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MDI106 Metodología investigadora

Dr. Javier García Arcal

Las etapa de Ejecución, Control y Cierre

Dr. Javier García Arcal – javier.garcia.arcal@gmail.com
Http://www.slideshare.net/JAVIERARCAL

Curso 2013-2014



¿Qué es la Ejecución?
• La ejecución es la etapa en la que se
coordinan los recursos humanos y
materiales de acuerdo a lo establecido
en el Plan de Gestión del Proyecto, a fin
de producir los entregables definidos y
conseguir los objetivos marcados.


Ejecución



Ejecución

© 2013 Project Management Institute. A Guide to the Projec Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition



Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Proceso de “Dirigir y Gestionar la Ejecución del
Proyecto” (4.3): Proceso primario de desarrollo
del Plan de Proyecto, donde se emplea la
mayoría del presupuesto y del esfuerzo.



Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas

• Para la dirección del proyecto, se tiene en
cuenta la siguiente información:
– Plan de Proyecto: Documento básico en la
gestión, generado durante la etapa de
Planificación.
– Peticiones de Cambio Aprobadas: Cambios
aceptados en la etapa de Control, que necesitan
implementarse en la Ejecución del Proyecto.



Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Técnicas

• Se requiere una conjunción de habilidades y
técnicas, a fin de dirigir el proyecto con éxito:
– Habilidades generales de Dirección
– Conocimiento del producto
– Sistema de Autorización de Trabajo: Procedimiento
para sincronizar y aprobar el trabajo que se va
realizando
– Reuniones periódicas de revisión
– Uso de Sistemas Informáticos



Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Salidas

• Resultados del trabajo (entregables): Es lo que
genera el producto final y donde se ve reflejado
todo el esfuerzo de planificación.
• Peticiones de cambio: El cambio es inevitable en
el proyecto. Todo cambio ha de ser gestionado en
la etapa de Control. Los cambios surgen por:
– Desviaciones debidas a riesgos no previstos o a una
insuficiente planificación y estimación
– Cambios en el Alcance o en las restricciones (tiempo
o coste) introducidos por los participantes



Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Salidas

• Los cambios generados en esta etapa pueden
clasificarse en varios tipos:
• Acciones correctivas: Tareas para eliminar las
desviaciones en el proyecto y alinearlo con la
planificación efectuada.
• Acciones preventivas: Tareas que se realizan a fin
de eliminar o mitigar un riesgo identificado.
• Reparación de defectos: Identificación de defectos
en un componente para su corrección o sustitución.
• Actualizaciones: Cambios a documentos
formalmente aprobados.



Adquirir el Equipo de Proyecto
Proceso de “Adquirir el Equipo de Proyecto”
(9.2): Implica la contratación o reclutamiento
de recursos humanos, ya sean individuos o
grupos, asignados al proyecto.

Tipos de Adquisición del Equipo de Proyecto
• Dado el plan de Gestión del Personal, se pueden
producir dos tipos de adquisiciones:
– Reclutamiento interno: el recurso existe en la
organización, y se asigna parcial o totalmente al
proyecto. Implica negociación con los responsables
funcionales.
– Contratación externa: el recurso se adquiere fuera de la
organización, bien sea directamente o a través de una
empresa de servicios. Implica cumplimiento de las
políticas de contratación.

• Como resultado, se produce un Documento de
Asignación de Recursos a las actividades
identificadas.



Desarrollar el Equipo de Proyecto
Proceso de “Desarrollar el Equipo de
Proyecto” (9.3): Comprende actividades de
desarrollo de los participantes en el
proyecto
– a nivel individual
– en su rendimiento como equipo de trabajo.



Desarrollar el Equipo de Proyecto: Entradas
• Las entradas que hay que considerar para un
buen Desarrollo del Equipo son:
– Documento de Asignación de Recursos
– Disponibilidad de los recursos: En qué
momentos la carga de trabajo es más intensa, y
en qué momentos es más ligera
– Plan de Gestión de Personal



Desarrollar el Equipo de Proyecto: Técnicas
• Actividades de Construcción de Equipos (Teambuilding): Reuniones, eventos, salidas, etc.
• Habilidades generales de Dirección.
• Sistema de reconocimiento y recompensa:
procedimientos para valorar el esfuerzo extra,
promociones, ….
• Ubicación conjunta: Colocar físicamente al equipo
en un lugar común.
• Formación (Training): En áreas técnicas y no
técnicas.



Desarrollar el Equipo de Proyecto: Salidas
• Mejoras en el rendimiento:
– Individual
– Como Equipo
• Información para la evaluación individual
(appraisal): Todo miembro del proyecto
debe ser sometido a una evaluación
periódica, donde se ha de considerar su
evolución.



Dirigir el Equipo de Proyecto
Proceso de “Dirigir el Equipo de Proyecto”
(9.4): Seguimiento del rendimiento del
equipo, proporcionando feedback a los
integrantes del mismo, resolviendo
problemas y coordinando cambios para
mejorar los resultados del proyecto.



Dirigir el Equipo de Proyecto: Técnicas
• Observación y conversación: Es preciso
mantenerse en contacto, tanto directo como
indirecto con el equipo. La ubicación
distribuida puede ser un problema.
• Evaluación del rendimiento del proyecto: Se
genera feedback después realizar el análisis,
generalmente del tipo 360 grados.
• Gestión de conflictos: Los conflictos entre
las personas son uno de los mayores riesgos
para el rendimiento del proyecto.



Gestionar la Información
Proceso de “Gestionar la Información” (10.2):
Implica hacer disponible la información
necesaria a cada miembro del proyecto en el
momento adecuado, según el plan
establecido.



¿Qué Información se distribuye?
• Dados los Resultados del Trabajo y el Plan
de Gestión de las Comunicaciones, se
producen:
– Registros del Proyecto: correspondencia,
memorándums, documentación general …
– Informes del Proyecto: revisión formal del
estado, problemas, etc.
– Presentaciones
– Feedback de los participantes
– Lecciones aprendidas



Gestionar las Expectativas de los Participantes

Proceso de “Gestionar las Expectativas de los
Participantes” (10.4): Implica el control de
las comunicaciones entre los participantes, a
fin de cubrir las necesidades tanto explícitas
como implícitas, y resolver los conflictos que
se puedan producir.
• La gestión activa de participantes disminuye las
probabilidades de disputa durante el proyecto, y
aumenta la sinergia entre las personas.



Salidas de la Gestión de Participantes
La Gestión de Participantes redunda en la
identificación y resolución de conflictos entre
los mismos, p.ej.:
• Reuniones periódicas con el cliente para descubrir
necesidades implícitas.
• Negociación con responsables funcionales para
garantizar la obtención de recursos.
• Conocimiento de los objetivos de la Dirección
Ejecutiva para identificar posibles riesgos en el
proyecto.

Este proceso produce cambios en el Registro de
Participantes y en su Estrategia de Gestión.



Realizar Aseguramiento de la Calidad
Proceso de “Realizar Aseguramiento de la
Calidad” (8.2): Desarrollo de todas las
actividades sistemáticas planificadas a fin
de que el proyecto satisfaga los estándares
de calidad establecidos



Auditorías de Calidad
• Dado el Plan de Gestión de la Calidad, se desarrollan
Auditorías de Calidad:
– en tiempo y manera previstos
– por el personal establecido a tal fin
– con el objetivo de asegurar que todo el proceso de gestión
cumple los estándares de calidad (la documentación se
genera, los planes de gestión se cumplen, etc…).

• Como resultado, se producen Mejoras en la Calidad,
que pueden llevar asociadas Peticiones de Cambio.



Efectuar Adquisiciones
Proceso de “Efectuar Adquisiciones” (12.2):
Obtención de respuestas y propuestas por parte
de potenciales proveedores, ante la necesidad
expuesta de un proyecto, evaluación de las
mismas y selección del mejor proveedor. Este
proceso concluye con la generación y firma de
un contrato.



Efectuar Adquisiciones: Técnicas
• Partiendo del Plan de Gestión de
Adquisiciones y de los Documentos de
Soporte a la Adquisición, se acude a:
– Lista generada de Proveedores cualificados
– Exhibiciones de Proveedores
– Medios de publicidad

• Una vez que la necesidad del proyecto se
hace pública, los proveedores interesados
enviarán sus propuestas, las cuales habrá
que estudiar.



Efectuar Adquisiciones: Técnicas
• Dadas las propuestas y los criterios de evaluación,
se aplican las siguientes técnicas:
– Filtrado: las propuestas que no cumplan los requisitos
mínimos son eliminadas
– Ponderación: se aplican los criterios de evaluación a las
propuestas válidas
– Estimaciones independientes: un experto externo evalúa
si las ofertas se ajustan al mercado

• Una vez seleccionado el proveedor:
– Técnicas de negociación de contratos



Efectuar Adquisiciones: Salidas
• Como resultado final de este proceso, se obtiene un
contrato.
• Características del contrato:
– Naturaleza legal
– Obliga a ambas partes
– Sujeto a proceso de aprobación
– Suele contener Cláusulas Generales (comunes a los
contratos del mismo tipo) y Disposiciones
Particulares (según el proyecto)

¿Qué es el Control?
• El control es la etapa en la que se
verifica que el desarrollo del proyecto
está en línea con el Plan de Proyecto
generado en la etapa de Planificación. Si
existen diferencias se gestionan
mediante:
– Acciones correctivas
– Cambios

Control y Monitorización





Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Proceso de “Supervisar y Controlar el Trabajo del
Proyecto” (4.4): Comparación del rendimiento
actual del proyecto con lo planificado en el Plan
de Gestión del Proyecto, y generación de
acciones correctivas y preventivas.



Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Dado el Plan de proyecto y los informes de
rendimiento, se evalúa las variaciones de la
ejecución respecto a la línea base, y se
generan peticiones de cambio:
– Acciones correctivas: Tareas para eliminar las
desviaciones.
– Acciones preventivas: Tareas que se realizan a fin
de eliminar o mitigar un riesgo identificado.
– Reparación de defectos: Identificación de
defectos en un componente.
– Actualizaciones: Cambios a documentos
formalmente aprobados.



Realizar Control Integrado de Cambios
Proceso de “Realizar Control Integrado de
Cambios” (4.5): Gestión de todo cambio
relacionado con el proyecto:
– Estudio de las peticiones de cambio
– Decisión acerca de los cambios aceptados
– Gestión del proceso de cambio y de los
participantes relacionados



Sistema de Control de Cambios
• Dados el Plan de Proyecto y los Informes de
Rendimiento, toda Petición de Cambio se
envía a un Comité de Control de Cambios.
• Comité de Control de Cambios:
– Formado por personas representativas de la
organización.
– El Jefe de Proyecto forma parte de este comité.
– Con procedimientos claros de selección.
– Aprueba los cambios necesarios e
imprescindibles.



Salidas del Control Integrado de Cambios
• Lista de cambios aprobados y rechazados.
• Actualizaciones del Plan de Proyecto: Los
cambios se deben ver reflejados en el plan.
• Lecciones aprendidas: Todo cambio es una
fuente de información para futuros
proyectos.



Verificar el Alcance
Proceso de “Verificar el Alcance” (5.4):
Aceptación formal del Alcance del Proyecto
o de cada una de las fases del Proyecto. Esta
aceptación la tiene que realizar el cliente.
• Este proceso se debe repetir al final de cada una de
las fases, y no únicamente al acabar todo el
proyecto.



Aceptación vs. Corrección
• Dado el Resultado del Trabajo y el Alcance
del Proyecto, y mediante técnicas de
inspección, el cliente (a veces el sponsor)
acepta formalmente el proyecto.
• Este proceso trata de la aceptación del
alcance, es decir, si el producto cumple las
especificaciones pactadas. La corrección del
producto se evalúa previamente en el
proceso de Control de Calidad.



Controlar el Alcance
Proceso de “Controlar el Alcance” (5.5): Se
realiza un seguimiento al estado del alcance
del producto y del proyecto, y se gestionan
los cambios a la Línea Base del Alcance.



Controlar el Alcance: Salidas
Dados la Línea Base y el Plan de Gestión del
Alcance, y la información relacionada con
la ejecución del proyecto, se pueden
generar:
– Peticiones de cambio.
– Actualizaciones al Plan de proyecto: Línea
Base de Alcance.
– Lecciones aprendidas.



Controlar el Coste
Proceso de “Controlar el Coste” (7.4): Se
realiza un seguimiento a la situación del
proyecto para actualizar el presupuesto del
mismo, y se gestionan los cambios a la
Línea Base de Coste.



Controlar el Coste: Salidas
Dados la Línea Base y el Plan de Gestión de
Costes, se aplica la técnica del Valor
Ganado (EV) u otras métricas. En este
proceso es posible generar:
– Actualizaciones al Plan de proyecto (Línea
Base de Coste).



Métricas
• Partiendo de los resultados del trabajo y del
Plan de Proyecto, y mediante técnicas de
análisis de datos, se producen informes de
rendimiento que contengan métricas
objetivas.
• Métricas: Parámetros claramente definidos
que dan una indicación del progreso y
situación actual del proyecto.



Técnica del Valor Ganado
Conceptos muy importantes:
• PV (Valor planeado): Es el coste
presupuestado del trabajo planeado hasta la
fecha.
• AC (Coste real): Es el coste real invertido
del trabajo realizado hasta la fecha.
• EV (Valor ganado): Es el coste
presupuestado del trabajo realizado hasta la
fecha.



Controlar el Cronograma
Proceso de “Controlar el Cronograma” (6.7):
Se realiza un seguimiento a la situación del
proyecto para actualizar el avance del
mismo, y se gestionan los cambios a la
Línea Base de Tiempo.



Controlar el Cronograma: Salidas
Dados la Línea Base y el Plan de Gestión de
Tiempos, y mediante Análisis de
Variaciones (SV, SPI), se pueden generar:
– Actualizaciones al Plan de proyecto: Línea
Base de Tiempo.



Realizar Control de Calidad
Proceso de “Realizar Control de Calidad”
(8.3): Revisión de ciertos parámetros en el
producto para determinar si cumple con los
estándares de calidad relevantes.

• Los estándares de calidad marcan el grado de
corrección del producto.



Realizar Control de Calidad: Técnicas
• Dados los Resultados del Trabajo, el Plan
de Gestión de la Calidad y las Definiciones
Operacionales, se llevan a cabo procesos de:
– Inspección
– Gráficos de control: Evolución de errores,
defectos, …
– Diagramas de Pareto: Clasificación de
problemas por orden de ocurrencia
– Muestreo estadístico



Realizar Control de Calidad: Salidas
• Decisión de aceptación o rechazo del
Producto.
• Reparación de defectos: Eliminación de los
defectos detectados, lo que conlleva la
inversión de tiempo extra.
• Acciones preventivas y correctivas a fin de
ajustar procesos y eliminar la fuente de
futuros defectos.
• Mejoras en la Calidad del Producto y del
Proyecto.



Supervisar y Controlar los Riesgos
Proceso de “Supervisar y Controlar los
Riesgos” (11.6): Seguimiento de los riesgos
identificados, identificación de nuevos
riesgos, control y evaluación de los planes
de respuesta a riesgos.



Supervisar y Controlar los Riesgos: Técnicas
• Dados el Plan de Gestión de Riesgos y los
Planes de Respuesta a Riesgos, se realizan
procesos de:
– Revisión de los riesgos del proyecto
– Auditoría de las respuestas a riesgos
– Planificación de respuestas adicionales



Supervisar y Controlar los Riesgos: Salidas
• Como resultado de las técnicas previas, se
producen las siguiente salidas:
– Planes de respuestas alternativas (Workarounds):
Respuestas no planificadas a riesgos no
identificados o aceptados.
– Peticiones de cambio: A fin de adecuar el Plan de
Proyecto a los riesgos surgidos.
– Actualizaciones a los Planes de Respuesta a
Riesgos: Cada una de las acciones debe ser
evaluada y tomada en cuenta para futuros riesgos.



Administrar las Adquisiciones
• Proceso de “Administrar las Adquisiciones”
(12.3): Verificación de que el rendimiento
ofrecido por el proveedor cumple lo pactado
contractualmente.
• En el caso de múltiples proveedores, este
proceso también gestiona la relación entre
todos ellos.



Administrar las Adquisiciones: Entradas
• Los siguientes elementos son necesarios en
la Administración de un Contrato:
– El contrato
– Resultados ofrecidos por el proveedor: es
necesario examinar al detalle si el proveedor
está cumpliendo con lo que se contrató
– Peticiones de cambio: ambas partes pueden
solicitar cambios en el contrato, por lo que es
preciso contar con un mecanismo de arbitraje



Administrar las Adquisiciones: Técnicas
• Sistema de control de cambios en el contrato: Es
preciso un mecanismo que valide cada petición de
cambio y decida si se aplica o no. Debe estar en
consonancia con el Control Integrado de Cambios
del proyecto.
• Informes de rendimiento: Indican el grado de
efectividad del proveedor.
• Sistema de pagos: Mecanismo que gestiona y paga
las facturas. Puede ser específico del proyecto o
dependiente del Departamento Financiero de la
organización.



Administrar las Adquisiciones: Salidas
• Documentación: Todas las comunicaciones
escritas que se generen con el proveedor durante el
cumplimiento del contrato.
• Cambios en el contrato: Todos los cambios
aprobados sobre el contrato implican una revisión
de la documentación y los procedimientos del
proyecto.
• Pagos: Acción contable que transfiere fondos del
proyecto al proveedor, según las condiciones
pactadas.



¿Qué es el Cierre?
• El cierre es la etapa que finaliza el
Proyecto, en la que:
– formalmente se da por concluido
– se reúne y archiva toda la información generada
para su uso posterior en otros proyectos
• El cierre es fundamental en un proyecto y nunca se
debe obviar.



Cierre



Cerrar el Proyecto o Fase
Proceso de “Cerrar el Proyecto o Fase” (4.6):
Documentación de los resultados del proyecto
o fase a fin de formalizar la aceptación del
sponsor sobre el producto entregado.
• Un proyecto se puede cerrar cuando se acaba con
éxito o cuando….
– Los objetivos no se han cumplido y no se puede o
quiere volver a intentar
– Se termina o recorta el presupuesto
– Se re-asignan los recursos a tareas más prioritarias
– La organización pierde interés



Cerrar el Proyecto o Fase: Salidas
• Dados los documentos de Rendimiento del proyecto o fase
y toda la información generada a lo largo del mismo, se
produce:
– Archivo del Proyecto: Conjunto de registros indexados
que se archivarán para su posterior uso, previa
distribución a todos los participantes implicados.
– Cierre Administrativo: Aprobación por parte del
sponsor de la terminación del proyecto o fase
– Lecciones aprendidas: Con lo ocurrido en el proyecto,
¿qué se puede mejorar en el futuro?



Cerrar las Adquisiciones
Proceso de “Cerrar las Adquisiciones” (12.4):
Finalización de cada uno de los contratos de
adquisición, garantizando:
– la verificación del producto (¿se ha completado
todo el trabajo contratado?)
– el archivado de toda la información para su
posterior uso



Cerrar las Adquisiciones: Salidas
• Dada toda la documentación del contrato y
mediante la realización de una auditoría al
proceso de adquisición, se genera:
– El archivo del contrato: Conjunto indexado de
registros que se incluirán en el archivo final del
proyecto.
– Aceptación formal de cierre: Documento
enviado al proveedor indicando la aprobación
final del producto entregado.
– Lecciones aprendidas: Mejora de los futuros
procesos de adquisición.

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