Sales & Operations Planning (S&OP) basic concepts, tips and experiences regarding its implementation in chemical company. Planeación de Ventas y Operaciones (PVO) - conceptos básicos, recomendaciones y experiencias vividas durante su implementación en una compañía trasnacional de recubrimientos.

1. Planeación de Ventas y Operaciones
(S&OP)
Israel
Villarello

2. S&OP - ¿Qué es?
• Proceso de comunicación y toma de
decisiones para:
• Balancear oferta y demanda
• Establecer planes de volumen
que guiarán a un mix más
detallado
• Integrar planes financieros,
operativos y de desarrollo de
productos
Demanda Oferta
Inventario
Suministros
Capacidad /
Recursos
Pronósticos
Órdenes

3. Los otros dos factores: Volumen y Mix
Volumen = Visión general: ¿Cuánto?
Tasas
Familias de producto
Mix = Detalles: ¿Cuáles?
Tiempo / Secuencia
SKU’s
Pedidos de clientes

4. Balanceando los 4 Factores
Inventario / Backlog
Volumen
Mix
OfertaDemanda
S&OP
Plan Financiero
Plan Agregado de
Suministro
Plan de Desarrollo
Plan Agregado de Ventas
Plan detallado de
Ventas (Forecast)
Admin. de Ordenes
de Clientes
Plan Maestro de
Producción
Corte de
Planeación

5. Recolección de
Datos
•Pronóstico
Junta Demanda
•Plan de
Demanda
consensuado
Junta de
Suministros
• Revisión de
restricciones
y capacidad
de planta
Junta Pre-S&OP
(Partnering)
• Reconciliar
plan de
demanda
con plan de
suministros,
RH, Plan
financiero
Junta S&OP
(Executive)
• Presentar
plan final a
equipo
ejecutivo
• Revisión de
flujos de
efectivo
S&OP – Proceso Mensual

6. Recolección de
Datos
•Pronóstico
Junta Demanda
•Plan de
Demanda
consensuado
Junta de
Suministros
• Revisión de
restriccione
s y
capacidad
de planta
Junta Pre-S&OP
• Reconciliar
plan de
demanda
con plan de
suministros,
RH, Plan
financiero
Junta S&OP
• Presentar
plan final a
equipo
ejecutivo
• Revisión de
flujos de
efectivo
S&OP – Pasos Relacionados
Plan Mensual de
Producción
• Plan de
Producción
revisado
con plantas
(MTO, MTS,
Proyectos)
Plan de
Suministros
• Explosión
de
materiales
• Plan de
Suministros
de MP
Programa
Maestro de
Producción
Programa Diario
de Producción
Políticas Inventario
•Políticas x cedis

7. Pasos:
• Actualización de datos de ventas,
producción e inventarios
• Generación de información (ventas) para la
generación de un nuevo pronóstico
• Generación de información para que
Manufactura y Suministros pueda actualizar
los planes de suministro (KPI’s de
suministro, capacidad, niveles de inventario)
Consideraciones:
• Período de tiempo: Algunas empresas inician
días o antes del fin de mes. Otras inician
durante los primeros días del mes.
• Nivel de agregación: Depende de la
industria. Unidad de Negocio, Familia,
subfamilia, productos principales a nivel
SKU, clientes principales, Familia-SKU
• Horizonte de Planeación: S&OP es un
proceso de mediano-largo plazo. Los
resultados deben ser comparados contra el
plan anual. El resultado debe ser un rolling-
forecast de 4 meses hacia adelante. 
Considerar 12-24 meses de historia.
1. Recolección de Datos

8. 2. Planeación de Demanda
• Se revisa la información (ventas, desempeño,
KPI’s)
• Se crea el nuevo pronóstico para los
siguientes 4+ meses para productos
existentes y nuevos
• Se genera el pronóstico revisado
(management forecast)
El “Management Forecast”
no es igual que el Pronóstico
Estadístico

9. 2. Planeación de la Demanda | Pilares para un mejor plan
Tecnología
Entendimiento
profundo
modelos
pronóstico
Pronósticos
Agregados
para Demanda
Intermitente
Estrategia
diferente por
segmento de
variabilidad
Acercamiento
a la fuente de
demanda

10. 2. Planeación de Demanda | Corrección de Historia
• Pasos:
1. Corrección de historia
(quitar outliers, eventos
no repetibles)
2. Incorporar productos nuevos,
clientes nuevos, chaining de
productos nuevos
Tips:
- Llevar bitácora de eventos pasados
(desastres, stockouts, picos de
venta)
- Segmentar por nivel de error
histórico (Ejemplo: Segmento 1 -
WMAPE < 20%, 2 – WMAPE
medio, 3 – WMAPE > 300%)
- Usar distintos niveles de
agregación (SKU, familia,
características similares)
- Pronosticar sell-out y comparar con
sell-in

11. ¿Cómo medir la exactitud del pronóstico?

12. ¿Cómo medir la exactitud del pronóstico?
• WMAPE (Weighted Mean Absolute Percent Error)
SKU1 SKU2 SKU3 SKU4 SKU5 SKU6 SKU7 SKU8 SKU9 SKU10 total
Actual 100 90 8 1,000 0 90 10 11 50 76 1435
Forecast 90 100 10 970 3 80 13 10 50 80 1406
Abs Error 10 10 2 30 3 10 3 1 0 4 73
APE (Error absoluto) 10.0% 11.1% 25.0% 3.0% 0.0% 11.1% 30.0% 9.1% 0.0% 5.3% 5%
Weighted APE 0.7% 0.7% 0.1% 2.1% 0.0% 0.7% 0.2% 0.1% 0.0% 0.3%
MAPE 10.5% Promedio de errores absolutos (APE)
WMAPE 4.9% Suma de errores ponderados (Weighted APE)

13. 2. Planeación de la Demanda | Pronóstico Estadístico
2. Generar Pronóstico Estadístico (Excel, Forecast Pro, Demantra u otro software)
Tips:
Tecnología (utilizar un pronosticador potente)
Entender a fondo los componentes de las series de tiempo (estacionariedad,
estacionalidad, tendencia, ciclicidad, aleatoriedad)
Entender a fondo los modelos de suavización de series de tiempo (promedios
móviles simple / doble, suavización exponencial simple / respuesta adaptativa /
Brown / Holt / Winter
Entender a fondo otros modelos (promedios móviles autorregresivos [ARIMA, Box-
Jenkins], causales o econométricos, subjetivos)

14. 2. Planeación de la Demanda | Pronóstico Estadístico
• Técnicas Cuantitativas:
• Estadísticas: Se enfocan en patrones y cambios en éstos
• Determinísticas: Causales, establecen relación entre el factor a pronosticar y otras variables
• Componentes Series de Tiempo:
Componente Descripción
Tendencia Componente a largo plazo que representa el crecimiento o
disminución en la serie sobre un período amplio
Ciclicidad Fluctuación en forma de onda alrededor de la tendencia
Estacionalidad Patrón de cambio que se repite a sí mismo año con año
Aleatoriedad Variabilidad de las series de tiempo después de retirar los otros
componentes

15. 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

16. 2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico
Utilizar la inteligencia y
conocimiento del planeador y de
la gente de otras áreas (Ventas,
Marketing, Inteligencia
Comercial, R&D) para ajustar el
pronóstico estadístico.
Incorporar promociones,
descuentos, cambios de precio -
elasticidad, factores económicos,
canibalización, competencia,
proyectos especiales, tendencias
de sell-out.

17. Colaboración con Marketing:
Promociones, ventas
especiales, descuentos,
cupones, lanzamientos,
eliminación de códigos,
cambios de mix, campañas
nacionales y regionales.
Colaboración con Ventas:
iniciativas comerciales,
apertura / cierre tiendas,
ajustes al plan de marketing,
consolidación / nuevos
clientes, etc.
2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

18. Building Blocks (ejemplo)
Building Blocks Colabora Nivel de Agregación
Campañas y Promociones Marketing Mes – SKU - Cantidad
Lanzamientos Marketing / Ventas Mes – Familia - Cantidad
Precios (Elasticidad) Marketing / Ventas Mes – Familia / SKU –
Cantidad
Exhibiciones Marketing Mes – Familia / SKU –
Cantidad
Proyectos Ventas Mes – SKU – Cantidad
Nuevos Clientes / Canales Ventas Mes – Canal – Familia – Cant
Apertura Tiendas Ventas Mes – Familia – Cantidad
Adiciones al Portafolio Marketing / Ventas Mes – Familia / SKU -
Cantidad
2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

19. 2. Planeación de la
Demanda | Colaboración
del Pronóstico
Tips:
• Dejar que el pronóstico sea retado por los directivos,
pueden tener otra visión
• Autoservicios (Big Box): Incorporar a un CPFR (in-plant
que colabora el pronóstico con el resurtidor, analiza sell-
out y existencias en piso de tienda, estrategias a
mediano y largo plazo de resurtido)
• Demanda intermitente o por proyectos:
• Colaboración detallada de proyectos (por cliente,
SKU, fecha requerida)
• Tomar demanda directo de software donde Ventas
registra proyectos en firme (ej: Sales Force)

20. - MTO / Demanda Intermitente: Pronóstico agregado o por atributos de materia prima
- Beneficios:
• Planeación de MP’s compartidas asegurando existencias
• Racionalización de MP’s
• Mejor planeación de equipos
2. Planeación de la Demanda | Pronóstico Agregado

21. Tips:
- Colaboración directa con clientes
grandes
- Entregar plan de demanda separado
por proyectos y venta normal
- Observar lista de materias primas
críticas con tiempo largo de entrega
en la junta de colaboración
- Llenar formatos de política temporal
en la misma junta de colaboración y
aclarar qué productos necesitarán
pedido especial
2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

22. Tips:
• Analizar con mayor detalle el presupuesto por Región / No solo el Nacional
• Estrategia Bottom-Up y Top-Down
• Medir WMAPE x bodega
• Medir Índice de declive o ciclo de vida de producto.
2. Planeación de la Demanda | Colaboración del Pronóstico

23. 4. Reunión Plan de Demanda
- Presentación de plan de
demanda cuatrimestral
Por SKU a directivos de
Ventas y Marketing
Entregable:
Plan de Demanda
Consensuado
2. Planeación de la Demanda | Reunión

24. 3. Reunión de Suministro
• Responsabilidad de Manufactura (Planeador de Producción, Suministros, gerentes
de Producción)
• Modificación de planes de
suministro (compra y
manufactura) para las familias
y sub-familias de acuerdo a
backlog de órdenes, plan de
demanda de los siguientes
meses, capacidad de planta y
disponibilidad de materias
primas.

25. 3. Reunión de Suministro
• Entregables:
• Plan Cuatrimestral de Producción con
volumen a producir por código / familia
y objetivos de inventario final
• Restricciones de capacidad y
limitantes de MP, tiempo de entrega,
costo (proveedores internos)
• Impactos por nuevos lanzamientos
• Mejores prácticas:
• Algunas compañías tienen una
reunión formal, otras no
• Algunas compañías entregan el plan
agregado a nivel SKU, otras a nivel
familia.
• Make-to-Order, Design-to-Order y
Finish-to-Order: Hacer plan agregado

26. 3. Reunión de Suministro
• Tips de seguimiento al plan
• KPI Precisión Plan de Producción:
Medir volumen planeado vs. real,
analizar buenas / malas
decisiones que lleven a
sobreinventario o caída en NS
• Seguimiento proyectos por
semana
• Seguimiento semanal de
estacionalidad

27. 4. Reunión Pre-S&OP (Partnership Meeting)
• Objetivos:
• Discutir, retar y validar los
planes de demanda y suministro
• Tomar decisiones para
balancear oferta y demanda o
ante restricciones
• Hacer recomendaciones
para la reunión ejecutiva

28. • Invitados: Logística, Operaciones,
Finanzas
• Entregables:
• Visión financiera actualizada del
negocio (último plan de venta vs
plan de negocio)
• Acciones recomendadas por familia
de producto
• Restricciones de capacidad y
acciones a tomar
• Recomendaciones para cambios en
la estrategia de demanda /
suministro, objetivos de inventario,
lead-times.
4. Reunión Pre-S&OP (Partnership Meeting)

29. 5. Reunión Ejecutiva S&OP
• Objetivos:
• Tomar decisiones de negocio
• Resolver conflictos de la junta Pre-
S&OP
• Revisar KPI’s
• Aprobar o tomar decisiones por
familia de producto
• Autorizar cambios en tasas de
producción o compra
• Tip:
• Incluir análisis de flujo de efectivo.
Proyección de capital de trabajo,
cuentas por pagar y cuentas por
cobrar. Detectar meses con mayor
restricción.

30. 6. S&OP Global
• Las empresas multinacionales enfrentan el problema de coordinar globalmente.
Este tipo de empresas muchas veces hacen una revisión final de planes
operativos y financieros a nivel global.
Reunión
Ejecutiva
Consolidación y
Reconciliación
Global
Reunión S&OP
Global

31. ¡Gracias!