Uniminuto Sena - 2018

1. 1
Distinguiendo entre lo urgente y lo Importante
Taller basado en la matriz de Covey
Kevin Quiroga Delgado
Noviembre 2018
Convenio Uniminuto - Sena
Soacha, Cundinamarca
Tecnólogo en gestión administrativa

2. 2
Abstracto
La matriz de Covey se basa en la administración del tiempo entre lo urgente y lo
importante en donde las tareas cotidianas se deben realizar en los periodos
correspondiente de una manera eficaz y eficiente de tal manera que llevemos un nivel de
organización adecuado, evitando complicaciones debido a que estas tareas y actividades
se convierten en urgentes dejando de lado lo importante.

3. 3
Contenido
Taller de la Matriz de Covey ...........................................................................................4
La administración del tiempo entre lo urgente y lo importante .....................................4
Solución al taller - Distinguiendo lo urgente y lo importante............................................5
A) Actividad reflexiva: Autoevaluación de la administración del tiempo...................5
B) Actividad práctica: Distinguiendo entre lo urgente y lo importante.......................7
Conclusión ......................................................................................................................9
Lista de referencias........................................................................................................10

4. 4
Taller de la Matriz de Covey
La administración del tiempo entre lo urgente y lo importante
La manera en que manejamos nuestro tiempo al momento de realizar una tarea o
actividad en donde se debe decidir una prioridad y un lapso de tiempo para realizarla con
el fin de evitar que esta se convierta en un problema mas adelante al momento de
realizarla debido a la falta de tiempo convirtiéndola en una urgencia, de modo que
debemos dejar de lado las demás actividades las cuales también son importantes,
llevándonos a un colapso y a una crisis, por tal motivo se debe llevar una organización
ser eficaz y eficiente al momento de realizarlas con el fin de lograr alcanzar la
proactividad.

5. 5
Solución al taller - Distinguiendo lo urgente y lo importante
A) Actividad reflexiva: Autoevaluación de la administración del tiempo
Tipos de
administración
Experiencias del
equipo directivo
Señale situaciones o
tareas en las cuales
el equipo directivo
se ha visto envuelto
en los
diferentes tipos de
Administración del
tiempo.
Preguntas Respuestas
En este espacio puede anotar las
principales reflexiones a partir de las
preguntas de la columna anterior.
Administración
por crisis
Organización de
archivos
¿Por qué ocurre esta
administración por crisis?
En nuestras planificaciones,
¿estamos considerando las
situaciones emergentes?
¿Cómo podríamos
anticiparnos a ellas?
La organización de la documentación es
importante para acceder de manera rápida
a la información que se necesita en el
momento, de no llevarse un orden de estos
mismos, podría crease complicaciones en
retrasos de tiempo en la búsqueda de
estos, así como en la perdida de los
mismos.
Administración
reactiva
Solicitud de
cotizaciones de
productos
¿Por qué nos vemos envuelto
en administraciones
reactivas?
¿Tenemos una clara
definición de las tareas?, es
decir, ¿sabemos distinguir
cuándo y a quién le
corresponde encargarse de
las diversas situaciones?
La solicitud de una cotización es
primordial para el área de compras debido
a que en base a esta se puede realizar una
determinación de que producto es mejor
para escoger, así como el valor del precio
y las especificaciones solicitadas. De no
ser así habría retrasos en la compra y en la
entrega de los productos solicitados.
Administración
inefectiva Análisis al
momento de
terminar el menor
precio en varias
cotizaciones.
¿Por qué actuamos de forma
inefectiva?
¿Cómo podríamos mejorar
este tipo de administración?
La cantidad de información representada
en números se suele confundir creando
cálculos incorrectos al momento de
determinar el menor costo de un artículo.
Para mejorar la realización de esta
actividad se debe simplificar el manejo de
los datos y aplicar más concentración al
momento de realizarse priorizando esta
actividad como importante en el lapso de
tiempo a que corresponde.

6. 6
Administraci
ón
proactiva
Realización del
inventario
• ¿En qué tipo de
actividades nos hemos
planificadobiencomo
equipo?
• ¿Cuálessonlas
característicasdeestas
actividades?
• ¿Cómo logramosasegurar
el cumplimiento de la
planificación?
Verificar si un artículo existe en el área
correspondiente basándose en los datos
arrojados por el sistema.
1) ¿En qué tipo de administración creen que pasan la mayor parte de su
tiempo? ¿Por qué?
Respuesta: Administración reactiva
¿Por qué? debido a que el área de compras siempre está solicitando constantemente
cotizaciones para su funcionamiento.
2) ¿Cuáles creen que serían las consecuencias para la institución de no actuar
Respuesta: Se crearía un colapso organizacional debido a que las actividades realizadas
por una determinada área, afectaría a las demás debido a que estas están enlazadas unas
con otras, en una escala organizacional.
3) ¿Qué podemos hacer para lograr en mayor medida una administración
proactiva?
Respuesta: Se debe llevar un mejor control en las actividades que se realizan, basándose
en un conocimiento previo en base a como se va solucionar el problema presentando en
la actividad, en el lapso de tiempo al cual corresponde cada actividad evitando un nivel
de urgencia.

7. 7
B) Actividad práctica: Distinguiendo entre lo urgente y lo importante
La definición de la urgencia o importancia de una actividad va a depender del rol que se
tenga dentro del establecimiento. Así, una administración efectiva del tiempo implica
administrar pertinentemente las tareas de acuerdo al rol que desempeñan sus actores. Por
eso, esta actividad tiene el objetivo de priorizar las actividades según su
urgencia/importancia de acuerdo al rol que tiene cada uno dentro del equipo.
1) Complete la tabla “Tareas de la semana”, enumerando las actividades que
deberá hacer durante la semana. Considere los emergentes que suele tener en
el establecimiento, de manera que pueda administrar la semana apegándose
lo más posible al escenario real.
TAREAS DE LA SEMANA
LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
Solicitud de
cotizaciones
Organización de
documentos.
Impresión de
documentos
Cobro de
incapacidades
Cobro de
incapacidades
Cobro de
incapacidades
Cobro de
incapacidades
Cobro de
incapacidades
Verificación del
registro del cobro
de incapacidades
Entrega del
informe de
incapacidades
cobradas.
Las siguientes actividades realizadas en el área de trabajo, planificadas.

8. 8
2) Diríjase a la matriz de Covey y categorice las actividades dentro de los
cuadrantes correspondientes
II. URGENTE —NO IMPORTANTE
Solicitud de cotizaciones
Comparte la responsabilidad con otros, si puedes
I. URGENTE — IMPORTANTE
Apoyo al área de Recursos Humanos
en el cobro de incapacidades por vía
telefónica a EPS
¡Hazlo
ya!
III. NO URGENTE — NO IMPORTANTE
Organización de archivos y carpetas
Impresión de documentos
Fotocopias
No es relevante, no lo hagas o hazlo más tarde
IV. NO URGENTE — IMPORTANTE
Registro de incapacidades cobradas
y pendientes por pago
Planifícalo
Matriz de Covey de las actividades importantes y urgentes.

9. 9
Conclusión
Es claro que se debe siempre llevar un orden y una planificación al momento de
desarrollar diferentes actividades que se presentan a diario, priorizando aquello que es
urgente e importante pero no dejando de lado aquellas de menor prioridad, en donde
siempre debemos tener diferentes espacios de tiempo para su desarrollo de las mismas
con buena actitud, eficacia y eficiencia.

10. 10
Lista de referencias
 DISTINGUIENDO entre lo URGENTE y lo IMPORTANTE por Ministerio de
educación de Chile
http://liderazgoescolar.mineduc.cl/wp-
content/uploads/sites/55/2016/11/Distinguiendo-entre-lo-urgente-y-lo-
importante.pdf