Monica 9Gestión_Automatizada_de_la_Información_.pdf

MANUAL DEL ESTUDIANTE
INATEC
INATEC
Tecnológico Nacional
Tecnológico Nacional
NIVEL DE FORMACIÓN Y ESPECIALIDAD
TÉCNICO GENERAL EN CONTABILIDAD
GESTIÓN AUTOMATIZADA
DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

GESTIÓN AUTOMATIZADA
DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

CRÉDITOS
Esta es una publicación del Instituto Nacional Tecnológico INATEC, los contenidos
de este manual son una recopilación de diversos autores. Se han realizado todos
los esfuerzos para que este material de estudio muestre información fiable, por
tanto, su contenido está en constante revisión y actualización, sin embargo,
INATEC no asumirá responsabilidad por la validación de todo el material o por las
consecuencias de su uso.
Se autoriza la reproducción y difusión del contenido de este manual para fines
educativos u otros no comerciales sin previa autorización escrita, siempre que se
especifique claramente la fuente.

Manual Gestión Automatizada de la Información Contable
TECNOLÓGICO NACIONAL
PRESENTACIÓN
El manual de “Gestión Automatizada de la Información Contable” está dirigido a los estudiantes de
la especialidad de contabilidad con la finalidad de facilitar el proceso de aprendizaje durante su
formación técnica.
El propósito de este manual es dotar al estudiante de los conocimientos técnicos fundamentales para
profundizar y fortalecer las capacidades que va adquiriendo en el Centro de Formación.
El manual se encuentra estructurado en 3 unidades didácticas:

• Unidad I: Apertura de la Organización

• Unidad II: Ingreso de Datos Financieros

• Unidad III: Generación de Documentos Contables
En los contenidos se presenta toda la información general, técnica y científica que necesitas conocer
para el desarrollo de la unidad de competencia y elementos de competencias. El manual posee
ilustraciones, dibujos y gráficos que facilitan su interpretación y desarrollo.
Las palabras desconocidas o términos técnicos de uso poco común, se definen a lo largo del texto en
forma de notas al pie y se indican mediante un número.
Al finalizar la última unidad del manual, encontrarás:

• Lista de Glosario

• Índice de tablas y figuras

• Bibliografía
Confiando en que logres con éxito culminar esta formación, que te convertirá en un profesional
Técnico en contabilidad y así contribuir al desarrollo de nuestro país.

ÍNDICE
UNIDAD I: Apertura de la Organización.................................................................................................................................... 1
1. Generalidades del Software Contable ...........................................................................................................................................................1
1.1. Ejecución del software contable..................................................................................................................................................................................2
2. Parámetros del Software Contable................................................................................................................................................................ 5
2.1. Parámetros Generales....................................................................................................................................................................................................6
2.2. Accesos al Software..................................................................................................................................................................................................... 11
2.3. Parámetros Auxiliares.................................................................................................................................................................................................. 13
2.4. Otra Organización........................................................................................................................................................................................................ 13
2.5. Respaldar / Restaurar.................................................................................................................................................................................................. 14
3. Plan de Cuentas en el Software Contable...................................................................................................................................................15
3.1. Adición de cuentas en el catálogo del Software...................................................................................................................................................16
3.2. Modificación de cuentas en el catálogo del software........................................................................................................................................16
3.3. Eliminación de cuentas en el catálogo del Software.......................................................................................................................................... 17
4. Cuentas de Cierre en el Software Contable................................................................................................................................................17
4.1. Ejemplo de cuentas de cierre en el Software........................................................................................................................................................ 17
UNIDAD II: Ingreso de Datos Financieros................................................................................................................................19
1. Ingreso de Inventario en el Software............................................................................................................................................................19
1.1. Procedimientos del módulo inventario....................................................................................................................................................................19
1.2. Cuentas de enlace del módulo inventario.............................................................................................................................................................22
1.3. Adición, modificación y eliminación de productos del inventario...................................................................................................................22
1.4. Adicción, modificación y eliminación de proveedores.......................................................................................................................................23
2. Facturación de Ventas en el Software.........................................................................................................................................................26
3. Cuentas Corrientes en el Software..............................................................................................................................................................29
3.1. Procedimientos del módulo cuentas corrientes...................................................................................................................................................30
3.2. Crear, modificar, eliminar cuentas corrientes.......................................................................................................................................................30
3.3. Procedimientos para emitir cheques de cuentas corrientes............................................................................................................................ 31
3.4. Procedimientos para depósitos- retiro en cuentas corrientes........................................................................................................................32
4. Contabilización de Operaciones en el Software........................................................................................................................................34
4.1. Procedimientos para crear asientos en el diario general.................................................................................................................................. 34
4.2. Procedimientos para modificar, anular asientos en el diario general...........................................................................................................35
5. Ejemplo de Registro de Operaciones Económicas en el Software Contable.........................................................................................37
UNIDAD III: Generación de Documentos Contables.............................................................................................................. 42
1.1. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo inventario...............................................................................................42
1. Impresión de Documentos Soportes en el Software.................................................................................................................................42
1.2. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo facturación............................................................................................ 43
1.3. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo cuentas corrientes.............................................................................. 44
1.4. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo contabilidad..........................................................................................46
2. Obtención de Estados Financieros en el Software....................................................................................................................................47
2.1. Procedimientos para imprimir los estados financieros........................................................................................................................................47
2.2. Procedimientos para imprimir el estado de pérdidas y ganancias................................................................................................................ 48
2.3. Procedimientos para imprimir el balance general..............................................................................................................................................49
3.1. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo inventario ............................................................................................50
3. Impresión de reportes comerciales en el software....................................................................................................................................50
3.2. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo facturación............................................................................................52
3.3. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo contabilidad..........................................................................................53
3.4. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo cuentas por cobrar.............................................................................54
3.5. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo cuentas por pagar...............................................................................55
ÍNDICE GLOSARIO..............................................................................................................................................................................................57
ÍNDICE DE TABLAS Y FIGURAS........................................................................................................................................................................57
BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................................................................................................59

Unidad I: Apertura de la Organización
1
UNIDAD I: APERTURA DE LA ORGANIZACIÓN
En la actualidad producto de la globalización a nivel mundial, la mayoría de las organizaciones en
Nicaragua se han visto en la necesidad de automatizar sus registros contables, para la obtención
de información financiera de forma rápida. Existen muchos softwares contables, sin embargo, la
organización elige el que más se adecue a sus necesidades.
1. Generalidades del Software Contable
El sistema está diseñado en un ambiente
Windows, es de fácil manejo mediante el uso de
teclado y mouse.
Ofrece una gran versatilidad1
en el manejo de la
información, ya tiene pantallas intuitivas2
que no
necesitan mayor explicación y no se requieren
amplios conocimientos de computación.
Mónica 9 le permite elaborar facturas de ventas,
ingresar los productos al inventario, conocer
1 Versatilidad: capacidad de adaptarse a las necesidades de cada momento.
2 Pantallas intuitivas: el proceso de búsquedas directas de información en pantalla.
el detalle de las ventas por clientes, efectuar
cotizaciones de productos y posteriormente
elaborar ordenes de compras. Además, lleva un
control de cada una de las cuentas corrientes de
cheques y permite llevar los registros contables
en el diario general, para luego obtener los
estados financieros.
cheques y permite llevar los registros contables
en el diario general, para luego obtener los
estados financieros.
Tabla 1. Módulos que conforman el software Mónica 9
Módulos Descripción
FACTURACIÓN
Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de ventas por clientes, por fechas,
por ítem, por vendedor. Permite versatilidad en la impresión de facturas (forma pre-
impresa, hoja simple/media pág.). Permite realizar estimados, así como la facilidad de
imprimir las facturas y estimados en inglés y/o castellano. Puede realizar devoluciones.
Cuando hace una factura el inventario automáticamente queda actualizado.
INVENTARIO
Usted puede llevar el control de los ítems de su inventario: asignando códigos,
conociendo en cualquier momento el precio, el costo, y la cantidad disponible de un
determinado ítem. Así mismo tiene la capacidad de determinar el movimiento de ítems
para un período determinado (Cuánto se vendió, montos, etc.). Determina el costo de
su inventario. Lleva el Kardex de los productos.
CLIENTES Ud. puede determinar mediante el auxilio de MONICA cuales han sido sus ventas por
clientes, cuáles son sus mejores clientes, cuanto les ha vendido y cuando.
CUENTAS POR COBRAR
Permite manejar las ventas al crédito que realiza con sus clientes: Vencimiento de
facturas, Cargos financieros, puede obtener los estados de cuenta por cada cliente.
Cierre de períodos que le permite determinar cuánto le debe cada uno de sus clientes.

2 TECNOLÓGICO NACIONAL
Módulos Descripción
CUENTAS POR PAGAR
Maneja las compras a sus suplidores, MONICA le permite realizar cotizaciones
(Averiguación del precio de un producto) y luego realizar la orden de compra (Formalizar
la compra del producto). Ud. puede saber cuánto le debe a un abastecedor, si la compra
fue al crédito, cuando se vence la factura, entre otros.
CUENTAS CORRIENTES
(CHEQUES)
Lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que han sido cobrados,
aquellos que faltan ser cobrados, montos totales para un período.
Asimismo Ud. puede imprimir directamente los cheques con total seguridad (montos
en números y en letras), utilizando formato pre impreso y numeración dada por
computador. También puede obtener un reporte de reconciliación bancaria. Permite
saber cuál es su saldo. Ud. puede tener desde una o más Cuentas. Corrientes. La
impresión de cheques puede ser en Castellano/inglés
CONTABILIDAD
Libro Diario. Registra las actividades de la organización mediante asientos contables
(Método de la partida doble). Lo cual involucra un plan contable (Cuentas) que es
prácticamente ilimitado, con códigos3
de hasta 14 caracteres y multinivel. MONICA le
proporciona una tabla de cuentas para la mayoría de países del habla hispana. Ud.
puede así mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del negocio.
Análisis de Cuentas. Le permite al contador analizar en cualquier momento las
diferentes cuentas que conforman el plan contable de la organización y de esta
manera determinar la situación de la organización. La transferencia de asientos del
‘Libro diario’ al libro ‘Mayor’ se hace automáticamente.
Reportes Contables. El Contador tiene a su alcance y en cualquier momento el Libro
Diario, Reporte de Análisis de cuentas, y el Balance de Comprobación, El Balance
General de la organización, el Estado de Ganancias y Pérdidas. MONICA permite
obtener estos reportes en forma interactiva, es decir, tan pronto Ud. ingresa un asiento
en el libro diario, se verá reflejado inmediatamente en los reportes, no es necesario
el cierre de un período para poder tener los reportes, así mismo, Ud. tiene acceso a
reportes históricos ya que no existe límite en el número de períodos que puede tener en
su computador (la limitación viene dada por la rapidez y capacidad de procesamiento
de su computador).
1.1. Ejecución del software contable
Para comenzar a operar el software4
hacemos clic en el ícono (Accesos directo Mónica en el escritorio
del equipo de cómputo) el cual abre una ventana que nos muestra un cuadro de diálogo con dos
opciones Comenzar y Terminar.
3 Códigos: conjunto de dígitos que permite la identificación de la cuenta.
4 Software: conjunto de programas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas.
ACCESO DIRECTO PANTALLA DE INICIO
monica 9
MONICA 9

3
5 Despliega: mostrar en la pantalla de la computadora varias opciones para seleccionar la deseada.
6 Ícono: es un símbolo gráfico que aparece en la pantalla de una computadora u otro dispositivo electrónico y que representa un programa, un sistema
operativo, entre otros.
COMENZAR TERMINAR
Figura 1. Comenzar a operar el software monica 9
Figura 2. Selección de empresa
Al seleccionar la opción comenzar nos despliega5
una ventana con las diferentes organizaciones
registradas en el software el cual por defecto el programa visualiza en color rojo a la organización a
seleccionar. En la imagen la organización preseleccionada seria comercial oro verde, para trabajar en
ella, hacemos clip en seleccionar organización. Como se muestra en la figura # 2.
Lista de Empresas
la unica YHKCN
oscar
COMERCIAL ORO VERDE
Al seleccionar la organización el Software nos muestra todos los módulos del software con el nombre
de la organización y fecha actual y el ícono6
salir como se muestra en la figura # 3.

Figura 3. Módulos del Software Mónica
TERMINAR SESIÓN DE TRABAJO
Al finalizar una sesión de trabajo seleccionamos el ícono salir el cual nos remite a la ventana inicial
y hacemos clip en el ícono terminar, se despliega un mensaje de respaldo de copia de seguridad
y luego otro mensaje que dice presione cualquier tecla para continuar con cierre de la sesión de
trabajo. El software respalda y cierra el programa.
MONICA 9
los Negocios
Si deseas tener copias de seguridad en Monica, revisar:
Parámetros = > Accesorios = > Opciones varias = >
Respaldo automático = > .
Presione cualquier tecla para continura
Figura 4. Respaldo al finalizar una Sesión de Trabajo
Facturación
Estimados
Inventario
Contabilidad
Parámetros
1 US $ = C$ 0.20
PRESIONE EL BOTÓN CORRESPONDIENTE
oscar
Salir
Manual
Cuentas
por Pagar
Cuentas
por Cobrar
Cuentas
Corrientes
Clientes
Proveedores
COMERCIAL ORO VERDE
MÓDULOS
21/04/2020
X

5
El módulo de parámetros del software realizamos la configuración inicial de la organización y otras
funciones que se realizan en las ventanas7
de la figura # 5.
2. Parámetros del Software Contable
Figura 5. Componentes del módulo parámetros
7 Ventanas: es un área visual, normalmente de forma rectangular, que permite la entrada de datos.
8 itinerario del uso del programa: es el que muestra las actividades de los usuarios que ingresaron al software.
Tabla 2. Funciones de los componentes del módulo parámetros
Funciones del Módulo de Parámetros
Nombre de ventana Descripción de Funciones de uso
FACTURACIÓN
En esta ventana configuramos nombre de la organización, (moneda/ país /fecha),
símbolo o logo de la organización y formatos de documentos.
INVENTARIO
Definimos las personas o usuarios que tendrán acceso al programa o algunas opciones
especificas a las cuales se les asigna claves de acceso.
CLIENTES
En esta opción le permite retirar documentos (facturas) que por su antigüedad ya no
son necesarios y pueden ser almacenados en archivos auxiliares a fin de mejorar ña
velocidad del procesamiento del sistema.
CUENTAS POR COBRAR Permite realizar ventas rápidas usando una impresora de recibos.
REPORTES
Modifica el formato de impresión de algunos informes o modelos de facturas. Se
recomienda que estos cambios lo realice un programador con experiencia.
TABLAS Se utiliza para adicionar, cambiar, eliminar tablas secundarias del programa .
ACTIVIDADES
Nos muestra el itinerario del uso del programa7
en los diferentes módulos. Para
controlar quienes ha utilizado el programa
Productos registrados en almacén:
Facturas resgistradas:
Estimados registrados:
Registro en Cites./Proveeds.
Registro en Catálogos de Cuentas:
Resgistro en Asientos Contables.
Licencia Mónica.
Sistema Operativo:
Directorio empresa:
COMERCIAL ORO VERDE
OSCAR
17/04/2020
0
0
0
0
0
0
Gratuita
Windows 8
C:WONICA9 monica_9_18
Generales
Acceso
Archivo Histórico
Punto de venta
Reportes Tablas Acctividades Parámet. Aux. Salir
Versión Previa
Crear Archivos
Otra Empresa
Respaldar -
Restaurar
Nota. - Cerrar MONICA y volver a ingresa a fin de que sus cambios tomen efecto
X

Funciones del Módulo de Parámetros
Nombre de ventana Descripción de Funciones de uso
PARÁMETROS AUXILIARES
Configurar parámetros del programa que se ajustan al requerimiento de su negocio;
Por ejemplo, impresoras predeterminadas, caratulas de presentación entre otros.
OTRA ORGANIZACIÓN Permite crear, deshabilitar temporal o permanente una organización.
CHEQUEAR ARCHIVOS Revisa tablas de datos que pudiera presentar inconsistencia de datos, por cortes
eléctricos inesperados. Asegurarse que nadie más esté utilizando el programa.
RESPALDAR- RESTAURAR
Aquí nos permite respaldar los cambios realizados en el programa lo cual se puede
realizar en el disco duro o extraíbles. Al mismo tiempo nos permite restaurar información
que se realizó fuera del centro de trabajo por ejemplo en computador domiciliar.
VERSIÓN PREVIA Este proceso transfiere sus datos de versiones Anteriores a esta versión
SALIR Nos retrocede del módulo de parámetros a la ventana de todos los módulos
Los parámetros generales están divididos en dos pestañas, básicos y accesorios como se muestra en
la figura # 6.
BÁSICOS: Configuración de nombre de organización, moneda, símbolo y formato de documentos.
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: Se detalla los datos de su organización tales como dirección
registro comercial, teléfono entre otros, tal como se muestra en la figura #7.
2.1. Parámetros Generales
Figura 6. Componentes de los Parámetros Generales
Parámetros Generales X
Accesorios
Moneda / País / Fecha
Formatos de Documentos
Signo (logo) de la Empresa
Nombre de la Empresa
Básicoss
Salir

7
MONEDA/PAÍS/FECHA: Los datos a configurar9
son los siguientes símbolos de moneda, el formato
de fecha, país, formato de cantidades y redondeo de las cifras como se muestra en la figura #8.
Nombre de la Empresa
RFC
Dirección 1
Dirección 2
Dirección 3
Teléfono
Celular
FAX
Correo Electrónico
Sitio Ewb
Resgistro empresarial
Distrito / Barrio
Ciudad
Código Postal
País
COMERCIAL ORO VERDE
Managua Multicentro las Brisas
Datos de su Empresa
Carretera nueva a leon Km 12
22669615
88951323
oroverdecia@gmail.com
Oroverdde.com
j-89377923599494
Managua
NIC
X
Figura 7. Datos de la empresa a trabajar en el Software
Figura 8. Configuración de Moneda, País y Fecha en el Software
9 Configurar: Escoger entre diferentes opciones con el fin de obtener un sistema informático personalizado.
Salir
Aceptar

SÍMBOLO O LOGO DE LA ORGANIZACIÓN: Configura a través de una imagen el logo que va a
utilizar la organización según figura # 9.
FORMATOS DE DOCUMENTOS: Configuración de los formatos de los documentos contables que va
autilizar la organización como se muestra en la figura #10.
Figura 9. Logo de la organización
Figura 10. Configuración de los formatos contables a utilizar en el Software
X
Aceptar Salir
Eliminar
C:MONICA9 FOTOS EQUIPO_FLECHA.PNG
Logo a mostrar en los documentos a imprimir (por ejemplo facturas). Imagen puede ser
en formato BMP, JPG
Escanear
otro doc.
Buscar
imagen
Foto
Mostrar en mis
formularios de
pantallas
Asiento de contabilidad
Probar el
documento
Añadir nuevo
formato
Añadir
impresora
Eliminar
impresora
Eliminar un
formato
Probar un
formato
Logo de empresa
Documento a configurar: Es el documento que se emite cuando se hace un asiento
contable. Contien las cuentas, fecha y los cargos y abonos
por cada cuenta
Salir
Monica ha definido documentos (facturas, recibos de pagos, cheques, etc) que puede asociarse a diferentes
formatos (ejem. factura en formato pre-impreso, nota contable en página en blanco, etc), los cuales a su
vez pueden enviarse a cualquiera de las impresoras a las que tiene acceso este computador. Los formatos
pueden ser ajustados y rediseñados para acomodarse a los formatos que utiliza su negocio.
Fax
ENAGIT 12
Impresora
Copias a
imprimir
1
1
1
1
Seleccionar
equipo
Sent to OneNote 2016
Microsoft XPSDocument Writer
Tipos de
impresión
Nombre del formato
Asiento contable - modelo 65970567
Atributos Vista
preliminar
Formato
primario
Formato
opcional
Diseño del
reporte
Cambiar Ver ejemplo
Ver ejemplo
Cambiar Modificar
Modificar
Asiento contable Gráfico

9
ACCESORIOS: Configuración de equivalencia de moneda extranjera, bases de datos, extraer datos
de otros formatos, actualización de licencias entre otros, según figura #11.
EQUIVALENCIA DE MONEDA EXTRANJERA: Muestra los Valores del tipo de cambio a la fecha de
US $ según pantalla mostrada en la figura # 12.
Figura 11. Parámetros accesorios
Figura 12. Configuración de equivalencias de moneda extranjera
Aceptar Salir
X
Equivalencia en moneda extranjera
Básicos Accesorios
Parámetros Generales
Extraer datos de otros formatos
Actualización de licencias
Opciones varias
Configuración de la base de datos
Salir
Cambio del dolar
En esta tabla se encuentran los valores de cambio del US $, los cuales pueden ser originados del
internet (si tuviera conexión), por Ud. (el ususario), pre-calculado por Monica.
Mostrar
http://www.xe.com/es
Mostrar tipo de cambio en pantalla principal
Fecha Compra C$ Venta C$ Origen
21/04/2020
para fecha Ejecutar
Ver
21/04/2020 33.570000 34.330000 Usuario
Aceptar Listar
X

CONFIGURACIÓN DE BASES DE DATOS: Presenta la configuración de la base de datos para que el
programa funcione correctamente tal como se muestra en la figura # 13.
EXTRAER DATOS DE OTROS FORMATOS: Extrae información de archivos externos de inventario,
clientes y proveedores cumpliendo requisitos del sistema tal como se muestra en la figura # 14.
Figura 13. Configuración de bases de datos
Figura 14. Extraer información de otros formatos
En esta tabla se encuentran los valores de cambio del US $, los cuales pueden ser originados del
internet (si tuviera conexión), por Ud. (el ususario), pre-calculado por Monica.
Driver=SQL Server;server=.technotel;uid=sa;pwd=Admin2012;Database=monica_global;Trusted_Connection=no;user
instance=false
Driver=SQL Server;server=.technotel;uid=sa;pwd=Admin2012;Database=monica_global;Trusted_Connection=no;user
instance=false
Cadena actual
Cambiar a:
Encriptar cadena
Asignar otro comput. Probar conexión Grabar conexión
Retornar
X
X
Configuración de Base de Datos
Extraer Datos Otros Formatos
Salir
Aceptar
Clientes
Productos Inventario
Excel
Elemento
Excel
Ejemplo
Texto
Actualizar prod. (Precio, Costo) No actualizar
Limpiar cod. (Productos, letras y números solamente, Ejm. A-24-HJ por A-24-HJ)
Ajustar Productos
Su lista contiene artículos previamente ingresados con Monica:
Ud. puede extraer información de archivos externos a MONICA por ejemplo, se tiene una lista extensa de
productos en Excel, usar esta opción para actualizar inventario.
Si el archivo a leer está en Excel, debe tener en la 1ra columna código del producto, y en sgtes columnas:
descripción, precop 1, precio 2, coto, cant. en almacén y cant. mínima para reorden.
Dejar en blanco para columnas que no llene información (ejem 2). El archivo en Excel debe haber sido salvado en
formato Excel 95 ó Excel 97.
Texto (.txt) DBF (Foxpro)
Proveedores
Buscar

11
Esta función limita al acceso10
del software parcial o total, creando usuarios autorizados a través de
claves de acceso lo cual se realiza en la ventana de la figura # 16.
ACTUALIZACIÓN DE LICENCIAS: Actualiza la licencia del software según figura # 15.
Figura 15. Actualización de licencia del Software
Figura 16. Definición de accesos a los usuarios
X
Para usar Monica en este computados. Ud. debe registrar el nro de su licencia en el internet. La licencia debe haberla
recibido al comprar el software. Puede usar otro computador con internet para generar el código de confirmación.
Ingresat dicho código en esta pantalla. Para versión gratuita (opciones limitadas) ingresar código de confirmaciónH2KR4
- PY7MX - WM32U - 4N7AD - K53MW. Para licencia de red, solo es necesario registrar en el computador principal.
Si aún no ha comrado una licencia, visitenos en el internet en www.technotel.com
Aceptar Salir
Datos requeridos
Nombre de su empresa:
País:
Nro. Licencia: Nro. Serie de Equipo:
Ciudad: Teléfono: Correo electr:
Para registrar su licencia
Acerquese a cualquier computador que tenga internet (ejem. una cabina que tenga internet) e ingrese al portal
www.technotel.com, seleccionar opción de“Restración”. Ingrese datos requeridos del cuadro superior, esto le
permitirá obtener un código de confirmación que deberá ingresarlo en el siguiente cuadro.
Código de confirmación Tengo internet
(Enviado con el programa) 245883D8
Registración Software Monica
2.2. Accesos al Software
10
Claves de acceso: es una forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso.
X
Aceptar Salir
Facturas
- Facturas
- Crear
- Crear producto
- Precio precio
- Descuento
- Facturas previas
- Listas productos
- Bodegas
- Número de serie
- Número de lote
- Retenciones
- Precio
- Impuesto 1
Inventario
Contabilidad
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Estimados
Cuentas corrientes
Clientes / Proveedores
Parámetros
Todas las opciones
Ud. Puede definir las personas o usuarios que tendrán acceso al programa o algunas opciones epecíficas.
Ingresar el nombre de la persona (Ejm. Luna Santos, Maria-Contabilidad, etc).
Luego ingrese la clave de acceso, la cual será requerida al ingresaral programa (max. 8 caracteres, letras y/o números,
clave es sencitiva a mayúsculas o minúsculas), seguidamente definir el acceso a tener en el programa.
Mostrar accesos para:
Crear Usuario Modif. Usuario Eliminar Usuario
Escoger usuario
Descripción del acceso Permitir
Claves de acceso
X

Facturación
Estimados
Inventario
Contabilidad
Parámetros
1 US $ = C$ 0.20
PRESIONE EL BOTÓN CORRESPONDIENTE
oscar
Salir
Manual
Cuentas
por Pagar
Cuentas
por Cobrar
Cuentas
Corrientes
Clientes
Proveedores
COMERCIAL ORO VERDE
MÓDULOS
21/04/2020
X
CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR USUARIOS
En el software podemos restringir el acceso, creando usuarios con categorías de maestro (acceso a
todos los módulos) o regular con acceso restringido a algunos módulos, Ejemplo modulo facturación
(la persona encargada de punto de venta solo tendrá acceso al módulo de facturación no teniendo
acceso a los demás módulos. Ya creado el usuario se puede modificar o eliminar en cualquier momento
o circunstancia, como se presenta en las figuras # 17 y 18.
Figura 17. Creación y modificación de usuarios
Figura 18. Permiso denegado a usuarios
Usuario
- Predeterminado se asigna a cada nuevo producto
Búsqueda por código
Usuario
Clave
Categoría
Nombre completo
Vendedor
Oscar
OSCAR
Odis Regular
Maestro
Administrador
Nombre Categoría
X
Usuarios
Procesar
Cancelar
Aceptar
Modificar
Añadir Eliminar Elegir Ver clave
Ud. Puede cerar nuevos usuarios. Ejemplo: Usuario: maría, clave: ma3971. Categoría: Maestro. Nombre
Completo: María de los Ángeles. Nota: En categoría. Maestro: tiene acceso a todas las opciones por defecto y
Regular: no tiene acceso al módulo de parámetros genéricos.
Usuarios
Aceptar
Permiso degenado a usuario Oscar

13
Figura 19. Parámetros Auxiliares
Figura 20. Habilitar y deshabilitar empresa
En los parámetros auxiliares se configuran los documentos a utilizar en la organización. Se definen
parámetros para facturación, estimados, inventario, cuentas por cobrar, contabilidad, clientes-
proveedores y otros, tal como se muestra en la figura # 19.
En esta ventana el software nos permite crear, deshabilitar o eliminar organizaciones, según el caso
como se presenta en las figuras # 20 y 21.
2.3. Parámetros Auxiliares
2.4. Otra Organización
X
X
Aceptar Salir
Parámetros auxiliares
Con esta opción puede configurar parámetros del programa que se ajustan al requerimiento de su negocio.
Por ejemplo impresoras predeterminadas, carátula de presentación, etc.
Ud. Puede definir hasta tres tipos de facturas. un solo tipo de factira es suficiente para el manejo del negoci. Ud. podría
separar las facturas por exigencia legal (ejemplo, Factura, Recibo), administración (Factura contado, Factura crédito), etc.
Facturación Estimados Ctas. por cobrar
Inventario Contabilidad Clientes prov. Otros
Factura
Nombre del primer tipo de factura
Siguiente Nro. de correlativa
Incremento de
Permitir creación rápida de productos
Mostrar solamente en pantalla costo del propducto
Permitir búsqueda del producto por código del fabricante
(Se usan valores predifinidos en la creación del producto)
(Presionar botón medio del mouse, en el campo de precio del producto)
Recibo
1
2
Sí
Sí
Sí
No
No
Más
parámetros
No
Ticket
Mantenimiento Empresas
Esta opción le premite crear una empresa. También puede
deshabilitar temporal ó permanente una empresa.
Habilitar una empresa
Deshabilitar empresa
Crear una empresa
Salir

X
COMERCIAL ORO VERDE
Copia de Respaldo
Ingrese el nombre de la Nueva Empresa para
Adicionar
Para ingresar parámetros adicionales de la Empresa.
Use la opción parámetros
Desea utilizar Inventario de
Otra Empresa?
Desea utilizar los Clientes y Proveed.
de Otra Empresa?
Desea utilizar los Cuentas Contables
de Otra Empresa?
Buscar
Empresa Nueva
Buscar
Buscar
Cancelar
Iniciar Proceso
Sí
Sí
Sí
No
No
No
CREAR UNA EMPRESA MÓNICA 9
https://www.youtube.com/watch?v=COwifIHDbkU
Se realizan copias de respaldo del software en el disco duro o dispositivos extraíbles o restaurar
copias de respaldos trabajados fuera de la organización a través de dispositivos extraíbles, tal como
se muestra en la figura #22.
2.5. Respaldar / Restaurar
Figura 21. Creación de nueva empresa
Figura 22. Copia de respaldo
11 Dispositivos extraíbles: es una unidad que te permite almacenar datos para después usarlos en cualquier ordenador.
C:MONICA 9
La UnicaYHKCN
Seleccionar
Escoger directorio de respaldo
Una empresa
Escoger Empresa
Todas las empresas
Aceptar Salir
X
Buscar
Esta opción le permite obtener una copia de su información en el disco
duro o un dispositivo aceptado en su computados (ejemplo memoria USB).
Asegúrese de haber creado la carpeta de respaldo previamente.
Este proceso realiza una copia de respaldo.
Se recomienda crear una carpeta para los respaldos, ejemplo: “BackMo9”

15
Figura 23. Restaurar base de datos
Figura 24. Plan de cuentas en el software
C:MONICA 9
Respaldo se encuentra en:
Empresa origen
Empresa destino
LA UNICA
La UnicaYHKCN
Aceptar Salir
X
Restaurar Una empresa Todas las empresas
Buscar
Esta opción le permite restaurar sus datos de una copia de respaldo (el cual
debe haber sido realizado previamente con la opción de respaldar).
La empresa origen indica de donde se extrajo la copia de respaldo, la empresa
destino indica donde se va a copiar el respaldo.
Restaurar Base de Datos
INICIO DEL SOFTWARE
https://www.youtube.com/watch?v=5ekoxRGm6R0
PARAMETRIZACIÓN MÓNICA 9
https://www.youtube.com/watch?v=POjNFQIRayM
CREAR UNA EMPRESA MÓNICA 9
https://www.youtube.com/watch?v=COwifIHDbkU
El plan de cuenta contables se encuentra en el módulo de contabilidad en el cual se puede crear un
catálogo especifico de la organización, implementar catálogo predefinidos por el software o importar
catálogos externos de otras organizaciones tal como se muestra en la figura # 24.
3. Plan de Cuentas en el Software Contable
Cierre de Período
Plan de Cuentas Cuenta de Enlace Diario General Libro Mayor Libros Auxiliares Reportes
1
11
111
111.01
111.01.01
111.01.02
111.01.04
111.02
111.02.01
112
112.01
112.01.01
112.0.2
113
113.01
113.01.00
113.01.01
113.01.02
ACTIVO
FONDOS EN CAJA Y BANCOS
CAJA GENERAL
FONDOS CJA. MONEDA NAC.
Caja General
Depósitos Pendientes
Aportación de Socios
FONDOS CJA. MONEDA EXTRANJ.
Oficina Managua
FONDOS MENORES
FONDOS EN CÓRDOBAS
OFicina Managua xxx
FONDOS EN DÓLARES
FONDOS EN BANCOS
MONEDAS EN CÓRDOBAS
Bancos Genéricos
Cta. Cte. xxxx Bancentro
Cta. Cte. ........BAC
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
ACTIVO
DE GRUPO
DE GRUPO
DE GRUPO
DE GRUPO
DETALLE
DETALLE
DETALLE
DE GRUPO
DETALLE
DE GRUPO
DE GRUPO
DETALLE
DETALLE
DE GRUPO
DE GRUPO
DETALLE
DETALLE
DETALLE
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
0.00
0.00
0.00
0.00
4,000,000.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
436,000.00
X
Varios
Todas las cuentas
Crear Cta. Modificar Cta. Eliminar Cta. Listar Ctas. Ctas. predef. Importar Ctas. Salir
Mostrar Buscar cuenta por
Nro. Cta. Descripción
Aceptar
Número Cta. Descripción Cuenta Clasificación Tipo RFC C. Costo Balance C$
Contabilidad

CREAR PLAN DE CUENTAS EN MÓNICA 9
HTTPS://WWW.YOUTUBE.COM/WATCH?V=PPXKWZ89SBK
3.1. Adición de cuentas en el catálogo del Software
3.2. Modificación de cuentas en el catálogo del software
Después de definir el catálogo a utilizarse el software permite adicionar cuentas seleccionando el
ícono crear cuenta y luego se define la cuenta contable a crear, su descripción, tipo de cuenta, se
establece si es cuenta de agrupación o de detalle, tal como se muestra en la figura # 25.
Una cuenta en el software puede ser modificada, después de ser creada seleccionando el ícono
modificar cuenta que aparece en la parte inferior izquierda del plan de cuentas, posteriormente se
nos despliega una ventana en la que se define el nombre de la cuenta a modificar, su descripción, tipo
de cuenta, se selecciona si es cuenta de agrupación o de detalle, luego damos clip en aceptar, como
se muestra en la figura # 26.
Figura 25. Creación de cuentas en el Software
Figura 26. Modificación de cuentas en el Software
X
X
CREAR CUENTAS CONTABLE
MODIFICAR CUENTAS CONTABLE
Cuenta Contable
Cuenta Contable
Descripción
Descripción
Tipo de Cuenta
Tipo de Cuenta
Cuenta de
Cuenta de
Requiere RFC
Requiere RFC
Requiere Centro de costos
Requiere Centro de costos
Agrupación
Agrupación
Detalle
Detalle
Usa Monto Base
Usa Monto Base
Ejemplos de códigos de cuentas
Porcentaje
Porcentaje
C$
C$
Salir
Salir
Aceptar
Aceptar
Activo
Activo
111.01.01
CAJA GENERAL
0.00
0.00
0.00
0.00

17
3.3. Eliminación de cuentas en el catálogo del Software
Una cuenta previamente creada puede eliminarse solamente si no tienes valores monetarios, a través
de la ventana Plan de Cuentas- Eliminar, se anota la cuenta a eliminar, su descripción, tipo de cuenta,
se define si es cuenta de agrupación o de detalle y posteriormente hacemos clip en aceptar tal como
se muestra en la figura #27.
Figura 27. Eliminación de cuentas en el Software
Figura 28. Ejemplo de cuentas de cierre
X
PLAN DE CUENTAS - ELIMINAR
Cuenta Contable
Descripción
Tipo de Cuenta
Cuenta de
Requiere RFC Requiere Centro de costos
Agrupación Detalle
Usa Monto Base
Porcentaje
C$
Salir
Aceptar
Activo
112.01
FONDOS EN CÓRDOBAS
0.00
0.00
Antes de registrar operaciones en el módulo contabilidad del software es indispensable definir
las cuentas de cierre. Las cuentas que se deben definir corresponden al grupo del capital; siendo
Se establecen las cuentas
de cierre para poder
registrar operaciones
económicas en el diario
general, ingresamos al
módulo Contabilidad,
seleccionamos Varios,
se nos despliega una
ventana donde se definen
las tres cuentas de capital
necesarias para el cierre
ver figura # 28.
4. Cuentas de Cierre en el Software Contable
4.1. Ejemplo de cuentas de
cierre en el Software
estas: utilidades retenidas
o acumuladas utilidad y/o
pérdida del ejercicio y
utilidades y pérdidas de
períodos anteriores.
Alfindepoderrealizarelcierredelejercicio,asícomogenerarreportescontables,
Ud. debe definir las cuentas de CAPITAL del propietario o equivalente, así como
la cuenta para sumarizar las cuentas al momento del CIERRE.
Cuenta de cierre:
(Utilidades ó pérdidas)
Utilidad y/o pérdida del ejercicio
Utilidad Acumuladas
Utilidad ó pérdidas períodos anteriores
Utilidad de ejercicio
anterior
Pérdida del ejercicio
anterior
IMPORTANTE: Ud. no podrá definir estos parámetros si antes no tiene
la descripción y clasificación de estas cuentas. Para mayor información
consulte su manual.
3701
3401
3901
Buscar
Salir
Aceptar Tabla cuentas
Buscar
Buscar

CIERRE DEL PERÍODO:
Esta función del software contable se establece para el cierre de un ejercicio en el cual tiene las
opciones de establecer la fecha de cierre la cuenta a utilizarse incluye listar asientos de cierre, Balance
General y Estado de Resultados. Al mismo tiempo tiene la opción de reversar el último cierre para
solucionar omisiones o errores involuntarios, como se presenta en la figura # 29.
Figura 29. Cierre del período
Palan de Cuentas Cuentas de enlace
Cierre de Período Diario General Litro Mayor Libros Auxiliares Varios Reportes
Salir
Aceptar
Recervar último cierre
Cerrar a fecha:
Listar:
Enviar listados a:
Registrar asientos de cierre en libro:
También incluir en el cierre:
Código cta.
3101.01 Socios
Elegir
Nombre cta.
CIERRES CONTABLES
Cierres Previos
Fecha Resultado C$ Ctas. proces.
Pantalla Impresora
Sientos de cierre
Balance General
Ganancias y Pérdidas
31/07/2020
X
Contabilidad

Unidad II: Ingreso de Datos Financieros
19
Figura 30. Módulo inventario
UNIDAD II: INGRESO DE DATOS FINANCIEROS
Las organizaciones realizan varias operaciones económicas cada día como: compras de productos,
ventas, depósito de dinero, abonos de clientes, entre otras. Cada una de estas transacciones tienen
que ser ingresadas en el software de forma oportuna para obtener información actualizada en todo
momento. Las operaciones que se ingresan al software generan los estados financieros que son el
producto final y el interés principal de la administración de la organización.
Los diferentes productos que componen el inventario representan uno de los recursos más valiosos
para la organización, por tal razón, se debe ingresar al módulo de inventario en el software desde las
compras hasta devoluciones que se efectúen al proveedor.
Este módulo se controlan las compras, cotizaciones12
, devoluciones, el inventario, Kardex13
, certificados
de retenciones en la fuente e impuestos, reportes, listados de productos entre otros véase figura #30.
1. Ingreso de Inventario en el Software
1.1. Procedimientos del módulo inventario
12
Cotizaciones: significa establecer precios de productos.
13 Kardex: es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén.
$
$
Compras Cotizaciones Devoluciones Kardex Otros Reportes
X
Inventario
Inventario
Productos por
Desde 0 hasta z. Productos 1
Código
Crear Producto Modif. Pod. Modif. Precios Eliminar Prod. Transferir Ver Producto Etiquetas Notas Salir
Descripción
Abono orgánico 187.50 0.00
Físico Libras Producto Nac. Activo
Precio 1 C$ Tipo Unidades Medida Categoría Estado Ult. Venta
Código

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA CREAR ORDENES DE COMPRAS
Para elaborar órdenes de compras en el software Mónica ingresamos al módulo inventario
seleccionamos compras, se nos despliega una ventana donde definimos el número de orden de
compra, código del proveedor, código del producto descripción, cantidad, precio, entre otros, como
se muestra en la Figura #31.
PROCEDIMIENTOS PARA INGRESO DE PRODUCTOS AL INVENTARIO
Para ingresar productos al inventario ingresamos al menú (inventario/ crear producto) y nos despliega
una ventana donde se anota la información del producto: código, nombre del producto, costo del
producto, precio de venta, clasificación del producto, entre otros, como se presenta en la figura # 32.
Figura 31. Creación de una orden de compra
Compras para el Proveedor X
Crear Prod.
Ver Prod.
Descuento
Ver Proveed.
Insertar línea
Eliminar línea
Listar Prod.
Listar Bodega
Comentario
Retenciones
Salir
Aceptar
Rotonda el Gueguense S.A Managua Nicaragua
Telf:22834545
201
IMPORTACIONES DEL NORTE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1301 PRI 2,000.00 Lbs 130.43 260,860.00
Abono Orgánico
Código Proveedor
COMERCIAL ORO VERDE
RFC
Carretera Nuvea a Leon km 12
Línea
Observaciones:
Enviar a:
COMERCIAL ORO VERDE
Carretera Nueva a Leon km 12
Imprimir Documento En Ctas. x Pagar Al recibir productos Inmediatamente
Subtoral C$ 260.860.00
0.00
0.00%
0.00
0.00%
39.129.00
299,989.00
15.00%
Descto.
Miscel
IVA %
Código Descripción Bodega Cantidad Unidad Precio C$ DScto. % Subtotal C$
Persona Jurídica Persona Jurídica Vence 28/04/2020
Emitida 28/04/2020
Orden Nro.
En C$
1 US $ = C$ 34.550
Precios incluyen Impto.
En US $
0000000001
Vendr.
Términos EFE
Efectivo
Fact. Proveed. 25345

21
PROCEDIMIENTOS PARA INGRESO DE PRODUCTOS AL KARDEX
Figura 32. Ingreso de productos al inventario
Figura 33. Ingreso de productos al Kardex
Una vez que se ha elaborado la orden de compra, nos presenta una ventana que dice que no se han
recibido los productos en el almacén, hacemos clic en el ícono recibir, se nos muestra una ventana
donde definimos el número de orden a recibir y factura de proveedor; posteriormente hacemos clic
en aceptar. Para verificar el ingreso de los productos al almacén seleccionamos la opción kardex se
nos despliega una ventana y definimos el producto, hacemos clic en buscar y posteriormente clic en
mostrar tal como aparece en la figura #33.
X
Información del Producto Detalles Adicionales
Código
Precio de venta en C$
Precio C$
0.00
0.00
0.000
0.000
0.000
0.000
0.00
0.00
0.00
El producto es
Impuesto
Aplicar en
Ventas Compras
Otro impuesto
Cantidad inicial
Físico Servicio
1
Facturar con precio
Ocasional
Unidad % Por Unid. compra Categoría Producto
Subcategoría
Asignado a bodega
Ubicación física
Se vende por
y contiene Unid (s)
Unid (s)
Se compra por
y contiene
Precio 1 + impto. 0.00
0.00
0.00
0.00
Precio 2 + impto.
Precio 3 + impto.
Precio 4 + impto.
Producto está activo
En US$
1
2
3
4
Costo del producto en C$ Clasificación del producto
Nombre del Producto
Producto
0.00
0.00
Aceptar Cancelar
Notas
Compras Compras Compras Compras Compras Compras Compras
X
Producto 1301
Fecha Descripción Tipo Empresa Bodega Unidades Balance Precio C$
Producto
Costo C$ Precio 1 C$
Código Total productos:
En bodega
Para últimos
Buscar 30 días TDOS
Unids. vendidas: Últimos 1 meses
Mostrar Cancelar
Categoría Cant. mínima
0.00 0.00
13.01
0.00
0.00 0.00
Abono orgánico
Abono orgánico
Cálculo de costeo: Promedio ponderado
Inventario
Recibir Prods. Retirar Modificar Ver Kardex Eliminar Reporte Prod. anterior Sgte. Producto Salir

Para definir las cuentas de enlace para las ordenes de compras, ingresamos al módulo contabilidad/
cuentas de enlace14
, se nos despliega una ventana, en la cual aparece al centro de la misma una
pestaña con varias opciones, seleccionamos orden de compra y luego buscamos en el plan de
cuentas el código de la cuenta, débito o crédito, como se muestra en la figura #34.
Para adicionar un producto al inventario ingresamos en ícono Crear Producto en la ventana del
inventario, el cual nos traslada a una ventana llamada producto en el cual definimos los datos del
nuevo producto a ingresar como se presenta en la figura # 35.
1.2. Cuentas de enlace del módulo inventario
1.3. Adición, modificación y eliminación de productos del inventario
14 cuentas de enlace: Son aquellas que permiten registrar una determinada operación u operaciones de una forma automática en el diario general del
módulo contable.
Figura 34. Cuentas de enlace para órdenes de compra
X
Contabilidad
Plan de cuentas Cierre del período Diario General Libro Mayor Libros Auxiliares Varios Reportes
Inventarios xxx
xxx
x x xxx
x xxxxxxxxxxx
Cheques xxx
xxx
x x xxx
x xxxxxxxxxxx
Compras xxx
xxx
x x xxx
x xxxxxxxxxxx
Facturas xxx
xxx
x x xxx
x xxxxxxxxxxx
xxx LIBRO AUXILIAR
Débitos Créditos
xxxxxx xxxxx
xxxxxx xxxxx
xxxxxx
LIBRO DIARIO
Débitos Créditos
xxxxxx xxxxx
xxxxxx xxxxx
xxxxxx
LIBRO MAYOR
Débitos Créditos
xxxxxx xxxxx
xxxxxx xxxxx
xxxxxx
Cuentas de enlace
Órdenes de Compras
Libro Contable
Fuente
Centro de Costo
Descripción
Inventario (Cta. de Activo)
Código Cta. Nombre Cuenta Centro Costo Débito Crédito
¿Activar enlace contable?
Especificar cuentas afectadas en el libro diario al emitir una compra para
el suplidor. Si Ud. compra un producto, se carga a la cuenta de inventario
(del activo) y los impuestos correspondientes. El importe se balancea con
un abono a proveedores (del pasivo). Si
Impuesto (Cta. de Pasivo)
Misceláneos (Cta. de Pasivo)
Descuentos (Cta. de Ingresos)
Proveedores (Cta. de Pasivo)
Segundo impuesto (Cta. de Pasivo)
Retenciones (Cta. de Pasivo)
Aceptar Cuentas Centro Cost. Listar Enlace Salir
Sí No

23
Para adicionar, modificar o eliminar un proveedor ingresamos en el módulo (clientes proveedores) en
el menú principal de Mónica en la cual abre una ventana para trabajar con clientes o proveedores
según figura #37 Clientes y Proveedores.
Paralaeliminacióndeunproductoingresamos
en el ícono Eliminar prod. El cual nos lleva a
una ventana donde escogemos el producto
a eliminar y realizamos la confirmación o
negación.
1.4. Adicción, modificación y eliminación de proveedores
Figura 35. Adición y modificación de productos
Figura 36. Eliminación de productos del inventario
X
Información del Producto Detalles Adicionales
Código
Precio de venta en C$
Precio C$
0.00
0.000
0.000
0.000
0.000
0.00
0.00
0.00
0.00
El producto es
Impuesto
Aplicar en
Ventas Compras
Otro impuesto
Cantidad inicial
Físico Servicio
1
Facturar con precio
Ocasional
Unidad %
Por Unid. compra Categoría Producto
Subcategoría
Asignado a bodega
Ubicación física
Se vende por y
contiene
Unid (s)
Unid (s)
Se compra por y
contiene
Precio 1 + impto.
Precio 2 + impto.
Precio 3 + impto.
Precio 4 + impto.
Producto está activo
En US$
1
2
3
4
Costo del producto en C$ Clasificación del producto
Nombre del Producto
Producto
0.00
0.00
Cancelar
Notas
0.00
0.00
0.00
0.00
Aceptar
Sí No
¿Desea eliminar el producto?
Inventario

CLIENTES
PROVEEDORES
Figura 37. Clientes y Proveedores
Salir
Clientes - Proveedores
Código
202
201
COMERCIAL MARTÍNEZ
22456722
22834543
Nombre Representante Teléfono Correo Electrónico RFC
Proveedores
Clientes
Crear Prov.
Buscar Consultar Balance
Modificar Retirar Notas Reportes
NUEVO PROVEEDOR
Utilizamos el icono crear proveedores el cual despliega la pantalla nuevo proveedor, en la cual se
definen los datos generales del proveedor como: código, nombre, teléfono, dirección, entre otros,
de ser necesario se definen los datos adicionales haciendo clic en la pestaña adicionales, como se
muestra en la figura #38.
X

25
Figura 38. Nuevo proveedor
Figura 39. Modificar proveedor
MODIFICAR PROVEEDOR
Hacemos clic el icono modificar que aparece en parte inferior de la ventana proveedores se despliega
la ventana modificar proveedor; se completan los datos generales: código del proveedor, nombre,
entre otros, como se muestra en la figura # 39.
X
X
Código
Código 202
Mercado Mayoreo Módulo
22456722 88458821
COMERCIAL MARTÍNEZ
Teléfono
Teléfono
Teléf. Móvil
Teléf. Móvil
Comercial en general
Comercial en general
Fax
Fax
Ciudad
Provincia
Cód. Postal
País
RFC
Reg. Emp.
Ciudad
Provincia
Cód. Postal
País
RFC
Reg. Emp.
Tipo J
Tipo J
Persona Jurídica
Persona Jurídica
Otro correo
Otro correo
Proveedor está activo
Proveedor está activo
Nicaragua
Nicaragua
Impuesto incluido
Impuesto incluido
Vendedor
Vendedor
Categoría
Categoría
Mayorista Nacional
Mayorista Nacional
Comentario
Comentario
Buscar foto
Buscar foto
Tomar foto
Tomar foto
Contacto
Contacto
Correo E.
Correo E.
Giro Neg.
Giro Neg.
Dirección
Dirección
Nombre
Nombre
Generales
Generales
Adicionales
Adicionales
Salir
Salir
Aceptar
Aceptar
Nuevo Proveedor
Modificar Proveedor

ELIMINAR PROVEEDOR
Enlaventanacliente-proveedoresnosubicamosenproveedores,nosmuestralalistadeproveedores,
donde seleccionamos el proveedor a retirar, como se muestra en la figura #40 Eliminar proveedor.
El módulo facturación del software es utilizado para tener un control de las facturas que crea, modifica
e imprime la organización según figura # 39.
Figura 40. Eliminar Proveedor
Salir
Clientes - Proveedores
Código
202
201
COMERCIAL MARTÍNEZ
22456722
22834543
Nombre Representante Teléfono Correo Electrónico RFC
Proveedores
Clientes
Crear Prov.
Buscar Consultar Balance
Modificar Retirar Notas Reportes
Sí No
¿Desea eliminar el proveedor: COMERCIAL MARTÍNEZ?
Eliminación de Proveedor
2. Facturación de Ventas en el Software
X

27
PROCEDIMIENTOS PARA CREAR FACTURAS EN EL SOFTWARE
Para crear una factura en el software, ingresamos al módulo facturación del menú principal de Mónica
9, se nos despliega una ventana donde seleccionamos facturas, luego hacemos clic en el icono crear
factura que aparece en la parte inferior izquierda. Se nos abre una ventana donde seleccionamos al
cliente de los que ya tenemos creados y posteriormente se selecciona el producto a vender, hacemos
clic en aceptar y luego confirmamos.
Figura 41. Componentes del módulo facturación
Facturación
Devoluciones Facturas en Lotes Reportes
Facturas
- Total de Documentos 3
Número
0000000001 04/03/2019 LA ESPECIAL Contacto
0000000002
0000000005
12/03/2019
12/03/2019
04/03/2019
12/03/2019
Nacional
Nacional
Sin vendedor
Sin vendedor
CARMEN MARTÍNEZ Contacto
Contacto
Fecha Ofrecido a Términos Ref. Cliente Vencimiento Moneda Vendedor Monto
Documentos por Todos los Docmtos.
11,250.00
4,950.00
360.00
LA ESPECIAL 12/03/2019 Nacional Sin vendedor
Crear Modificar Imprimir Anular Ver Docmto. Email Pagar Doc. Notas Duplicar Salir
X

Figura 42. Creación de facturas en el Software
Figura 43. Modificación de facturas
Para modificar una factura hacemos clic en el icono modificar que se encuentra en la parte inferior
izquierda, se nos presenta una ventana donde definimos el número de factura a modificar, hacemos
clic en aceptar y luego confirmamos la modificación.
Cancelar
Aceptar
5
Número Documento
Modificar Facturas X
Facturación para el Cliente X
Crear Prod.
Precio Previo
Descuento
Fact. Previa
Inserta línea
Elimina línea
Listar Prod.
Bodega
Comentario
Retenciones
Nro. Serie
Nro. Lote
Salir
Aceptar
01
LA ESPECIAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1201 PRI 50.00 UN 225.00
11,250.00
CANDADO
Código Proveedor
LA UNICA
RFC
Línea
Observaciones:
Enviar a:
LA ESPECIAL
Mercado Mayorista
2332333 / 56456456
Imprimir Documento
Subtoral C$ 11.250.00
0.00
0.00%
0.00
0.00%
1.467.39
11,250.00
15.00%
Descto.
Miscel
Impto
Total C$
Código Descripción Bodega Cantidad Unidad Prec. UnitC$ DScto. % Subtotal C$
Regular Comprob. Vence 04/03/2009
Emisión 04/03/2019
Número.
En C$
1 US $ = C$ 0.200
En US $
0000000001
Vendr. SIN
Términos EFEC
Contado
Sin vendedor
Ref. Cliente:
Mercado Mayorista
2332333 / 56456456

29
Figura 44. Creación de clientes en el Software
ADICIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CLIENTES EN EL SOFTWARE
Para crear modificar y eliminar clientes ingresamos al módulo clientes – proveedores del menú
principal de Mónica 9, se nos despliega una ventana, donde seleccionamos clientes y posteriormente
se selecciona los iconos crear cliente, modificar, retirar, según el caso y se completan los datos
requeridos.
Lista de Clientes
Código
01
05
LA ESPECIAL
CARMEN MARTÍNEZ
2332333
Búsqueda por Código
Seleccionar Cliente
Búsqueda Detallada
Por Categoríaa
Crear Cliente
Cancelar
Nombre Teléfono RFC
Buscar
MÓDULO DE FACTURACIÓN
https://www.youtube.com/watch?v=cCTBKPTzFZ8
MONICA9 (FACTURACIÓN - CUENTAS POR COBRAR)
https://www.youtube.com/watch?v=mRnB59ecJAA
SISTEMA DE FACTURACIÓN MONICA9
https://www.youtube.com/watch?v=LEjndXByago
3. Cuentas Corrientes en el Software
Este módulo se apertura cuentas corrientes en las cuales
se elaboran cheques, depósitos, retiros, consultas de las
operaciones de las cuentas corrientes, listado de cheques
cobrados por los beneficiarios.
X
Cuentas
Corrientes

3.1. Procedimientos del módulo cuentas corrientes
3.2. Crear, modificar, eliminar cuentas corrientes
X
Chequeras Depósitos, Retiros Consultas Cheques Cobrados Varios
Apertura de Cuentas Corrientes:
Nro. Cta. Cte.
856456 Banco América Central Nómina 402 1,588,000.00
1234567890 Nombre de mi Banco Gastos Generales 103 448,530.00
Banco Para uso de: Sgte. Nro. Cheque Saldo C$
NAME
**********
Crear Cta.
Estado de cuenta
Cheques x Emp.
Reconciliación
Cheq. x Catego.
Depósito/Retiro
Categorías
Dctos. C x P
Dctos. C x P
Comparativo
Categorías
Beneficiarios
Salir
Gráfico Cta. Cte.
Modificar Eliminar Consulta
$
X
Figura 45. Cuentas Corrientes en el Software
Cuenta Corriente Nro. 1234567890 Gastos Generales
Para la apertura de una cuenta corriente en el software de Mónica hacemos clic módulo (cuentas
corrientes del menú principal), se nos despliega una pantalla que muestra las cuentas corrientes
existentes de no haber ingresamos al menú del módulo, damos clip a la ventana de varios para crear
una cuenta corriente.
Paracrearunacuentacorriente,ingresamosalaventanavariosdelmenúdelmódulocuentascorrientes
y hacemos clip en el icono crear, modificar, eliminar cuenta según el caso y nos despliega una pantalla
en la cual ingresamos los datos de la nueva cuenta corriente o su modificación o eliminación, como
nos muestra la figura # 46.
X
49457872
Nro. Cta. Corriente
Banco
Descripción Cuenta
Contador Cheque
Balance C$
Cuenta Contable
Banco Central
Reservas
1123201
Click para buscar íconos
NO IMAGEN
200,000.00
113.01.00
Cancelar
Aceptar
CUENTA CORRIENTE - CREAR

31
3.3. Procedimientos para emitir cheques de cuentas corrientes
Figura 46. Creación, modificación y eliminación de cuentas corrientes en el Software
Para Emitir cheques de una cuenta corriente existente ingresamos en el módulo cuentas corrientes
seleccionamos del menú15
del módulo la opción chequera16
, se nos muestra una ventana donde
podemos crear nuevo cheque, modificar y eliminar según el caso, se introducen los datos requeridos.
X
X
856456
856456
Nro. Cta. Corriente
Nro. Cta. Corriente
Banco
Banco
Descripción Cuenta
Descripción Cuenta
Contador Cheque
Contador Cheque
Balance C$
Balance C$
Cuenta Contable
Cuenta Contable
Banco América Central
Banco América Central
Reservas
Reservas
402
402
NO IMAGEN
NO IMAGEN
1,588.000.00
1,588.000.00
113.01.02
113.01.02
Cancelar
Cancelar
Aceptar
Aceptar
CUENTA CORRIENTE - MODIFICAR
CUENTA CORRIENTE - ELIMINAR
15
Menú: es una serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar determinadas tareas.
16 Chequera: es el talonario de cheques que nos da el banco por la cuenta corriente con el fin de que realicemos pagos con ellos.

Figura 47. Emisión de cheques de cuenta corriente
Depósitos, Retiros
Chequera Consultas Cheques cobrados Varios
Clasificación cheque: 1
448,000.00
Saldo en la Cta. Cte C$
Cheque nro.Emitido Pagado a: Referencia Monto C$ Situación
Cheques por
Total registros procesados: 3
Todos
12/03/2019 LA ESPECIES pago compra 2,000.00 No cobrado
102
Salir
x
Anterior
Modificar
Clasif. Chq.
Aceptar
Siguiente
Imprimir
Anular
Nuevo
CUENTA CORRIENTE - CREAR
La Unica
Páguese a
la orden de
Emisión
Monto C$
Cheque Nro.
La cantidad
LA ESPECIES
DOS MIL CON 00/100
12/03/2019 102
2,000.00
pago compra
Firma
Referencia
Cuenta Corriente Nro. 1234567890 Gastos Generales X
3.4. Procedimientos para depósitos- retiro en cuentas corrientes
Ingresamos en la ventana Depósito, Retiro se nos despliega una ventana en la cual seleccionamos el
icono nuevo y se nos presenta una ventana donde completamos la información del depósito-retiro y
luego hacemos clic en aceptar al mismo tiempo podemos modificar o eliminar el depósito como se
muestra en la figura # 48.
Figura 48. Procedimientos para registrar depósitos y retiros de las cuentas corrientes
Chequera Depósitos, retiros Consultas Cheques Cobrados Varios
Transacción por
Nro. Trans. Fecha Tipo Referencia Monto C$
Todos
657 04/03/2019 Depósito Depósito 1,000.000.00
Total registros procesados: 1
+ x
Nuevo Modificar Eliminar Imprimir
Salir
Cuenta Corriente Nro. 1234567890 Gastos Generales X

33
Figura 49. Continuación a procedimientos para registrar depósitos y retiros de las cuentas corrientes
X
DEPÓSITOS / RETIROS - CREAR
Modificar Transacción
Eliminar Transacción
Nombre de mi Banco - Gastos Generales
Cta. Nro. 1234567890
Nro. Transacción
0.00
Monto C$
Emisión 25/05/2020
En letras
Referencia Balance C$
0
DEPÓSITO
448,530.00
DEPÓSITO
RETIRO
Cancelar
Cancelar
Cancelar
Aceptar
Aceptar
Aceptar
X
X
667
Transacción Nro.
Transacción Nro. 667

4. Contabilización de Operaciones en el Software
4.1. Procedimientos para crear asientos en el diario general
Las contabilizaciones de las operaciones de la organización se realizan en la pestaña Diario General
desde la cual podemos crear, modificar, anular, eliminar, ver y emitir reportes de asientos contables
según figura #50.
Ingresamos en icono crear asiento y nos despliega una pantalla con el formato de diario en la cual
ingresamos datos generales de (fecha, referencia, documento, numero de documentos, libro y fuente)
al mismo tiempo ingresamos código de cuenta, descripción, valores de los débitos y créditos, con
un sub menú a la derecha desde donde podemos listar las cuentas del catálogo, insertar, eliminar.
Después de llenar todos los datos damos clip en el icono aceptar y nos graba el asiento contable.
Figura 50. Pestaña diario general del módulo contabilidad
Plan de Cuentas Cierre del Período Cuentas de Enlace Libro Mayor
Diario General Libros Auxiliares Varios Reportes
Contabilidad X
Asientos por
- Total de Asientos 5
Nro. de
Asiento
Fecha Libro Dcmto. Cuenta Descripción Débito C$ Crédito C$
Todos
4
4
5
5
5
5
5
04/03/2019
04/03/2019
04/03/2019
04/03/2019
04/03/2019
04/03/2019
04/03/2019
DÍA
DÍA
DÍA
DÍA
DÍA
DÍA
DÍA
M72
M72
M20
M20
M20
M20
M20
113.01.02
2102.01
511.00
121.01.01
2109.02
131.00.00
411.00
Cta. Cte.......BAC
INDUSTRIAS NICARAGUENSES
Emisión de cheque Nro. 101. Beneficiario: INDUSTRIAS NICA.
Costos Genéricos
Empresa La Especial
Retenciones IVA 15%
PALAS
Ventas Genéricas
Facrura Neo. 1 LA ESPECIAL Facturas
550,000.00
7,500.00
11,250.00
550,000.00
1,467.39
7,500.00
9,782.01
Crear Asiento Modif. Asto Anular Asto Eliminar Asto Ver Asiento Reporte Diario Por acumul. Por RFC Salir

35
4.2. Procedimientos para modificar, anular asientos en el diario general
Ingresamos en los iconos modificar o anular asiento el cual nos abre una ventana donde introducimos
el asiento a modificar o anular, después nos abre la ventana modificar o anular asiento contable, en
las cuales modificamos o anulamos los datos del asiento contable seleccionado.
Figura 51. Creación de asiento contable
Figura 52. Procedimientos para modificar asientos en el diario general
CREAR ASIENTO CONTABLE
Fecha 14/05/2020
Oscar
Referencia
Dcmto.
Cuenta C$ 0.00 0.00
Diferencia
F5 = Cierra el saldo del Asiento
C. Costos
Imprimir Asiento
Código Cta. Descripción Cent. Costo RFC Base C$ Débito C$ Crédito C$
Nro. Doc. Libro Correlativo Fuente
Asiento
Nro.
0
Aceptar Salir
Insertar Línea
Listar Ctas.
Listar RFCs
Listar Cen. Cos
Asto. Predef.
Búsqueda de Asiento
Cancelar
Aceptar
X
X
667
Número de Asiento
Asiento Contable

5. Ejemplo de Registro de Operaciones Económicas en el Software Contable
Tabla 3. Saldos de apertura de la organización Luz de Luna
Tabla 4. Anexo de la cuenta bancos
Tabla 6. Anexo de la Cuenta Clientes
Tabla 5. Anexo de cuenta almacén
Para una mejor comprensión del registro de operaciones económicas en el módulo contabilidad del
software, se presenta un ejercicio de la organización “Luz de Luna S.A”, aparecen en primer orden
los saldos iniciales, luego los anexos correspondientes a las cuentas principales y las operaciones
realizadas durante el mes registradas en el Diario General.
Empresa Luz de Luna S. A
Saldos Iniciales al 1 de mayo 2020
Cuenta Valor C$ Cuenta Valor C$
CAJA GENERAL 60,000.00 Proveedores 463,000.00
BANCOS 25,200,000.00 Acreedores Diversos 25,200.00
ALMACÉN 8,200,000.00 Prestamos x Pagar 43,200.00
CLIENTES 425,000.00 Gastos Acumulados x Pagar. 18,300.00
EDIFICIOS 525,000.00 Hipotecas x Pagar 23,000.00
MOBILIARIO Y EQUIPOS 35,000.00 Utilidad Acumulada 1,245,000.00
EQUIPO DE REPARTO 31,000.00 Capital Social 32,723,300.00
PATENTES 43,000.00
MARCAS DE FÁBRICA 22,000.00
Anexo de Cuenta Bancos
Banco/ # Cuenta Valor en C$
BDF # 123456-899| 10,800,000.00
BAC # 456925-486 14,400,000.00
C$25,200,000.00
Anexo de Cuentas Clientes
Código/ Nombre Valor en C$
01- Comercial Dos Soles 125,000.00
02- Comercial la Esperanza 300,000.00
C$425,000.00
Anexo de Cuenta Almacén
Artículo Cantidad Unidad Medida Costo Unitario Total
MG2-001 6000 kg 858.95 5,153,700.00
MG4-004 4000 KG 650.00 2,600,000.00
MG5-00 8 500 KG 500.00 446,300.00
C$8,200,000.00

37
Tabla 7. Anexo de la cuenta proveedores
Tabla 8. Anexo otras cuentas000000000009
Tabla 9. Operaciones realizadas durante el Mes
Anexo de Cuentas Proveedores
Código/ Nombre Valor en C$
2101.01- Importaciones del Norte 63,000.00
2101.02- Distribuidora del Pacifico 250,000.00
2101.03- Pineda Lacayo S.A 150,000.00
Total C$463,000.00
Otros Anexos /Varias cuentas
Cuenta Cuenta Auxiliar
Acreedores Diversos Carlos Padilla Matus 100% SALDO
Préstamo x Pagar BDF 100% SALDO
Hipoteca x Pagar Financiera Nicaragüense 100% SALDO
Gastas Acumulados salarios 100% SALDO
Operaciones del Mes
Fecha No. Operación Descripción Operación
02/05/2020 1 Compramos 40 KG de artículos MG2-001 a C$ 850.00 C/kg al contado.
Cuenta BAC # 456925-486 a Comercial Buen vestir cheque # 301 Factura
2019
03/05/2020 2 El Cliente Comercial Dos Soles nos cancela deuda por C$ 125,000 nos
Aplica retenciones del IR 2 % y IMI 1%
04/05/2020 3 Pagamos con cheque BDF # 123456-899 al proveedor Pineda Lacayo S.A.
Deuda de C$ 150,000.00 aplicamos retenciones del 2% IR 1% Imi.
05/05/2020 4 Vendemos 3,000 artículos MG2-001 con un margen de utilidad del 40%
sobre precio de costo. Venta al contado a Comercial la UNICA
06/05/2020 5 Pagamos con cheque cuenta BAC # 456925-486 C$ 5,000.00 + IVA servicios
de internet. “Empresa INTECOM.SA” aplicamos retenciones. El servicio
Corresponde el 50% a cada Gasto.

Figura 53. Saldos de apertura en el diario general
Figura 54. Contabilización de la compra en el diario general
LUZ DE LUNA
Módulo 50 comercial Planeatarioh
Fecha: 01/05/2020 DIARIO 0001
Balance de Apertura
Total
Cód. Asiento Cód. Cta. Descripción de la cuenta Débitos Créditos
Dcmto: 01
1 1101.01
1 1102.01.01
1 1102.00.01
1 1101.01
1 1104.02
1 1104.03
1 1103.01
1 1103.02
1 1202.01
1 1203.01
1 1215.03
1 1403
1 1404
1 2101.01
1 2101.02
1 2101.03
1 2103.01
1 2109.01
1 2105.01
1 22.02.01
1 3101.01
1 3106.01.01
jhj
Caja General
Banco America Central # 458925 486
BDF # 23456 899
UG2 - 001
UG4 - 004
UG5 - 008
Comercial dos Soles
Comercial la Esperanza
Edifico de la Principal
Oficinas Centrales
Equipo de Reparto
Patentes
Marcas de Fábrica
Imprtaciones del Norte
Distribuidora del Pasífico
Pineda Lacayo S.A
Carlos Padilla Matus
BDF
SALARIOS
Financiera Nicaraguense
Socios
Utilidad Ejercicio Anterior
Apertura
jhj
60.000.00
14,400,000.00
10,800,000.00
5,153,700.00
2,600,000.00
446,300.00
125,000.00
300,000.00
525,000.00
35,000.00
31,000.00
43,000.00
22,000.00
34,541,000.00
jhj
60.000.00
14,400,000.00
10,800,000.00
5,153,700.00
2,600,000.00
446,300.00
125,000.00
300,000.00
525,000.00
35,000.00
31,000.00
43,000.00
22,000.00
63,000.00
250,000.00
150,000.00
25,200.00
43,200.00
18,300.00
23,000.00
32,723,300.00
1,245,000.00
34,541,000.00
LUZ DE LUNA
02/05/2020 Compra de Mercacnías al Contado ck # 301 Fact. # 309
CD
1
DIA
39,000.00 39,000.00
2019
FAC
Factura Libro Diario Comprobante de Diario
VER ASIENTO CONTABLE
Fecha Referencia
Docmto.
Código Cta.
Cuenta
C. Costos
C$
001
1104.01
1111
2106.01
2016.02
1102.01.01
Iva acreditable
Ir por pagar
IMI por pagar
BAC # 456025
5,000.00
680.00
340.00
38,080.00
Artículos MG2-001
MG2-001
Descripción Cent. Costo RFC Base C$ Débito C$
34,000.00
Crédito C$
00000002
Asiento
Nro.

39
LUZ DE LUNA
LUZ DE LUNA
03/05/2020
04/05/2020
Cancelación Deuda Cliente 2 Soles
Cancelación de Deuda al Propveedor Pineda Lacayo
CD
CD
2
3
DIA
DIA
125,000.00
150,000.00
125,000.00
150,000.00
002
003
OT
OT
Otros
Otros
Libro Diario
Libro Diario
Comprobante de Diario
Comprobante de Diario
Fecha
Fecha
Referencia
Referencia
Docmto.
Docmto.
Código Cta.
Código Cta.
Cuenta
Cuenta
C. Costos
C. Costos
C$
C$
001
001
1101.01
2101.03
1112
113
1103-01
2106.01
2106.02
1102.03.01
Caja general abono cliente
IR acreditable
IMI acreditable
Clientes Dos Soles
Proveedor Pineda Lacayo
Retención x pagar ir
IMI por pagar 1%
BDF cta. 123456-899
125,000.00
2,608.69
1,034.34
146,086.97
MG2-001
MG2-001
Descripción
Descripción
Cent. Costo
Cent. Costo
RFC
RFC
Base C$
Base C$
Débito C$
Débito C$
121,739.14
2,173.91
1,085.95
150,000.00
Crédito C$
Crédito C$
Nro. Doc.
Nro. Doc.
Libro
Libro
Correlativo
Correlativo
Fuente
Fuente
00000003
00000004
Asiento
Nro.
Asiento
Nro.
Figura 55. Registro de abono de cliente en el diario general
Figura 56. Contabilización del pago al proveedor en el diario general

LUZ DE LUNA
05/05/2020 Venta al Contado
CD
4
DIA
6,725,578.50 6,725,578.50
101
OT
Otros Libro Diario Comprobante de Diario
Fecha Referencia
Docmto.
Código Cta.
Cuenta
C. Costos
C$
001
1101.01
1112
113
5001
2106.03
4101.01
1104.01
Venta de Mercancías
ir 2% acreditable
IMI acreditable
Artículo MG2-01
15% IVA
Venta Artículos MG2-001
venta artículos mg2
MG2-001
4,040,500.80
72,151.00
36,075.90
2,576,850.00
541,158.50
3,607,850.00
2,576,850.00
Crédito C$
00000005
Asiento
Nro.
Figura 57. Contabilización de la venta de contado en eldiario general
Figura 58. Contabilización de la venta de contado en eldiario general
LUZ DE LUNA
06/05/2020 Pago de Servicios de Internet
CD
5
DIA
5,750.00 5,750.00
5465476
FAC
Factura Libro Diario Comprobante de Diario
Fecha Referencia
Docmto.
Código Cta.
Cuenta
C. Costos
C$
001
6001
6002
1111
2106.01
2106.02
1102.01.01
Gasto de Administración Interm
IVA ACREDITABLE
Retención iR
Retención IMI
Pago a Intecom.sa
5,000.00
750.00
100.00
50.00
5,600.00
Gastos de Venta Internet
Gastos de Venta
2,500.00
Crédito C$
00000006
Asiento
Nro.

Unidad III: Generación de Documentos Contables
41
UNIDAD III: GENERACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES
En cada uno de los módulos que conforman el software se van generando documentos contables
que sirven de soporte para cada una de las operaciones efectuadas por la organización.
Los documentos generados pueden ser visualizados en pantalla cuando se requiera y también
pueden ser impresos en físico y archivados de acuerdo a las normas de control interno establecidas
en la organización.
Cada uno de los módulos del software, genera documentos soportes por las distintas operaciones
económicas que realiza la organización, estos documentos tienen que ser impresos y mantener bajo
resguardo.
Para imprimir documentos soportes del módulo de inventario ingresamos en el módulo de Inventario/
Reportes y seleccionamos los documentos soportes más importantes como son: por compras y por
las cotizaciones y devoluciones, como se muestra en la figura #60.
1. Impresión de Documentos Soportes en el Software
1.1. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo inventario
Figura 59. Módulo inventario / reportes
Listado de Produc.
Inventario
Cotizaciones y Devoluciones
Compras
Gráficos
Productos sin costo
Resumen de órdenes
Utilidades en Compras
Resumen Cotizac.
Movim. por Doc.
Lotes
Retención de órdenes
Reimprimir Devoluc.
Valor de inventario
Lista para conteo
Reimprimir órdenes
Compras por Productos
Reimprimir Cotizac.
Prods. para reorden
Catálogo de imagenes
Impuestos de órdenes
Imptos. Devoluc.
Kardex
Nros. de serie
Reponer Mercancía
Resumen Devoluc.
Mov. por proveedor
Reimpresión de Docs.
Compras Recibidas
Prod. Exist. negativa
Mov. por cliente
Libro de Compras
Inventario Devoluciones Compras
Salir
INVENTARIO
Compras Cotizaciones Devoluciones Inventario Kardex Otros Reportes
X

Ingresamos en factura dentro del módulo facturación ,nos muestra una ventana en la cual en la parte
inferior se encuentra el icono imprimir17
, se selecciona el número de factura a imprimir hacemos clic
en imprimir, muestra un cuadro de dialogo preguntando si en pantalla o impresora y seleccionamos
según requerimientos, como se presenta en las figuras #61 y 62.
1.2. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo facturación
Figura 60. Documento soporte facturas
Facturación
En la parte inferior de la ventana nos muestra menú para seleccionar factura
imprimir documento (facturas y devoluciones).
17 Imprimir: es el proceso y resultado de reproducir textos e imágenes, generalmente con tinta sobre papel.
X
Devoluciones
Facturas Facturas en Lotes Reportes
Crear Modificar Imprimir Anular Ver Docmto. Email Pagar Doc. Notas Duplicar Salir
Documentos por
- Total documentos 1
Número
0000000001 05/05/2020 05/05/2020 Nacional Sin vendedor 3,607,590.00
LA UNICA Contado
Fecha Ofrecido a Términos Ref. Cliente Vencimiento Moneda Vendedor Monto
Todos los Dcmtos.

43
Figura 61. Facturación para el cliente
Facturación para el Cliente X
Ver Kardex
Exportar a
Cancelar
Anterior
001
LA UNICA
1 01 PRI 3,000.00 KG 1,202.53
3,607,590.00
MG2-001
Código Proveedor
LUZ DE LUNA
RFC
Línea
Observaciones:
Enviar a:
LA UNICA
Mercado Oriental
/
Imprimir Documento
Subtoral C$ 3,607,590.00
0.00
0.00%
0.00
0.00%
470, 555.22
3,607,590.00
15.00%
Descto.
Miscel
Impto
Total C$
Código Descripción Bodega Cantidad Unidad Prec. UnitC$ DScto. % Subtotal C$
Regular Comprob. Vence 05/05/2009
Emisión 05/05/2009
Número.
En C$
1 US $ = C$ 0.200
En US $
0000000001
Vendr. SIN
Términos EFEC
Contado
Sin vendedor
Ref. Cliente:
Mercado Oriental
/ Ver Asiento
Siguiente Imprimir
Para imprimir el documento soporte por Depósitos- Retiros ingresamos al módulo cuentas corrientes/
varios y seleccionamos del menú la opción depósitos retiros, se nos muestra una ventana donde se
selecciona el formato, hacemos clic en aceptar y luego confirmamos.
En cuanto al soporte por los cheques ingresamos al módulo cuentas corrientes/ cheques cobrados
y se nos muestra una ventana donde seleccionamos el cheque a imprimir; hacemos clic en aceptar.
1.3. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo cuentas corrientes

Figura 62. Soporte por depósitos - retiros Figura 63. Soporte por Cheque
Figura 64. Documentos soportes cuentas corrientes
Para imprimir los estados de cuentas ingresamos al módulo cuentas corrientes/ varios hacemos clic
en el icono Estado de Cuenta y seleccionamos la cuenta que queremos imprimir hacemos clic en
imprimir y luego confirmamos.
Imprimir Imprimir Cheques
X X
Transacción Nro. Transacción Nro.
Seleccione Formato: Seleccione Formato:
Formato Depositivo - Retiros Cheques
0 0
Cancelar Cancelar
Aceptar Aceptar
La Unica
Cuenta Corriente Nro: 1234567890
Fecha Doc. Nro. Empresa Descripción Monto C$ Balance
Saldo Inicial:
Total Depósito: 530.00
0.00
0.00
0.00
0.00
Total Retiros:
Total Cheques:
Cheques Cobrados:
Cheques No Cobrados:
Balance:
448,000.00
Nombre de mi Banco
22/05/2020 Dep.
1 Reg (s)
Descripción Cliente la Unica 530.00 448,530.00
448,530.00
448,530.00
Saldo Final:
Desde: 01/05/2020
Hasta: 29/05/2020
Gastos generales
Fecha: 29/05/2020
N° Pag 1
ESTADO DE CUENTA

45
Para la impresión de documentos del módulo
contabilidad, por ejemplo, diario general damos
clip en el icono ver asiento el cual nos abre una
ventana de búsqueda del documento, luego
de introducir el número de asiento damos clic
en aceptar la cual nos despliega el asiento
seleccionado, el cual se muestra en pantalla,
con un sub- menú en la parte inferior donde se
encuentra la opción de imprimir como se muestra
en la figura # 66.
1.4. Procedimientos para imprimir documentos soportes del módulo contabilidad
Figura 65. Búsqueda de asientos
Figura 66. Soporte de asiento contable en el diario general
Búsqueda de Asiento
Ver Asiento Contable
X
Nro. de Asiento 5
Cancelar
Aceptar
X
Cancelar
Anterior Siguiente Ver Doc. respaldo Imprimir
LUZ DE LUNA
05/05/2020 Venta al Contado
CD
4
DIA
6,725,578.50 6,725,578.50
101
OT
Otros Libro Diario Comprobante de Diario
Fecha Referencia
Docmto.
Código Cta.
Cuenta
C. Costos
C$
001
1101.01
1112
113
5001
2106.03
4101.01
1104.01
Venta de Mercancías
ir 2% acreditable
IMI acreditable
Artículo MG2-01
15% IVA
Venta Artículos MG2-001
venta artículos mg2
Caja General
4,040,500.80
72,151.00
36,075.90
2,576,850.00
541,158.50
3,607,850.00
2,576,850.00
Crédito C$
00000005
Asiento
Nro.

Figura 67. Módulo contabilidad /reportes
2. Obtención de Estados Financieros en el Software
Para la obtención de los estados financieros en el software ingresamos en el módulo de contabilidad/
reportes el cual nos traslada al menú de los documentos a imprimir ya sea en pantalla o impresora,
como se presenta en la figura # 68.
La obtención de los estados financieros en el software es uno de los aspectos relevantes para la
administración de la organización, por tal razón se deben aplicar los procedimientos establecidos
para imprimirlos y presentarlos a la gerencia.
2.1. Procedimientos para imprimir los estados financieros
Balance general
Reportes Principales
Reportes Auxiliares
Auxiliar por Docmto.
Pérdidas y Ganancias
Consecutivo Docmto.
Balance Gral. Saldos
Cuenta por C. Costo
P. y G. - Acumulados
Reporte por Bases
Blce. Gral. 12 meses
Resumen de Gastos
P. y G. - 12 meses
Resumen por Tercero
Blce. Gral. por Ctas.
Auxiliar por Tercero
Libro Diario - Detalle
Saldos Ctas. Caja
Blce. de Comprob.
Beneficiarios por Cta. Auxiliar por Fuente
Libro Mayor - Detalle
Astos. con Doc. Resp. Auxiliar por Cuenta
Plan de Cuentas Cierre de Período Cuentas de Enlace Diario General Libro Mayor Libros Auxiliares Varios Reportes
Salir
X
Contabilidad

47
Figura 69. Estado de ganancias y pérdidas
Para imprimir el estado de perdida y
ganancias ingresamos en la ventana
reportes del módulo contable, en el
cual seleccionamos el icono perdida
y ganancias.
El cual nos remite a una ventana donde
seleccionamos el periodo a imprimir,
el título del reporte, selección si se
incluirán las cuentas con balance 0 y
la cantidad de dígitos de las cuentas
que se desea visualizar según figura
#69.
Luego de ingresar los datos de la
figura # 64 procedemos a dar clic en
aceptar.
2.2. Procedimientos para imprimir el estado de pérdidas y ganancias
Imprimir Cheques
Desde el 1ro de Año 2020
Año 2020
Hasta el mes de
Listar Cuentas a Dígitos
Título del Reporte
Incluir Cuentas con Balance Cero
ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
Cancelar
Aceptar
Mayo
Junio
10
X
Figura 68. Información para obtener estado de
ganancias y pérdidas
LUS DE LUNA
Cuenta Contable Descripción de la Cuenta Sub-Totales Totales
3,607,590.00
( 2,576,850.00)
( 2,500.00)
( 2,500.00)
( 5,000.00)
1,025,740.00
1,025,740.00
( 2,576,850.00)
1,030,740.00
3,607,590.00
3,607,590.00
SUB-TOTAL
SUB-TOTAL
SUB-TOTAL
GANANCIA - PÉRDIDA
TOTAL
TOTAL
4 Ingresos
4101.01 MG2.001
5001 Artículo MG2-01
6001 Gastos de la Venta
6002 Gastos de la Administración
INGRESOS
COSTOS
GASTOS
ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
Desde el 01/05/2020 Hasta 30/06/2020 en C$
Página 1
Fecha 05/06/2020

Figura 70. Balance general en el software
Para imprimir el balance general ingresamos al módulo Contabilidad/ Reportes se muestra una ventana
denominada Reportes principales seleccionamos el icono Balance General-saldos y definimos la
fecha de requerimiento del Balance General y hacemos clic en aceptar.
2.3. Procedimientos para imprimir el balance general
BALANCE GENERAL
Al : 30/06/2020 C$
1
1101
1101.01
1102
1102.01.01
1102.03.01
1103
1103.02
1104
1104.03
1104.01
1104.02
1111
1112
113
12
1202
1202.01
1203
1203.01
1215.03
1403
1404
2
2101
2101.01
2101.02
2103
2103.01
2105
2105.01
2106
2106.01
2106.02
2106.03
2109
2109.01
22
22.02
22.02.01
ACTIVO CIRCULANTE
EFECTIVO EN CAJA
Caja General
EFECTIVO EN BANCOS
Banco Amperica Central # 456925 488
BDF # 123456 899
CLIENTES
Comercial La Esperanza
ALMACÉN
MG5-008
MG2-001
MG4-004
IVA ACREDITABLE
Ir Acreditable 2%
IMI Acreditable
Activos Fijos
Edificios
Edificio de la Principal
Mobiliario y Equipo de Oficina
Oficinas Centrales
Equipo de Reparto
Patentes
Marcas de Fábrica
Pasivo
Proveedores
Importaciones del Norte
Distribuidora del Pacífico
Acreedores Diversos
Carlos Padilla Matus
GASTOS ACMULADOS POR PAGAR
SALARIOS
RETENCIONES POR PAGAR
IR 2%
IMI x Pagar 1%
IVA X Pagar
Préstamo x Pagar
BDF
Pasivo Largo Plazo
Hipotecas x Pagar
Financiera Nicaraguense
4,222,239.94
14,356,320.00
10,653,913.03
3000,000.00
446,300.00
2,610,850.00
2,600,000.00
5,100.00
74,325.71
37,912.85
525,000.00
35,000.00
31,000.00
43,000.00
22,000.00
SUB-TOTAL
63,000.00
250,000.00
25,200.00
18,300.00
3,388.69
1,694.34
541,138.50
43,200.00
23,000.00
35,306,961.53
4,22,239.94
25,010,233.03
300,000.00
5,657,150.00
591,000.00
525,000.00
35,000.00
35,962,961.53
968,921.53
313,000.00
25,200.00
18,300.00
546,221.53
43,200.00
23.000.00
23.000.00

49
LUS DE LUNA
BALANCE GENERAL
Al : 30/06/2020 C$
Página 2
Fecha 01/06/2020
3
3101
3101.01
3106.01.01
3110.01
Capital
Capital Social
Socios
Utilidad Ejercicio anterior
Utilidad o pérdida del período
966,921.53
34,994,040.00
35,962,961.53
33,968,300.00
32,723,300.00
33,273,300.00
1,45,000.00
1,025,740.00
SUB-TOTAL
SUB-TOTAL
TOTAL PASIVO + CAPITAL
Figura 71. Balance general en el software Luz de Luna
Los reportes comerciales para una organización son de suma importancia ya que con esta información
se realizan diversos análisis de sus actividades y se toma de decisiones para el buen desempeño de
la organización a través del tiempo. En esta unidad abordaremos los más significativos.
Para impresión de los reportes comerciales del inventario nos ubicamos en el menú de reportes el
cual nos muestra los diferentes listados que el software emite, tales como listado de productos, valor
del inventario, Kardex, lista para conteo, entre otros.
3. Impresión de reportes comerciales en el software
3.1. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo inventario

Figura 73. Reporte comercial de productos en el Kardex
Listado de Produc.
Inventario
Cotizaciones y Devoluciones
Compras
Gráficos
Productos sin costo
Resumen de órdenes
Utilidades en Compras
Resumen Cotizac.
Movim. por Doc.
Lotes
Retención de órdenes
Reimprimir Devoluc.
Valor de inventario
Lista para conteo
Reimprimir órdenes
Compras por Productos
Reimprimir Cotizac.
Prods. para reorden
Catálogo de imagenes
Impuestos de órdenes
Imptos. Devoluc.
Kardex
Nros. de serie
Reponer Mercancía
Resumen Devoluc.
Mov. por proveedor
Reimpresión de Docs.
Compras Recibidas
Prod. Exist. negativa
Mov. por cliente
Libro de Compras
Inventario Devoluciones Compras
Salir
INVENTARIO
Compras Cotizaciones Devoluciones Inventario Kardex Otros Reportes
X
X
Aceptar Salir
Kardex
Con este listado puede obtener un movimiento de los productos del inventario para un
período determinado.
Seleccionar productos por: Código
Desde: 07/03/2020 Hasta 05/06/2020
En el período:
Reporte:
Detallado Resumido
Definido por rango Definido por texto
Iniciar en: 0 Buscar
Hasta: z Buscar

51
Para impresión de los reportes comerciales del inventario nos ubicamos en el menú de reportes el
cual nos muestra los diferentes listados que el software emite, tales como listado de productos, valor
del inventario, Kardex, lista para conteo, entre otros.
3.2. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo facturación
Reimprimir Docs.
Facturación
Otros Reportes
Punto de Vista
Gráficos
Ventas-Nros. de serie
Cierres de Caja
Ventas x Ciudad
Productos x Cliente
Vtas. x Subcategoría
Listado Devoluc.
Por Fecha
Ventas-Lotes
Reimprimir Recibos
Ventas x Período
Retenciones
Imptos. x Ventas
Fact. con Imágenes Ventas en el Período
Por Cliente
Ventas x Categoría
Reimprimir Devoluc.
LIbro de ventas
Porducto x Vendedor
Fact. Anuladas
Cliente x Referencia
Ventas x Mes Ventas x Clientes Ventas x Producto
Salir
FACTURACIÓN
Facturas Devoluciones Facturas en Lote Reportes
X

Los reportes que emite el software para el análisis de los registros contables se ubican en la pestaña
reportes en las cuales encontramos, libro mayor, reportes de gastos, auxiliar por documentos entre
otros como se muestra en la figura# 75.
3.3. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo contabilidad
Figura 75. Módulo contabilidad /reportes
Balance general
Reportes Principales
Reportes Auxiliares
Auxiliar por Docmto.
Consecutivo Docmto.
Balance Gral. Saldos
Cuenta por C. Costo
P. y G. - Acumulados
Reporte por Bases
Blce. Gral. 12 meses
Resumen de Gastos
P. y G. - 12 meses
Resumen por Tercero
Blce. Gral. por Ctas.
Auxiliar por Tercero
Libro Diario - Detalle
Saldos Ctas. Caja
Blce. de Comprob.
Beneficiarios por Cta. Auxiliar por Fuente
Libro Mayor - Detalle
Astos. con Doc. Resp. Auxiliar por Cuenta
Plan de Cuentas Cierre de Período Cuentas de Enlace Diario General Libro Mayor Libros Auxiliares Varios Reportes
Salir
X
Contabilidad

53
Los reportes que emite el software de cuentas por cobrar se emiten en la pestaña Reportes en el
módulo de cuentas x cobrar, los más significativos que encontramos: programa de cobros, estado de
cuentas, facturas por vendedor, entre otros, como se muestra en la figura # 76.
3.4. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo cuentas por cobrar
Programa de Cobros
Balance de Clientes
Saldos por Período
Devoluciones
Efectividad de Cobros
Débitos Cubiertos
Análisis de Saldos
Estados de Cuenta
Docs. por Clientes
Retenciones
Facturas por Cobrar
Créditos Asignados
Cobros Efectuados
Facturas por vendedor
Pagos por Vendedor
Cuentas por Cobrar
Clientes sin Actividad
Cuadro Cta. x Cobrar
Cuentas por Cobrar
Balance Clientes Saldos por Períodos Reportes
X
Salir
Figura 76. Módulo cuentas por cobrar / reportes

Los reportes más relevantes en el módulo cuentas pagar, que se encuentran en la pestaña reportes
son los siguientes: programa de pagos, estado de cuentas, compras por proveedores, entre otros.
Como se muestra en la figura #77.
3.5. Procedimientos para imprimir reportes comerciales del módulo cuentas por pagar
Programa de Pagos
Balance Proveedor
Compras por Proveedor
Efectividad de Pagos
Débitos Asignados
Análisis de Saldos
Estados de Cuenta
Resumen de Pagos
Compras por Pagar
Deudas a 30 , 60..
Pagos Efectuados
Créditos Cubiertos
Docs. por Proveedor
Docs. por Fecha
Cuadro Cta. x Pagar
Cuentas por Pagar
Balance Proveedores Saldos por Períodos Reportes
X
Salir
Figura 77. Módulo cuentas por pagar / reportes

55
GLOSARIO
C
Código.......................................................................................................................................................................................2
Configura..................................................................................................................................................................................7
Claves de acceso....................................................................................................................................................................11
Chequera................................................................................................................................................................................31
Cotizaciones...........................................................................................................................................................................19
Cuentas de enlace................................................................................................................................................................ 22
D
Despliega..................................................................................................................................................................................3
Dispositivos extraíbles..........................................................................................................................................................14
I
Íconos........................................................................................................................................................................................3
Imprimir.................................................................................................................................................................................. 43
Itinerario del uso del programa.............................................................................................................................................5
K
Kardex.....................................................................................................................................................................................19
M
Menú.......................................................................................................................................................................................31
P
Pantallas intuitivas.................................................................................................................................................................. 1
S
Software...................................................................................................................................................................................2
V
Versatilidad.............................................................................................................................................................................. 1
Ventanas...................................................................................................................................................................................5

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