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Secretaría de Relaciones Exteriores  Oficialía Mayor CAPACITACION  EN PROCESOS PROCESOS Y SISTEMAS                           
La manera más fácil de definir un proceso es decir: “ Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entré sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas o insumos) los transforma, generando outputs (resultados, salidas, productos). 1 2 3                            SATISFACCIÓN REALIZACIÓN  REQUISITOS Se entregan al cliente para su consumo. Puede ser el insumo de otro proceso. Lo realiza la organización, es responsable de su desempeño Se reciben del proveedor (en nuestro caso CLIENTE-PROVEEDOR) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],OUTPUTS (salidas/resultados) ACTIVIDADES ENLAZADAS (que transforman) INPUTS (entradas/insumos)
[object Object],[object Object],[object Object],La información fluye hacia arriba Las políticas y desicionesa son desplegadas hacía abajo ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DIRECCIÓN                           
Los eventos suceden horizontalmente                            DIRECCIÓN Requerimientos Resultado s
Identificación del proceso: 1.- Levantamiento de información : Descripción detallada de todas las  funciones . 2.- Elaboración de diagramas de flujo  3.- Análisis de los flujos y/o secuencias 4.- Determinación de secuencias.                             Inicio Fin Inicio Fin Inicio Fin INSUMO PRODUCTO
¿Mejora o Reeingeniería? ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],                          
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],                          
Tanto para rediseñar como para mejorar el proceso, se debe tomar en cuenta que el proceso se compone de  TRABAJO  y  DESPERDICIO . En el contexto del tema de Procesos, trabajo se define como: “ Actividades que forman parte del proceso, y que lo hacen avanzar hacía el output o le agregan valor en forma directa”. El trabajo agrega valor El trabajo hace avanzar el proceso El desperdicio agrega demora El desperdicio agrega costos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],                          
[object Object],[object Object],[object Object],En este entorno, la eficiencia del proceso se define mediante el siguiente indicador: TRABAJO x 100% TRABAJO + DESPERDICIO Por ejemplo: Si contamos con un proceso que cuenta con 20 actividades, pero dentro de ellas se identifican solo 8 que aumentan valor y hacen avanzar el proceso, la relación sería la siguiente: 8 8+12 = X 100 = .40 40%                           
El objetivo de la mejora (y de la reingeniería) es reducir la cantidad de desperdicio en cualquier proceso de trabajo. Trabajo Desperdicio Desperdicio Trabajo Antes Después ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],                          
Podemos hacer un análisis: EFICIENCIA: ¿Satisfacen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente desea El cliente recibe CONFIABILIDAD: ¿Cumplen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente siempre desea El cliente siempre obtiene COSTO: ¿Son aceptables los costos?                           
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],R Cualquier paso que agrega valor y lo hace avanzar. Cualquier acción que desplaza información, objetos o personas. Incluye inspecciones de calidad, revisiones y autorizaciones. Retraso no programado por eventualidades. Retraso programado a la espera de materiales, partes y/o productos, se incluye archivo. Repeticiones innecesarias. El desperdicio incluye los pasos de:  Transporte ,  inspección ,  demora ,  almacenaje  y  retrabajo .                           
La clave de la mejora de procesos está en eliminar o reducir al mínimo los pasos de transporte, inspección, demora, almacenaje y retrabajo. Los pasos del proceso pueden acomodarse en forma lineal, paralela, convergente, divergente o según el ábol de decisiones. ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Existen diferentes tipos de análisis de procesos, uno de ellos es el análisis de tareas, las cuales pueden ser analizadas en base a los movimientos de las  PERSONAS . Otra manera es analizando las actividades del propio proceso.                           
Objetivo del Proceso : R Análisis de tareas en base a sus actividades                            1.- 2.- 3.- Descripción de las  Actividades del IT
Una vez detectadas las actividades de desperdicio, el equipo de rediseño intentará eliminarlas: comprimiendo, evitando duplicidades, innovando, etcétera. La eliminación o cambio en las actividades, deberá ser consensado con todos los participantes, a fin de que no se impacte negativamente el resultado de otros subprocesos. Los problemas o cuellos de botella que se vayan detectando pueden solucionarse estableciéndose la causa raiz mediante la utilización de la gráfica de ISHIKAWA.                           

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  • 4. Los eventos suceden horizontalmente                            DIRECCIÓN Requerimientos Resultado s
  • 5. Identificación del proceso: 1.- Levantamiento de información : Descripción detallada de todas las funciones . 2.- Elaboración de diagramas de flujo 3.- Análisis de los flujos y/o secuencias 4.- Determinación de secuencias.                            Inicio Fin Inicio Fin Inicio Fin INSUMO PRODUCTO
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  • 11. Podemos hacer un análisis: EFICIENCIA: ¿Satisfacen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente desea El cliente recibe CONFIABILIDAD: ¿Cumplen los rendimientos los requerimientos del cliente? El cliente siempre desea El cliente siempre obtiene COSTO: ¿Son aceptables los costos?                           
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  • 14. Objetivo del Proceso : R Análisis de tareas en base a sus actividades                            1.- 2.- 3.- Descripción de las Actividades del IT
  • 15. Una vez detectadas las actividades de desperdicio, el equipo de rediseño intentará eliminarlas: comprimiendo, evitando duplicidades, innovando, etcétera. La eliminación o cambio en las actividades, deberá ser consensado con todos los participantes, a fin de que no se impacte negativamente el resultado de otros subprocesos. Los problemas o cuellos de botella que se vayan detectando pueden solucionarse estableciéndose la causa raiz mediante la utilización de la gráfica de ISHIKAWA.