DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL PLAN ADMINISTRATIVO

1. DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL PLAN ADMINISTRATIVO
RICARDO CORREA
RICARDO LOPEZ
YILMER MORENO
DIOVER CASTRILLON
SANDRA PEREZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO, DISEÑO E INSTALACIÓN DE
CABLEADO ESTRUCTURADO
FEBRERO 3 DEL 2014

2. Contenido
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3
2. ¿QUE ES DOCUMENTAR?........................................................................................ 4
2.1. ¿Quién necesita documentarse? ........................................................................ 4
2.2. ¿Cuáles son las técnicas más empleadas para hallar datos?....................... 4
3. MAPA CONCEPTUAL ................................................................................................. 5
4. DOCUMENTACIÓN TECNICA................................................................................... 6
4.1. Ficha inventario ..................................................................................................... 6
4.2. Fichas técnicas para equipos activos. ............................................................... 7
4.3. Formato orden de compra. .................................................................................. 9
4.4. Formato dar de baja un equipo. ........................................................................10
4.5. Formato encuesta satisfacción al usuario. ......................................................11
4.6. Póliza de cumplimiento y garantía por reparación.........................................12
4.7. Control de flujo y órdenes de trabajo. ..............................................................14
4.8. Parámetros para registro de unidades. ...........................................................15
4.9. Formato de plan de requerimientos de mantenimiento por unidad. ...........16
4.10. Calendario general del mantenimiento programado..................................17
4.11. Redactar las reglas para la creación de la biblioteca técnica ..................19

3. 1. INTRODUCCIÓN
Para las diferentes actividades a realizar en una empresa es necesario
implementar la documentación requerida dependiendo del trabajo que se va a
ejecutar, al tener la documentación necesaria se obtendrá un beneficio tanto para
el cliente como para la empresa que está ejecutando el trabajo.
La documentación técnica juega un papel primordial, porque muestra el gran
compromiso, la estructura, la metodología y el desarrollo de la empresa hacia sus
clientes, hay que recordar que un cliente satisfecho es de gran importancia a la
hora de obtener ingresos ya que es una puerta que nos llevara hacia otros
clientes.

4. 2. ¿QUE ES DOCUMENTAR?
La documentación es tener el registro de todo lo que hay en un lugar determinado
desde las personas hasta los equipos. La documentación consiste en hacer un
rastreo de qué ha sucedido, cómo ha sucedido y por qué ha sucedido pero sobre
todo con qué y cómo se dará solución a dicho problemas, La documentación es
una manera Sistemática de reflexionar, analizar y descubrir los Patrones que
favorecen o dificultan el cambio, es decir que nos ayudar a analizar cada una de
los factores que causan esta falla y como lo podremos solucionar de una manera
rápida y eficiente.
El buen diseño de la documentación favorece en gran parte a la empresa,
agilizando todo proceso de ejecución se obtendrá gran rendimiento y así poder
sobresalir de las demás empresas.
2.1. ¿Quién necesita documentarse?
Toda persona, equipo y maquinaria se deberá registrar y así poder obtener un
mayor conocimiento de todos los recursos que hay en una empresa ya sean que
estén o no disponibles.
2.2. ¿Cuáles son las técnicas más empleadas para hallar datos?
Consideramos que son el censo, la entrevista, la revisión de inventarios, y el
levantamiento físico.

5. 3. MAPA CONCEPTUAL

6. 4. DOCUMENTACIÓN TECNICA
4.1. Ficha inventario
FICHA INVENTARIO
Inventario genera de equipo
N°
FECHA: HORA:
INSTITUTO:
HORA:
RESPONSABLE:
TEL:
Cód. Equipo CantidadN° Ficha Tecnica Cod. PEM Fecha de compra
Plan de mant.
OBERVACIONES:
____________________ _______________________
Responsable Administrador

7. 4.2. Fichas técnicas para equipos activos.

8. SOFTWARE
SISTEM OPERATIVO________________________________ VERSION____________________
LICENCIA__________________________________
HERRAMIENTAS OFIMATICAS__________________________ VERSION___________________
LICENCIA__________________________________
ANTIVIRUS_________________________VERSION___________________
LICENCIA__________________________________
COMPRESOR________________________VERSION___________________
LICENCIA__________________________________
ADOBE________________ VERSION _________________ LICENCIA _____________________
ADOBE________________ VERSION__________________ LICENCIA_____________________
QUEMADOR_____________VERSION_________________ LICENCIA_____________________
LENGUAJE P.____________ VERSION_________________ LICENCIA_____________________
OBSERVACIONES:
__________________________ ________________________________
FIRMA CLIENTE FIRMA ADMINISTRADOR

9. 4.3. Formato orden de compra.
CONSECUTIVO PROVEEDOR:
FECHA:
COMPRADOR:
DIRECCIÓN:
EMPRESA:
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
TEL: 2541850
ORDEN DE COMPRANº
CORREO:
CELULAR
TEL:
FAX:
Proveedor:
Identificación:
Dirección:
Teléfono :
Contacto de ventas:
Tipo: NIT
Correo:
Celular:
Tel:
Fax:
CÓDIGO PRODUCTOS CANTIDAD
SOLICITADA
UNIDAD PRECIO
UNIDAD
IVA
?%
VALOR
C/U
VALOR
TOTAL
SUBTOTAL
IVA
VALOR
TOTAL
FACTURA A NOMBRE DE
AUTORIZACION
JEFE DE LA EMPRESA JEFE DE COMPRAS

10. 4.4. Formato dar de baja un equipo.
EMPRESA:CORREO:
FECHA:FAX:
DIRECCIÓN: TEL:
RESPONSABLE:
Reporte nº
Marca del
equipo
Descripción
de completa
de la pieza
dada de baja
o el equipo
Completo
Modelo
Serie
Motivo de
baja
Como se
detecto
Observaciones
Firma del responsable______________________________________
FIRMA DEL ADMINISTRADOR
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
TEL: 2541850

11. 4.5. Formato encuesta satisfacción al usuario.
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
TEL: 2541850
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
FAVOR DIGILENCIAR TODOS LOS CAMPOS
Datos Del Encuestado
Fecha: Hora:
Nombre:
FAVOR SEÑALE CON UNA X el servicio en el que fue atendido:
Mantt correctivo Compra De Un Equipo
Mantt preventivo Compra De Una Pieza
Mantt predictivo
¿cual? __________________________
El objetivo de esta encuesta es conocer su opinión y así poder mejorar nuestro servicio con el fin de ser la
preferencia número uno de todos los clientes.
4: Excelente. 2: Regular.
3: Buena. 1: Malo.
FAVOR MARQUE CON UNA X EN CUANTO A LA ATENCIÓN RECIBIDA
DESCRIPCION 4 3 2 1
La Atención Recibida Al Ingresar A La Empresa:
La Atención Brindada Por El Profesional Es:
La Satisfacciones General Con Los servicios
Recibidos Es:
Las Instalaciones Físicas De COMPUSALAS Son:
La Puntualidad En La Hora De Su Pedido Fue:
La Ubicación Geográfica De COMPUSALAS Con
Respecto A Su Lugar De Vivienda Es:
Como Le Parecen Acerca De Los Costos, Precios,
Diseños De Los Productos Y Servicios Que Ofrece
COMPUSALAS
RECOMENDERIALOS SERVICIOS DE COMPUSALA A UN AMIGO O FAMILIAR: SI NO
Por favor escriba aquí sus SUGERENCIAS, estas serán tenidas en cuenta para mejorar
nuestros servicios.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Muchas gracias por su valioso aporte
____________________________ _________________________
CLIENTE ADMINISTRADOR

12. 4.6. Póliza de cumplimiento y garantía por reparación.
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
TEL: 2541850
PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO Y GARANTÍA POR REPARACIÓN
FECHA: HORA: N°
EMPRESA: TEL: NIT:
DIRECCION: FAX: EMAIL:
Para una mejor atención y evitar incidentes tener en cuenta los siguientes
parámetros a la hora de acudir a la póliza de garantía, es importante tanto para
usted como cliente como para nosotros como empresa brindarle los mejores
servicios:
POLIZA DE CUMPLIMIENTO: Nuestros productos tienen una garantía de 1 año lo
cual indica que usted tiene derecho a:
 Reemplazamiento de piezas por defectos de fábrica.
 Asistencia técnica por fallas de fábrica sin ningún costo.
La póliza de cumplimiento y garantía no será aplicada en situaciones como:
 Virus informáticos, mal manejo de las piezas.
 Daños causados por altibajos de energía.
 Cortocircuito por malas instalaciones eléctricas.
 Manipulación interna de los equipos sin la autorización de la empresa.
 Derrame por fluidos.
Al momento de hacer efectivo la garantía debe tener en cuenta los siguientes
requisitos:
 Factura original sin alteración de fechas.
 Entrega de los empaques, CD, manuales originales.
 Presentar la póliza de cumplimiento y garantía de reparación.

13. DATOS DEL CLIENTE:
NOMBRE: DIRECCION:
C.C. EMAIL:
TELEFONO:
Recomendaciones:
 Leer cuidadosamente los manuales en caso de alguna duda sobre el
dispositivo.
 Desconectar los dispositivos de los tomacorrientes durante descargas
eléctricas, o apagones constantes.
 Tener en cuenta el uso máximo de los componentes tales como
impresoras, quemadores, monitores entre otros.
 Tener conexiones a polo tierra
 No violar los sellos de seguridad durante la etapa de garantía.
 No manipular los diferentes formatos entregados por la empresa.
__________________________ __________________________
Firma cliente firma del administrador

14. 4.7. Control de flujo y órdenes de trabajo.
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
TEL: 2541850
ORDEN DE TRABAJO
EMPRESA:
FECHA:
HORA:
TELEFONO:
CORREO:
LUGAR:
DATOS DEL EQUIPO
N°
CODIGO: MARCA: ANTECEDENTES:
UBICACIÓN: DESCRIPCIÓN:
DESCRIPCION DEL PROBLEMA
PROCESO A EJECUTAR
HERRAMIENTAS EMPLEADAS REPUESTOS UTILIZADOS
TIEMPO MUERTO COSTOS ADICIONALES
OBSERVACIONES:
FIRMA SOLICITANTE FIRMA RESPONSABLE

15. 4.8. Parámetros para registro de unidades.
PARAMETROS PARA REGISTRO DE UNIDADES.
 Diferenciar qué es un componente que sea mantenible y qué es un
repuesto.
 La codificación debe de ser inteligente, práctica, y entendible por cualquier
Persona.
 No pueden existir dos códigos iguales.
 Mantener la codificación lo más corta y simple posible.
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
TEL: 2541850
REGISTRO DE UNIDADES
N°
NOMBRE DE EMPRESA: _________________ FECHA: _______________
LUGAR A REGISTRAR: __________________ HORA: _______________
CODIGO
COMPLETO
TIPO DE EQUIPO NOMBRE
NUMERO
CORRELATIVO
____________________ ________________________
Firma del responsable Firma del administrador

16. 4.9. Formato de plan de requerimientos de mantenimiento por unidad.
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
Aprobado por el Director: Aprobación CDE:
Personal Encargado:
Si No Si No
Mant prev basado en
Mant prev basado en Mantenimiento
Frecuencia: Tiempo muerto:
Recurso disponible: Si No
Costo del recurso:
Costo total del mantenimiento:
Instituto:
Fecha de instalación:
Condición general:
Observaciones:
PLAN DE REQURIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD
Fecha:
Infraestructura: Equipo:
Computador: Pc Pórtatil: Impresora: Servidor: Router:
Código equipo:
Código PEM:
Código recurso:
Mant. Correctivo Emergencia:
Módelo: # Serie:
Mant prev basado en
tiempos f ijos
Planif icado
anualizado
inspecciones
Mant prev hasta
que se deteriora
Mant innovativo
planif icado
Mant prev basado
cuentas f ijas condiciones de operación
No planif icado
Mant. Preventivo: Mant. Correctivo Planificado:
firma encargado firma Director
firma CDE
N°
TEL: 2541850

17. 4.10. Calendario general del mantenimiento programado.
CALENDARIO GENERAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO
Equipo: Infraestructura:
Instituto:
Equipo: Cód. Equipo:
Fecha instalación:
Año:
Sept Oct Nov Dic
Realizar
Inventario recursos
Inventario repuestos
Mant Programados
Mant Prev
Mant Prev BTF
Mant Prev BCF
Enero Feb Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
Actividades a
Mant Prev BCO
Mant Corectivo
Control cardex
Compra recursos
Compra repuestos
Costos Mantt. Preventivo por año:
Costos Mantt. Correctivo por año:
Costo Mantt. por recursos
Costo Mantt total anual por Equipo:
N° De fallas por año:
EXPERTOS EN LO QUE HACEMOS
TEL: 2541850

18. CALENDARIO AUXILIAR
Actividades
Realizadas
Mant planificado
Mant. preventivo
Mant. Prev directo
Abril
Enero Feb Marzo
Mant Prev Indirecto
Mant. Correctivo
Mayo Junio Julio Agosto Sept Oct Nov Dic

19. 4.11. Redactar las reglas para la creación de la biblioteca técnica
 Para cada unidad registrada en el Sistema de Mantenimiento, se debe
dehacer un esfuerzo por conseguir sus manuales técnicos.
 Debe de existir un área segura y custodiada para la colocación de
losmanuales.
 Los manuales deben de seguir el mismo mecanismo de administraciones
formales en biblioteca.
 Cada vez que viene un equipo nuevo se deben de codificar los manuales
eingresarlos a la biblioteca técnica.
 Los manuales NO SON PROPIEDAD DE UNA PERSONA EN
PARTICULAR, son propiedad del Instituto.
 La información de los manuales debe de ser difundida y compartida
ampliamente. NO SON RECOMENDABLES LOS SUPER TARZANES QUE
SOLO ELLOS PUEDEN HACER LAS COSAS. El buen
mantenimientoconsiste en que entre más personas puedan hacer los
mantenimientos mejor.
 No engavetar los manuales originales como tesoros técnicos. Que a la
largase pierden sin que nadie los haya usado.
 Ser cautelosos en no violar la propiedad intelectual duplicando manuales.
 Acostumbrarse a consultar los manuales para brindar la mejor calidad en
los trabajos de mantenimiento.

20. 5. CONCLUSIONES.
- Al momento de redactar documentos técnicos, se debe tener muy en
cuenta en no omitir ningún detalle, ya que un error corre por cuenta
del personal encargado; es por esto que debemos de tener una muy
buena base de conocimientos.
- Un sistema de mantenimiento preventivo programado ayuda a
reducir los tiempos muertos, costos tanto mensuales como anuales
con respecto a reparación, además de esto nos beneficia para un
mejor proceso de ejecución.
- El tener la documentación técnica adecuada nos abre nuevas
puertas de empleo y progreso ya que demostramos nuestro
compromiso y empeño con nuestro trabajo y nuestros clientes.
- Un sistema de mantenimiento preventivo programado nos permite
documentar todos los procedimientos realizados en un equipo y a
planificar otros procedimientos orientados a la prevención de fallas.
- Al implantar un sistema de mantenimiento preventivo programado
planificamos todo el presupuesto anual por equipo, en
mantenimientos y repuestos.
- Al tener todo debidamente documentado facilitamos un diagnostico
general de cada uno de los equipos.