Tarea 2. Comercialización de eventos.

1. Comercialización de Eventos
Tarea 2
Jose Ariel Granero Malia

2. HOTEL CONGRESO
Establecimiento de grandes dimensiones en plena área comercial y de negocios de la
ciudad. Preparado para acoger eventos de gran magnitud, con un elevado número de
participantes y una duración media de 2 a 4 días.
Instalaciones y servicios:
 Auditorio con capacidad para 2100 personas.
 55 salas de reuniones y eventos, de dimensiones adaptables mediante paneles, con
capacidad para 600 personas.
 Recepción personalizable e independiente.
 Traducción simultánea.
 Wifi gratuito que permite el uso de nuevas tecnologías como streaming.
 Alquiler de audiovisuales.
 1000 habitaciones, 1500 plazas de aparcamiento, 2 restaurantes, 4 pistas de
paddle, fitness center, piscina exterior climatizada, sauna…

3. HOTEL MEETING
Hotel con encanto, más pequeño en tamaño, situado en el entorno romano de la ciudad.
Instalaciones y servicios:
 Sala de 60 m2, acondicionada para reuniones de empresa y otras celebraciones.
 2 terrazas al aire libre de 70 y 100 m2.
 Wifi, traslado (de pago)
 95 habitaciones, restaurante a la carta y a buffet, piscina exterior, gimnasio, solárium, SPA,
Hammam…

4. HOTEL CONGRESO
- Funciones del personal
- Plantilla
- Organigrama

5. FUNCIONES DEL PERSONAL
Dado su gran tamaño, y su oferta basada en la
celebración de Congresos, el hotel dispone de los
servicios del Operador Profesional de Congresos “In
House”. Estará encabezado por un Comité
Organizador propio del hotel, y subdividido en sus
diferentes Secretarías:

6. Comité Organizador:
Es el principal órgano gestor de congresos, y está
especialmente preparado para su organización, así
como de otros grandes eventos.
Se encargará también de seleccionar el OPC, en este
caso la Coordinadora de eventos In House.

7. Secretaría Técnica:
 Mantiene las relaciones entre el Comité Organizador y los
promotores del evento o congreso.
 Gestiona las bases de datos, la página web y la publicidad.
 Se ocupa también de las reservas y la facturación.
 Al disponer de un departamento de protocolo, y la recepción
y despedida de los asistentes, prepara la documentación a
entregar al congresista.
 Se ocupa de todos los aspectos de la organización del acto,
como las contrataciones, servicios de salas, catering, azafatas,
etc.

8. Secretaría Científica:
Se ocupa de aspectos tan específicos como el diseño
de programas y cronogramas.
Se comunica tanto con el Comité científico como con
los invitados y los ponentes, recibiendo de estos los
trabajos y las ponencias, y por último publicándolas
Traducción de textos, emisión y entrega de
certificados…

9. Secretaría Turística:
Está en contacto con las agencias de viajes, con las
que realiza las gestiones relacionadas con los
desplazamientos de ponentes y congresistas tanto
previos como posteriores al evento.
Gestiona los programas sociales, alojamiento y
excursiones para los acompañantes.

10. Staff:
Sus funciones son las de apoyo al catering, montaje y
desmontaje de salas y escenografía, decoración,
audiovisuales…

11. Plantilla:
El Comité Organizador estará formado por un presidente, un vicepresidente, un
secretario, y coordinadores encargados cada uno de una Secretaría.
 Dada la envergadura del hotel, este
ha externalizado la organización de
eventos en la empresa In House. Con
esto, para especificar la plantilla de
cada Secretaría tendremos que
coordinarnos con dicha empresa, que
será la encargada de gestionarlas,
con el fin de complementarlas en
caso necesario con personal del
hotel.
 En concreto, los departamentos de
Recepción, Pisos, y Restauración
colaborarán estrechamente con el
OPC para la recepción de los clientes,
asignar habitaciones, la limpieza de
salas y habitaciones, y el servicio de
comidas si se diera en el restaurante
del hotel.

12. Organigrama

13. HOTEL MEETING
- Funciones de personal
- Plantilla
- Organigrama

14. Funciones del personal
 Este segundo hotel, más pequeño en tamaño, está
especializado también en eventos de menos envergadura. Por
este motivo, no recurrimos a una OPC, si no que desde el
hotel nos encargamos de toda la organización. Para ello,
hemos creado un Departamento de Eventos, que recibe
dotación del personal necesario procedente del resto de
departamentos del hotel, y con la contratación de servicios
externos cuando son necesarios.
 La coordinación interdepartamental es primordial para
ofrecer el mejor servicio.

15. Departamento de Eventos:
 Se encarga de comunicarse con el cliente, y de los aspectos
técnicos del montaje y la organización, realizando además las
reservas necesarias, y generando los presupuestos y las
facturas.
 Gestiona además la web, la promoción de la publicidad, y la
cartera de contactos y proveedores.
 El jefe de este departamento se encarga de la comunicación y
coordinación del resto de departamentos involucrados en el
evento, para garantizar la máxima calidad del servicio.

16. Departamento de Restauración:
Se encarga del control, almacenaje y producción de
alimentos y bebidas.
Los encargados son el Jefe de Cocina y el Jefe de
Sala, que se encarga de supervisar el trabajo a
realizar.
A sus órdenes están los cocineros, que elaboran el
catering requerido, y los camareros, encargados de
tomar comandas (si fuera el caso), servir la comida y
bebidas, retirar vajilla y cubiertos usados, etc.

17. Departamento de Pisos:
Proporciona el personal de limpieza, tanto para la
sala como en la lavandería, y en las habitaciones en
los eventos que requieren pernoctación.
La encargada será la Gobernanta, que estará en
contacto permanente con el resto de departamentos
para tener a punto salas, habitaciones y lencería.

18. Departamento de Mantenimiento:
Al mando del Jefe de Mantenimiento, instalará,
revisará y reparará el equipo técnico y las
instalaciones a usar durante el evento.

19. Departamento de Recepción:
Se encarga de realizar las reservas, en el caso de no
disponer estas de un departamento propio, asignar
habitaciones, recepción de los huéspedes, y controlar el
cronograma para organizar el trabajo de los
departamentos de Pisos, Mantenimiento, y Restauración
y cocina, y que no interfieran con el programa de los
huéspedes y ponentes.
El encargado será el Jefe de recepción, que llevará a cabo
su labor junto los recepcionistas y los ayudantes de
recepción.

20. Departamento de Administración:
El Jefe de administración y sus auxiliares se ocuparán
de la parte más puramente administrativa del evento,
especialmente una vez finalizado el mismo, como la
contabilidad y la realización de facturas a clientes,
pago a proveedores, etc.

21. Servicios exteriores:
Se contratará personal y servicios externos al hotel, y
que no se pueden cubrir con nuestro personal, como
azafatas, traductores, alquiler de vehículos,
animación, o viajes y excursiones tanto para los
asistentes como los acompañantes.

22. Plantilla:
 Eventos: 1 jefe de eventos, 2 auxiliares.
 Restauración: 1 jefe de cocina, 1 jefe
de sala, 4 cocineros, 6 camareros
(según tamaño del evento).
 Pisos: 1 gobernanta general, 1
subgobernanta de pisos, 1
subgobernanta de lavandería, 8
camareras de pisos (dado el número
de habitaciones del hotel), y 5
personal de lavandería.
 Mantenimiento: 1 jefe de
mantenimiento, 3 auxiliares.
 Recepción: 1 jefe de recepción, 3
recepcionistas, 2 ayudantes de
recepción (dado el número de
habitaciones del hotel)
 Administración: 1 jefe de
administración, 2 auxiliares.
Total plantilla: 39 personas.

23. Organigrama: