Taller final gestion por procesos

Administración de Empresas
GESTIÓN POR PROCESOS
Reingeniería de procesos
DOCENTE: Rubén Solano
Tema
LA REINGENIERIA DE UN PROCESO
GRUPO N°: CUATRO (04)
Integrantes del equipo de trabajo:
1 ANDRÉS LUNA
2 LAURA RINCÓN
3 CRISTINA QUIÑONES
OBJETIVO GENERAL DEL TALLER
Aplicar el esquema de Simplificación del Trabajo para la reingeniería de unos procesos de la
organización, basados en la experiencia laboral diaria.
INDICACIONES GENERALES
Apreciado(a) estudiante cordial saludo:
Uno de los retos metodológicos en la educación superior es posibilitar al educando la
oportunidad de verificar en la práctica los postulados teóricos de la clase o de los textos. Con
el fin de posibilitarlo se ha diseñado el presente plan de aula que le permitirá aplicar el
esquema de reingeniería de un proceso dentro de su empresa. El trabajo será desarrollado en
equipos quienes deberán desarrollar en forma práctica y con ejemplos las preguntas
planteadas
Para desarrollar el tema tomaremos como base el libro, Organización y Métodos, autor
ACOSTA Bernardo, Edit. CUN, Páginas de la 52 a la 75. Luego de leer el documento, los

estudiantes pueden sugerir mejoras al taller, plantando otras posibles herramientas virtuales
que faciliten el proceso. Esto e tendrá en cuenta con la nota del taller. El taller se entregará y
sustentará en la agenda 15.
Formar las competencias profesionales y las habilidades laborales, requieren de la práctica, por
lo anterior los (las) invito a que dediquen el tiempo y los esfuerzos necesarios para tener unos
resultados excelentes.
ENFOQUE TEÓRICO DEL TALLER
Definición y alcance de la simplificación del trabajo:

La simplificación del trabajo puede definirse como un plan organizado para hacer
más fácil y racional una tarea determinada.
La simplificación del trabajo tiene como finalidad esencial evitar el despilfarro de
tiempo, de los materiales, del espacio y de la energía. Puede ser aplicada en todas
las ramas de la actividad económica, articularme en los dominios de la producción
y de la distribución.
Defina por qué es importante y ¿cuáles son las ventajas de simplificar el trabajo en un proceso
de la empresa?
VENTAJAS DE LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO.
 Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas mediante
la reducción de trámites y la combinación, reordenación o eliminación de
formas impresas.
 Mejor utilización del personal al reducir desplazamientos y tiempo
innecesario.
 Mayor satisfacción del empleado por su trabajo y mejor disposición por el
trabajo que se va a efectuar.
 Mejoría de la supervisión ya que estimula la iniciativa personal del trabajador.
 Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite d
documentos y trabajo rutinario.
 Renovación de interés del empleado por su trabajo resultado de una
compresión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros
trabajos de la oficina.
ETAPAS DE LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO
A. Investigación preliminar

¿Por qué es importante la investigación preliminar para la reingeniería y la simplificación
del trabajo?; desarrolle un pequeño resumen un mapa conceptual.
B. Recolección de la información.
Haga un flujo grama de los pasos a seguir para recolectar la información (llévelo a
ejemplos prácticos de su empresa)
DIAGRAMA DE FLUJO
SISTEMA: ECOOPSOS EPS
SB: CENTRAL DE REFERENCIA
PDT: REMISION DE PACIENTES HOSPITALARIO PRIORITARIOS

NO NO
BUSCAR LA IPS PARA
ATENDER A 3
PACIENTES
GESTANTES CON DX
DE PRECLAMSIA.
REVISAR EN QUE NIVEL DE
ATENCION SE ENCUENTRAN
LAS PACIENTES PARA PODER
ATENDERLAS.
¿HAY
DISPONIBILIDAD
DE 3 CAMAS EN
LA RED DE
CONVENIO PARA
ATENDER LA
EMERGERNCIA?
SE ENTREGA
CASO AL JEFE
INMEDIATO.

SI
SI
SI
SI
1
1
SE VALIDA LA INFORMACION
Y SE DA ENTRADA A LAS 3
MATERNAS
SE ENVIAN SOPORTES
CLINICOS Y AUTORIZACION
DE HOSPITALIZACION A LA
IPS ACEPTADA.
SE PROCEDE A CORDINAR
TRASLADO DE LAS 3
PACIENTES A LA IPS
SELECCIONADA.

C. Análisis en interpretación de la información
En breve resumen ajustando los elementos a su caso particular: En esta etapa se
ordena la información recolectada, se comprueba su exactitud e importancia y se
verifica que no se hayan presentado omisiones importantes en el proceso de
recolección de la información.
Si se tiene la información ordenada se le puede realizar un análisis, en donde se
basa en la lógica, primero empleando un orden y unos criterios que se ajusten al
propósito de estudio y asumiendo una actitud crítica frente a los elementos. Dentro
del análisis y la interpretación de la información se genera cinco preguntas claves
que podemos realizar para examinar los hechos y poder dar las recomendaciones
respectivas.
1. ¿Qué se logra?: cumplir con los objetivos planteados dentro de la organización o
para ser más específico en los procesos que se llevan a cabo.
2. ¿Cómo se hace?: mediante los métodos o estrategias a seguir por parte de la
organización para cumplir con dichas labores.
3. ¿Cuándo se hace?: Se trata de mirar el tiempo en que se tarda o las secuencias
que se llevan para desarrollar los procesos.
4. ¿Quién lo hace?: lo realiza el mismo personal o la persona encargada de dicha
función.
5. ¿Dónde se hace?: se realiza dentro de las instalaciones de la organización con los
elementos necesarios para realizarlos.
SE RECIBE AL PACIENTE, SE
RECIBE LA
DOCUMENTACION
CORRESPONDIENTE Y SE
DA INGRESO PARA DAR
INICIO A TRATAMIENTO
MEDICO.

1. IMPLANTACION DE LAS MEJORAS
Escriba cuáles son sus criterios ( los de la empresa) para la implantación de las
mejoras en su caso particular pág. 66/67
CRITERIOS DE MEJORAS DE ECOOPSOS EPS-ESS
¿Qué actividades toman más tiempo?
Dentro de la central de referencia se dedica más tiempo a la gestión y/o ubicación
de los pacientes priorizados ya que son de gran importancia para el traslado a
la otra IPS para que le puedan brindar la atención de salud requerida.
¿Existen esfuerzos mal dirigidos?
Dentro de la organización si existen esfuerzos mal dirigidos en las tareas de
organización de archivo, es de gran importancia tener organizada esta área pero
no es su principal función dentro del departamento médico.
¿Se usan adecuadamente las habilidades de cada empleado?
Dentro de ECOOPSOS EPS-S el departamento de personal escoge el personal
capacitado para los cargos que ellos buscan, además incluyendo su experiencia
y habilidades dentro del cargo.
¿Realizan los empleados labores inconexas?
En la central de referencia si existen tareas diferentes dentro de sus funciones
claras del trabajo, esto suele suceder cuando hay poco personal o se acumulan
los trabajos que se deben presentar.
¿Están equilibradas las cargas de trabajo?

En términos generales suele suceder este fenómeno pero es dependiendo del
flujo de trabajo en equipo con los demás compañeros de trabajo.
¿Esta sobre especializada el trabajo?
Este proceso parte desde la normatividad Colombiana que reglamenta todo el
proceso de referencia y contrareferencia.
¿Algunas tareas están asignadas a un número elevado de funcionarios, de tal
manera que ninguno se hace responsable de ellas?
Dentro de la central de referencia el personal operativo maneja por igual las
actividades o funciones propias de su labor, y que están supervisadas por el
coordinador de referencia. En donde cada uno debe responder por sus funciones
y se medido con las tareas que le resulten complicadas.
2. EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE LA PROPUESTA IMPLANTADA.
Las técnicas implantadas en este taller son las de cuadro de distribución del trabajo
individual y colectivo y el diagrama de proceso y de procedimiento, de acuerdo al
enfoque de tipo de procesos por procedencia.
2.1. Distribución de trabajo individual
Descripción de actividades empleado uno: Teniendo en cuenta los cuadros anteriores
proceda a describir las principales actividades realizadas por la SECRETARIA de sección de
la unidad examinada.
Lista de actividad que realiza el empleado
Empresa: ECOOPSOS EPS-ESS
Sección o cargo: Operativo

N° Descripción de la actividad geneal horas %
Actividades Principales
1 Revisar correo electrónico de referencia 2 20%
2 Realizar ruta de gestión de pacientes asignados 2 20%
3 Realizar el envió de la documentación y/o soportes a
las IPS que va a comentar
2 20%
4 Realizar la gestión y/o ubicación de los pacientes
aceptados en la IPS, con el envió de las autorización y
coordinación de traslado.
2 20%
Actividades esporádicas
1 Recibir llamadas del call center en caso de que no esté
con casos asignados o ya está en gestión.
1 10%
2 Organizar el archivo que se genera por parte de la
central de referencia.
1 10%
TOTAL 10 100%
Descripción de actividades empleado dos. Teniendo en cuenta los cuadros anteriores
proceda a describir las principales tareas realizadas por la persona asistente de sección de
la unidad examinada.
Lista de actividades
Cargo: asistente
Sección: Mandos medios
N° Descripción de la tarea, calculo semanal Horas
semanales
%

Tareas principales
1 Realizar los informes que solicita el coordinador de
referencia para entregar al director de la central de
referencia
15 34.8
2 Supervisar los procesos de la central de referencia 10 23.2
3 Realizar cronograma de trabajo de los funcionarios de la
central de referencia.
10 23.2
4 Coordinar y/o gestionar los casos de gran importancia que
son priorizados en la junta de médicos
4 8
5 Realizar los comités Científicos y presentar los casos de
gran relevancia y que deben ser tomados para
gestionarlos lo más pronto posible.
4 8
Tareas esporádicas
1 Llamar a jefes o directivos de las diferentes IPS, para
comentar casos que aún no han sido gestionados y que
son prioritarios
2 4.6
2 Realizar evaluación de desempeño y mejoras dentro de la
central de referencia0
2 4.6
Descripción de actividades empleado Tres. Teniendo en cuenta los cuadros anteriores
proceda a describir las principales tareas realizadas por la persona jefe de sección de la
unidad examinada
Lista de Actividades

Cargo: Directivo
Sección: Directivo
N° Descripción de la tarea, calculo semanal Horas
semanales
%
Tareas principales
1 Teléfono, revisar documentos varios del departamento 14 32,5
2 Determinar prioridades de los casos prioritarios que
deben ser estudiados a fondo
10 23,2
3 Analizar el ingreso de pacientes que se encuentran en
gestión y/o ubicación
6 14
4 Autorizar los traslados de alta complejidad que requieran
autorización del departamento de cuentas medicas
5 11,6
5 Revisar los casos salientes o los casos que se encuentran
en procesos de tutela
5 11,6
Tareas esporádicas
1 Asistir al comité científico medico 3 7
2.2. Cuadro general de distribución del trabajo colectivo (Cuadro página 65):
Teniendo en cuenta los cuadros anteriores proceda a describir: las actividades y las
tareas realizadas por las personas según los cuadros anteriores. Tenga en cuenta
totalizar las horas de los tres actores señalados, junto con sus porcentajes.
Empresa analizada: ECOOPSOS EPS-ESS
Departamento analizado: DEPARTAMENTO MÉDICO-CENTRAL DE REFERENCIA
Fecha: 08/05/2018

Horas de trabajo semanal por empleado 48 X 3
N° Lista de
Actividades o
tares
comunes a
todos.
Secretaria Asistente Jefe Total
hora(s)
semana
l(es)
Total
% del
tiem
po de
los
tres
Observacione
s
Tarea tiempo Tarea tiempo Tarea tiempo
1 PROGRAMAR
INFORMES
SEMESTRALES
RECIBIR
CASOS
PRIORIZAD
OS
5 PREPARAR
PROGRAMAS O
ESTRATEGIAS
15 DETERMINAR
PRIORIDAD DE
LOS CASOS
10 30 23
2 RECIBIR CASOS
NO
PRIORIZADOS
ARCHIVAR
CASOS
SOLUCIONA
S
3 SOLICITAR
DOCUMENTOS
PARA INGRESO
10 ANALIZAR
CASOS
6 19 15
3 REUNIR
COMITÉ DE
CTC
ARCHIVAR
ACTAS DE
COMITÉ
2 PREPARAR
DOCUMENTOS
PARA EL
COMITÉ
3 ASISTIR AL
COMITÉ
3 8 6
4 EFECTUAR
RECIBIDOS DE
CASOS
RECIBIR
PROVEEDOR
ES Y
PUBLICO EN
GENERAL
14 DILIGENCIAR
FORMATOS
TECNICOS
10 AUTORIZAR
LAS
ESTANCIAS
5 29 23
5 PREPARAR
DOCUMENTOS
VARIOS
RECIBIR
DOCUMENT
OS
4 LLEVAR
REGISTRODE
CASOS
2 REVISAR
CASOS
5 11 8
6 ACTIVIDADES
VARIAS
ATENDER
TELÉFONO,
ARCHIVAR Y
FAX
15 ARCHIVAR,LLA
MADAS
TELÉFONICAS,
ETC.
3 TELÉFONO,REV
ISAR
DOCUMENTOS
VARIOS
14 32 25
Totales Totales 43 43 43 129
Hs
100%
3. DIAGRAMA DEL PROCESO
Para su elaboración tenga en cuenta las indicaciones de la página 70 del libro citado.

NOMBRE DE LA EMPRESA: SALUDYVIDA EPS FECHA: 16 MAYO DE 2018
PROCESO VENTA DE INSUMOS MEDICOS DEPARTAMENTO: COMPRAS
INTERVIENEN: VENDEDORES, ASESORES COMERCIALES, SECRETARIA.
EMPIEZA: EQUIPOS RADIOLOGICOS TERMINA: VENTA DEL EQUIPO RADIOLOGICO
PREPARADO POR: ANDRÉS LUNA PERSONA O MATERIAL: MATERIAL Horas %
N° DE
ACTIVI
DAD
DESCRIPCION DEL PROCEOS
ACTUAL: --------------------
PUESTO--------X------------
O
P
E
R
A
C
I
Ó
N
T
R
A
S
P
O
R
T
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G
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A
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A
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O
N
C
A
M
B
I
A
D
A
.
TIEMPO
SIMPLIFI
CADO.
TIEM
PO
SIMP
LIFIC
ADO.
1 Requisición de equipos radiológicos por parte del
hospital cliente.
1 O,1
2 Examinar oferta de equipos radiologicos e insumos
médicos y precios actuales.
2 0,2
3 Cotización de precios, cantidades y características. 2 0,2
4 Realizar el pago de la mitad de la compra a la
empresa proveedora por parte del hospital cliente.
4 0,5
5 Envío de insumos adquiridos al hospital cliente. 9
6 Esperar 30 días hábiles para recibir el producto
adquirido.
720 96
7 Llegada de los insumos al hospital. 1 0,1
8 Recepción, verificación de los productos 1 0,1

9 Ingreso de insumos a los diferentes departamentos de
la empresa en salud.
2 0,2
10 Ingreso al inventario general de la institución. 1 0,1
11 Lavado, y uso de los insumos. 2 0,2
12 Almacenamiento de insumos médicos en el servicio. 1 0,1
TOTAL 746 100
4. Analice el diagrama del proceso y resuelva las inquietudes planteadas en la página 72
del libro citado. Desarrolle en Word el diagrama de la página 73 del libro, con un
ejemplo práctico de su trabajo.
¿QUE SE HACE?
La gestión y/o ubicación de los pacientes que se encuentran hospitalizados en las diferentes
IPS, prestadoras de la atención de los afiliados de la EPS.
¿POR QUÉ ES NECESARIA ESTA ETAPA?
Porque el insumo médico permite la atención optima y completa para el paciente.
¿DONDE DEBE REALIZARSE ESTA ETAPA?
Debe realizarse en el área de compras del hospital y en el área de ventas de La empresa,
teniendo en cuenta el brindar la información adecuada y precisa en cuanto a los mismos.
¿CUANDO DEBE REALIZARSE ESTA ETAPA?
Observar si los extractores funcionan y optimizan el tiempo en cada área que los utilice, se
realiza inmediatamente, semanal, mensual.
¿QUIEN DEBE REALIZAR EL TRABAJO?
Personal capacitado e idóneo con experiencia en lactancia materna, personal capacitado en
ventas y compras de insumos médicos y símiles, con altos estándares en puntualidad, calidad
y garantía.

¿COMO SE REALIZA LA ETAPA?
Se realiza con la mejor expectativa analizando la información y verificando que la compra de
estos insumos sea de la mejor calidad al cliente, realizando pagos, adquisiciones y demás
tramites tan pronto estos sean disponibles.
NOMBRE DE LA EMPRESA:IPS CLINICA VIDASALUD FECHA 20 DE MARZO 2018
PROCESO: EXTRACCIÓN DE LECHE MATERNA DEPARTAMENTO: LACTARIO
INTERVIENEN: AUX. LACTARIO
EMPIEZA: RECIBO PACIENTE DE ÁREA DE EXTRACCIÓN DE LECHE MATERNA TERMINA: Se
lleva a la central de esterilización
PREPARADO POR: ANDRÉS LUNA PERSONA O MATERIAL: PERSONA Horas %
N° DE
ACTIVI
DAD
DESCRIPCION DEL PROCEOS
ACTUAL: --------------------
PUESTO X
O
P
E
R
A
CI
Ó
N
T
R
A
S
P
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L
L
O
G
A
D
A
.
ACCI
ON
CAM
BIA
DA.
TIEMP
O
SIMPLI
FICADO
.
TIEMPO
SIMPLIFIC
ADO.
1 Recibo paciente en área de extracción de
leche materna
0.1
2 Se le da educación y capacitación de cómo
se maneja el área de extracción
0,1

3 Se le indica como lavarse las manos 0,1
4 Se le entrega gorro y tapabocas 0,1
5 Se conecta el kit estéril al extractor 0,1
6 Se le entrega el kit estéril a la mamá 0,1
7 Se enciende el extractor 0,2
8 Se deja funcionar media hora. 0,5
9 Se le retira a la mamá el kit sucio. 0,03
10 Se recoge el biberón con leche 0,03
11 Se lleva al proceso de lavado y desinfección 0,1
12 Se lleva a la central de esterilización 0,5
total 3:20 100
5. Realice el cuadro de resumen de la página 74 del libro citado.
DEPARTAMENTO: Servicios generales
SECCIÓN: Archivo
PROCEDIMIENTO: Tramite de solicitud y control de fotocopias
Procedimiento No.001
DESCRIPCIÓN ACTUAL PROPUESTO SIMPLIFICACIÓN
Cantidad de pasos 17 12 5
No. De cargos 4 3 1
No. De formatos 2 2
No. De informes 1 1
No. Registros de control 2 1 1

No. copias 1 1
CONCLUSIONES DEL TALLER
Relate los aspectos más importantes del tema
LO QUE DESAPRENDI LO QUE ME GUSTÓ EL USO PRÁCTICO QUE LE
DARÉ EN MI VIDA DIARIA Y
LABORAL
Todo lo relacionado con
la gestión por procesos
ya que esto me ayudara
en mi vida profesional y
laboral para empezar a
crear los procesos
necesarios que se
apliquen dentro y fuera
de la organización.
Que dentro de las clases
de una forma u otra pude
entender los temas
propuestos para empezar
a desaprender sobre los
conceptos de la gestión
por procesos.
Desde mi parte profesional lo
empleare para tener una buena
gestión de los procesos de la
organización y lo laboral que
poder implementarlo dentro de
mis funciones y de pronto
enseñarles a los demás
compañeros o por qué no a la
misma mesa directiva de la
organización.
Referencias
ACOSTA, Héctor Bernardo, Organización y Métodos, Edit. CUN
RUBEN SOLANO
Docente de Administración de Empresas- CUN
31389390093
Isidro_solano@cun.edu.co

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