Definición del alcance de un Proyecto

1. Tabla de contenido
1.- Gestión del alcance del proyecto........................................................................................... 1
PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA............................................................................. 6
PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA............................................................................. 7
NOCTURNO............................................................................................................................... 7
2. Explicarcon sus propiaspalabrascuál esla importanciade unacorrecta definicióndelalcance y
cuáles serían los problemas a los que se pudieranenfrentar y cómo los solucionaría. ................... 9

2. MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Técnicas y herramientas para la administración de proyectos I
Definición del alcance
CESAR ORLANDO FONSECA
NANCY RIVERA
TUTOR: ANDRÉS AVALOS RODRÍGUEZ
Septiembre 13, 2016

3. 1
INTRODUCCIÓN
El propósito del presente escrito es de responder 2 preguntas, donde se
encuentran temas muy precisos como la Gestión del alcance del proyecto y los
problemas que se pueden enfrentar los entregables
1. Pensar en un proyecto real o ficticio e identifique los aspectos más importantes
para definir el Alcance de su Proyecto. Sustente cada etapa de la Misión del
alcance aplicado a su proyecto con la base bibliográfica provista en los documentos
de la semana 1.
2. Explicar con sus propias palabras cuál es la importancia de una correcta
definición del alcance y cuáles serían los problemas a los que se pudieran enfrentar
y cómo los solucionaría.
Entregables
1.- Gestión del alcance del proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO: PROPUESTA PARA LA REALIZACIÓN DE LA
SEMANA DE CIENCIA, TECNOLOGIA Y EMPRESA EN LA FUNDACIÓN DE
EDUCACIÓN SUPERIOR SAN JOSE
Objetivos específicos del proyecto
 Integrar las facultades de la institución mediante la participación de
Directores, estudiantes y docentes alrededor de una serie de actividades
que unieran y fortalecieran los lazos de compañerismo entre las mismas.
 Incentivar en el estudiante el interés por los temas de ciencia, tecnología
y emprendimiento de actualidad en las diferentes áreas de su carrera.
 Buscar un espacio para para que los estudiantes participen de diversas
actividades prácticas relacionadas con las temáticas que se encuentran
cursando.
 Involucrar a los docentes de todas las jornadas en la organización y
ejecución de la Semana de Ingeniería
 Mostrar los mejores proyectos científicos y de creación de empresa
realizados por los estudiantes de los 11 programas existentes.
 Reforzar las competencias mediante conferencias dadas por eruditos en
temáticas específicas

4. 2
 Realizar actividades lúdicas y culturales en el marco de la semana entre
el 1° y 5 de noviembre 2016.
Listado de entregables
 Planificación de las funciones a los directores de carrera, directores de
departamento, al dpto. de logística y en general al equipo de trabajo
 Entregar Formatos para la pre-inscripción de proyectos que se mostrarán el
sábado 5 de Noviembre, junto con la ruta de selección de proyectos a
mostrar.
 Entregar formatos de actividades junto con el presupuesto y las necesidades
de infraestructura física.
 Entrega del cronograma de actividades que se llevarán a cabo en dicha
semana.
Cambios de los entregables: A partir de la entrega del documento del proyecto la
rectoría da el visto bueno y genera la socialización en reunión general.
A partir de la fecha (12 de noviembre de 2016) y medida que el proyecto avanza por
la regulación y el ambiente del proyecto se podrán realizar cambios siempre y
cuando no afecte a los demás del equipo en cuanto a actividades lúdicas culturales,
conferencias, asignación de espacios. Pero no habrá ningún cambio en las fechas
de inicio y finalización. Los cambios tendrán lugar hasta el día jueves 27 de octubre
Descripción los procesos necesarios de los entregables.
- Planificación de las funciones a los directores de carrera, directores de
departamento, al dpto. de logística y en general al equipo de trabajo
El equipo de trabajo conformado por Cesar Fonseca y Nancy Rivera son los
encargados de realizar las funciones de los diferentes estamentos que participan en
el proyecto como son:
Los directores de carrera deberán, solicitar los espacios, presupuestos y
necesidades en cuanto a refrigerios, equipos, micrófonos conferencistas etc. El
dpto. de Bienestar institucional, deberá encargarse de las actividades lúdico-
culturales. El dpto. de ciencias básicas realizará olimpiadas de matemáticas y el
dpto. de investigaciones realizará la organización de las premiaciones.
Cada dependencia deberá entregar los formatos diligenciados con actividades,
presupuestos, infraestructura, y responsable en reunión el día sábado 1° de octubre.

5. 3
- Entregar Formatos para la pre-inscripción de proyectos que se mostrarán el
sábado 5 de Noviembre: Estos formatos después de elaborados y entregados al
comité del proyecto, quienes a su vez lo distribuirán a los directores con las
siguientes responsabilidades. Deberán entregar a los docentes por áreas quienes
realizarán la preinscripción de estudiantes que desean presentar sus proyectos,
luego realizar una preselección, invitar a los seleccionados a reunión para darles las
especificaciones de presentación, luego enviará los proyectos seleccionados al
comité de proyectos el 30 de septiembre. Las ideas de empresas de los estudiantes
de los niveles técnico tecnológico y profesional mediante formatos donde relacionan
que deberán entregar al equipo del proyecto en el mes de mayo, deben de definir
las conferencias de van a dictar mediante formato, enviar el presupuesto
Los estudiantes deben realizar prototipos, mostrar avances de proyectos, realizar
presentaciones institucionales en Power, y un poster con el formato institucional
tener muestras y degustaciones
Equipo de divulgación: Realizar las piezas publicitarias, como son pendones. Pasa
calles, volantes, invitaciones, publicación del cronograma en la plataforma.
Gerencia del proyecto. Realizar la planeación, con las actividades de las carreras,
Cotejar espacios y asignarlos a cada carrera, asignar estantes, numerarlos y
entregarlos a los estudiantes.
Comprar los refrigerios y entregarlos, pagar a los conferencistas y si es necesario
pagar los actos culturales porque hay unos gratuitos., comprar los premios y
entregarlos
Definir actividades
Equipo de logística. Tener los escenarios dispuestos con sonido, equipos,
banderas, himnos, asientos etc.
- Entregar formatos de actividades junto con el presupuesto y las necesidades de
infraestructura física. Luego de la verificación de que los formatos cumplen con las
necesidades del proyecto se entregarán a los diferentes estamentos participantes
quien lo devolverá al comité del proyecto diligenciado el 30 de septiembre. En el

6. 4
formato se precisa, conferencias, actividades lúdico- culturales, olimpiadas.
Igualmente el formato exige la solicitud de necesidades tanto físicas como de
presupuesto para dada una de las actividades.
- Entrega del cronograma de actividades que se llevarán a cabo en dicha semana:
Luego de cotejar todos los formatos con todas las actividades que se solicita llevar
a cabo en esa semana, se procede a llenar el cronograma de actividades, asignando
espacios físicos, horarios, cubículos, refrigerios, etc. Esto se realizara de tal forma
que no se presenten cruces de actividades en los mismos horarios y espacios.
- La alta gerencia debe cubrir los costos a medida que se van generando de acuerdo
con lo planteado. El presupuesto asignado para dicho proyecto es de 2.000 dólares.
Invertidos en estantes, refrigerios, pago a conferencistas, premios y adecuación de
espacios
El comité del proyecto realizará 3 reuniones de socialización y verificación de los
avances llevando acta de reunión y de compromiso de todos los involucrados. Una
de las limitaciones mayores del proyecto es que no se puede pasar del presupuesto
dado por la gerencia.
involucrados.
El comité del El otro limitante es el tiempo de lluvia en las actividades que se
realizarán al aire libre, para lo cual se planea alquilar carpas de camping, lo cual
aumentará el presupuesto.
El acta de constitución se entregará y socializará el mismo día de la aprobación
junto con el rector y los líderes de cada departamento en ella se encuentra es una
visión global de los entregables la semana de ciencia, tecnología y empresa. En la
Fundación de Educación Superior San José.
Durante el mes y quince días restantes el comité del proyecto tendrá comunicación
con cada uno de los involucrados, mediante WhatsApp, teléfono, correo electrónico,
e-mail, entrevistas y en los diferentes despachos de los proyecto realizará en un

7. 5
gráfico de Gantt, el cronograma y un diagrama de procesos en modelo canvas de
forma sencilla que identifique los avances y las fechas de los entregables.
Para el 20 de octubre el departamento de logística entregara los escenarios, las
cotizaciones elegidas, los equipos, el sonido y demás que se requerimientos.
En el cronograma se estima la duración de las actividades, en tiempo, teniendo en
cuenta que se realizarán actividades en tres jornadas diferentes durante una
semana (mañana, noche y sábado.
Se hace una retroalimentación de todo lo realizado y se compara con lo planeado
para saber en qué se ha fallado.
Anexo1 Semana De La Ciencia Y La Empresa En La Fundación De Educación
Superior San José

8. 6
PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA
MARTES 25 DE OCTUBRE DE 2016
 Auditorio Sede G. APERTURA SEMANA DE CIENCIA YEMPRESA
 (Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones)- 8:00
am -10:00 am
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA EN TIC CONFÍOUso Responsable de las
TIC MINTIC - 10:00 am – 12:00 m
MIÉRCOLES 26 DE OCTUBRE DE 2016
 Auditorio Calle 67. LINUX DAY - 8:00 am a 12 m.
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA ROLES DE LA MUJER DE CARA AL
2016. 8:00 am - 10:00 am.
 Auditorio Sede G. INFORMÁTICA FORENSE. 10:00 am -12:00 m
JUEVES 27 DE OCTUBRE DE 2016
Auditorio Sede G. ENCUENTRO DE SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN. 8:00
am - 12:00 m
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. COMPUTON. 9:00 am - 11:30 am.
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. RECICLATON - Partes Usadas de
equipos de Cómputo. 9:00 am - 11:30 am.
 Cancha Sede Bienestar. CAMPEONATO RELAMPAGO DE FUTSAL
Inscripción previa Facultad de Ingeniería. A partir de las 3:00 pm, para
equipos inscritos.
VIERNES 28 DE OCTUBRE DE 2016
 Auditorio Calle 67. LENGUAJE DE INTERCAMBIO DATOS PARA WEB Y
DISPOSITIVOS MOVILES JSON. JAVA SCRIPT OBJECTNOTACIÓN 8:00
am - 9:30 am.
 Auditorio Calle 67. CONFERENCIA PROACTIVA EN GESTION DE
RIESGOS PSICOSOCIALES. 9:30 am - 11:30 am.
 Auditorio Sede G. Evento Cultural. CINE UNIVERSITARIO ¿QUIÉN QUIERE
SER MILLONARIO? SLUMDOG MILLIONARIO. 11:30 am a 1:30 pm.

9. 7
PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA
NOCTURNO
MARTES 25 DE OCTUBRE DE 2016
 Auditorio Sede G. APERTURA SEMANA DE CIENCIA YEMPRESA
(Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones) -
6:30 pm - 8:00 pm.
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA EN TIC CONFÍOUso Responsable de las
TIC MINTIC. 8:00 pm - 9:30 pm.
 Laboratorio de Electrónica Sede Av. 63. ARDUINO. 8:00 pm – 9:30 pm.
MIÉRCOLES 26 DE NOVIEMBRE DE 2014
 Auditorio Calle 67. LINUX DAY 6:00 pm - 9:00 pm.
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA ROLES DE LA MUJER DE CARA AL
2016. 6:30 pm - 8:00 pm.
 Auditorio Sede G. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES MODERNAS. 8:00 pm - 9.30 pm
JUEVES 27 DE OCTUBRE DE 2014
 Cancha Sede Bienestar. CAMPEONATO RELAMPAGO DE FUTSAL
Inscripción previa Facultad de Ingeniería. A partir de las 3:00 pm, para
equipos inscritos.
 Auditorio Sede G. ENCUENTRO DE SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN.
6:30 pm - 9:00 pm.
 Laboratorios de Electrónica Sede Av. 63. ACTIVIDAD DE JUEGOS ON-
LINE. 6:30 pm - 8:00 pm.
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. COMPUTON. 6:30 pm - 9:00 pm.
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. RECICLATON - Partes Usadas de
equipos de Cómputo. 6:30 pm - 9:00 pm.
VIERNES 28 DE OCTUBRE DE 2016
 Sede Calle 67 LUNADA DE INTEGRACIÓN FACULTAD INGENIERIA.
(Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones) 6:30
pm - 9:30 pm.
ACTIVIDADES DE TODA LA SEMANA
 Zonas de Tránsito de la Institución. MUESTRA Y EXPOSICIÓN
FOTOGRÁFICA "LOS HUMEDALES UN OASIS EN LA CAPITAL
Explicación se realizará el día miércoles: 6:30 pm - 9:00 pm.

10. 8
ACTIVIDADES DE CIERRE PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA
SÁBADO 29 DE OCTUBRE DE 2016
 Auditorio Sede Calle 67 - Biblioteca. MUESTRA Y EXHIBICIÓN DE
PROYECTOS PROGRAMAS 8:00 am- 12:00 m.- 2:00-4:00
 Laboratorios Sede Calle 67. MARATÓN DE PROGRAMACIÓN. 8:00 am -
10:00 am.
 Laboratorio H-101. MARATÓN DE ENSAMBLE DE COMPUTADORES.
10:00 am - 12:00 m.
 Laboratorios Arquitectura D402 Sede Calle 67. "AMAZING NETWORKING"
MARATÓN LÍNEA DE REDES Y SISTEMAS OPERATIVOS. 9:00 am -
11:00 am.
 Biblioteca Sede Calle 67 - IV CONCURSO ORTOGRAFÍA. Homenaje al
Escritor Colombiano Gabriel García Márquez. 10:00 am - 11:30 am.
 Cancha Sede Bienestar. PARTIDO DE FUTSAL entre Equipo Campeón
del Torneo Relámpago y Equipo de Docentes 11:00 am.
 Sede Calle 67 CIERRE SEMANA INGENIERÍA – Acto protocolario y
Premiación a Ganadores de las Olimpiadas y de los Proyectos 12:00 m -
1:00 pm.
Hacer un estimado de tiempo. Se empieza el proyecto desde febrero con la
presentación de la propuesta, y se colocan los escenarios a puesta del 24-29 de
octubre de 2016
Calcular el presupuesto
Estantería y adecuación auditorios: 300
Pago a recurso humano: 800
Refrigerios participantes: 400
Premios para 2 proyectos: 400
Material publicitario 100
Total 2.000 dólares
CONCLUSIONES:
-Obtener una información sistemática para la realización la planeación, organización
y ejecución de un proyecto.

11. 9
-Conocer el ciclo de vida de un proyecto, sabiendo que cada proyecto es único y
particular y cada fase depende del mismo.
- Es necesario tomar todas las precauciones y análisis para obtener buen resultado
en el momento de satisfacer a un cliente con un proyecto exitoso
Referencias al final del documento.
Gido, J. y Clements, J. P. (2012). Administración Exitosa De Proyectos, International
Tomson Editores, S.A de C.V 1999.
Link en español: https://conalepdalia.files.wordpress.com/2013/05/administracion-
exitosa-de-proyectos-jack-gido-james-p-clements.pdf
2. Explicar con sus propias palabras cuál es la importancia de
una correcta definición del alcance y cuáles serían los problemas
a los que se pudieran enfrentar y cómo los solucionaría.
La definición del alcance del proyecto es de gran importancia porque es una guía
para no perder el norte y a la cual se le puede echar mano en el momento que se
desee, pues allí se encuentra en detalle la secuencia lógica del proyecto en
desarrollo y se indica el trabajo necesario para realizar los entregables.
De otra parte, el detallar las funciones y distribuirlas a todos los participantes en el
alcance del proyecto ayuda a que cada quien haga lo que le corresponde sin que
haya duplicidad de funciones o que se olviden otras.
La declaración del proyecto en conjunto es de gran relevancia desde la planeación
de la gestión del alcance, recolectar requerimientos definición del alcance, creación
de la estructura de desglosé de trabajo (EDT), validar el alcance, controlar el
alcance son temas que definen las opciones y procedimientos para obtener los
objetivos y llegar a la satisfacción del cliente.

12. 10
Igualmente, la importancia de una buena comunicación entre los involucrados
permite el entendimiento del alcance y recuerden las restricciones de tiempo y de
presupuesto.