Taller Cebek de oficina en la nube - módulo 1 (integrando la documentación)

1. Taller
Oficina fija / oficina móvil:
integrando la documentación
Sesión CEBEK, 26 de octubre de 2016
Material: bit.ly/cebek-ofom-2016
Wifi: wificebek / C18012012W

2. Presentación
 Andoni Eguíluz
◦ UD / DeustoTech Learning
◦ gizer.net
◦ andoni.eguiluz@deusto.es
 Diapos: bit.ly/cebek-ofom-
2016
Wifi: wificebek / C18012012W

3. Propuesta de sesión
 1. Introducción y planteamiento
 2. Recursos digitales y edición
colaborativa (G.Drive / alternativas)
 3. Comunicación con y entre
dispositivos (Feedly, Pushbullet,
Pocket...)
 4. Comunicación en grupos de trabajo
 5. Puesta en común, cierre

4. 1. Introducción y
planteamiento
 Bases de organización y productividad
con herramientas digitales y móviles
◦ Y el ordenador transformó nuestros
negocios...
◦ Y luego internet
◦ Y después la nube y los móviles y
tablets
◦ ¿Cómo encontrar orden en este caos?

5. La realidad actual del
software◦ Sigue habiendo software de licencia
 Cada vez menos  Modelo freemium
 (O modelo google "cuasi gratis")
◦ Sigue habiendo software instalable
 Cada vez menos  Apps, Nube
◦ Sigue habiendo software para PC
 Cada vez más integrable mobilidad
◦ Sigue habiendo moles de software
 Cada vez más apps cambiantes, sencillas,
usables
◦ Sigue habiendo desarrollo a medida
 Cada vez más adaptación/personalización

6. Buscando herramientas
 1: Aclarar el "para qué"
 2: Buscar el cómo
◦ ¿Cada cuánto tiempo buscar?
◦ ¿Cómo buscarlo?
 Buscadores, listas, análisis, stores, boca
a boca
 List of app review sites / particulares (1) (2) (3)
(4) ...
◦ ¿Cómo elegir?
 Características
 Fiabilidad (vs. precio)

7. Buscando herramientas (3)
 3. El factor móvil (*)
 4. Probar
◦ Uno o varios usuarios de test
 5. Decidir
◦ Equilibrio características, fiabilidad,
precio...
 6. Implantar
◦ Formación, soporte... o do-it-yourself?
◦ Protocolos asociados: cambios
organizativos

8. El factor móvil ("shadow IT")
 Teletrabajo?
 Tiempos de desplazamiento?
Transporte privado o público?
 Tiempos de espera
 Conciliación, vida personal, 24/7
 Análisis beneficios vs. inconvenientes
 Móvil con complementos? Puntero,
pantalla, teclado, accesorios...
 Seguridad, confidencialidad, LOPD...
 Integrabilidad de ordenador y móvil

9. 2. Recursos digitales y
edición colaborativa: el
fenómeno Drive
 Google Drive: una suma de aciertos
◦ Google (email, hangout, calendar)
más...
◦ Espacio en la nube (15 Gb)
◦ Enlace con aplicaciones en la nube
◦ Uso compartido avanzado
 Aplicaciones colaborativas
◦ Sincronización/versionado automático
◦ Coste: Gratuito licencia personal
 Google Apps for Work / G Suite: planes

10. ¿Debo saltar a la nube?
 ¿Es ya cuestionable?
◦ Accesible, multidispositivo, flexible
◦ Fiable, seguro, escalable (¿dudas de
seguridad?)
◦ Económico
 Y además Google...
◦ Familiar, compatible con lo personal
◦ Colaborativo
◦ Integración de útiles herramientas google
◦ Integración de cientos de otros

11. Practicando con Drive
 1. Funciones genéricas de usuario
google
◦ Acceder a drive usuario google / PC
 https://drive.google.com
◦ Acceder a drive con App dispositivo
móvil
 GooglePlay / iTunes: Google Drive
◦ Carpetas / Mover archivos /
Destacados
/ Colores / Buscador
◦ [Opc.] Config. sincronización

12. Practicando con Drive (2)
 2. Uso compartido avanzado
◦ Por grupos (simulando
equipos/empresa)
◦ Crear una carpeta
◦ Compartirla con el equipo (cómo)
 Observar los permiso de editar/ver
 Y el acceso público/enlace/restringido
 Email de notificación
◦ Temporización de compartir!!

13. Practicando con Drive (3)
 3. Enlace con aplicaciones en la nube
◦ Aplicaciones de google
 Docs / Hojas de cálculo /
Presentaciones
 Formularios
 Prueba a crear y editar ficheros básicos
 Prueba a hacerlo con el móvil
◦ Aplicaciones externas
 Nuevo | Más | Conectar más
aplicaciones...
 Ejemplo: realtimeboard

14. Practicando con Drive (4)
 4. Aplicaciones colaborativas
◦ Las aplicaciones básicas y algunas
externas...
 ¡Permiten trabajo síncrono!
 Prueba con google doc (y la potencia de
los comentarios/sugerencias/tareas)
 Versionado automático
◦ Grano fino: doc / calc
◦ Grano grueso: todos los ficheros
 Versiones, hasta 30 días / 100 diferentes
 Incluso se pueden guardar definitivamente (a
mano)

15. Más drive desde el móvil
 Escaneo de documentos desde la
cámara a PDF en Drive (Android)
 Archivos disponibles sin conexión
 Backup automático de fotos
 Acceso al resto de funciones con
límites:
◦ Sin formularios
◦ Sin aplicaciones externas a google

16. Otros extras de Drive
 Buscador de google en drive
 Atajos de teclado
 Acceso sin conexión en el PC
 Seguridad (doble verificación)
 Verificación en dos pasos
 Códigos de verificación / contraseñas de
aplicación
 Y muchos más trucos ("centro de
aprendizaje")

17. Algunas ideas para mi empresa
(1)
 Almacenamiento de
documentos/recursos
◦ Documentación corporativa
 Acceso online, protegido, permisos
 Trabajo móvil sobre los mismos
documentos
 Documentación comercial de fácil acceso
a clientes/proveedores/usuarios
 Enlace de documentos/multimedia desde
web o email sin adjuntos
◦ Copia de seguridad automática

18. Algunas ideas para mi empresa
(2)
 Trabajo colaborativo
◦ Trabajo compartido en reuniones
 Con proyector y/o cada uno con su
laptop
 En reuniones remotas (quizás integrado
con hangout, skype o similar)
◦ Trabajo en documentos compartidos a
editar/revisar en equipo
 Aplicaciones externas
◦ Edición multimedia, gestión de
proyectos, mapas mentales, listas de

19. Otras soluciones: Dropbox,
OneDrive (características)...
 Algunos datos de comparación
 Otra comparativa en español... y otra

20. Opinable...
◦ GDrive:
 Algo mejor compartición, entorno
colaborativo
 Algo mejor en dispositivos móviles
 Mucho mejor en versión gratuita, 3rd parties
◦ Office 365:
 Mejores herramientas ofimáticas y plantillas
 Mejor si no se quiere saltar a la nube
◦ Precio/almacenamiento:
 Más similar de lo que se suele creer
◦ DropBox: (+integración Office Online)

21. 3. Comunicación con y entre
dispositivos móviles/fijos
 1. Estar al día: recibir información
relevante
 2. Organización y estructuración de
información
 3. Comunicación directa móvil-fijo

22. 3.1. Tomar información: feedly
 RSS: Really Simple Syndication
◦ Estándar (xml) para compartir
contenido en internet, referenciar o
redifundir
 Contiene título, descripción, fecha,
URL...
 Lector RSS: Agregador de contenidos
 Feed (fuente web): fuente general
(RSS y+)
 Google Reader  Feedly

23. Qué permite feedly
 Suscripción a fuentes web o alertas
web
 Lectura memorizada de esas fuentes
 Ordenar y filtrar con categorías
(grupos)
 Almacenar referencias para lectura
posterior
 Buscar fuentes populares

24. Practicando con feedly
 feedly.com  Get started
◦ Con cuenta Google / Fb / Tw / email...
 Móvil  feedly app
 En web: añadir contenido
◦ (blog, publicación, tema) Indica
algunos temas de tu interés personal o
profesional
◦ Botón feedly (+)
 Visualizar los feeds desde web y móvil

25. Practicando con feedly (2)
 Configuración: menú izq. /
preferences (settings en la app)
◦ Marcado de lectura
◦ Herramienta para guardar/compartir

26. Practicando con feedly (3)
 Alertas de google
◦ El buscador trabaja para nosotros
 Añadir alguna alerta de google
◦ www.google.es/alerts
◦ Crear alerta interesante
◦ Configurar frecuencia, fuentes,
idioma...
◦ Enviar a: Feed RSS
 Copiar enlace del feed
 Insertar el enlace en feedly

27. Feedly Pro

28. 3.2. Almacenando y
catalogando información:
Pocket
 Gestor de enlaces
◦ Guardar para leer después
 Desde navegador
 Desde casi cualquier app del móvil
◦ Clasificar lo leído

29. Practicando con Pocket (1)
 Crear cuenta: getpocket.com
◦ Conectar con cuenta google
 Añadir botón pocket en navegador

30. Practicando con Pocket (2)
 Descargar app Pocket en móvil
 Navegar y guardar en pocket
◦ Desde móvil o fijo

31. Asociando Feedly a Pocket
 Configurar app
◦ Favorite Saving Tool  Pocket
◦ Pocket user / password
 Navegar por feedly
◦ Pulsación larga

32. Pocket
Premium

33. 3.3. Comunicación directa
entre dispositivos: Pushbullet
 Conecta todos los dispositivos
◦ Permite "empujar" ficheros, info o
enlaces desde cualquier dispositivo de
un usuario a cualquier otro (o todos)
◦ Reenvía las notificaciones
◦ Permite enviar fotos o ficheros desde
el dispositivo móvil
 Otras: AirDroid, AirStream, Desktop
Notifications, Mobizen, Splashtop 2...

34. Practicando Pushbullet
 Registro en www.pushbullet.com
 Descargar app pushbullet
◦ Enviar url/texto entre dispositivos
◦ Enviar ficheros desde móvil
 Configurar app
◦ "Proyección de notificaciones"

35. Pushbullet Pro

36. 4. Comunic. interna
 Un vistazo a Comunidades Google+
 Alternativas: Facebook
(páginas/grupos), Linkedin...
 Creamos una para seguimiento post-
curso
◦ https://plus.google.com/communities/11
2739445858960260975
◦ O mejor: bit.ly/cebek-ofom-com 

37. 5. Cierre: Puesta en común
 ¿Dudas, ideas?
 ¿Necesidades?

38. Cierre: ¡seguimos en
contacto!
 ¡Gracias por vuestra atención e
interés!
 Cualquier cosa a
andoni.eguiluz@deusto.es
 Comunidad google+ para resto de
dudas y compartir experiencias-
necesidades
bit.ly/cebek-ofom-com