El documento define conceptos básicos de archivos de datos, incluyendo datos, registros, llaves de registros, entidades, archivos y bases de datos. Los datos son elementos individuales con nombres y valores, los registros son conjuntos de datos relacionados, y las llaves de registros los identifican de manera única. Las entidades son personas, lugares u objetos sobre los cuales se almacenan datos, los archivos son colecciones de registros relacionados, y las bases de datos integran datos de múltiples archivos para su acceso por aplicaciones.

1. Terminologia
básica de
archivos
Presentation by Luis Enrique Herrera Grijalva

2. DATOS
Los elementos individuales de los
archivos se llaman datos, cada dato
se identifica por su nombre y tiene
un valor específico asociado a él.
La asociación de un valor con un
campo crea una ocurrencia del dato.
Los datos pueden abarcar subdatos
o subcampos.

3. REGISTRO
Un registro es el conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una
entrada. tal como un cheque bancario. Al ser considerado como una entrada única,
el cheque bancario es, por lo tanto, un registro que consta de siete campos
separados, todos ellos relacionados con la transacción de pago.
Cada campo tiene fijos su longitud y tipo.
Cuando el número y tamaño de los datos en un registro son constantes para cada
registro, éste se denomina de longitud fija.
La ventaja de los registros de longitud fija es que siempre tienen el mismo tamaño.
Los registros de longitud variable son menos comunes en la mayoría de las
aplicaciones de las empresas que los diseños de longitud fija,debido a que éstos
útimos son más fáciles de manejar y cubren las necesidades de la mayoría de las
aplicaciones.

4. Llave de registro
Este campo, llamado llave del registro ya forma parte del registro y no es un dato
adicional que existe sólo para los propósitos de identificación.
Los ejemplos comunes de llaves de registros son el número de parte en un registro
de inventario, el número de expediente en el registro médico de un paciente, el
número de estudiante.
Su función como medio de distinción es esencial para el procesamiento de los
archivos en los sistemas de información.

5. Entidad
Una entidad es cualquier persona, lugar, cosa o
evento de interés para la organización y acerca del
cual se capturan, almacenan o procesan datos.
Archivo
Un archivo es una colección de registros
relacionados. Se incluye cada registro en un archivo
ya que pertenece a la misma entidad.
El tamaño del archivo se determina por el número de
registros que hay en él.

6. Bases
de Datos
Una base de datos es una colección integrada de
datos almacenados en distintos tipos de registros,
de forma que sean accesibles para múltiples
aplicaciones.
Las base de datos no eliminan la necesidad de
archivos en un sistema de información.

7. James A. Senn.
(1992). Análisis y
Diseño de
Sistemas de
Información .
Estado de
México:
McGRAW-HILL
Interamericana de
México.