Encuentro Nacional EPICO - Dirección de Planeación y Control de Gestión ICBF

IV ENCUENTRO NACIONAL DE
PLANEACIÓN Y CONTROL DE
GESTIÓN

Porque es necesario revisar lo que
estamos haciendo.
En el nivel nacional, desde la
Dirección de Planeación creemos
que nuestra labor en torno a la
gestión regional no la estamos
haciendo bien

Y porque algunos de ustedes
también consideran que no lo
estamos haciendo bien, que los
hemos dejado solos y que
nuestro acompañamiento es
débil

Y si nosotros no lo hacemos
bien…
¿Qué estará pasando con quien
depende de nosotros?

Por ello, queremos presentar,
discutir y construir un nuevo
enfoque e instrumentos para
posicionar y fortalecer los
equipos de planeación en las
regionales

Lo hacemos en el marco de la Estrategia EPICO
Estos 3 componentes
conforman el SIG, y este, junto a
la innovación y la gestión del
conocimiento conforman la
Estrategia EPICO,
Estos 3 componentes
conforman el SIG, y este, junto a
la innovación y la gestión del
conocimiento conforman la
Estrategia EPICO,

¿Cuál es la Visión Estratégica del Sistema?
Visualizamos un sistema
de gestión que busca
desde la innovación y la
mejora continua, que la
tarea más operativa del
ciclo PHVA hasta la más
estratégica nuestra y de
nuestros socios y
operadores tenga efectos
positivos en el bienestar
de los niños y de la
sociedad.

Por ello, esta construcción
colectiva se plantea en el marco
de EPICO, en el marco del ciclo
PHVA
Es una construcción colectiva
EPICA

Así que les damos una cálida
bienvenida…

¿CUÁL ES EL ROL DE LOS EQUIPOS
Y REFERENTES DE PLANEACIÓN EN
LAS REGIONALES Y CENTROS
ZONALES?

Un Rol Estratégico en la Regional
•Que apoya y coordina un proceso de PLANEACIÓN y
programación eficiente de la regional
•Que aporta técnicamente un HACER efectivo de los demás y
gestiona la información estratégica para la toma de
decisiones de la regional
•Que MONITOREA permanentemente y da alertas integrales,
oportunas y estratégicas
•Que lidera los procesos de innovación y MEJORA continua
•Que coordina la implementación de EPICO y dentro de él del
SIG de manera eficaz

Taller: Nuestro Rol Estratégico en
la Regional
1.En 5 grupos se discutirá cada elemento del rol
2.Cada grupo tendrá 30 minutos para responder 3
preguntas
3.Cada grupo presentará sus respuestas en 10 minutos

Taller: Nuestro Rol Estratégico en
la Regional
1.¿Cómo calificamos en promedio el cumplimiento de este
componente rol en nuestras regionales (De 1 a 10)?
2.¿Qué nos hace falta para lograr una calificación de 10?
3.¿Qué debemos hacer nosotros mismos en las regionales
para lograr esta calificación?

“P” DE UNA BUENA PLANEACIÓN

“P” de una Buena Planeación
El proceso de Planeación Efectivo en
una Regional del ICBF
•Programamos a tiempo y bajo un
criterio de realidad
•Participativo
•Puntual con los limites de tiempo
•Priorizamos
•Procedimientos y Productos claros
NUESTRO ROL. Soy el que apoya y coordina un proceso
de PLANEACIÓN y programación eficiente de la regional

“H” de un Buen Hacer
El Hacer Eficiente en una Regional del ICBF
•Hemos cumplido en tiempos y con la calidad
esperada
•Habilidades dispuestas para apoyar a otros
mediante asistencia técnica
•Hablamos y preguntamos cuando tenemos
dudas
•Habituamos a todos a gestionar la
información y a actuar en el marco del SGI
NUESTRO ROL. Soy el que aporta técnicamente un HACER
efectivo de los demás y gestiona la información estratégica
para la toma de decisiones de la regional

“V” de un Buen Verificar
El Verificar Permanente en una
Regional del ICBF
•Visibilizamos lo que no está
funcionando bien
•Velamos por que la información del
seguimiento sea oportuna y de calidad
•Veracidad en los datos
NUESTRO ROL. Soy el que MONITOREA permanentemente
y da alertas integrales, oportunas y estratégicas

ALERTAS A TIEMPO LA CLAVE DE
UN BUEN VERIFICAR

Alertas en la Gestión del ICBF
2 Voz o señal que avisa de un peligro: dar la alerta. alarma.
3 Situación en la que se debe vigilar o poner atención

Una alerta oportuna previene
riesgos….
Una alerta oportuna puede
salvar la vida de un niño…

¿Qué otros ejemplos tienen
ustedes?

“M” de un Buen Mejorar
La Innovación y Mejora Continua en
una Regional del ICBF
•Motivamos a que todos innoven para
solucionar problemas del día a día
•Movilizamos a los centros zonales
para vincularse
•Mostramos lo que otros hacen para
gestionar el conocimiento
NUESTRO ROL. Soy el que lidera los procesos de
innovación y MEJORA continua

PLANEACION Y CONTROL DE
GESTION

PROCESO DE PROGRAMACIÓN
DE MSyF 2014

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO (“P” de Planeación)
PROCESO 2012PROCESO 2012
Socialización del proceso
con Coordinadores de PyS
Socialización del proceso
con Coordinadores de PyS
Techos concertados con
las Direcciones
las Direcciones
Retroalimentación por
parte de las Regionales
Retroalimentación por
parte de las Regionales
Taller con Directores
Regionales para
socialización de la
programación
Taller con Directores
Regionales para
socialización de la
programación
Publicación de Techos
Presupuestales
definitivos
Presupuestales
definitivos
Ingreso de
información en el
SIM
Ingreso de
información en el
SIM
Decreto de
Liquidación inicial
Decreto de
11

DebilidadesDebilidades
Demoras en la definición de los gastos transversales en el nivel nacional.
Cambios constantes en las directrices emitidas por las áreas misionales.
La parte inicial del proceso se realizó en hojas de cálculo.
Poco tiempo para análisis (planeación) y retroalimentación de la información
por incumplimiento de tiempos en el nivel nacional y regional.
Debilidad en el acompañamiento por parte de los profesionales de la sede
nacional en la programación regional.
Los talleres con los Coordinadores de Planeación y Sistemas y Directores
Regionales fueron más informativos, que construcciones colectivas.
Problemas con los reportes en el SIM.
RESULTADOS 2012RESULTADOS 201211

Análisis de información
para establecer el techo
para establecer el techo
las Direcciones
las Direcciones
Registro SIMRegistro SIM Talleres
Macro-regionales
Talleres
Macro-regionales
Proceso Insumos Roles
Presupuestales
definitivos
Presupuestales
definitivos
InsumosInsumos
 Programación 2013 Actualizada y
seguimiento a la ejecución en SIM
 Ejercicio Regional Preliminar
anteproyecto 2014
 Programación 2013 Actualizada y
seguimiento a la ejecución en SIM
 Ejercicio Regional Preliminar
anteproyecto 2014
Roles
 Registro oportuno de la información de
las regionales en SIM
 Envío oportuno del ejercicio de
anteproyecto de presupuesto 2014 por
parte de las regionales
 Registro oportuno de la información de
las regionales en SIM
 Envío oportuno del ejercicio de
anteproyecto de presupuesto 2014 por
parte de las regionales
Análisis por parte de la
Dirección de Planeación y las
demás Direcciones de la Sede
Nacional
Análisis por parte de la
Dirección de Planeación y las
demás Direcciones de la Sede
Nacional
InsumosInsumos
Programación de metas sociales y
financieras 2014 asignada por la
Dirección de Planeación
Programación de metas sociales y
financieras 2014 asignada por la
Dirección de Planeación
InsumosInsumos RolesRoles
Ingreso oportuno de información
de las regionales en el SIM
(Techo asignado y necesidades
insatisfechas)
Ingreso oportuno de información
de las regionales en el SIM
(Techo asignado y necesidades
insatisfechas)
 Metas sociales y Financieras
asignadas.
 Reportes SIM
 Documentos justificación de
necesidades de las regionales
 Metas sociales y Financieras
asignadas.
 Reportes SIM
 Documentos justificación de
necesidades de las regionales
InsumosInsumos RolesRoles
Exposición de las regionales de
las necesidades insatisfechas en
los talleres macro-regionales
Exposición de las regionales de
las necesidades insatisfechas en
los talleres macro-regionales
Ajustes en el
aplicativo SIM
Ajustes en el
aplicativo SIM
Decreto de
Decreto de
PUBLICACIÓN
DE TECHOS
REGIONALES!
InsumosInsumos
Retroalimentación de
los talleres macro-
regionales
Retroalimentación de
los talleres macro-
regionales
RolesRoles
Techos definitivos
publicados por la
dirección de
planeación
Techos definitivos
publicados por la
dirección de
planeación
InsumosInsumos
Ingreso oportuno de
las regionales de los
ajustes aprobados
en sede nacional
Ingreso oportuno de
las regionales de los
ajustes aprobados
en sede nacional
PROPUESTA 2013PROPUESTA 201322

PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL
2013
Nuestro rol e instrumentos

Alinear las diferentes
directrices definidas por el
Gobierno Nacional en una
herramienta de gestión que
permita un monitoreo más
integral a los objetivos y
políticas institucionales
NUESTRO ROL

PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2010 – 2014
PROSPERIDAD PARA TODOS
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO 2010 – 2014
PROSPERIDAD PARA TODOS
Plan Estratégico Sectorial 2012-2014
(Tablero presidencial - SISMEG)
Plan Estratégico Sectorial 2012-2014
(Tablero presidencial - SISMEG)
Plan Indicativo Institucional 2011-2014
(Mapa estratégico)
Plan Indicativo Institucional 2011-2014
(Mapa estratégico)
Plan Gestión Integral 2013Plan Gestión Integral 2013
Plan de Acción integral - Decreto 2482 DAFP
66 metas a nivel nacional, 22 a nivel regional
Plan de Acción integral - Decreto 2482 DAFP
Plan de acción institucional
Plan de acción institucional
Metas adicionales de gestiónMetas adicionales de gestión
Otros compromisos a Nivel NacionalOtros compromisos a Nivel Nacional
Objetivos institucionales
1.Lograr la atención integral de alta calidad a la
Primera Infancia
2.Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger
a los niños, niñas y adolescentes
3.Lograr el bienestar de las familias colombianas
4.Ejecutar los recursos con la máxima eficiencia
y efectividad en la ejecución de los recursos
5.Incrementar la consecución de recursos
6.Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultados
Objetivos institucionales
1.Lograr la atención integral de alta calidad a la
Primera Infancia
2.Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger
a los niños, niñas y adolescentes
3.Lograr el bienestar de las familias colombianas
4.Ejecutar los recursos con la máxima eficiencia
y efectividad en la ejecución de los recursos
5.Incrementar la consecución de recursos
6.Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultados
Líneas de política
Decreto 2482 de 2012 – DAFP
1.Gestión Misional y de Gobierno
2.Transparencia, participación y servicio al
ciudadano
3.Gestión de Talento Humano
4.Eficiencia administrativa
5.Gestión Financiera
Líneas de política
Decreto 2482 de 2012 – DAFP
1.Gestión Misional y de Gobierno
2.Transparencia, participación y servicio al
ciudadano
3.Gestión de Talento Humano
4.Eficiencia administrativa
5.Gestión Financiera
ALINEACIÓN

Situación 2012
La herramienta que se definió para
medir gestión fue el Plan de Acción,
el cual solo respondía a las metas
establecidas en el Plan Indicativo
Institucional
Su monitoreo se realizó a través de
la herramienta SISPA que arrancó a
partir del 2012 para dar respuesta
a requerimientos de la Contraloría
y control del reporte de
información
DIAGNÓSTICO

2013
Con el Decreto 2482 de 2012 establecido por el
DAFP (líneas de política) se amplia la medición
de la gestión y se establecen metas adicionales
de gestión para una medición mas global
Las metas son definidas por cada una de
las áreas que son responsables de la
información
Su monitoreo se realizará a través de la
herramienta SISPA v II
PROPUESTA

Indicadores
Planes de
Gestión
Reporte
Verificación y
control
Análisis
Formulación Monitoreo
NivelNacional
Áreas
Dir.
Planeación
Definición de
indicadores y
construcción de HV
con parámetros de
medición
Definición de
indicadores y
construcción de HV
con parámetros de
medición
Definición de
actividades y
presupuesto para cada
meta establecida
Definición de
actividades y
presupuesto para cada
meta establecida
Acompañamiento a las
áreas en la definición
de indicadores y de
construcción de HV.
Construcción y
publicación de tablero
de control
Acompañamiento a las
áreas en la definición
de indicadores y de
construcción de HV.
Construcción y
publicación de tablero
de control
Construcción de los
Planes con las metas y
parámetros definidos
por las áreas y
definición de
metodología de
medición
Construcción de los
Planes con las metas y
parámetros definidos
por las áreas y
definición de
metodología de
medición
Consolidación y
reporte de la
información a nivel
nacional y regional de
indicadores. Reporte
de información a nivel
nacional en SISPA
Consolidación y
reporte de la
información a nivel
nacional y regional de
indicadores. Reporte
de información a nivel
nacional en SISPA
Registro de
información de
indicadores remitida
por las áreas en el
SISPA
Registro de
información de
indicadores remitida
por las áreas en el
SISPA
Revisión de
información con
diferentes fuentes
(contratación,
presupuesto, etc.)
Revisión de
información con
diferentes fuentes
(contratación,
presupuesto, etc.)
Consolidación
Consolidación de
Información reportada
a nivel regional y
establecer dato
nacional
Consolidación de
Información reportada
a nivel regional y
establecer dato
nacional
Análisis de
comportamiento de
indicadores,
presupuesto y
actividades definidas
en SISPA a nivel
nacional
Análisis de
comportamiento de
indicadores,
presupuesto y
en SISPA a nivel
nacional
Análisis del
comportamiento
nacional y
presentación de
reportes
Análisis del
comportamiento
nacional y
presentación de
reportes
Revisión de
información y
generación de alertas
por oportunidad,
calidad y resultados
obtenidos
Revisión de
información y
generación de alertas
por oportunidad,
calidad y resultados
obtenidos
Actualización y
publicación del tablero
de control en cada una
de sus metas
Actualización y
publicación del tablero
de control en cada una
de sus metas
Indicadores
Planes de
Gestión
Reporte
Verificación y
control
AnálisisConsolidación
NivelRegional
Reporte de avance de
presupuesto y
en SISPA
Reporte de avance de
presupuesto y
en SISPA
Análisis de
comportamiento de
indicadores,
presupuesto y
en SISPA
Análisis de
comportamiento de
indicadores,
presupuesto y
en SISPA
Revisión y corrección
de inconsistencias de
información para
reporte a Sede
Nacional.
Revisión de tablero de
control actualizado
para reporte de
inconsistencias a la
Sede
Revisión y corrección
de inconsistencias de
información para
reporte a Sede
Nacional.
control actualizado
para reporte de
inconsistencias a la
Sede
Consolidación de
información de centros
zonales
Consolidación de
información de centros
zonales
control formulado a
nivel regional y reporte
de inconsistencias a las
áreas dueñas de la
información para
ajustes del tablero
control formulado a
nivel regional y reporte
de inconsistencias a las
áreas dueñas de la
información para
ajustes del tablero
Revisión de PGI
formulado y reporte
de inconsistencias a la
Sede Nacional para
ajustes de la
herramienta
Revisión de PGI
formulado y reporte
de inconsistencias a la
Sede Nacional para
ajustes de la
herramienta
DEFINICIÓN DE ROLES 2013

2014
Construcción del tablero de control entre octubre y
diciembre de 2013:
•Socialización guía de construcción de indicadores
•Identificación de indicadores
•Construcción de hojas de vida
Publicación del Plan de gestión
Integral e inicio de monitoreo a
partir de enero 2014
Monitoreo a través de la herramienta en construcción
con la Dirección de Tecnología que integra el SISPA v. II
y el módulo SPR del SIM
PROPUESTA

METODOLOGÍA DE DISCUSIÓN
ENCASILLATE

objetivo: construir entre todos un proceso de programación de msyf y de plan de
gestión integral.
Diligenciar por grupos la matriz propuesta
Identifique las tres dificultades que el grupo considere más relevantes y escríbalas en las
fichas (una dificultad por ficha)
Proponga posibles soluciones a las tres dificultades identificadas (una solución por ficha)
Estas irán a la plenaria
Reglas de Juego:
1.Hacer aportes constructivos sobre las propuestas.
2.Seguir la metodología de formulación de dificultades y soluciones
3.Apagar los celulares
Tiempo estimado: 2 horas
IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y CONTROL
DE GESTION
RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS11

PROGRAMACIÓN DE METAS SOCIALES Y FINANCIERAS
PROCESO
DIFICULTAD
IDENTIFICADA
SOLUCIÓN
PROPUESTA
¿QUIÉN ES EL
RESPONSABLE DE LA
SOLUCIÓN PROPUESTA?
¿A QUÉ ME
COMPROMETO?
Análisis de
información para
establecer el
techo
Concertación de
techos con las
Direcciones
Registro SIM
Ejemplo…
DE GESTION
MATRIZ DE REGISTROMATRIZ DE REGISTRO22

 Redacte cada dificultad (percibida) como una condición negativa (no ambigua).
 Identifique únicamente las dificultades existentes, no dificultades posibles o potenciales.
 Una dificultad no es la ausencia de una solución -es un estado existente negativo.
Ejemplo:
No es correcto: No hay pesticidas
Correcto: La cosecha es destruida por plagas
 Cuando seleccione las tres dificultades que va a llevar a la plenaria, escriba una dificultad
por tarjeta
DE GESTION
¿CÓMO REDACTAR LAS DIFICULTADES PERCIBIDAS?¿CÓMO REDACTAR LAS DIFICULTADES PERCIBIDAS?33

 Redactar cada solución (propuesta) como una condición positiva (no ambigua).
 Escribir solamente una solución por tarjeta.
 Ser innovadores y creativos. Tener en cuenta las siguientes preguntas guía:
 ¿Qué cambios de prácticas o actitudes son requeridos, deseados y factibles?
 ¿Qué cambios son deseables desde el punto de vista de los niveles de decisión?
¿Desde la coordinación? ¿Desde las otras áreas? ¿desde la regional?
 ¿Qué capacidades y recursos (actuales y potenciales) tenemos para llevar a buen
término la solución propuesta?
 ¿Quiénes son los actores internos y externos que pueden afectar positiva o
negativamente el desarrollo de la propuesta?
DE GESTION
¿CÓMO REDACTAR LAS SOLUCIONES PROPUESTAS?¿CÓMO REDACTAR LAS SOLUCIONES PROPUESTAS?44

Tener en cuenta las siguientes preguntas orientadoras:
¿De quién depende que se ejecute exitosa y oportunamente la solución propuesta?
¿A qué me comprometo?
¿Cuándo debe llevar a cabo las acciones?
¿Qué necesita para cumplir su labor?
¿Con quién puede contar para ello y cuál va a ser el nivel de participación de cada uno?
DE GESTION
¿CÓMO DEFINIR LOS RESPONSABLES?¿CÓMO DEFINIR LOS RESPONSABLES?55

 Pegue sus fichas en el tablero.
 Si encuentra alguna solución afín a la suya pegue su ficha justo al lado.
 Presente brevemente sus resultados.
 Analice detalladamente los resultados presentados, ¿considera que está
pendiente por tratar algún aspecto? Expóngalo brevemente.
PLENARIAPLENARIA66
DE GESTION

 Crear 6 mesas de trabajo.
 Organizarse por el numero que aparece en la escarapela.
 Entrega de matrices.
 Trabajo en equipo (30 minutos).
 Plenaria cada equipo tiene (10 minutos) total (60 minutos)
 Conclusiones
¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?77
DE GESTION

1. ¿Qué son las metas sociales?
Las metas sociales son una herramienta de seguimiento que le permite al
ICBF llevar el control de la población atendida en las modalidades de atención
según el presupuesto asignado y los recursos efectivamente ejecutados, y
realizar análisis de cobertura a nivel nacional, regional y centro zonal.

2. Importancia de las metas sociales y financieras
Flujo de Información
• Consolidado MS
• Control de operación
• Indicadores
• Plan de Gestión Integral
• SISMEG
• SPI
• Fichas de información
• Información APP
• Informes Sectoriales
• Rendición de Cuentas
• Programación MS
• …

3. Estructura del registro de Información
Centros
zonales
Recolección y registro de
información en el SIM
Regionales
Validación y
consistencia de la
información
Grupo de
estadística
Direcciones
misionales
Reporte información
Reporte de metas
sociales y financieras
Análisis y
Consolidación
DIFUSIÓN

4. Reporte de metas Sociales y financieras

Anexo 1. Programas que se reportan
desde la sede nacional
1. Desayunos Infantiles con Amor (DIA)
2. Familias con Bienestar
3. Unidades Móviles (Fuente RUB))
4. OPSR
5. Conferencia episcopal
6. Convenios especiales
7. CAIVAS
Se está adelantando el proceso de unificar rutas de información, que
permita el reporte desde la fuente primaria. El propósito es garantizar
la unicidad de la información, con una ruta única de reporte, en
tiempos predeterminados y eliminación de formatos innecesarios.

Anexo 2. Instrucciones del registro
• El plazo de registro de información corresponde a los primeros 10 días
calendario. El SIM será cerrado en la fecha correspondiente, y con esta
información se realizarán los reportes y cálculo de indicadores. Las
correcciones a la base aplican durante los 2 siguientes días posteriores a la
publicación de metas sociales.
• Para cumplir con el plazo estipulado recomendamos a los Coordinadores
de Planeación y Sistemas, realizar el cierre a los centros zonales 2 días
antes de cumplirse este término; el propósito es revisar que la
información reportada sea consistente con la programación inicial y las
adiciones respectivas que se hayan realizado en las diferentes
modalidades.
• En el transcurso del año no se recibirán correcciones en la información
que tengan más de un mes de atraso, por ejemplo la corrección de un
registro de marzo no podrá ser cambiado en el mes de Junio, sino hasta el
mes de mayo.

“H” DE UN BUEN HACER
Registro de Beneficiarios y
Focalización

Registro de Beneficiarios
• RESULTADOS 2012 – REGISTRO DE BENEFICIARIOSRESULTADOS 2012 – REGISTRO DE BENEFICIARIOS
• Recolección de información de beneficiarios atendidos 98%
• Cargue de información a la base de datos 82%
No estamos identificando a todos los beneficiarios que atendemosNo estamos identificando a todos los beneficiarios que atendemos
11

• Registro de Beneficiarios 2012Registro de Beneficiarios 201211
ÁREAS MISIONALES DIR. DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
GESTORES DE DATOS “ZONAL/REGIONAL” OPERADOR
DEFINIR INSTRUMENTOS
DE RECOLECCIÓN
ENTREGAR INSTRUMENTOS DE
RECOLECCIÓN AL OPERADOR
RECIBIR Y VERIFICAR DE CALIDAD
DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA
POR EL OPERADOR
CARGAR LA INFORMACIÓN AL
NIVEL NACIONAL
RETROALIMENTAR
INSTRUMENTOS Y MODELOS
DE RECOLECCIÓN
GESTIONAR PARA LA
CONSECUCIÓN DE LOS
REGISTROS
PROCESAR LA INFORMACIÓN
GENERAR REPORTES
ANALIZAR REPORTES
REGISTRAR INFORMACIÓN DE
BENEFICIAROS
CORREGIR INCONSISTENCIAS
REPORTADAS
DETECTAR INCONSISTENCIAS
PUBLICAR INFORMACIÓN
DEFINITIVA
Responsable de la Información:Responsable de la Información:
Dirección de TecnologíaDirección de Tecnología

• PROPUESTA 2013 – 2014PROPUESTA 2013 – 201422
ÁREAS MISIONALES DIR. DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE
GESTIÓN
OPERADOR
DISEÑAR Y CAPACITAR EN
LOS SISTEMAS E
INSTRUMENTOS DE
RECOLECCIÓN
VERIFICAR LA CALIDAD
DE LA INFORMACIÓN
REPORTADA
GENERAR REPORTES
PROPORCIONAR LOS SISTEMAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
DAR SOPORTE TÉCNICO
ANALIZAR REPORTES
REGISTRAR INFORMACIÓN DE
BENEFICIAROS
CORREGIR INCONSISTENCIAS
REPORTADAS
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN REGIONAL
DAR SOPORTE TÉCNICO
APOYAR EN CAPACITACIONES
REQUERIDAS
Responsable de la Información:Responsable de la Información:
Direcciones MisionalesDirecciones Misionales
GESTIONAR LA CONSECUCIÓN DE LOS REGISTROS
VALIDAR INFORMACIÓN
Y PUBLICAR REPORTES
CONSOLIDADOS

 Rol de Planeación y Control de Gestión:
Analizar los informes de avance en el registro de beneficiarios por cada servicio,
frente a las metas sociales.
Dar alertas sobre concurrencias y extraedad.
 Compromisos Regional y Planeación:
Envío de bases de datos y reportes de manera oportuna (mensual)
Retroalimentación a los Directores Regionales en los informes que se generen, que
permitan identificar causas y oportunidades de mejora (mensual).

Focalización
• RESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓN
• Población identificada que cumple con criterios de focalización 72%
11
Modalidad
BD RUB CARGADOS
31-12-2012
UNIDOS SIPOD SISBEN
Total General 5.772.694 763.828 653.110 3.189.814
Primera Infancia 1.766.756 148.047 188.512 1.143.844
Nutrición 124.729 15.094 16.779 74.573
Niñez y Adolescencia 3.381.822 414.456 264.937 1.601.308
Familias y Comunidades 256.133 106.577 44.031 211.334
Protección 243.254 79.654 138.851 158.755

Focalización
• RESULTADOS 2012 – INSUMOS DE FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – INSUMOS DE FOCALIZACIÓN
No estamos atendiendo a todos los que requieren nuestra atenciónNo estamos atendiendo a todos los que requieren nuestra atención
11
Enviado Buscado Encontrado Vinculado
Primera Infancia 860.554 146.509 98.248 92.158
Generaciones con Bienestar 554.896 39.681 19.281 6.649
Familias 113.000 95.967 78.806 71.917

Focalización
• RESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓNRESULTADOS 2012 – FOCALIZACIÓN11
Debilidades en el proceso:
No se enviaba de forma oportuna las bases de datos para focalización (Insumos)
Bases de datos desactualizadas o con información faltante
Falta de recursos para realizar búsqueda activa
Frecuentes quejas de la población sobre los puntos de corte del SISBEN.

Focalización
• PROPUESTA 2013 – 2014.PROPUESTA 2013 – 2014.22
• Se modificaron los puntos de corte de SISBEN, ampliando el rango y unificando con
régimen subsidiado.
• Los operadores son los responsables de llevar a cabo el proceso de focalización,
durante la prestación del servicio.
• Se trabaja en procedimientos con los cogestores de la Red UNIDOS para articular
acciones en territorio y mejorar calidad de datos.
 Retos a enfrentar: Vinculación efectiva de beneficiarios focalizados en
la vigencia.
 Rol del equipo regional: Brindar soporte a los operadores para la aplicación
de los criterios de focalización.
Dar las alertas sobre dificultades con las bases de
datos y articulación en territorio.

Focalización
 Rol de Planeación y Control de Gestión:
Asistencia técnica sobre la aplicación de los criterios de focalización.
Analizar los informes de avance en focalización, concurrencias y extraedad.
 Compromisos Regional y Planeación:
Envío de bases de datos y reportes de manera oportuna (mensual)
Retroalimentación a los Directores Regionales en los informes que se generen, que
permitan identificar causas y oportunidades de mejora (mensual).

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Objetivo: Presentar los resultados alcanzados y los retos frente a la administración del riesgo
premisa:
La gestión de Riesgos no es un fin en si mismo, debe aportar a la prevención de la
vulneración y al restablecimiento de los niños niñas y adolescentes

Antecedentes de la Administración
de Riesgos
1. Se ha fortalecido la cultura y conocimiento de la administración
del riesgo (lo que se ha hecho y lo que no se ha hecho)
2. La guía de riesgos ha sufrido 5 modificaciones en menos de dos
años
3. Diferentes teorías para administración del riesgo4. Se definió una única metodología para efectuar el proceso de
gestión del riesgo 2012
5. Se emprendió una aproximación a la cultura de la AP

Resultados en el 2012
1. Se identificaron 80 Riesgos del eje de calidad
2. Las Regionales reportan 20 mapas con 53 Riesgos y los centros
zonales deben reportan a la Regional 15 mapas con 36 Riesgos.
3. Se efectuaron dos valoraciones la primera corte Junio y la segunda
corte Diciembre de 2012 en todos los niveles.
4. Se alcanzó un 77% corresponde a 4416 actividades planificadas y se
cumplieron aproximadamente 3400

Mas resultados del 2012
1. Los controles operacionales fueron definidos desde Gestión
Administrativa 54 actividades y 31 actividades desde Gestión
Humana.
2. Los tipos de riesgos del eje SySO identificados en el ICBF son
básicamente 8: Locativo, ergonómico, físico, químico, biológico,
eléctrico, otros riesgos, psicosocial
3. De acuerdo con los resultados se determinó que el riesgo
psicosocial por exceso de carga laboral y psicológica y el riesgo
locativo por el considerable deterioro de las instalaciones, son los
más relevantes.

Mas resultados del 2012
1. Se clasificaron los riesgos del eje ambiental en 5 tipos:
(Meteorológicos /Climáticos, Geofísicos, Antropogénicos/Naturales
y Biológicos
2. Se definieron 234 Planes de Respuesta ante Emergencias
ajustados con vinculación riesgo ambiental
3. Apropiación de 400 millones de pesos para la formulación de los
Planes de Manejo de Residuos Sólidos en las 33 Regionales y en la
Sede de la Dirección General
4. Integración y articulación con el Sistema Nacional de Prevención
y Atención de Desastres SNPAD,

10 Retos propuestos para el 2013
1. Que la Gestión de riesgos contribuya al logro de los objetivos y
la misión y visión institucional. Hacer parte de la toma de
decisiones
2. Realizar el análisis del contexto interno y externo de cada proceso,
3. Ser críticos frente al riesgo identificado vs la definición –
INCERTIDUMBRE.
4. Cuantificar o cualificar las consecuencias5. Los criterios del riesgo deben ser revisados en función de las
causas y consecuencias
6. El tratamiento debe establecerse a la luz del ciclo PHVA y revisarse
mensualmente
7. El tratamiento debe establecerse considerando la asignación de
recursos
8. Trabajo conjunto partes interesadas para la valoración de riesgos y
tratamiento
9. Valorar los riesgos de corrupción en los diferentes
macroproceso y procesos
10. Definir un sistema de administración integral de riesgos y un
sistema de información que facilite su seguimiento.

Control Operacional
Eje S&SO y Ambiental
CONTROL OPERACIONAL
S&SO y AMBIENTAL
Determinar
operaciones
y actividades
asociados a
peligros
Compra de
bienes
Equipamiento
y Servicios
Gestión
riesgos,
Aspectos
Ambientales
Coherencia
políticas SYSO -
Ambiental
Prevención
contaminación
Mejora
Continua
Asegurar
cumplimiento
de requisitos
legales
Lograr
objetivos
y metas

Articulación
Control Operacional
Eje S&SO

• Vinculación y seguimiento clausulas EPICAS
(en los 4 ejes)
•Implementación de los 34 Planes de Gestión
Ambiental y 235 Planes de Preparación y
Respuesta Ante Emergencia
•Desarrollo de los planes de mantenimiento y
de intervención de infraestructura en general.
•Realización de Inspecciones de seguridad
•Apropiación recursos para la formulación de
los Planes de Manejo de Residuos Sólidos en
las 33 Regionales y en la Sede de la Dirección
General
•Aprobación de recursos para contratación de
Profesionales SYSO y Ambiental en las
Regionales.
•Formulación de NC, AC y AP al Sistema
Integrado de Gestión
ANTECEDENTES

•Aplicación, reporte y seguimiento de los
indicadores e instrumentos de medición.
•Cumplimiento de los cronogramas de
ejecución del PGA.
•Realización Revisión por la Dirección del
Sistema Integrado de Gestión.
•Matrices de Evaluación Control Operacional
y de análisis de las actividades requeridas
para el cumplimiento normativo ambiental
Regionales certificadas
•Matrices diagnóstico inicial manejo
residuos sólidos y sustancias químicas
Regionales certificadas
•Matrices de riesgos eje SYSO y Ambiental
para la Sede de la Dirección General, 33
Regionales y 201 Centros Zonales.
•Seguimiento y supervisión de Proyectos de
Construcción, Adecuación, Mantenimiento y
Remodelación Mantenimiento del Parque
Automotor, Baja Definitiva de Bienes
Inservibles y de Bienes por Remates o
Subastas Publicas
ANTECEDENTES

MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
TODEROS PAIS
MANTENIMIENTO, REMODELACIÓN
ADECUACIÓN INFRAESTRUCTURA
OPERADOR
REACCIÓN
INMEDIATA
1 2
3 4
CONTRATO DE
FERRETERIA INTERVENCIONES
PROPUESTAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

20132013 2014
5 2
2013 2014
12 0
2013 2014
29 0
CENTROS ZONALES A INTERVENIR
2013 - 2014

20132013 2014
2 0
2013 2014
11 0
2013 2014
8 0
REGIONALES Y SEDE DIRECCIÓN GENERAL
A INTERVENIR – 2013 Y 2014
Algunas áreas que
requieren intervención no
se encuentran
contempladas

CONTROLES PROPUESTOS GESTIÓN HUMANA

EJE ROL-CARGO DESCRIPCIÒN PRODUCTO
AMBIENTAL Profesional
EPICO
Revisión y Ajuste de
matrices de riesgos
ambientales
Matrices de
Riesgos
AMBIENTAL Profesional
EPICO
Seguimiento y
cumplimiento en la
entrega de
cronograma de
implementación
Ejecución Planes de
Gestión Ambiental e
indicadores
establecidos
Cronograma de
Ejecución Planes
de Gestión
Ambiental Regional
Indicadores
AMBIENTAL
Y SYSO
Profesional
EPICO
Asesorar, Reportar y
Hacer seguimiento a las
AC y AP ambiental y
SYSO y de reporte
establecidos y mejora
en la calidad de la
información
ISOLUCION
ROL DEL EPICO

METODOLOGÍA DE
DISCUSIÓN
ENROLATE

IV ENCUENTRO NACIONAL DE PLANEACION Y
CONTROL DE GESTION
• DINÁMICADINÁMICA11
Objetivo:
Proponer mejoras a los procesos de Calidad; Gestión Ambiental ; Seguridad y Salud
Ocupacional ; Seguridad
Enunciado:
Cada uno aporta, todos cooperamos, el lugar es ACA, el momento… AHORA
Por eso ENROLATE !!!!
Tiempo estimado: 2 horas

CONTROL DE GESTION
• ¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?¿CÓMO NOS ORGANIZAMOS?22
Grupo AGrupo B
Rol Sede
Nacional
Rol Centro
Zonal
Rol
Regional
“Conciencia”

CONTROL DE GESTION
• ROLESROLES33
Personaje Función Observaciones
Conciencia Observador /compilador De carácter analítico y propositivo
Sede Nacional Descripción/proposición sobre
que se hace?/que se debería
hacer?
De carácter descriptivo y
argumentativo
Regional Descripción/proposición sobre
hacer?
argumentativo
Centro Zonal Descripción/proposición sobre
hacer?
argumentativo

CONTROL DE GESTION
• REGLAS DEL JUEGOREGLAS DEL JUEGO44
 Organización y Definición de Roles (5 minutos)
 Construcción de las escenas (15 minutos).
 Presentación de la escena por subgrupo ( 7 min x 6 subg= 45 minutos).
 Consolidación de los hallazgos y propuestas (10 minutos).
 Socialización de Informes (5 minutos x Conciencia= 30 minutos)
 Retroalimentación (10 minutos)

Registro de Beneficiarios y
Focalización

Responsable del registro
(diseño, recolección,
estrategias, seguimiento)
Registro como parte de la
operación del programa
Sistemas Rub OnLine,
“Cuéntame”, Generaciones
con Bienestar
Subdirección de operación y
equipos de sistemas del
área misional
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y
TECNOLOGÍA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y
CONTROL DE GESTIÓN
Análisis, seguimiento y
validación de datos,
generación de reportes,
retroalimentación y asesor
metodológico.
Acompañamiento
permanente a Misionales y
Consulta de bases de datos.
Sistema Cuéntame, Bases de
referencia, MSyF.
Grupo de Estadística y
Gestión de Información
Desarrollo de sistemas de
información, soporte técnico
del sistema y procesamiento
masivo.
Requerimientos áreas
misionales y Dirección de
Planeación.
Recursos tecnológicos.
Casa de software, analistas,
mesa de ayuda, Equipo
sistemas Integrados.
Rol:Rol:
Cómo:Cómo:
Con qué:Con qué:
Quienes:Quienes:
Sede Nacional
ÁREAS MISIONALES

ÁREAS MISIONALES
COORDINADORES DE
PLANEACIÓN Y SISTEMAS
reportada por la Sede
Nacional y retroalimentación
al Director Regional,
misionales.
Registrar contratos, entidades
contratistas, e información del
representante legal, seguimiento
a la calidad, oportunidad del
dato, brindar soporte al
operadores y generar alertas
funcionales del sistema.
Seguimiento al sistema y
comunicación directa con el
operador y el área misional en
sede nacional.
Sistema y herramienta de
seguimiento diseñadas por las
misionales.
Regional
ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA EN REGIONAL
Rol:
Cómo:
Con qué:
Quienes:
OPERADOROPERADOR
Registrar información
de Unidades de
Servicio, beneficiarios y
talento humano.

Focalización
Cantidad
de Cupos a
liberar
Cantidad
de Cupos a
liberar
Cuantificar
Potenciales
beneficiarios
a vincular
Cuantificar
Potenciales
beneficiarios
a vincular
Qué queremos

Focalización
• Sede Dirección General: Emite Directrices de focalización como parte del proceso
Direccionamiento Estratégico
Se incorporan en manuales operativos de cada programa
• Insumos de focalización: Primera Infancia
Se envían a la regional y se entregan a operadores
Los operadores devuelven el archivo con columnas de seguimiento diligenciadas
Se consolida a través de los enlaces de primera infancia
Rol de Planeación y Sistemas: Asesoría y asistencia técnica en la aplicación de los criterios
de focalización.
• Se realiza seguimiento a través de huellas y cruce de bases de datos en la Dirección
General
• Con el Registro de Beneficiarios en la vigencia 2013, en septiembre se prepararan los
insumos para 2014 antes de vincular a los nuevos beneficiarios.

RUTAS Y LISTAS DE CHEQUEO
PARA IMPLEMENTACIÓN
DEL SISTEMA INTEGRADO

Visualizamos un sistema de gestión que busca desde la innovación y la
mejora continua, que la tarea más operativa hasta la más estratégica
nuestra y de nuestros socios y operadores tenga efectos positivos en el
bienestar de los niños y de la sociedad.

1. SE DISEÑO, APROPIO Y POSICIONÓ
UNA ESTRATEGIA CON UN OBJETIVO
CLARO1. SE DISEÑO, APROPIO Y POSICIONÓ
UNA ESTRATEGIA CON UN OBJETIVO
CLARO
3. RENOVAMOS EL CERTIFICADO DE
CALIDAD A TODAS LAS REGIONALES Y
OBTUVIMOS PARA 15 AMBIENTAL,
S&SO Y SGSI
3. RENOVAMOS EL CERTIFICADO DE
CALIDAD A TODAS LAS REGIONALES Y
OBTUVIMOS PARA 15 AMBIENTAL,
S&SO Y SGSI
2. DISEÑAMOS, DOCUMENTAMOS
E IMPLEMENTAMOS EL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
2. DISEÑAMOS, DOCUMENTAMOS
E IMPLEMENTAMOS EL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN

Sin embargo, debemos analizar 7 cosas que nos
están doliendo en nuestra gestión y en la
implementación del SIG•Tenemos muchas dificultades operativas, de articulación, de
comunicación, de oportunidad, de calidad, de retroalimentación……,
en la implementación del sig.•Tenemos muchas dificultades operativas, de articulación, de
comunicación, de oportunidad, de calidad, de retroalimentación……,
en la implementación del sig.
•No hacemos un seguimiento articulado a la implementación del
sistema
•No hacemos un seguimiento articulado a la implementación del
sistema
•Tenemos muchos documentos y herramientas construidas dentro
del sistema, pero su implementación y las acciones definidas no han
sido efectivas
•Tenemos muchos documentos y herramientas construidas dentro
del sistema, pero su implementación y las acciones definidas no han
sido efectivas
•No hemos logrado articular los roles con lo demás actores en el
proceso de implementación
•No hemos logrado articular los roles con lo demás actores en el
proceso de implementación
•No evidenciamos mejora a los procesos o no las reportamos,
tenemos procedimientos que nos afectan la operación del ICBF
•No evidenciamos mejora a los procesos o no las reportamos,
tenemos procedimientos que nos afectan la operación del ICBF
•Nos dedicamos a diligenciar matrices y generamos reproceso en su
diligenciamiento
•Nos dedicamos a diligenciar matrices y generamos reproceso en su
diligenciamiento
•No realizamos análisis para la mejora de los procesos de toda la
información que generamos
•No realizamos análisis para la mejora de los procesos de toda la
información que generamos

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO EN INNOVACIÓN
Grupo AdministrativoGrupo Administrativo
Grupo de Planeación y
Sistemas
Grupo de Planeación y
Sistemas
Ruta Integrada de ImplementaciónRuta Integrada de Implementación
Trabajando Articuladamente con los
Grupos Regionales y Centros Zonales
Trabajando Articuladamente con los
Grupos Regionales y Centros Zonales

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO EN INNOVACIÓN
Ruta Integrada de ImplementaciónRuta Integrada de Implementación
11 Sensibilización y CapacitaciónSensibilización y Capacitación 44
Racionalización y Mejora de ProcesosRacionalización y Mejora de Procesos
Modelo de Innovación y Reporte de BitácorasModelo de Innovación y Reporte de Bitácoras
33 Auditorías InternasAuditorías Internas 11
44 Monitoreo por la Alta DirecciónMonitoreo por la Alta Dirección 22
22 ImplementaciónImplementación 4242 1010
77 55 1010 1010
Re = (SIAM)Re = (SIAM)
R IR I

ROL PROFESIONAL EPICO EN LA REGIONAL
1. Comunicar y apropiar toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión en la
Regional y Centros Zonales.
1. Comunicar y apropiar toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión en la
Regional y Centros Zonales.
2. Coordinar y articular con los responsables de los Macro procesos a nivel Regional y
Zonal, la generación e implementación de servicios no conformes, acciones
correctivas y preventivas
2. Coordinar y articular con los responsables de los Macro procesos a nivel Regional y
Zonal, la generación e implementación de servicios no conformes, acciones
correctivas y preventivas
3. Capacitar en la Regional y Centros Zonales a los responsables de los Macroprocesos y
Procesos en el levantamiento, análisis y administración de los riesgos del sistema de
gestión integral – Trabajar los riesgos de calidad
3. Capacitar en la Regional y Centros Zonales a los responsables de los Macroprocesos y
Procesos en el levantamiento, análisis y administración de los riesgos del sistema de
gestión integral – Trabajar los riesgos de calidad
4. Construir con los responsables de los procesos la información requerida para la
Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión
4. Construir con los responsables de los procesos la información requerida para la
Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión
5. Revisión y Ajuste de matrices de Aspectos e Impactos y verificación de Requisitos
Legales
5. Revisión y Ajuste de matrices de Aspectos e Impactos y verificación de Requisitos
Legales

ROL PROFESIONAL EPICO EN LA REGIONAL
6. Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación
Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos.
6. Seguimiento y cumplimiento en la entrega de cronograma de implementación
Ejecución Planes de Gestión Ambiental e indicadores establecidos.
7. Analizar la información regional, identificar procesos críticos, buscar e implementar
procesos de racionalización y mejora.
7. Analizar la información regional, identificar procesos críticos, buscar e implementar
procesos de racionalización y mejora.
8. Implementar el modelo de innovación8. Implementar el modelo de innovación

• RETOS 2013.RETOS 2013.33
Por último, a que nos vamos a comprometer este
año………
De por Dios, no llenemos más
matrices……………….ni hagamos más planes
Hagamos operar eficientemente esta entidad con
las herramientas construidas en 2012

• RETOS 2013.RETOS 2013.33
1. Operacionalizar las actividades definidas en los planes y matrices
2. Mejorar los procesos internos que afectan la operación efectiva de la entidad,
(pagos más oportunos, distribución y control de la Bienestarina, fortalecimiento de la
supervisión, reducción de reportes)
3. Cambiar la forma de pensar de los servidores públicos - ¡NO queremos volver a
escuchar: es que siempre lo hemos hecho así!
4. Fortalecer la cultura ambiental y optimizar los consumos de agua y energía, la
disposición de los residuos sólidos……
5. Mantener los certificados obtenidos y ampliarlos a la totalidad de Regionales y
centros Zonales

TALLER DE
CONSTRUCCIÓN
TALLER
“DEL PAPEL
A LA REALIDAD”

CONTROL DE GESTION
• DINÁMICADINÁMICA11
Objetivo:
Construir estrategias para la implementación de las actividades definidas dentro de cada
uno de los ejes del sistema con base en el conocimiento y la experiencia que se tenga de
la entidad u otras organizaciones.
Metodología:
Organizar ocho equipos de trabajo.
(Dos grupos analizan un eje)
El grupo debe tener nombre
El líder de cada eje del nivel nacional escogerá la persona que expodrá la estrategia
planteada (el expositor será aleatorio).
Esta actividad da puntos, nuestros pares de la sede seleccionaran los ganadores.

CONTROL DE GESTION
• ¿CÓMO DEBEN SER LAS PROPUESTAS?¿CÓMO DEBEN SER LAS PROPUESTAS?22
Si:
•Estrategias puntuales, creativas, innovadoras, viables y aplicables.
•De alto impacto en la implementación del sistema
•Alineadas con la estrategia y ruta de implementación
•Abra su mente
No:
•Más de lo mismo
•No se limite a su pedacito
•Se inhiba
Limitantes:
•LOS RECURSOS SON LIMITADOS

La Gestión de nuestra
Información regional

NUESTRO ROL ESTRATÉGICO
La Gestión de nuestra Información regional

La Gestion de nuestra Información regional
11

• RESULTADOSRESULTADOS
• Conformación del Grupo de Estadística y Gestion deConformación del Grupo de Estadística y Gestion de
InformaciónInformación
– Consolidación de Estructuras de Información para consulta de maneraConsolidación de Estructuras de Información para consulta de manera AGIL yAGIL y
EFICIENTEEFICIENTE..
• Información Consolidada a nivel Nacional, Regional y Municipal por medio de fichasInformación Consolidada a nivel Nacional, Regional y Municipal por medio de fichas
(Fichas de Programación y Ejecución)(Fichas de Programación y Ejecución)
• Manual de la Oferta Institucional para consulta InternaManual de la Oferta Institucional para consulta Interna
• Información histórica de la entidad por programa y por regionalInformación histórica de la entidad por programa y por regional
2003 – 20122003 – 2012
- Reducción en los tiempos de respuesta para la consecución de informaciónReducción en los tiempos de respuesta para la consecución de información
(Mejora Continua).(Mejora Continua).
- Diseño de modelos de estadísticos ( Estimación del Parafiscal, Focalización enDiseño de modelos de estadísticos ( Estimación del Parafiscal, Focalización en
nutrición, apoyo a fortalecimiento a familias grupos étnicos, delincuencianutrición, apoyo a fortalecimiento a familias grupos étnicos, delincuencia
juvenil…)juvenil…)
11

Registro de BeneficiariosE INFORMACION CO
11

• Conformación de un Grupo Elite mejorar el proceso de gestiónConformación de un Grupo Elite mejorar el proceso de gestión
de Información.de Información.
– Dos integrantes de la Direccion de Planeación
– Un integrante de la Direccion de Tecnología
– Tres integrantes de regionales
– Tres integrantes de los Centros Zonales
• Que Busca el grupoQue Busca el grupo
– Armonizar los diferentes sistemas de Información que tiene la entidad
PACCO,SIM, SEVEN, Tablero de control, Valija.
– Eliminación de formatos, para dinamizar la gestión de Información.

METODOLOGÍA DE
DISCUSIÓN
VEREDICTO

SISTEMA DE MONITOREO INTEGRAL
2013
Dirección de Planeación y Control de Gestión

Cual es nuestra visión…..
Organizar la casa
Generar una metodología única de
medición aplicable a nivel
nacional, regional y zonal
alineando actores, fuentes y
herramientas

De donde venimos….
Situación 2012
Se estableció un mecanismo de medición
¨modelo de monitoreo integral regional¨
Se estableció un mecanismo de medición
¨modelo de monitoreo integral regional¨
Existen más mecanismos de
medición en las subdirecciones de
la Dirección de Planeación
Existen más mecanismos de
medición en las subdirecciones de
la Dirección de Planeación
Al revisar estos mecanismos se encontró que…….
8 instrumentos:
Metas Estratégicas, Metas Funcionales, Plan de
Mejoramiento, Liquidación de Contratos, Ejecución
presupuestal, Recaudo, Rendición de cuentas y EPICO
8 instrumentos:
Metas Estratégicas, Metas Funcionales, Plan de
Mejoramiento, Liquidación de Contratos, Ejecución
presupuestal, Recaudo, Rendición de cuentas y EPICO
Con el cual
establecimos el
ranking regional

Problemáticas
Mecanismos e instrumentos que no
estaban totalmente alineados para
monitorear un proceso o una
regional
Mecanismos e instrumentos que no
estaban totalmente alineados para
monitorear un proceso o una
regional
No hay articulación de los sistemas
que son fuente de información para
control eficiente de la información
que se genera en la Dirección de
Planeación
No hay articulación de los sistemas
que son fuente de información para
control eficiente de la información
que se genera en la Dirección de
Planeación
No hay integridad de la información
para los resultados de gestión que
se tienen en la Sede de la Dirección
y en las Regionales y centros
zonales.
No hay integridad de la información
para los resultados de gestión que
se tienen en la Sede de la Dirección
y en las Regionales y centros
zonales.
No hay un sistema único que
permita realizar registro y análisis
de información oportuno
No hay un sistema único que
permita realizar registro y análisis
de información oportuno
Diversas fuentes y formatos para
registrar los mismos datos
generando duplicidad e
inconsistencias.
Diversas fuentes y formatos para
registrar los mismos datos
generando duplicidad e
inconsistencias.
No hay cumplimiento de
cronogramas de reporte
establecidos y se presenta baja
calidad de la información
No hay cumplimiento de
cronogramas de reporte
establecidos y se presenta baja
calidad de la información
No hay sistema de alertas unificado
en los diferentes niveles de la
información que permita una
efectiva toma de decisiones
No hay sistema de alertas unificado
en los diferentes niveles de la
información que permita una
efectiva toma de decisiones

Para donde vamos…..
A fortalecer la gerencia de
procesos y regionales, a través
de un ejercicio de monitoreo y
control más efectivo, que
permita tomar y ejecutar
decisiones estratégicas

Como……
Articulación efectiva
de actores
PlaneaciónPlaneación ÁreasÁreas
RegionalesRegionales
ZonalesZonales
1. Formulación1. Formulación
2. Monitoreo2. Monitoreo
3. Análisis3. Análisis

Partimos de……
Revisar las diferentes fuentes…….
• Control de información en Excel (tablero de control, administración de
riesgos, Plan de mejoramiento de contraloría, tablero de control
presupuestal, entre otros)
• Herramienta SISPA v II para monitoreo del Plan de Gestión Integral
2013 a nivel nacional y regional con la incorporación de plataforma de
hojas de vida digital de indicadores.
• Módulos SIM
• SIIF Nación II
• Seguimiento en ISOLUCION a las acciones de mejora formuladas.
• Generación de alarmas manuales de reporte y resultados.
• Herramientas Internas
• Control de información en Excel (tablero de control, administración de
riesgos, Plan de mejoramiento de contraloría, tablero de control
presupuestal, entre otros)
• Herramienta SISPA v II para monitoreo del Plan de Gestión Integral
2013 a nivel nacional y regional con la incorporación de plataforma de
hojas de vida digital de indicadores.
• Módulos SIM
• SIIF Nación II
• Seguimiento en ISOLUCION a las acciones de mejora formuladas.
• Generación de alarmas manuales de reporte y resultados.
• Herramientas Internas
Que proponemos……

Denominado ¨Sistema de Monitoreo Integral¨ como instrumento de
gerencia que permita la integralidad en la medición
EPICO
Sistema Integrado de Gestión
Sistema de Monitoreo Integral
Recursos
Financieros
Procesos Resultados
Control
Externo
Innovación
Modelo OrganizacionalModelo Organizacional
Modelo de GestiónModelo de Gestión
MódulosMódulos
ENTRADAS
30 a nivel nacional - 29 a nivel regional
ENTRADAS
30 a nivel nacional - 29 a nivel regional
Un nuevo modelo…..
SALIDASSALIDAS
Instrumento de gerenciaInstrumento de gerencia

Recursos
financieros
Ejecución de recursos financieros
Seguimiento a ejecución de cupos
metas sociales
Trámites presupuestales
Entradas Salidas
Reporte de Alertas de ejecución financiera
Reporte de Alertas de Operación y reporte
de avances SIM

Procesos
Resultados de auditorías internas al SGI
Conformidad del servicio
Desempeño ambiental
Estado acciones correctivas y preventivas,
estado de no conformidades del sistema
Requisitos legales ambiental y SYSO
Acciones de seguimiento de revisiones
anteriores por la Dirección
Cambios que podrían afectar el SGI
Recomendaciones para la mejora
Resultados de la gestión de riesgos
Vulnerabilidades o amenazas no tratadas -
valoración SGSI
Desempeño SYSO
Entradas Salidas
Nivel de cumplimiento del SGI, eficacia del SGI
Alertas por el Nivel de Satisfacción
Alertas de gestión / ambiental
Alertas de No Conformidades
Estado de cumplimiento de requisitos legales
Resultado de decisiones tomadas en revisiones
previas
Plan de ajustes del SGI
Propuestas de mejora al proceso
Alertas de Gestión de Riesgos

Procesos
Investigación de accidentes
Resultados de participación y consulta de partes
interesadas externas
Desempeño y efectividad del SGSI
Identificación de técnicas, productos para
mejorar el desempeño del SGSI
Revisión de la política y objetivos del SGI
Cumplimiento de las Clausulas EPICO para sus
operadores
Aspectos e Impactos Ambientales
Nivel de Participación en actividades EPICO
Entradas Salidas
Alertas de accidentes
Reportes Internos de Participación
Alertas de gestión del desempeño SGSI
Reporte de mejoras para el SGSI
Reporte de cumplimiento de clausulas EPICO
Alertas de Rutas Especificas

Resultados
Indicadores estratégicos y funcionales
Plan de Gestión Integral
Focalización
Registro de beneficiarios
Entradas Salidas
Alertas de Indicadores
Alertas de Gestión
Alertas de Focalización
Control
externo
Plan de Mejoramiento de Auditoría
externa ICONTEC
Plan de mejoramiento de la Contraloría
Entradas Salidas
Alertas del Avance de los Planes de Mejora

Innovación
Identificación de innovaciones
Sistematización y Difusión de innovaciones
Entradas Salidas
Reporte de Innovaciones de Procesos

Cuales son los roles
Formulación
Dirección de
Planeación
Dirección de
Planeación
Dueños de
Proceso
Dueños de
Proceso
Planeación de
las Regionales
Planeación de
las Regionales
• Articulación de actores y entradas• Articulación de actores y entradas
• Definición de fuentes oficiales de información• Definición de fuentes oficiales de información
• Guías de definición y calculo de entradas• Guías de definición y calculo de entradas
• Unificación de formatos de recolección de información• Unificación de formatos de recolección de información
• Definición de metodología de monitoreo• Definición de metodología de monitoreo
• Participación en la formulación y reformulación de indicadores• Participación en la formulación y reformulación de indicadores
• Participación en la validación de fuentes de información• Participación en la validación de fuentes de información
• Participación en la construcción del modelo• Participación en la construcción del modelo
• Sistema de alertas• Sistema de alertas
• Formulación y reformulación de indicadores• Formulación y reformulación de indicadores
• Participación en la construcción del modelo• Participación en la construcción del modelo
A TRAVES DE LOS 3 REPRESENTANTES

Monitoreo
• Consolidación de información y valoración de resultados• Consolidación de información y valoración de resultados
• Retroalimentación de resultados a las áreas y las regionales• Retroalimentación de resultados a las áreas y las regionales
• Revisión, validación y consolidación de información de regionales• Revisión, validación y consolidación de información de regionales
• Generación de alertas (oportunidad, calidad y resultados)• Generación de alertas (oportunidad, calidad y resultados)
• Envío oportuno y con calidad de información que es necesario remitir a la Sede• Envío oportuno y con calidad de información que es necesario remitir a la Sede
• Revisión, validación y consolidación de información dependencias y centros zonales• Revisión, validación y consolidación de información dependencias y centros zonales
• Envío oportuno y con calidad de información a Planeación• Envío oportuno y con calidad de información a Planeación
• Control del reporte de la información, registro oportuno sistemas de información• Control del reporte de la información, registro oportuno sistemas de información
• Publicación de resultados• Publicación de resultados
Dirección de
Planeación
Dirección de
Planeación
Dueños de
Proceso
Dueños de
Proceso
Planeación de
las Regionales
Planeación de
las Regionales

Análisis
• Reporte de alertas mediante memorando estratégico• Reporte de alertas mediante memorando estratégico
• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)
• Presentación de resultados por entrada, por modulo y por área/regional• Presentación de resultados por entrada, por modulo y por área/regional
• Generación de informes de resultados• Generación de informes de resultados
• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)• Análisis y presentación de resultados y rangos de valoración a director (a)
• Formulación de Planes de Mejora• Formulación de Planes de Mejora
• Formulación de Planes de Mejora• Formulación de Planes de Mejora
Dirección de
Planeación
Dirección de
Planeación
Dueños de
Proceso
Dueños de
Proceso
Planeación de
las Regionales
Planeación de
las Regionales

Beneficios…..
• Hablar un mismo lenguaje• Hablar un mismo lenguaje
• Unificar la metodología de presentación de resultados• Unificar la metodología de presentación de resultados
• Análisis integral para toma de decisiones• Análisis integral para toma de decisiones
• Generación de alertas oportunas• Generación de alertas oportunas
• Memorando estratégicos• Memorando estratégicos
• Insumos para revisión por dirección mensual• Insumos para revisión por dirección mensual
• Reducción de solicitudes de información• Reducción de solicitudes de información

Como lo haremos…….
• Manual en Excel• Manual en Excel
2013 2014
• Sistema de
información para
Monitoreo Integral que
integra todas las
herramientas de
recolección de
información y permite
análisis oportunos
• Sistema de
información para
Monitoreo Integral que
integra todas las
herramientas de
recolección de
información y permite
análisis oportunos

• Herramienta en Excel
que permite el cálculo
de cada módulo
(gráficas y estadísticas)
• Herramienta en Excel
que permite el cálculo
de cada módulo
(gráficas y estadísticas)
2013
• Memorandos
estratégicos con
alertas
• Memorandos
estratégicos con
alertas
• Plantilla en PowerPoint
para análisis de
resultados
• Plantilla en PowerPoint
para análisis de
resultados

2014
Articulación de fuentes de informaciónArticulación de fuentes de información
Generación de alertas automáticasGeneración de alertas automáticas
Reporte de memorandos estratégicosReporte de memorandos estratégicos
Implementación modelo de inteligencia de negocios
para presentación de resultados
Implementación modelo de inteligencia de negocios
para presentación de resultados
Sistema de información que permita….
Alineación de herramientas de registro de informaciónAlineación de herramientas de registro de información

Propuesta de trabajo
Hoy…..
Presentación propuesta del tablero de
seguimiento a centros zonales
Énfasis en seguimiento metas sociales,
seguimiento presupuestal
Hoy…..
Presentación propuesta del tablero de
seguimiento a centros zonales
Énfasis en seguimiento metas sociales,
seguimiento presupuestal
Dentro de dos semanas…..
Revisión de fuentes de información
(especialmente indicadores)
Trabajo conjunto con regionales delegadas
Dentro de dos semanas…..
Revisión de fuentes de información
(especialmente indicadores)
Trabajo conjunto con regionales delegadas

Tablero de seguimiento
Centros zonales

Propuesta tablero de seguimiento a Nivel Zonal
Atención Primera Infancia
Generaciones con Bienestar
Programa Alimentación Escolar
Protección: PARD (reingreso, definición jurídica)
Mejoramiento Nutricional (desnutrición / obesidad)
Alineado al mapa de macroprocesos
MisionalesMisionales
ApoyoApoyo
Quejas y reclamos solucionados
Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables
Gestión Liquidación de contratos
Liberación de saldos.
EvaluaciónEvaluación
Mesas Públicas de Rendición de Cuentas
Situación de Reporte inmediato (Aseguramiento a Estándares)
Acciones frente a Estándares por debajo del 60%
EstratégicosEstratégicos
Ejecución Metas Sociales
Mitigación de Riesgos

Como vamos a medirlo…..
Con alineación a la metodología de semáforo
•Inicialmente se trabajará en Excel
•Mantendrá la medición establecida en las hojas de
vida
•Se utilizará la metodología de cálculo de objetivos y
macroprocesos para calcular la gestión del zonal
•Se establecerá ranking de zonales

Cuando…….
Revisión de la propuesta…..HOY
Revisión de indicadores y metodología de medición…
DENTRO DE DOS SEMANAS
Aplicación del tablero……A PARTIR DE MAYO
Ranking zonal por regional……JUNIO

1. ¿Qué son las metas sociales?
Las metas sociales -MS son una herramienta de seguimiento que le permite al
ICBF llevar el control de la población atendida en las modalidades de atención
según el presupuesto asignado y los recursos efectivamente ejecutados, y
realizar análisis de cobertura a nivel nacional, regional y centro zonal.

2. Importancia de las metas sociales y financieras
Flujo de Información
• Consolidado MS
• Control de operación
• Indicadores
• Plan de Gestión Integral
• SISMEG
• SPI
• Fichas de información
• Información APP
• Informes Sectoriales
• Rendición de Cuentas
• Programación MS
siguiente vigencia
• …

3. Estructura del registro de Información
Centros
zonales
Recolección y registro de
información en el SIM
Regionales
Validación y
consistencia de la
información
Grupo de
estadística
Direcciones
misionales
Reporte información
Reporte de metas
sociales y financieras
Análisis y
Consolidación
DIFUSIÓN
1.Desayunos Infantiles con Amor (DIA)
2.Familias con Bienestar
3.Unidades Móviles (Fuente RUB))
4.OPSR
5.Conferencia episcopal
6.Convenios especiales
7.CAIVAS

45 días después
del inicio del mes
tenemos
información
45 días después
del inicio del mes
tenemos
información

ACCIONES 2013
•Asistencia técnica permanente
•Implementación de reporte a nivel de municipio, centro zonal,
regional, y nacional, para todas las variables.
•Diseño de herramientas de apoyo para el registro de las
regionales.
•Automatización del reporte para posibles saldos a liberar.

Los tableros de control son una herramienta de seguimiento a la ejecución presupuestal de las diferentes
direcciones, regionales y de los diferentes proyectos del ICBF.
Con estos tableros se generan alertas de ejecución a las áreas encargadas de los diferentes recursos.
Además permiten establecer el alcance de las metas de ejecución propuestas por la alta dirección del
Instituto.
CONCEPTO Enero Febrero Marzo Abril 05
Apropiación 4.720.774 4.720.774 4.720.774 4.720.774
CDP 3.448.142 3.634.894 3.751.895 3.786.682
Compromiso 3.084.387 3.336.958 3.430.292 3.446.982
Obligaciones 47.201 255.771 506.613 558.561
1. ¿QUÉ SON?1. ¿QUÉ SON?

Dichos tableros de pueden elaborar a cualquier nivel de desagregación
Proyectos
Responsable
Regional
Regional por Responsable
Responsable por Regional
Responsable Apropiación Valor % Valor Valor
NI ÑEZ Y ADOLESCENCI A 551.439 517.318 94% 472.805 86% 22.761 4%
PAE 509.204 484.704 95% 472.803 93% 22.759 4%
GENERACIONES CON BIENESTAR 42.235 32.614 77% 2 0% 2 0%
PROTECCI ÓN 728.595 567.958 78% 531.425 73% 114.958 16%
PROTECCIÓN 531.863 482.958 91% 446.425 84% 72.308 14%
ALIMENTACIÓN PARA VÍCTIMAS 196.732 85.000 43% 85.000 43% 42.650 22%
PRIMERA INFANCIA 2.401.505 2.034.363 85% 1.958.006 82% 325.992 14%
INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 59% 22.007 56% 401 1%
NUTRICIÓN 156.870 123.598 79% 113.333 72% 2.201 1%
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 39.133 25.020 64% 23.811 61% - 0%
SECRETARI A GENERAL 696.341 429.273 62% 315.094 45% 90.674 13%
GESTIÓN HUMANA 458.495 262.718 57% 185.655 40% 77.938 17%
FINANCIERA 42.977 27.337 64% 24.840 58% 1.999 5%
ADMINISTRATIVA 169.082 120.038 71% 87.038 51% 10.428 6%
LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 21.407 16.901 79% 16.232 76% 15 0%
SERVICIOS Y ATENCIÓN 4.380 2.278 52% 1.330 30% 295 7%
SUBDIRECCIÓN GENERAL 1.531 659 43% 553 36% 116 8%
PLANEACI ÓN Y CONTROL DE GESTI ÓN 11.615 5.688 49% 3.634 31% 463 4%
MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL 6.319 2.188 35% 334 5% 23 0%
MONITOREO Y EVALUACIÓN 5.296 3.500 66% 3.300 62% 440 8%
COMUNICACIONES 15.168 6.835 45% 2.920 19% 290 2%
JURÍDICA 4.851 1.776 37% 698 14% 683 14%
COOPERACIÓN Y CONVENIOS 289 289 100% - 0% - 0%
FAMILIA Y COMUNIDADES 71.255 48.807 68% 2.488 3% 15 0%
SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR 2.849 2.001 70% 210 7% 7 0%
TOTAL 4.720.774 3.786.682 80% 3.446.982 73% 558.561 12%
%
ObligacionesCDP Compromisos
%
1. ¿QUÉ SON?1. ¿QUÉ SON?

Permiten hacer seguimiento a los diferentes niveles ejecutores de recursos del ICBF, para
mejorar la ejecución de los recursos.
Además permite realizar comparaciones respecto de la ejecución de recursos de otras
vigencias, la ejecución de las reservas y de las cuentas por pagar
REGI ONAL Valor % Valor Valor
CESAR 7.054 4% 7.054 100% 0,33 0% 0%
RISARALDA 3.999 2% 3.999 100% 0,37 0% 0%
CUNDINAMARCA 10.973 6% 10.972 100% 1 0% 0%
BOYACÁ 10.156 6% 10.153 100% 3 0% 0%
SUCRE 2.120 1% 2.119 100% 1 0% 0%
CAUCA 16.319 9% 16.255 100% 64 0% 0%
ANTIOQUIA 45.109 25% 44.793 99% 316 1% 1%
HUILA 2.214 1% 2.189 99% 25 1% 1%
SAN ANDRES 257 0% 253 99% 4 1% 1%
ARAUCA 198 0% 194 98% 3 2% 2%
SANTANDER 5.373 3% 5.269 98% 105 2% 2%
AMAZONAS 419 0% 405 96% 15 4% 4%
SEDE NACIONAL 72.065 41% 68.027 94% 4.038 6% 6%
GUAVIARE 1.154 1% 1.007 87% 147 13% 13%
TOTAL 177.411 100% 285.424 98% 4.723 2% 2%
CONSTITUIDA PAGADA SALDO
% %
2. ¿PARA QUÉ?2. ¿PARA QUÉ?

Nota: Todas las áreas financieras en las regionales tienen acceso a esta información.
3. ¿CÓMO SE HACE?3. ¿CÓMO SE HACE?

Responsable APR. VIGENTE CDP COMPROMISO OBLIGACION
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 169.082 120.038 87.038 10.428
DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES 71.255 48.807 2.488 15
DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA 458.495 262.718 185.655 77.943
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN YTECNOLOGÍA 39.332 23.098 22.007 401
DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA YABASTECIMIENTO 21.407 16.901 16.232 15
Para estos pasos se ordena la información de ejecución presupestal que reporta la
plataforma SIIF Nación y se asignan los responsables a cada uno de los rubros del reporte.
Se filtra y clasifica la información necesaria y se emite un reporte preliminar.

Responsable Apropiación Valor % Valor Valor
NI ÑEZ Y ADOLESCENCI A 551.439 517.318 94% 472.805 86% 22.761 4%
PAE 509.204 484.704 95% 472.803 93% 22.759 4%
GENERACIONES CON BIENESTAR 42.235 32.614 77% 2 0% 2 0%
PROTECCI ÓN 728.595 567.958 78% 531.425 73% 114.958 16%
PROTECCIÓN 531.863 482.958 91% 446.425 84% 72.308 14%
ALIMENTACIÓN PARA VÍCTIMAS 196.732 85.000 43% 85.000 43% 42.650 22%
PRIMERA INFANCIA 2.401.505 2.034.363 85% 1.958.006 82% 325.992 14%
INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 39.332 23.098 59% 22.007 56% 401 1%
NUTRICIÓN 156.870 123.598 79% 113.333 72% 2.201 1%
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 39.133 25.020 64% 23.811 61% - 0%
SECRETARI A GENERAL 696.341 429.273 62% 315.094 45% 90.674 13%
%
ObligacionesCDP Compromisos
%

El sistema de información SIIF Nación II permite conocer información como:
a.Listados de CDP: Ejecución y saldos de CDP.
b.Listados de RP: Ejecución y saldos de RP.
c.Ejecución Presupuestal.
d.Información por rubros.
e.Hacer seguimiento a la ejecución presupuestal y a la demás información
financiera en el sistema.
4.4. SIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTASIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTA

a.a. Listados de CDP: Ejecución y saldos de CDPListados de CDP: Ejecución y saldos de CDP
cifrasenmillonesde$
Estadística CDP
POSIBLES LIBERACIONES
Mes Cantidad VALOR INICIAL SALDO DEL CDP
Enero 228 43.351 3.821
Febrero 97 8.991 1.334
Marzo 52 3.696 599
Abril 33 1.047 529
Mayo 71 489 146
Junio 56 998 169
Total 27 58.573 6.599
EN DONDE ESTAN LOS
MAYORES SALDOS DE
POSIBLES LIBERACIONES
( TOP 10)
REGIONAL CANTIDAD VALOR INICIAL SALDO DEL CDP
ANTIOQUIA 20 7.363 897
CUNDINAMARCA 10 7.279 682
SANTANDER 77 5.092 466
SEDE NACIONAL 10 3.335 462
GUAVIARE 21 1.095 451
CESAR 25 1.371 402
MAGDALENA 7 1.877 328
RISARALDA 21 2.334 326
BOGOTA 13 1.632 302
CAUCA 37 1.477 290
ARAUCA 16 721 228
CASANARE 21 2.768 209
4.4. SIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTASIIF NACIÓN II: GENERALIDADES DE LA HERRAMIENTA

Iremos a capacitar a cada regional en la
generación de tableros control presupuestales
QUE MEJORARQUE MEJORAR

objetivo: Identificar los aspectos
positivos y por mejorar para presentar
propuestas de acuerdo al nuevo
sistema de monitoreo integral a nivel
regional
DE GESTION
RETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESASRETROALIMENTACIÓN EN GRUPOS DE TRABAJO POR MESAS

CONSIDERACIONES
• Existe únicamente el rol Regional
•Son 6 grupos de 12 personas.
•Se Entregara una cartelera para el registro de aspectos y propuestas
TEMAS
•Monitoreo integral
•Tablero de control
PASOS
•Por grupos Identificar lo positivo del Sistema de Monitoreo Integral según la
regional
•Realizar propuestas de mejora estas deben ser concretas y en términos de
producto .
Tiempo estimado: 1 hora
DE GESTION

REGLAS DEL JUEGO
DE GESTION
• Sea muy creativo
• Proponga ideas innovadoras, diferentes y
aplicables
• No pierda tiempo, sea puntual.
• Escuche con atención lo que sus compañeros tienen
por decir.

DE GESTION
PREGUNTAS ORIENTADORA:PREGUNTAS ORIENTADORA:
¿Cuales son los aspectos positivos del
Modelo de Gestión Integral?
¿Cuales son las propuestas que
mejoran y complementan este
sistema propuesto?

DE GESTION
FORMATOFORMATO
REGIONALREGIONAL
Por mejorar
Que? Como?

PLANEACION Y CONTROL DE
GESTION
•ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
•RACIONALIZACIÓN

Resultados Acciones de Mejora 2012
Se generaron 141 AP
Se cerraron 81 AP
Se generaron 141 AP
Se cerraron 81 AP
154 sin plan de acción 40%
60 % eran del 2010 y 2011
154 sin plan de acción 40%
60 % eran del 2010 y 2011
Se generaron 458AC ; 82% son
Auditorias Internas
Se cerraron 396 AC
Se generaron 458AC ; 82% son
Auditorias Internas
Se cerraron 396 AC
Acciones vencidas
63 AC - 2012
125 AC- 2013
Acciones vencidas
63 AC - 2012
125 AC- 2013

Resultados Acciones de Mejora 2012

Dificultades Acciones de Mejora 2012
Desconocimiento en el manejo de ISOlucion
No oportunidad en la solución de Ticket-MIS
Evaluación Intermedia fuera de tiempo
No se generan, ni se gestionan
efectivamente
De 937 AC no se evidencian cambios en la
documentación del sistema
No se generan acciones por otras fuentes
Desconocimiento en el manejo de ISOlucion
No oportunidad en la solución de Ticket-MIS
Evaluación Intermedia fuera de tiempo
No se generan, ni se gestionan
efectivamente
De 937 AC no se evidencian cambios en la
documentación del sistema
No se generan acciones por otras fuentes

Propuestas Acciones de Mejora
Creación Indicador
% de Acciones correctivas y
preventivas eficaces
Creación Indicador
% de Acciones correctivas y
preventivas eficaces
Creación - Videos tutoriales
del aplicativo ISOLUCION
Formas de Ingresar al Aplicativo
Secciones y Vínculos del Aplicativo
Cómo Generar y Hacer Seguimiento a una Acción de Mejora
Creación - Videos tutoriales
del aplicativo ISOLUCION
Formas de Ingresar al Aplicativo
Secciones y Vínculos del Aplicativo
Cómo Generar y Hacer Seguimiento a una Acción de Mejora
Fortalecer ISOlucion con
nuevos desarrollos
Fortalecer ISOlucion con
nuevos desarrollos
Realizar Evaluación
Intermedia y seguimiento
efectivo
Realizar Evaluación
Intermedia y seguimiento
efectivo
Incorporar ejemplos de
acciones correctivas para los
ejes SYSO, Ambiental y
Seguridad de la Información
al procedimiento de AC
Incorporar ejemplos de
acciones correctivas para los
ejes SYSO, Ambiental y
Seguridad de la Información
al procedimiento de AC
Documentar los
procedimientos de acciones
de mejora
Video Clips
Documentar los
procedimientos de acciones
de mejora
Video Clips
Grupo de Planeación
y Sistemas
Grupo de Planeación
y Sistemas
Subdirección de
Mejoramiento
Subdirección de
Mejoramiento
. .
.
.
.
.

Racionalización de Tramites y Procedimientos
• RESULTADOS 2012.RESULTADOS 2012.11

POR QUÉ RACIONALIZAR?
PORQUE CREEMOS QUE EN EL ICBF
PODEMOS HACER LAS COSAS
MEJOR…
PORQUE HACER LAS COSAS MEJOR SE
VERA REFLEJADO EN EL BIENESTAR DE
NUESTROS NNA.
RACIONALIZACIÓN AL SERVICIO DE
LA MEJORA
RACIONALIZACIÓN AL SERVICIO DE
LA MEJORA

SISTEMA UNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITES
SUIT
• RESULTADOS 2012.RESULTADOS 2012.11

SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITES
SUIT

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Inventario de Procedimientos por
Proceso
Diagnóstico de Procedimientos
críticos por Proceso
 Desarrollo del Plan de Acción
para Racionalización
 Oficialización de Documentación
Racionalizada
Evaluación del Impacto de
la racionalización

• Caso de ÉxitoCaso de ÉxitoEj.:Ej.:
Se deroga la resolución 1418 de 2009 por la cual se establecía el Comité de Inversiones
Se eliminan las firmas de Ordenador del Gasto, Secretaria General, Director General.
Racionalización: Reducción de Tiempos y Tramites y el impacto se ve reflejado en la
atención oportuna de los NNA.

INNOVACION
Tercer día – Jornada mañana:
Presentación con la Agenda de Innovación: Presentación en PPT. adjunta.
Presentación del Modelo de Innovación:
http://prezi.com/xhyx5vfgfzi1/modelo-de-innovacion-icbf/?kw=view-xhyx5vfgfzi1&rc=ref-2154
Tercer día – Jornada tarde:
Experiencia de innovación Regional Antioquia (pendiente por envío):
Videos Instrumentos de Innovación: Ver videoteca EPICO en la intranet:
http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/contenido_misional/EPICO/Videot

Por ello, y después de construir
colectivamente…

Nos comprometemos con Desarrollar un
esquema de
Programación
participativa con
tiempo, diferente y
sin tanto histórico y
más realidad
En menos de dos
meses tener
resultados de
racionalización de
informes
Desde la próxima
semana se
verificarán la
oportunidad de las
respuestas desde la
Dirección de
Planeación
En menos de dos
semanas, enviar
una programación
de visitas a cada
regional y asesorar
en campo
En abril, construir
un único sistema de
monitoreo y en
noviembre la
primera versión de
sistema de
información de
monitoreo
La próxima semana,
definir contactos
claros y
compromisos de
esquema de
retroalimentación
Diseña y remitir en
las próximas dos
semanas, el
programa de
capacitación
especifica
Revisar toda la
retroalimentación e
iniciar la aplicación
de cambios
Disponer de
recursos adicionales
para promover el
desarrollo de EPICO
en territorio
Hacerlo
bien

Hacerlo bien, es querer y es
actuar…
Nosotros queremos y lo
estamos haciendo

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Notas del editor