minerva gestión

minerva gestió,
gestió de la comunicació i
de la qualitat

índex

qui som athenea solutions i què fem?

minerva gestió

minerva tasques

minerva indicadors

minerva documents

minerva comunicació

minerva anàlisi


QUI SOM?
athenea solutions és la consultoria que ajuda a les organitzacions del sector salut a
aconseguir l’excel—lència, potenciant els seus models de gestió i els seus processos.

QUÈ ENS DIFERENCIA?

il—lusió en feina que fem

coneixement especialitzat del sector

metodologia i rigor

innovació

minerva gestió és una aplicació d’athenea solutions 3


QUÈ FEM?

Els serveis que oferim giren al voltant dels següents eixos:

gestió per processos

optimització de processos

models d’excel—lència

intel—ligència de negoci

planificació estratègica

minerva gestió

Podeu consultar les nostres webs, www.atheneasolutions.com i minerva.atheneasolutions.com,
i seguir-nos a través del twitter: @atheneasolution


minerva gestió

QUÈ ÉS MINERVA GESTIÓ?
minerva gestió és l’aplicació web que facilita la gestió centralitzada de la qualitat d’una
organització i la seva conseqüent millora contínua a través de cinc mòduls: minerva
tasques, minerva indicadors, minerva documents, minerva comunicació i minerva anàlisi.

minerva gestió és una aplicació dissenyada i desenvolupada per athenea solutions
fusionant per un banda els nostres coneixements del món de la Qualitat Total i per l'altre
la nostra experiència com a assessors tecnològics i informàtics.


minerva gestió

BENEFICIS QUE APORTA A L’ORGANITZACIÓ

De forma global, la implantació de l’aplicació minerva gestió a una organització aporta
els següents beneficis:

permet estalviar temps, esforços, comunicacions ineficients, documentació i
burocràcia innecessària, ja que permet agilitzar circuits “manuals”. Redueix
sensiblement el volum de paper que comporta un Sistema de Gestió de Qualitat.

s'enfoca a la millora contínua, cobrint el cicle PDCA: es defineixen els circuits de
gestió amb processos i procediments (minerva documents), s’executen accions i
objectius (minerva tasques), es controla l’evolució dels indicadors (minerva
indicadors) i es solucionen les incidències necessàries (minerva tasques).

fomenta la participació de tot el personal de l’organització i el treball en equip.

garanteix una bona comunicació interna entre el personal.

facilita la gestió del coneixement en l’organització.

és una eina eficaç per organitzacions que es volen certificar en l'EFQM, l'ISO 9001
o altres sistemes i normes de gestió de la qualitat.


minerva gestió

CARACTERÍSTIQUES GENERALS

entorn 100% web: els usuaris poden accedir al minerva des de qualsevol
ordinador que disposi d'un navegador web. No requereix cap instal—lació de
software.

usabilitat: dissenyada per tal que sigui el més senzilla i intuïtiva d'usar possible.

parametritzable i flexible per a adaptar-ho a les necessitats i particularitats de cada
organització.

traçabilitat de totes les accions que es duen a terme: queden registrades i es pot
conèixer qui ha fet què i quan ho ha fet.

integració amb el correu electrònic: es reben avisos de les notificacions més
rellevants via email.

monitorització: és possible extreure estadístiques i informes del seu ús (per
exemple, núm. d'incidències d'un determinat tipus i el seu temps de resolució).

exportació de dades a excel: tots els llistats, tant de documents, incidències i
indicadors, són exportables a excel, per si es vol treballar amb ells.


minerva tasques

QUÈ ÉS MINERVA TASQUES?
minerva tasques és el mòdul de minerva gestió que permet gestionar les tasques,
incidències, suggeriments i peticions de tots els professionals d’una organització de forma
centralitzada i informatitzada.

Aquesta eina cobreix tot el cicle de vida d’una tasca, des de la seva detecció per part d’un
usuari de l’organització fins a la seva resolució per part del grup de tècnics assignat a la
tipologia de la tasca.


minerva tasques

D’aquesta manera s’aconsegueix, entre d’altres:

portar un registre centralitzat de totes les tasques, incidències i millores resoltes i
pendents de l’organització.

definir un workflow estàndard de gestió de les tasques de l’organització.

eficientar els equips de treball encarregats de resoldre tasques, reduint el temps
perdut en trucades telefòniques, circulació de papers innecessaris, etc.

millorar la comunicació entre els professionals de l’organització i la participació de
totes les àrees en la millora contínua.

La implantació de minerva tasques optimitza molts circuits basats en la sol—licitud
d’un determinat servei per part d’un usuari i la posterior gestió / prestació del
mateix per part d’un grup de tècnics, ja que estalvia moltes hores de gestió i
elimina moltes trucades, fulls de sol—licitud, correus electrònics, etc.


minerva tasques

Entre d’altres, alguns exemples dels circuits que minerva tasques pot optimitzar són:

Línies estratègiques, objectius i accions del pla estratègic de l’organització

Incidències informàtiques

Manteniment correctiu i preventiu

Sol—licituds d’obres i reformes

Sol—licituds de compres i inversions

Incidències de la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPD)

Incidències i millores dels diferents processos, i dels serveis o departaments que
es vulguin certificar en la ISO


minerva tasques

COM FUNCIONA MINERVA TASQUES?

crear la assignar-la al tècnic
tasca corresponent
incidència

consulta

suggeriment

objectiu
crear tasques
planificar relacionades

resoldre
la tasca

minerva tasques

FUNCIONALITATS (1/5) – llistat de tasques de l’usuari


minerva tasques

FUNCIONALITATS (2/5) – creació d’una nova tasca


minerva tasques

FUNCIONALITATS (3/5) – actualització d’una nova tasca


minerva tasques

FUNCIONALITATS (4/5) – planificació d’una tasca


minerva tasques

FUNCIONALITATS (5/5) – estadístiques i informes


minerva tasques

CAS D’ÈXIT D’UN HOSPITAL
Des que es va posar en funcionament el gener del 2007 s’han gestionat un total de
85.782 tasques, dividides en les tipologies:

Documentació Mèdica i Arxiu 18733 Farmàcia 431
Reparació i Conservació 16156 Processos de Suport al Client 400
Ordres de Treball 15578 Procés Atenció Quirúrgica 335
Informàtica 14916 Bloc quirúrgic – recursos 237
Manteniment preventiu 9730 Diagnòstic per imatge 153
Programació de quiròfans 5358 Obres, reformes i trasllats 107
Objectius Hospital Plató 1238 Procés Atenció en Hospitalització 59
Compres i Inversions 1013 Protecció de dades (LOPD) 57
Proveïdor informàtic 839 Procés Atenció Ambulatòria 53

Hi ha hagut 691 persones de l’Hospital que han creat alguna tasca on-line, i hi ha 170
tècnics encarregats de la seva gestió.


minerva indicadors

QUÈ ÉS MINERVA INDICADORS?
minerva indicadors és el mòdul de minerva a través del qual es poden gestionar de
manera centralitzada i informatitzada tots els indicadors de l’organització i dels seus
processos.

Aquesta eina cobreix tot el cicle de vida d'un indicador: des de la seva creació per part
d'un responsable, passant per a la validació d'un expert, l'actualització periòdica de les
dades i, finalment, la comunicació dels resultats als diferents subscriptors.


minerva indicadors

QUÈ ÉS MINERVA INDICADORS?
Les seves principals funcionalitats són:

disseny de l'indicador: permet definir les característiques tècniques del mateix,
com ara el seu objectiu, la seva periodicitat, la seva població, etc.

validació de l'indicador: existeix la figura del validador que certifica que l'indicador
està correctament definit.

actualització dels resultats de l'indicador de forma periòdica, representant-se
automàticament de forma gràfica per a facilitar-ne la interpretació.

consulta i cerca de tots els indicadors de forma centralitzada.

consulta d'informes relacionats: un indicador pot tenir vinculats informes per
facilitar a l’usuari l’extracció automàtica de dades.


minerva indicadors

COM FUNCIONA MINERVA INDICADORS?

crear i definir validar toca informar un introduir el
l’indicador l’indicador nou resultat? nou resultat

l’Hospital el comunicar el resultat als
pot consultar subscriptors i valorar-lo


minerva indicadors

FUNCIONALITATS (1/4) – llistat d’indicadors de l’usuari


minerva indicadors

FUNCIONALITATS (2/4) - creació d’un nou indicador


minerva indicadors

FUNCIONALITATS (3/4) – fitxa tècnica d’un indicador


minerva indicadors

FUNCIONALITATS (4/4) – resultats d’un indicador


minerva indicadors

Des de que es va posar en funcionament el novembre del 2008 s’han gestionat un total
de 500 indicadors, dividits en les tipologies:

Procés Suport al Client 97 Procés Atenció en l'Hospitalització 44
Direcció Àrea Assistencial 95 Direcció Àrea Econòmica i Patrimonial 25
Suport Àrea Assistencial 62 Serveis Quirúrgics 11
Procés Atenció Quirúrgica 55 Procés Atenció Ambulatòria 11
Direcció General 50 Procés Atenció Urgent 4
Direcció Recursos Humans 46

Els indicadors són gestionats on-line per 131 persones de l’Hospital: 64 responsables
d’indicadors, 16 validadors i 114 subscriptors.


índex


minerva gestió

minerva tasques

minerva indicadors

minerva documents

minerva anàlisi

minerva documents

QUÈ ÉS MINERVA DOCUMENTS?
minerva documents és el mòdul de minerva a través del qual es pot gestionar de manera
centralitzada i informatitzada tota la documentació d’una organització.

Aquesta eina automatitza tot el cicle de vida d'un document: des de la seva creació per
part d'un responsable, passant per a la validació dels experts, la seva publicació a
l’organització i l’actualització i revisió periòdica del mateix.


minerva documents

QUÈ ÉS MINERVA DOCUMENTS?
Els principals beneficis que aporta són:

controlar mitjançant estats tots els documents de l'organització: esborrany,
pendent de validar, pendent de publicar, publicat, pendent de revisar i arxivat.

disminuir el volum de documentació en paper que origina qualsevol Sistema de
Gestió de la Qualitat.

implantar un workflow estàndard que inclou totes les fases d'un document.

amenitzar i fer més accessible la creació de documents per part de totes les
persones de l’organització.


minerva documents

COM FUNCIONA MINERVA DOCUMENTS?

crear el editar-lo amb validar el l’Hospital el
document l’ajuda dels document pot consultar
col—laboradors

crear una toca revisar el
nova versió document?


minerva documents

FUNCIONALITATS (1/4) – cerca d’un document publicat


minerva documents

FUNCIONALITATS (2/4) – creació d’un nou document


minerva documents

FUNCIONALITATS (3/4) – fitxa tècnica d’un document


minerva documents

FUNCIONALITATS (4/4) – edició d’un document


minerva documents

Des que es va posar en funcionament el maig del 2009 s’han creat un total de 997
documents, repartits entre els següents tipus:

procediment 563 normativa 28
resum reunió 147 pla 20
contracte 105 manual usuari 11
consentiment 49 plantilla 3
procés 38 memòria 1
informació 31

Els documents són gestionats on-line per 197 persones de l’Hospital: 128 responsables
de documents, 103 validadors i 83 subscriptors.



QUÈ ÉS MINERVA COMUNICACIÓ?
minerva comunicació és el mòdul de minerva gestió a través del qual es poden gestionar
tots els comunicats interns de forma centralitzada, facilitant la comunicació i interacció
entre els professionals de l’organització a tots els nivells.



QUÈ ÉS MINERVA COMUNICACIÓ?
Les seves característiques principals són:

permet visualitzar els continguts de l’organització, comunicats, esdeveniments,
noticies i informació corporativa durant el seu període de publicació.

permet comentar i compartir els continguts fomentant la interacció dels
professionals.

permet crear diferents seccions del portal per agrupar els comunicats segons
temàtiques, àrees i conjunts, per exemple; Direcció general, RRHH, etc.

mostra un resum de les tasques, indicadors i documents que gestiona l’usuari, i la
llista dels principals indicadors i documents que li són d’interès.

permet incloure widgets amb altra informació d’interès com: cerca d’usuaris,
informació meteorològica, calendari de cursos de formació, selecció d’articles de
premsa, taulell d’anuncis, enquestes, etc.

Les característiques d’aquesta eina fan que minerva gestió sigui un portal web que
integra la gestió i informació de l’organització.



FUNCIONALITATS (1/2) - llistat de comunicats; cerca de treballadors; accés als
mòduls minerva; i, resum de tasques, indicadors i documents



FUNCIONALITATS (2/2) - bloc intern; calendari d'esdeveniments; noves
incorporacions; incorporació de widgets externs; etc


minerva anàlisi

QUÈ ÉS MINERVA ANÀLISI?
minerva anàlisi és el mòdul de minerva gestió que permet la creació de quadres de
comandament automatitzats per tal que els gestors de l’organització tinguin informació
actualitzada, veraç i disponible en qualsevol moment del que està succeint en les seves
àrees de responsabilitat.


minerva anàlisi

QUÈ ÉS MINERVA ANÀLISI?
Les seves característiques principals són:

permet definir múltiples quadres de comandament en base a la informació
continguda en diferents aplicacions de gestió i diferents i bases de dades, com ara
dades de l’aplicació de gestió eco-fin, de recursos humans o del sistema
d’història clínica.

estructura la informació en nivells; des d’una visió global dels indicadors clau,
fins a una visualització del detall de cadascun dels indicadors.

facilita la visualització i comprensió de la informació mitjançant diferents tipus
de gràfics: conta-quilòmetres, barres, línies, taules, llistes, etc.

utilitza com a motor ETL (extracció, transformació i càrrega de dades) l’aplicació
Kettle de Pentaho (software lliure).


a stohl ue tni eo nas
Ignasi Nicolàs Alcón
Soci consultor

tel. 609 38 53 59
ignasi.nicolas@atheneasolutions.com
www.atheneasolutions.com

a stohl ue tni eo nas
Damià Pujol Borràs
Soci consultor

tel. 627 43 32 95
damia.pujol@atheneasolutions.com
www.atheneasolutions.com

minerva gestión

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a minerva gestión

Similar a minerva gestión (20)

Último

Último (20)

minerva gestión