Este documento presenta un análisis de la planeación, organización, dirección y control en el departamento de Centro de Cómputo de una facultad de medicina. Propone mejorar estos procesos administrativos mediante la implementación de objetivos, metas, funciones definidas, horarios y un sistema para dar seguimiento a solicitudes.

1. Maestría
Nombre:
Alfredo Humberto Escalante Godinez
Matrícula:
al02824643
Nombre del curso:
Fundamentos de administración
Nombre del profesor:
Armando López Sánchez
Módulo: Proceso administrativo:
organización, control y dirección
Actividad:
Evidencia 2- Proyecto final
Fecha:
05/10/2016
Bibliografía
Bernal Torres, C. A. (2007). Introducción a la administración de las
organizaciones. Naucalpan de Juárez: Pearson.
Facultad de Medicina. (2014). Manual de Organización. Culiacán Rosales:
Universidad Autónoma de Sinaloa.
Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de Administración casos y prácticas.
Distrito Federal: Trillas.
Ortíz López, K. A. (3 de Octubre de 2016). Comunicación personal. (A. H.
Escalante Godinez, Entrevistador)
Robbins, S. P., & Coulter, M. (2005). Administración. Naulcapan de Juárez:
Pearson Educación de México.
DESARROLLO
 Análisis de la planeación en la empresa (área)
El departamento de Centro de Cómputo no posee una planeación, pues
no se realizan juntas con el personal de la coordinación en donde se fijen
objetivos o metas a cumplir dentro de un periodo. De acuerdo a Robbins (2005)
la planeación es una función de la administración muy importante ya que permite
fijar metas y objetivos y encaminar la toma de decisiones al cumplimiento de
estas. La planeación va desde una planeación estratégica (alto mandos) hasta
la planeación operativa (gerentes de primer nivel).

2. Maestría
 Análisis de la organización en la empresa (área)
Figura 1. Organigrama de la Coordinación de Centro de Computo
(Facultad de Medicina, 2014)
El departamento de Centro de Cómputo se encuentra dividido en cuatro
áreas: el área de sistemas, el área de soporte técnico y redes y las dos áreas de
atención a usuarios (campus 1 y campus 2).
La estructura del departamento es eficiente, pues se encuentra
organizada de tal manera que respeta la especialización de trabajo, esto significa
que los empleados pertenecen a ciertas áreas, las cuales, les permiten
especializarse en determinados servicios, desempeñándolos de una mejor
manera y minimizando la tasa de errores.
 Análisis de la dirección y el liderazgo en la empresa (área)
En la coordinación de Centro de Cómputo se asignan las actividades
de acuerdo a las capacidades y habilidades de cada uno de los empleados,
preguntando de manera verbal lo que necesitan para el cumplimiento de dichas
actividades, garantizando que cuenten con el equipo o con los permisos
necesarios para desempeñar correctamente una actividad. Por otro lado, en este
departamento se motiva a su personal de trabajo otorgando permisos tales
como: pases de salida, pases de entrada o permisos de ausencia (Ortíz López,
2016).
Dentro la Coordinación de Centro de Computo no se cuenta con un
liderazgo informal, simplemente con el formal, es decir, las decisiones las toma
el Coordinador de Centro de Computo con estilo autocrático.
Coordinación de Centro de
Computo
Área de
sistemas
Área de soporte
técnico y redes
Atención a usuarios
Campus 1
Atención a usuarios
Campus 2

3. Maestría
 Análisis del control en la empresa (área)
En la Coordinación de Centro de Cómputo se cuentan con bitácoras
físicas para determinados servicios, por ejemplo, la bitácora de préstamo de los
laboratorios de cómputo y auditorios y la bitácora de las solicitudes de exámenes
en línea. Sin embargo, para el ofrecimiento de los demás servicios no se lleva
un control acerca de la cantidad, la tasa de errores o el nivel de satisfacción de
los usuarios.
Ante tal ausencia de control, las actividades realizadas de manera
semanal, quincenal o mensual no pueden ser comparadas respecto a otros
trimestres o años. Por lo cual dichos valores no son tomados en cuenta en la
realización de los quehaceres diarios. Recordemos que la función de control
consiste en monitorear los resultados y verificar que las metas sigan siendo
alcanzables.
Por otro lado, existen medidas de control para los empleados tales
como: checador, productividad bajo demanda y pendientes (Ortíz López, 2016).
En este caso, el checador permite verificar las asistencias, retardos o faltas de
los empleados, los cuales pueden abonar o restar a los permisos que puedan
solicitar, la productividad bajo demanda significa la cantidad de carga que se
tenga bajo un determinado periodo, es decir, dentro de la institución educativa
existen meses en los cuales hay más carga de trabajo que otros, lo cual permite
visualizar la cantidad de carga de trabajo de cada empleado y su productividad,
mientras que los pendientes son los trabajos que faltan por hacer de cada uno
de los empleados.
PROPUESTA DE MEJORA
 Comentarios acerca de las conexiones con otras áreas de la empresa:
La Coordinación de Centro de Cómputo se encuentra relacionada con
todos los departamentos y áreas de la Facultad de Medicina, pues su deber es
brindar soporte técnico respecto al equipo de cómputo y sistematizar los
procesos administrativos y académicos (Facultad de Medicina, 2014). Aunque

4. Maestría
dentro de este documento he decidido por seleccionar la relación existente con
tres departamentos.
Secretaria Administrativa: El departamento de Centro de Cómputo depende
de Secretaria Administrativa, a la cual básicamente le solicita los recursos
que necesita para operar de manera adecuada y le rinde cuentas sobre el
cumplimiento de determinadas actividades.
Secretaria de Comunicación, Vinculación y Extensión. El departamento
mantiene una comunicación bidireccional con esta secretaria, pues el
departamento de Centro de Cómputo es el encargado de administrar el sitio
oficial de la Facultad y debe de saber los avisos que se tienen que publicar
y para cuando se deben de publicar.
Coordinación de Internado: El departamento mantiene una comunicación
bastante corta con el Departamento de Internado, y es que, aunque el
departamento de Centro de Cómputo administra la bitácora de los médicos
internos de pregrado y la asignación de plazas, son eventos que solamente
suceden una vez al año.
 Evaluación de la estructura de organización de la empresa (área)
o Propuesta organigrama
El organigrama es eficiente y adecuado para el departamento, pues en
la Coordinación, las funciones básicas que se desempeñan están relacionadas
con tres áreas fundamentales: el área de sistemas (donde se planean y
desarrollan los sistemas de la Facultad de Medicina), el área de soporte técnico
y redes (donde se atienden todas las solicitudes relacionadas con el
mantenimiento, actualización o reparación de equipo de cómputo) y el área de
atención a usuarios (donde se elaboran oficios administrativos y se designan las
actividades para las demás áreas) (Facultad de Medicina, 2014). Recordemos
que una organización adecuada permite lograr lo que se desea, pues después
de saber ¿qué es lo que se desea lograr? se debe de contestar la pregunta
¿cómo hacerlo? (Münch Galindo, 2006), esto implica coordinar de manera
racional todas las actividades y recursos para el cumplimiento de los objetivos
(metas).

5. Maestría
o Explicar la integración de equipos/departamentos
Se sugiere implementar un sistema integral de los servicios que ofrece
el departamento de Centro de Computo, de tal manera que permita llevar un
control de los servicios solicitados por los demás departamentos y/o usuarios a
fin de que el área de atención a usuarios lo estuviera verificando y le diera
seguimiento al estado de cada una de las solicitudes para corroborar que las
actividades se estén llevando a cabo y de manera adecuada por cada una de las
áreas. Esto permitirá una comunicación y control eficaz entre las cuatro áreas
del departamento de Centro de Cómputo.
o Relevancia del liderazgo en la estructura
De acuerdo a Robbins (2005) es indispensable que cualquier gerente sea
líder, pues es necesario que el gerente sea capaz de influir en el desempeño de
sus subordinados, pues es a través de ellos que logrará alcanzar los objetivos
de la empresa. El rol interpersonal es fundamental dentro del Coordinador de
Centro de Computo, pues este rol permite guiar y servir como vínculo entre las
diferentes áreas o departamentos. Sin embargo, en la Coordinación de Centro
de Computo existe un estilo de liderazgo autocrático, lo cual significa que el líder
decide lo que se va a realizar y el personal se limita a realizar las instrucciones.
Sin embargo, considero que el tipo de liderazgo que debería de existir dentro de
la Coordinación debería de ser más democrático, esto significa que se debería
de consultar con el personal la viabilidad de ciertos proyectos o actividades.
o Flujos de comunicación
En la Coordinación de Centro de Computo existen flujos de comunicación
vertical y horizontal. Del tipo vertical, con la Secretaría Administrativa, pues es a
Secretaría Administrativa a quien se debe de reportar el cumplimiento de ciertas
actividades o recibir la orden para cumplirlas (ascendente y descendente). Por
otro lado, con los demás departamentos es del tipo Horizontal, pues a veces se
les comunica a los departamentos las fechas en que el servidor estará en
mantenimiento o las nuevas reglas para determinados servicios.

6. Maestría
o Compromiso de los miembros de la organización
En la Coordinación de Centro de Computo sólo existe motivación a través
de los permisos que se le otorgan al Personal. Sin embargo, es indispensable
que se implemente otro tipo de motivación como la: económica, el
reconocimiento o la asignación de actividades que impliquen retos para cada uno
de los trabajadores o áreas. Mantener motivados a los trabajos permitirá que se
sientas más comprometidos con el departamento y la organización.
 Propuesta de mejora donde se explican los aspectos que serán
mejorados y de qué forma se llevaría a cabo
Sugiero realizar una reunión en donde se definan los objetivos y metas del
Departamento a fin de que sean esos objetivos los que guíen la toma de
decisiones (Robbins, 2005). Por otro lado, es necesario fijar reuniones
quincenales a fin de generar retroalimentación que permita controlar y dar
seguimiento a que esos objetivos se puedan cumplir (Münch, 2006), pues
recordemos que la etapa de controlar implica: establecer estándares, medir
resultados, corregir y retroalimentar. Finalmente, considero indispensable que se
implemente un sistema que permitan procesar las solicitudes de los usuarios y/o
departamentos para que así la Coordinación de Centro de Computo pueda
brindar un servicio de mejor calidad.
OBJETIVOS Y CONCLUSIONES
OBJETIVO GENERAL
Formalizar un plan de trabajo que permita fijar metas y estrategias de
trabajo para alcanzarlas, así como disminuir la tasa de errores a través de la
implementación de las cuatro funciones básicas de la administración.

7. Maestría
CONCLUSIÓN DEL OBJETIVO GENERAL
Formalizar un plan de trabajo permitirá, en un primer momento,
establecer las metas que se deberán buscar alcanzar para así después tomar
las decisiones más adecuadas para lograr los objetivos planteados, de esta
manera se concientizará al personal acerca de los objetivos del departamento.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Establecer metas de trabajo por área.
Planificar es una función administrativa básica, lo que se busca con este
objetivo es determinar las metas que el departamento quiere alcanzar para así
poderlas cumplir.
 Definir funciones y establecer horarios para el desarrollo de actividades.
La organización permite especificar el cómo se van a llevar a cabo las
cosas, con este objetivo se busca definir las actividades que deberá hacer cada
persona así como establecer los horarios para que se realicen dichas
actividades.
 Implementar recompensas para el personal en función de su
productividad.
La motivación juega un papel muy importante dentro del liderazgo, pues
permite que el personal se sienta más comprometido con la institución, es por
ello, que se plantea este objetivo.
 Supervisar y dar seguimiento a las actividades para determinar el
porcentaje de errores por tipo de actividad.
Controlar es una función muy importante, es por ello que este objetivo
permitirá verificar si se sigue por el camino correcto para el cumplimento de las
metas o si existe una desviación.