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                    ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                            2003
                           CONTADURÍA SISTEMATIZADA

                                     CONTABILIDAD III



               JUSTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA

Un discente que aspira a un adecuado desempeño en el departamento de Contabilidad de una
empresa, requiere el manejo de conocimientos, habilidades y valores, relativos a la información
financiera de los entes económicos, siendo parte de ésta el Balance General, compuesto por los
activos, pasivos y patrimonio; corresponde a Contabilidad III los aspectos concernientes a la parte
izquierda del Balance General, entrando en detalle respecto al manejo conceptual y práctico de
elementos que componen los activos más comunes de un ente.


OBJETIVO GENERAL

El estudiante adquirirá conocimientos, habilidades y valores para trabajar con temas
correspondientes a los activos de los entes económicos.


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

   1. Emitir conceptos acerca de temas relativos al disponible y algunos de sus componentes.
   2. Adquirir destrezas en el manejo de la caja menor y la conciliación bancaria, al igual que los
       registros que se desprendan de tales manejos.
   3. Identificar algunos elementos del mercado bursátil: Principales Bolsas de Valores en el
       mundo, Bolsa de Valores de Colombia y sus sedes, títulos valores, motivos de
       valorizaciones y desvalorizaciones de las acciones, valores de la acción, dividendos y otros.
   4. Asimilar la contabilización respecto a las acciones y su rentabilidad.
   5. Diferenciar entre los conceptos deudores, clientes, deudas de difícil cobro y provisión.
   6. Desarrollar habilidades en la realización de análisis de vencimiento.
   7. Aprender los registros contables relacionados con la cartera comercial, especialmente la
       provisión bajo el método general.
   8. Identificar los activos correspondientes a propiedades, planta y equipo.
   9. Conocer la existencia de varios métodos de depreciación y su aplicación.
   10. Aplicar los conceptos asimilados a la solución de ejercicios contables.
   11. Desarrollar el hábito de la puntualidad en el inicio y terminación de clase.
   12. Aprender a optimizar el tiempo en la realización de evaluaciones.
   13. Adquirir capacidad de trabajo en equipo.
   14. Asumir responsabilidad en la solución de talleres en clase y extraclase, al igual que para las
       consultas.
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CONTENIDOS TEMÁTICOS

Para una adecuada asimilación de esta asignatura, se requieren conocimientos previos adquiridos
en Contabilidad I y Contabilidad II (Prerrequisitos).
Contabilidad III tiene relación temática con las asignaturas Costos I y Tributaria II, sin ser
correquisitos.
Los contenidos de esta asignatura son soporte parcial de asignaturas como Contabilidad IV,
Análisis financiero y Consultorio contable.

Unidad I – Disponible: Caja y Bancos
1.1 Concepto de disponible
1.2 Manejo de caja menor (Creación, aumentos, disminuciones, cancelación, reembolsos, arqueos,
faltantes, sobrantes). Ejercicios de caja menor.
1.3 Manejo de bancos (Libro auxiliar de bancos, conciliación bancaria y ajustes). Ejercicios de
bancos.

Unidad II – Inversiones: En Acciones
2.1 Concepto y clasificación de inversiones.
2.2 Algunos títulos valores.
2.3 Bolsas de valores.
2.4 Acciones.
2.5 Valores de una acción
2.6 Registros contables genéricos.
2.7 Ejercicios de inversiones.

Unidad III– Deudores: Cartera nacional
3.1 Concepto de deudores, clientes, deudas de difícil cobro y provisión.
3.2 Análisis de vencimiento de los clientes.
3.3 Manejo de la provisión para deudas de difícil cobro.
3.4 Ejercicios de cartera comercial.

Unidad IV -Propiedades, planta y equipo: Depreciables y no depreciables.
4.1 Concepto y clasificación de las propiedades, planta y equipo.
4.2 Adquisición por compra o construcción.
4.3 Desembolsos capitalizables (adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias) y no
capitalizables.
4.4 Depreciación (Concepto, registro, vida útil, métodos: Línea recta, unidades de producción y
horas de trabajo)
4.5 Venta de propiedades, planta y equipo.
4.6 Ejercicios de propiedades, planta y equipo.


METODOLOGÍA

La utilización de variados recursos permiten que la metodología sea variada en algunos casos:
cuando se utilizan el TV y el VHS para el tema de inversiones, esto facilita que al final se hagan
algunas intervenciones de discentes y docente; con el uso del retroproyector y acetatos para el
análisis de vencimiento de carteera se participa durante la exposición temática con planteamientos
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de problemas personales y/o empresariales alusivos al tema. En los temas de caja menor y
conciliación bancaria, aparecen frecuentemente estidiantes que vivencian tales experiencias en las
empresas donde prestan sus servicios y se hace la clase muy activa por las participaciones.

Se pide que algunos talleres se realicen fuera del salón de clase para que los estudiantes se
confronten con los conocimientos adquiridos y afiancen lo asimilado, pero que también se generen
casos de duda que podamos resolver al interior del salón; “generalmente cuando la mayoría de
discentes han estudiado animosamente, las inquietudes son las mismas en todos los salones”. El
estudiante resuelve, con la opción de confrontar para estar seguro de la interpretación o solución
que dedujo.

La ruta a seguir en cada tema consiste en la explicación del mismo, aclaraciones de dudas,
aportes de los estudiantes sobre sus experiencias en la empresa, algunas conclusiones, se alude a
excepciones para algunos tratamientos de casos, se desarrolla taller en clase, se asigna taller para
realizar extraclase, se despejan dudas sobre éste y se procede a evaluar. En algunas situaciones
se pide lectura previa de temas que se verán en la clase próxima.

Los métodos más utilizados son de tipo productivo y reproductivo.


POSIBLES CONSULTAS

Bolsa de valores.
Manejo administrativo de la provisión de cartera.
Provisión de cartera fiscal.
Controles internos de algunos activos.

EVALUACIÓN

Con la evaluación del ciclo del PDE (Proceso Docente Enseñanza), se facilitan la ubicación de
aciertos y falencias, buscando alternativas para mejorar los procesos de conocimiento y
evaluativos.

El cien por ciento de la evaluación está comprendido por la sumatoria de las notas de seguimiento,
parcial y final, así:

El seguimiento equivale al 45% del total evaluado y se realiza con pruebas cortas (quises),
participaciones relevantes en lo conceptual y/o práctico durante clase, intervención individual
significativa en la solución de ejercicios en clase.

El parcial equivales al 25% de la evaluación total, se hace mediante un examen escrito el cual se
programa habitualmente entre la octava y novena semana del semestre académico, incluye
tema(s) visto(s) hasta la fecha de evaluación.

El final vale el 30% de la evaluación total, se lleva a cabo después de la terminación de clases, se
realiza por escrito, evalúa varios de los temas vistos durante el semestre.
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BIBLIOGRAFÍA

RÉGIMEN DE IMPUESTO A LA RENTA, COMPLEMENTARIO Y SUCESORIAL. Bogotá. Editorial
Legis, 2002.

RÉGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Legis editores, 2002.

RÉGIMEN COLOMBIANO DE IMPUESTO A LAS VENTAS. Legis editores, 2002.

GUDIÑO D., Emma Lucía y CORAL D., Lucy. Contabilidad universitaria. Bogotá. McGraw-Hill
interamericana S.A, 2000

AGUIAR, Horacio y Otros. Diccionario de términos contables para Colombia. Editorial Universidad
de Antioquia, 1.998.

BOLAÑO, César A. Y otros. Contabilidad comercial. Bogotá. Editorial norma, 1995

GÓMEZ BRAVO, Óscar. Contabilidad financiera. Medellín. La pluma de oro, 1.979.

MEIGS, Walter B. Et AL. Contabilidad la base para las decisiones comerciales. Bogotá. Mc Graw-
Hill, 84-85.

SINISTERRA V., Gonzalo, POLANCO I., Luis Enrique y HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de
información para las organizaciones. Santafé de Bogotá. Mc Graw – Hill Interamericana S.A., 1993

Direcciones de Internet:      www.dian.gov.co                                       www.actualicese.com.co
                              www.contabilidad.com.co                               www.bvc.com.co
                              www.supervalores.gov.co                               www.mincomex.gov.co
                              www.mincomercio.gov.co                                www.ftaa-alca.org


                  INDUCCIÓN (CLASE 1)

1. PRESENTACIÓN PERSONAL Y ASIGNATURA.
2. PROGRAMA DE LA ASIGNATURA, RECORRIDO DE LOS TEMAS EN FORMA GENERAL,
RELACIÓN CON OTRAS ASIGNATURAS.
3. BIBLIOGRAFÍA.
4. METODOLOGÍA DE CLASE.
5. METODOLOGÍA EVALUATIVA.
6. REGLAS DE JUEGO: Prohibición de consumir alimentos y/o fumar al interior del salón de clase, excusa
escrita para el caso de evaluaciones supletorias, cumplimiento general en la iniciación y terminación de la clase,
respeto por el desarrollo adecuado de la clase, cumplimiento del reglamento académico.

REGLAMENTO ACADÉMICO (CLASE 2)

LECTURA DE LO MÁS RELEVANTE, COMENTARIOS E INQUIETUDES.
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UNIDAD 1 – DISPONIBLE: CAJA Y BANCOS (CLASE 3)
1.1.      CONCEPTO.

Disponible es el primer grupo del activo y comprende todos los recursos de liquidez inmediata, es decir, de
rápida conversión de efectivo que el ente económico tiene en su poder, incluye las cuentas caja (monedas,
billetes, cheques recibidos), bancos (depósitos en cuentas corrientes), remesas en tránsito (traslados de fondos
de otras empresas a la cuenta corriente de nuestra empresa y que están en canje), cuentas de ahorro (depósitos
en cuentas de ahorro), fondos (Apropiaciones de dinero para fines específicos de la empresa que se asignan a
funcionarios de la misma). También se le llama efectivo.

Los controles internos de las empresas buscan la optimización de los recursos del ente para proteger los bienes
del mismo, uno de los controles consiste en evitar riesgos en el manejo del dinero (monedas, billetes y cheques
recibidos), por lo cual en muchas empresas se toma la decisión de consignar diariamente el dinero recibido y
efectuar los pagos con cheque, salvo aquellos desembolsos de poco valor, para lo cual se utiliza la caja menor.

1.2. MANEJO DE CAJA MENOR

1.2.1. Concepto: La caja menor consiste en la apropiación de dinero destinado para el pago de
desembolsos de poco valor, que no amerita hacerse con cheque por el costo que éste implica y porque no
sería aceptado el cheque en negociaciones de escaso valor. Se crea mediante el traslado de dinero o
preferiblemente cheque a nombre del responsable o encargado del fondo de caja menor, el traslado lo
realiza el cajero o tesorero de la empresa; tal cheque se mandará a cambiar por dinero al banco con el fin
de poder realizar los pagos de poco monto.

1.2.2. Registros:
Al momento de crear el fondo de caja menor, el cajero de la empresa llenará un comprobante de egresos en
original y mínimo una copia, que serán firmados por el responsable de caja menor como constancia del
valor recibido, con el original o copia de este comprobante se realiza el registro contable de la creación de la
caja menor, así:
Fecha (1105) Caja - (110510) Cajas menores.......................................................................... XX
      (1110) Bancos - (111005) Moneda nacional.................................................................................. XX
ò     (1105) Caja - (110505) Caja general.............................................................................................. XX
Igual registro se hace cuando se aumenta el fondo de caja menor, sólo varía el valor, se llenará otro
comprobante de egreso.
Al cancelar el fondo de caja menor, se hace un recibo de caja por el valor en dinero que envía el
responsable a la tesorería, se registra:
Fecha (1105) Caja - (110505) Caja general............................................................................... XX
ó     (1110) Bancos - (111005) Moneda nacional................................................................... XX
      (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores - (136525) Calamidad doméstica................. XX
      (51. .) ó (52 . .) “Cuentas de gastos” - (51. . . .) ó (52. . . .) “Subcuentas de gastos“...... XX
      (2408) Impuesto sobre las ventas por pagar.................................................................. XX
        .
        .
        .
      (2365) Retención en la fuente - (2365..) “Subcuenta”................................................................. XX
      (1105) Caja - (110510) Cajas menores....................................................................................... XX
En caso de disminuir la caja menor se llenará un recibo de caja y se hará el contra-asiento siguiente:
Fecha (1105) Caja - (110505) Caja general.............................................................................. XX
ó     (1110) Banco - (111005) Moneda nacional................................................................... XX
      (1105) Caja - (110510) Cajas menores......................................................................................... XX
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Por cada pago que se realiza por caja menor, se debe llenar un recibo de caja menor, que sirve de soporte
para la contabilidad, y en lo posible este recibo tendrá un respaldo cual es el documento que originó tal
desembolso, por ejemplo una factura de compra, una tirilla de la caja registradora donde se compró, una
cuenta de cobro emitida por el almacén al cual se le compró, habrá casos en los cuales éste documento
soporte no es posible recibirlo pues quien recibe el pago no emite documento alguno, como el caso de
desembolsos por transporte en metro, buses, taxis. (VER ANEXO No. 01 AL FINAL DEL MÓDULO).

1.2.3. Reembolso: Cuando la sumatoria de los recibos de caja menor es relativamente alta, significa que se
está agotando el dinero de la caja menor, se procede entonces a llevar a cabo el reembolso de caja menor.
Consiste en cambiar los recibos de caja menor por cheque o dinero, con autorización del gerente financiero.
Para que se acepte el reembolso se deben cumplir habitualmente con los topes para solicitarlo, los cuales
aparecen estipulados en el reglamento de caja menor; dicho topes oscilan entre porcentajes estipulados de
acuerdo a las políticas de cada empresa o se definen entre rangos de valores; por ejemplo, se solicitará
reembolso cuando en la caja menor haya dinero entre $100.000 a $180.000, respecto a un fondo de caja
menor de $500.000 o cuando haya dinero entre el 20% y el 30%.
Es necesario aclarar que en algunas situaciones se acepta reembolso sin cumplir con los topes estipulados
en el reglamento: Cuando el encargado de la caja menor deja agotar los fondos en dinero o a final del
período contable algunas empresas aceptan realizar el reembolso por los pocos recibos que existan, con el
fin de que los conceptos correspondientes a estos desembolsos queden contabilizados en el período en el
cual se incurrieron y lograr una adecuada asociación entre ingresos y egresos, además de los impuestos
que pueden haber relacionados con tales recibos.

1.2.4. Reglamento: Corresponde a las normas que se deben cumplir respecto al manejo de la caja menor.
Aparece por lo menos: monto de creación, casos en los cuales se aumentará o disminuirá el fondo, monto
máximo de cada desembolso, firmas autorizada para solicitar desembolsos, topes para solicitar
desembolsos y conceptos a desembolsar (fletes, buses y taxis, gastos de viaje, elementos de cafetería,
casino y restaurantes, gastos de representación y relaciones públicas, servicio de aseo, elementos de aseo,
donaciones, gastos legales, mantenimiento y reparaciones, estampillas, correo, préstamos por calamidad
doméstica, combustibles y lubricantes, parqueaderos, arreglos ornamentales, útiles, papelería y fotocopias,
etc.
Es factible que algunos recibos de caja menor tengan IVA como el caso de los pagos en notarías, en
restaurantes, otros; igualmente es factible que estemos en la obligación de practicar retención en la fuente a
ciertos desembolsos por caja menor como honorarios, comisiones, fletes.
El registro contable para el reembolso será con el uso de algunas de las siguientes cuentas y subcuentas:
Fecha
(5195) ó (5295) Diversos - (519520) ó (529520) Gastos de representación y relaciones públicas............ XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519525) ó (529525) Elementos de aseo y cafetería...................................... XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519530) ó (529530) Útiles, papelería y fotocopias......................................... XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519535) ó (529535) Combustibles y lubricantes............................................ XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519545) ó (529545) Taxis y buses.................................................................. XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519565) ó (529565) Parqueaderos................................................................. XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513505) ó (523505) Aseo y vigilancia............................................................ XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513510) ó (523510) Temporales................................................................... XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513525) ó (523525) Acueducto y alcantarillado............................................. XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513530) ó (523530) Energía eléctrica........................................................... XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513535) ó (523535) Teléfono........................................................................ XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513550) ó (523550) Transportes, fletes u acarreos...................................... XX
(5235) Servicios - (523560) Publicidad, propaganda y promoción............................................................. XX
(5110) ó (5210) Honorarios - (511025) ó (521025) Asesoría jurídica......................................................... XX
(5110) ó (5210) Honorarios - (511030) ó (521030) Asesoría Técnica........................................................ XX
(5140) ó (5240) Gastos legales - (514005) ó (524005) Notariales............................................................. XX
(5145) ó (5245) Mantenimiento y reparaciones - (514520) ó (524520) Equipo de oficina.......................... XX
(5150) ó (5250) Adecuación e instalación - (515010) ó (525010) Arreglos ornamentales......................... XX
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(5150) ó (5250) Adecuación e instalación - (515015) ó (525015) Reparaciones locativas........................ XX
(5155) ó (5255) Gastos de viaje - (515520) ó (525520) Pasajes terrestres............................................... XX
(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240805) Descontable en compras................................... XX
(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240810) Descontable en servicios................................... XX
(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240815) Descontable asumido........................................ XX
(2367) Impuesto a las ventas retenido - (236705) Régimen simplificado............................................................... XX
(2367) Impuesto a las ventas retenido - (236710) Régimen común....................................................................... XX
(2365) Retención en la fuente - (236515) Honorarios.............................................................................................. XX
(2365) Retención en la fuente - (236525) Servicios................................................................................................ XX
(2365) Retención en la fuente - (236540) Compras................................................................................................ XX
(1110) Bancos - (111005) Moneda nacional............................................................................................................ XX

1.2.5. Controles internos: El Diccionario de Términos Contables para Colombia, define el control interno,
como “Proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo
directivo o gerencia y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad
razonable de que el ente económico alcanzará sus objetivos”.
En ese orden de ideas, tenemos que existen algunos controles internos para el buen manejo de la caja
menor; entre otros están la utilización de recibos de caja menor preimpresos en tipografía con el membrete
de la empresa y con número consecutivo, vales provisionales, asignación de una caja metálica con una
llave, realización del arqueo.
Arqueo de caja menor: Consiste en una visita sorpresa realizada por el revisor fiscal y/o el auditor (interno o
externo) y/o el contador y/o el administrador, para evaluar el funcionamiento de la caja menor, en cuanto al
cumplimiento de lo acordado en el reglamento y para evitar malos manejos del efectivo; cada vez que se
haga arqueo es necesario que se elabore un informe detallado de lo encontrado detallando el número de los
recibos de caja menor encontrados, las diferentes denominaciones de las monedas y billetes encontrados,
comentarios en cuanto al cumplimiento del reglamento de caja menor; generalmente firman quien hace el
arqueo y la persona responsable de la caja menor. Un ejemplo de un informe de arqueo puede ser:

 INFORME DE ARQUEO DE CAJA MENOR.
 Fecha: Febrero 20 de 2003
 Hora: 10 y 45 a.m.
 Encargada(o) de la caja menor: Johana Díaz Vélez
 Se encontraron los recibos de caja menor número 021 hasta el 032 por un monto total de                                                                   $
 280.000 .
 En vales provisionales se hallaron en total                                                                                                              $
 120.000 .
 En dinero el valor total existente en el momento del arqueo fue                                                                                          $
 300.000 .
                                                 TOTAL . . .                                                                                              $
 700.000 .
 El dinero estaba conformado por las siguientes denominaciones:
 Cuatro billetes de $50.000 cada uno, equivale a $200.000
 Dos billetes de $20.000 cada uno, equivalente a 40.000
 Tres billetes de $10.000 cada uno, equivale a     30.000
 Dos billetes de $5.000 cada uno, equivalen a      10.000
 Ocho billetes de $2.000 cada uno, equivalente a 16.000
 Cuatro monedas de $1.000 cada una, equivale a 4.000
 Se está cumpliendo con el reglamento de caja menor y no hay faltantes ni sobrantes.
 FIRMAS: ___________________________________                                         _____________________________________
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Al efectuar el arqueo de caja menor, se pueden encontrar las siguientes situaciones respecto al monto
asignado para su funcionamiento:
a) Que la caja esté cuadrada, esto significa que el total de los valores representados en los recibos de caja
menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero equivalen al valor asignado en ese
momento para la caja menor, por lo cual no aparecen ni faltantes ni sobrantes; en este caso no se hace
registro contable en los libros. Este hecho no implica que todo esté funcionando correctamente en la caja
menor, pues pueden presentarse casos de incumplimiento del reglamento en cuanto a desembolsos que
superan el monto máximo autorizado, o que no están contemplados en el reglamento, o que no se tienen
soportes para ciertos recibos que sí lo ameritan.
b) Que se presente un faltante, significa que el total de los valores representados en los recibos de caja
menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero es inferior al valor asignado en ese
momento para la caja menor, lo cual implica hacer firmar una cuenta de cobro en caso de no encontrar una
justificación razonable del mismo; además se busca cubrir tal faltante con el fin de mantener la caja
cuadrada, mediante el envío del dinero faltante y su respectivo comprobante de egreso. El registro contable
sería:
Fecha
(1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136530) Responsabilidades........................... XX
(1105) Caja – (110505) Caja general o (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional...................... XX
c) Que se presente un sobrante, significa que el total de los valores representados en los recibos de caja
menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero es superior al valor asignado en ese
momento para la caja menor, lo cual implica elaborar una nota interna de contabilidad en caso de no
encontrar una justificación razonable del mismo; además como se pretende que la caja menor permanezca
cuadrada, se retira el sobrante enviándolo a tesorería o a consignar. El registro contable sería:
Fecha
(1105) Caja – (110505) Caja general o (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.......... XX
(4295) Diversos – (429553) Sobrantes de caja o (2380) Acreedores varios – (238095) Otros....... XX

1.2.6. EJERCICIOS (CLASE 4)
IMPORTANTE Considere para la solución de todos los ejercicios de caja menor lo siguiente:
a. Como la mayoría de compras de poco valor se realizan a personas naturales del régimen simplificado, se
les retendrá en la fuente si cumple la base gravable; como no están obligados a facturar y no son
responsables de IVA, hay que determinar si el bien y/o servicio comprado está gravado para aplicar el IVA
asumido cuando cumpla la base gravable.
b. Cuando la compra del bien y/o servicio sea a empresas del régimen común, aparecerá el IVA en el recibo
de caja menor cuando el bien y/o servicio esté gravado; respecto a la retención en la fuente, también
aparecerá en el recibo de caja menor, salvo cuando la otra empresa sea autorretenedora o la transacción
no cumpla la base gravable.
c. Política contable: Todo lo que se compra es para el consumo del mes en que se adquiere, excepto
cuando se diga que es para varios períodos contables.
1. Enero 02/2.003 Districosméticos S.A., empresa del régimen común, crea fondo de caja menor
con cheque por $450.000 a favor del responsable. El reglamento estipula que el reembolso se hará
cuando en el fondo haya dinero entre $100.000 y $180.000, cada desembolso será máximo de
$70.000; pagos superiores a este valor se harán con cheque en tesorería. También tiene como
política el reglamento, que siempre que haya un faltante se cubrirá con dinero de tesorería y el
sobrante se enviará a tesorería.
Enero 27: El responsable del fondo pide reembolso, el cual es aceptado con cheque, para cada
concepto aparece si están gravados o no, dependiendo de los artículos.
Recibo de caja menor # 001   $60.000 Elementos de cafetería (admón.), no gravados con IVA
Recibo de caja menor # 002    51.500 Elementos de aseo (ventas). No IVA asumido, debido a la base gravable.
Recibo de caja menor # 003     3.500 Almuerzo para auxiliar contable que trabajó a medio día, no gravado con IVA
Recibo de caja menor # 004    58.900 Pasabocas y detalle con motivo del día del Contador, no gravado IVA
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Recibo de caja menor # 005         21.000 Suscripción al Heraldo por el mes de enero (admón.), no gravado con IVA
Recibo de caja menor # 006          6.100 Estampillas (admón.), no gravados con IVA
Recibo de caja menor # 007         61.000 Proceso de microfilmación contable (admón.). No IVA asumido por la base.
Recibo de caja menor # 008         18.000 Parqueaderos (ventas). No IVA asumido por la base gravable.
Recibo de caja menor # 009         28.100Blocks, lapiceros y marcadores (admón.). No IVA asumido por base gravable
               Total ...         $308.100
Febrero 12: El revisor fiscal hace arqueo y encuentra recibos definitivos del # 010 al # 014 por
valor de $250.000, 4 billetes de $50.000 y recibo provisional por $13.000. El revisor fiscal elabora
informe después de buscar causas y se aplica la política del reglamento para faltantes y sobrantes.
Febrero 13: Se aumenta el fondo de caja menor en $50.000 con cheque.
Febrero 25: Hay arqueo encontrando recibos por $275.000 y dinero $225.000, elabora informe.
Febrero 28: Es fin de período contable (mensual), aceptan reembolso con cheque sin cumplir
topes:
# 010   $70.000Pasajes terrestres (ventas), no gravado con IVA
# 011    61.000Fletes de mercancía (ventas), no gravado con IVA
# 012    26.000Buses y taxis urbanos (admón.), no gravado con IVA
# 013    58.000Lubricantes (ventas), son $50.000 más IVA $8.000, no cumple la base para retenciones.
# 014    35.000Música ambiental del mes (admón.), no gravado con IVA
# 015    13.000Servicio de vigilancia ocasional (admón.), no gravado con IVA
# 016    12.000Servicio de aseo ocasional por persona natural (ventas), no gravado con IVA
# 017     9.000Honorarios a régimen simplificado por factor intelectual de asesoría técnica a máquina de escribir
               (ventas), valor $10.000, retención en la fuente por honorarios $1.000. IVA asumido, no requiere base.
# 018   16.000 Servicio técnico a régimen simplificado por mantenimiento computador (admón.),
Total $300.000
Marzo 25: Hay arqueo encontrando en recibos $105.000 y en dinero $390.000, el responsable
firma cuenta de cobro, el revisor fiscal elabora informe y se aplica la política del reglamento para
faltantes y sobrantes.
Marzo 26: Disminuyen el fondo de caja menor a $370.000, consignando lo retirado.
Marzo 30: El responsable cancela el faltante que debía.
Marzo 31: Reembolso con cheque, con base en la siguiente relación de caja menor:
RECIBO        CONCEPTO                 BENEFICIARIO          NIT/CC                VALOR         IVA        RETFTE          NETO
# 019         Préstamo(calamid.)       Ana Vélez               71886452             60.000                                    60.000
# 020         Fletes (ventas)          De Prissa             8901510420            66.000                      660           65.340
# 021         Legales (admón.)         Notaría 14             8908545810           50.000        8.000                       58.000
# 022         R.R.P.P.(ventas)         Asados la 80           8901670150           40.000        6.400                       46.400
# 023         Donación                 Cruz roja              8908189200           39.500                                    39.500
Total                                                                              255.500       14.400            660       269.240
Abril 2: Cancela el fondo de caja menor, consignan el efectivo y envían a contabilidad los recibos:
# 024 29.000 Publicidad para varios períodos, precio por $25.000 e IVA por $4.000
# 025 10.000 Arreglos ornamentales (ventas), No IVA asumido por la base.
# 026 11.000 Medicamentos para el botiquín (consumo de empleados de la empresa: admón.)
Abril 15: Ana Vélez paga su deuda.
Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.

RESOLUCIÓN DEL EJERCICIO

Enero 02/03     (1105) Caja – (110510) Cajas menores...............................................    450.000
                (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional..................................................               450.000
Enero 27/03     (5195) Diversos – (519525) Elementos de aseo y cafetería........ ........                60.000
                (5295) Diversos – (529525) Elementos de aseo y cafetería.................                51.500
                (5195) Diversos – (519560) Casino y restaurantes...................... .........           3.500
                (5195) Diversos – (519520) Gastos de representación y RRPP.. .........                   58.900
                (5195) Diversos – (519510) Libros, suscripciones, period y revis.........                21.000
                (5195) Diversos – (519550) Estampillas................................................     6.100
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              (5195) Diversos – (519555) Microfilmación.................................. .........           61.000
              (5295) Diversos – (529565) Parqueaderos.................................. ........              18.000
              (5195) Diversos – (519530) Útiles, papelería y fotocopias...................                    28.100
              (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.......................................................         308.100
Febrero 12/03 (1105) Caja – (110505) Caja general....................................................         13.000
              (4295) Diversos – (429553) Sobrantes de caja....................................................         13.000
Febrero 13/03 (1105) Caja – (110510) Cajas menores....................................... .........           50.000
              (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.......................................................          50.000
Febrero 28/03 (5255) Gastos de viaje – (525520) Pasajes terrestres................. .......... 70.000
              (5235) Servicios – (523550) Transportes, fletes y acarreos...................                   61.000
              (5195) Diversos – (519545) Taxis y buses................................... .........           26.000
              (5295) Diversos – (529535) Combustibles y lubricantes............. .........                    50.000
              (2408) Impuesto s/ ventas x pagar – (240805) Descontable en compras. 8.000
              (5195) Diversos – (519515) Música ambiental......................................               35.000
              (5135) Servicios – (513505) Aseo y vigilancia.......................................            13.000
              (5235) Servicios – (523505) Aseo y vigilancia.......................................            12.000
              (5210) Honorarios – (521035) Asesoría técnica....................................               10.000
              (2365) Retención en la fuente - (236515) Honorarios...........................................            1.000
              (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240815) Descontable asumido...                                1.200
              (2367) Impuesto a las ventas retenido – (236705) Régimen Simplificado.........                            1.200
              (5145) Mantenimiento y reparaciones – (514525) Eq comput y comun.                               16.000
              (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional......................................................          300.000
Marzo 25/03   (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores– (136530) Responsabilidades. 5.000
              (1105) Caja – (110505) Caja general...................................................................    5.000
marzo 26/03   (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional......................................... 130.000
              (1105) Caja – (110510) Cajas menores................................................................    130.000
Marzo 30/03   (1105) Caja – (110505) Caja general.....................................................      5.000
              (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136530) Responsabilidades...........                         5.000
Marzo 31/03   (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136525) Calamid domést.. 60.000
              (5235) Servicios – (523550) Transporte, fletes y acarreos....................                   66.000
              (2365) Retención en la fuente – (236525) Servicios.............................................            660
              (5140) Gastos legales – (514005) Notariales........................................             50.000
              (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240810) Descontable servicios...                              8.000
              (5295) Diversos – (529520) Gastos de representación y RRPP..........                            40.000
              (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240805) Descontable compras..                                 6.400
              (5395) Gastos Diversos – (539525) Donaciones..................................               39.500
              (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.......................................................         269.240
Abril 02/03   (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.......................................               320.000
              (1710) Cargos diferidos – (171044) Publicidad, propaganda y promo.                              25.000
              (2408) Impuesto s/ventas por pagar – (240810) Descontable servicios.                           4.000
              (5250) Adecuación e instalación – (525010) Arreglos ornamentales.....                           10.000
              (5105) Gastos de personal – (510584) Gastos médicos y drogas.........                           11.000
              (1105) Caja – (110510) Cajas menores..............................................................      370.000
Abril 15/03   (1105) Caja – (110505) Caja general....................................................         60.000
              (136525) Cuentas por cobrar a trabajadores – Calamidad doméstica................... 60.000

CUESTIÓNESE:
 Si algunos desembolsos de caja menor se registran en el período contable siguiente al cual se
  incurrieron, cómo quedan las utilidades para cada uno de los períodos contables (presente y
  siguiente)?
 Desde el punto de vista del manejo del efectivo de una empresa qué decidiría usted, hacer
  todos los desembolsos con cheque (por seguridad) o hacerlos todos con dinero de caja (para
  ahorrarse el valor de los cheques y el tres por mil), o combinaría de qué manera? sustente.
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 Qué incidencia tendrá el que un gasto de administración se registre como gasto de ventas, para
  efectos de toma de decisiones?
 Desde el punto de vista tributario qué repercusión tiene el que un pago por caja menor, que
  tiene retención en la fuente, se registre en el período contable siguiente (mensual)?


2. Mayo 06/2003 Comercial Cháqui Ltda, empresa del régimen común, crea fondo de caja menor
con dinero de tesorería por $330.000.
Mayo 25 Disminuyen el fondo de caja menor a $270.000, consignando el valor retirado del fondo.
Mayo 31 Reembolso con cheque por los siguientes recibos de caja menor, correspondientes a
desembolsos del departamento de ventas:
#001 $46.400 Combustible por $40.000 más IVA $6.400
#002 18.200 Buses Urbanos. No gravado con IVA.
#003 41.500 Papelería no gravada con IVA
#004 41.750 Regalo despedida a secretaria, no gravado con IVA.
#005 29.000 Implementos de aseo $25.000 e IVA $4.000.
#006 18.900 Honorarios por arreglo de computador $21.000, menos retención en la fuente
                $2.100. IVA asumido.
#007 20.880 Restaurante, son $18.000 más IVA $2.880.
Junio 07 El contador hace arqueo encontrando: Recibos definitivos por $150.000, recibos
provisionales por $50.000 y en dinero $65.000. Se cubre el faltante con dinero de tesorería, se
firma cuenta de cobro y el contador elabora informe.
Junio 30: Hay reembolso con cheque, por los siguientes recibos de caja menor, correspondientes
a consumos del departamento de administración, excepto el recibo #012:
#008 $ 48.720 Papelería $42.000 e IVA $6.720
#009     40.000 Servicio técnico reparaciones locativas prestado por persona natural, no cumple la
                 base para IVA asumido.
#010     32.600 Gastos médicos y drogas, no gravado con IVA.
#011     28.680 Servicio técnico mantenimiento a escritorio, no cumple la base para IVA asumido.
#012     30.000 Publicidad del mes, sin IVA (De Ventas).
#013     26.100 Fletes de mercancía. No está gravado con IVA.
#014     28.600 Parqueaderos. No IVA asumido por la base.
#015       5.800 Llamada larga distancia por $5.000 e IVA $800
Julio 05 Aumentan el fondo de caja menor en $80.000 con cheque.
Julio 12 El contador hace arqueo encontrando recibos definitivos por $120.100 y en dinero
$232.000. El sobrante de traslada a tesorería, se elabora nota interna de contabilidad y el contador
elabora informe.
Julio 21 Cancelan la caja menor consignando el efectivo y llevando a contabilidad los recibos:
#016 $27.600 Implementos de aseo (ventas). No IVA asumido
#017 48.000 Elementos de cafetería (admón), no grabados con IVA
#018 44.500 Pasajes terrestres (ventas), no gravados
#019      3.700 Correo (ventas), no gravado
#020      22.500 Comisiones a persona natural $25.000 menos retefte $2.500 (ventas), IVA
asumido.
Julio 15 El responsable cancela la deuda a la empresa por el faltante.
Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.
3. Industrias Avícola Ltda. es una empresa del régimen común que utiliza la caja menor desde
años anteriores; en agosto 10/03 el revisor fiscal hace arqueo encontrando en recibos definitivos
134.560 y en dinero $260.440, encuentra un faltante de $15.000 el cual se cubre con dinero de
tesorería.
Agosto 21/03 Disminuyen el fondo de caja menor en $60.000 consignando el dinero retirado en el
banco.
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Agosto 31 Al finalizar el período contable bimestral, se envían a contabilidad los siguientes recibos
de caja menor, haciendo firmar un recibo provisional, no hay reembolso:
$63.800      Pagos notariales $55.000 e IVA $8.800 (administración)
 29.000      Lubricantes $25.000 e IVA $4.000 (Ventas)
 41.760      Invitación a restaurante a gerente de ventas $36.000 e IVA $5.760
Causar los gastos y demás desembolsos utilizando la cuenta costos y gastos por pagar - otros, en
el crédito.
Septiembre 11 Disminuyen la caja menor a $310.000, consignando el dinero retirado.
septiembre 21 Arqueo hallando en recibos $210.000 y en dinero $105.500, el sobrante va a
tesorería.
Septiembre 26 Reembolso con cheque a cambio de los recibos causados en agosto 31 y de los
siguientes:
$37.120      Lubricantes $32.000 e IVA 5.120 (ventas)
 25.000      Préstamo empleados (calamidad doméstica)
 13.320      Donación al Hospital Universitario San Vicente de Paúl. No tiene IVA
 23.200      Elementos de cafetería para el mes $20.000 e IVA $3.200 (ventas)
Septiembre 30 Hay arqueo encontrando en recibos $85.000 y en dinero $222.100, el faltante se
cubre con dinero de tesorería, el responsable firma cuenta y el revisor fiscal elabora informe.
Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.

EVALUACIÓN DE CAJA MENOR (CLASE 5)

1.3. MANEJO DE BANCOS. (CLASES 5 Y 6)

1.3.1. CONCEPTOS PRELIMINARES.

A. Bancos: En el ámbito contable es una cuenta del activo, de naturaleza débito, cuyo saldo
representa el valor que la empresa tiene depositado en las diferentes cuentas corrientes. Dicho
saldo se puede conocer a través del libro mayor y balances, libro auxiliar de bancos o extracto de
cuenta corriente.
Al final del mes se supone que los datos del libro mayor y el libro auxiliar de bancos coinciden,
pues el departamento de auditoría y/o revisoría fiscal detectará las posibles diferencias durante el
mes y pedirá realizar los respectivos registros de ajuste que permitan homogeneidad entre ambos.
Mientras que sí es relativamente común que existan diferencias entre el extracto de cuenta
corriente con el libro auxiliar de bancos y por ende con el libro mayor, por lo cual se presenta la
conciliación bancaria.
Los principales motivos que generan diferencias entre el libro auxiliar de bancos y el extracto de
cuenta corrientes, son:
a. Cheques girados por la empresa que no han sido cobrados por las personas a quienes se les
giró; por supuesto ya quedaron registrados en los libros contables de la empresa, pero no
aparecen en el extracto de cuenta corriente. Se les llama cheques girados y no cobrados, cheques
en canje, cheques por cobrar o cheques pendientes de cobro.
b. Consignaciones en cheque realizadas por la empresa, generalmente el último día de mes y
algunas veces en horario extendido, que no alcanzan a quedar registradas en el extracto de cuenta
corriente. Sí aparecen contabilizadas en los libros de contabilidad de la empresa, pero no en el
extracto de cuenta corriente. Se les denomina consignaciones en tránsito o consignaciones en vía.
c. Notas débito (N.D.) y notas crédito (N.C.) elaboradas por el banco que no llegan a la empresa
durante el mes, sino en el mes en el cual se recibe el extracto, por lo cual sí aparecen en el
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                    ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                         2003
extracto bancario de cuenta corriente pero no en los libros contables de la empresa. Se les puede
llamar notas bancarias por registrar en libros.
d. Errores de registro en la empresa y/o en el banco; en escasas ocasiones se presenta que
alguna transacción relacionada con el banco, como consignaciones, cheques girados, notas
débitos bancarias o notas créditos bancarias, queden registradas en la empresa y/o en el banco,
por un valor diferente al que aparece en el documento original. Se les denomina errores en libros y/
o en extracto.
B. Libro Auxiliar de Bancos: Es un libro de contabilidad que la ley no obliga a utilizar, sin
embargo es muy usado con el fin de detallar el movimiento de las diferentes cuentas corrientes que
la empresa tiene, en él se registran las consignaciones, los cheques girados, las notas débito, las
notas crédito y los ajustes. Tiene cinco columnas, aunque en la pasta aparece libro tres columnas,
éstas son para la fecha, detalle, debe, haber y saldo. Dependiendo del número de cuentas
corrientes y de su movimiento, se podrán utilizar uno o varios libros auxiliares de bancos, por
ejemplo si sólo se tienen dos cuentas corrientes, siendo una de ellas de movimiento aceptable y la
otra de poco movimiento, se podrá utilizar un solo libro auxiliar destinando las primeras sesenta
hojas para la cuenta de más movimiento y las restantes veinte hojas para la cuenta corriente de
poco movimiento.

Se dice que una cuenta tiene poco movimiento cuando durante el mes genera pocas transacciones
con el banco, por decir algo, cinco consignaciones y siete cheques girados; mientras que una
cuenta de alto movimiento implica un gran volumen de transacciones bancarias, por ejemplo tener
durante el mes más de sesenta consignaciones y más de ochenta cheques girados; el concepto
del volumen exacto de transacciones es relativo.

C. Extracto de Cuenta Corriente: Es un documento enviado por el banco a cada cliente (cuenta
habiente o cuentacorrentista), en forma mensual vencida, para informarle el saldo inicial,
movimiento de la cuenta y saldo final; algunos extractos traen resumen informativo del número de
transacciones realizadas por cada concepto, valor promedios de saldo, total del valor consignado,
total cheques girados, etc. El cliente recibe normalmente su extracto en los diez primeros días del
mes siguiente al contenido de la información. En la actualidad con apoyo en la tecnología los
bancos envían a algunos clientes, generalmente a los grandes clientes, el extracto por Internet y/o
Correo electrónico.
D. Conciliación Bancaria: Es un documento elaborado por la empresa para mostrar las
diferencias encontradas al comparar el libro auxiliar de bancos y el extracto de cuenta corriente,
tiene encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento “Conciliación bancaria”,
nombre del banco, número de cuenta corriente en caso de tener varias cuentas corrientes en el
mismo banco, mes que se está conciliando. Existen diferentes formas de conciliar, como el método
de conciliación simultánea con el cual se llega a los saldos reales, otro es partiendo del saldo en
libros para llegar al saldo en extracto, está el método en que se parte del saldo en extracto para
llegar al saldo en libros. La información que falta por registrar en libros requiere hacer ajustes al
final del período contable. Utilizaremos el primer método mencionado, su esquema resumido es:
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                                                 NOMBRE DE LA EMPRESA
                                                      Conciliación bancaria
                                                        Nombre del banco
                                                Cuenta corriente no. _______
                                                      Mes a conciliar y año
CONCEPTO                                                            EN LIBROS    EN EXTRACTO
Saldos a 31 de mes/año.......................................... $ XXXXXX        $ XXXXXX
Cheques girados y no cobrados:
No. YYYYY........................................$ XXXXXX
No. YYYYY......................................... XXXXXX                        ( XXXXXXX)
Consignaciones en tránsito: .............$ XXXXXX
                                                     X XXXXX                     XXXXXXX
Notas bancarias por registrar en libros:
N.D. – Concepto................................. $ XXXXX
N.D. – Concepto................................. XXXXX                (XXXXXX)
N.C. – Concepto................................. $ XXXXX
N.C. – Concepto................................. $ XXXXX               XXXXXX
Errores en libros:
Concepto.............................................$ XXXXX           XXXXXX
Errores en extracto:
Concepto............................................ $ XXXXX        _________      XXXXXXX.
              Saldos Reales.............................             $ XXXXXX    $ XXXXXXX
Los errores en extracto y/ en libros pueden ir sumando o restando, dependiendo de cada caso.

Las Notas Débitos (N.D.): Son documentos elaborados por el banco con el fin de notificar al cliente
que tiene una disminución en su cuenta corriente por conceptos como intereses de préstamo,
interés de sobregiro, chequera, referencia bancaria, comisiones, cheques devueltos, cuotas de
abono a préstamos, impuesto de timbre por préstamo, etc. Algunos cobros efectuados por el
banco mediante N.D. están sometidos a IVA, entre otros están la chequera, referencia bancaria,
comisiones.
Las Notas Créditos (N.C.): Documentos hechos por el banco, que se envían a cada cliente con el
fin de notificar que su cuenta ha aumentado por diferentes motivos como préstamo bancario,
interés generado por CDT que se traslada a la cuenta, reintegro por mayor valor cobrado en
chequera u otros conceptos, premios ganados en efectivo. Las notas bancarias generalmente son
anexadas al extracto de cuenta corriente, por lo cual se reciben vencidas y no se han registrado.
La mayoría de paquetes contables (Software) permiten hacer la conciliación bancaria, pues ya
tienen en sus archivos maestros los datos correspondientes al libro auxiliar de bancos, los cuales
puede comparar con los datos enviados por el banco vía Internet y luego arroja las diferencias que
permiten hacer los ajustes.
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1.3.2 EJERCICIOS (CLASES 7 Y 8)

NOTA: PARA TODOS LOS EJERCICIOS DE BANCOS, ASUMA QUE LA EMPRESA RECIBE
DEL BANCO LAS N.D Y N.C FALTANTES, ANEXADAS AL EXTRACTO.

1. En Enero 03/2003 Morrales Finos S.A., empresa comercial, abre cuenta corriente No. 99510
en el Banco Tequendama consignando $25'000.000.

Enero 30 Paga nómina de admón.: cheque # 37100 por 926.250 (valor bruto $1´000.000), cheque
# 37101 por $648.375 (valor bruto $700.000) y cheque # 37102 por $555.750 (valor bruto
$600.000); nómina de ventas: cheque #37103 por $463.125 (valor bruto $500.000); cheque #
37104 por $370.500 (valor bruto $400.000), a todos les dedujeron el 4% para salud y el 3.375%
para pensión. A nadie se le paga auxilio de transporte, pues la empresa los desplaza de sus
hogares al lugar de trabajo y viceversa.
Enero 31 Consigna cheque por $4´890.000.
Febrero 06 Recibe el siguiente extracto:

BANCO TEQUENDAMA                                                                                   EXTRACTO CONSOLIDADO
       NIT 860.048.549.4                                                                           CUENTA CORRIENTE
Cuenta No. 99510                                              Nombre: Morrales Finos S.A.
Hoja No. 1                                                    Dirección: Cra 70 No. 14 – 27
Oficina Medellín-Principal                                    Fecha de corte: Enero 31/2.003

                                                      MOVIMIENTO DIARIO
DÍA      IDENTI-              DÉBITOS                          CRÉDITOS                SALDO DÍA          DESCRIPCIÓN
         FICACIÓN             (Cheques Girados y N.D.) (Consiganciones y N.C.)

03 _   ____        _    _    _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25´000.000 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CONSIGNACIÓN
03 _   ____         _    _    _        175.000 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUERA
03 _   ____         _    _    _ 28.000 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 24´797.000 _ IVA CHEQUERA
30 _   _ 37100 _   _    _    _ 926.250 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUE-VENTN
30 _   _ 37103 _   _    _    _ 463.125 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUE-VENTN
30 _   ____         _    _    _          2.779 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ DB TRES X
MIL
30 _   _______                           1.389 _ _ _ _     ______            ___       __      _    23´403.457 _   DB    TRES   X
MIL
31 _   _ 37101 _ _ _ _ 648.375 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUE-VENTN
31 _    _______                  1.945 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22´753.137 DB TRES                                     X
MIL
El banco anexa al extracto todas las ND y NC que aparecen relacionadas en el mismo, pues normalmente
los bancos NO envían las ND y NC durante el mes, a medida que transcurren las transacciones.

Pide: a. Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.
      b. Registros en el libro auxiliar de bancos.
      c. Conciliación bancaria.
      d. Registros de ajuste en el diario y en el libro de bancos, por la conciliación.

RESOLUCIÓN

a. Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.
Enero 03/03
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................... 25´000.000
(1105) Caja – (110505) Caja general............................................................................. 25´000.000
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Enero 30/03
(5105) Gastos de personal – (510506) Sueldos.....................................               2´300.000
(5205) Gastos de personal – (520506) Sueldos......................................                 900.000
(2370) Retenciones y aportes de nómina – (237005) Aportes a EPS..........................                          128.000
(2370) Retenciones y aportes de nómina – (237007) Aportes a AFP..........................                         108.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional...............................................................          2´964.000
Enero 31/03
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................... 4´890.000
(1105) Caja – (110505) Caja general...........................................................................   4´890.000
d. Registros de ajuste en el diario
Enero 31/03
(5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios...................................... 175.000
(2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240810) Descontable servicios........                         28.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional...............................................................           203.000
(5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios...................................... 6.113
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional..............................................................              6.113

 b.                            LIBRO AUXILIAR DE BANCOS        BANCO TEQUENDAMA
 FECHA               EXPLICACIÓN                               DEBE            HABER
       SALDO
 Enero 03/03 Apertura cuenta corriente No. 99510        25´000.000                        25´000.000
 Enero 30/03 Pago nómina – CH No. 37100                                 926.250           24´073.750
             Pago nómina – CH No. 37101                                 648.375           23´425.375
             Pago nómina – CH No. 37102                                 555.750           22´869.625
             Pago nómina – CH No. 37103                                 463.125           22´406.500
             Pago nómina – CH No. 37104                                 370.500           22´036.000
 Enero 31/03 Consignación con cheque                     4´890.000                        26´926.000
 d.          N.D chequera con IVA                                       203.000           26´723.000
             N.D. tres por mil                                     6.113           26´716.887
c.                                MORRALES FINOS S.A.
                                   Conciliación Bancaria
                                    Banco Tequendama
                                       Enero de 2003
CONCEPTO                                              EN LIBROS    EN EXTRACTO
Saldos a enero 31/03. . . . . . . . . . . . . $26´926.000          $22´753.137
Cheques girados y no cobrados:
No. 37102. . . . . . . . . .$ 555.750
No. 37104. . . . . . . . . .          370.500 . . . . . . . . . ( 926.250)
Consignaciones en vía: . . . . $4´890.000 . . . . . . . . . . 4´890.000
Notas bancarias por registrar en libros:
N.D.- Chequera con IVA. . . . $203.000
N.D.- G.M.F. . . . . . . . .             6.113 . . . (    209.113)             .
                   SALDOS REALES . . .                $26´716.887  $26´716.887 .

2. El auxiliar contable de Morrales Finos S.A., recibe el extracto de cuenta corriente de febrero/
03 del banco Tequendama, al compararlo con la conciliación bancaria del mes anterior (enero) y
con el libro auxiliar de bancos de febrero encontró las siguientes diferencias:
Cheques girados y no cobrados: # 37104 por $370.500, # 37120 por $180.000, # 37135 por $3
´278.000.
Consignaciones en canje (en horario extendido de febrero 28): $1´960.000 y $1´235.000.
Notas por registrar en libros:
ND $965.400: un cheque pagado por un cliente a la empresa lo habíamos consignado, el banco
nos lo devuelve por fondos insuficientes, contabilidad lo carga a clientes.
ND $ 63.000: por gravamen a los movimientos financieros (GMF = tres mil)
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                      ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                         2003
ND $ 4.756: $4.100 por referencia bancaria e IVA $656
ND $ 92.800: $80.000 por comisiones de remesa e IVA $12.800.
NC $560.500: por abono de cliente a través del banco (remesa o traslado de fondos).
NC $116.250: $125.000 de intereses brutos de CDT menos retención en la fuente $8.750
NC $ 25.000: por reintegro de mayor valor cobrado en chequera del mes anterior.
Saldos a febrero28/03: según el extracto es $11´298.100 y según libros es $11´088.806.
Se requiere elaborar conciliación bancaria, asientos de ajuste en el libro auxiliar de bancos y
ajustes en el diario (cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos).
                                                   RESOLUCIÓN
                                        MORRALES FINOS S.A.
                                         Conciliación Bancaria
                                         Banco Tequendama
                                           Febrero de 2003
CONCEPTO                                                       EN LIBROS                  EN EXTRACTO
Saldos a febrero 28/03. . . . . . . . . . . . . . . . $11´088.806                         $11´298.100
Cheques girados y no cobrados:
No. 37104. . . . . . . . . . . . . . . $ 370.500
No. 37120. . . . . . . . . . . . . . . 180.000
No. 37135. . . . . . . . . . . . . . 3´278.000 . . . .                 ....              ( 3´828.500)
Consignaciones en canje: . . . . . . . $1´960.000
                              . ..... .          1´235.000 . . . . . . . . .              . 3´195.000
Notas por registrar en libros:
N.D. - cheque devuelto, cargar cliente. . . . $ 965.400
N.D. - GMF. . . . . . . . . . . . . .               63.000
N.D. - Referencia bancaria con IVA. . . . .          4.756
N.D. - Comisiones con IVA . . . . . . . . 92.800 . .(1´125.956)
N.C. - Abono cliente. . . . . . . . . . . 560.500
N.C. - Interés neto de C.D.T. . . . . . . . 116.250
N.C. - Reintegro mayor valor cobro cheq mes ant. 25.000 .        701.750                              .
                                 SALDOS REALES . . . $10´664.600                           $10´664.600
                                        LIBRO AUXILIAR DE BANCOS                 BANCO TEQUENDAMA
 FECHA                  EXPLICACIÓN                                              DEBE       HABER
      SALDO
                                                                                                          11´088.806
 Febrero 28/03 N.D.- Cheque devuelto, cargar cliente                                      965.400
               N.D. - GMF                                                                  63.000
               N.D. - Referencia bancaria con IVA                                           4.756
               N.D. - Comisiones con IVA                                                   92.800
               N.C. - Abono cliente                                      560.500
               N.C. - Interés neto de C.D.T.                             116.250
               N.C. - Reintegro mayor valor cobro chequera mes ant        25.000                          10´664.600


Febrero 28/03
(1305) Clientes – (130505) Nacionales................................................... 965.400
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.............................................................     965.400
(5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios...................................        63.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.............................................................       63.000
(5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios....................................         4.100
(2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240805) Descontable servicios.....                        656
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.............................................................         4.756
(5305) Financieros – (530515) Comisiones...........................................        80.000
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                   ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                                                          2003
(2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240805) Descontable servicios..                      12.800
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.............................................................               92.800
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................            560.500
(1305) Clientes – (130505) Nacionales.....................................................................        560.500
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................            116.250
(1355) Anticipo de impuestos y cont o sald fav – (135515) Retefte.....                          8.750
(4210) Financieros – (421005) Intereses..................................................................         125.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................   25.000
(4250) Recuperaciones – (425040) Gastos bancarios.............................................                      25.000

3. Comestibles Ricositas Ltda. recibe del City Bank el extracto de cuenta corriente de
mayo/2.003, no tiene información pendiente de meses anteriores, encuentra las siguientes
diferencias:
Cheques girados y no cobrados # 21935 por $240.800.
Notas débito por contabilizar en libros: chequera $180.000 con IVA $28.800, intereses trimestre
anticipado por préstamo antiguo $3´240.000, cuota abono a préstamo antiguo (pagaré) $20
´000.000, intereses de sobregiro $ 12.500, GMF $66.000 e interés trimestre anticipado por
préstamo $1´620.000.
Notas crédito por registrar en libros: Reintegro interés sobregiro de períodos anteriores $3.800,
reintegro interés sobregiro del mes $2.000, préstamo a seis meses $30´000.000 firmando pagaré.
La N.D. del mes por chequera $180.000 e IVA $28.800, aparece registrada erróneamente en
extracto $160.000 e IVA $25.600.
El cheque # 21904 girado por la empresa al proveedor Vinícola Ltda. por $525.000, para cancelar
una deuda sin descuento, aparece mal registrado en extracto por $552.000
A mayo 31/2.003 los saldos son: En extracto hay sobregiro de $1´560.000 (es negativo) y en libros
hay que hallarlo porque no se tiene el libro con los saldos actualizado.
Pide conciliación bancaria, ajustes en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario (cuenta con
código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos).
                                               COMESTIBLES RICOSITAS
                                                  Conciliación bancaria
                                                       City Bank
                                                     Mayo de 2003
CONCEPTO                                                                EN LIBROS                         EN EXTRACTO
Saldo a mayo 31/03. . . . . . .         . . . . . . . . . . . . ($ 6´655.500) (2)                         ($1´560.000)
Cheques girados y no cobrados:
No. 21935. . . . . . . . . . . . . . 240.800 . . . . . . . . . . . .                         .   .   .(      240.800)
Notas Débito por contabilizar en libros:
Chequera con IVA. . . . . . . . . . $ 208.800
Intereses trimestre anticipado préstamo. . 3´240.000
Cuota abono a préstamo (pagaré) . . . 20´000.000
Intereses sobregiro. . . . . . . . . .          12.500
Gravamen a los movimientos financieros.         66.000
Interés trimestre anticipado préstamo actual 1´620.000. . . . . . (25´147.300)
Notas Crédito por contabilizar en libros:
Reintegro interés sobreg períod anter. . $      3.800
Reintegro interés sobregiro del mes. . . .       2.000
Préstamo a seis meses. . . . . . . . 30´000.000. . . . . . 30´005.800
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                        ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                                        2003
Error en extracto:
N.D. del mes por chequera con IVA. . .    23.200. . . . . . . . . . . . . . . . . ( 23.200)
Cheque # 21904 proveedor Vinícola Ltda.   27.000 . . . . . . . . . . . . . . . .       27.000
                                      SALDOS REALES . . .   ($ 1´797.000)  . . . . ($ 1´797.000) (1)

(1) – $1´560.000 – $240.800 – $23.200 + $27.000 = – $1´797.000. Por tratarse de los saldos reales, el valor del saldo
real del extracto deberá ser el mismo que quede en libros como saldo real.
(2) X – $25´147.300 + $30´005.800 = – $1´797.000 → X = –$1´797.000 + $25´147.300 – $30´005.800 →
X = – $6´655.500

                                       LIBRO AUXILIAR DE BANCOS                        CITY BANK
 FECHA                 CONCEPTO                                                 DEBE          HABER
      SALDO
                                                                                                       ( 6´655.500)
 Mayo 31/03    N.D. - Chequera con IVA                                                     208.800
               N.D. - Intereses trimestre anticipado préstamo antiguo                    3´240.000
               N.D. - Cuota abono a préstamo (pagaré)                            20´000.000
               N.D. - Intereses sobregiro                                                   12.500
               N.D. - Gravamen a los movimientos financieros                                66.000
               N.D. - Interés trimestre anticipado por préstamo actual                   1´620.000
 Mayo 31/03    N.C. - Reintegro interés sobregiro períodos anteriores         3.800
               N.C. - Reintegro interés sobregiro del mes                     2.000
               N.C. - Préstamo a seis meses (pagaré)                     30´000.000                    ( 1´797.000)

Mayo 31/03
(5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios..................................                 180.000
(2408) Impuestos s/ventas x pagar – (240810) Descontable servicios.                                28.800
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ...........................................................          208.800
(1705) Gastos pagados por anticipado – (170505) Intereses...............                      3´240.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ...........................................................        3´240.000
(2105) Bancos nacionales – (210510) Pagarés...................................              20´000.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ...........................................................       20´000.000
(5305) Financieros – (530520) Intereses...........................................                  12.500
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ...........................................................           12.500
(5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios...............................                       66.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ...........................................................           66.000
(1705) Gastos pagados por anticipado – (170505) Intereses............                          1´620.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ...........................................................        1´620.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional .....................................                       3.800
(4250) Recuperaciones – (425040) Gastos bancarios......................................                         3.800
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional .....................................                       2.000
(5305) Financieros – (530520) Intereses...........................................................              2.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional .....................................              30´000.000
(2105) Bancos nacionales – (210510) Pagarés.................................................               30´000.000

4. El auxiliar contable de Almacén Travesuras Ltda. encontró las siguientes diferencias en el
Banco de Occidente para agosto de 2.003, después de comparar los datos del libro auxiliar de
bancos con el extracto de cuenta corriente:
Saldos a agosto 31: En libros $19´942.000, en extracto $8´610.320.
Consignaciones en tránsito: $310.580 y $1´369.450
Cheques girados y no cobrados: No. 30542 por $2´614.500 y No.30561 por $2´454.000
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                     ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                          2003
ND por registrar en libros: Interés trimestre anticipado $756.000, cuota abono a pagaré $14
´000.000, tres por mil $52.500
NC por registrar en libros: Interés neto CDT $88.350 (interés bruto $95.000, retefuente $6.650)

Pide Conciliación bancaria, registros de ajuste en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario
(cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos), sabiendo que el banco
mandó las ND y NC que faltaban.

5. Charcutería Dietética Ltda. recibe el extracto de cuenta corriente del Banco de Bogotá en julio
05 de 2.003, encontrando las siguientes diferencias con el libro auxiliar de bancos:
Cheques girados y no cobrados: # 1540 de $1´578.900, # 1551 de $2´102.300.
Consignaciones en tránsito: $732.100 y $128.900.
No aparecen registradas en libros:
ND de un cheque devuelto por fondos insuficientes de $644.420; se reabre la deuda del cliente.
ND por comisiones de remesa $8.500 e IVA $1.360 (neto $9.860).
NC por reintegro de intereses de períodos anteriores con valor $21.450.
NC por reintegro de intereses del período con valor $4.280
NC por remesa de un cliente de Moñitos con valor $920.500.
NC por reintegro valor chequera del período: $15.000 e IVA $2.400 (neto $17.400).
Elabore la conciliación bancaria, los respectivos registros de ajuste en el libro auxiliar de bancos y
ajustes en el diario (cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos). El
banco envía las ND y NC faltantes anexándolas al extracto.
Saldos a junio 30/2.003: extracto $1´480.720, libros ?.

6.Confecciones creativas S.A. abre cuenta corriente en Banca Colpatria en enero 07/2.003.
Pide hacer conciliaciones, ajustes en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario (cuenta con
código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos) para enero y febrero de 2.003,
sabiendo que el soporte para los ajustes son las ND y NC que faltaron por recibir, pues se
solicitaron cada semana.
Diferencias en enero/2.003
Saldos a enero 31: en libros $12'876.800, en extracto $.17´045.288
Cheques pendientes de cobro: No. 4509 por $1´845.360, No. 4523 por $3´746.690.
Consignaciones en vía: $761.349 y $546.213.
ND por chequera $100.000 e IVA $16.000, no registrada en libros.
Diferencias de febrero/2.003:
Cheques por cobrar: No. 4573 por $987.123, No. 4583 por $126.489.
ND por registrar en libros $ 32.540 de intereses por sobregiro durante el mes
Saldos a febrero 28/2.003 en libros $1´783.200, en extracto $2´864.272.

1.3.3 CAJA Y BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA (CLASE 9)

Consiste en tener divisas en la empresa y/o en cuentas corrientes; las divisas son monedas de
otros países siendo la más reconocida a nivel mundial para efectos del comercio, el dólar
estadounidense. Otras divisas son el euro, el yen, el bolívar, el sol, etc.

Cuando un ente económico colombiano tiene transacciones en divisas, las normas contables
colombianas exigen que para efectos del manejo de la información financiera se debe hacer la
conversión a la moneda colombiana, el peso, de acuerdo con el tipo de cambio de la moneda; el
tipo de cambio, tasa de cambio o tasa representativa del mercado es el valor a como se negocia la
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                   ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                     2003
divisa en Colombia, ejemplo un dólar está según el Banco de la República a $2.835 cada dólar
para mayo 31/03.

PUEDEN CONSULTAR DIRECCIONES DEL ALCA, MINCOMERCIO Y MINCOMEX, CON LAS
DIRECCIONES DE INTERNET QUE APARECEN EN LA BIBLIOGRAFÍA, AL INICIO DE ESTE
MÓDULO.

EJERCICIOS DE CAJA Y BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA.
1. En enero 11/03 Importaciones de Insumos Agrícolas S.A. compra 100.000 dólares en
Bancolombia a la tasa de cambio vigente para el banco (diferente de la TRM, dada por el Banco de
la República), gira cheque y deposita los dólares en la caja fuerte de la empresa.
Febrero 07/03 Consigna las divisas en la cuenta corriente en dólares que tiene en Bancolombia,
mediante la franquicia que este banco tiene con Panamá Caimans.
Abril 30/03 Por internet hace el retiro de los dólares como un giro a favor de la empresa, los
cambia y consigna el dinero en la cuenta corriente en pesos de Bancolombia.
Tasas de cambio vigentes para Bancolombia:
Enero 11/03 $2.815/us, enero 31/03 $2.850/us, febrero 28/03 $2.890/us, marzo 31/03 $2.840/us,
abril 30/03 $2.810/us.
La empresa pide registros contables hasta marzo 31/03, sabiendo que tiene período contable
mensual.
Enero 11/03
(1105) Caja – (110515) Moneda extranjera................ 281´500.000(1)
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional................................... 281´500.000
(1) us100.000 x $2.815/us = $281´500.000
Enero 31/03
(1105) Caja – (110515) Moneda extranjera............... 3´500.000
(4210) Financieros – (421020) Diferencia en cambio......................      3´500.000(2)
(2) us100.000 x ($2.850/us - $2.815/us) = $3´500.000
Febrero 07/03
(1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera.......... 285´000.000(3)
(1105) Caja – (110515) Moneda extranjera..................................... 285´000.000 (saldo)
(3) us100.000 x $2.850/us = $285´000.000
Febrero 28/03
(1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera.........     4´000.000
(4210) Financieros – (421020) Diferencia en cambio.....................       4´000.000(4)
(4) us100.000 x ($2.890/us - $2.850/us) = $4´000.000
Marzo 31/03
(5305) Financieros – (530525) Diferencia en cambio. 5´000.000(5)
(1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera................................ 5´000.000
(5) us100.000 x ($2.840/us - $2.890/us) = $5´000.000
Abril 30/03
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............. 281´000.000(6)
(5305) Financieros – (530525) Diferencia en cambio. 3´000.000(7)
(1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera................................ 284´000.000(8)
(6) us100.000 x $2.810/us = $281´000.000
(7) us100.000 x ($2.810/us - $2.840/us) = $3´000.000
(8) us100.000 x $2.840/us = $284´000.000
2. Resuelva el ejercicio anterior hasta abril 30/03, sabiendo que tiene período contable bimestral.
22

                    ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                            2003
EXAMEN DE BANCOS – (CLASE 9)

                             2. INVERSIONES - EN ACCIONES (CLASE 10)

2.1. CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN.
Las inversiones son un grupo del activo que, según el artículo 61 del decreto 2649/93, están
representadas en los títulos valores y demás documentos a cargo de otros entes económicos,
conservándolos con el fin de obtener rentas fijas o variables, de controlar otros entes o de asegurar
el mantenimiento de relaciones con éstos.
Cuando representan activos de fácil enajenación, respecto de los cuales se tiene el propósito de
convertirlos en efectivo antes de un año, se denominan inversiones temporales. Las que no
cumplen con estas condiciones se denominan inversiones permanentes.
2.2 ALGUNOS TÍTULOS VALORES
Las empresas pueden invertir en la adquisición títulos valores libremente negociables como
acciones, cuotas o partes de interés social, bonos, Certificados de depósito a término (C.D.T.),
Derechos de recompra de inversiones negociadas (Repos), Certificados de reembolso tributario
(CERT), Títulos de tesorería (TES),otros. Pueden consultar en el catálogo de cuentas, lo
correspondiente al grupo 12 Inversiones.

2.3 BOLSAS DE VALORES.
Son entidades que facilitan el mercado de títulos valores; entre las principales bolsas de valores
del mundo se destacan las Bolsas de valores de New York, Tokio, Londres, Hong kong.
En Colombia sólo existe una bolsa de valores que se llama la Bolsa de Valores de Colombia,
producto de la fusión de las tres bolsas de valores que existían de una manera separada, ellas
eran las Bolsas de valores de Medellín, Bolsa de valores de Bogotá y Bolsa de valores de
Occidente (ubicada en Cali). La Superintendencia de Valores es la entidad adscrita al Gobierno,
dedicada a la vigilancia y control de las Bolsas de valores.
Hace algunos años que en la Bolsas de valores de Colombia se hacían las negociaciones a viva
voz, es decir, a través de una rueda de bolsa donde participaban los comisionistas de bolsa y un
moderador que ofrecía títulos valores para la venta. En la actualidad la mayoría de las
transacciones de bolsa se llevan a cabo electrónicamente, mediante el uso de la Internet.
La sucursal de la Bolsa de valores de Medellín está ubicada en el Parque Berrío, entre el Banco
Popular y Las Villas; allí funcionan oficinas de corredores de Bolsa y en el segundo piso está la
Biblioteca de Bolsa de valores de Colombia, sucursal Medellín.
2.4. ACCIONES
Representa una cuenta del activo en la cual se registra el valor de las inversiones realizadas por el
ente económico en sociedades por acciones y/o asimiladas, el cual incluye las sumas incurridas
directamente en su adquisición. Las acciones generan un rendimiento llamado dividendo, el cual es
pagado por la empresa emisora del título, generalmente por mes y por acción en forma vencida.
Según el Diccionario de Términos Contables para Colombia (DTCC), “acción es alícuota o parte en
que se divide el capital de una sociedad anónima o en comandita por acciones//Título que sirve
para acreditar y transferir la calidad y los derechos de un socio o accionista, en esta clase de
sociedades.”
23

                   ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                       2003
Las acciones se pueden negociar en el mercado primario y/o en el mercado secundario.
Mercado Primario: se habla de él para referirse a la colocación de títulos valores que se emiten o
salen por primera vez al mercado.
Mercado Secundario: se refiere a la compra y venta de valores ya emitidos, en circulación.
2.5. VALORES DE UNA ACCIÓN. (CLASE 11)
Valor Nominal: Es el que aparece escrito o impreso en el título valor, significando el valor por el
cual la superintendencia aprobó emitir la acción. Mientras salen por primera vez al mercado las
acciones no pueden emitirse por menos del valor nominal, cuando estén en circulación se pueden
negociar por cualquier valor. Ej. $150/acción.
Valor de Mercado: Por el cual se cotiza o negocia la acción, es el valor comercial, varía
frecuentemente debido a múltiples factores como la ley de la oferte y la demanda, decisiones
económicas, situación social, problemas políticos, factores naturales, situación financiera de la
empresa y/o del gremio, etc. Ej. $860/acción
Valor Histórico: quot;El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por
su adquisición, tales como las comisiones, honorarios e impuestos, una vez reexpresado como
consecuencia de la inflación cuando sea el caso, debe ser ajustado al final del período al valor de
realización, mediante provisiones o valorizacionesquot;. Artículo 61, párrafo cuarto, Decreto 2649/93
Por el cual se compra el título valor, incluye el valor de mercado más todos los desembolsos
necesarios para su adquisición como honorarios, comisiones, viáticos. Este es el valor que se
contabiliza.
Valor de Realización: Se entiende por valor de realización de las inversiones de renta variable, el
promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes y, a falta de éste,
su valor intrínseco. Artículo 61, párrafo quinto, Decreto 2649/93

Valor Intrínseco: Es resultado de dividir al patrimonio de la empresa emisora entre el número de
acciones en circulación de la misma, para mostrar qué valor corresponde del patrimonio, a los
socios, por cada acción.
Valor intrínseco = Patrimonio de la empresa emisora
                      # de acciones en circulación
(1905) De Inversiones: Es una cuenta de valuación o complementaria de activo, de naturaleza
débito, cuyo saldo muestra la valorización que tiene la acción. Aparece en el balance general
sumando con la cuenta principal, es decir, con la cuenta (1205) Acciones, para que el total dé a
conocer cuánto es el valor por el cual se cotiza la acción. Da a conocer cuánto valor se ganaría en
el supuesto caso de venderla. Esta cuenta siempre se mueve con la cuenta del patrimonio (3805)
De Inversiones. Al final del período contable: a) cuando se valorizan las acciones o aumenta la
valorización, se debita la cuenta complementaria de activo contra la cuenta de patrimonio; b)
cuando disminuye la valorización o se venden acciones valorizadas, hay que hacer un contra
asiento, debitando la cuenta de patrimonio y acreditando la cuenta de activo.
(129905) Provisiones – Acciones: Es una cuenta complementaria de activo, de naturaleza
crédito, cuyo saldo muestra la desvalorización que tienen las acciones adquiridas por la empresa.
Aparece en el balance general restando de la cuenta principal, para dar a conocer con el valor neto
por cuánto valor se negociaría la acción según el mercado bursátil. Da a conocer lo que
posiblemente se perdería al momento de venderla. Las provisiones de acciones, cartera,
inventarios y propiedades planta y equipo, son apropiaciones de gastos anticipando posibles
24

                      ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                       2003
pérdidas, para que en el caso en que se presenten al momento de venderlas, se utilice la provisión
para cubrir tal pérdida, hasta donde alcance.
2.6 Registros Contables Genéricos. (CLASES 12 Y 13)
a. Compra de acciones
Fecha (1205) Acciones............................................................................ XX (Valor histórico)
      (1110) Bancos................................................................................................ XX
b. Cobro de Dividendos del período contable actual.
Fecha (1105) Caja................................................................................... XX
        (4215) Dividendos y participaciones ó
        (4150) Actividad financiera............................................................................. XX
Se utiliza la 4215 cuando la empresa que compró las acciones no tiene como objeto social principal
actividades de inversión de capital, por tanto los dividendos se convierten en un ingreso no
operacional. Se utiliza la 4150 en aquellas empresas que tienen como objeto social principal la
compra venta de títulos valores, por ende los dividendos constituyen un ingreso operacional.
Según la Superintendencia de Valores, el vendedor tiene derecho a los dividendos si ha tenido las
acciones en alguno de los 10 días hábiles anteriores a la fecha de su cobro, pues si vende las
acciones con antelación a los 10 días hábiles antes de la fecha de cobro de los dividendos, éstos
corresponden al comprador. (Consulta hecha en Servibolsa S.A. tél:2-31-09-11, feb 04/04)

c. Causación de dividendos contablemente
Fecha (1345) Ingresos por cobrar.......................................................... XX
      (4215) Dividendos y participaciones ó
      (4150) Actividad financiera........................................................................... XX
d. Cobro de dividendos causados contablemente
Fecha (1105) Caja................................................................................. XX
      (1345) Ingresos por cobrar........................................................................... XX
e. Ajuste del valor histórico al valor de realización.
• Cuando se valorizan las acciones o aumenta la valorización.
Fecha(1905) De inversiones................................................................ XX
      (3805) De inversiones.................................................................................. XX
• Cuando disminuye la valorización
Fecha(3805) De inversiones............................................................... XX
     (1905) De inversiones.................................................................................. XX
• Cuando se desvalorizan las acciones o aumenta la desvalorización
Fecha(5199) Provisiones.................................................................... XX
     (1299) Provisiones...................................................................................... XX
• Cuando disminuye la desvalorización
Fecha(1299) Provisiones.................................................................... XX
      (4250) Recuperaciones – (425035) De provisiones................................... XX

f. Venta de inversiones en acciones
• Empresas Inversionistas
Fecha(1105) Caja............................................................................... XX
     (4150) Actividad financiera – (415005) Ventas de inversiones.................... XX                            Venta
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     (6150) Actividad financiera – (615005) De inversiones............ XX
     (1205) Acciones............................................................................................ XX   Costo
Cancelar la valorización o desvalorización a las acciones vendidas.
Para cancelar la valorización:
Fecha (3805) de inversiones............................................................... XX
      (1905) De inversiones................................................................................. XX
Para cancelar la Desvalorización:
Fecha (1299) Provisiones................................................................... XX
      (4250) Recuperaciones – (425035) De provisiones................................... XX
• Empresas No Inversionistas
- Sin ganar ni perder (Valor histórico = Valor de venta)
Fecha (1105) Caja............................................................................. XX
       (1205) Acciones.......................................................................................... XX
Cancelar la valorización o desvalorización a las acciones vendidas.
 Ganando (Valor histórico < Valor de venta)
Fecha (1105) Caja............................................................................. XX
      (4240) Utilidad en venta de inversiones..................................................... XX
      (1205) Acciones......................................................................................... XX
Cancelar la valorización o desvalorización a las acciones vendidas.
 Perdiendo (Valor histórico > Valor de venta), pero hay provisión suficiente para cubrir la pérdida.
   (la acción viene desvalorizada).
Fecha (1105) Caja............................................................................ XX
       (1299) Provisiones................................................................. XX
       (1205) Acciones......................................................................................... XX
Cancelar el resto de desvalorización a las acciones vendidas.
 Perdiendo (Valor histórico > Valor de venta), pero hay provisión insuficiente para cubrir la
   pérdida. (la acción viene desvalorizada).
Fecha (1105) Caja............................................................................ XX
      (1299) Provisiones................................................................. XX
      (5310) Pérdida en venta y retiro de bienes............................ XX
      (1205) Acciones........................................................................................ XX
 Perdiendo (Valor histórico > Valor de venta) y no hay provisión, lo cual implica que pueden venir
   valorizadas las acciones.
Fecha (1105) Caja............................................................................ XX
       (5310) Pérdida en venta y retiro de bienes........................... XX
       (1205) Acciones........................................................................................ XX
Cancelar la valorización, si traían, a las acciones vendidas.
CUESTIÓNESE:
 ¿Cuáles objetivos puede tener una empresa al adquirir acciones de otra empresa?
 Si una empresa invierte en la compra de acciones de diferentes empresas, ¿cómo haría usted
   para diferenciar contablemente las inversiones en cada una de estas empresas?
 ¿De dónde provienen los dividendos?
 ¿Si una empresa tiene pérdidas en un año, bajo alguna posibilidad, podrá distribuir dividendos
   el año siguiente?
26

                     ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III                         2003
    ¿Una empresa puede emitir acciones sin realizar ningún trámite? Explique.
    Consulte acerca de los bonos de paz: ¿cuál es el objetivo?, ¿Quién los emite?, ¿son a corto o
     a largo plazo?
    Consulte en diferentes medios de información económica actualizada, como Portafolio, Diario
     La República, El Colombiano, Bolsa de Valores de Colombia, cuáles son los títulos valores que
     más se negocian en Colombia y cuáles son los de mayor rentabilidad en Colombia.
    Consulte qué hacer para invertir en la compra de euros. Una opción es en Inversionistas de
     Colombia S.A.

2.7 EJERCICIOS DE INVERSIONES (CLASES 14 Y 15)
1. INDUSTRIAS CÁRNICAS LTDA. es una empresa dedicada a la producción de carnes frías (empresa no
inversionista), que tiene período contable anual, en septiembre 12/2.002 adquiere en la Bolsa de Valores de
Colombia 8.000 acciones en circulación (mercado secundario), que habían sido emitidas por Papelsa, valor de
mercado $1.450 por acción, comisión $400.000. Las acciones están generando dividendos de $25 por acción y
mes, pagaderos en los cinco últimos días de cada mes.
El vendedor tiene derecho a los dividendos del mes si tiene las acciones o las vende en los días comprendidos
entre el 16 y el 30 del mes, es decir que tiene derecho inclusive si ha tenido las acciones en alguno de los 10
días anteriores al cobro.
Septiembre 30/02: Cobra dividendos.
Octubre 02/02: Vende 200 acciones a $1.500/acción.
Octubre 05/02: Vende 300 acciones a $1.470/acción.
Octubre 08/02: Vende 500 acciones a $1.530/acción.
Octubre 31/02: Olvidaron cobrar los dividendos del mes.
Noviembre 28/02: Cobra dividendos de octubre y noviembre.
Diciembre 31/02: No alcanzaron a cobrar los dividendos, valor de realización $1.520/acción.
Enero 18/03: Vende 2.000 acciones a $1.540/acción.
Enero 22/03: Vende 600 acciones a $1.500/acción.
Enero 26/03: Vende 400 acciones a $1.480/acción.
Enero 30/03: Cobra dividendos de dos meses por las 4.000 acciones que posee y las 3.000 acciones que vendió,
pues tiene derecho al cobro de ellos.
Febrero 03/03: Vende el resto de las acciones ganando $25/acción.
Se pide asientos de diario con cuenta y código de cuatro dígitos.
RESOLUCIÓN
Sept. 12/02         (1205) Acciones.............................................................          12´000.000(1)
                    (1110) Bancos.......................................................................................... 12´000.000
(1) 8.000 acciones x $1.500/acción = $12´000.000
   Valor histórico /acción: $1.450/acción + $400.000/8.000 acciones = $ 1.450/acción + $50/acción = $1.500/acción
Sept. 30/02         (1105) Caja..................................................................... 200.000
                    (4215) Dividendos y participaciones.......................................................            200.000(2)
(2) 8.000 acciones x $25/acción = $200.000
Octubre 02/02 (1105) Caja....................................................................         300.000
              (1205) Acciones.......................................................................................      300.000(3)
(3) 200 acciones x $1.500/acción = $300.000
Octubre 05/02 (1105) Caja....................................................................         441.000(4)
              (5310) Pérdida en venta y retiro de bienes....................                              9.000(5)
              (1205) Acciones.......................................................................................      450.000(6)
(4) 300 acciones x $1.470/acción = $441.000 (5) 300 acciones x $30/acción = $9.000 (6) 300 acciones x $1.500/acción = $450.000
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  • 1. 1 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 CONTADURÍA SISTEMATIZADA CONTABILIDAD III JUSTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA Un discente que aspira a un adecuado desempeño en el departamento de Contabilidad de una empresa, requiere el manejo de conocimientos, habilidades y valores, relativos a la información financiera de los entes económicos, siendo parte de ésta el Balance General, compuesto por los activos, pasivos y patrimonio; corresponde a Contabilidad III los aspectos concernientes a la parte izquierda del Balance General, entrando en detalle respecto al manejo conceptual y práctico de elementos que componen los activos más comunes de un ente. OBJETIVO GENERAL El estudiante adquirirá conocimientos, habilidades y valores para trabajar con temas correspondientes a los activos de los entes económicos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Emitir conceptos acerca de temas relativos al disponible y algunos de sus componentes. 2. Adquirir destrezas en el manejo de la caja menor y la conciliación bancaria, al igual que los registros que se desprendan de tales manejos. 3. Identificar algunos elementos del mercado bursátil: Principales Bolsas de Valores en el mundo, Bolsa de Valores de Colombia y sus sedes, títulos valores, motivos de valorizaciones y desvalorizaciones de las acciones, valores de la acción, dividendos y otros. 4. Asimilar la contabilización respecto a las acciones y su rentabilidad. 5. Diferenciar entre los conceptos deudores, clientes, deudas de difícil cobro y provisión. 6. Desarrollar habilidades en la realización de análisis de vencimiento. 7. Aprender los registros contables relacionados con la cartera comercial, especialmente la provisión bajo el método general. 8. Identificar los activos correspondientes a propiedades, planta y equipo. 9. Conocer la existencia de varios métodos de depreciación y su aplicación. 10. Aplicar los conceptos asimilados a la solución de ejercicios contables. 11. Desarrollar el hábito de la puntualidad en el inicio y terminación de clase. 12. Aprender a optimizar el tiempo en la realización de evaluaciones. 13. Adquirir capacidad de trabajo en equipo. 14. Asumir responsabilidad en la solución de talleres en clase y extraclase, al igual que para las consultas.
  • 2. 2 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 CONTENIDOS TEMÁTICOS Para una adecuada asimilación de esta asignatura, se requieren conocimientos previos adquiridos en Contabilidad I y Contabilidad II (Prerrequisitos). Contabilidad III tiene relación temática con las asignaturas Costos I y Tributaria II, sin ser correquisitos. Los contenidos de esta asignatura son soporte parcial de asignaturas como Contabilidad IV, Análisis financiero y Consultorio contable. Unidad I – Disponible: Caja y Bancos 1.1 Concepto de disponible 1.2 Manejo de caja menor (Creación, aumentos, disminuciones, cancelación, reembolsos, arqueos, faltantes, sobrantes). Ejercicios de caja menor. 1.3 Manejo de bancos (Libro auxiliar de bancos, conciliación bancaria y ajustes). Ejercicios de bancos. Unidad II – Inversiones: En Acciones 2.1 Concepto y clasificación de inversiones. 2.2 Algunos títulos valores. 2.3 Bolsas de valores. 2.4 Acciones. 2.5 Valores de una acción 2.6 Registros contables genéricos. 2.7 Ejercicios de inversiones. Unidad III– Deudores: Cartera nacional 3.1 Concepto de deudores, clientes, deudas de difícil cobro y provisión. 3.2 Análisis de vencimiento de los clientes. 3.3 Manejo de la provisión para deudas de difícil cobro. 3.4 Ejercicios de cartera comercial. Unidad IV -Propiedades, planta y equipo: Depreciables y no depreciables. 4.1 Concepto y clasificación de las propiedades, planta y equipo. 4.2 Adquisición por compra o construcción. 4.3 Desembolsos capitalizables (adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias) y no capitalizables. 4.4 Depreciación (Concepto, registro, vida útil, métodos: Línea recta, unidades de producción y horas de trabajo) 4.5 Venta de propiedades, planta y equipo. 4.6 Ejercicios de propiedades, planta y equipo. METODOLOGÍA La utilización de variados recursos permiten que la metodología sea variada en algunos casos: cuando se utilizan el TV y el VHS para el tema de inversiones, esto facilita que al final se hagan algunas intervenciones de discentes y docente; con el uso del retroproyector y acetatos para el análisis de vencimiento de carteera se participa durante la exposición temática con planteamientos
  • 3. 3 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 de problemas personales y/o empresariales alusivos al tema. En los temas de caja menor y conciliación bancaria, aparecen frecuentemente estidiantes que vivencian tales experiencias en las empresas donde prestan sus servicios y se hace la clase muy activa por las participaciones. Se pide que algunos talleres se realicen fuera del salón de clase para que los estudiantes se confronten con los conocimientos adquiridos y afiancen lo asimilado, pero que también se generen casos de duda que podamos resolver al interior del salón; “generalmente cuando la mayoría de discentes han estudiado animosamente, las inquietudes son las mismas en todos los salones”. El estudiante resuelve, con la opción de confrontar para estar seguro de la interpretación o solución que dedujo. La ruta a seguir en cada tema consiste en la explicación del mismo, aclaraciones de dudas, aportes de los estudiantes sobre sus experiencias en la empresa, algunas conclusiones, se alude a excepciones para algunos tratamientos de casos, se desarrolla taller en clase, se asigna taller para realizar extraclase, se despejan dudas sobre éste y se procede a evaluar. En algunas situaciones se pide lectura previa de temas que se verán en la clase próxima. Los métodos más utilizados son de tipo productivo y reproductivo. POSIBLES CONSULTAS Bolsa de valores. Manejo administrativo de la provisión de cartera. Provisión de cartera fiscal. Controles internos de algunos activos. EVALUACIÓN Con la evaluación del ciclo del PDE (Proceso Docente Enseñanza), se facilitan la ubicación de aciertos y falencias, buscando alternativas para mejorar los procesos de conocimiento y evaluativos. El cien por ciento de la evaluación está comprendido por la sumatoria de las notas de seguimiento, parcial y final, así: El seguimiento equivale al 45% del total evaluado y se realiza con pruebas cortas (quises), participaciones relevantes en lo conceptual y/o práctico durante clase, intervención individual significativa en la solución de ejercicios en clase. El parcial equivales al 25% de la evaluación total, se hace mediante un examen escrito el cual se programa habitualmente entre la octava y novena semana del semestre académico, incluye tema(s) visto(s) hasta la fecha de evaluación. El final vale el 30% de la evaluación total, se lleva a cabo después de la terminación de clases, se realiza por escrito, evalúa varios de los temas vistos durante el semestre.
  • 4. 4 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 BIBLIOGRAFÍA RÉGIMEN DE IMPUESTO A LA RENTA, COMPLEMENTARIO Y SUCESORIAL. Bogotá. Editorial Legis, 2002. RÉGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Legis editores, 2002. RÉGIMEN COLOMBIANO DE IMPUESTO A LAS VENTAS. Legis editores, 2002. GUDIÑO D., Emma Lucía y CORAL D., Lucy. Contabilidad universitaria. Bogotá. McGraw-Hill interamericana S.A, 2000 AGUIAR, Horacio y Otros. Diccionario de términos contables para Colombia. Editorial Universidad de Antioquia, 1.998. BOLAÑO, César A. Y otros. Contabilidad comercial. Bogotá. Editorial norma, 1995 GÓMEZ BRAVO, Óscar. Contabilidad financiera. Medellín. La pluma de oro, 1.979. MEIGS, Walter B. Et AL. Contabilidad la base para las decisiones comerciales. Bogotá. Mc Graw- Hill, 84-85. SINISTERRA V., Gonzalo, POLANCO I., Luis Enrique y HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de información para las organizaciones. Santafé de Bogotá. Mc Graw – Hill Interamericana S.A., 1993 Direcciones de Internet: www.dian.gov.co www.actualicese.com.co www.contabilidad.com.co www.bvc.com.co www.supervalores.gov.co www.mincomex.gov.co www.mincomercio.gov.co www.ftaa-alca.org INDUCCIÓN (CLASE 1) 1. PRESENTACIÓN PERSONAL Y ASIGNATURA. 2. PROGRAMA DE LA ASIGNATURA, RECORRIDO DE LOS TEMAS EN FORMA GENERAL, RELACIÓN CON OTRAS ASIGNATURAS. 3. BIBLIOGRAFÍA. 4. METODOLOGÍA DE CLASE. 5. METODOLOGÍA EVALUATIVA. 6. REGLAS DE JUEGO: Prohibición de consumir alimentos y/o fumar al interior del salón de clase, excusa escrita para el caso de evaluaciones supletorias, cumplimiento general en la iniciación y terminación de la clase, respeto por el desarrollo adecuado de la clase, cumplimiento del reglamento académico. REGLAMENTO ACADÉMICO (CLASE 2) LECTURA DE LO MÁS RELEVANTE, COMENTARIOS E INQUIETUDES.
  • 5. 5 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 UNIDAD 1 – DISPONIBLE: CAJA Y BANCOS (CLASE 3) 1.1. CONCEPTO. Disponible es el primer grupo del activo y comprende todos los recursos de liquidez inmediata, es decir, de rápida conversión de efectivo que el ente económico tiene en su poder, incluye las cuentas caja (monedas, billetes, cheques recibidos), bancos (depósitos en cuentas corrientes), remesas en tránsito (traslados de fondos de otras empresas a la cuenta corriente de nuestra empresa y que están en canje), cuentas de ahorro (depósitos en cuentas de ahorro), fondos (Apropiaciones de dinero para fines específicos de la empresa que se asignan a funcionarios de la misma). También se le llama efectivo. Los controles internos de las empresas buscan la optimización de los recursos del ente para proteger los bienes del mismo, uno de los controles consiste en evitar riesgos en el manejo del dinero (monedas, billetes y cheques recibidos), por lo cual en muchas empresas se toma la decisión de consignar diariamente el dinero recibido y efectuar los pagos con cheque, salvo aquellos desembolsos de poco valor, para lo cual se utiliza la caja menor. 1.2. MANEJO DE CAJA MENOR 1.2.1. Concepto: La caja menor consiste en la apropiación de dinero destinado para el pago de desembolsos de poco valor, que no amerita hacerse con cheque por el costo que éste implica y porque no sería aceptado el cheque en negociaciones de escaso valor. Se crea mediante el traslado de dinero o preferiblemente cheque a nombre del responsable o encargado del fondo de caja menor, el traslado lo realiza el cajero o tesorero de la empresa; tal cheque se mandará a cambiar por dinero al banco con el fin de poder realizar los pagos de poco monto. 1.2.2. Registros: Al momento de crear el fondo de caja menor, el cajero de la empresa llenará un comprobante de egresos en original y mínimo una copia, que serán firmados por el responsable de caja menor como constancia del valor recibido, con el original o copia de este comprobante se realiza el registro contable de la creación de la caja menor, así: Fecha (1105) Caja - (110510) Cajas menores.......................................................................... XX (1110) Bancos - (111005) Moneda nacional.................................................................................. XX ò (1105) Caja - (110505) Caja general.............................................................................................. XX Igual registro se hace cuando se aumenta el fondo de caja menor, sólo varía el valor, se llenará otro comprobante de egreso. Al cancelar el fondo de caja menor, se hace un recibo de caja por el valor en dinero que envía el responsable a la tesorería, se registra: Fecha (1105) Caja - (110505) Caja general............................................................................... XX ó (1110) Bancos - (111005) Moneda nacional................................................................... XX (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores - (136525) Calamidad doméstica................. XX (51. .) ó (52 . .) “Cuentas de gastos” - (51. . . .) ó (52. . . .) “Subcuentas de gastos“...... XX (2408) Impuesto sobre las ventas por pagar.................................................................. XX . . . (2365) Retención en la fuente - (2365..) “Subcuenta”................................................................. XX (1105) Caja - (110510) Cajas menores....................................................................................... XX En caso de disminuir la caja menor se llenará un recibo de caja y se hará el contra-asiento siguiente: Fecha (1105) Caja - (110505) Caja general.............................................................................. XX ó (1110) Banco - (111005) Moneda nacional................................................................... XX (1105) Caja - (110510) Cajas menores......................................................................................... XX
  • 6. 6 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 Por cada pago que se realiza por caja menor, se debe llenar un recibo de caja menor, que sirve de soporte para la contabilidad, y en lo posible este recibo tendrá un respaldo cual es el documento que originó tal desembolso, por ejemplo una factura de compra, una tirilla de la caja registradora donde se compró, una cuenta de cobro emitida por el almacén al cual se le compró, habrá casos en los cuales éste documento soporte no es posible recibirlo pues quien recibe el pago no emite documento alguno, como el caso de desembolsos por transporte en metro, buses, taxis. (VER ANEXO No. 01 AL FINAL DEL MÓDULO). 1.2.3. Reembolso: Cuando la sumatoria de los recibos de caja menor es relativamente alta, significa que se está agotando el dinero de la caja menor, se procede entonces a llevar a cabo el reembolso de caja menor. Consiste en cambiar los recibos de caja menor por cheque o dinero, con autorización del gerente financiero. Para que se acepte el reembolso se deben cumplir habitualmente con los topes para solicitarlo, los cuales aparecen estipulados en el reglamento de caja menor; dicho topes oscilan entre porcentajes estipulados de acuerdo a las políticas de cada empresa o se definen entre rangos de valores; por ejemplo, se solicitará reembolso cuando en la caja menor haya dinero entre $100.000 a $180.000, respecto a un fondo de caja menor de $500.000 o cuando haya dinero entre el 20% y el 30%. Es necesario aclarar que en algunas situaciones se acepta reembolso sin cumplir con los topes estipulados en el reglamento: Cuando el encargado de la caja menor deja agotar los fondos en dinero o a final del período contable algunas empresas aceptan realizar el reembolso por los pocos recibos que existan, con el fin de que los conceptos correspondientes a estos desembolsos queden contabilizados en el período en el cual se incurrieron y lograr una adecuada asociación entre ingresos y egresos, además de los impuestos que pueden haber relacionados con tales recibos. 1.2.4. Reglamento: Corresponde a las normas que se deben cumplir respecto al manejo de la caja menor. Aparece por lo menos: monto de creación, casos en los cuales se aumentará o disminuirá el fondo, monto máximo de cada desembolso, firmas autorizada para solicitar desembolsos, topes para solicitar desembolsos y conceptos a desembolsar (fletes, buses y taxis, gastos de viaje, elementos de cafetería, casino y restaurantes, gastos de representación y relaciones públicas, servicio de aseo, elementos de aseo, donaciones, gastos legales, mantenimiento y reparaciones, estampillas, correo, préstamos por calamidad doméstica, combustibles y lubricantes, parqueaderos, arreglos ornamentales, útiles, papelería y fotocopias, etc. Es factible que algunos recibos de caja menor tengan IVA como el caso de los pagos en notarías, en restaurantes, otros; igualmente es factible que estemos en la obligación de practicar retención en la fuente a ciertos desembolsos por caja menor como honorarios, comisiones, fletes. El registro contable para el reembolso será con el uso de algunas de las siguientes cuentas y subcuentas: Fecha (5195) ó (5295) Diversos - (519520) ó (529520) Gastos de representación y relaciones públicas............ XX (5195) ó (5295) Diversos - (519525) ó (529525) Elementos de aseo y cafetería...................................... XX (5195) ó (5295) Diversos - (519530) ó (529530) Útiles, papelería y fotocopias......................................... XX (5195) ó (5295) Diversos - (519535) ó (529535) Combustibles y lubricantes............................................ XX (5195) ó (5295) Diversos - (519545) ó (529545) Taxis y buses.................................................................. XX (5195) ó (5295) Diversos - (519565) ó (529565) Parqueaderos................................................................. XX (5135) ó (5235) Servicios - (513505) ó (523505) Aseo y vigilancia............................................................ XX (5135) ó (5235) Servicios - (513510) ó (523510) Temporales................................................................... XX (5135) ó (5235) Servicios - (513525) ó (523525) Acueducto y alcantarillado............................................. XX (5135) ó (5235) Servicios - (513530) ó (523530) Energía eléctrica........................................................... XX (5135) ó (5235) Servicios - (513535) ó (523535) Teléfono........................................................................ XX (5135) ó (5235) Servicios - (513550) ó (523550) Transportes, fletes u acarreos...................................... XX (5235) Servicios - (523560) Publicidad, propaganda y promoción............................................................. XX (5110) ó (5210) Honorarios - (511025) ó (521025) Asesoría jurídica......................................................... XX (5110) ó (5210) Honorarios - (511030) ó (521030) Asesoría Técnica........................................................ XX (5140) ó (5240) Gastos legales - (514005) ó (524005) Notariales............................................................. XX (5145) ó (5245) Mantenimiento y reparaciones - (514520) ó (524520) Equipo de oficina.......................... XX (5150) ó (5250) Adecuación e instalación - (515010) ó (525010) Arreglos ornamentales......................... XX
  • 7. 7 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 (5150) ó (5250) Adecuación e instalación - (515015) ó (525015) Reparaciones locativas........................ XX (5155) ó (5255) Gastos de viaje - (515520) ó (525520) Pasajes terrestres............................................... XX (2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240805) Descontable en compras................................... XX (2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240810) Descontable en servicios................................... XX (2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240815) Descontable asumido........................................ XX (2367) Impuesto a las ventas retenido - (236705) Régimen simplificado............................................................... XX (2367) Impuesto a las ventas retenido - (236710) Régimen común....................................................................... XX (2365) Retención en la fuente - (236515) Honorarios.............................................................................................. XX (2365) Retención en la fuente - (236525) Servicios................................................................................................ XX (2365) Retención en la fuente - (236540) Compras................................................................................................ XX (1110) Bancos - (111005) Moneda nacional............................................................................................................ XX 1.2.5. Controles internos: El Diccionario de Términos Contables para Colombia, define el control interno, como “Proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo o gerencia y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de que el ente económico alcanzará sus objetivos”. En ese orden de ideas, tenemos que existen algunos controles internos para el buen manejo de la caja menor; entre otros están la utilización de recibos de caja menor preimpresos en tipografía con el membrete de la empresa y con número consecutivo, vales provisionales, asignación de una caja metálica con una llave, realización del arqueo. Arqueo de caja menor: Consiste en una visita sorpresa realizada por el revisor fiscal y/o el auditor (interno o externo) y/o el contador y/o el administrador, para evaluar el funcionamiento de la caja menor, en cuanto al cumplimiento de lo acordado en el reglamento y para evitar malos manejos del efectivo; cada vez que se haga arqueo es necesario que se elabore un informe detallado de lo encontrado detallando el número de los recibos de caja menor encontrados, las diferentes denominaciones de las monedas y billetes encontrados, comentarios en cuanto al cumplimiento del reglamento de caja menor; generalmente firman quien hace el arqueo y la persona responsable de la caja menor. Un ejemplo de un informe de arqueo puede ser: INFORME DE ARQUEO DE CAJA MENOR. Fecha: Febrero 20 de 2003 Hora: 10 y 45 a.m. Encargada(o) de la caja menor: Johana Díaz Vélez Se encontraron los recibos de caja menor número 021 hasta el 032 por un monto total de $ 280.000 . En vales provisionales se hallaron en total $ 120.000 . En dinero el valor total existente en el momento del arqueo fue $ 300.000 . TOTAL . . . $ 700.000 . El dinero estaba conformado por las siguientes denominaciones: Cuatro billetes de $50.000 cada uno, equivale a $200.000 Dos billetes de $20.000 cada uno, equivalente a 40.000 Tres billetes de $10.000 cada uno, equivale a 30.000 Dos billetes de $5.000 cada uno, equivalen a 10.000 Ocho billetes de $2.000 cada uno, equivalente a 16.000 Cuatro monedas de $1.000 cada una, equivale a 4.000 Se está cumpliendo con el reglamento de caja menor y no hay faltantes ni sobrantes. FIRMAS: ___________________________________ _____________________________________
  • 8. 8 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 Al efectuar el arqueo de caja menor, se pueden encontrar las siguientes situaciones respecto al monto asignado para su funcionamiento: a) Que la caja esté cuadrada, esto significa que el total de los valores representados en los recibos de caja menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero equivalen al valor asignado en ese momento para la caja menor, por lo cual no aparecen ni faltantes ni sobrantes; en este caso no se hace registro contable en los libros. Este hecho no implica que todo esté funcionando correctamente en la caja menor, pues pueden presentarse casos de incumplimiento del reglamento en cuanto a desembolsos que superan el monto máximo autorizado, o que no están contemplados en el reglamento, o que no se tienen soportes para ciertos recibos que sí lo ameritan. b) Que se presente un faltante, significa que el total de los valores representados en los recibos de caja menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero es inferior al valor asignado en ese momento para la caja menor, lo cual implica hacer firmar una cuenta de cobro en caso de no encontrar una justificación razonable del mismo; además se busca cubrir tal faltante con el fin de mantener la caja cuadrada, mediante el envío del dinero faltante y su respectivo comprobante de egreso. El registro contable sería: Fecha (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136530) Responsabilidades........................... XX (1105) Caja – (110505) Caja general o (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional...................... XX c) Que se presente un sobrante, significa que el total de los valores representados en los recibos de caja menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero es superior al valor asignado en ese momento para la caja menor, lo cual implica elaborar una nota interna de contabilidad en caso de no encontrar una justificación razonable del mismo; además como se pretende que la caja menor permanezca cuadrada, se retira el sobrante enviándolo a tesorería o a consignar. El registro contable sería: Fecha (1105) Caja – (110505) Caja general o (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.......... XX (4295) Diversos – (429553) Sobrantes de caja o (2380) Acreedores varios – (238095) Otros....... XX 1.2.6. EJERCICIOS (CLASE 4) IMPORTANTE Considere para la solución de todos los ejercicios de caja menor lo siguiente: a. Como la mayoría de compras de poco valor se realizan a personas naturales del régimen simplificado, se les retendrá en la fuente si cumple la base gravable; como no están obligados a facturar y no son responsables de IVA, hay que determinar si el bien y/o servicio comprado está gravado para aplicar el IVA asumido cuando cumpla la base gravable. b. Cuando la compra del bien y/o servicio sea a empresas del régimen común, aparecerá el IVA en el recibo de caja menor cuando el bien y/o servicio esté gravado; respecto a la retención en la fuente, también aparecerá en el recibo de caja menor, salvo cuando la otra empresa sea autorretenedora o la transacción no cumpla la base gravable. c. Política contable: Todo lo que se compra es para el consumo del mes en que se adquiere, excepto cuando se diga que es para varios períodos contables. 1. Enero 02/2.003 Districosméticos S.A., empresa del régimen común, crea fondo de caja menor con cheque por $450.000 a favor del responsable. El reglamento estipula que el reembolso se hará cuando en el fondo haya dinero entre $100.000 y $180.000, cada desembolso será máximo de $70.000; pagos superiores a este valor se harán con cheque en tesorería. También tiene como política el reglamento, que siempre que haya un faltante se cubrirá con dinero de tesorería y el sobrante se enviará a tesorería. Enero 27: El responsable del fondo pide reembolso, el cual es aceptado con cheque, para cada concepto aparece si están gravados o no, dependiendo de los artículos. Recibo de caja menor # 001 $60.000 Elementos de cafetería (admón.), no gravados con IVA Recibo de caja menor # 002 51.500 Elementos de aseo (ventas). No IVA asumido, debido a la base gravable. Recibo de caja menor # 003 3.500 Almuerzo para auxiliar contable que trabajó a medio día, no gravado con IVA Recibo de caja menor # 004 58.900 Pasabocas y detalle con motivo del día del Contador, no gravado IVA
  • 9. 9 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 Recibo de caja menor # 005 21.000 Suscripción al Heraldo por el mes de enero (admón.), no gravado con IVA Recibo de caja menor # 006 6.100 Estampillas (admón.), no gravados con IVA Recibo de caja menor # 007 61.000 Proceso de microfilmación contable (admón.). No IVA asumido por la base. Recibo de caja menor # 008 18.000 Parqueaderos (ventas). No IVA asumido por la base gravable. Recibo de caja menor # 009 28.100Blocks, lapiceros y marcadores (admón.). No IVA asumido por base gravable Total ... $308.100 Febrero 12: El revisor fiscal hace arqueo y encuentra recibos definitivos del # 010 al # 014 por valor de $250.000, 4 billetes de $50.000 y recibo provisional por $13.000. El revisor fiscal elabora informe después de buscar causas y se aplica la política del reglamento para faltantes y sobrantes. Febrero 13: Se aumenta el fondo de caja menor en $50.000 con cheque. Febrero 25: Hay arqueo encontrando recibos por $275.000 y dinero $225.000, elabora informe. Febrero 28: Es fin de período contable (mensual), aceptan reembolso con cheque sin cumplir topes: # 010 $70.000Pasajes terrestres (ventas), no gravado con IVA # 011 61.000Fletes de mercancía (ventas), no gravado con IVA # 012 26.000Buses y taxis urbanos (admón.), no gravado con IVA # 013 58.000Lubricantes (ventas), son $50.000 más IVA $8.000, no cumple la base para retenciones. # 014 35.000Música ambiental del mes (admón.), no gravado con IVA # 015 13.000Servicio de vigilancia ocasional (admón.), no gravado con IVA # 016 12.000Servicio de aseo ocasional por persona natural (ventas), no gravado con IVA # 017 9.000Honorarios a régimen simplificado por factor intelectual de asesoría técnica a máquina de escribir (ventas), valor $10.000, retención en la fuente por honorarios $1.000. IVA asumido, no requiere base. # 018 16.000 Servicio técnico a régimen simplificado por mantenimiento computador (admón.), Total $300.000 Marzo 25: Hay arqueo encontrando en recibos $105.000 y en dinero $390.000, el responsable firma cuenta de cobro, el revisor fiscal elabora informe y se aplica la política del reglamento para faltantes y sobrantes. Marzo 26: Disminuyen el fondo de caja menor a $370.000, consignando lo retirado. Marzo 30: El responsable cancela el faltante que debía. Marzo 31: Reembolso con cheque, con base en la siguiente relación de caja menor: RECIBO CONCEPTO BENEFICIARIO NIT/CC VALOR IVA RETFTE NETO # 019 Préstamo(calamid.) Ana Vélez 71886452 60.000 60.000 # 020 Fletes (ventas) De Prissa 8901510420 66.000 660 65.340 # 021 Legales (admón.) Notaría 14 8908545810 50.000 8.000 58.000 # 022 R.R.P.P.(ventas) Asados la 80 8901670150 40.000 6.400 46.400 # 023 Donación Cruz roja 8908189200 39.500 39.500 Total 255.500 14.400 660 269.240 Abril 2: Cancela el fondo de caja menor, consignan el efectivo y envían a contabilidad los recibos: # 024 29.000 Publicidad para varios períodos, precio por $25.000 e IVA por $4.000 # 025 10.000 Arreglos ornamentales (ventas), No IVA asumido por la base. # 026 11.000 Medicamentos para el botiquín (consumo de empleados de la empresa: admón.) Abril 15: Ana Vélez paga su deuda. Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta. RESOLUCIÓN DEL EJERCICIO Enero 02/03 (1105) Caja – (110510) Cajas menores............................................... 450.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.................................................. 450.000 Enero 27/03 (5195) Diversos – (519525) Elementos de aseo y cafetería........ ........ 60.000 (5295) Diversos – (529525) Elementos de aseo y cafetería................. 51.500 (5195) Diversos – (519560) Casino y restaurantes...................... ......... 3.500 (5195) Diversos – (519520) Gastos de representación y RRPP.. ......... 58.900 (5195) Diversos – (519510) Libros, suscripciones, period y revis......... 21.000 (5195) Diversos – (519550) Estampillas................................................ 6.100
  • 10. 10 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 (5195) Diversos – (519555) Microfilmación.................................. ......... 61.000 (5295) Diversos – (529565) Parqueaderos.................................. ........ 18.000 (5195) Diversos – (519530) Útiles, papelería y fotocopias................... 28.100 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................................... 308.100 Febrero 12/03 (1105) Caja – (110505) Caja general.................................................... 13.000 (4295) Diversos – (429553) Sobrantes de caja.................................................... 13.000 Febrero 13/03 (1105) Caja – (110510) Cajas menores....................................... ......... 50.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................................... 50.000 Febrero 28/03 (5255) Gastos de viaje – (525520) Pasajes terrestres................. .......... 70.000 (5235) Servicios – (523550) Transportes, fletes y acarreos................... 61.000 (5195) Diversos – (519545) Taxis y buses................................... ......... 26.000 (5295) Diversos – (529535) Combustibles y lubricantes............. ......... 50.000 (2408) Impuesto s/ ventas x pagar – (240805) Descontable en compras. 8.000 (5195) Diversos – (519515) Música ambiental...................................... 35.000 (5135) Servicios – (513505) Aseo y vigilancia....................................... 13.000 (5235) Servicios – (523505) Aseo y vigilancia....................................... 12.000 (5210) Honorarios – (521035) Asesoría técnica.................................... 10.000 (2365) Retención en la fuente - (236515) Honorarios........................................... 1.000 (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240815) Descontable asumido... 1.200 (2367) Impuesto a las ventas retenido – (236705) Régimen Simplificado......... 1.200 (5145) Mantenimiento y reparaciones – (514525) Eq comput y comun. 16.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional...................................................... 300.000 Marzo 25/03 (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores– (136530) Responsabilidades. 5.000 (1105) Caja – (110505) Caja general................................................................... 5.000 marzo 26/03 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional......................................... 130.000 (1105) Caja – (110510) Cajas menores................................................................ 130.000 Marzo 30/03 (1105) Caja – (110505) Caja general..................................................... 5.000 (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136530) Responsabilidades........... 5.000 Marzo 31/03 (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136525) Calamid domést.. 60.000 (5235) Servicios – (523550) Transporte, fletes y acarreos.................... 66.000 (2365) Retención en la fuente – (236525) Servicios............................................. 660 (5140) Gastos legales – (514005) Notariales........................................ 50.000 (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240810) Descontable servicios... 8.000 (5295) Diversos – (529520) Gastos de representación y RRPP.......... 40.000 (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240805) Descontable compras.. 6.400 (5395) Gastos Diversos – (539525) Donaciones.................................. 39.500 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................................... 269.240 Abril 02/03 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................... 320.000 (1710) Cargos diferidos – (171044) Publicidad, propaganda y promo. 25.000 (2408) Impuesto s/ventas por pagar – (240810) Descontable servicios. 4.000 (5250) Adecuación e instalación – (525010) Arreglos ornamentales..... 10.000 (5105) Gastos de personal – (510584) Gastos médicos y drogas......... 11.000 (1105) Caja – (110510) Cajas menores.............................................................. 370.000 Abril 15/03 (1105) Caja – (110505) Caja general.................................................... 60.000 (136525) Cuentas por cobrar a trabajadores – Calamidad doméstica................... 60.000 CUESTIÓNESE:  Si algunos desembolsos de caja menor se registran en el período contable siguiente al cual se incurrieron, cómo quedan las utilidades para cada uno de los períodos contables (presente y siguiente)?  Desde el punto de vista del manejo del efectivo de una empresa qué decidiría usted, hacer todos los desembolsos con cheque (por seguridad) o hacerlos todos con dinero de caja (para ahorrarse el valor de los cheques y el tres por mil), o combinaría de qué manera? sustente.
  • 11. 11 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003  Qué incidencia tendrá el que un gasto de administración se registre como gasto de ventas, para efectos de toma de decisiones?  Desde el punto de vista tributario qué repercusión tiene el que un pago por caja menor, que tiene retención en la fuente, se registre en el período contable siguiente (mensual)? 2. Mayo 06/2003 Comercial Cháqui Ltda, empresa del régimen común, crea fondo de caja menor con dinero de tesorería por $330.000. Mayo 25 Disminuyen el fondo de caja menor a $270.000, consignando el valor retirado del fondo. Mayo 31 Reembolso con cheque por los siguientes recibos de caja menor, correspondientes a desembolsos del departamento de ventas: #001 $46.400 Combustible por $40.000 más IVA $6.400 #002 18.200 Buses Urbanos. No gravado con IVA. #003 41.500 Papelería no gravada con IVA #004 41.750 Regalo despedida a secretaria, no gravado con IVA. #005 29.000 Implementos de aseo $25.000 e IVA $4.000. #006 18.900 Honorarios por arreglo de computador $21.000, menos retención en la fuente $2.100. IVA asumido. #007 20.880 Restaurante, son $18.000 más IVA $2.880. Junio 07 El contador hace arqueo encontrando: Recibos definitivos por $150.000, recibos provisionales por $50.000 y en dinero $65.000. Se cubre el faltante con dinero de tesorería, se firma cuenta de cobro y el contador elabora informe. Junio 30: Hay reembolso con cheque, por los siguientes recibos de caja menor, correspondientes a consumos del departamento de administración, excepto el recibo #012: #008 $ 48.720 Papelería $42.000 e IVA $6.720 #009 40.000 Servicio técnico reparaciones locativas prestado por persona natural, no cumple la base para IVA asumido. #010 32.600 Gastos médicos y drogas, no gravado con IVA. #011 28.680 Servicio técnico mantenimiento a escritorio, no cumple la base para IVA asumido. #012 30.000 Publicidad del mes, sin IVA (De Ventas). #013 26.100 Fletes de mercancía. No está gravado con IVA. #014 28.600 Parqueaderos. No IVA asumido por la base. #015 5.800 Llamada larga distancia por $5.000 e IVA $800 Julio 05 Aumentan el fondo de caja menor en $80.000 con cheque. Julio 12 El contador hace arqueo encontrando recibos definitivos por $120.100 y en dinero $232.000. El sobrante de traslada a tesorería, se elabora nota interna de contabilidad y el contador elabora informe. Julio 21 Cancelan la caja menor consignando el efectivo y llevando a contabilidad los recibos: #016 $27.600 Implementos de aseo (ventas). No IVA asumido #017 48.000 Elementos de cafetería (admón), no grabados con IVA #018 44.500 Pasajes terrestres (ventas), no gravados #019 3.700 Correo (ventas), no gravado #020 22.500 Comisiones a persona natural $25.000 menos retefte $2.500 (ventas), IVA asumido. Julio 15 El responsable cancela la deuda a la empresa por el faltante. Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta. 3. Industrias Avícola Ltda. es una empresa del régimen común que utiliza la caja menor desde años anteriores; en agosto 10/03 el revisor fiscal hace arqueo encontrando en recibos definitivos 134.560 y en dinero $260.440, encuentra un faltante de $15.000 el cual se cubre con dinero de tesorería. Agosto 21/03 Disminuyen el fondo de caja menor en $60.000 consignando el dinero retirado en el banco.
  • 12. 12 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 Agosto 31 Al finalizar el período contable bimestral, se envían a contabilidad los siguientes recibos de caja menor, haciendo firmar un recibo provisional, no hay reembolso: $63.800 Pagos notariales $55.000 e IVA $8.800 (administración) 29.000 Lubricantes $25.000 e IVA $4.000 (Ventas) 41.760 Invitación a restaurante a gerente de ventas $36.000 e IVA $5.760 Causar los gastos y demás desembolsos utilizando la cuenta costos y gastos por pagar - otros, en el crédito. Septiembre 11 Disminuyen la caja menor a $310.000, consignando el dinero retirado. septiembre 21 Arqueo hallando en recibos $210.000 y en dinero $105.500, el sobrante va a tesorería. Septiembre 26 Reembolso con cheque a cambio de los recibos causados en agosto 31 y de los siguientes: $37.120 Lubricantes $32.000 e IVA 5.120 (ventas) 25.000 Préstamo empleados (calamidad doméstica) 13.320 Donación al Hospital Universitario San Vicente de Paúl. No tiene IVA 23.200 Elementos de cafetería para el mes $20.000 e IVA $3.200 (ventas) Septiembre 30 Hay arqueo encontrando en recibos $85.000 y en dinero $222.100, el faltante se cubre con dinero de tesorería, el responsable firma cuenta y el revisor fiscal elabora informe. Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta. EVALUACIÓN DE CAJA MENOR (CLASE 5) 1.3. MANEJO DE BANCOS. (CLASES 5 Y 6) 1.3.1. CONCEPTOS PRELIMINARES. A. Bancos: En el ámbito contable es una cuenta del activo, de naturaleza débito, cuyo saldo representa el valor que la empresa tiene depositado en las diferentes cuentas corrientes. Dicho saldo se puede conocer a través del libro mayor y balances, libro auxiliar de bancos o extracto de cuenta corriente. Al final del mes se supone que los datos del libro mayor y el libro auxiliar de bancos coinciden, pues el departamento de auditoría y/o revisoría fiscal detectará las posibles diferencias durante el mes y pedirá realizar los respectivos registros de ajuste que permitan homogeneidad entre ambos. Mientras que sí es relativamente común que existan diferencias entre el extracto de cuenta corriente con el libro auxiliar de bancos y por ende con el libro mayor, por lo cual se presenta la conciliación bancaria. Los principales motivos que generan diferencias entre el libro auxiliar de bancos y el extracto de cuenta corrientes, son: a. Cheques girados por la empresa que no han sido cobrados por las personas a quienes se les giró; por supuesto ya quedaron registrados en los libros contables de la empresa, pero no aparecen en el extracto de cuenta corriente. Se les llama cheques girados y no cobrados, cheques en canje, cheques por cobrar o cheques pendientes de cobro. b. Consignaciones en cheque realizadas por la empresa, generalmente el último día de mes y algunas veces en horario extendido, que no alcanzan a quedar registradas en el extracto de cuenta corriente. Sí aparecen contabilizadas en los libros de contabilidad de la empresa, pero no en el extracto de cuenta corriente. Se les denomina consignaciones en tránsito o consignaciones en vía. c. Notas débito (N.D.) y notas crédito (N.C.) elaboradas por el banco que no llegan a la empresa durante el mes, sino en el mes en el cual se recibe el extracto, por lo cual sí aparecen en el
  • 13. 13 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 extracto bancario de cuenta corriente pero no en los libros contables de la empresa. Se les puede llamar notas bancarias por registrar en libros. d. Errores de registro en la empresa y/o en el banco; en escasas ocasiones se presenta que alguna transacción relacionada con el banco, como consignaciones, cheques girados, notas débitos bancarias o notas créditos bancarias, queden registradas en la empresa y/o en el banco, por un valor diferente al que aparece en el documento original. Se les denomina errores en libros y/ o en extracto. B. Libro Auxiliar de Bancos: Es un libro de contabilidad que la ley no obliga a utilizar, sin embargo es muy usado con el fin de detallar el movimiento de las diferentes cuentas corrientes que la empresa tiene, en él se registran las consignaciones, los cheques girados, las notas débito, las notas crédito y los ajustes. Tiene cinco columnas, aunque en la pasta aparece libro tres columnas, éstas son para la fecha, detalle, debe, haber y saldo. Dependiendo del número de cuentas corrientes y de su movimiento, se podrán utilizar uno o varios libros auxiliares de bancos, por ejemplo si sólo se tienen dos cuentas corrientes, siendo una de ellas de movimiento aceptable y la otra de poco movimiento, se podrá utilizar un solo libro auxiliar destinando las primeras sesenta hojas para la cuenta de más movimiento y las restantes veinte hojas para la cuenta corriente de poco movimiento. Se dice que una cuenta tiene poco movimiento cuando durante el mes genera pocas transacciones con el banco, por decir algo, cinco consignaciones y siete cheques girados; mientras que una cuenta de alto movimiento implica un gran volumen de transacciones bancarias, por ejemplo tener durante el mes más de sesenta consignaciones y más de ochenta cheques girados; el concepto del volumen exacto de transacciones es relativo. C. Extracto de Cuenta Corriente: Es un documento enviado por el banco a cada cliente (cuenta habiente o cuentacorrentista), en forma mensual vencida, para informarle el saldo inicial, movimiento de la cuenta y saldo final; algunos extractos traen resumen informativo del número de transacciones realizadas por cada concepto, valor promedios de saldo, total del valor consignado, total cheques girados, etc. El cliente recibe normalmente su extracto en los diez primeros días del mes siguiente al contenido de la información. En la actualidad con apoyo en la tecnología los bancos envían a algunos clientes, generalmente a los grandes clientes, el extracto por Internet y/o Correo electrónico. D. Conciliación Bancaria: Es un documento elaborado por la empresa para mostrar las diferencias encontradas al comparar el libro auxiliar de bancos y el extracto de cuenta corriente, tiene encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento “Conciliación bancaria”, nombre del banco, número de cuenta corriente en caso de tener varias cuentas corrientes en el mismo banco, mes que se está conciliando. Existen diferentes formas de conciliar, como el método de conciliación simultánea con el cual se llega a los saldos reales, otro es partiendo del saldo en libros para llegar al saldo en extracto, está el método en que se parte del saldo en extracto para llegar al saldo en libros. La información que falta por registrar en libros requiere hacer ajustes al final del período contable. Utilizaremos el primer método mencionado, su esquema resumido es:
  • 14. 14 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 NOMBRE DE LA EMPRESA Conciliación bancaria Nombre del banco Cuenta corriente no. _______ Mes a conciliar y año CONCEPTO EN LIBROS EN EXTRACTO Saldos a 31 de mes/año.......................................... $ XXXXXX $ XXXXXX Cheques girados y no cobrados: No. YYYYY........................................$ XXXXXX No. YYYYY......................................... XXXXXX ( XXXXXXX) Consignaciones en tránsito: .............$ XXXXXX X XXXXX XXXXXXX Notas bancarias por registrar en libros: N.D. – Concepto................................. $ XXXXX N.D. – Concepto................................. XXXXX (XXXXXX) N.C. – Concepto................................. $ XXXXX N.C. – Concepto................................. $ XXXXX XXXXXX Errores en libros: Concepto.............................................$ XXXXX XXXXXX Errores en extracto: Concepto............................................ $ XXXXX _________ XXXXXXX. Saldos Reales............................. $ XXXXXX $ XXXXXXX Los errores en extracto y/ en libros pueden ir sumando o restando, dependiendo de cada caso. Las Notas Débitos (N.D.): Son documentos elaborados por el banco con el fin de notificar al cliente que tiene una disminución en su cuenta corriente por conceptos como intereses de préstamo, interés de sobregiro, chequera, referencia bancaria, comisiones, cheques devueltos, cuotas de abono a préstamos, impuesto de timbre por préstamo, etc. Algunos cobros efectuados por el banco mediante N.D. están sometidos a IVA, entre otros están la chequera, referencia bancaria, comisiones. Las Notas Créditos (N.C.): Documentos hechos por el banco, que se envían a cada cliente con el fin de notificar que su cuenta ha aumentado por diferentes motivos como préstamo bancario, interés generado por CDT que se traslada a la cuenta, reintegro por mayor valor cobrado en chequera u otros conceptos, premios ganados en efectivo. Las notas bancarias generalmente son anexadas al extracto de cuenta corriente, por lo cual se reciben vencidas y no se han registrado. La mayoría de paquetes contables (Software) permiten hacer la conciliación bancaria, pues ya tienen en sus archivos maestros los datos correspondientes al libro auxiliar de bancos, los cuales puede comparar con los datos enviados por el banco vía Internet y luego arroja las diferencias que permiten hacer los ajustes.
  • 15. 15 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 1.3.2 EJERCICIOS (CLASES 7 Y 8) NOTA: PARA TODOS LOS EJERCICIOS DE BANCOS, ASUMA QUE LA EMPRESA RECIBE DEL BANCO LAS N.D Y N.C FALTANTES, ANEXADAS AL EXTRACTO. 1. En Enero 03/2003 Morrales Finos S.A., empresa comercial, abre cuenta corriente No. 99510 en el Banco Tequendama consignando $25'000.000. Enero 30 Paga nómina de admón.: cheque # 37100 por 926.250 (valor bruto $1´000.000), cheque # 37101 por $648.375 (valor bruto $700.000) y cheque # 37102 por $555.750 (valor bruto $600.000); nómina de ventas: cheque #37103 por $463.125 (valor bruto $500.000); cheque # 37104 por $370.500 (valor bruto $400.000), a todos les dedujeron el 4% para salud y el 3.375% para pensión. A nadie se le paga auxilio de transporte, pues la empresa los desplaza de sus hogares al lugar de trabajo y viceversa. Enero 31 Consigna cheque por $4´890.000. Febrero 06 Recibe el siguiente extracto: BANCO TEQUENDAMA EXTRACTO CONSOLIDADO NIT 860.048.549.4 CUENTA CORRIENTE Cuenta No. 99510 Nombre: Morrales Finos S.A. Hoja No. 1 Dirección: Cra 70 No. 14 – 27 Oficina Medellín-Principal Fecha de corte: Enero 31/2.003 MOVIMIENTO DIARIO DÍA IDENTI- DÉBITOS CRÉDITOS SALDO DÍA DESCRIPCIÓN FICACIÓN (Cheques Girados y N.D.) (Consiganciones y N.C.) 03 _ ____ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25´000.000 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CONSIGNACIÓN 03 _ ____ _ _ _ 175.000 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUERA 03 _ ____ _ _ _ 28.000 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 24´797.000 _ IVA CHEQUERA 30 _ _ 37100 _ _ _ _ 926.250 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUE-VENTN 30 _ _ 37103 _ _ _ _ 463.125 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUE-VENTN 30 _ ____ _ _ _ 2.779 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ DB TRES X MIL 30 _ _______ 1.389 _ _ _ _ ______ ___ __ _ 23´403.457 _ DB TRES X MIL 31 _ _ 37101 _ _ _ _ 648.375 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ CHEQUE-VENTN 31 _ _______ 1.945 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 22´753.137 DB TRES X MIL El banco anexa al extracto todas las ND y NC que aparecen relacionadas en el mismo, pues normalmente los bancos NO envían las ND y NC durante el mes, a medida que transcurren las transacciones. Pide: a. Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta. b. Registros en el libro auxiliar de bancos. c. Conciliación bancaria. d. Registros de ajuste en el diario y en el libro de bancos, por la conciliación. RESOLUCIÓN a. Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta. Enero 03/03 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................... 25´000.000 (1105) Caja – (110505) Caja general............................................................................. 25´000.000
  • 16. 16 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 Enero 30/03 (5105) Gastos de personal – (510506) Sueldos..................................... 2´300.000 (5205) Gastos de personal – (520506) Sueldos...................................... 900.000 (2370) Retenciones y aportes de nómina – (237005) Aportes a EPS.......................... 128.000 (2370) Retenciones y aportes de nómina – (237007) Aportes a AFP.......................... 108.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............................................................... 2´964.000 Enero 31/03 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................... 4´890.000 (1105) Caja – (110505) Caja general........................................................................... 4´890.000 d. Registros de ajuste en el diario Enero 31/03 (5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios...................................... 175.000 (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240810) Descontable servicios........ 28.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............................................................... 203.000 (5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios...................................... 6.113 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.............................................................. 6.113 b. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS BANCO TEQUENDAMA FECHA EXPLICACIÓN DEBE HABER SALDO Enero 03/03 Apertura cuenta corriente No. 99510 25´000.000 25´000.000 Enero 30/03 Pago nómina – CH No. 37100 926.250 24´073.750 Pago nómina – CH No. 37101 648.375 23´425.375 Pago nómina – CH No. 37102 555.750 22´869.625 Pago nómina – CH No. 37103 463.125 22´406.500 Pago nómina – CH No. 37104 370.500 22´036.000 Enero 31/03 Consignación con cheque 4´890.000 26´926.000 d. N.D chequera con IVA 203.000 26´723.000 N.D. tres por mil 6.113 26´716.887 c. MORRALES FINOS S.A. Conciliación Bancaria Banco Tequendama Enero de 2003 CONCEPTO EN LIBROS EN EXTRACTO Saldos a enero 31/03. . . . . . . . . . . . . $26´926.000 $22´753.137 Cheques girados y no cobrados: No. 37102. . . . . . . . . .$ 555.750 No. 37104. . . . . . . . . . 370.500 . . . . . . . . . ( 926.250) Consignaciones en vía: . . . . $4´890.000 . . . . . . . . . . 4´890.000 Notas bancarias por registrar en libros: N.D.- Chequera con IVA. . . . $203.000 N.D.- G.M.F. . . . . . . . . 6.113 . . . ( 209.113) . SALDOS REALES . . . $26´716.887 $26´716.887 . 2. El auxiliar contable de Morrales Finos S.A., recibe el extracto de cuenta corriente de febrero/ 03 del banco Tequendama, al compararlo con la conciliación bancaria del mes anterior (enero) y con el libro auxiliar de bancos de febrero encontró las siguientes diferencias: Cheques girados y no cobrados: # 37104 por $370.500, # 37120 por $180.000, # 37135 por $3 ´278.000. Consignaciones en canje (en horario extendido de febrero 28): $1´960.000 y $1´235.000. Notas por registrar en libros: ND $965.400: un cheque pagado por un cliente a la empresa lo habíamos consignado, el banco nos lo devuelve por fondos insuficientes, contabilidad lo carga a clientes. ND $ 63.000: por gravamen a los movimientos financieros (GMF = tres mil)
  • 17. 17 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 ND $ 4.756: $4.100 por referencia bancaria e IVA $656 ND $ 92.800: $80.000 por comisiones de remesa e IVA $12.800. NC $560.500: por abono de cliente a través del banco (remesa o traslado de fondos). NC $116.250: $125.000 de intereses brutos de CDT menos retención en la fuente $8.750 NC $ 25.000: por reintegro de mayor valor cobrado en chequera del mes anterior. Saldos a febrero28/03: según el extracto es $11´298.100 y según libros es $11´088.806. Se requiere elaborar conciliación bancaria, asientos de ajuste en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario (cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos). RESOLUCIÓN MORRALES FINOS S.A. Conciliación Bancaria Banco Tequendama Febrero de 2003 CONCEPTO EN LIBROS EN EXTRACTO Saldos a febrero 28/03. . . . . . . . . . . . . . . . $11´088.806 $11´298.100 Cheques girados y no cobrados: No. 37104. . . . . . . . . . . . . . . $ 370.500 No. 37120. . . . . . . . . . . . . . . 180.000 No. 37135. . . . . . . . . . . . . . 3´278.000 . . . . .... ( 3´828.500) Consignaciones en canje: . . . . . . . $1´960.000 . ..... . 1´235.000 . . . . . . . . . . 3´195.000 Notas por registrar en libros: N.D. - cheque devuelto, cargar cliente. . . . $ 965.400 N.D. - GMF. . . . . . . . . . . . . . 63.000 N.D. - Referencia bancaria con IVA. . . . . 4.756 N.D. - Comisiones con IVA . . . . . . . . 92.800 . .(1´125.956) N.C. - Abono cliente. . . . . . . . . . . 560.500 N.C. - Interés neto de C.D.T. . . . . . . . 116.250 N.C. - Reintegro mayor valor cobro cheq mes ant. 25.000 . 701.750 . SALDOS REALES . . . $10´664.600 $10´664.600 LIBRO AUXILIAR DE BANCOS BANCO TEQUENDAMA FECHA EXPLICACIÓN DEBE HABER SALDO 11´088.806 Febrero 28/03 N.D.- Cheque devuelto, cargar cliente 965.400 N.D. - GMF 63.000 N.D. - Referencia bancaria con IVA 4.756 N.D. - Comisiones con IVA 92.800 N.C. - Abono cliente 560.500 N.C. - Interés neto de C.D.T. 116.250 N.C. - Reintegro mayor valor cobro chequera mes ant 25.000 10´664.600 Febrero 28/03 (1305) Clientes – (130505) Nacionales................................................... 965.400 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............................................................. 965.400 (5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios................................... 63.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............................................................. 63.000 (5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios.................................... 4.100 (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240805) Descontable servicios..... 656 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............................................................. 4.756 (5305) Financieros – (530515) Comisiones........................................... 80.000
  • 18. 18 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 (2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240805) Descontable servicios.. 12.800 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............................................................. 92.800 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................ 560.500 (1305) Clientes – (130505) Nacionales..................................................................... 560.500 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................ 116.250 (1355) Anticipo de impuestos y cont o sald fav – (135515) Retefte..... 8.750 (4210) Financieros – (421005) Intereses.................................................................. 125.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional........................................ 25.000 (4250) Recuperaciones – (425040) Gastos bancarios............................................. 25.000 3. Comestibles Ricositas Ltda. recibe del City Bank el extracto de cuenta corriente de mayo/2.003, no tiene información pendiente de meses anteriores, encuentra las siguientes diferencias: Cheques girados y no cobrados # 21935 por $240.800. Notas débito por contabilizar en libros: chequera $180.000 con IVA $28.800, intereses trimestre anticipado por préstamo antiguo $3´240.000, cuota abono a préstamo antiguo (pagaré) $20 ´000.000, intereses de sobregiro $ 12.500, GMF $66.000 e interés trimestre anticipado por préstamo $1´620.000. Notas crédito por registrar en libros: Reintegro interés sobregiro de períodos anteriores $3.800, reintegro interés sobregiro del mes $2.000, préstamo a seis meses $30´000.000 firmando pagaré. La N.D. del mes por chequera $180.000 e IVA $28.800, aparece registrada erróneamente en extracto $160.000 e IVA $25.600. El cheque # 21904 girado por la empresa al proveedor Vinícola Ltda. por $525.000, para cancelar una deuda sin descuento, aparece mal registrado en extracto por $552.000 A mayo 31/2.003 los saldos son: En extracto hay sobregiro de $1´560.000 (es negativo) y en libros hay que hallarlo porque no se tiene el libro con los saldos actualizado. Pide conciliación bancaria, ajustes en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario (cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos). COMESTIBLES RICOSITAS Conciliación bancaria City Bank Mayo de 2003 CONCEPTO EN LIBROS EN EXTRACTO Saldo a mayo 31/03. . . . . . . . . . . . . . . . . . . ($ 6´655.500) (2) ($1´560.000) Cheques girados y no cobrados: No. 21935. . . . . . . . . . . . . . 240.800 . . . . . . . . . . . . . . .( 240.800) Notas Débito por contabilizar en libros: Chequera con IVA. . . . . . . . . . $ 208.800 Intereses trimestre anticipado préstamo. . 3´240.000 Cuota abono a préstamo (pagaré) . . . 20´000.000 Intereses sobregiro. . . . . . . . . . 12.500 Gravamen a los movimientos financieros. 66.000 Interés trimestre anticipado préstamo actual 1´620.000. . . . . . (25´147.300) Notas Crédito por contabilizar en libros: Reintegro interés sobreg períod anter. . $ 3.800 Reintegro interés sobregiro del mes. . . . 2.000 Préstamo a seis meses. . . . . . . . 30´000.000. . . . . . 30´005.800
  • 19. 19 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 Error en extracto: N.D. del mes por chequera con IVA. . . 23.200. . . . . . . . . . . . . . . . . ( 23.200) Cheque # 21904 proveedor Vinícola Ltda. 27.000 . . . . . . . . . . . . . . . . 27.000 SALDOS REALES . . . ($ 1´797.000) . . . . ($ 1´797.000) (1) (1) – $1´560.000 – $240.800 – $23.200 + $27.000 = – $1´797.000. Por tratarse de los saldos reales, el valor del saldo real del extracto deberá ser el mismo que quede en libros como saldo real. (2) X – $25´147.300 + $30´005.800 = – $1´797.000 → X = –$1´797.000 + $25´147.300 – $30´005.800 → X = – $6´655.500 LIBRO AUXILIAR DE BANCOS CITY BANK FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO ( 6´655.500) Mayo 31/03 N.D. - Chequera con IVA 208.800 N.D. - Intereses trimestre anticipado préstamo antiguo 3´240.000 N.D. - Cuota abono a préstamo (pagaré) 20´000.000 N.D. - Intereses sobregiro 12.500 N.D. - Gravamen a los movimientos financieros 66.000 N.D. - Interés trimestre anticipado por préstamo actual 1´620.000 Mayo 31/03 N.C. - Reintegro interés sobregiro períodos anteriores 3.800 N.C. - Reintegro interés sobregiro del mes 2.000 N.C. - Préstamo a seis meses (pagaré) 30´000.000 ( 1´797.000) Mayo 31/03 (5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios.................................. 180.000 (2408) Impuestos s/ventas x pagar – (240810) Descontable servicios. 28.800 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ........................................................... 208.800 (1705) Gastos pagados por anticipado – (170505) Intereses............... 3´240.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ........................................................... 3´240.000 (2105) Bancos nacionales – (210510) Pagarés................................... 20´000.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ........................................................... 20´000.000 (5305) Financieros – (530520) Intereses........................................... 12.500 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ........................................................... 12.500 (5305) Financieros – (530505) Gastos bancarios............................... 66.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ........................................................... 66.000 (1705) Gastos pagados por anticipado – (170505) Intereses............ 1´620.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ........................................................... 1´620.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ..................................... 3.800 (4250) Recuperaciones – (425040) Gastos bancarios...................................... 3.800 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ..................................... 2.000 (5305) Financieros – (530520) Intereses........................................................... 2.000 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional ..................................... 30´000.000 (2105) Bancos nacionales – (210510) Pagarés................................................. 30´000.000 4. El auxiliar contable de Almacén Travesuras Ltda. encontró las siguientes diferencias en el Banco de Occidente para agosto de 2.003, después de comparar los datos del libro auxiliar de bancos con el extracto de cuenta corriente: Saldos a agosto 31: En libros $19´942.000, en extracto $8´610.320. Consignaciones en tránsito: $310.580 y $1´369.450 Cheques girados y no cobrados: No. 30542 por $2´614.500 y No.30561 por $2´454.000
  • 20. 20 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 ND por registrar en libros: Interés trimestre anticipado $756.000, cuota abono a pagaré $14 ´000.000, tres por mil $52.500 NC por registrar en libros: Interés neto CDT $88.350 (interés bruto $95.000, retefuente $6.650) Pide Conciliación bancaria, registros de ajuste en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario (cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos), sabiendo que el banco mandó las ND y NC que faltaban. 5. Charcutería Dietética Ltda. recibe el extracto de cuenta corriente del Banco de Bogotá en julio 05 de 2.003, encontrando las siguientes diferencias con el libro auxiliar de bancos: Cheques girados y no cobrados: # 1540 de $1´578.900, # 1551 de $2´102.300. Consignaciones en tránsito: $732.100 y $128.900. No aparecen registradas en libros: ND de un cheque devuelto por fondos insuficientes de $644.420; se reabre la deuda del cliente. ND por comisiones de remesa $8.500 e IVA $1.360 (neto $9.860). NC por reintegro de intereses de períodos anteriores con valor $21.450. NC por reintegro de intereses del período con valor $4.280 NC por remesa de un cliente de Moñitos con valor $920.500. NC por reintegro valor chequera del período: $15.000 e IVA $2.400 (neto $17.400). Elabore la conciliación bancaria, los respectivos registros de ajuste en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario (cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos). El banco envía las ND y NC faltantes anexándolas al extracto. Saldos a junio 30/2.003: extracto $1´480.720, libros ?. 6.Confecciones creativas S.A. abre cuenta corriente en Banca Colpatria en enero 07/2.003. Pide hacer conciliaciones, ajustes en el libro auxiliar de bancos y ajustes en el diario (cuenta con código de cuatro dígitos, subcuenta con código de seis dígitos) para enero y febrero de 2.003, sabiendo que el soporte para los ajustes son las ND y NC que faltaron por recibir, pues se solicitaron cada semana. Diferencias en enero/2.003 Saldos a enero 31: en libros $12'876.800, en extracto $.17´045.288 Cheques pendientes de cobro: No. 4509 por $1´845.360, No. 4523 por $3´746.690. Consignaciones en vía: $761.349 y $546.213. ND por chequera $100.000 e IVA $16.000, no registrada en libros. Diferencias de febrero/2.003: Cheques por cobrar: No. 4573 por $987.123, No. 4583 por $126.489. ND por registrar en libros $ 32.540 de intereses por sobregiro durante el mes Saldos a febrero 28/2.003 en libros $1´783.200, en extracto $2´864.272. 1.3.3 CAJA Y BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA (CLASE 9) Consiste en tener divisas en la empresa y/o en cuentas corrientes; las divisas son monedas de otros países siendo la más reconocida a nivel mundial para efectos del comercio, el dólar estadounidense. Otras divisas son el euro, el yen, el bolívar, el sol, etc. Cuando un ente económico colombiano tiene transacciones en divisas, las normas contables colombianas exigen que para efectos del manejo de la información financiera se debe hacer la conversión a la moneda colombiana, el peso, de acuerdo con el tipo de cambio de la moneda; el tipo de cambio, tasa de cambio o tasa representativa del mercado es el valor a como se negocia la
  • 21. 21 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 divisa en Colombia, ejemplo un dólar está según el Banco de la República a $2.835 cada dólar para mayo 31/03. PUEDEN CONSULTAR DIRECCIONES DEL ALCA, MINCOMERCIO Y MINCOMEX, CON LAS DIRECCIONES DE INTERNET QUE APARECEN EN LA BIBLIOGRAFÍA, AL INICIO DE ESTE MÓDULO. EJERCICIOS DE CAJA Y BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA. 1. En enero 11/03 Importaciones de Insumos Agrícolas S.A. compra 100.000 dólares en Bancolombia a la tasa de cambio vigente para el banco (diferente de la TRM, dada por el Banco de la República), gira cheque y deposita los dólares en la caja fuerte de la empresa. Febrero 07/03 Consigna las divisas en la cuenta corriente en dólares que tiene en Bancolombia, mediante la franquicia que este banco tiene con Panamá Caimans. Abril 30/03 Por internet hace el retiro de los dólares como un giro a favor de la empresa, los cambia y consigna el dinero en la cuenta corriente en pesos de Bancolombia. Tasas de cambio vigentes para Bancolombia: Enero 11/03 $2.815/us, enero 31/03 $2.850/us, febrero 28/03 $2.890/us, marzo 31/03 $2.840/us, abril 30/03 $2.810/us. La empresa pide registros contables hasta marzo 31/03, sabiendo que tiene período contable mensual. Enero 11/03 (1105) Caja – (110515) Moneda extranjera................ 281´500.000(1) (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional................................... 281´500.000 (1) us100.000 x $2.815/us = $281´500.000 Enero 31/03 (1105) Caja – (110515) Moneda extranjera............... 3´500.000 (4210) Financieros – (421020) Diferencia en cambio...................... 3´500.000(2) (2) us100.000 x ($2.850/us - $2.815/us) = $3´500.000 Febrero 07/03 (1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera.......... 285´000.000(3) (1105) Caja – (110515) Moneda extranjera..................................... 285´000.000 (saldo) (3) us100.000 x $2.850/us = $285´000.000 Febrero 28/03 (1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera......... 4´000.000 (4210) Financieros – (421020) Diferencia en cambio..................... 4´000.000(4) (4) us100.000 x ($2.890/us - $2.850/us) = $4´000.000 Marzo 31/03 (5305) Financieros – (530525) Diferencia en cambio. 5´000.000(5) (1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera................................ 5´000.000 (5) us100.000 x ($2.840/us - $2.890/us) = $5´000.000 Abril 30/03 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional............. 281´000.000(6) (5305) Financieros – (530525) Diferencia en cambio. 3´000.000(7) (1110) Bancos – (111010) Moneda extranjera................................ 284´000.000(8) (6) us100.000 x $2.810/us = $281´000.000 (7) us100.000 x ($2.810/us - $2.840/us) = $3´000.000 (8) us100.000 x $2.840/us = $284´000.000 2. Resuelva el ejercicio anterior hasta abril 30/03, sabiendo que tiene período contable bimestral.
  • 22. 22 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 EXAMEN DE BANCOS – (CLASE 9) 2. INVERSIONES - EN ACCIONES (CLASE 10) 2.1. CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN. Las inversiones son un grupo del activo que, según el artículo 61 del decreto 2649/93, están representadas en los títulos valores y demás documentos a cargo de otros entes económicos, conservándolos con el fin de obtener rentas fijas o variables, de controlar otros entes o de asegurar el mantenimiento de relaciones con éstos. Cuando representan activos de fácil enajenación, respecto de los cuales se tiene el propósito de convertirlos en efectivo antes de un año, se denominan inversiones temporales. Las que no cumplen con estas condiciones se denominan inversiones permanentes. 2.2 ALGUNOS TÍTULOS VALORES Las empresas pueden invertir en la adquisición títulos valores libremente negociables como acciones, cuotas o partes de interés social, bonos, Certificados de depósito a término (C.D.T.), Derechos de recompra de inversiones negociadas (Repos), Certificados de reembolso tributario (CERT), Títulos de tesorería (TES),otros. Pueden consultar en el catálogo de cuentas, lo correspondiente al grupo 12 Inversiones. 2.3 BOLSAS DE VALORES. Son entidades que facilitan el mercado de títulos valores; entre las principales bolsas de valores del mundo se destacan las Bolsas de valores de New York, Tokio, Londres, Hong kong. En Colombia sólo existe una bolsa de valores que se llama la Bolsa de Valores de Colombia, producto de la fusión de las tres bolsas de valores que existían de una manera separada, ellas eran las Bolsas de valores de Medellín, Bolsa de valores de Bogotá y Bolsa de valores de Occidente (ubicada en Cali). La Superintendencia de Valores es la entidad adscrita al Gobierno, dedicada a la vigilancia y control de las Bolsas de valores. Hace algunos años que en la Bolsas de valores de Colombia se hacían las negociaciones a viva voz, es decir, a través de una rueda de bolsa donde participaban los comisionistas de bolsa y un moderador que ofrecía títulos valores para la venta. En la actualidad la mayoría de las transacciones de bolsa se llevan a cabo electrónicamente, mediante el uso de la Internet. La sucursal de la Bolsa de valores de Medellín está ubicada en el Parque Berrío, entre el Banco Popular y Las Villas; allí funcionan oficinas de corredores de Bolsa y en el segundo piso está la Biblioteca de Bolsa de valores de Colombia, sucursal Medellín. 2.4. ACCIONES Representa una cuenta del activo en la cual se registra el valor de las inversiones realizadas por el ente económico en sociedades por acciones y/o asimiladas, el cual incluye las sumas incurridas directamente en su adquisición. Las acciones generan un rendimiento llamado dividendo, el cual es pagado por la empresa emisora del título, generalmente por mes y por acción en forma vencida. Según el Diccionario de Términos Contables para Colombia (DTCC), “acción es alícuota o parte en que se divide el capital de una sociedad anónima o en comandita por acciones//Título que sirve para acreditar y transferir la calidad y los derechos de un socio o accionista, en esta clase de sociedades.”
  • 23. 23 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 Las acciones se pueden negociar en el mercado primario y/o en el mercado secundario. Mercado Primario: se habla de él para referirse a la colocación de títulos valores que se emiten o salen por primera vez al mercado. Mercado Secundario: se refiere a la compra y venta de valores ya emitidos, en circulación. 2.5. VALORES DE UNA ACCIÓN. (CLASE 11) Valor Nominal: Es el que aparece escrito o impreso en el título valor, significando el valor por el cual la superintendencia aprobó emitir la acción. Mientras salen por primera vez al mercado las acciones no pueden emitirse por menos del valor nominal, cuando estén en circulación se pueden negociar por cualquier valor. Ej. $150/acción. Valor de Mercado: Por el cual se cotiza o negocia la acción, es el valor comercial, varía frecuentemente debido a múltiples factores como la ley de la oferte y la demanda, decisiones económicas, situación social, problemas políticos, factores naturales, situación financiera de la empresa y/o del gremio, etc. Ej. $860/acción Valor Histórico: quot;El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por su adquisición, tales como las comisiones, honorarios e impuestos, una vez reexpresado como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, debe ser ajustado al final del período al valor de realización, mediante provisiones o valorizacionesquot;. Artículo 61, párrafo cuarto, Decreto 2649/93 Por el cual se compra el título valor, incluye el valor de mercado más todos los desembolsos necesarios para su adquisición como honorarios, comisiones, viáticos. Este es el valor que se contabiliza. Valor de Realización: Se entiende por valor de realización de las inversiones de renta variable, el promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes y, a falta de éste, su valor intrínseco. Artículo 61, párrafo quinto, Decreto 2649/93 Valor Intrínseco: Es resultado de dividir al patrimonio de la empresa emisora entre el número de acciones en circulación de la misma, para mostrar qué valor corresponde del patrimonio, a los socios, por cada acción. Valor intrínseco = Patrimonio de la empresa emisora # de acciones en circulación (1905) De Inversiones: Es una cuenta de valuación o complementaria de activo, de naturaleza débito, cuyo saldo muestra la valorización que tiene la acción. Aparece en el balance general sumando con la cuenta principal, es decir, con la cuenta (1205) Acciones, para que el total dé a conocer cuánto es el valor por el cual se cotiza la acción. Da a conocer cuánto valor se ganaría en el supuesto caso de venderla. Esta cuenta siempre se mueve con la cuenta del patrimonio (3805) De Inversiones. Al final del período contable: a) cuando se valorizan las acciones o aumenta la valorización, se debita la cuenta complementaria de activo contra la cuenta de patrimonio; b) cuando disminuye la valorización o se venden acciones valorizadas, hay que hacer un contra asiento, debitando la cuenta de patrimonio y acreditando la cuenta de activo. (129905) Provisiones – Acciones: Es una cuenta complementaria de activo, de naturaleza crédito, cuyo saldo muestra la desvalorización que tienen las acciones adquiridas por la empresa. Aparece en el balance general restando de la cuenta principal, para dar a conocer con el valor neto por cuánto valor se negociaría la acción según el mercado bursátil. Da a conocer lo que posiblemente se perdería al momento de venderla. Las provisiones de acciones, cartera, inventarios y propiedades planta y equipo, son apropiaciones de gastos anticipando posibles
  • 24. 24 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 pérdidas, para que en el caso en que se presenten al momento de venderlas, se utilice la provisión para cubrir tal pérdida, hasta donde alcance. 2.6 Registros Contables Genéricos. (CLASES 12 Y 13) a. Compra de acciones Fecha (1205) Acciones............................................................................ XX (Valor histórico) (1110) Bancos................................................................................................ XX b. Cobro de Dividendos del período contable actual. Fecha (1105) Caja................................................................................... XX (4215) Dividendos y participaciones ó (4150) Actividad financiera............................................................................. XX Se utiliza la 4215 cuando la empresa que compró las acciones no tiene como objeto social principal actividades de inversión de capital, por tanto los dividendos se convierten en un ingreso no operacional. Se utiliza la 4150 en aquellas empresas que tienen como objeto social principal la compra venta de títulos valores, por ende los dividendos constituyen un ingreso operacional. Según la Superintendencia de Valores, el vendedor tiene derecho a los dividendos si ha tenido las acciones en alguno de los 10 días hábiles anteriores a la fecha de su cobro, pues si vende las acciones con antelación a los 10 días hábiles antes de la fecha de cobro de los dividendos, éstos corresponden al comprador. (Consulta hecha en Servibolsa S.A. tél:2-31-09-11, feb 04/04) c. Causación de dividendos contablemente Fecha (1345) Ingresos por cobrar.......................................................... XX (4215) Dividendos y participaciones ó (4150) Actividad financiera........................................................................... XX d. Cobro de dividendos causados contablemente Fecha (1105) Caja................................................................................. XX (1345) Ingresos por cobrar........................................................................... XX e. Ajuste del valor histórico al valor de realización. • Cuando se valorizan las acciones o aumenta la valorización. Fecha(1905) De inversiones................................................................ XX (3805) De inversiones.................................................................................. XX • Cuando disminuye la valorización Fecha(3805) De inversiones............................................................... XX (1905) De inversiones.................................................................................. XX • Cuando se desvalorizan las acciones o aumenta la desvalorización Fecha(5199) Provisiones.................................................................... XX (1299) Provisiones...................................................................................... XX • Cuando disminuye la desvalorización Fecha(1299) Provisiones.................................................................... XX (4250) Recuperaciones – (425035) De provisiones................................... XX f. Venta de inversiones en acciones • Empresas Inversionistas Fecha(1105) Caja............................................................................... XX (4150) Actividad financiera – (415005) Ventas de inversiones.................... XX Venta
  • 25. 25 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003 (6150) Actividad financiera – (615005) De inversiones............ XX (1205) Acciones............................................................................................ XX Costo Cancelar la valorización o desvalorización a las acciones vendidas. Para cancelar la valorización: Fecha (3805) de inversiones............................................................... XX (1905) De inversiones................................................................................. XX Para cancelar la Desvalorización: Fecha (1299) Provisiones................................................................... XX (4250) Recuperaciones – (425035) De provisiones................................... XX • Empresas No Inversionistas - Sin ganar ni perder (Valor histórico = Valor de venta) Fecha (1105) Caja............................................................................. XX (1205) Acciones.......................................................................................... XX Cancelar la valorización o desvalorización a las acciones vendidas.  Ganando (Valor histórico < Valor de venta) Fecha (1105) Caja............................................................................. XX (4240) Utilidad en venta de inversiones..................................................... XX (1205) Acciones......................................................................................... XX Cancelar la valorización o desvalorización a las acciones vendidas.  Perdiendo (Valor histórico > Valor de venta), pero hay provisión suficiente para cubrir la pérdida. (la acción viene desvalorizada). Fecha (1105) Caja............................................................................ XX (1299) Provisiones................................................................. XX (1205) Acciones......................................................................................... XX Cancelar el resto de desvalorización a las acciones vendidas.  Perdiendo (Valor histórico > Valor de venta), pero hay provisión insuficiente para cubrir la pérdida. (la acción viene desvalorizada). Fecha (1105) Caja............................................................................ XX (1299) Provisiones................................................................. XX (5310) Pérdida en venta y retiro de bienes............................ XX (1205) Acciones........................................................................................ XX  Perdiendo (Valor histórico > Valor de venta) y no hay provisión, lo cual implica que pueden venir valorizadas las acciones. Fecha (1105) Caja............................................................................ XX (5310) Pérdida en venta y retiro de bienes........................... XX (1205) Acciones........................................................................................ XX Cancelar la valorización, si traían, a las acciones vendidas. CUESTIÓNESE:  ¿Cuáles objetivos puede tener una empresa al adquirir acciones de otra empresa?  Si una empresa invierte en la compra de acciones de diferentes empresas, ¿cómo haría usted para diferenciar contablemente las inversiones en cada una de estas empresas?  ¿De dónde provienen los dividendos?  ¿Si una empresa tiene pérdidas en un año, bajo alguna posibilidad, podrá distribuir dividendos el año siguiente?
  • 26. 26 ESCUELA DE DMINISTRACIÓN - CONTABILIDAD III 2003  ¿Una empresa puede emitir acciones sin realizar ningún trámite? Explique.  Consulte acerca de los bonos de paz: ¿cuál es el objetivo?, ¿Quién los emite?, ¿son a corto o a largo plazo?  Consulte en diferentes medios de información económica actualizada, como Portafolio, Diario La República, El Colombiano, Bolsa de Valores de Colombia, cuáles son los títulos valores que más se negocian en Colombia y cuáles son los de mayor rentabilidad en Colombia.  Consulte qué hacer para invertir en la compra de euros. Una opción es en Inversionistas de Colombia S.A. 2.7 EJERCICIOS DE INVERSIONES (CLASES 14 Y 15) 1. INDUSTRIAS CÁRNICAS LTDA. es una empresa dedicada a la producción de carnes frías (empresa no inversionista), que tiene período contable anual, en septiembre 12/2.002 adquiere en la Bolsa de Valores de Colombia 8.000 acciones en circulación (mercado secundario), que habían sido emitidas por Papelsa, valor de mercado $1.450 por acción, comisión $400.000. Las acciones están generando dividendos de $25 por acción y mes, pagaderos en los cinco últimos días de cada mes. El vendedor tiene derecho a los dividendos del mes si tiene las acciones o las vende en los días comprendidos entre el 16 y el 30 del mes, es decir que tiene derecho inclusive si ha tenido las acciones en alguno de los 10 días anteriores al cobro. Septiembre 30/02: Cobra dividendos. Octubre 02/02: Vende 200 acciones a $1.500/acción. Octubre 05/02: Vende 300 acciones a $1.470/acción. Octubre 08/02: Vende 500 acciones a $1.530/acción. Octubre 31/02: Olvidaron cobrar los dividendos del mes. Noviembre 28/02: Cobra dividendos de octubre y noviembre. Diciembre 31/02: No alcanzaron a cobrar los dividendos, valor de realización $1.520/acción. Enero 18/03: Vende 2.000 acciones a $1.540/acción. Enero 22/03: Vende 600 acciones a $1.500/acción. Enero 26/03: Vende 400 acciones a $1.480/acción. Enero 30/03: Cobra dividendos de dos meses por las 4.000 acciones que posee y las 3.000 acciones que vendió, pues tiene derecho al cobro de ellos. Febrero 03/03: Vende el resto de las acciones ganando $25/acción. Se pide asientos de diario con cuenta y código de cuatro dígitos. RESOLUCIÓN Sept. 12/02 (1205) Acciones............................................................. 12´000.000(1) (1110) Bancos.......................................................................................... 12´000.000 (1) 8.000 acciones x $1.500/acción = $12´000.000 Valor histórico /acción: $1.450/acción + $400.000/8.000 acciones = $ 1.450/acción + $50/acción = $1.500/acción Sept. 30/02 (1105) Caja..................................................................... 200.000 (4215) Dividendos y participaciones....................................................... 200.000(2) (2) 8.000 acciones x $25/acción = $200.000 Octubre 02/02 (1105) Caja.................................................................... 300.000 (1205) Acciones....................................................................................... 300.000(3) (3) 200 acciones x $1.500/acción = $300.000 Octubre 05/02 (1105) Caja.................................................................... 441.000(4) (5310) Pérdida en venta y retiro de bienes.................... 9.000(5) (1205) Acciones....................................................................................... 450.000(6) (4) 300 acciones x $1.470/acción = $441.000 (5) 300 acciones x $30/acción = $9.000 (6) 300 acciones x $1.500/acción = $450.000