Detalles básicos pero muy importantes a la hora de organizar un evento

1. La organización de cualquier evento se puede dividir en tres fases.las cuales deben tener un
orden progresivo, constante y de constante supervisión.
DESARROLLO
Definición de objetivos
Cualquier evento debe tener una meta o finalidad. No es un elemento independiente de la cadena
sino que está interrelacionado con los demás elementos establecidos a continuación.
Determinar el público objetivo
Es imperativo establecer cuál es el público/target al que va dirigido el evento, a fin de poder colmar
sus expectativas.
Presupuesto
El presupuesto no es una simple cuantía, es necesario interrelacionar las actividades de desarrollo
con las actividades de ejecución, es decir, realizar una lista con los gastos previstos, los ingresos
y su correspondiente beneficio.
Valor añadido
Todos aquellos elementos que permitirán diferenciar el evento del cliente respecto a los de la
competencia.
Creatividad
Es fundamental dotar al evento de elementos que persistan en la memoria del público objetivo,
realizar un evento lo más original posible dentro de su seriedad.
Programa
Se debe crear una serie de actividades que sean interesantes para el público objetivo, a fin de
garantizar su asistencia e interés.
Proveedores
Buscar las empresas más adecuadas en función de las necesidades transmitidas por el cliente
teniendo en cuenta calidad y presupuesto. Según nuestra experiencia y para direccionar todo
hacia un mismo punto lo mejor es contactar un solo proveedor que pueda proveernos de la
producción completa, de esta forma se lograra mejor comunicación y se destinará la atención a un
solo punto de ejecución
Lugar del evento
Una de las partes fundamentales a la hora de organizar un evento es dónde se va a desarrollar.
Aspectos como la climatología, la ubicación, el espacio y la capacidad del mismo se deben tener
en cuenta a la hora de elegir el lugar.

2. Publicidad
Para garantizar la concurrencia del publico objetivo, cualquier evento debe utilizar diferentes
formas de comunicación; las cuales dependerán del presupuesto del cliente.
Envío de invitaciones
Comunicar a los asistentes la celebración del acto y posteriormente confirmar su asistencia a fin
de poder tener una idea aproximada del número de personas que asistirán.
Planificación
Establecer cuáles van a ser las pautas, los pasos que se van a seguir y ordenar cada uno de los
acontecimientos que tendrán lugar.
EJECUCIÓN
Coordinación
Todas las partes implicadas deben estar coordinadas y supervisadas por el gestor de cuentas y su
equipo durante todo el evento, siguiendo un timming general que se puede desglosar de la
siguiente forma:
*Montaje
*Limpieza final y entrega
*Distribución del personal y material de atención
*Acreditaciones
*Acto. según la planificación aprobada (producción del evento contratado)
*Supervisión y seguimiento de las funciones
*Control y ajuste del planning
*Clausura
*Despedidas y Cierre
CULMINACION
Análisis de resultados
A la finalización del acto, el cliente dará su opinión y se repasarán todos los aspectos más
importantes para garantizar una mejora continua.
Calidad
La satisfacción de los asistentes es el objetivo principal, por tanto, conocer su opinión al respecto
permitirá saber el éxito del mismo.
Resultado económico
Es necesario hacer un balance final del evento que pruebe su rentabilidad.
Si está interesado en ampliar y estudiar una solución a medida para su evento, por favor
contactenos y nuestro asesor comercial y especialista en eventos se pondrá en contacto para
guiarle de principio a fin
En todas las fases de su evento, sea del tipo que sea, puede contar con la experiencia
organizativa de CONCEPTO GLOBAL. Con gusto seremos su gran aliado.
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