definiciones de palabras

1. Sistemade gestiónde mantenimiento
1. Introducción
2. Glosario
3. Alcance y resultados esperados
4. Componentes del sistema de gestión de mantenimiento, SGM
5. Esquema del sistema de gestión de mantenimiento, SGM
6. Notas finales
7. Referencias bibliográficas
INTRODUCCIÓN
Los requisitos especificadosparael presente sistema, se desarrollaronen el entendido de que
la función mantenimiento, por su importancia estratégicaen las organizaciones, y por las
nuevas exigencias, nuevosescenariosy múltiples retos presentesen los alboresdel siglo XXI,
debe asumir el reto de estructurarse en forma sólida, eficiente y disciplinada principalmente en
cuanto se refiere a aspectosde gestión, y en la participaciónde forma activay propositivaen la
consecuciónde los objetivos de la organización.
Se espera que los requisitosespecificados, sean implementados en las organizaciones, sin
importar el tamaño ni el tipo de organización, ni el tipo de producto ó servicio.
El éxito se alcanzará en la medida en que las organizaciones acompañen la implementación del
SGM, con la aplicaciónpreviaó paralela de estrategiasy herramientas que contribuyan
al desarrollo de nuevasy/ó mejores actitudes en el personal de mantenimiento y en el personal
de las otras funciones organizacionales, lo que al final redundará en beneficio de la
organización, pero principalmente en el desarrollo humano.
Se ha tratado de abarcar los elementosy estrategiasmás significativasrelacionadas conla
gestión del mantenimiento de modo que las organizacionesque asuman el desafío de mejorar
su sistema de gestión de mantenimiento, puedan contar con las referenciascorrespondientes.
GLOSARIO
AUDITORIA DECONTROL TÉCNICO
Consiste en un detallado y cuidadoso análisis y calificaciónde las áreas funcionalesy de las
funcionesen que se subdivide la funciónmantenimiento, previaestimación cuantitativade la
importancia respectiva. El objetivo de esta es determinar áreas deficitarias, para la toma de
decisiones sobre accionescorrectivasy preventivascorrespondientes.
AUDITORIA
Si genéricamente el término auditar es el proceso de revisar, intervenir ó
examinar cuentas contables, se puede indicar que para los fines presentes, auditoria es el
proceso de revisióny evaluacióncualitativay cuantitativa, de todas las etapas de la gestión de
mantenimiento, principalmente en el aspecto de verificacióndelgrado de cumplimiento de los
planes, programas y actividadesde mantenimiento. Finalmente la auditoria presenta
el informe de resultados, utilizado para la toma de decisionessobre accionescorrectivasy
preventivas.
ÁREAS NO OPERACIONALES
Sectoresorganizacionales, en los cuales no se realizan laboresproductivas. Entre
otras: administración, almacenes, comedores, patios, oficinasen general.
ACCIONES PRIORIZADAS DE MANTENIMIENTO

2. Proceso de determinación de accionesy atención de determinadas estrategias de
mantenimiento, en base a la jerarquizaciónde activos. Este proceso se basa principalmente en
el análisis de confiabilidad de acuerdo a cadacontexto operacional, complementado
por informacióny recomendacionesde los fabricantes.
ACTIVO
Conjunto de bienes muebles é inmuebles, sistemas productivos, sistemastecnológicos,
sistemas de servicio, similares, que soportanel negocio de la organización y constituyen
su patrimonio físico.
ACCIÓN PREVENTIVA
Acciónejecutadaó por ejecutar antes de que ocurrala falla ó situación potencial no deseada,
con el objetivo de eliminarla y evitar su posible efecto negativo.
ACCIÓN CORRECTIVA
Accióntomada ó por ejecutar para eliminar una falla ó situación indeseable ó anormal
ocurrida, conel objetivo de eliminarla y evitar la reincidencia del hecho.
ANÁLISIS DE CONFIABILIDAD
Es el análisis orientado a la determinación de requerimientosde mantenimiento de los activos
físicos, a travésdel análisis de modos de fallos y efectos. De forma resumida se inicia con
la descripciónde los efectosde posibles modos de fallo, posteriormente se evalúan las
consecuenciasde estosefectosy se proponen tareasde mantenimiento correspondientes, las
cuales deben procesarse paraverificar que cumplan determinadas condicionesy requisitos
para ser consideradas apropiadas y susceptiblesde planificarse y/ó programarse.
CATEGORIZACIÓN DE ACTIVOS
Determinación racional de la jerarquía de los activos, de acuerdo a variablesoperacionales,
característicasgeneralesy particularesdel activo, desempeño del activo ensu contexto
operacional, y principalmente por la criticidadreferidaa la importancia del equipo en relación
a las implicancias en seguridad y salud ocupacional,
medioambiente, producción, costosoperacionalesy de mantenimiento, tiempo promedio para
reparar, y frecuenciade falla.
CUADRO DE MANDO INTEGRALDE MANTENIMIENTO
CMIM, resumen de desempeño de la gestión de mantenimiento, representado por indicadores
de gestión previamente determinados. Se utiliza para la toma de decisionessobre acciones
correctivasy preventivas, decididasluego de su análisis y evaluación, normalmente con
frecuenciasmensuales.
COMPETENCIAS
Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes, movilizadas para la resoluciónde
situaciones problemáticasen el ambiente de trabajo.
CONFIABILIDAD
Probabilidadde que un sistema, área operativa, ó activo realice una función definida bajo
condicionesdeterminadas en un lapso de tiempo establecido. Concepto íntimamente
relacionado conlos conceptosde disponibilidad y mantenibilidad.
DISPONIBILIDAD
La disponibilidad es la probabilidad de que un sistema, área operativaó activo mantenga sus
funcionesoperativasen un tiempo determinado, sin fallas. Los tiempos de no disponibilidad
debieran planificarse previamente, para fines de reparaciónprogramada y no deben

3. sobrepasarse, caso contrario se ingresa a la categoríade situaciónindeseada ó anormal. Para
fines de medición, análisis y mejora, la disponibilidad programada es el tiempo en que el
sistema, área operativaó activo debieramantenerse funcionando; y la disponibilidad resultante
es el tiempo en que los ítems indicados estuvieronfuncionando.
EJECUCIÓN Y MEDICIÓN
Etapa del sistema de gestión de mantenimiento, en la cual se ejecutan las actividades
especificadasen las fasesde planificacióny programación. Etapa del sistema de gestión de
mantenimiento en la cual se mide el desempeñó en términos cuantitativos.
GESTIÓN DE REPUESTOS Y MATERIALES
Conjunto de actividadesdestinadas a garantizar la previsiónde compras, mantenimiento de
existenciasy flujo planificado de repuestos, materiales é insumos, de forma oportuna,
ordenada y racional, para apoyar las actividadesde mantenimiento. La gestión de repuestos,
materiales é insumos, necesariospara la ejecuciónde los programas y actividadesde
mantenimiento, se constituye enuno de los elementos más importantes para el logro de los
objetivosde mantenimiento.
INDICADORES DE MANTENIMIENTO
Relacióncuantitativaentre resultados esperadosy resultados obtenidos, producto de la
implementación de planes y programas de mantenimiento. Principalmente representadospor
los llamados indicadores de clase mundial. Cada organización determinará los indicadores
necesariosy suficientes respectivos, parala elaboracióndel Cuadro de Mando Integral de
Mantenimiento, CMIM.
MANTENIBILIDAD
Probabilidadde que las funcionesde un sistema, área operativaó activo sean restablecidas,
recuperando un nivel operacionalaceptable en un período determinado, previamente
establecido. La mantenibilidad debe orientarse al restablecimiento de las mejorescondiciones
operativasposibles, asumiendo decisionespreviasequilibradas y consensuadas entre los
requerimientosproductivosy la calidad requeridadel trabajo de mantenimiento.
MANTENIMIENTOPREVENTIVO
Conjunto de actividadesde mantenimiento a intervalosfijos, conel objetivo de evitar fallas
potenciales. La frecuenciabásicade intervenciónes recomendadapor los fabricantes, sin
embargo de acuerdo al análisis del contexto operacionaldelactivo, se debe reconfirmar el
tiempo entre intervenciones. Recurre atecnologíaspredictivaspara optimizar
esta estrategia de mantenimiento.
MANTENIMIENTOCORRECTIVO
Conjunto de actividadesde mantenimiento para eliminar fallas previstasó repentinas, u otra
situación indeseable. Se realiza para garantizar las condicionesde operación, y por lo tanto la
disponibilidad de sistemas productivos. Elmantenimiento correctivo se desarrollaen dos
grandes campos: mantenimiento correctivo programado y mantenimiento correctivo de
emergencia. También puede recurrir a tecnologíaspredictivaspara optimizar esta estrategia de
mantenimiento.
MANTENIMIENTOPREDICTIVO
Estrategia de mantenimiento enfocadaa apoyar las estrategias de mantenimiento correctivo
programado y de mantenimiento preventivo. Se basaen la aplicación de tecnologíaspredictivas
tales como, entre otras: análisis de vibraciones, termografía, detectoresinfrarrojos, análisisde
lubricantes, ultrasonido.
MEJORA CONTINUA

4. Consiste en el análisis continuo y sistemático de las actividadesy resultadosde las etapas del
sistema de gestión de mantenimiento SGM, para determinar los aspectosdeficitarios,
evaluarlos, y solucionarlosa travésdel establecimiento de accionespreventivasy correctivas,
tendientes a evitar la reincidenciade situaciones no deseadas. La mejora continua no busca
"culpables" ni "responsables", conenfoque punitivo ó ejemplarizador.
MANUALDE MANTENIMIENTO
Documento que resume los componentesdel Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM,
incluyendo:Misión, Visión, Políticay Objetivosde Mantenimiento,
los procedimientos indicados en la presente especificación, perfilesde los cargos de
mantenimiento, obligaciones y responsabilidades del personal de mantenimiento, y toda otra
informaciónconsiderada necesariaé importante.
NORMATIVA AMBIENTAL
Regulacionesde ordenlegal ú otras asumidas por la organización, referidasa la protección
del medio ambiente a travésde legislación determinada para los distintos tipos
de contaminación y actividadesrespectivas. Se deben considerar normas, nacionales é
internacionales.
NORMATIVA DESEGURIDADY SALUD OCUPACIONAL
Regulacionesde ordenlegal, ú otrasasumidas por la organización, referidas al mantenimiento
de condicionesy factoresque afectanla seguridad y salud ocupacionalde empleados y
trabajadores, internos y/ó externos, visitantesy similares, en las áreas y sectoresde desempeño
operacionalde la organización.
ORGANIZACIÓN
Término conel que se refiere a una empresa ó institución, sea esta sociedadanónima ó
de responsabilidad social, fundación, pública ó privada, y en general de cualquier otra índole
que entre las funciones que la compongan, incluyala función mantenimiento.
PREPARACIÓN
Etapa del sistema de gestión de mantenimiento, en la cual se prepara informaciónrequerida de
forma previaa la etapa de planificación. Esta información habitualmente está referida
a datos técnicosde los activos, listadoscodificadosde activos, categorizaciónde activos,
determinación de accionesde mantenimiento y recursos, determinaciónde indicadores de
gestión, procedimientosreferidosa los aspectosindicados, y cualquier otra información
relevante relacionada.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Conjunto de actividadesrealizadas en las fases de formulaciónde la estrategia, ejecuciónde la
estrategia y evaluaciónde la estrategia, cuyosresultadosse retroalimentan cíclicamente.
PLANIFICACIÓN
Etapa del sistema de gestión de mantenimiento, en la cual se elaboran los planes de
mantenimiento, principalmente en base a las accionesdeterminadas en la etapa anterior. La
planificaciónse comunicará y se consensuará conlas otrasfunciones empresariales
involucradas.
PROGRAMACIÓN
Etapa del sistema de gestión de mantenimiento, en la cual se programan de formaperiódica las
actividadesdeterminadas en los planes de mantenimiento. Los programas deben considerar los
recursoslogísticos, financierosy otros, necesariosy suficientes para la ejecuciónde los
programas correspondientes. Los programas deben ser comunicadosa los involucradoscon

5. suficiente oportunidad, pertinenciay deben ser documentados. Los registros de las actividades
correspondientesdebenser realizados en papel y en medio magnético para fines de
sistematización.
RESULTADOS ESPERADOS
Situación ideal a alcanzar luego de un proceso de implementación de planes y programas
elaboradosde forma previa. Adquierenel carácter de indicadoresde gestión, habitualmente
expresadoscuantitativamente.
REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO
Acciónde revisióndel seguimiento, controly verificaciónde losresultados de las actividades
correspondientesa todas las etapas del Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM, por parte
del nivel más alto de la función mantenimiento.
REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Acciónde revisiónde los resultadosde las actividadescorrespondientesala etapa de Ejecución
y Medición, del Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM, por parte del nivel más alto de la
organización.
REGISTRODE MANTENIMIENTO
Acciónde consignar datosy resultadosde las distintas actividadesde mantenimiento, en
los formularios elaboradospara el efecto. Documentos formales, en papel y/ó en medio
magnético, en los cuales se registra la informacióngenerada por las actividadesde
mantenimiento para fines de obtenciónde indicadoresde gestión.
SISTEMA DE GESTION DE MANTENIMIENTO
A partir de los conceptosde gestionar (hacer diligencias para lograr un negocio ó un fin) y
sistema (conjunto de cosas que ordenadamente relacionadasentre sí, contribuyena un fin
determinado) conceptualizamosal sistema de gestión de mantenimiento como: El conjunto
ordenado de etapas interrelacionadasque permite administrar las actividadesde la función
mantenimiento de forma cíclica, racional, disciplinada, y orientada a la mejora continua.
SERVICIOS TÉCNICOS AUXILIARES
División de la funciónmantenimiento, encargada de apoyar actividadesde mantenimiento en
lo referente a fabricaciones, desmontajes, montajes, mejora de equipos, elaboración
y supervisiónde proyectos, otrassimilares. Cada organización, según sus características
particularesestructuraráesta división de formaseparada ó integrada, evaluando su desempeño
por separado.
1.0 ALCANCE Y RESULTADOS ESPERADOS
1.1 ALCANCE
Estos requisitos son aplicablesa cualquier empresa y/ó institución, que desee implementar un
Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM, evaluado a travésdel análisis mensual y anual
del Cuadro de Mando Integral de Mantenimiento, CMIM.
Estos requisitos son aplicablesa para demostrar de formadocumentada que las actividadesde
mantenimiento, se preparan, se planifican, se programan, se ejecutan y se miden, se analizan y
se mejoran, en el marco de un sistema de gestión.
Estos requisitos permiten determinar cuantitativamente, la incidencia del mantenimiento, en
cuanto a las actividadesgenerales y particulares de la organización, principalmente
relacionadascon la función producción.

6. Cada organizacióndesarrollará los requisitosespecificadosde acuerdo a sus características
particulares. Estos requisitosno pretenden establecer estructuras rígidas sino estructuras
dinámicas, flexiblesen el marco del respeto a planes y programas, respetuosas de regulaciones
éticas y sociales, orientadas a la mejora continua, y orientadasal constante crecimiento del
personal de mantenimiento.
1.2 RESULTADOS ESPERADOS
La organización ha establecido y mantiene un Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM, en
base al cualse realiza el seguimiento, control, verificacióny mejorade las actividades
y procesos desarrolladospor la funciónmantenimiento.
El Sistema de Gestión de Mantenimiento cuenta conel apoyo y soporte de la direcciónde la
organización, por cuanto se tiene el pleno convencimiento del valor que agregan las actividades
de mantenimiento en todaslas funcionesorganizacionales, principalmente en la función
producción.
El personalde la función mantenimiento está plenamente conciente de la responsabilidad é
importancia del cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Mantenimiento
SGM.
El personalde la función mantenimiento y de las demás funcionesorganizacionales, en base a
la mejora de las actitudes personales, colaborade formasinérgica al logro de los objetivos
organizacionales.
El Sistema de Gestión de Mantenimiento aporta valor agregado al logro de los objetivos
organizacionales, en especiala la función producción, conla cual se mantiene
constante retroalimentacióny coordinación.
El Sistema de Gestión de Mantenimiento se ha fortalecido, realizándose actividadesde auto
evaluacióny evaluación, de forma continua y sostenible, sintetizadas en el Cuadro de Mando
Integral de Mantenimiento CMIM.
2.0 COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO, SGM
De acuerdo a las característicaspropiasde la funciónmantenimiento, el sistema de gestión de
mantenimiento SGM se compone de las siguientes ocho etapas: Política de Mantenimiento,
Preparación, Planificación, Programación, Ejecucióny Medición, todaslas anteriorescinco
etapas transversalizadas por la etapa de Análisis y Mejora, y las etapas de Revisiónde la
Direcciónde Mantenimiento, y Revisiónde la Direcciónde la Organización.
3.0 ESQUEMA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO, SGM

7. Figura 01:Esquema del Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM.
Fuente: Elaboraciónpropia.
3.1 POLÍTICA DE MANTENIMIENTO
Se estableceráé implementará la políticade mantenimiento, en concordanciaconla políticade
la organización, rubricadapor las direccionesde la organización y de la función
mantenimiento. Debe quedar concretay claramente especificadala políticade mantenimiento,
incluyéndose todoslos aspectos que se consideren pertinentesde incluir.
La políticade mantenimiento adquiere carácter de compromiso por lo que se debe tener
especial cuidado en su cumplimiento é implementación, debiendo aplicar el mayor grado de
responsabilidad para el efecto. La política de la organización, al igual que las etapas y
contenidosde estas, también será susceptible de revisióny mejora.
3.2 PREPARACIÓN
Para implementar y desarrollar correctamente elsistema de gestión de mantenimiento SGM, la
función mantenimiento, con apoyo de las funcionesorganizacionales involucradasy de la
direcciónde la organización preparará, entre otras, la documentaciónnecesaria y suficiente
referidaa:
- Resultados de las últimas auditorias (internas, externas)realizadas a mantenimiento y al
sistema de gestión de mantenimiento SGM.
- Clasificacióny datos técnicosde activos(sistemas, áreas, máquinas, equipos, vehículos,
infraestructura, otrossimilares).
- Listados codificadosde activosy su correspondiente categorización.

8. - Determinación de accionesde mantenimiento y estimación de recursos, a través
de métodos analíticos.
- Determinación de Indicadoresde Gestión.
- Procedimientosreferidosalos aspectosindicados en el Sistema de Gestión de Mantenimiento
SGM.
- Existenciasde repuestosy materiales.
- Otra informaciónrelevante necesaria.
3.2.1 RESULTADOS DE LA ÚLTIMA AUDITORIA DECONTROL TÉCNICO, ACT
La funciónmantenimiento preparará el resumen de resultadosde la última auditoria realizada
a mantenimiento. En este reporte se consignarán las áreas de mantenimiento y las funciones de
mantenimiento auditadas, y las calificacionesobtenidas, así como las recomendaciones
realizadas para las áreas deficitarias. Se incluirá el informe de cumplimiento de las acciones
correctivasy preventivas, determinadas.
3.2.2 RESULTADOS DE LA ÚLTIMA AUDITORIA ALSISTEMA DEGESTIÓN DE
MANTENIMIENTO
El reporte correspondiente debe incluir:
- Informacióndelcumplimiento de los procedimientosespecificadosencada etapa del SGM,
expresado en "x" procedimientosque se cumplen y su porcentaje y "z" procedimientosque no
se cumplen y su porcentaje.
- Cumplimiento de planes y programas de mantenimiento, expresado en porcentaje.
- Implementacióndel sistema de gestión de mantenimiento, expresado en porcentaje del total
de requisitos.
- Cumplimiento de accionescorrectivasy preventivasdeterminadas, expresado en
"accióncumplida /acciónno cumplida".
- Cumplimiento de requisitosestipulados en las etapas del sistema de gestión de
mantenimiento, expresado en términos de "requisito cumplido / requisito no cumplido".
- Verificaciónde competencias del personalde mantenimiento, expresado en "competente" ó
"en proceso de ser competente".
- Verificacióndeltratamiento y sistematización de la información generada por las actividades
de mantenimiento, expresado en porcentaje.
- Elaboracióndel Manual de Mantenimiento, expresado en "elaborado / no elaborado".
- Implementacióndel Cuadro de Mando Integralde Mantenimiento, expresado en
"implementado / no implementado".
- Todaotrainformaciónconsiderada importante y relevante.
3.2.3 CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS, ÁREAS Y ACTIVOS
La funciónmantenimiento clasificaráy codificarálos sistemas y áreas productivas, y los
activos, enconsenso conlas funcionesempresariales involucradas.
3.2.4 FICHAS TÉCNICAS DE ACTIVOS OPERACIONALES
La funciónmantenimiento elaborará las correspondientesfichasde registro de las
especificacionestécnicasde los activosoperacionalesy de otros activosque se consideren
importantes.

9. 3.2.5 LISTADOS CODIFICADOS DE ACTIVOS
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá el procedimiento para la codificaciónde
activos, parafines de controly seguimiento, en consenso y participaciónde las funciones
empresariales involucradas. Se elaborarán los listados de activos, de acuerdo a la clasificación
determinada, debiendo consignarse la codificacióncorrespondiente.
3.2.6CATEGORIZACIÓN DE SISTEMAS, ÁREAS Y ACTIVOS
La funciónmantenimiento realizará la categorizacióny jerarquizaciónde sistemas, áreas y
activos, paraposteriormente permitir la determinación racional de prioridadesde atenciónde
mantenimiento y para estimar los recursoscorrespondientes.
3.2.7 DETERMINACIÓN DEACTIVIDADES Y RECURSOS NECESARIOS
De acuerdo a la categorizaciónde activos, la funciónmantenimiento aplicará métodos
analíticos para determinar las actividadesde mantenimiento a realizar en determinados
activos, y estimará la cantidad de recursoshumanos, técnicosy económicosnecesarios. Se
incluye la estimación del stock mínimo de repuestos, materiales é insumos necesariospara
ejecutar las actividadesde mantenimiento, determinadas. Esta informaciónse incorporaráen
los planes y programas operativosy en el presupuesto anual de mantenimiento.
3.2.8 MANUALDE MANTENIMIENTO
La funciónmantenimiento elaborará el Manual de Mantenimiento, que contendrábásicamente
- Elementos de formulaciónde la estrategia: Misión, Visión, Política, Objetivosy Valoresde
Mantenimiento.
- Todoslosprocedimientosindicados en los requisitos especificados.
- Los perfilesy competenciasde los cargosde mantenimiento, y las obligacionesy
responsabilidades del personal de mantenimiento.
- Otra informaciónconsiderada necesariaé importante.
3.2.9INDICADORES DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
La funciónmantenimiento determinará los indicadores apropiadosy significativosde
mantenimiento, para garantizar el controly evaluaciónpertinente y verazdel desempeño de la
gestión de mantenimiento. La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientos
adecuadospara la obtenciónde los indicadores de mantenimiento determinados, para su
tratamiento é inclusión en el Cuadro de Mando Integral de Mantenimiento CMIM. La función
mantenimiento elaboraráel formato del Cuadro de Mando Integralde Mantenimiento CMIM,
en papel y en medio magnético, y estableceráel procedimiento de análisis, verificacióny toma
de decisiones correspondientes.
3.2.10 CENTRALIZACIÓN DE INFORMACIÓN TÉCNICA
La organización proveerálascondicionesy recursospara centralizar é inventariar la
informacióntécnicade los activosde la empresa tales como manuales, catálogos, planos,
esquemas, y toda otra informaciónrelacionadacon la gestión de mantenimiento, sin perjuicio
del suministro de documentostécnicosen las áreas y lugares que lo requieran. La organización
deberá tomar las medidas y accionesnecesarias para la proteccióndelpatrimonio documental
é industrial.
3.2.11 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTODE ÁREAS NO OPERATIVAS
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientospara obtener información
referidaa las necesidades de atención de mantenimiento, de áreas no operativas, parafines de

10. planificacióny programación. La información obtenida será objeto de análisis para la
correspondiente priorización, planificacióny programación.
3.2.12 SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE MANTENIMIENTO
Todala informaciónindicada en la etapa de preparación, deberáser registrada en papel y en
medio magnético. La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientospara el
recojo y tratamiento de la informaciónindicada en la etapa de preparación, y cualquier otra
informacióncomplementaria a requerir.
3.2.13 PERSONALDE MANTENIMIENTO
La funciónmantenimiento revisaráperiódicamente el organigrama, el manual de funciones y
responsabilidades del personal de mantenimiento, y los perfilescorrespondientes
estableciéndose claramente los conocimientos, habilidades y actitudes requeridaspara cada
puesto de la función mantenimiento. Se estableceránprogramas
de capacitaciónconjuntamente la función de recursoshumanos de la organización, de acuerdo
a la evaluaciónde desempeño.
3.2.14 EXISTENCIAS DEREPUESTOS Y MATERIALES
La funciónmantenimiento preparará el detalle de las existenciasde repuestosy materiales.
Esta información de carácter estratégico se utilizará en las etapas de planificación,
programación, ejecucióny medición, y análisis y mejora, controlándose la gestión de repuestos
de forma sistemática y continua. La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá
procedimientospara una correctagestiónde repuestosy materiales.
OTRA INFORMACIÓN REQUERIDA
La funciónmantenimiento analizará y comunicaráoportunamente la necesidad de preparación
de otra informaciónnecesaria, además de las indicadas.
3.3 PLANIFICACIÓN
La funciónmantenimiento elaborará y mantendrá procedimientospara la planificaciónde las
actividadesde mantenimiento, que deben incluir:
- Las actividadesrutinarias significativasde mantenimiento preventivo y correctivo.
- Las actividadesno rutinarias significativasde mantenimiento preventivo y correctivo.
- Las actividadesde apoyo por parte de los serviciostécnicosauxiliares.
- De forma general, los responsablesde supervisióny/ó ejecuciónde las actividades
planificadas.
- La estimaciónde serviciosprestadospor terceros, enlas áreas de desempeño de
mantenimiento.
- La ejecuciónde auditorias a la función mantenimiento.
- La ejecuciónde auditorias al Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM.
- La ejecuciónde actividadesinternas orientadas a la mejora de la gestión de mantenimiento.
- La gestión de repuestosy materiales.
- Procedimientosparaotras actividadesconsideradasnecesarias é importantes.
En la documentaciónreferidaa la etapa de planificaciónde las actividadesde mantenimiento,
se debe:
- Definir el trabajo ó actividad, el alcance, las sub actividadesa ejecutar, losrepuestos,
materiales é insumos a utilizar, los momentos estimados de intervenciónó ejecuciónde

11. actividades, de formageneral los responsables de las actividadesy los medios de verificación, y
toda otrainformación consideradarelevante.
- No debe olvidarse que en la etapa de Programación, se detallarán las actividadesconsignadas
en la etapa de Planificación.
- Establecer medidas y el tipo de controlpara el seguimiento y verificacióndelcumplimiento de
las actividadesplanificadas.
- Establecer procedimientospara el recojo de información generada y el correspondiente
registro de la misma.
- Establecer procedimientospara el controly registro del cumplimiento de las actividades
planificadas versuslas actividadesejecutadas.
3.3.1 OBJETIVOS, METAS Y ACTIVIDADES
La funciónmantenimiento estableceráobjetivos, metasy actividades, considerando los
siguientes aspectos:
- La informaciónrequeridade elaboraciónen la etapa de Preparación, se encuentradisponible.
- La disponibilidad de recursos.
- El consenso y coordinaciónconlas otras funcionesorganizacionales.
- La justificaciónpreviade las actividades.
- Las regulacionesy normativaslegales, referidas a protecciónambiental y a seguridad y salud
ocupacional.
- Los requerimientosfinancieros, operacionalesy organizacionales.
- Las opiniones y criteriosde los involucrados.
- Los resultados de las auditorias realizadas a la gestión de mantenimiento.
- La aplicaciónde métodosde identificaciónde objetivosestratégicos.
- Otros aspectosa determinar y/ó que se considerenrelevantes.
3.3.2 CONTENIDOS Y ALCANCE
Los contenidos de la etapa de Planificación, básicamente estarán orientadosa la ejecuciónde
actividadesde mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y laejecuciónde
actividadescorrespondientesaserviciostécnicosauxiliares, en funciónde las actividadesde
categorizacióny análisis de fallos y efectos, y la correspondiente determinaciónde accionesde
mantenimiento.
La planificaciónde las actividadesde mantenimiento, alcanzará las áreas operativas, las áreas
no operativas, infraestructura, vehículos, mejorade la funciónmantenimiento, y en general
todas las áreas de la organización, tomando en cuenta que se debe evitar a toda costaincurrir
en exageracionesde querer planificar hasta el mínimo detalle, perdiendo así la perspectivadel
necesario equilibrio que nos marcan justamente la categorizacióny priorización, y el análisis de
fallos y efectos.
3.4 PROGRAMACIÓN
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá programas de mantenimiento para la
ejecuciónde los planes, objetivos, metas y actividadesdeterminadas en la etapa de
planificación, considerando básicamente el mantenimiento preventivo, elmantenimiento
correctivo y losserviciostécnicosauxiliares. Todaslasintervencionesprogramadasserán

12. comunicadas formalmente y oportunamente a los responsables de los sistemas y áreas
involucradas.
3.4.1 RESPONSABILIDADES
Los programas de mantenimiento definirán el ó los responsables, así como sus roles
y autoridad, para cada actividadprogramada, y en cadanivel determinado. La responsabilidad
máxima de la programaciónde mantenimiento recae en la direcciónde mantenimiento. La
direcciónde la organización asume la responsabilidad final del desempeño de la función
mantenimiento.
3.4.2 CONSIDERACIONES Y CONTENIDOS
Para la elaboraciónde los programas de mantenimiento, se deben considerar:
- La planificaciónde Mantenimiento Preventivo.
- La planificaciónde Mantenimiento Correctivo.
- La planificaciónde las actividadescorrespondientesa los serviciostécnicosauxiliares.
- La duracióny el alcance de las intervenciones.
- Los métodos de trabajo a aplicar.
- Los recursosestimados y los recursosdisponibles.
- La coordinaciónpreviay oportunaconlos clientes internos.
En los programas de mantenimiento, se debe determinar a detalle, lo siguiente:
- El tipo de trabajo ó actividad, las sub actividadesa ejecutar, los repuestos, materiales é
insumos a utilizar, los momentos precisosde intervenciónó ejecuciónde actividades, de forma
detallada la asignación de responsabilidades, los medios de verificación, y todaotra
informaciónconsiderada relevante.
- Medidas y tipo de controlpara el seguimiento y verificacióndelcumplimiento de las
actividadesprogramadas.
- El procedimiento para el recojo de la información generada y el correspondiente registro de la
misma.
- El procedimiento para el controly registro del cumplimiento de las actividadesprogramadas
versusactividadesprogramadas.
3.4.3 ASEGURAMIENTODE RECURSOS
La funciónmantenimiento asegurará que para los programas emitidos se cuente con:
- Apoyo logístico interno y externo parala correctaejecuciónde losprogramas.
- Comunicaciónoportunay aceptaciónformalpara las intervenciones.
- Personalinterno y/ó externo.
- Repuestos, materiales é insumos.
- Equipamiento, vehículos, herramientas, similares.
- Otros medios y recursosnecesarios.
3.4.4 SEGUIMIENTOY CONTROLDE LA PROGRAMACIÓN
Los programas de mantenimiento serán seguidos, controladosdurante y después de su
ejecución, podrán ser modificados para su aplicación futura, en función de las condiciones,

13. característicasoperacionales, y necesidadesde la organización. La función mantenimiento
estableceráy mantendrá procedimientospara el registro y sistematización de la información
generada por la ejecuciónde los programas de mantenimiento.
3.4.5 ALCANCEDE LA PROGRAMACIÓN
Los programas de mantenimiento, abarcan:
- Las actividadesde mantenimiento preventivo.
- Las actividadesde mantenimiento correctivo.
- Los servicios técnicosauxiliares.
- Otros camposconsideradosnecesariosy relevantes.
Derechosreservadosde reproducción. Publicaciónprotegidapor derechosde autor. 21
3.5 EJECUCIÓN Y MEDICIÓN
La etapa de ejecucióny medición representala oportunidad de demostrar que las anteriores
etapas se elaboraronde formaadecuada, y en la cual se mide el desempeño y los resultados
obtenidospara cotejarlosposteriormente y poder determinar los indicadoresde
mantenimiento.
En esta etapa principalmente operativade la gestión de mantenimiento, que representa la
ejecuciónde las estrategias formuladas previamente, se debe tener la mayor acuciosidady
dedicaciónposibles, conla participaciónplena y sinérgica del personal de mantenimiento, la
direcciónde mantenimiento y la direcciónde la organización.
3.5.1 DIRECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
La direcciónde la organización, verificaráque el Sistema de Gestión de Mantenimiento, se
implemente correctamente, enconcordanciaconlosobjetivosde la organización y los
requerimientosde los clientesinternos, y según la política y objetivosdeterminadospor la
función mantenimiento. La responsabilidad final por el desempeño de la función
mantenimiento recae sobre la direcciónde la organización.
La direcciónde la organización facilitarálos recursosnecesariosy suficientes para la ejecución
de las actividadesde mantenimiento (ambientes, herramientas, vehículos, personal
interno/externo, repuestos, materialesé insumos, similares).
3.5.2 DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO
La direcciónde mantenimiento se asegurará de contar con todoslos medios y recursos
necesariosy suficientes (personal interno /externo, vehículos, herramientas, repuestos,
ambientes, materiales é insumos, similares) para la correctaejecuciónde las actividades.
La direcciónde mantenimiento, verificaráque el SGM sea correctamente implementado de
acuerdo a los objetivos, y requerimientosde la funciónmantenimiento. La responsabilidad
directapor el desempeño de la funciónmantenimiento recae sobre la direcciónde
mantenimiento.
3.5.3 PERSONAL DE MANTENIMIENTO
El personalde mantenimiento:
- Tendrálos conocimientos, habilidadesy actitudes, necesarias y suficientespara desarrollar
actividadesde mantenimiento de acuerdo a las característicasy requerimientos
correspondientes.
- Estará claramente comunicado y enterado de las actividades, tiempos, condicionesy
alternativasde los trabajos de mantenimiento.

14. - Estará claramente enterado de los nivelesde autoridady sobre quienes esta recae.
- Estará enterado de las potencialesconsecuenciaspor el incumplimiento de procedimientosé
instrucciones.
- Estará capacitado para realizar actividadescomplementariasenfocadas a mantener
condicionesadecuadas de seguridad y salud ocupacional, y condicionesde protección
ambiental.
- Estará capacitado para responder a situacionesde emergencia.
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientospara:
- El registro de informaciónrelacionadaal desempeño y a la evaluaciónde desempeño del
personal.
- La realizaciónde programas de capacitacióny formación, enconsonancia conel
anterior párrafo.
3.5.4 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DE MANTENIMIENTO
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientospara proteger y mantener
la confidencialidad de la informacióngenerada y registrada. Se estableceránlos nivelesde
manejo de información, de forma documentaday comunicadaa los involucrados.
3.5.5 DOCUMENTACIÓN
La funciónmantenimiento cuidará que la informacióntanto en papel como en medios
magnético:
- Sea registrada de formaclara y concisa.
- Sea redactadade forma sencilla y puntual.
- Tengala extensióny contenidosmínimos necesariosy suficientes.
- Sea oportunamente registrada.
- Sea fácilmente asignable a los activosrespectivos.
- Rápidamente localizable para fines de revisión, actualización, retiro.
- Sea registrada en formulariosen papel ó en formularioscomputarizados, codificados.
3.5.6ENFOQUE DE LAS ACTIVIDADES DEEJECUCIÓN Y MEDICIÓN
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientosde seguimiento y control
de la etapa de ejecucióny medición. Esta informaciónserá retroalimentada para fines de
evaluación, toma de decisionesy obtenciónde indicadoresde gestión.
En esta etapa se realizarán medicionescualitativasy cuantitativas, orientadas al análisis de
resultados y a la conformacióndelCuadro de Mando Integral de Mantenimiento CMIM,
respectivamente.
El enfoque de la medición de resultados estará basado principalmente, en las siguientes
consideraciones:
- El controldeberáser lo más objetivo posible y focalizado a actividadessignificativas.
- La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientospara la medición del
desempeño.
- Seguimiento del cumplimiento de las actividadesplanificadas.
- Seguimiento del cumplimiento y eficienciade los programas de mantenimiento.

15. - Registro de resultados obtenidosy comparacióncon los resultadosesperados previamente
determinados.
- Sistematización y tratamiento de la informaciónpara la obtenciónde indicadores de gestión.
- Tomade decisionescorrectivasy preventivas, conenfoque proactivo
- Otras consideracionesrelevantes.
3.5.7 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTOCORRECTIVODE EMERGENCIA
Para el caso de tareasy actividadesde mantenimiento correctivo de emergencia,
la función mantenimiento estableceráy mantendrá procedimientos para responder a estas
situaciones, con la prioridad necesaria según coordinaciónconlos responsables del área
solicitante.
Después de ocurriday solucionada la emergencia, la funciónmantenimiento y la
organización realizarán el análisis y evaluaciónde la misma, con enfoque propositivo y no
punitivo, debiendo registrarse la informaciónrelacionada, para fines de retroalimentaciónde
los planes y programas formales.
3.5.8TRATAMIENTODE ANORMALIDADES
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientospara el tratamiento de las
anormalidades, indicándose la autoridad, la responsabilidad, el manejo é investigación, toma
de accionescorrectivasy preventivas, mediosde verificaciónde las accionesdeterminadas, y
otra informaciónconsideradaimportante.
3.5.9 REGISTROS Y CONTROLDE REGISTROS
La funciónmantenimiento estableceráy mantendrá procedimientospara
la administración adecuada de los registrosde las actividadesy de los registrosde seguimiento
y controlde mantenimiento.
Los registros deberán ser:
- Consignados en formatoscodificados
- Concretosy simples en su contenido, de acuerdo a las exigenciasy alcances requeridos.
- Almacenadosadecuadamente durante un tiempo determinado.
- Realizados en papel ó en medio magnético, para su fácil consulta, recuperación, revisióny
protección.
3.5.10 AUDITORIAS DE MANTENIMIENTO
3.5.10.1 AUDITORÍA TECNICADEMANTENIMIENTO
La funciónmantenimiento y la organización establecerány mantendrán procedimientosde
ejecuciónde auditorias técnicas, a la funciónmantenimiento, internas y/ó externas, para:
- Calificar las áreas y funcionesde mantenimiento, en escalas adecuadas.
- Determinar las áreas y funcionesde mantenimiento deficitarias.
- Proponer accionescorrectivasy preventivasorientadasala mejora de la función
mantenimiento.
- Otros objetivos considerados importantes.
3.5.10.2 AUDITORÍADEL SISTEMA DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO, SGM

16. La funciónmantenimiento y la organización establecerány mantendrán procedimientosde
ejecuciónde auditorias periódicasal Sistema de Gestión de Mantenimiento, internas y/ó
externas, para:
- Verificar elcumplimiento de los requisitos y procedimientosespecificadosenlas etapas del
sistema de gestión de mantenimiento.
- Verificar elcumplimiento de los planes y programas de mantenimiento.
- Constatar la implementación adecuada de la presente especificación.
- Verificar delcumplimiento de accionescorrectivasy preventivasdeterminadas.
- Verificar elcumplimiento de requisitos estipulados en la etapa de Preparación.
- Verificar eltratamiento y sistematización de la informacióngenerada por las actividadesde
mantenimiento.
- Constatar la implementación del Manual de Mantenimiento
- Constatar la implementación del Cuadro de Mando Integral de Mantenimiento.
- Retroalimentar la gestión de mantenimiento.
- Presentar informes de auditoria, para fines de toma de decisiones.
- Otros aspectosconsideradosrelevantesé importantes.
3.6 ANÁLISIS Y MEJORA
El objetivo de la etapa de análisis y mejora es fundamentalmente detectar oportunidadesde
mejora, no se constituye en ningún caso en una herramienta identificatoriade responsables ó
culpables de problemas, con fines punitivosó para "sentar precedentes".
La funciónmantenimiento y la organización establecerány mantendrán procedimientospara la
ejecuciónde actividadesde análisis y mejora del Sistema de Gestión de Mantenimiento SGM,
principalmente a partir de losresultados de la etapa de Ejecucióny Medición.
Las actividadesde mejora deberán ser programadas y ejecutadas conpleno apoyo de
la direcciónde la organización, en cuanto se refiere a su programación racionaly la asignación
de recursos.
Las reuniones de análisis y mejora, serán documentadas, debiendo especificarse actividades,
tiempos y plazos, responsabilidades, detalle de las decisiones.
Las decisionesde mejoras, en ningún caso representaránperjuiciosal desarrollo de las
actividadesespecificadasen los planes y programas de mantenimiento, sino todo lo contrario.
Cualquier variaciónó desviaciónsustancialal respecto seráimplementada la gestión venidera,
salvo que se trate de decisiones estratégicasabsolutamente necesariasy plenamente
justificadas. Esta será documentada y rubricadapor la alta direcciónde la organización y
la gerencia de mantenimiento, debiendo comunicarse a los involucradosconsuficiente
antelación.
Principalmente, las decisionessobre mejoras del Sistema de Gestión de Mantenimiento, surgen
de:
- Reuniones semanales de los involucrados.
- Reuniones extraordinariasconvocadaspor situacionesespeciales.
- Los resultados de las auditorias (internas, externas)de controltécnico en las áreas
de desempeño y funciones de mantenimiento.

17. - Los resultados de las auditorias (internas/externas)al sistema de gestión de mantenimiento.
- Los resultados de la aplicaciónde otrastécnicas, métodos y herramientas de gestión.
- Otras instancias consideradasrelevantesé importantes.
3.7 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO
La responsabilidad sobre el desempeño de la función de mantenimiento recae sobre la
direcciónde mantenimiento.
La direcciónde mantenimiento realizará la revisiónde todos los componentesdel sistema de
gestión de mantenimiento, de forma continua y sistemática, para garantizar la correcta
aplicacióny ejecuciónde los planes y programas de mantenimiento.
La direcciónde mantenimiento asegurará que la informacióngenerada por las actividadesde
mantenimiento, sea recopilada, documentada y sistematizada adecuadamente, para permitir
realizar los análisis y mejoras correspondientes.
Del resultado de la revisióny análisis por parte de la direcciónde mantenimiento, se
plantearán los cambios que cada caso amerite, en el marco de la mejora continua.
Las decisionesde la direcciónde mantenimiento serán comunicadas oportunamente a los
involucradosy serán documentadasé incorporadasen los documentos correspondientes.
3.8 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
La direcciónde la organización, realizará la revisiónde resultados de la implementación de
todas las etapas del sistema de gestión de mantenimiento, de formacontinua y sistemática,
para garantizar la correctaimplementacióny aplicacióndel sistema de gestión de
mantenimiento SGM, considerando paralelamente la interrelaciónconlas demás funciones
empresariales.
La direcciónde la organización, asume la responsabilidad final por el desempeño del sistema
de gestión de mantenimiento SGM.
Del resultado de la revisióny análisis por parte de la direcciónde la organización, se plantearán
los cambios que cada caso amerite, en el marco de la mejora continua.
Las decisionesde la direcciónde la organización, serán comunicadas oportunamente a los
involucradosy serán documentadasé incorporadasen los documentoscorrespondientes, en los
nivelesque correspondan.
NOTAS FINALES
El autor tiene el derecho de propiedad de la presente publicación, por lo que
la reproduccióntotaló parcial de los requisitosespecificadosen el presente Sistema de Gestión
de Mantenimiento SGM Versión1.0/2012 no estápermitida, sin previo consentimiento.
Los requisitos especificados, estánsujetos a revisión, análisis y modificación, tendientesa
corresponder conlas necesidades actualesy futurasde las organizaciones que implementen el
SGM.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Especialidad en Ingeniería de Mantenimiento, Universidad Técnicade Oruro – Direcciónde
Post Grado, Ciudad de Oruro – Bolivia, Centro de Estudios Innovacióny Mantenimiento CEIM
Ciudad de la Habana – Cuba, Oruro 2003. ProfesoresAlfredo delCastillo Serpa, Ángel Sánchez
Rodríguez, José A. Rodríguez Ramírez, Evelio Palomino Marín, Bernardino Calixto Sirene.
RECONOCIMIENTOS

18. A todoslos especialistas, operarios, técnicos, supervisores, responsables, gerentes,
superintendentes, directoresde mantenimiento de diferentes empresas, instituciones, y otras
organizaciones que de formadirecta ó indirecta, aportaronde formavaliosa, directaó
indirectamente para motivar la elaboracióndel presente trabajo.
A todoslos profesores, docentes, catedráticos, autoridadesy administradoresde diferentes
universidadesé institucionesde formacióntécnicay tecnológica, por el esfuerzo realizado en la
formaciónde profesionalesorientadosa desarrollar su vida profesionalen el campo estratégico
del mantenimiento.
A todoslos profesores, docentes, catedráticos, autoridadesy administradoresde diferentes
universidadesé institucionesde formacióntécnicay tecnológica, por el esfuerzo realizado en la
formaciónde profesionalesorientadosal campo de la investigación, desarrollo é innovación,
campo que en sus resultadostangibles, finalmente se constituye en la principal riqueza y
ventajacompetitivaque disponen los países adelantados.
A los y las profesionalesinvolucradasenel ámbito del mantenimiento, que a travésde sus
trabajos disponibles en las bibliotecas y referenciasvirtuales, transmiten sus experiencias
reflejando en la mayoríade los casos la búsqueda constante de la excelencia, que motivaron
también a la elaboraciónde este documento.