DNC

1. |DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
EN LA DGA DE UNA INSTITUCIÓN DE GOBIERNO FEDERAL
“Cuando se navega sin rumbo fijo
Ningún viento es favorable”
Séneca
“Tener un claro entendimiento de nuestra realidad administrativa,
de sus necesidades en constante cambio y sus prioridades”
José R. Castelazo, Presidente INAP
El Gobierno Federal, a través de los años y en diferentes sexenios, ha llevado a
cabo campañas al interior de sus diferentes dependencias, con las cuales
pretende sensibilizar a los servidores públicos, acerca del papel tan importante
que desempeña la capacitación ofrecida al personal, tanto en el incremento de la
productividad, como para trabajar inteligentemente en la mejor distribución de las
responsabilidades, el compromiso, la corresponsabilidad y en el desarrollo de
nuevas estrategias y propuestas, que beneficien a la dependencia a la que
pertenecen, así como al trabajador.
Sin embargo, en la actualidad, los constantes cambios en la vida laboral,
sumados a la demanda tecnológica dentro de las instituciones, exigen de un
personal que pueda desempeñar sus labores de manera más eficiente, tenaz,
capaz de hacer propuestas innovadoras que impacten de manera positiva su
campo de acción.
Por lo anterior, tuvimos la inquietud de enfocarnos a un área específica del
Gobierno Federal, como lo es la Dirección General Adjunta (en lo sucesivo
DGA), para conocer más de cerca sus necesidades de capacitación, dado que la
DGA requiere de un personal multidisciplinario, que tiene contacto con la
sociedad y que en su día a día, trabaja en campo capacitando a servidores
públicos estatales, municipales y a ciudadanos, en diversos temas relacionados
1

2. con la prevención. Ese personal debe contar con las herramientas necesarias
para desarrollar sus funciones, teniendo un adiestramiento constante.
Necesitábamos saber el nivel real con el que les imparten las capacitaciones y el
manejo que hacen de las mismas, además del conocimiento de los temas que
los empleados de la DGA manejan y en los cuales requieren tener un nivel más
elevado o al menos óptimo de preparación que les permita desarrollar sus
labores y responsabilidades de manera adecuada. A raíz de esto, nos
comenzamos a preguntar ¿está el personal de la DGA suficientemente
capacitado? ¿en su momento recibieron una capacitación de inducción? ¿tienen
las herramientas adecuadas para poder enfrentar y manejar cualquier situación
que se les presente al estar frente a una audiencia?
Y en caso de detectar una necesidad de capacitación, ¿cómo hacer de la
capacitación algo verdaderamente útil? ¿cuáles son los pasos iniciales? ¿en qué
caso la capacitación es solución recomendable para los problemas que enfrenta
la institución? ¿cómo iniciar un efectivo proceso de capacitación? ¿quiénes son
los indicados para impartirles una capacitación a los empleados de la DGA? ¿en
qué temas se necesita capacitar a la DGA, para que puedan desempeñar sus
actividades diarias de manera eficiente?
De inicio arremetimos con múltiples preguntas, cuyas respuestas nos remitieron
a una observación, para la cual le dimos un enfoque etnográfico, aplicando una
encuesta de 15 preguntas. La cual consta de 8 preguntas abiertas y 7 con
opción múltiple, con el objeto de encontrar cuales son las necesidades de
capacitación que considera el personal que requieren para desarrollar mejor su
trabajo. La población encuestada está compuesta por 20 adultos, dividida en 8
hombres y 12 mujeres, con un nivel mínimo de preparatoria, que van de los 23 a
los 76 años.
La encuesta fue tomada del libro Manual Para Determinar Necesidades de
Capacitación y Desarrollo (Mendoza 2008), ya que nos pareció la más adecuada
2

3. para aplicársela a la DGA; porque nos permitirá hacer una investigación
transversal porque se recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único,
y como ya lo mencionamos con un enfoque etnográfico, descriptiva, a una
población finita.
Con esta encuesta se busca demostrar que aunque el personal cuenta con
experiencia laboral, de acuerdo al perfil de puesto, requiere de cierta
capacitación para mejorar su desempeño, y con los resultados concientizar a la
DGA a través de una sensibilización, del impacto positivo que genera una
capacitación en los empleados, así como de que un área capacitada incrementa
la productividad, eleva el nivel de eficiencia y satisfacción de ellos mismos, en el
plano laboral y personal.
En la DGA, se requiere que las 20 personas que la componen, tengan un
conocimiento equitativo. Para poder capacitar un área específica, en cualquier
tema, se requiere de una evaluación previa, que nos permita tener un parámetro
del nivel de conocimiento de los empleados acerca de los temas que maneja el
área, para un eficiente desempeño laboral, y sensibilizar acerca de la utilidad en
sus atribuciones diarias.
Se debe tener en cuenta que las necesidades de capacitación son el punto de
partida para planear el desarrollo del personal, el reflejo de los intereses de los
trabajadores y los jefes; así como el fundamento en que se basan los planes y
programas de capacitación.
El término necesidad supone una carencia, una limitación o la ausencia de algún
elemento para el adecuado funcionamiento de un ser vivo o sistema (Mendoza
2008).
También tener clara la diferencia entre capacitación y adiestramiento, definiendo
capacitación para quien ocupará un puesto distinto al que ocupa y
3

4. adiestramiento como para quien continuará en el mismo puesto; sin embargo
para Mendoza (2008) el adiestramiento son las tareas de tipo manual, las
labores operativas y el manejo de equipo o herramientas. Mientras que
capacitación son las tareas que exigen conocimiento, información y teorías.
Ambos términos han caído en desuso a raíz de la tendencia de humanizar a las
instituciones y de modernizar la parte administrativa, por tanto fusionaron los tres
conceptos (desarrollo, adiestramiento y capacitación) con el fin de preparar un
personal con iniciativa, creatividad, que se esfuerce, se supere por el beneficio
propio y de la institución (Mendoza, 2008).
No hay que confundir el mal desempeño del personal con una necesidad de
capacitación. La capacitación es buscar la mejoría del trabajo actual, tratar de
atender las expectativas tanto del personal como de la institución.
Hay que eliminar el capacitar por capacitar, respetando cierto esquema como
puede ser: Determinar necesidades, elaborar un programa, llevar a cabo la
capacitación, evaluarla y darle seguimiento. Si se ignora u omite alguno de los
anteriores no puede decirse que se lleva a cabo una detección de necesidades
de capacitación.
De acuerdo a Mendoza (2008), las instituciones y organizaciones productivas en
México han mostrado un fuerte interés por la capacitación derivado de:
1.- Disposiciones legales.
2.- Mejoramiento de la calidad de vida del trabajador.
3.- Incrementar la productividad.
La finalidad del Estado es producir valor público, entendiendo como una
satisfacción equitativa de necesidades humanas.
4

5. Es imprescindible promover cambios a los procesos establecidos en las áreas de
trabajo, evitando la ineficiencia, disociaciones y distorsiones, siempre avanzando
en la comunicación interna para evitar la baja capacidad (Morales, 2010).
De acuerdo al INAP en uno de sus artículos publicados en la Revista de
Administración Pública (RAP 121, Vol. XLV, No.1 enero-abril 2010) los objetivos
de la capacitación serían:
1.- Incrementar la productividad de la organización.
2.- Elevar el nivel de eficiencia y satisfacción del personal
3.- Disminuir los errores
4.- Dotar a la institución de un personal altamente calificado, en términos de
conocimientos, habilidades y actitudes para un adecuado desempeño de su
trabajo.
5.- Promover un alto nivel de competencias técnicas, administrativas y
motivacionales al recurso humano, necesarias para la consolidación de las
metas y cultura organizacional.
En algunos casos, no aplica la necesidad de capacitación que tenga una
institución, ya que la falta de capacitación no es la razón por la que un área no
este dando los resultados esperados; sino los problemas del personal, los cuales
son los que más influyen en la realización correcta y en tiempo de las metas de
producción y calidad establecida por la institución, aunado a un bajo nivel de
motivación, las dificultades en el trabajo, en lo referente al equipo al que se
pertenece, la falta de colaboración interdepartamental y el aumento de conflictos
personales.
En 1994, el Instituto Nacional de Administración Pública (en lo sucesivo INAP)
llevó a cabo en Córdoba, Argentina, la II Reunión de la Red de Investigación y
Capacitación en Administración Pública. En dicha reunión se analizaron las
5

6. demandas de formación de administradores públicos frente al nuevo perfil del
Estado; de entre las que seleccionamos:
En primer término, que el nuevo perfil del Estado dado que la formación de
funcionarios públicos adquiere sentido sólo si se considera el marco institucional
en que las mismas aplicarán los conocimientos adquiridos.
En segundo término, los aspectos cuantitativos y cualitativos, a través de una
serie de variables que explican o condicionan la demanda de formación.
Como tercer término, el examinar el que y el porqué de la formación de
administradores públicos vinculando la investigación y la docencia en este
campo.
Lamentablemente en México solo se le dedica entre un 5% y un 7% en términos
generales a la capacitación por las horas hombre que se trabaja (Siliceo 2001).
Se requiere que la gestión pública federal se modifique, pues existen diversos
sistemas que resultan arcaicos, prácticas institucionales e inercias organizativas
que podrían limitar y hasta anular los efectos esperados por una capacitación
para el mejoramiento institucional (Morales, 2010).
El sistema de evaluación del desempeño (SED) entre 2006 y 2009 ha sido
adecuado, pero se requieren aplicar algunas medidas correctivas para asegurar
que la capacitación llegue a ser uno de los pilares de las instituciones públicas y
no solo un conjunto de acciones que no generen ningún valor significativo en el
uso de los cada vez más escasos recursos públicos (González, 2010).
Al interior de toda dependencia gubernamental, es necesario que el líder ejerza
su liderazgo junto con las personas que tienen el nivel jerárquico de autoridad y
toma decisiones en pro de la dependencia y los servidores públicos que en ella
laboran, pensando en las acciones que benefician a las instituciones
gubernamentales y que en el corto plazo rinden frutos, como lo son las
capacitaciones.
6

7. Para una capacitación que proporcione formación a los funcionarios, habrá que
tomar en cuenta tanto lo nuevo, lo anterior, como lo permanente, es decir,
evaluar las acciones y los programas que se vienen haciendo, ver lo que vale la
pena innovar, desde si vale la pena invertir en las nuevas tecnologías de
acuerdo a las funciones que se desempeñan, consultar el manual de operación,
los perfiles de puesto, tener un panorama completo, a fin de establecer el perfil
de la demanda.
El sistema de evaluación del desempeño (SED) entre 2006 y 2009 ha sido
adecuado, pero se requieren aplicar algunas medidas correctivas para asegurar
que la evaluación llegue a ser la base de las decisiones públicas y no solo un
conjunto de acciones que no generen ningún valor significativo en el uso de los
cada vez más escasos públicos (González, 2010).
La DNC hecha de manera cuidadosa permite que se involucren las aptitudes
para aprender las tareas del puesto, logrando un rendimiento aceptable y el nivel
de conocimientos que requiere el puesto.
Pese a que la institución a la que pertenece la DGA, cuenta con un
departamento dedicado exclusivamente a la capacitación, han cometido los tres
errores más comunes:
1. No proporcionan capacitación cuando se necesita, capacitan sin una
justificación sólida y lo hacen sólo para imitar cursos de moda sin que
exista una necesidad real.
7

8. 2. La capacitación no es para cubrir caprichos ni demandas desmedidas por
parte de los empleados; sino una respuesta a los avances tecnológicos,
los cambios de estructura.
3. La movilidad de personal responsable de programas, a quienes mueven
de un puesto a otro, ha afectado los objetivos y retrasa las metas de la
institución, debido a la inversión de tiempo en capacitarlas en sus nuevas
responsabilidades.
Al final de nuestra investigación, de observar, de llevar a cabo la encuesta, de
tomar el tiempo y tener la oportunidad de un acercamiento con el personal de la
DGA, nos damos cuenta de que aunque tiene una completa apertura a
capacitarse, que esta consciente de que hay temas en los que quiere estar mejor
preparado, ya que esto representa la posibilidad de ascender en su área; se
percibe un poco de desmotivación en el ambiente, falta de confianza y miedo a
la evaluación, la actitud y los datos que nos arroja la encuesta nos hace ver que
el personal esta dispuesto a tomar riesgo al aceptar mayores responsabilidades,
lo que nos contraria, ya que en la práctica no es así.
A pesar de esto. Consideramos que vale la pena pasar al Director General una
lista con los temas en los que esta interesado el personal, para que seleccione y
valore el costo beneficio, más el impacto positivo que puede tener que la DGA
reciba la capacitación de ciertos temas, que quienes la reciben rompan con la
inercia pasiva de permanecer en su área de confort, acaben con la poca
confianza en sí mismo, atreviéndose a tomar nuevos desafíos que beneficiarán a
la institución y a ellos mismos.
8

9. 9

10. I. ANEXOS
CUADRO DE VARIABLES
DEFINICIÓN
VARIABLE DEFINICIÓN TEÓRICA PREGUNTA INSTRUMENTO
OPERACIONAL
Proceso continuo de enseñanza- ¿Considera que la
DEPENDIENTE
aprendizaje, mediante el cual se capacitación es valiosa para
desarrolla las habilidades y destrezas de Conocer mediante una breve el personal y la institución?
los servidores, que les permitan un mejor encuesta en que se quieren ¿Usted esta personalmente
Capacitación desempeño en sus labores habituales. capacitar los empleados de la dispuesto a intervenir en algún
Encuesta (Mendoza 2008)
Puede ser interna o externa, de acuerdo a DGA curso de capacitación, ya sea
un programa permanente, aprobado y que como instructor o como
pueda brindar aportes a la institución. participante?
Sensaciones de carencia, propias de los Conocer mediante una breve ¿Qué conocimientos y
seres humanos y que se encuentran encuesta las necesidades destrezas necesita para
Necesidad estrechamente unidas a un deseo de que requieren los empleados mejorar su desempeño y/o
Encuesta (Mendoza 2008)
satisfacción de las mismas. de la DGA prepararse para el futuro?
Capacidad de hacer las cosas bien,
INDEPENDIENTE
¿Cree que en la actualidad su
comprendeun sistema de pasos e
Conocer mediante una breve desempeño es tan adecuado
instrucciones con las que se puede
encuesta el nivel de eficiencia como lo deseaba usted
Eficiencia garantizar calidad en el producto final de
con que cuentan los mismo y su jefe?
Encuesta (Mendoza 2008)
cualquier tarea. Esta depende de la
empleados de la DGA ¿Cómo considera su
calidad humana o motora de las
desempeño globalmente?
personas.
Acción y efecto de satisfacer o
satisfacerse. Se refiere a pagar lo que se Conocer mediante una breve ¿Cree usted que sería
debe, saciar un apetito, sosegar las encuesta el nivel de necesario tomar algunas
Satisfacción pasiones del ánimo, satisfacer satisfacción con que cuentan medidas para que el
Encuesta (Mendoza 2008)
exigencias, premiar un merito o deshacer los empleados de la DGA rendimiento del área mejore?
un agravio.
ENCUESTA
SEXO: ______________ EDAD: ______
ANTIGÜEDAD EN EL PUESTO: _____ ANTIGÜEDAD EN LA INSTITUCIÓN: _____
INSTRUCCIONES: A continuación se presentan varias preguntas relativas a las necesidades de
capacitación de su puesto. Conteste escribiendo en los espacios correspondientes sus respuestas;
recuerde que de la exactitud y veracidad de las mismas dependen las acciones de capacitación que
se programan para su puesto. Su futuro desarrollo, tanto personal como profesional, está vinculado
con esta investigación inicial.
SEXO: ________________ EDAD: ____________ FECHA: ________
ANTIGÜEDAD EN EL PUESTO: ____________ ESCOLARIDAD:
__________________
10

11. 1.- ¿Considera que la capacitación es valiosa para el personal y la institución?
Si O No O No sé O
2.- ¿Por qué?
______________________________________________________
3.- ¿Usted está personalmente dispuesto a intervenir en algún curso de
capacitación, ya sea como instructor o como participante?
Si O No O No sé O
4.- ¿Por qué?
______________________________________________________
5.- ¿Cree que en la actualidad su desempeño es tan adecuado como lo deseaba
usted mismo y su jefe?
Si O No O No sé O
6.- ¿Cómo considera globalmente su desempeño?
Excelente O Muy bueno O Bueno O Susceptible de Mejorar O
7.- ¿Por qué?
______________________________________________________
8.- ¿Está usted preparado para enfrentar responsabilidades mayores que las
que tiene actualmente?
Si O No O No sé O
9.- En caso de que su respuesta sea afirmativa, ¿en qué aspectos?
________________________________________________________________
__
________________________________________________________________
__
11

12. 10.- ¿Qué conocimientos y destrezas necesita para mejorar su desempeño y/o
prepararse para el futuro?
____________________________________________
________________________________________________________________
__
11.- ¿Con cuales tareas de su puesto están relacionados dichos conocimientos y
destrezas?
________________________________________________________________
________________________________________________________________
__
12.- ¿Cree usted que sería necesario tomar algunas medidas para que el
rendimiento del área mejore?
Si O No O No sé O
13.- En caso de respuesta afirmativo ¿cuáles?____________________
________________________________________________________________
__
14.- ¿Estás dispuesto a participar próximamente en algún curso?
Si O No O No sé O
15.- ¿Por qué? ___________________________________________________
MUCHAS GRACIAS POR EL TIEMPO QUE TE TOMASTE
PARA CONTESTAR ESTA ENCUESTA
12

13. Muy Susceptible
Sí No No sé Excelente Bueno
bueno de Mejorar
1.- ¿Considera que la capacitación es valiosa
20
para el personal y la institución?
Para un mejor desempeño, para estar actualizado, para obtener nuevos conocimientos, para una
2.- ¿Por qué?
visión más amplia, para estar a la vanguardia, para agilizar el trabajo (4 M / 3 H no contestaron)
3.- ¿Usted esta personalmente dispuesto a
intervenir en algún curso de capacitación, ya sea 19 1
como instructor o como participante?
Por los conocimientos, crecimiento personal, estar más capacitado, para mi desarrollo, le gusta la
4.- ¿Por qué?
cátedra, aprender para mejorar su posición (1 M / 3 H no contestaron)
5.- ¿Cree que en la actualidad su desempeño es
tan adecuado como lo deseaba usted mismo y su 10 4 5
jefe?
6.- ¿Cómo considera globalmente su
4 10 6
desempeño?
Porque stoy capacitado para las funciones que desempeño, para seguir preparandome, hacen
falta el desarrollo de capacidades, existen carencias de capacitación, siempre cumplen con lo que
7.- ¿Por qué?
se les asigna, se apega a las ordenes de su jefe, pongo mi mejor esfuerzo (1 M / 3 H no
contestaron)
8.- ¿Está usted preparado para enfrentar
responsabilidades mayores que las que tiene 17 1 2
actualmente?
En aspectos directivos, en las que esten relacionadas con mis funciones, en la toma de decisiones,
9.- En caso de que su respuesta sea afirmativa,
realizar otras tareas, manejo de información, conocimientos, manejo de personal, tengo
¿en qué aspectos?
experiencia para hacerlo (3 M / 4 H no contestaron)
10.- ¿Qué conocimientos y destrezas necesita
En el idioma inglés, cuestiones legales, en metodología, algún idioma, redacción, liderazgo,
para mejorar su desempeño y/o prepararse para
políticas públicas, cursos de cómputo, en prevención, motivación(1 M / 4 H no contestaron)
el futuro?
11.- ¿Con cuales tareas de su puesto están Fondo revolvente, elaboración de material didáctico, capacitación, elaboración de programas,
relacionados dichos conocimientos y destrezas? desarrollo de políticas públicas, redacción de documentos ( 4 M / 5 H no contestaron)
12.- ¿Cree usted que sería necesario tomar
algunas medidas para que el rendimiento del área 12 4 4
mejore?
Capacitación organizacional, manejar horarios más flexibles, mejorar comunicación entre jefe y
13.- En caso de respuesta afirmativo ¿cuáles? subordinado, no hacer el copy paste, mejor y mayor ventilación en el área de trabajo, tiempo para
dedicarle a la familia ( 5 M/ 6 H no contestaron)
14.- ¿Estás dispuesto a participar próximamente
16 4
en algún curso?
Mejora constante, es importante nuevos conocimientos, siempre buscando aprender, desarrollo
15.- ¿Por qué? profesional, agilizar trabajos en tiempo, me gusta prepararme, para mejorar mi carrera profesional
( 3 M / 4 H no contestaron)
13

14. GRÁFICAS
14

15. 15

16. 16

17. 17

18. II. BIBLIOGRAFÍA
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19. 19