Solicitud Admision IE - Juan José Sáez González - Opción F. Acaba de participar de una reunión importante con tu superior. ¿Cómo te aseguras de que cada parte de las instrucciones que recibiste llegará de forma adecuada a cada subordinado, proveedor y cliente, los cuales se encuentran en diferentes partes del mundo?

1. Solicitud de Admisión
Executive MBA presencial IE
Opción F. Acaba de participar de una reunión importante con tu
superior. ¿Cómo te aseguras de que cada parte de las instrucciones
que recibiste llegará de forma adecuada a cada subordinado,
proveedor y cliente, los cuales se encuentran en diferentes partes
del mundo?
Juan José
Sáez González

2. Seguimiento
Comunicación
Post Reunión
Desarrollo de la Reunión
Preparación de la Reunión
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ETAPAS. Hay que tener en cuenta todas las fases del proceso

3. Preparación de la reunión
! Búsqueda de Información. Recopilar todo lo
relacionado con el motivo de la reunión (vía internet
o documentación interna) para llevarlo preparado.
! Orden del día. Preparar un pequeño guión para ver
los temas que se van a tratar y no “dejar nada en el
tintero”.
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Comunicación
Post Reunión
Desarrollo de la Reunión
Preparación de la Reunión Preparación de la Reunión
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4. Desarrollo de la Reunión
! Toma de notas. Se deben tomar notas de los puntos
importantes de la reunión. (acciones, objetivos,
personas implicadas, timing, etc.). Siempre que sea
posible, hacerlo sobre el guión de la reunión.
! Plantear futuras dudas. Hay que ponerse en la piel
de las personas implicadas y que no están en la
reunión para prever las dudas que les puedan surgir
para plantearlas en la reunión.
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Comunicación
Post Reunión
Desarrollo de la Reunión
Preparación de la Reunión
Desarrollo de la Reunión
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5. Después de la Reunión
! Resumen. Utilizando el guión previo, se redactan
todos los puntos importantes tratando de reflejar el
plan de acción, responsabilidades, personas
involucradas y fechas acordadas.
! Action Point o Checklist. Para que todas las tareas
se ejecuten, es conveniente hacer una lista de tareas
a realizar (Checklist) y compartirla con los
involucrados. Quizás, diseñando de una forma más
elaborada, una tabla (con las columnas: Tarea,
Descripción, Responsable, Involucrados, Fecha límite
y Estado) que ayude a ver de forma más amplia todo
el plan de acción (Action Points).
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Comunicación
Post Reunión
Desarrollo de la Reunión
Preparación de la Reunión
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Post Reunión

6. Solicitud de Admisión Executive MBA IE
Comunicación
! Emails. Mandar por escrito a cada implicado de forma detallada
las acciones que se esperan de ellos. Mandar Resumen de la
reunión y tabla de Action Points (siempre y cuando el destinatario
puede leer toda la información).
! Reuniones. Se convocaran reuniones tanto con proveedores y
clientes, como con los subordinados implicados en las acciones
resultantes de la reunión. Evitar reuniones innecesarias (Si el tema
se puede tratar por mail y no es complicado, no es necesario
convocar una reunión para explicar las acciones propuestas).
! Videoconferencia. Si la distancia u otra circunstancia por parte de
alguno de los implicados impide una reunión, se hará una
videoconferencia (o llamada telefónica) para aclarar los puntos
necesarios.
NOTAS
! Hay que tener en cuenta las diferencia horarias a la hora de plantear
videoconferencias o llamadas.
! Las diferencias culturales pueden dificultar la comprensión de las tareas.
! Tratar de utilizar el idioma que mejor se comprenda entre ambas partes
(normalmente el inglés)
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Comunicación
Post Reunión
Desarrollo de la Reunión
Preparación de la Reunión
Comunicación

7. Seguimiento
Comunicación
Post Reunión
Desarrollo de la Reunión
Preparación de la Reunión
Seguimiento
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Seguimiento
! Confirmación de lectura. En los emails mandados, pedir
confirmación de lectura para saber si se ha leído. Si no se recibe,
reenviar e insistir. En caso extremo, llamar por teléfono al
implicado.
! Checkpoints. Plantear puntos de control para contactar con los
implicados y saber el status de la tarea y si esta podrá ejecutarse a
tiempo (sobre todo para las más complicadas o las más
prolongadas en el tiempo).
! Diagrama de Gantt. Se puede
utilizar para tener un seguimiento
general de todas las instrucciones
y tareas derivadas de la reunión,
ya que se puede ver cuanto dura
cada tarea, y cuando debe
hacerse (para ver solapamientos
entre tareas).

8. Gracias por su atención
Juan José
Sáez González
Solicitud de Admisión
Executive MBA presencial IE
Mayo 2016