•Realizar evaluaciones
periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones
de los diferentes
departamentos.
•Estimar la cantidad de
personal necesario.
•Intermediar por el personal de
todos los departamentos.
•Asistir a la Gerencia General.
•Dar cumplimiento a las leyes,
reglamentos, acuerdos y
resoluciones de la empresa.
•Encargarse de todas las
funciones del gerente cuando
está ausente.

26. Departamento
Administrativo Departamento
Jurídico
Departamento de
marketing
Departamento de
Producción
Programar, organizar y controlar
los recursos humanos, financieros
y materiales, así como los servicios
generales que la Dirección necesita
para el desarrollo de sus funciones.
Tramitar y controlar ante la
Dirección de Recursos Humanos,
los movimientos y las incidencias
del personal de la Dirección, así
como entregar los comprobantes
de pago a los funcionarios y
personal de la Dirección, recabar
las firmas en las nóminas
correspondientes.
Proponer y coordinar el programa
de capacitación para el personal
directivo, docente y de apoyo y
asistencia a la educación de la
Dirección.
Formular e integrar el
anteproyecto de Programa
Presupuesto de los programas
Operativo Anual y Estratégico de
Desarrollo de Mediano Plazo;
efectuar su trámite ante las
instancias competentes y
supervisar su desarrollo.
Realizar y tramitar ante las
direcciones de Programación y
Presupuesto y de Recursos
Financieros, Materiales y Servicios
del Instituto, las conciliaciones,
transferencias y demás
operaciones necesarias, para
garantizar la administración
transparente de los recursos
disponibles.
Proponer, aplicar y evaluar las
políticas del organismo en
materia jurídica.
Asesorar jurídicamente, a las
Subdirecciones y los
departamentos, sobre criterios
de interpretación y aplicación
de las normas jurídicas y
reglamentarias que regulan sus
actividades y funcionamiento.
Representar legalmente a la
empresa, en los asuntos
contenciosos en los que sea
parte, en los juicios laborales
que se tramiten ante la
autoridad competente, en los
juicios de amparo.
Intervenir en las reclamaciones
que puedan afectar su interés
jurídico, así como formular
ante el Ministerio Público
querellas y denuncias y de igual
manera.
Llevar el control de los juicios
que se atienden en la empresa.
Formular y revisar los
convenios o contratos
celebrados por la eorganismo.
Lograr de la venta el
máximo beneficio.
Realizar estudios de
mercado y diversas
técnicas que permitan
tomar buenas decisiones.
Establecer las cuatro P:
- Producto: se debe tener
bien en claro que es lo
que se quiere vender, sus
defectos y virtudes.
- Precio: el precio al que
se va a vender, el precio
de mercado y el precio
de los competidores.
- Plaza: cuál es el
mercado donde se
piensa insertar el
producto, y qué
características tiene.
- Promoción: cómo lograr
que el producto se
conozca en la población y
entre los potenciales
clientes.
La sección de producción
en la industria puede
considerarse como el
corazón de la misma, y si
la actividad de esta
sección se interrumpiese
toda la empresa dejaría
de ser productiva. En el
departamento de
producción se tienen las
actividades de:
· Medición del trabajo
· Métodos del trabajo
· Ingeniera de producción
· Análisis y control de
fabricación o manufactura
· Planeación y distribución
de instalaciones
· Administración de
salarios
· Higiene y seguridad
industrial
· Control de la producción
y de los inventarios
· Control de calidad
DEPARTAMENTOS

27. Departamento
Jefa de
Administrativo
Administración
Administrar y gestionar la financiación, el
presupuesto y la tesorería.
Administrar y gestionar los recursos humanos.
Realizar y analizar las operaciones contables y
fiscales.
Realizar y supervisar operaciones de
asesoramiento, negociación, reclamación y
venta de productos y servicios.
Jefe de Recursos
Humanos
Secretaria Tesorero R.H.R.H
Brigada de
mantenimiento
Gerencia
Tecnológica
Conducir el proceso de selección de personal,
inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar
económico o social, sea este funcionario,
ejecutivo, empleado u obrero.
Preparar, tramitar, y
controlar la
documentación
generada.
Confección de cartas,
escritos, informes,
contratos, acuerdos,
actas, informes,
facturas, y
documentos en
general.
Velar por que las
instalaciones de la
empresa se
encuentren en
perfecto estado de
orden y limpieza.
Mejora la
variable
tecnológica en
la estrategia
global de la
empresa.
Planificar con
anticipación las
necesidades de
recursos
humanos.
Ver a varios
candidatos y
ponerlos a
prueba a través
de un proceso
de selección
ordenado.
Se encarga de la
planeación financiera
y percepción de
fondos,
administración del
efectivo,
desembolsos de
capital, manejo de
créditos y
administración de la
cartera de
inversiones.

28. IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS
DEL SISTEMA
ADMINISTRATIVO

29. Importancia De Los Sistemas
Administrativos:
• Esto aplica en empresas con una función
sinérgica la cual une acciones simultáneas
produciéndose un efecto mayor que las
partes independientes

30. Principios de los sistemas
administrativos:
• Los sistemas siguen una serie de principios que se
clasifican en trece principios que son los siguientes:
– Principio Del Auto Control: debemos considerar
posibles errores por lo cual tener un mecanismo que dé
solución a estos errores
– Principio Del Determinismo: todo hecho o fenómeno
puede determinarse el origen y naturaleza de los actos
que modifica los sistemas la empresa
– Principio De la Igualdad de Finalidad: es la flexibilidad
y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de
los objetivos

31. • Principio De Interacción o Coordinación: Todos los
sistemas que integran la empresa están mutuamente
relacionados entre sí.526
• Principio Del Objetivo: Toda implantación de
sistema debe estar dirigido a un propósito definido a
alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del
objetivo de un plan general.
• Principio De Subsidiaridad o Jerarquía: Todo sistema
se subordina a otro sistema del cual forma parte,
ningún sistema es completo en sí mismo.
• Principio De Economía: Un buen sistema debe
suministrar con prontitud el servicio requerido y al
mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar
el monto de dinero que cuesta.

32. • Principio De La Determinación De Responsabilidades: Debe
acordarse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto
al diseño y participación de la ejecución de los sistemas.
• Principio De La Especialización: los sistemas deben precisar los
funcionamientos para especificar claramente al jefe que ejerza el
mando
• Principio De Difusión: Todos los planes y objetivos deben ser
difundidos en toda la empresa.
• Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su
cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de
control.
• Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones
periódicas para su buen funcionamiento.
• Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren
de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.