Clase 4 Gestion de Proyectos PMBOK

1. MG. Richard E. Mendoza G.
Docente
GESTION DE PROYECTOS PMBOK 6

2. ¿QUÉESUNPROYECTO?
Un proyecto es un
esfuerzo temporal que
se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o
resultado único.
(PMBOKGuide, PMI)
Tiempo
Costo
Alcance
Calidad

3. ATRIBUTOSDE UNPROYECTO
● Tieneun propósito
único
● Es temporal
● Requiere recursos
● Conlleva
incertidumbre

4. ADMINISTRADOR DEPROYECTOS
Habilidades deseadas:
● Sociales y humanas
(Buena comunicación,
liderazgo, saber escuchar)
● Áreasde conocimiento
● Pensamiento crítico y
resoluciónde problemas

5. ETAPASDEUNPROYECTO
Iniciación
Planificación
Ejecución
Monitoreo y Control
Cierre

6. ÁREAS DECONOCIMIENTO
Gestión de la
integracióndel
proyecto
Gestión del alcance
del proyecto
Gestión del tiempo
del proyecto
Gestión de los
costos del proyecto
Gestión de la calidad
del proyecto
Gestión de los
recursos humanos
del proyecto
Gestión de las
comunicaciones del
proyecto
Gestión de los
riesgos del proyecto
Gestión de las
adquisiciones del
proyecto
Gestión de los
interesados del
proyecto

7. Gestión de la Integración
Gestión delAlcance Gestión delAlcance
Gestión del Tiempo Gestión del Tiempo
Gestión de los
Costos
Gestión de los
Costos
Gestión de la Calidad
Gestión de losRecursos
Gestión de lascomunicaciones
Gestión de losRiesgos
Gestión de lasAdquisiciones
Monitoreo ycontrol
Inicio Cierre
Gruposde procesos
Planeación Ejecución
Gestión de los Interesados
Relaciónentre lasáreasde conocimientoylosgruposde procesos
PMBOK® GUIDE 6
10 Áreas de conocimiento de la
administración de proyectos
Adaptación: Ing. Oscar Gascón
PMP
todopmp.com

10. FASESDEUNPROYECTO
1. Iniciar el proyecto (Comenzar)
2. Planificar el proyecto (Planificar)
3. Ejecutar el proyecto (Hacer)
4. Dar seguimiento y control al proyecto
(Revisar yactuar)
5. Cerrar el proyecto (Finalizar)

11. ● Asignar coordinador
del proyecto
● Confirmar caso de
negocio
● Identificar supuestos
y riesgos
INICIACIÓN

12. ● Determinar
objetivos medibles
● Desarrollar acta de
constitución
● Identificar
interesados
INICIACIÓN

13. ● Definiciónde alcance
● Identificar actividades y generar cronograma
● Estimar costos y generar presupuesto
● Determinar estándares y métricas de calidad
● Determinar roles y responsabilidades
● Planificar comunicaciones
● Reunión de inicio del proyecto
PLANIFICACIÓN

14. ● Ejecutar planes y producir entregables
● Solicitar cambios
● Evaluar desempeño individual y del
equipo
● Facilitar resolución de conflictos
● Gestionar expectativas de interesados
EJECUCIÓN

15. ● Medir desempeño actual en contraste
con la línea base
● Realizar control integrado de cambios
● Aprobar o rechazar cambios
● Realizar control de calidad
● Gestionar adquisiciones
MONITOREO YEVALUACIÓN

16. ● Confirmartrabajo realizado
● Cierrede adquisiciones
● Obtener aceptación de entregables
● Cierre financiero
● Informe final de desempeño
● Recopilar leccionesaprendidas
CIERRE

18. PROCESODEGESTIÓNDE INTEGRACIÓN
Iniciación:Acta de Constitución
Planificación:Plan para dirigir el proyecto
Ejecución:Dirigir el trabajo del proyecto
Monitoreo y Control:Seguimiento y control del trabajo del proyecto
Monitoreo y Control:Control integrado de cambios
Cierre:Cerrar el proyecto o fase

19. La primera parte de la
gestión de la
integración es crear un
acta de constitución del
proyecto.
ACTA DE CONSTITUCIÓNDEL PROYECTO

20. 1. Casode negocio
2. Selección del
proyecto (análisis
costo- beneficio)
3. Plan para dirigir el
proyecto
LOQUENECESITASANTESDELA CONSTITUCIÓN
DELPROYECTO

21. ● Identificara los
interesados
● Confirmar requisitos
de altonivel
CREACIÓN DE ACTA DE CONSTITUCIÓN

22. ● Definir el alcance,
objetivos y criterios de
éxito delproyecto
● Documentar los
riesgos
CREACIÓN DE ACTA DE CONSTITUCIÓN

23. ● Reconoce formalmente la existencia del
proyecto
● Da autoridad para gastar dinero y
comprometer recursos
● Identifica restricciones y riesgos de alto
nivel para el proyecto
BENEFICIOS DEL ACTA DECONSTITUCIÓN

24. ● Acciones correctivas
● Acciones preventivas
● Control integrado de cambios
● Comité de control de cambios (CCB)
SOLICITUDES DECAMBIO

25. ● Identificar elcambio
● Evaluar elimpacto
● Identificar las
opciones
● Aprobar internamente
la solicitud de cambio
PROCESO PARA REALIZARCAMBIOS

26. ● Obtenerla aprobación
del cliente
● Ajustar planes
● Gestionar
expectativas
PROCESO PARA REALIZARCAMBIOS

27. Es el documento que formaliza
el inicio del proyecto, establece
el nivel de autoridad que tendrá
el director a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.
En este documento se
describen las necesidades,los
objetivos y los entregables de
manera general.
Se identifican suposicionesy
restricciones.
Se establecen fechas
importantes (hitos) del
proyecto.
INTEGRACIÓN
Desarrollar el acta de
constitución delproyecto
Entradas:
Enunciado del trabajodel
proyecto
Descripción narrativadel
producto o servicio.
Caso de negocio
Información desde una
perspectiva comercial:
Razones por las cuales se
desarrolla un caso de
negocios:
Demanda del mercado.
Necesidad de laorganización.
Solicitud de uncliente final.
Avances tecnológicos.
Requisito legal.
Impacto ecológico.
Necesidad social.
INTEGRACION
Entradas:
Herramientas ytécnicas
Técnicas defacilitación
1. Lluvia de ideas
2. Solución de conflictos
3. Solución de problemas
4. Gestión de reuniones
o juntas
Salidas
Acta de constitución delproyecto
(Project Charter)
Tip: Saber identificar elcontenido
del acta principalmente:
Restricciones.
Suposiciones.
Casode negocios y entregables de
alto nivel.
Acta de constitución delproyecto
plantilla de ejemplo

30. Espacio para imagen
PLANTILLA:SOLICITUDDECAMBIOS

31. PLANTILLA:SOLICITUDDECAMBIOS
Sección:Datos de la solicitud de cambio
● ID de solicitud de cambio
● Solicitante delcambio
● Áreadel solicitante
● Patrocinadordel proyecto
● Gerentedel proyecto

32. PLANTILLA:SOLICITUDDECAMBIOS
Sección:Categoría de cambio
● Alcance
● Cronograma
● Costos
● Calidad
● Recursos
● Otro

33. PLANTILLA:SOLICITUDDECAMBIOS
Sección:Causa / origen del cambio
● Solicitud decliente
● Reparación dedefecto
● Acción correctiva
● Acción preventiva
● Otros

34. PLANTILLA:SOLICITUDDECAMBIOS
Sección:Descripción de la propuesta de cambio
Sección:Justificación de la propuesta de cambio
Sección:Impacto de la línea base
● Alcance
● Cronograma
● Costo
● Calidad

35. PLANTILLA:SOLICITUDDECAMBIOS
Sección:Firmas del comité de cambios
● Nombre
● Rol/ Cargo
● Firma

37. RitaMulcahy
La gestión del alcance es el
proceso de definir qué trabajo
se requiere y después asegurar
que todo ese trabajo-y sólo ese
trabajo-sea realizado.

38. Ícono Ícono
Producto vsProyecto
Alcance del
Producto
Alcance del
Proyecto

39. 1. Recopilar requisitos
2. Definir alcance
3. Crear la estructura de desglose de
trabajo (EDT)
4. Validar elalcance
5. Controlarel alcance
PASOSPARALAGESTIÓN DELALCANCE

41. PLANTILLA:ACTADECONSTITUCIÓN

42. PLANTILLA:ACTADECONSTITUCIÓN

43. PLANTILLA:ACTADECONSTITUCIÓN

44. PLANTILLA:ACTADECONSTITUCIÓN

45. PLANTILLA:ACTADECONSTITUCIÓN

46. PLANTILLA:ACTADECONSTITUCIÓN

47. PLANTILLA:ACTADECONSTITUCIÓN

48. Planificar la gestióndel
alcance
Definir cómo se llevarán a cabo
los procesos de la gestión del
alcance.
Se debe describir cómo se va a
definir, validar y controlar el
alcance del proyecto.
Planificar el alcance evita que
se agreguen cambios que no
pasaron por el control
integrado de cambios y de esta
forma prevenir trabajos no
solicitados a lo que se le llama
gold plating.
GESTION DEL
ALCANCE
Salidas:
Para el plan de gestión del
alcance, lo mínimo con lo que
se debe contares:
Fases o ciclo de vida del
proyecto
Qué procesos yherramientas
se van a utilizar en el
proyecto.
Cómo se realizará la gestión
de la configuración.
El plan de gestión de requisitos
Ciclo de vida predictivo, los entregables del
proyecto se definen al comienzo del proyecto y
cualquier cambio en el alcance es gestionado en
forma progresiva.
Ciclo de vida adaptativo o ágil, los entregables
son desarrollados a través de múltiples
iteraciones, donde se define y se aprueba un
alcance detallado antes del comienzo de una
iteración.

50. La gestión de tiempo
implica documentar
cómo planificarás,
gestionarás y
controlarás el
cronograma del
proyecto.
GESTIÓNDEL TIEMPO

51. 1. Definirlas actividades
2. Secuenciar lasactividades
3. Estimar los recursos de las actividades
4. Estimar la duración de las actividades
5. Desarrollarel cronograma
PASOS PARADESARROLLAR UNCRONOGRAMA

52. MÉTODOSDE ESTIMACIÓN
No tengo idea de cuánto
tiempo llevará. Ni siquiera
sé qué trabajo me están
solicitando. Entonces,
¿qué puedodecir?
¡Adivinaré ylo multiplicaré
pordos!

53. ● Ruta crítica
● Holgura
● Compresióndel cronograma
CONCEPTOSIMPORTANTES

54. DIAGRAMA DERED
FORMAS DE REPRESENTAR EL CRONOGRAMA

55. Diagrama dehitos
FORMASDEREPRESENTAR ELCRONOGRAMA
ID HITO Diciembre Enero Febrero Marzo Abril
1 Inicio 12/1
4
12/31
1/17
2/1 5
3/1
5
4/4
4/1
5
2 Requisitos recolectados
3 Diseño completado
4 Código completado
5 Pruebas completadas
6 Implementación completada
7 Final

56. Diagrama debarras
FORMASDEREPRESENTAR ELCRONOGRAMA
ID Nombrede
laactividad
Duración inicio Final
1 Inicio 0 días Lun 8/26 Lun 8/26
2 D 4 días Lun 8/26 Jue 8/29
3 A 6 días Lun 8/26 Lun 9/2
4 F 7 días Lun 9/2 Mar 9/9
5 E 8 días Vier 8/30 Mar 9/10
6 G 5 días Mier 9/12 Mier 9/17
7 B 5 días Mier 9/12 Mier 9/17
8 H 7 días Mier 9/18 Jue 9/26
9 C 8 días Vier 9/27 Mar 10/8
10 Final 0 días Mar 10/8 Mar 10/8
8/18 8/25 9/1 9/8 9/15 9/22 9/29
Septiembre Octubre

57. ● Comparar el trabajo finalizado con lo
que sepredijo
● Sesiones de lecciones aprendidas para
implementar mejoras
● Volver a priorizar la lista de requisitos
de trabajo
● Identificar y gestionar los cambios que
surjan
CONTROLAR ELCRONOGRAMA

60. Implica identificar el
modo en que
planificarás, gestionarás
y controlarás los costos
del proyecto.
¿CÓMOADMINISTRAR ELCOSTO DELPROYECTO?

61. Técnica para medir la rentabilidad
potencial de una inversión mediante el
cálculo de los beneficios recibidos en
relación con los costos.
RETORNODELAINVERSIÓN(ROI)

62. 1. Estimar loscostos
Tipos decostos:
● Variables ofijos
● Directos o indirectos
PASOS PARAGENERAR UNPRESUPUESTO

63. ● El plan de gestión de costos
● La línea base del alcance
● Cronograma delproyecto
● Plan de gestión de los recursos humanos
● Registro deriesgos
ENTRADAS PARAESTIMAR LOSCOSTOS

64. 2. Determinar elpresupuesto:
● Determinar las tarifas de costos
de losrecursos
● Análisis dereserva
● Costode calidad
PASOS PARAGENERAR UNPRESUPUESTO

65. PASOS PARAGENERAR UNPRESUPUESTO
3. Estimados de la cuenta de
control
2. Estimados de los paquetes de trabajo
1. Estimados de la actividad
8.Presupuesto de costos $1.423
7. Reservas de gestión $68
6. Línea base de costos $1.355
5.Reservas para contingencia $105
4. Estimados del proyecto $1.250
CA 1 $850 CA 2 $400
WP 1 $100 WP 2 $250 WP 3 $500 WP 4 $175
A 1
$25
A 2
$25
A 3
$25
A 4
$25
A 5
$45

66. ● Informes deavance
● Análisisde reserva
de contingencias
● Medición del valor
ganado
CONTROLAR LOSCOSTOS

69. La calidad es definida
como el grado en el que
el proyecto cumple con
los requisitos.
¿QUÉ ESLA CALIDAD?

70. ● Costos incrementados
● Menores ganancias
● Baja motivación
● Baja satisfacción del cliente
● Riesgos incrementados
● Reproceso
● Retrasos delcronograma
IMPACTODEUNABAJACALIDAD

71. Sus objetivos principales son identificar
todos los requisitos, estándares y prácticas
de la organización o de la industria
relevantes para la calidad del proyecto, y
luego planificar cómo cumplir con tales
estándares y requisitos de calidad.
PLANIFICAR LAGESTIÓN DE LACALIDAD

72. • Diagrama de causa y efecto
• Diagrama deflujo
• Hoja dechequeo
• Diagrama dePareto
• Histograma
• Diagrama decontrol
• Diagrama dedispersión
HERRAMIENTASDECALIDAD

73. DIAGRAMADECAUSAY EFECTO

74. Se lleva a cabo mientras se realiza el
trabajo delproyecto.
Esta evaluación normalmente la realiza un
grupo que no participa en el proyecto, tal
como un departamento de aseguramiento
de lacalidad.
ASEGURAMIENTO DECALIDAD

75. ● Auditorías
● Análisisde procesos
HERRAMIENTASDE ASEGURAMIENTO DECALIDAD

77. Requiere planificar de qué manera vas a
involucrar a las personas, identificar a los
miembros del equipo que necesitarás,
definir los roles de todos, crear sistemas de
recompensa, mejorar el desempeño de los
miembros del equipo individualmente y
como equipo, y realizar un seguimiento del
desempeño.
GESTIÓN DE LOS RECURSOSHUMANOS

78. ● Determina qué recursos necesitarás
● Confirma la disponibilidad de los
recursos asignados
● Crear directorio del equipo del proyecto
RESPONSABILIDADES DEL
COORDINADOR DELPROYECTO

79. ● Roles y responsabilidades en el
proyecto claramente asignados
● Generar informes de desempeño
● Crea sistemas de recompensa
RESPONSABILIDADES DEL
COORDINADOR DELPROYECTO

80. ● Roles yresponsabilidades
● Organigrama delproyecto
● Plan de gestión del personal
COMPONENTESDEL PLAN DE GESTIÓNDE
RECURSOSHUMANOS

81. ● Dedicado
● Medio tiempo
● Sociedad
● Virtual
TIPOSDEEQUIPOS

82. 1. Formación
2. Turbulencia
3. Normalización
4. Desempeño
5. Disolución
ETAPASDEFORMACIÓNY
DESARROLLO DELEQUIPO

83. ● Colaborar
● Consentir
● Eludir
● Suavizar
● Forzar
GESTIÓNDE CONFLICTOS

85. GuíaPMBOK
Se enfoca en las necesidades
de informacióny comunicación
de losinteresados

86. TIPOSDECOMUNICACIÓN
Tipo decomunicación Cuándo seutiliza
Formalescrita Problemas complejos
Formalverbal Presentaciones, discursos
Informal escrita Correo electrónico, notas
manuscritas, mensajes
detexto
Informal verbal Reuniones, conversaciones

87. ● No verbal
● Paralingüística
● Palabras
COMUNICACIÓN EFECTIVA

88. ● Interactiva
● Tipo pull
● Tipo push
MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

89. ● Entornos ruidosos
● Distancia entre
aquellos que tratan
de comunicarse
● Codificación
impropia de los
mensajes
BLOQUEADORESDE LACOMUNICACIÓN

90. ● Hacer declaraciones
negativas
● Hostilidad
● Idioma
● Cultura
BLOQUEADORESDE LACOMUNICACIÓN

92. Losriesgos se identifican y gestionan por
primera vez durante la iniciación.
Se van actualizando o incorporando
constantemente conforme se desenvuelve
el proyecto.
GESTIÓN DE RIESGOS

93. Incertidumbre:
Es la falta de conocimiento
acerca de un evento que
reduce la confianza que
uno tiene de las
conclusiones obtenidas a
partir de los datos.
Factores deriesgo:
La probabilidad de que un
evento ocurra (cuán
probable)

94. 1. Planificar la Gestión de los Riesgos
2. Identificar losRiesgos
3. Realizar el Análisis Cualitativo
4. Realizar el Análisis Cuantitativo
5. Planificar la Respuesta a los Riesgos
6. Controlarlos Riesgos
PROCESO PARA GESTIONARRIESGOS

95. ● Externos
● Internos
● Técnicos
● Imprevisibles
CATEGORIZACIÓN DERIESGOS

96. Es donde se guarda la
mayor parte de la
informaciónacerca de
los riesgos.
REGISTRODE RIESGOS

97. ● Evitar
● Mitigar
● Transferir
ESTRATEGIAS DE RESPUESTA ALOS RIESGOS

99. Las adquisiciones son
un proceso formal para
obtener bienes y
servicios.
GESTIÓN DE ADQUISICIONES

100. Los documentos de
adquisición más
comunes son la solicitud
de propuesta (RFP), la
invitación a licitación
(IFB) y la solicitud de
cotización (RFQ).
DOCUMENTOSDE ADQUISICIONES

101. 1. Planificar la Gestión de las
Adquisiciones
2. Efectuarlas Adquisiciones
3. Controlarlas Adquisiciones
4. Cerrarlas Adquisiciones
PROCESODEGESTIÓNDE ADQUISICIONES

102. ● Desempeño
● Funcional
● Diseño
TIPOS DE ENUNCIADOS

103. ● Preciofijo (FP)
● Tiempo y materiales
(T&M)
● Costos
reembolsables (CR)
CATEGORÍASDE CONTRATOS

104. ● Criterios de selección de proveedores
● Solicitud decambios
● Acuerdode confidencialidad
● Cartade intención
● Vínculo legal
CONCEPTOSIMPORTANTES

105. ● Definir roles y
responsabilidades
● Hacer las cosas
vinculantes desde el
punto de vista legal
● Mitigar o asignar
riesgos
PROPÓSITO DEUN CONTRATO

107. ● Identificarlos atodos
● Determinar sus requisitos, expectativas e intereses
● Determinar su nivel de influencia
● Planificar comunicaciones
● Gestionar sus expectativas, influencia y
compromiso
● Comunicarte con ellos y controlar las
comunicaciones
PROCESODEGESTIÓNDE INTERESADOS

108. 1. Reforzar habilidades de comunicación
2. Familiarizarse con plantillas y… utilizarlas
3. Tomar el examen de certificación del PMP
4. Busca un mentor o mentora
¿QUÉSIGUE?

109. Formando líderes para la construcción
de un nuevo país en paz