Este documento proporciona consejos para preparar una organización para participar en premios relacionados con la calidad, sustentabilidad e innovación. Recomienda realizar una autoevaluación para alinearse con los criterios del premio, designar un líder para coordinar el proceso, y contar con la capacitación adecuada. También ofrece sugerencias para la redacción del resumen ejecutivo, incluyendo el uso de evidencias, comparativos, gráficas y tablas.

1. ¿Cómo
prepararse para 1
obtener un
PREMIO?
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Por Alberto Haaz
Información básica y tips de referencia
Para empresas e instituciones interesadas en participar en busca de algún
Premio relativo a la calidad, sustentabilidad, innovación y/ o excelencia.
AUTOEVALUACIÓN
La Autoevaluación es un proceso que facilita la redacción del documento a
presentar (Resumen Ejecutivo) cuando se decide postular al Premio.
La sugerencia concreta es que se coteje la realidad de la práctica o caso que
se desea inscribir con relación a los criterios generales y específicos inherentes
al Premio correspondiente (ejemplos: Premio Nacional de Calidad, Premio
Iberoamericano, Hermosillo Sustentable 2010, Etc.)
Esto ayudará también a formar al personal de la organización sobre cómo
aplicar el modelo en que se basa el Premio respectivo.
Además ofrece a la organización la oportunidad de aprender acerca de sus
Puntos Fuertes y de las Áreas de Oportunidad para la mejora. Aprender qué
distancia ha recorrido la organización en el camino orientado al cumplimiento
de todos los requisitos del modelo referido y cuánto le falta por avanzar
todavía y cómo se compara con las demás.
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Consultor y capacitador. Experto en competitividad, planificación, calidad, excelencia, presupuesto por
resultados y evaluación del desempeño. Creador de los Premios y Reconocimientos Nacionales IMDA para
administraciones públicas estatales y municipales de México (que cubrieron espacio dejado por los
INNOVA), en conjunto con Norman Arras Vota (entonces Presidente del CIAPEM), 2007 y 2008.

2. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
CONSEJOS GENERALES DE PREPARACIÓN
► LIDERAR Y DELEGAR EFICIENTEMENTE
Los directivos deben convertirse en líderes y promotores del trabajo
correspondiente.
Para ello, se habrá de nombrar a un responsable en la Alta Dirección de la
Organización para que coordine y promueva las actividades que deberán
reflejarse en el Resumen Ejecutivo, así como en relación a todo lo que implica
atender la Convocatoria para el Premio.
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Para asegurar que se de a estas actividades la prioridad adecuada, será
necesario crear un equipo de promotores formado por ejecutivos/mandos
medios de la organización.
Su participación allanará las dificultades que puedan producirse.
Debe establecerse una metodología para la recolección, análisis e integración
de información.
Esto es asignando responsabilidades y plazos de entrega realistas, adecuando
el esfuerzo a las actividades propias de la organización.
El responsable no tiene que ser necesariamente quien redacte el documento
final, pero el hecho de combinar las dos funciones en una misma persona es
un ejercicio de síntesis permanente que favorecerá la redacción de un
Resumen que debe reflejar la situación actual, antecedentes, evolución y
perspectivas de la Práctica o Caso con relación al Modelo del Premio.
Este esquema de funcionamiento es el adecuado para la primera vez que una
organización decide presentarse al premio con alguna práctica o caso.
Para posteriores convocatorias, el responsable de calidad de la organización
o, en caso de no contemplarse esta figura en el organigrama, un directivo que
cubra el perfil deseado, puede asumir estas funciones.
►CONTAR CON LA FORMACIÓN ADECUADA
Un factor clave para obtener los máximos beneficios y mejoras que reporta el
esfuerzo de participar en el Premio correspondiente es contar con una
formación adecuada en Autoevaluación.
CONOCER EL MODELO
Conocerlo resulta fundamental
Para ello, conviene ver desde ahora su descripción contenida en la Guía de
participación para el Premio.
CONSEJOS GENERALES DE REDACCIÓN
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3. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
RESUMEN DE SUGERENCIAS
R Estudie el Modelo en que se basa el Premio y consúltelo continuamente
E Aporte mediciones (dimensiones, cifras, proporciones, etc.) en relación a
los aspectos más importantes de la Práctica o Caso.
l Evite generalidades que no sean útiles realmente para la evaluación de la
Práctica o Caso.
P No utilice excesivamente la terminología específica de la organización o
sector (palabras que no son fácilmente comprensibles para personas-
evaluadores que son de otros ámbitos)
e Proporcione comparaciones con otras organizaciones, otros sectores, otros
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años, etc., cuando quiera destacar algo relevante
aHaga un uso eficaz de los gráficos y tablas
HHaga referencias cruzadas entre apartados y secciones que tengan
relación en los diferentes sub criterios del Modelo
r Planifique suficiente tiempo para revisiones y correcciones
►SEGUIMIENTO DE INSTRUCCIONES
En la generalidad de los Premios, en la Convocatoria y guía de participación
se encuentran instrucciones relativas a diversos aspectos a cumplir, como son:
la designación de evaluadores (por ejemplo, que sean designadas 3 personas
para ser capacitados como evaluadores y quienes resulten acreditados para
esta función serán evaluadores de prácticas o casos de otras organizaciones);
el calendario con fechas de las diversas etapas del proceso para el premio;
importes a pagar, Etc.
Las indicaciones contenidas en la convocatoria y guía de participación son
Requisitos a cumplir; por ello, deben atenderse cuidadosamente.
►EL MODELO DEL PREMIO DEBE CONSULTARSE FRECUENTEMENTE MIENTRAS SE
ESCRIBE EL RESUMEN EJECUTIVO
Se han de tomar en consideración, de manera muy cuidadosa, los aspectos
inherentes a cada criterio del citado modelo. .
Son aspectos que serán sometidos a la evaluación respectiva.
►REFERENCIAS ENTRE SECCIONES
Haga referencias cruzadas entre secciones con el fin de minimizar las
repeticiones y de facilitar el análisis que los evaluadores realizarán.
A veces, una misma evidencia justifica dos o más acciones desarrolladas en
distintas áreas, o prueba el cumplimiento de criterios y sub criterios ubicados en
distintas secciones del Modelo.
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4. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
Compruebe que realiza las referencias necesarias para que la misma
evidencia sea tomada en cuenta en los distintos apartados en los que
aparezca dentro del Resumen.
Esto facilitará la evaluación (y posiblemente la puntuación) del evaluador.
La falta de referencias a contenidos de otros sub criterios relacionados
conlleva dedicación de tiempo adicional y dificultades en el estudio que
realizarán los evaluadores.
►REDACTAR EVIDENCIAS
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Refuerce todas las afirmaciones en hechos y datos específicos. No describa
qué se desearía o debería hacer, sino: qué se hace, cómo se hace, donde se
hace, quién lo hace, etc.
Además de evidenciar cuantitativamente lo que se hace en la Práctica o
Caso, también se pone en evidencia la utilización de datos como herramienta
de gestión, no sólo para identificar y resolver los problemas actuales sino
también como referencias para comprender los problemas y tendencias
subyacentes.
Una prueba anecdótica nunca puede sustituir a una evidencia
sistemáticamente desarrollada, salvo cuando aporte una visión
complementaria que refuerce la presentación de hechos y cifras.
Trate de redactar de la forma más estructurada posible, para facilitar la lectura
y estudio que los evaluadores harán del Resumen.
No deje en blanco el contenido de ningún sub criterio del Modelo del Premio,
porque el Evaluador podrá asignar ese apartado con “0” puntos, lo que
rebajará la valoración final obtenida por el Resumen.
Evite generalidades, particularmente el uso de “todos”, “cada uno”, así como
el de frases vagas o imprecisas. Por ejemplo, no escriba “Todos nuestros
supervisores llevan a cabo una evaluación anual de la gestión escolar”; es más
descriptiva y precisa una frase que incluya datos numéricos como ésta: “En
2007, 156 supervisores evaluaron el desempeño del 92% de los Consejos de
Participación Social…. Esto supera el 86% alcanzado el año anterior”.
Puede adjetivar, pero ofrezca los datos o adjetivos que justifiquen el
calificativo. Así, en lugar de escribir “El Gerente General nos apoya
enormemente” describa a continuación en qué forma lo hace y si su actividad
también es revisada en cuanto a la aportación de mejoras.
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5. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
►COMPARATIVOS
Siempre que sea posible, proporcione referencias de comparación.
Las comparaciones pueden ofrecerse en relación a otras organizaciones
similares en el ámbito estatal, nacional y/o internacional.
►GRÁFICAS Y TABLAS
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Haga un uso eficaz de las gráficas.
Diséñelos para que permitan visualizar datos de forma
independiente o relacionada entre sí, ahorrando espacio.
Asegúrese de que contienen los datos necesarios con relación al criterio o sub
criterio al que deben servir de evidencia.
Utilice el texto para exponer qué relevancia tienen o qué conclusiones pueden
extraerse de los datos que contiene el gráfico, no para repetir la información.
Un gráfico es un soporte de comunicación. Asegúrese que una tercera
persona, no informada del tema, pueda comprender el mensaje que se quiere
comunicar sin necesidad de tener a su lado a alguien que se lo explique.
Simplifique al máximo el diseño del gráfico, intente que no ocupe más de ¼ de
página, siempre que sea legible.
Se ha de procurar ser coherente a lo largo de todo el Resumen en cuanto a los
colores a utilizar, la forma de presentación de los gráficos, el orden de los
años, etc.
Procure que los gráficos y tablas no contengan fondos oscuros que dificulten la
lectura en caso de impresión, o imágenes que añadan peso innecesario a los
archivos informáticos de soporte del Resumen.
►LENGUAJE
Evite el uso excesivo de términos comunes en el ámbito operativo de la
práctica. Si se considera necesario, se puede incluir un glosario que contenga
una relación de las siglas y acrónimos utilizados.
►TIEMPO PARA REVISIÓN
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6. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
Cuando planifique la redacción del Resumen Ejecutivo de la Práctica,
asegúrese de contar con el tiempo suficiente para poder realizar, por lo menos,
un ciclo de evaluación completo.
Esta revisión debería ser llevada a cabo por su equipo ejecutivo, apoyado por
todas las personas que hayan contribuido de manera significativa a la
elaboración del Resumen, pero asegúrese que en la revisión participe alguna
persona completamente ajena a la práctica.
Reserve un mínimo de dos semanas para esta revisión, incluyendo las horas
necesarias para el debate en grupo y el tiempo necesario para concluir el
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Resumen.
Compruebe que el Resumen cumple con los requisitos establecidos en las
Bases de la Convocatoria y Guía de participación del Premio: plazo de
presentación, tipo y tamaño de letra, número de páginas, contenidos, etc., así
como que no existen sub criterios sin contenido, y que no hay información
repetida de forma innecesaria.
►PRESENTACIÓN
Prepare un buen capítulo de visión de conjunto a manera de presentación.
Con él ofrecerá a los evaluadores una percepción previa realista sobre la
práctica o caso que se trate, aportando datos como los productos o servicios
y beneficios claves, lo más destacable en calidad, sustentabilidad, etc., las
cifras más significativas, etc.
Describa en síntesis los atributos que tiene, relativos a los criterios del modelo
del Premio.
►EXTENSIÓN DEL RESUMEN EJECUTIVO
Distribuya adecuadamente la extensión de los contenidos del Resumen
Ejecutivo.
Para ello se puede establecer la misma relación porcentual que se atribuye a
cada criterio del Modelo. Así, si se tiene un rubro referido a “Grado de
innovación” con una ponderación del 30% en relación al total de puntos
considerados en la tabla de puntajes máximos, entonces similar espacio (30%)
deberá ocupar en el texto de su Resumen
Le sugerimos que, en todos los casos, se haga el mayor esfuerzo de síntesis
¡Tendrá mucho que contar y un espacio limitado para hacerlo!
Recuerde que la redacción de cada sub criterio ha de estar precedida del
número de sub criterio al que hace referencia el contenido (1.1., 1.2., 1.3., etc.),
salvo en casos que la Guía de participación establezca otra indicación al
respecto.
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7. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
CLIENTES / GRUPOS DE INTERÉS
Piense en los “clientes” o “grupos de interés” de su Resumen mientras lo
escribe.
Incluya es esta categoría tanto a los evaluadores como a las personas de su
organización y clientes o proveedores que leerán en todo o en la parte en que
les afecte, el documento.
En este aspecto cabe mencionar que es importante que personas de su
organización, involucradas de alguna manera en la Práctica o Caso
correspondiente, conozcan en determinado momento algunas partes de lo
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que contiene o contendrá el resumen ejecutivo (porque, posteriormente si la
Práctica o Caso pasa la primera fase de evaluación: documental, seguirá la
fase de evaluación de campo y es entonces cuando los evaluadores podrán
entrevistar a personas de su organización que tengan alguna participación en
la práctica o caso correspondiente).
La primera opinión que se formará un evaluador acerca de su organización
será el
Resumen
.
El documento no necesita ser lujoso, pero ¿qué opinión le merecería una
organización que le presentara un Resumen confuso, o con algunos errores?.
No olvide que algunos datos o actividades que para la organización son
obvios, no tienen por qué serlo para los evaluadores si no están incluidos en el
Resumen.
En la redacción del Resumen recuerde que, cuando en las presentes
sugerencias nos referimos a “organización”, debe entenderse que dicha
“organización” se limita a la parte de la empresa o institución postulante de la
práctica o caso, no a la totalidad (salvo que sea en su conjunto total la
participante).
VISITA DE EVALUACIÓN A LA ORGANIZACIÓN
Las organizaciones que hayan superado la Fase de evaluación del documento
resumen ejecutivo (Fase I) e ingresen en la Fase de Visita de Evaluación (Fase
II), recibirán una visita del equipo de evaluadores que designe la instancia
organizadora o convocante del Premio.
Este equipo de evaluadores (en campo) cotejará la información contenida en
el Resumen ejecutivo con lo que en la realidad existe.
►RESUMEN DE LA PREPARACIÓN DE LA VISITA A LA ORGANIZACIÓN
R Organice manera profesional la visita a la organización, pero no fuerce una
planificación de tiempos rígida
pDisponga de anfitriones preparados para acompañar a los evaluadores en
sus visitas
s No planifique actividades vespertinas o nocturnas
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8. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
I Tenga toda la documentación razonablemente disponible
T Deje que los empleados vean la propuesta
DComunique al personal lo que se va a hacer y lo que se esté haciendo:
o Difunda internamente la visita a la organización
o No exagere las posibilidades de ganar
¿CÓMO SE DESARROLLA UNA VISITA?
Dependerá de la naturaleza de la organización, postulante de la Práctica o
Caso para el Premio respectivo, del número de centros de trabajo, etc., pero
algunos aspectos son comunes a todos los casos.
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En primer lugar, habrá un acuerdo entre su organización y el coordinador del
equipo de evaluadores sobre la fecha y la duración de la visita, previsiones
que deberán ser respetadas. Normalmente se tratará de una visita de 2 a 4
días, en función del tamaño y características de a la organización postulante.
No habrá visitas sorpresa a la organización, ni visitas fuera de las fechas
prefijadas.
Probablemente, los evaluadores desearán reunirse en primer lugar con la
persona de más alto nivel de la organización postulante y con algunos
miembros del equipo directivo.
Los evaluadores intentarán visitar los centros o áreas de trabajo más
importantes y alguno menos importante, para comprobar la amplitud de la
organización, en relación a la Práctica o Caso que se trate.
No es necesario acompañar a los evaluadores en su movimiento por el centro
de trabajo, pero en todo caso habrá que hacer algunas previsiones para que
la logística funcione correctamente.
Cuando los evaluadores deban visitar varios centros o áreas con una
planificación de tiempo muy justa, podría ser ventajoso que una persona de
alto nivel de la organización, familiarizada con el conjunto de operaciones de
la misma, acompañe al grupo de evaluadores, para ayudar a responder
posibles preguntas durante los desplazamientos.
REGLAS BÁSICAS DE LA VISITA A LA ORGANIZACIÓN
Por norma general, las personas que acompañen a los evaluadores en sus
visitas a los centros de trabajo exteriores, no deben participar directamente en
las charlas que estos mantengan en dichos centros.
En el caso de que sean invitados por los evaluadores a asistir a estas pláticas,
deben dejar al personal de la organización que conteste las preguntas y
aclare los temas directamente.
Lo mejor es que ningún directivo del centro ni el anfitrión esté presente en las
charlas de los evaluadores con los empleados, para evitar cualquier posible
sentido de intimidación o temor por parte del empleado.
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9. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
No se deben planificar actividades para las horas finales del día, puesto que
los evaluadores normalmente desearán dedicar las últimas horas del día para,
en privado, comparar las notas, hacer planes para las sesiones del día
siguiente y completar el Informe de la evaluación de campo.
No espere que los evaluadores compartan ninguna de sus conclusiones.
En el Informe de Retroalimentación que recibirá la organización, de parte del
equipo de evaluadores una vez finalizado el proceso de premiación,
aparecerán contestadas la mayor parte de las cuestiones planteadas.
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PREPARACIÓN DE LA VISITA A LA ORGANIZACIÓN
Los evaluadores basarán la evaluación en el contenido del Resumen ejecutivo
remitido al comienzo del proceso de evaluación; no obstante puede ser
interesante comentar a los evaluadores cómo han progresado las cosas
descritas en el Resumen.
En ocasiones el Resumen no resulta suficientemente claro. La valoración final
que realicen los evaluadores puede modificarse, de forma positiva, si la
organización presenta datos y evidencias que clarifiquen determinados
aspectos.
Los evaluadores desearán moverse horizontal y verticalmente a través de la
organización postulante. Desearán hablar con una muestra media del
personal, de forma aleatoria.
DOCUMENTACIÓN
Los evaluadores podrán solicitar, a lo largo de la visita, documentación que dé
soporte a las afirmaciones contenidas en el Resumen (si se han hecho
referencia a ciertos comités, se les puede pedir que enseñen las actas de
reuniones; también la documentación de las encuestas al personal de la
organización, a los clientes, los indicadores esenciales de funcionamiento,
etc.).
Por ello la organización deberá tener a disposición del equipo evaluador
datos, solicitados en la preparación previa de la visita, que permitan agilizar
dicha visita.
Los evaluadores pueden pedir que les enseñen los archivos y poder hojear los
documentos de trabajo para comprender determinados aspectos. También
pueden pedir a un empleado que les enseñe su última revisión de
funcionamiento, o la última que ha hecho a sus subordinados.
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10. Guía para la Participación en PREMIOS
Información y tips de referencia
COMUNICACIÓN
Hay que evitar contar con unos pocos empleados preparados con las
“respuestas correctas”.
Lo mejor que una organización puede hacer es asegurarse de que los
trabajadores con los que los evaluadores podrían tener que hablar han visto,
por lo menos, la parte del documento Resumen Ejecutivo relativa al papel que
desempeñan en la Práctica o Caso correspondiente, y que están bien
informados acerca de cualquiera de las secciones que sea importante para su
trabajo.
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Es fundamental comunicar al personal de la organización lo que se está
haciendo. Puesto que la visita a la organización va a ser algo claramente
visible, lo mejor es darle la mayor publicidad interna posible.
Advertencia: Inscribirse y llegar atener una visita a la organización y no
ser ganador del Premio, ni de un reconocimiento o una mención, puede ser
desmoralizador para la organización.
Por ello, es muy importante que no se exageren las posibilidades de ganar en
ningún momento del proceso de evaluación, pero especialmente en el
momento de la visita a la organización.
En todo caso, concéntrese en puntualizar que se trata de una experiencia muy
valiosa, por lo que se puede aprender de la integración documental y de la
visita de evaluación, etc.
¡BUENA SUERTE!
Si deseas más información y/o tips sobre este tema, escríbeme:
calidad@ahaazd.com
Cápsulas de Competitividad y Excelencia
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