Presentación unidad 2

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES – DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
HENRY ALEXANDER BAQUERO MARTIN
GRUPO O3
DOCENTE
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
DOCUMENTOS DIGITALES
ARMENIA
2017

2. - ¿ QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?
- CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
- PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES

3. ¿QUE ES?
La gestión documental digital, es un
proceso que permite migrar del
documento impreso a la creación,
almacenamiento y utilización del
mismo documento de manera
electrónica.
Para darle a las organizaciones la
posibilidad de utilizar su información de
una manera eficiente, ágil y oportuna,
ayudando en la optimización de varios
de los recursos utilizados y mejorando el
rendimiento de los procesos.
¿PARA QUE?

4. ¿COMO SE
CONSTRUYEN?
Se construyen mediante la utilización de
software y tecnología de punta, que permita la
generación, almacenamiento y recuperación de
la información cumpliendo con las necesidades
específicas de la organización.
¿QUE DOCUMENTOS HACEN
PARTE DE LA G D D?
Todos aquellos que contengan información de la organización
y que tengan un contenido, una estructura y un contexto
determinado; que pueda ser tratado de manera digital,
incluyendo obviamente aquellos documentos que por su
naturaleza se gestionan de manera electrónica.

5. IDENTIFICABLE
Que pueda ser visto por otros programas.
SOPORTADO EN POLITICAS
Divulgadas en toda organización.
PLANEADO
Sigue un plan.
ASIGNADO A UN RESPONSABLE
Un encargado de hacer seguimiento.
PRINCIPIOS DE LA GDD

6. LOCALIZADO
Ubicación en la estructura organizacional.
ORGANIZADO
Acorde con las necesidades de la organización.
COMPETENCIA DE LAS PERSONAS
Habilidades y conocimientos adecuados
IMPLEMENTADO
De manera sistemática
MESURABLE
Mediante auditorías

7. - SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- CERO PAPEL – GOBIERNO EN LINEA
- NORMATIVIDAD Y LEGISLACIÓN COLOMBIANA

8. ¿QUE SOFTWARE UTILIZAR?
Hay muchos software disponibles en el mercado, pero se debe escoger a conciencia el
que mejor se ajuste a las necesidades de la organización
EJEMPLOS DE SOFTWARE EN COLOMBIA

9. Es una iniciativa del gobierno impulsada mediante decreto, que busca impulsar buenas prácticas para reducir el
consumo de papel, inicialmente en los funcionarios públicos, dándole un mayor uso a las tecnologías de la
información de modo que las entidades gubernamentales, puedan ofrecer mejores servicios y se aumente la
eficacia y la capacidad de respuesta a los trámites y requerimientos de los ciudadanos. Estas prácticas
benefician a todas las organizaciones que quisieran implementarlas ya sea del sector público o privado y tiene
un efecto muy importante en el ambiente, como por ejemplo en la reducción de residuos, disminución en el
consumo de recursos naturales y disminución en el consumo de energía.

10. LEY 527 DE 1999
LEY 1437 DE 2011
LEY 1581 DE 2012

11. CONCLUSIONES
Queda de manifiesto que en la actualidad ya es familiar encontrar que la mayoría de las
organizaciones, se han interesado por la implementación y optimización de un sistema
de gestión documental, el cual no solo les permitirá mantener ordenados los
documentos, sino que mejorará en gran medida la productividad de varias áreas,
impactando directamente la eficacia y la eficiencia de los recursos.
Como profesionales CIDBA, debemos estar preparados para desempeñar el rol de gestor
documental, de tal manera que podamos apoyar a las organizaciones para que la
información empresarial este disponible para su consulta y permita la eliminación de
los cuellos de botella o atascamientos, lo cual, apoya la mejor toma de decisiones con
respecto a los procesos involucrados y la organización en general.

12. BIBLIOGRAFÍA
• ¿Qué es un sistema de gestión documental?. (2017). TIC Portal. Recuperado el 4 de
Septiembre de 2017, desde https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-
documental/que-es-sistema-gestion-documental
• Barros, A. (2017). Gestión Documental Digital, un gran desafío! – El Escritorio de
Alejandro Barros. Alejandrobarros.com. Recuperado el 4 de Septiembre de 2017,
desde http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-un-gran-desafio/
• GUERRERO MENDIETA, A. (2016). ¿Qué es lo que la gestión documental digital
puede ofrecer a su empresa?. Es.blog.docuware.com. Recuperado el 4 de Septiembre
de 2017, desde http://es.blog.docuware.com/qu%C3%A9-es-lo-que-la-gesti%C3%B3n-
documental-digital-puede-ofrecer-a-su-empresa
• innovación, Centro de. Cero papel-Gobierno en línea. [En línea]
http://centrodeinnovacion.gobiernoenlinea.gov.co/es/experiencias/iniciativa-cero-papel-
mintic.