Edt 02 modelo plan para la dirección del proyecto

Empresa XXXXXXXXXXX
< NOMBRE DEL SECTOR>
< DIRECCION o DIVISIÓN>
“Plan de Gestión del Proyecto”
<ESCRIBIR NOMBRE DEL PROYECTO>
<Código del proyecto>
VERSIÓN: x.x
AAAA-MM

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
<NOMBRE DEL PROYECTO>
Actualizado el: 2013-08-07 15:55
Versión
1.1 Código
F04-
20.00.001.2005Página
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Tabla de Contenido
TABLA DE CONTENIDO.....................................................................................................................................2
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO................................................................................................................4
ACTA DE ACEPTACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO.....................................................5
1 RESUMEN EJECUTIVO.....................................................................................................................................6
2 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO....................................................................................................................7
2.1 GENERALIDADES DEL PROYECTO ..........................................................................................................................7
2.2 ALINEAMIENTO CON OBJETIVOS INSTITUCIONALES...............................................................................................7
2.3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................................................7
2.4 BENEFICIOS ESPERADOS........................................................................................................................................7
2.5 ESTRATEGIA...........................................................................................................................................................7
2.6 OBJETIVO DEL PROYECTO......................................................................................................................................7
2.7 ALCANCE DEL PROYECTO......................................................................................................................................7
2.8 PRODUCTOS ENTREGABLES: ........................................................................................................................8
2.9 MÉTRICAS:..........................................................................................................................................................8
2.10 EXCLUSIONES: ................................................................................................................................................8
2.11 RESTRICCIONES:.............................................................................................................................................8
2.12 SUPUESTOS: .....................................................................................................................................................8
2.13 FACTORES CRITICOS DE ÉXITO..................................................................................................................9
3 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO..............................................................................................................10
3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS.................................................................................................................10
3.2 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO...........................................................................................................................10
3.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES ...........................................................................................................................10
4 ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO..............................................................................................11
4.1 ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO...............................................................................................................11
4.1.1 F05 1.1 Estructura Detallada de Trabajo...................................................................................................11
5 MATRIZ ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES.................................................................................12
5.1.1 F06 1.1 Matriz de Asignación de Responsabilidades..................................................................................12
6 CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO...............................................................................................................12
6.1 CRONOGRAMA......................................................................................................................................................12
6.2 CARGAS DE TRABAJO...........................................................................................................................................12
6.3 COSTO DEL PROYECTO.........................................................................................................................................12
6.4 PROGRAMACIÓN FINANCIERA (FLUJO DE EFECTIVO) ..........................................................................................13
7 ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN...........................................................................................13
F07 1.1 Plan de Comunicaciones........................................................................................................................13

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8 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ................................................................................................................13
8.1.1 F08 1.1 Matriz de Riesgo- A (Identificación y Valoración del Riesgo)......................................................13
9 ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD..........................................................................................................13
CALIDAD DE LOS PRODUCTOS ENTREGABLES...........................................................................................................14
9.1.1 F09 1.1 Criterio de Calidad para el Entregable.........................................................................................14
CALIDAD DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO.................................................................................................................14
10 ADMINISTRACIÓN DE ADQUISICIONES................................................................................................14
10.1.1 F10 1-1 Plan de Adquisiciones..................................................................................................................14
10.1.2 F11 1.1 Detalle de Adquisiciones..............................................................................................................14
11 HERRAMIENTAS DE CONTROL................................................................................................................14
INFORMES DE AVANCE..............................................................................................................................................15
11.1.1 F12 1.1 Informe de Avance........................................................................................................................15
11.1.2 F13 1.1 Informe Ejecutivo de Avance........................................................................................................15
INFORME ADMINISTRATIVO DE CIERRE....................................................................................................................15
11.1.3 F14 1.1 Informe Ejecutivo de cierre.........................................................................................................15
MINUTAS O ACTAS DE REUNIÓN ..............................................................................................................................15
11.1.4 F03 1.1 Acta de Reuniones........................................................................................................................16
PROCESO CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS ........................................................................................................16
11.1.5 F15 1.1 Control de Cambios......................................................................................................................16
PROCESO ENTREGA Y ACEPTACIÓN DE LOS PRODUCTOS ..........................................................................................16
11.1.6 F16 1.1 Acta de Entrega de Producto.......................................................................................................16
LECCIONES APRENDIDAS..........................................................................................................................................16
11.1.7 F17 1.1 Lecciones Aprendidas..................................................................................................................16
BITÁCORA DEL PROYECTO........................................................................................................................................16
11.1.8 F21 1.0 Bitácora del Proyecto...................................................................................................................17
GENERACIÓN DE DOCUMENTOS................................................................................................................................17
11.1.9 F18 1.0 Plantilla para Documentos..........................................................................................................17
**Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información
© Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización.

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Información del Documento
Equipo del Proyecto
Los abajo firmantes hemos elaborado el presente Plan de Gestión del Proyecto de:
<ESCRIBIR NOMBRE DEL PROYECTO>.
Nombre
Rol en el
proyecto
Dependencia Firma Fecha
Información del documento
Nombre del
documento:
Nombre del archivo:
edt02modeloplanparaladireccindelproyecto-130807113657-
phpapp01.doc
Fecha de creación: 2013-08-07 15:52
Última vez guardado: 2013-08-07 15:55
Última vez impreso: 2007-09-03 10:36
Historia de revisión del documento
Fecha Versión Revisado por: Dependencia
Descripción general de
cambios

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Acta de Aceptación del Plan de Gestión del Proyecto
Los abajo firmantes hemos leído el presente Plan de Gestión del Proyecto de: <ESCRIBIR
NOMBRE DEL PROYECTO>, y estamos de acuerdo con los términos y condiciones en él
descritos. Al mismo tiempo asumimos una posición de compromiso y apoyo al proyecto y al
equipo de trabajo para lograr los objetivos planteados.
Nombre Dependencia Firma Fecha
Comentarios

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1 Resumen Ejecutivo
<Escriba un resumen del documento, contiene una explicación de alto nivel de los
objetivos, alcance, supuestos, riesgos, costos, enfoque y organización del proyecto.
Máximo dos páginas>

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2 Descripción del proyecto
2.1 Generalidades del proyecto
<Describir el contexto y el fondo del proyecto y por qué es importante desarrollarlo.
Se especifica el valor desde el punto de vista de los objetivos y metas estratégicas de
la Institución>
2.2 Alineamiento con objetivos institucionales
<Escribir una declaracion formal de lo que el proyecto trata de lograr, orientado a los
objetivos estratégicos>
2.3 Justificación
<Escribir los problemas, necesidades a satisfacer, requerimientos u oportunidades de
mejora que justifiquen el desarrollo del proyecto>
2.4 Beneficios Esperados
<Escribir los principales beneficios que la organizacion obtendra del proyecto>
2.5 Estrategia
<Describir el modo de ejecutar el proyecto en sus diferentes aspectos para garantizar
su éxito.>
2.6 Objetivo del proyecto
<Escriba el objetivo del proyecto, se recomienda que este no exceda las 26 palabras.
"verbo en infinitivo + entrega principal, para el (AAAA-MM-DD) con un costo no
superior a (horas, días, meses o dólares, colones, unidades).>
2.7 Alcance del Proyecto
<En los siguientes apartados defina el trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas, se
debe indicar lo que se encuentra dentro de las fronteras del proyecto y lo que está
fuera de ellas, es decir, definir claramente los límites lógicos del proyecto:>

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2.8 PRODUCTOS ENTREGABLES:
<Genere la lista de entregables o actividades principales necesarias para cumplir con
los requerimientos del proyecto. Esta lista conformará la base de la Estructura
Detallada de Trabajo (EDT).>
1. <Entregable 1>
2. <Entregable 2>
3.
2.9 MÉTRICAS:
<Con base en la lista de entregas confeccione la lista de indicadores que vienen a
ser las normas o calificadores que se aplican a las entregas como criterios para su
aceptación y deben estar en términos cuantificables (incluir números).>
<Incluir al menos una métrica por cada entregable>
1. <Métrica 1>
2. <Metrica 2>
3.
2.10 EXCLUSIONES:
<Incluir la lista de elementos que no se entregarán en el proyecto.>
1. <Exclusión 1>
2. <Exclusión 2>
3.
2.11 RESTRICCIONES:
<Incluir la lista de limitantes externas o internas al proyecto, que afectará su
rendimiento.>
1. <Restricción 1>
2. <Restricción 2>
3.
2.12 SUPUESTOS:
<Incluir la lista de factores considerados reales o ciertos para la planificación del
Proyecto.>
1. <Supuesto 1>
2. <Supuesto 2>
3.

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2.13 FACTORES CRITICOS DE ÉXITO
Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito:
<Escribir los aspectos más importantes que deben ocurrir para conseguir el objetivo
del proyecto y su cumplimiento es absolutamente necesario>.
1. <Factor de éxito 1>
2. <Factor de éxito 2>
3.

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3 Organización del Proyecto
3.1 Clasificación de los Interesados
El proyecto tiene el siguiente inventario de interesados, a diferentes niveles:
3.2 Organigrama del proyecto
El organigrama que se presenta a continuación describe la organización básica del
proyecto.
<Incluir un diagrama de la estructura organizacional del proyecto>
3.3 Roles y Responsabilidades
Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los siguientes
roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
<Describa las responsabilidades y roles para cumplir con los objetivos trazados en el
proyecto, se recomienda como mínimo definir los roles y responsabilidades de los
siguientes involucrados: Patrocinador, Director, Equipo Director y otros nivels >

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4 Estructura Detallada de Trabajo
4.1 Estructura detallada de trabajo
<Debe establecerse claramente la Estuctura Detallada de Trabajo del proyecto, subdividiendo
las principales entregas del proyecto en componentes más pequeños y manejables de forma
tal que las entregas sean definidas con suficientes detalle>
4.1.1 F05 1.1 Estructura Detallada de Trabajo
Para el desarrollo del “alcance” del proyecto, se habrán de llevar a cabo al menos las
siguientes macro actividades
Descripción de las entregas
Entrega Productos Descripción
<Nombre de
la entrega>
<Productos
asociadas con la
entrega>
<Detalles del producto correspondeintes>

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5 Matriz Asignación de Responsabilidades
<Describir e identificar los responsables de cada elemento de la EDT, así como los
participantes para llevar a cabo dicha tarea>
5.1.1 F06 1.1 Matriz de Asignación de Responsabilidades
6 Cronograma y Presupuesto
6.1 Cronograma
< Con base en la EDT y la Matriz de Asignación de Responsabilidades se indica la
duración y la dependencia entre las tareas así como los recursos requeridos, esto con
el fin de conformar el cronograma >
<Anexe "Cronograma del Proyecto". Se recomienda la utilización de Microsoft
Project>
6.2 Cargas de trabajo
< Con base en la Matriz de Asignación de Responsabilidades y el Cronograma del
Proyecto se identifica la disponibilidad de tiempo de cada miembro del equipo del
proyecto por periodo, según las actividades asignadas.>
<Anexe el análisis "Cargas de Trabajo". Se recomienda la utilización de Microsoft
Project>
6.3 Costo del Proyecto
< Se identifican y clasifican los costos asociados a las diferentes actividades que
conlleva el Proyecto, para facilitar su seguimiento y control>
<Anexe la Estimación de Costos. Se recomienda la utilización de Microsoft Project>
*Adaptado por la Dirección Tecnologías de Información

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6.4 Programación financiera (Flujo de efectivo)
<Describir el flujo de efectivo según los desembolsos requeridos en el proyecto>
<Anexe el Flujo de efectivo. Se recomienda la utilización de Microsoft Project>
7 Administración de la Comunicación
<Describe el esquema en el cual se soporta la comunicación del proyecto. Todos los
miembros del equipo de trabajo deben tener claro los requerimientos de información
del proyecto y su rol en el esquema propuesto>
F07 1.1 Plan de Comunicaciones
8 Administración de Riesgos
<Deben determinarse los diferentes riesgos para minimizar los aspectos adversos a
los que se expone el proyecto, así como la estrategia a desarrollar para cada uno en
caso de que se presenten>
De acuerdo con el alcance del proyecto, los objetivos trazados, sus restricciones y
supuestos y con el insumo que representa los análisis efectuados se han identificado
los siguientes riesgos para el proyecto:
8.1.1 F08 1.1 Matriz de Riesgo- A (Identificación y Valoración del Riesgo)
9 Administración de la Calidad
<Describir las actividades que garantizan la calidad, pruebas y la aceptación del
proceso y producto, debe explicarse como estas interfases del plan dependen de la
política de calidad y del sistema de calidad de la Organización. Se debe enfocar en la
calidad del producto (entregables) y de la gestión del proyecto. >

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Calidad de los productos entregables
9.1.1 F09 1.1 Criterio de Calidad para el Entregable
Calidad de la gestión del proyecto
<Deben describirse los procesos para controlar el cumplimiento del Plan de Gestión
del Proyecto>
10 Administración de Adquisiciones
<Describir e identificar las necesidades (bienes y servicios) del proyecto que serán
adquiridas, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto en concordancia con la
“Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos” y “Ley y Reglamento de
Contratación Administrativa”. Describir como se asegura que los resultados del
Proveedor coincidan con las especificaciones del contrato >
10.1.1 F10 1-1 Plan de Adquisiciones
10.1.2 F11 1.1 Detalle de Adquisiciones
11 Herramientas de Control
<Deben describirse los procesos y la documentación a utilizar para comparar la
ejecución con la planeación del proyecto. Para ello son necesarias las siguientes
herramientas y procesos: >

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Informes de Avance
<Describir las actividades que garantizan la calidad, pruebas y la aceptación del
proceso y producto, debe explicarse como estas interfases del plan dependen de la
política de calidad y del sistema de calidad de la Organización.>
11.1.1 F12 1.1 Informe de Avance
11.1.2 F13 1.1 Informe Ejecutivo de Avance
También se realizarán informe periódico a nivel ejecutivo para lo cual se utilizará la
plantilla que se encuentra en el siguiente link:
Informe Administrativo de Cierre
<Se debe elaborar un informe administrativo de cierre en el cual se verifican y
documentan los resultados del proyecto y se formaliza la finalización del proyecto o
fase.>
11.1.3 F14 1.1 Informe Ejecutivo de cierre
Minutas o Actas de reunión
<Se deben documentar los acuerdos durante las reuniones o sesiones de trabajo
formal para ello se recomienda utilizar la plantilla F03-1.1 Acta de Reunión>

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11.1.4 F03 1.1 Acta de Reuniones
Proceso Control Integrado de Cambios
<Se debe definir el proceso a utilizar para administrar los cambios durante la
ejecución del proyecto, cualquier cambio (alcance, costo, tiempo, desempeño), por
su impacto debe ser aprobado por la Administración Superior>
11.1.5 F15 1.1 Control de Cambios
Proceso entrega y aceptación de los productos
<Se debe definir el proceso para efectos de la aprobación y aceptación de los
productos o entregables por parte del cliente. Se recomienda utilizar la plantilla
adjunta>
11.1.6 F16 1.1 Acta de Entrega de Producto
Lecciones Aprendidas
<Se deben documentar las experiencias y el conocimiento adquirido para apoyar la
mejora continua y la optimización en el desarrollo de futuros proyectos para ello se
recomienda utilizar plantilla adjunta>
11.1.7 F17 1.1 Lecciones Aprendidas
Bitácora del Proyecto

Versión
1.1
Código
F04-
20.00.001.2005
Página
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Con el fin de llevar el historial de los eventos relevantes del proyecto se utilizará la
plantilla F21 1.0 Bitácora del proyecto.
11.1.8 F21 1.0 Bitácora del Proyecto
Generación de Documentos
Para todos los documentos que se generen durante el proyecto se utilizará la F18 1.0
plantilla para documentos.
11.1.9 F18 1.0 Plantilla para Documentos

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