Gestión de Operaciones - MBA8417 UQAM - ESPOL - Alberto Tama Franco

1. 1 Trabajo Preliminar MBA 8417
Apellido y nombre: Tama, Alberto País: ECUADOR
Código de alumno de la UQAM: TAMG24076202 Empresa: UDELEG
Función: Secretario Ejecutivo de UDELEG
Título del proyecto: “Sistema de Gestión de Correspondencia Oficial”
1. Presente de una manera resumida la descripción del contexto general dentro del cual se
encuentra su proyecto (5 líneas)
La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP) del Ecuador, obliga y exige al
gobierno, a proveer información de las gestiones realizadas por los funcionarios del régimen. El pueblo
ecuatoriano exhorta obtener una respuesta formal a sus diferentes comunicaciones u oficios dirigidos a la
Presidencia de la República y/o funcionarios que laboran en el Palacio de Gobierno. Generar respuesta, y
ejercer el debido seguimiento a estas comunicaciones, produciría un impacto político positivo.
2. Presente de una manera resumida la descripción del contexto específico dentro del
cual se encuentra su proyecto (5 líneas)
El objetivo fundamental del Sistema de Gobernabilidad Democrática SIGOB del Ecuador, es el de apoyar la
programación y gestión necesaria para la consecución de las metas trazadas por el señor Presidente de la
República, Econ. Rafael Correa Delgado y proporcionar información oportuna sobre su cumplimiento, en
conjunto con las instituciones encargadas de su ejecución y gestión, habiéndose previsto la implementación e
implantación de un módulo adicional de Gestión de la Correspondencia Oficial.
3. ¿Cuál es el problema específico que usted desea resolver o la oportunidad específica que
usted desea alcanzar? (5 líneas)
Proporcionar un adecuado servicio de gestión documental, involucrando las etapas de producción, recepción,
distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos. Al canalizar este tipo de servicio, se
permitirá atender los requerimientos del pueblo ecuatoriano en cuanto a información, convirtiéndose por ende,
en una ventaja gubernamental que permitirá fortalecer su imagen y credibilidad así como la inserción en sus
planes de gobierno de respuestas específicas generadas por ciertos funcionarios.
4. Formule los objetivos generales y específicos de su proyecto; (5 líneas)
Objetivo General: Soportar la gestión administrativa a través del manejo y custodia de la correspondencia,
aplicando procedimientos técnicos archivísticos que garanticen eficiencia y eficacia.
Objetivos Específicos: Cubrir la gestión total de la correspondencia oficial, a fin de garantizar la imagen y
credibilidad del gobierno. Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y análisis. Elaborar y
mantener actualizado el Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión de Correspondencia.
5. ¿Cuál es su interés personal por ese proyecto? (5 líneas)
Además del deseo de cumplir con mis responsabilidades como líder del proyecto, tengo el interés de que se
garantice el acceso a las fuentes de información, como mecanismo para ejercer la participación
democrática respecto al manejo de la cosa pública, ya que el control de gestión de la correspondencia que
llega al Palacio de Gobierno tiene una importancia histórica, política y social, pues a la vez, se reciben
oficios para resolver temas elementales así como temas que pueden cambiar el curso de la historia del país.
Proyecto “Sistema de Gestión de Correspondencia Oficial” Alberto Tama, TAMG24076202

2. 2 Trabajo Preliminar MBA 8417
6. Descomponga el proyecto en grandes etapas de realización. Para cada una, identifique
los recursos requeridos y la probable duración (10 líneas)
Etapa Recursos Costo aprox. Duración aprox.
Identificación del proyecto Secretaría Nacional de No medido 15 días
Estudio de factibilidad Comunicación
Expertos en Gestión y US$ 4,000 21 días
Determinación/Diseño Calidad del Proyecto
Equipo US$ 5,000 1 mes
Realización/Desarrollo Equipo de Desarrollo US$ 25,000 4 meses
Puesta en operación Equipo del Proyecto US$ 5,000 1 mes
Operación Funcionarios del Régimen TBD Continuo
Evolución/Mutación Todos los actores TBD Continuo
7. ¿Cuáles son los principales desafíos a vencer para alcanzar los objetivos? (5 líneas)
Lograr que se garantice el uso correcto y sostenido del Sistema de Gestión de Correspondencia.
Desarrollar el proyecto con la mayor rapidez posible generando el mejor impacto social y político.
Superar las expectativas del gobierno nacional, logrando crear el interés y la voluntad política de los
funcionarios involucrados en la implementación de los cambios de procedimientos administrativos.
Integrar, capacitar y transferir los conocimientos tecnoadministrativos a los empleados del Palacio.
8. Identifique (refiérase a la materia del curso) los conceptos o técnicas que se podrían
utilizar para analizar este proyecto (10 líneas)
FAST: El FAST nos permitirá de analizar mejor el detalle de un proceso, al proveernos información
necesaria sobre cómo se realiza y a qué nivel del proceso global se encuentra.
SITOC/PITOC: El SITOC (o PITOC en español) nos permitirá aislar un proceso de otros procesos
cercanos y de relacionarlo con otros procesos anteriores y posteriores.
PFD: El “Process Flow Diagram” nos permitirá de visualizar un proceso de manera cronológica y de
ver cuáles son sus pasos propios necesarios y cuáles son sus interfaces con otros procesos.
Chain of Commitment: El concepto del “Chain of Commitment” nos permitirá de designar
responsabilidades sobre diferentes pasos del proceso global a actores individuales.
SMART: El diagrama SMART nos permite comparar de una manera visual el desempeño actual o
anterior de un proceso con el estado deseado o futuro.
9. Identifique los procesos adyacentes que tendrán que ser cambiados para volver a
armonizarse con el nuevo proceso. Si se pueden encontrar en el modelo APQC,
indique también los números correspondientes (5 líneas)
Entre los procesos que tendrán que ser adaptados a este nuevo proceso tenemos principalmente aquellos
relacionados a las categorías 1.0, 2.0, 3.0, 4.0, 6.0, 7.0, 8.0, 9.0, 11.0 y 12.0. Adicionalmente, los procesos
adyacentes se relacionan con: Recepción de documentación y correspondencia, Distribución interna y
externa de documentación oficial, Producción de la respuesta y digitalización inmediata de la misma por
el personal administrativo (alimenta al SGC) y Archivo y conservación de la documentación en físico.
Proyecto “Sistema de Gestión de Correspondencia Oficial” Alberto Tama, TAMG24076202

3. 3 Trabajo Preliminar MBA 8417
10. Formulación SMART del problema (5 líneas)
Alberto Tama, Secretario Ejecutivo de UDELEG
% Correspondencia atendida en un mes
100%
80%
60%
% Correspondencia
40%
atendida en 1 mes
20%
0%
Es Debería ser
En el Palacio de Carondelet, se reciben a diario centenares de cartas, oficios y correspondencia de toda índole.
De toda esa montaña de documentación, solamente se proporciona respuesta oficial apenas al 20% de ese
gran total. El resto, permanece pendiente de respuesta, inclusive difícilmente es rastreable, lo cual genera
obstaculización de la gestión del gobierno.
11. PITOC
Proveedores Insumos Output Cliente
Mensajeros internos Respuestas a los
Mensajeros externos Correspondencia Coordinar la logística de ciudadanos Pueblo ecuatoriano
Recepcionistas entrante al Palacio Respuestas a los Grupos políticos
Personal de Gobierno la correspondencia interesados opositores
Administrativo Datos y análisis
Sistema Informático estadísticos
Empieza con: Clasificación AQPC Acaba con:
5.2.1.1 Receive
Salida de la respuesta generada por el
Arribo de la correspondencia o customer
funcionario que corresponda al
documentación en la Recepción del requests/inquiries
ciudadano o interesado mediante
Palacio de Carondelet. 5.2.1.2 Route customer
correspondencia formal.
requests/inquiries
Otros procesos estrechamente vinculados (con sus # AQPC)
4.1.3 – Schedule production
5.4.2.1 – Solicit customer feedback on complaint handling and resolution
5.4.2.2 – Analyze customer complaint data and identify improvement opportunities
7.1.1 – Develop the enterprise IT strategy
Proyecto “Sistema de Gestión de Correspondencia Oficial”
Sistema Oficial” Alberto Tama, TAMG24076202