Gestión del alcance

Expositores:
Juan Antonio Balboa Rojas
Oscar Eduardo Ayarza Zorrilla

Es el proceso que se encarga de definir qué trabajo
se realizará y luego asegurar que ese trabajo y sólo
ese trabajo se realice.
Alcance
del
Producto
Gestión
del
Alcance
Alcance
del
Proyecto

25/09/2012 Curso: Gerencia Avanzada de Proyectos Informáticos 2

Elaborar EDT

Controlar Alcance
Verificar Alcance
Definir Alcance
Recopilar Requisitos

•Entradas •Entradas •Entradas •Entradas •Entradas
•Acta de Constitución •Acta de Constitución •Enunciado del •Plan para la •Plan para la
del Proyecto. del Proyecto. Alcance del Dirección del Dirección del
•Registros de •Documentación de Proyecto. Proyecto. Proyecto.
Interesados Requisitos. •Documentación de •Documentación de •Información sobre el
•Herramientas •Activos de los Requisitos. Requisitos. Desempeño del
•Salidas Procesos de la •Activos de los •Matriz de Trabajo.
•Documentación de Organización. procesos de la Rastreabilidad de •Documentación de
Requisitos. •Herramientas Organización. Requisitos. Requisitos.
•Plan de Gestión de •Salidas •Herramientas •Entregables •Matriz de
Requisitos. •Enunciado del •Salidas Validados. Rastreabilidad de
Alcance del •EDT •Herramientas Requisitos.
•Matriz de
Rastreabilidad de Proyecto. •Diccionario de la •Salidas •Activos de los
Requisitos. •Actualizaciones a los EDT. •Entregables procesos de la
Documentos del Aceptados. Organización.
•Línea Base del
Proyecto. Alcance. •Solicitudes de •Herramientas
•Actualizaciones a los Cambio. •Salidas
Documentos del •Actualizaciones a los •Mediciones del
Proyecto. Documentos del Desempeño del
Proyecto. Trabajo.
•Actualizaciones a los
activos de la
Organización.
•Solicitudes de
Cambio
•Actualizaciones a los
Documentos del
Proyecto.


Recopilar Requisitos


Procesos para definir las necesidades de los
interesados a fin de cumplir con los objetivos del
Proyecto

Entradas Herramientas Salidas


Herramientas
Entrevistas
Grupos de Opinión
Talleres Facilitado
Técnicas Grupales de Creatividad
Técnicas Grupales de Toma de Decisión
Cuestionarios y Encuestas
Observaciones
Prototipos


Salidas

Documentación de Requisitos.

Plan de Gestión de Requisitos.

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.


2. REQUISITOS FUNCIONALES
- Se deben digitalizar 2'700,000 documentos de diferentes formatos.
- Los documentos a digitalizar deben agruparse por tipo de documento
(contrato, reclamos, petitorios, quejas, financiamientos, etc.).
- Cada documento digitalizado, se deberá almacenar con campos como:
suministro, fecha, tipo de documento, caja y prefijo.
Áreas de Administración, - Los documento digitalizados serán grabadas en formato TIFF y/o PDF.
Contabilidad, Finanzas y - Los documentos digitalizados, deberán ser guardados en un servidor que
Legal. determine la Gerencia General en coordinación con la Unidad Informática.
- Los documentos que se digitalicen deberán de poder consultarse en las áreas
usuarias.
- Se deberán entregar copias de seguridad de los documentos digitalizados.

Área Legal. - Los documentos digitalizados deberán contar con Valor Legal.
3. REQUISITOS NO FUNCIONALES
- Se deberá realizar un inventario total de la documentación a digitalizar.
Áreas de Administración,
- Finalizado el proceso de digitalización, los documentos físicos deberán de
Contabilidad, Finanzas y volver a ser almacenados en las áreas usuarias, tomando las precauciones
Legal. para su óptima conservación.
4. REQUISITOS DE CALIDAD
Áreas de Administración, - Se deberá desarrollar el trabajo usando técnicas de Sistemas de Producción
Contabilidad, Finanzas y y/o Almacenamiento de Documentos.
Legal.

5. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
- Los documentos digitalizados deberán contar con una resolución mínima de 300
TÉCNICOS
DPI.
6. REGLAS DE NEGOCIO

- Comunicación constante con las áreas usuarias para la entrega de los lotes de documentos físicos.
7. SUPUESTOS

- Se proporcionará un ambiente adecuado para el trabajo a realizar, el mismo que consiste en un espacio físico,
con la respectiva toma de energía y puntos de red.
8. RESTRICCIONES

- Los documentos a procesar podrán estar en mano del equipo de proyecto por un plazo máximo de 7 días
calendario, desde la entrega de cada lote.
- El servicio de digitalización se realizará en el área usuaria.
- No se proporcionará ningún mobiliario para el desarrollo de esta actividad.


1. ACTIVIDADES DE REQUISITOS
- Los requisitos serán proporcionados por las áreas usuarias en coordinación con el Equipo de Proyectos.
- Todos los requisitos se plasmarán en la Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.
2. ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN
- Las áreas usuarias (áreas de Administración, Contabilidad, Finanzas y Legal.) o la Gerencia General
podrán presentar solicitudes de Cambio en los requerimientos o requisitos, indicando el sustento o
nueva necesidad del Negocio.
- El equipo de Gestión de Integración del Proyecto deberá evaluar la factibilidad de los cambios
solicitados, revisando el impacto en cuanto a Costo, Tiempo y Alcance.
- Si lo cambios son aprobados, se monitorearán a fin de asegurar su desarrollo dentro del Alcance,
Tiempo y Costo acordado.
3. PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS
- La priorización de los requisitos presentados se harán en base a la Matriz de Rastreabilidad, teniendo
en cuenta el grado de complejidad y el nivel de estabilidad de cada requisito.
- La matriz será desarrollada por el Equipo de Proyecto y aprobada por las áreas usuarias y la Gerencia
General.
4. MÉTRICAS DEL SERVICIO
- La Calidad de la imagen digitalizada será de un mínimo de 300 DPI.
- El porcentaje de imágenes digitalizadas con éxito deberá ser de un 97% por cada lote entregado en
un primer momento. El 3% restante por cada lote, se agrupará en un último lote y deberá
reprocesarse a fin de asegurar la digitalización total de los documentos.
5. ESTRUCTURA DE RASTREABILIDAD
En la Matriz de Rastreabilidad se documentará la siguiente información:
- Atributos de Requisitos: código, descripción, sustento de inclusión, prioridad, versión, estado actual,
fecha de cumplimiento, nivel de estabilidad, grado de complejidad y criterio de aceptación.

ESTA GRADO
FECHA DE NIVEL DE
CÓDI DESCRIPCIÓ SUSTEN PRIORID VERSI DO DE CRITERIO DE
CUMPLIMI ESTABILI
GO N TO AD ÓN ACTU COMPLEJI ACEPTACIÓN
ENTO DAD
AL DAD
Los Área Aprobación de
docum Legal lo Área Legal.
entos solicita
digitali [Fecha
zados
MUY ACTIV cuando se
R01 deberá 1.0 ALTO ALTO
n ALTA O cumple el
contar requisito]
con
Valor
Legal.
Se deberán Gerenci Aprobación de
entregar a Gerencia
[Fecha
copias de General General por la
MUY ACTIV cuando se
R02 seguridad de lo 1.0 ALTO MEDIO entrega de los
ALTA O cumple el
los solicita lotes en medios
requisito]
documentos electrónicos
digitalizados.


Definir el Alcance


Proceso que verifica qué es lo que está y no está
incluido en el Proyecto y sus entregable.

Entradas Herramientas Salidas


Herramientas

Juicio de Expertos

Análisis del Producto

Identificación de Alternativas

Talleres Facilitados

Salidas

Enunciado del Alcance del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


1. DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO
REQUISITOS CARACTERÍSTICAS
Los documentos digitalizados - Al iniciarse el proceso de digitalización, un funcionario legal dejará constancia del
deberán contar con Valor Legal. archivo que se grabará.
- Al terminarse el proceso de digitalización, el funcionario legal realizará un acta y
testimonio de conformidad.
Se deberán entregar copias de - CDs y/o DVDs debidamente rotulados con los tipos de documentos digitalizados.
seguridad de los documentos - Cada archivo digitalizado, será almacenado con un secuencial de 10 dígitos y
digitalizados. subdivididos en carpetas por tipo de documento.
- Se realizará un acta de entrega por parte del Equipo de Proyecto.
2. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
-Los documentos digitalizados deberán contar con una resolución mínima de 300
TÉCNICOS
DPI.
-El porcentaje de imágenes digitalizadas con éxito deberá ser del 100% al finalizar el
CALIDAD
tiempo establecido en el Proyecto.
-El proceso de digitalización debe ser aprobado por un representante legal, dejando
LEGAL
constancia de la veracidad de los documentos.
3. ENTREGABLES DEL PROYECTO
- Conexiones eléctricas y redes validadas.
- Servicios básicos validados.
1. Instalación de líneas de - Mobiliario y materiales instalados.
digitalización. - Equipos especializados instalados.
- Software requerido instalado y validado.
- Integración de Sistemas RANSA.

Crear la EDT


ENTRADA HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS SALIDA
• Enunciado del
• EDT.
Alcance del
Proyecto. • Diccionario de la
• Documentación de EDT.
Requisitos. • Descomposición. • Línea Base del
• Activos de los Alcance.
procesos de la • Actualizaciones a
Organización los Documentos
del Proyecto.


Participación de todo el equipo.

Debe finalizarse el primer nivel antes de
seguir desglosándose.

Cada nivel es una pieza mas pequeña del
nivel de arriba.

Todo el proyecto se incluye en la EDT.

Incluye solo entregables que son necesarios.

Descartar los Entregables no incluidos en la
EDT.


 Definir nivel de descomposición de la
EDT.
 Organizar todos los entregables
determinados en Paquetes de Trabajo.
 Establecer fases del Proyecto.


Estimados de forma realista
y segura
Rápidamente finalizados
Finalizados sin interrupción
Elaborados por un tercero

ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES


 Actividades del Proyecto.

 Acciones a realizar.

 Paquete de trabajo fantasma.

 Tiempo de realización de paquetes
de trabajo.


Trabajo
Equipo
Persona
EDT

Interesados
Cambios

Otras Gestiones

Lista de
Actividade
s
Diagrama Control del
de red Proyecto

Gestión de
Empleados

EDT Riesgo

Gestión de
Estimación
calidad

Calendariz Presupuest
ación o

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Sistema de autorización de trabajo.

Describe límites, criterios de aceptación, etc.
del paquete de trabajo.

Controla cuando se realiza cada trabajo.

Muestra el esfuerzo que requiere cada trabajo.

Algunas entradas se completan posteriormente
como: Duraciones, interdependencias, etc.


Enunciado Alcance del producto,
del Alcance entregables y criterios de
del aceptación
EDT Proyecto
Entregables y
descomposición en
paquetes de trabajo
Diccionario
de EDT Descripción detallada del
trabajo y descripción
técnica

Línea Base del Alcance

Verificar el Alcance


ENTRADA HERRAMIENTAS Y SALIDA
TÉCNICAS
• Plan para la
Dirección del • Entregables
Proyecto. Aceptados.
• Documentación de • Solicitudes de
• Inspección.
Requisitos. Cambio.
• Matriz de • Actualizaciones de
Rastreabilidad de los Documentos
Requisitos. del Proyecto.
• Entregables
Validados.


 Entregables propiamente
validados.
 Alcance debidamente presentado
al cliente.
 Entregables intermedios
aceptados por el cliente.

Controlar el Alcance


ENTRADA HERRAMIENTAS Y SALIDA
TÉCNICAS
• Actualizaciones a los
• Plan para la Activos de los
Dirección del Procesos de la
Proyecto. Organización.
• Información Sobre • Solicitudes de Cambio.
el Desempeño del • Análisis de • Actualización al Plan
Trabajo. Variación. para la Dirección de
Proyecto.
• Documentación de
• Actualización a los
Requisitos.
Documentos del
• Matriz de Proyecto
Rastreabilidad de • La documentación
Requisitos. de requisitos
• Activos de los • La matriz de
Procesos de la rastreabilidad de
Organización. requisitos


• No procesamiento de cambios sino
control para cumplir con plan.
• Predicción - Origen de cambios.
• Acciones de prevención.
• Eliminar necesidad de cambios sugeridos
por terceros.


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