1. Módulo 5:
Técnicas administrativas de
gestión de recursos humanos
Unidad didáctica 4:
La selección
de personal (I)

3. UNIDAD
DIDÁCTICA
4
La selección
de personal I

4. Créditos
Autor/es: Paula Bello Landesa
Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2004
Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga)
Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: innova@antakira.com
página web: www.antakira.com

5. La selección de personal I
Presentación
Una de las funciones encomendadas al departamento de personal y de más
importancia para el desarrollo de la empresa es la aportación del personal
necesario en cada momento, en cantidad y calidad adecuada, es decir, el
reclutamiento y la correspondiente selección.
En esta unidad reconocemos la primera parte de la selección, los pasos previos
para encontrar al candidato idóneo para el puesto.
Temporalización
10 horas.
Objetivos de la Unidad Didáctica
Identificar las necesidades de la empresa para realizar una selección.
Clasificar las características de los candidatos.
Reconocer los diferentes grupos de candidatos.
Valorar las cualidades de los seleccionados.
Describir los factores que revisamos en el candidato.
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6. Unidad Didáctica 4
Contenidos
de la Unidad Didáctica
1. Análisis de las necesidades.
2. Selección de currículum.
3. Selección preliminar.
4. Archivo de la información.
Resumen.
Vocabulario.
Ejercicios de repaso y autoevaluación.
Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.
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7. La selección de personal I
1
Análisis de las necesidades
El reclutamiento* se concibe como una acción dinámica, flexible e innovadora
que sin atenerse a procedimientos establecidos, consiga encontrar las personas
con las características deseadas, en plazo conveniente. No es simplemente, en la
inserción de anuncios en los periódicos de ofertas de trabajo (aunque es uno de
los métodos habituales); reclutar es, con un enfoque actual, llevar a cabo las
acciones oportunas para localizar y contactar a los candidatos que nos interesan
y persuadirles para que se sometan a las entrevistas y pruebas correspondientes
para determinar si son el tipo de trabajador que buscamos.
No olvidemos este aspecto dinámico* de la selección. La imagen del técnico
detrás de la mesa estudiando cartas de candidatos para entrevistarlos después de
una cita previa, debe ser completamente renovada por personal de alto nivel,
preparado para realizar una selección correcta, con mayor movilidad, es decir, ir a
buscar en vez de esperar.
La empresa debe preparar minuciosamente el proceso
de seleccionar a un nuevo trabajador
171

8. Unidad Didáctica 4
La «venta» de la empresa
El reclutamiento precisa como preámbulo interesar al futuro candidato en la
empresa que pretende atraerlo.
Como la más innovadora* y actual de las técnicas, hay empresas que recurren a
primorosos folletos siguiendo todas las técnicas de motivación al «consumidor»,
en los que presentan a sus empresas, destacando sus características positivas y
haciendo ver las ventajas y procedimientos de que disponen para conseguir el
desarrollo profesional y humano de sus trabajadores, es decir, una verdadera
tentadora exhibición del potencial de sus compañías.
No obstante, a los candidatos que deseamos interesar en la idea de ingresar en
una determinada empresa, debemos «vendérsela». La cifra de facturación, las
vinculaciones financieras que den idea de estabilidad, el interés y difusión del
producto, las vacaciones, los horarios, etc. Pueden ser argumentos convincentes
para despertar el interés de nuestros candidatos.
El seleccionador precisa conocer la empresa, argumentar y desarrollar
convincentemente sus características.
Desafortunadamente, en nuestro país, todavía existen dificultades para encontrar
trabajo; esto supone olvidarnos de lo expuesto anteriormente, porque si la
demanda es superior a la oferta, el reclutamiento se convierte más bien en una
acción prácticamente inexistente.
El circuito de reclutamiento
La búsqueda y la selección de candidatos ha de sistematizarse mediante un
método operativo que racionalice todas las acciones, variadas y con participación
de otros departamentos, que hay que llevar a cabo hasta que el trabajador
buscado ingrese en la empresa.
172

9. La selección de personal I
El circuito de reclutamiento ha de seguir criterios profesionales adecuados y
criterios de costo. Es decir, hay que situar al principio de todo el proceso las
acciones que resulten menos generosas para ir dejando las de más precio para el
final, pues durante todo el proceso habremos ido eliminando candidatos.
Los circuitos son diferentes según la empresa haga por sí misma todas las
acciones, incluidos los exámenes psicotécnicos y médico, o por el contrario los
encargue a algún gabinete especializado.
173

10. Unidad Didáctica 4
Anuncios
Archivo
Centros de enseñanza
Petición
Consecución de candidatos
Estudio ofertas
Oficina colocación
Otras fuentes
Cartas
Esquema
No se ajustan a lo solicitado
No cumplen los requisitos
Fallos de caracter o bajo nivel aptitudinal
Poca capacidad profesional o experiencia limitada
Deficiencias graves
Malos informes
Solicitudes de trabajo
Entrevista preliminar
Presentados
Examen psicotécnico
Examen profesional
Examen médico
Petición informes
Lista de hombres validos
Decisión final
Cartas de aceptación
Entrevista de ingreso
Desechados
Contrato de prueba
Carta declinando oferta
Recepción día comienzo
Controles periódicos
Comunicación
«fijo» en plantilla
174

11. La selección de personal I
La empresa que no dispone de estos medios y los contrate en el exterior, varía el
orden de acciones, siguiendo criterios económicos, en relación con el costo de
dichos servicios. Cuando todo el reclutamiento se encarga a un gabinete externo,
que se ocupa de la búsqueda de los candidatos y de su preselección, presentando
tres o cuatro candidatos, el circuito es mucho más simple, aunque conviene
establecerlo para el correspondiente control.
Gabinete externo a la empresa, se ocupa de la
búsqueda de los candidatos y de su preselección
Justificación del personal necesario
El origen de toda acción de selección, para el departamento de Personal se sitúa
en la necesidad que un determinado sector de la empresa tiene de ciertos
trabajadores. Para el buen orden de las operaciones, dicha necesidad se concreta
en un impreso, en el que acompaña los datos relativos a los requerimientos y
cualidades (profesiograma), el perfil de la persona apta para el puesto y los
detalles convenientes para situarlo dentro de la estructura de la empresa. El
impreso contiene un espacio destinado a que el peticionario justifique la
necesidad del personal solicitado. Siguiendo las directrices de la compañía, un
mando superior al que formula la petición da su visto bueno mediante su firma.
175

12. Unidad Didáctica 4
Información - anuncio para los candidatos
El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y
publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de difusión
que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso. Generalmente, el
personal se dirige a la sección de economía de anuncios por palabras de
determinados diarios.
Por ejemplo, un candidato a un puesto directivo o con cierto nivel de
responsabilidad, raramente consulta esta sección, buscando el tipo de anuncios
más amplios y acorde con su nivel.
El periódico es una de las opciones más utilizadas
a la hora de buscar empleo
Sin embargo, cierto tipo de personal (vendedores, administrativos, etc.) puede
estar interesado en una oferta de trabajo publicada en diarios deportivos. Las
revistas técnicas y publicaciones de asociaciones profesionales también son un
buen vehículo para interesar a los especialistas de ramas concretas del saber.
176

13. La selección de personal I
Los anuncios para todos los niveles, pero aún más para los medios y superiores,
deben contener información suficiente y un texto motivador que logre hacer
interesante la oferta al lector.
Los anuncios suelen ser de dos tipos:
– Descriptivos, es decir, con un texto en que, a continuación de un
encabezamiento adecuado, se especifique el contenido del puesto, las
perspectivas que ofrece, las ventajas de tipo general que tiene establecidas
la empresa, las posibilidades de desarrollo profesional, formación, etc., que
obtendrá el candidato que ingrese. Este tipo de anuncios, si están bien
redactados y su contenido está bien orientado, suelen dar buenos
resultados, sobre todo para directivos y técnicos.
– Enumerativos, donde se relaciona una serie de características debajo de
los epígrafes «se requiere y se ofrece». A veces todo ello antecede una
descripción de la empresa y de sus características.
Sobre estos tipos de anuncios debemos señalar una salvedad, debemos huir del
término «exigimos», debemos utilizar «solicitamos, se requiere» o algún modismo
similar.
Hay otro tipo de anuncios que no se ajustan a estas características, son los
«comerciales». Esta denominación procede de su verdadera esencia, puesto que
a menudo están confeccionados por o para trabajadores del departamento
comercial utilizando sus técnicas habituales.
Una cuestión muy debatida es la de si debemos especificar el salario a percibir, en
las ofertas que se difunden mediante anuncios. Existen dos versiones: la que
considera que es una forma de inflacionar salarios y de crear problemas por
comparación (por ejemplo, empresas con trabajadores en puestos similares que
pagan sueldos menores), y la versión que estima que ésta es la verdadera forma
de interesar a los candidatos.
177

14. Unidad Didáctica 4
Finalmente, la eficacia del anuncio está supeditada a estos dos requisitos:
– Anuncio no anónimo, es decir, que en el mismo se haga constar el
nombre de la empresa. La razón es evidente: el temor de muchos
candidatos ante la posibilidad de contestar a un reclamo de su propia
empresa. Cuando no es posible incluir el nombre de la empresa es
aconsejable señalar el sector industrial en que se mueve, esto posibilita que
las personas que laboran en otros diferentes no sientan recelo en enviar sus
cartas. Debemos indicar también, el nombre de la persona que se
responsabiliza de la acción de reclutamiento.
– Describir a la persona buscada, utilizando el sentido común. Por
ejemplo, es absurdo pedir «directivos, edad máxima 25 años y con mucha
experiencia», como vemos en alguna ocasión.
Es un signo de cortesía que todas las ofertas sean contestadas, incluso las
desestimadas en principio. Si es un número excesivo, podemos emplear el
sistema de copias, para hacer llegar la respuesta negativa. Dichas contestaciones
sacan de dudas a los candidatos, que tal vez en ese momento tengan otras ofertas
pendientes de contestar.
Actualmente, un sistema complementario a los anuncios en los diarios es Internet,
como fuente de reclutamiento, base de datos, o presentación directa de
demandas.
178

15. La selección de personal I
Un candidato busca una oferta a la
que pueda presentarse
2
Selección de currículum
2.1. Recepción y clasificación
Las cartas recibidas con los «currículum vitae» correspondientes, y las ofertas de
trabajo que existan en nuestros archivos, componen una documentación que
debemos seleccionar y mantener ordenada para referir las acciones que
realizamos después a las personas que muestran posibilidades de poder ocupar
los puestos.
179

16. Unidad Didáctica 4
CURRICULUM VITAE
DATOS PERSONALES
Nombre y Apellidos:
Lugar y Fecha de nacimiento:
Dirección:
José Amador Sancho Frías
Antequera, 27 de Marzo de 1.972
C/ Cártama, 9
29200 ANTEQUERA (Málaga)
952 70 00 00
josesancho@antakira.com
B1
25.333.333-V
Teléfono de contacto:
e-mail:
Permiso de conducir:
D.N.I.:
FORMACIÓN
Titulación:
Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales
Especialidad: Dirección Comercial
Idiomas:
Inglés: Nivel medio
Otras Aptitudes:
Manejo de Aplicaciones Informáticas Generales siguientes:
Sistema Operativo Windows 95-98-2000-XP
Sistema Operativo en Red Windows NT Server
Office: WORD, EXCEL, ACCESS, POWER POINT
COREL WORD PERFECT
y específicas:
COREL DRAW
CONTAPLUS
TPV PLUS
FACTURA PLUS
NOMINA PLUS
PUBLISHER
ADOBE PAGEMAKER
FRONT PAGE EXPRESS
EXPERIENCIA LABORAL
1.- Empresa:
Período:
Actividad:
Colegio LA VILLA
Desde septiembre de 1996 a agosto de 1999
Profesor de Formación Profesional Específica y de Bachillerato.
Habiendo impartido, entre otras, las siguientes asignaturas:
Economía y Organización de Empresas
Aplicaciones Informáticas
Introducción al Derecho
Contabilidad Financiera
2.- Empresa:
Período:
Actividad:
Colegio LA CHANA
Desde septiembre de 1999 a agosto de 2002
Coordinador de los cursos de Formación Profesional.
3.- Empresa:
Período:
Actividad:
Innovación y Cualificación S.L. (ANTAKIRA Grupo de Empresas)
Desde septiembre de 2002 (actual)
Coordinador Pedagógico de contenidos e-learning y autor de Material Didáctico.
OBSERVACIONES
Total disponibilidad para viajar y cambiar de lugar de residencia.
Curriculum vitae
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17. La selección de personal I
En esta primera fase, se puede solicitar al candidato que escriba a mano para
hacer un análisis grafológico de los textos y realizar una primera selección. Es
interesante, pero es una técnica poco desarrollada. Podemos considerarlo como
un elemento auxiliar para completar opiniones que ya hemos obtenido, pero no
como un elemento esencial.
El estudio de las contestaciones versa, en primer lugar, sobre las condiciones
objetivas de los candidatos, es decir, edad, conocimientos, experiencia, salario
solicitado, etc., rechazando aquellos que no reúnen los requisitos mínimos. El
resto se compone de personas más o menos interesantes que se dividen en tres
grupos (o los que estimemos convenientes según el número de ofertas
preseleccionadas). Un grupo compuesto por los candidatos muy positivos y que
reúnan, sobre el papel, características óptimas. Otro con las ofertas que reúnen
todos los requisitos en un grado discreto. Y un tercer grupo en el que situamos a
los que, sin ser muy interesantes no son desechables «a priori».
Comenzamos las acciones de selección por el primer nivel, continuando por los
otros sucesivamente, en este caso, de que no consigamos los candidato idóneos.
Para mantener el proceso de selección dentro de los límites exigibles
de confidencialidad, cada seleccionador se busca una pequeña clave para
determinar mediante un número o una letra, cuál es el orden de preferencia de
los grupos.
La primera entrevista nos sirve para descartar
o reclutar posibles candidatos
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18. Unidad Didáctica 4
3
Selección preliminar
Realizamos una entrevista inicial con objeto de comprobar si el candidato, que
hemos apreciado como positivo en una primera impresión, reúne las condiciones
exigidas para continuar dentro del proceso de selección.
La comprobación de los datos aportados, la apariencia física, la forma de
presentarse, la fluidez verbal aparente, su compostura, la experiencia anterior, los
conocimientos, su simpatía, riqueza de contacto humano, etc., son factores que
en cierto modo, se pueden apreciar en una selección preliminar, sobre todo
cuando son negativos o no los posee el candidato.
Para poder reflejar las impresiones que se vayan obteniendo, conviene disponer
de un impreso que contenga un perfil en que, con la colocación de simples
señales dispongamos de un esquema que nos permita confeccionar un oportuno
resumen.
El requisito de una selección preliminar para puestos de bajo nivel, suele omitirse.
Por ejemplo, con auxiliares administrativos, después de la primera selección de
las ofertas, los candidatos pasan a uno u otro examen, realizándose una única
entrevista.
Es suficiente un circuito simplificado. Las acciones suponen un gasto y que para
niveles modestos, mientras la selección no pierda eficacia, debemos reducirlas lo
más posible, además del ahorro de tiempo.
Los perfiles pueden ser más o menos completos. Para administrativos y personal
manual suelen ser bastantes simples. Para cargos técnicos y directivos, los
factores a analizar han de ser más amplios y su estudio realizado con más
profundidad. El guión utilizado debe ser amplio, pudiendo prescindir en
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19. La selección de personal I
determinadas entrevistas de aspectos que no son realmente interesantes. Algunos
factores - tipo a incluir en estos impresos son los siguientes:
– Ficha personal, cuyo repaso, a pesar de que los datos se han incluido en
la carta - petición, siempre conveniente, para su comprobación y como
introducción que, por ser rutinaria, tranquiliza al candidato y sirve para
romper el hielo.
– Estudios realizados. Es un campo en el que debe ahondar lo más posible
el entrevistador. Hay ocasiones en que los estudios no están terminados y
en algunos casos únicamente empezados, y sin embargo, son reflejados
por el candidato como totalmente resueltos. Podemos solicitar datos sobre
el centro en el que se realizaron, fechas, motivaciones, de esta manera no
damos mucha trascendencia al hecho; es decir, si adoptamos posturas
severas, la reacción del candidato puede malograr el resultado de la
selección preliminar.
– Experiencia anterior. Aquí también, el entrevistador debe profundizar
en la información porque de esta manera comprobamos que los datos
aportados por el candidato son ciertos. A veces sucede que hay empleos
anteriores en los que no se termina correctamente, o que corresponden a
actividades diferentes a las del puesto solicitado y estos datos son ocultados
por el entrevistado.
El entrevistador debe ir preguntando las fechas de los cambios, haciendo
constar los importantes y evitando que el candidato de fechas globales
anuales, es decir, debemos precisar en meses, el nombre de la empresa, la
actividad, el salario, el producto, y para cargos de nivel superior, la cifra de
facturación, el número de trabajadores de la empresa, etc.; de esta manera
nos formamos una idea de la importancia real de todos los datos relativos a
la experiencia. Cuando existen vacíos entre las fechas de finalización y
comienzo, debemos forzar al candidato para que nos explique las causas
de dichos períodos.
183

20. Unidad Didáctica 4
– Formación específica para el puesto. Tratamos de detectar si el
candidato, cuya experiencia hemos determinado anteriormente, ha
conseguido la formación teórica que complementa la práctica. La
asistencia a cursos y cursillos que se relacionan directamente con su
profesión o con el cargo al que aspira, las lecturas efectuadas sobre temas
afines, la asimilación de experiencias recogidas en otros empleos, en visitas
a otras empresas, etc., son elementos muy estimables que debemos tener
en cuenta para determinar el nivel que posee el candidato en este factor.
Un profesional competitivo, no olvida la formación, incluso después
de conseguir el trabajo
– La motivación al puesto. Debemos tratar de determinar si la motivación
es de orden profesional, económico, de «status», de seguridad personal, de
búsqueda de posibilidades de mayor desarrollo humano, o si pretende el
puesto por encontrarse sin trabajo en este momento, como algo transitorio,
por probar una nueva actividad, para huir de un mal ambiente en su
empresa actual, etc.
– Seguridad en sí mismo. Observando la forma en que el entrevistado
acepta las críticas, podemos detectar si presenta una resistencia adecuada
o exagerada a los argumentos o afirmaciones del entrevistador, si trata de
imponer su criterio y de qué manera lo hace (por ejemplo, suavemente con
argumentos inteligentes, o al contrario, con afirmaciones tajantes y
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21. La selección de personal I
movimientos inapropiados). La objetividad de sus apreciaciones es un
matiza que conviene valorar.
– Madurez emocional. Debemos tratar de hallar algún malentendido con
sus jefes o compañeros anteriores o alguna situación violenta vivida en la
empresa anterior, si existen. Esto nos dará argumentos para una valoración
más completa de sus relaciones en el trabajo.
Interrogar sobre las causas que motivaron los cambios de su trabajo que
aparecen en su historial puede ser un camino adecuado para que el
entrevistado comente estos aspectos
– Capacidad de tomar decisiones. Este es otro aspecto importante, sobre
todo cuando se trata de puestos directivos. Debemos cuestionarle si ha
tomado decisiones importantes o normales y con qué frecuencia. Si estas
decisiones las toma después de madurar y analizar la situación de partida o
lo hace irreflexivamente. Lógicamente esto no nos lo dice el entrevistado,
pero lo podemos deducir de alguna de sus expresiones, en este caso
debemos guiarlo hasta conseguir alguna orientación al respecto.
– Riqueza de contacto humano. La sociabilidad, sobre todo cuando se
trata de puestos directivos, es un elemento importante que debemos
valorar. Podemos ayudarnos de la impresión personal que por su
apariencia causa el candidato, si tiene o no facilidad para subordinar sus
criterios a los de los demás, si su trato es agradable, si acepta las críticas sin
alterarse, si se expresa con facilidad y brillantez, etc.
Hoy en día, el trabajo se realiza cada vez más en equipo y una persona que
por sus características o personalidad es incapaz de incluirse e integrarse
en un grupo de trabajo es una fuente de problemas en la empresa. Este tipo
de personas están más a gusto y son más eficaces en puestos aislados.
– Experiencia en el mando. Conviene establecer cuál es el tipo y la
cantidad de práctica que el candidato tiene en este aspecto. Debemos
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22. Unidad Didáctica 4
interrogarlo sobre el personal que ha dirigido en su vida profesional,
concretando el número, las categorías o profesiones y la duración en la que
ha desempeñado dichas funciones de mando. También, la autonomía con
que lo ejercía, es un detalle sobre el que debemos profundizar.
Por ejemplo, un trabajador puede tener un puesto de mando en el que
dirija a un grupo de personas, sin embargo, si él a su vez tiene un superior
que no le permite realizar su trabajo, las decisiones que tome siempre
están condicionadas por otra persona. Debemos diferenciar muy bien cuando
han sido decisiones directas del candidato.
Prácticamente todos los aspectos han sido estudiados en pruebas psicotécnicas a
las que se someten los candidatos previamente a la primera entrevista, con ésta
pretendemos profundizar en ellos convenientemente. Nuestro objetivo es
construirnos una idea sobre estos aspectos que nos permita separar o rechazar a
determinados candidatos. El profesional experimentado puede obtener una serie
de conclusiones aprovechables, utilizando como punto de partida los resultados
psicotécnicos obtenidos.
Al final de la sesión, una vez despedido el candidato, y antes de que las
impresiones se borren, es conveniente llevar a cabo un resumen que concrete
el desarrollo de la entrevista, con una indicación final que establezca si el
entrevistado puede seguir el proceso selectivo o debe ser rechazado.
Durante las entrevistas debemos procurar no herir la susceptibilidad de los
aspirantes, utilizando con prudencia los «resortes» que se ponen en juego para
conseguir reacciones sinceras (por ejemplo, silencios prolongados, preguntas que
producen tensión, duda cortés de alguna afirmación, etc.), pensando que esta
actividad debe ser regulada por una cierta ética. Incluso los candidatos que
pensamos son rechazables deben poder retirar su candidatura tranquilamente.
186

23. La selección de personal I
Es decir, tenemos, en este sentido, ciertas obligaciones como profesionales:
– Tratar a los solicitantes con cortesía.
No debemos olvidar ciertas obligaciones como
profesionales.
– Dar adecuadas explicaciones de la decisión de rechazar a un candidato o
de demorar una decisión.
– Tratar con estricta confidencialidad los datos y respuestas del entrevistado.
Es imprescindible disponer de un lugar idóneo para realizar las entrevistas.
Debemos asegurarnos en lo posible que no habrá interrupciones, visitas o
llamadas telefónicas durante la sesión. Para favorecer el clima amable, es
aconsejable no utilizar la mesa de despacho como una barrera entre
entrevistador y entrevistado. Ocupar el mismo lado produce una impresión
favorable.
La iniciativa debe llevarla el entrevistador, aunque en ocasiones dé libertad al
entrevistado para pasar de un tema a otro, cuando llevado de su iniciativa, haga
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24. Unidad Didáctica 4
comentarios interesantes o reveladores. Es decir, se pueden realizar entrevistas
directivas y no directivas, pero una proporcionada combinación de ambas es lo
más práctico.
En ocasiones se recurre a la «entrevista de panel», en la que el candidato es
entrevistado por varias persona de la empresa, que toman nota y forman con sus
impresiones una calificación conjunta para determinar el orden de preferencia
para el ingreso. Tienen la desventaja de ser un poco intimidatorias, algo que
puede cortar la espontaneidad del entrevistado o producirle un estado de
ansiedad que encubra sus verdaderas cualidades. Sin embargo, resultan positivas
porque permiten a diferentes personas interesadas en la selección obtener
conclusiones de todo tipo (humanas, técnicas, de experiencia, preparación, etc.)
en una única sesión, y poder contrastarlas hasta llegar a una elección común.
El procedimiento de las entrevistas de selección también recibe críticas, se
señalan limitaciones como la tendencia a omitir consideraciones especiales; el
peligro a «estereotipar» cuando el entrevistador «cataloga mentalmente» al
aspirante y ciertas cualidades que pueden ser más aparentes que reales; y una
tendencia general a inferir demasiado en la apariencia y modales.
Es imprescindible disponer de un lugar idóneo para realizar las
entrevistas
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25. La selección de personal I
A pesar de todo esto, la entrevista es la parte más importante de todo el proceso
selectivo, aunque debe contar siempre con una realización adecuada por parte
del entrevistador.
Finalmente hemos de comentar el caso en que el entrevistado se niegue a
decirnos la empresa en la que trabaja, o el salario que percibe. Cuando esto
sucede, debemos tratar de hacer ver al candidato, de forma suave, que la
confidencialidad de lo que exponga a lo largo de la entrevista está garantizada
por la empresa y por el mismo entrevistador, que como profesional cumple las
normas éticas de conducta. Si a pesar de ello, se niega (algo que sucede pocas
veces), el entrevistador debe dar por finalizada la entrevista, comunicárselo al
interesado y tomar nota de su postura como posible nota de rigidez en su carácter.
4
Archivo de la información
4.1. El archivo y sus tipos
Para que el trabajo se desarrolle adecuadamente es imprescindible que la
información y documentos que empleamos estén correctamente ordenados y
archivados. De forma que la localización de información sea rápida y eficaz.
En este punto de la Unidad Didáctica, todos los conceptos a los que nos referimos,
debemos utilizarlos de igual manera cuando la información a la que nos
referimos es la que nos llega al departamento de Personal como respuesta a la
oferta de trabajo (básicamente, currículum vitae).
Al hablar de archivo, nos referimos a la forma y métodos que tenemos la
posibilidad de emplear a la hora de ordenar la información. Teniendo en cuenta
que esta información es «papeleo».
189

26. Unidad Didáctica 4
Algunas definiciones de archivo son:
– Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos.
Imprescindible para organizar la información
– Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su
fecha, su forma y soporte* material (papel, CD, etc.), acumulados
en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión.
Los documentos son conservados respetando un orden, y sirven de
testimonio e información para la persona o institución que los produce,
para los ciudadanos, o como fuente histórica.
Por ejemplo, las facturas se archivan por orden de fechas, los clientes se
archivan por orden alfabético, etc., en definitiva, hay que establecer un
criterio de ordenación de los documentos.
Piensa en una biblioteca, es un gran archivo donde los libros están
ordenados por temas, y dentro de cada sección (por ejemplo, libros de
historia), se ordenan por orden alfabético.
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27. La selección de personal I
Un ejemplo de un gran archivo
– En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de
forma ordenada todos los documentos de interés, con el fin de
asegurar su perfecta conservación y garantizar la rapidez a la hora
de solucionar las peticiones de consulta, procedentes de las
diversas unidades organizativas de la empresa.
Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar información a los
clientes, proveedores, a las Instituciones Públicas (por ejemplo, Hacienda),
a los trabajadores de la empresa, etc. De ahí la importancia del archivo.
Las facturas, los informes, los sistemas y procedimientos de fabricación, las
escrituras, las nóminas y seguros sociales, los libros y registros, ... son
elementos que la empresa debe archivar.
191

28. Unidad Didáctica 4
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS
GENERALES
PARTICULARES
- Ser centro básico de información, de - Facilitar la búsqueda del material
forma que contribuya a una
archivado, a través de la adopción de
acertada toma de decisiones.
procedimientos unificados de
clasificación, reduciendo así el tiempo
- Las prestaciones o servicios que
de localización.
genera el archivo son superiores a
los costes que soporta o conlleva.
- Alcanzar el volumen máximo en una
Es decir, el costo de un archivo es
superficie mínima, reduciendo la
mínimo comparado con la utilidad
cantidad necesaria de instalaciones
que reporta a la empresa disponer
para la clasificación y el archivo
de información en todo momento.
(carpetas, estanterías, armarios, etc.).
- Recuperar espacio útil en las oficinas
y en los locales de archivo, para
poder destinarlo a otros fines o para
hacer frente a las ampliaciones
necesarias en cualquier momento.
4.2. El archivo en la empresa
La actividad que se desarrolla en un archivo es la de archivar, consistente en un
conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentación e
información requeridas. Para conseguir esto, es necesario clasificar, codificar y
colocar la documentación e información de la empresa.
Es muy importante tener en cuenta que los archivos pretenden ser centros de
información para la toma de decisiones, y los beneficios que aportan son muy
altos. Es decir, un archivo contiene información, esta información será analizada
por la empresa para tomar decisiones (por ejemplo, información relacionada con
clientes y competidores).
Asimismo, el valor de un archivo es alto (ya que contiene información y esta
«vale dinero»).
192

29. La selección de personal I
Por ejemplo el Archivo Histórico Municipal del Ayuntamiento de Antequera es un
centro de una gran información histórica y el valor de lo archivado es incalculable.
Centro de información de gran valor histórico
El archivo es un instrumento vital dentro del sistema general de información de la
empresa. Por ello hay que establecer una planificación del archivo, esto es,
contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar
en las mejores condiciones.
Debemos contemplar los siguientes aspectos:
– Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
– La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario.
– Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos.
– El inventario de toda la documentación guardada.
– Los lugares de conservación de los documentos.
– Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación.
193

30. Unidad Didáctica 4
– El sistema de eliminación de los documentos.
– El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir,
periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su sistema de
archivo, de forma que si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga.
Piensa que la entrada de la informática cambió drásticamente el sistema de
archivo de las empresas. Así, aquellas empresas que mejor controlasen su
sistema de archivo, serían las primeras en darse cuenta de la importancia
del ordenador para archivar.
– La protección de los documentos vitales. Tan importante es la
información archivada (o parte de ella), que existe una Ley de Protección de
Datos para que la misma sea personal e intransferible.
– El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar implica
un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa debe tener a
uno o más empleados desarrollando esta labor, asimismo es necesario
disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles,
carpetas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento el coste de
su archivo.
4.3. Clasificación de archivos
La documentación e información que genera la empresa y que recoge, conserva y
transmite, puede agruparse de la siguiente manera:
– Documentación e información de utilidad para la gestión
empresarial. Así, una empresa de construcción debe tener información de
todo lo que afecte al ámbito de la construcción: información de cementos,
ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. En definitiva, datos que
permiten una mejor gestión de la empresa.
– Documentación a conservar por imperativo legal. Existen muchos
documentos que genera la empresa y que deben conservarse por un
194

31. La selección de personal I
período de tiempo establecido por la ley. Por ejemplo, las facturas que
genere una empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse
al menos por un período de cinco años.
– Documentación e información de carácter histórico para la
empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de
la primera nave que compró la organización, etc. Se trata de datos que
para la organización tienen un valor alto, ya sea simbólico o «sentimental».
No olvidemos que en este tipo de archivo es fundamental la «copia de seguridad»
Estas clases de documentación y el criterio del grado de actualidad de los
documentos determinan la clasificación de los archivos de la empresa en los
siguientes tipos: archivo activo, archivo semiactivo y archivo inactivo.
195

32. Unidad Didáctica 4
4.3.1. El archivo activo
Es aquel que contiene los documentos de reciente actualidad, los de
consulta diaria. Es necesario para el desarrollo de las tareas y actividades de
los puestos de trabajo.
Clientes actuales, leyes que están en vigor, reglamentos de seguridad e
higiene, etcétera.
Debemos recalcar que el archivo activo debe ser el que esté más «a mano» en
la empresa. Ten en cuenta que si contiene la información de más uso, debe
ser de fácil acceso y muy operativo.
4.3.2. El archivo semiactivo
Está formado por la documentación e información de baja actualidad y
de consulta poco frecuente. Sus asuntos o temas están cerrados y se
conservan hasta el momento que se trasladen al archivo inactivo. Es decir, es
un archivo de tránsito.
Su función es puramente informativa. Por ejemplo, las facturas deben
conservarse durante un período de cinco años, transcurrido el primer año,
estos documentos pasan del archivo activo al archivo semiactivo (ya que
una factura emitida hace más de un año es poco frecuente que se vuelva
a analizar).
4.3.3. El archivo inactivo
Es el que conserva de forma definitiva los documentos e informaciones
que no tienen actualidad alguna, y su consulta es prácticamente nula. En él
se conservan los documentos, libros y registros que exige la ley y aquellos con
valor documental o histórico, y los de valor en sí mismos (escrituras, contratos,
etcétera.).
196

33. La selección de personal I
Estos documentos se conservarán hasta el momento en el que se decida
su destrucción.
La organización de estos tres tipos de archivos puede ser
centralizada o descentralizada, dando origen al archivo central y a los
archivos descentralizados.
4.3.4. El archivo central
Es el lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones de la
empresa. Ahora bien, en función del tamaño de la empresa debemos
distinguir las características de este archivo.
En grandes y medianas empresas el archivo central suele ser el inactivo. Esto
es así porque las empresas de estas características suelen estar divididas en
departamentos, y será cada uno de ellos el que maneje la información de su
competencia; por ello, los archivos activos serán tantos como departamentos
haya en la empresa.
Por ejemplo, una gran empresa con cinco departamentos (como pueden ser
los de producción, contabilidad, recursos humanos, marketing y ventas)
tendrá cinco archivos activos. La idea es que cada de los departamentos
pueda manejar lo más eficazmente posible su documentación, y es
precisamente el archivo activo el que cumple esta función. Así, en el archivo
activo del departamento de contabilidad habrá información sobre las últimas
leyes contables, las facturas del año, etcétera.
En pequeñas empresas el archivo central incluye los tres tipos de archivos:
activo, semiactivo e inactivo. Piensa que una empresa pequeña no tiene un
volumen grande de información, luego lo realmente operativo en este caso es
centralizar toda la información, sea propia de un archivo activo o no.
197

34. Unidad Didáctica 4
4.3.5. Los archivos descentralizados
Son los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y
secciones de la empresa. Por ejemplo, la empresa Congelados Frestino S.A. se
dedica a la venta de productos congelados, tendrá tantos archivos como
departamentos, a saber: archivo de compra, archivo de venta, archivo de
contabilidad, archivo de atención al cliente, etc.
Los archivos descentralizados comprenden los archivos activos (situados en los
puestos de trabajo administrativos de las secciones) y los archivos semiactivos,
que son controlados por las secretarias de los departamentos. Así, en la
empresa del ejemplo cada departamento tendrá su secretario: en el
departamento de compras habrá una secretario que controle ese
departamento, y así en cada departamento.
Los archivos semiactivos, que son controlados por las secretarias de los
departamentos
4.3.6. El archivo informático
Como puedes suponer, en la actualidad al hablar de archivo no sólo se hace
referencia al «mueble» o «caja» que contiene diferentes documentos (o sea, el
archivo físico); sino que también implica el archivo informático.
198

35. La selección de personal I
Actualmente las empresas poseen programas informáticos para la gestión de
las mismas, esto implica que haya mucha información que se encuentre
archivada en soporte informático.
Cuando se habla de archivo informático se hace referencia a la
información que se encuentra almacenada en los distintos soportes
de almacenamiento informático: disco de 31/2 , Cd Rom, Etc,. De ahí la
importancia que para una empresa tiene la copia de seguridad*.
Así pues, tanto el archivo activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser
archivos informáticos; es decir, la información que se encuentra archivada en
cada uno de ellos lo estará en soporte informático.
Con lo expuesto en las líneas anteriores que remos poner de relieve el hecho
de que al estudiar el archivo en la empresa se hace hincapié en la gestión de
la información generada por el negocio más que en el hecho de que esta
información aparezca en soporte físico (papel) o en soporte informático
(diferentes sistemas de almacenamiento).
Sin duda, la documentación física ocupará mucho más espacio, y será más
laboriosa su gestión, que los datos informatizados. Pero lo importante es que,
sea en el soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta
información, sabiendo cuando debe estar en el archivo activo, en el semiactivo
o en el inactivo (además de emplear un método que permita la localización
eficaz del documento de que se trate en cada caso).
Para concluir este punto, añadiremos que en la actualidad las empresas
poseen archivos físicos (en papel) y archivos informáticos. Es más, la
información que constituye el archivo de la empresa suele estar duplicada,
esto es, tanto en soporte físico como en soporte informático.
Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estará formado por todas las
facturas y pedidos que se han generado en la relación comercial con el
mismo, más la base de datos de la empresa con los datos de esta información
199

36. Unidad Didáctica 4
como la contabilización de los pedidos, las facturas recibidas, etc. (que será
una información almacenada en algún tipo de soporte informático).
El tipo de archivo más actual
4.4. Medios materiales de archivo
Los medios materiales de archivo son todos los elementos físicos
destinados a clasificar y ordenar todos los documentos. Podemos
agruparlos en:
– Medios materiales físicos:
• Instalaciones de archivo.
• Mobiliario.
• Accesorios de soporte y conservación.
200

37. La selección de personal I
– Medios materiales magnéticos:
• Microfilmes.
• Archivos informáticos.
Los medios materiales que se utilizan varían en función de los tipos de
archivo (activo, semiactivo e inactivo), del tamaño de la empresa y de las
características propias de su actividad.
Es decir en una empresa de grandes dimensiones habrá tantos medios materiales
como distintos archivos. Pero en una empresa pequeña, como puede ser una
pequeña tienda de electrodomésticos, no será necesario, bastará con un
medio material.
4.5. Instalaciones de archivo
Las instalaciones de archivo son los locales o espacios de la empresa
destinados al desarrollo de todas las tareas que comprenden la
actividad genérica de archivar. Sería el archivo propiamente dicho.
Las instalaciones tienen que garantizar las tareas de trabajo y conservación de
los documentos.
La conservación de la información empresarial, referida fundamentalmente al
trabajo realizado en los archivos puede clasificarse básicamente del siguiente modo:
– Estanterías.
– Armarios.
– Muebles mixtos.
– Ficheros.
201

38. Unidad Didáctica 4
– Carros móviles.
La colocación de la documentación en la variedad de mobiliario existente
puede realizarse de tres formas: horizontal, vertical y lateral.
– En la posición horizontal o plana, los documentos o carpetas se apoyan
sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros. Suele ser
práctico en archivos inactivos. Esta posición es muy cómoda para
empresas de construcción a la hora de colocar los planos, mapas, croquis…
– La colocación vertical consiste en agrupar los documentos o carpetas
sobre uno de los lados de menor superficie, es la forma en que se
archivan los libros o los archivos A-Z. Es una forma de frecuente
utilización en los tres archivos.
– En la colocación lateral, los documentos se apoyan sobre uno de los
lados más largos. Actualmente, la forma lateral es la que se da en las
carpetas colgantes. Por ejemplo en la secretaría de un colegio se suelen
archivar en carpetas colgantes los expedientes de los alumnos que cursan
en dicho colegio.
Las estanterías. Son muebles metálicos o de madera, compuestos por baldas*,
normalmente regulables, cuya zona frontal es abierta, permitiendo tener a la
vista su contenido. También pueden disponer de baldas móviles para la
instalación de carpetas colgantes.
Los armarios. Tienen una disposición interior similar a las estanterías, con baldas
regulables. Pueden ser de madera o metálicos, y están provistos de puertas que
impiden ver su contenido, salvo que éstas sean de cristal.
Las ventajas de los armarios consisten en una mejor protección de los
documentos y en la posibilidad de limitar su accesibilidad en caso de ir
provistos de cerraduras.
202

39. La selección de personal I
Los muebles mixtos. Están compuestos de zonas abiertas de estanterías y zonas
cerradas de armario, combinando así la funcionalidad, la protección y la
confidencialidad de los documentos. Tienen las ventajas de estanterías y muebles.
Se suelen utilizar en pequeñas empresas porque lo más confidencial está
guardado y la documentación más usual está muy a la mano.
Los ficheros. Son muebles destinados a la conservación ordenada de fichas, cuyo
contenido sirve de consulta para el desarrollo de la actividad administrativa.
Los más habituales son de material metálico, de forma rectangular (más altos que
anchos) y compuestos por cajones. En su exterior llevan un soporte transparente
para introducir una tarjeta identificativa de su contenido.
La ordenación en ficheros da lugar, frecuentemente, a la elaboración de índices
que facilitan la localización de fichas en sus cajones.
En las Bibliotecas se usan con mucha frecuencia, para buscar el documento que
deseamos.
Los carros móviles. Son muebles generalmente metálicos provistos de ruedas
para su desplazamiento. En su parte superior están formados por un bastidor
destinado a suspender carpetas colgantes; su parte inferior tiene una especie de
repisa que los dota de rigidez y estabilidad.
Así en nuestra empresa dispondríamos de estos carros para ir de un
departamento a otro, en ellos podríamos tener toda la información de nuestros
productos por lo que iría del departamento de ventas al de compras, al de
atención al cliente, etcétera.
4.6. Organización del archivo
La organización del archivo se puede definir como el conjunto
coordinado de personas, de medios materiales y de procedimientos y
reglas de actuación, que intervienen en la actividad general de archivar.
203

40. Unidad Didáctica 4
La organización del archivo empresarial se extiende a los tres tipos de archivo, si
bien es cierto que el archivo activo concentra los mayores medios y esfuerzos.
Dos de los aspectos importantes en la organización de los archivos son la
seguridad y la confidencialidad.
Los archivos han de estar protegidos de la intemperie, del robo, de la falsificación,
de la destrucción o de la pérdida de la documentación.
Las medidas de seguridad en estos aspectos que la empresa puede
adoptar son las siguientes:
– Guardar duplicados en lugares separados.
– Taquillas, escritorios o cajones provistos con llave.
– Cajas o cámaras de seguridad.
– Cajas de seguridad en bancos para escrituras, contratos, fórmulas, etc.
– Almacenes especiales con garantías antiincendios u otros siniestros;
armarios antitérmicos.
– Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del ordenador.
– Destrucción de la documentación obsoleta en filamentos o en forma
de pulpa.
La confidencialidad de la documentación es importante cuidarla con respecto a
nóminas, referencias e informes personales y documentación de máximo valor
para la empresa.
De todas formas, cada empresa utiliza sus propios sistemas de seguridad, que se
serán mayores si la empresa es de grandes proporciones, y menores si es una
empresa pequeña.
204

41. La selección de personal I
R
Resumen
El reclutamiento se concibe como una acción dinámica, flexible e innovadora
que sin atenerse a procedimientos establecidos, consiga encontrar las
personas con las características deseadas, en plazo conveniente.
El reclutamiento precisa como preámbulo interesar al futuro candidato en la
empresa que pretende atraerlo.
El seleccionador precisa conocer la empresa, argumentar y desarrollar
convincentemente sus características.
El circuito de reclutamiento ha de seguir criterios profesionales adecuados y
criterios de costo. Es decir, hay que situar al principio de todo el proceso las
acciones que resulten menos generosas para ir dejando las de más precio
para el final, pues durante todo el proceso habremos ido eliminando
candidatos.
El origen de toda acción de selección, para el departamento de Personal se
sitúa en la necesidad que un determinado sector de la empresa tiene de
ciertos trabajadores.
El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y
publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de
difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso.
La eficacia del anuncio está supeditada a estos dos requisitos: anuncio no
anónimo, es decir, que en el mismo se haga constar el nombre de la
empresa. la razón es evidente y describir a la persona buscada, utilizando el
sentido común.
205

42. Unidad Didáctica 4
Las cartas recibidas con los «currículum vitae» correspondientes, y las ofertas
de trabajo que existan en nuestros archivos, componen una documentación
que debemos seleccionar y mantener ordenada para referir las acciones que
realizamos después a las personas que muestran posibilidades de poder
ocupar los puestos.
Para mantener el proceso de selección dentro de los límites exigibles de
confidencialidad, cada seleccionador se busca una pequeña clave para
determinar mediante un número o una letra, cuál es el orden de preferencia
de los grupos.
Realizamos una entrevista inicial con objeto de comprobar si el candidato,
que hemos apreciado como positivo en una primera impresión, reúne las
condiciones exigidas para continuar dentro del proceso de selección.
Algunos factores - tipo a incluir en estos impresos son los siguientes: ficha
personal, estudios realizados, experiencia anterior, formación específica para
el puesto, la motivación al puesto, seguridad en sí mismo, madurez
emocional, capacidad de tomar decisiones, riqueza de contacto humano y
experiencia en el mando.
Prácticamente todos los aspectos han son estudiados en pruebas psicotécnicas
a las que se someten los candidatos previamente a la primera entrevista,
con ésta pretendemos profundizar en ellos convenientemente.
Al final de la sesión, una vez despedido el candidato, y antes de que
las impresiones se borren, es conveniente llevar a cabo un resumen que
concrete el desarrollo de la entrevista, con una indicación final que
establezca si el entrevistado puede seguir el proceso selectivo o debe ser
rechazado.
206

43. La selección de personal I
La iniciativa debe llevarla el entrevistador, aunque en ocasiones dé libertad
al entrevistado para pasar de un tema a otro, cuando llevado de su
iniciativa, haga comentarios interesantes o reveladores.
La entrevista es la parte más importante de todo el proceso selectivo,
aunque debe contar siempre con una realización adecuada por parte del
entrevistador.
207

45. La selección de personal I
V
DINÁMICO: Con movilidad, que se
adapta a los cambios, se moderniza.
INNOVADORA: (refiriéndonos a una
empresa) Moderna, que se renueva
con los avances tecnológicos, que
utiliza los nuevos recursos.
PRELIMINAR: Primera selección, en
la que se elimina alguna de las
Vocabulario
posibilidades escogidas. Por ejemplo,
en una entrevista «preliminar»
examinaremos a un mayor número
de candidatos que después de
realizar las pruebas de selección; el
candidato al puesto sólo será uno.
RECLUTAMIENTO: Agrupar, en este
caso buscamos un grupo de
personas para seleccionar a una
del grupo.
209

47. La selección de personal I
E
Ejercicios de repaso
y autoevaluación
1. Indica si las siguintes afirmaciones son verdaderas o falsas.
a. Reclutar es, con un enfoque actual, llevar a cabo las acciones
oportunas para localizar y contactar a los candidatos que nos
interesan y persuadirles para que se sometan a las entrevistas
y pruebas correspondientes para determinar si son el tipo de
V F
trabajador que buscamos ............................................................
b. El seleccionador no precisa conocer la empresa, argumentar y
V F
desarrollar convincentemente sus características ..........................
c. El origen de toda acción de selección, para el departamento de
Personal se sitúa en la necesidad que un determinado sector de la
V F
empresa tiene de ciertos trabajadores ..........................................
d. En el proceso de selección de personal, el procedimiento más
utilizado y popular es el anuncio en los diarios y publicaciones
apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de difusión
que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso ..............
V F
e. Los anuncios suelen ser de dos tipos: comerciales y anónimos ......
V F
...................................................................................................
f. Los «currículum vitae» recibidos, y las ofertas de trabajo que existen
en nuestros archivos, componen una documentación que debemos
seleccionar eliminar si no la necesitamos .....................................
V F
211

48. Unidad Didáctica 4
g. Estudios realizados. Es un campo en el que debe ahondar el
entrevistador no debe profundizar. Hay ocasiones en que los
estudios no están terminados y en algunos casos únicamente
empezados, y sin embargo, son reflejados por el candidato como
totalmente resueltos. Y esto no tiene relevancia para el proceso de
selección .....................................................................................
V F
2. Enumera y explica brevemente las etapas anteriores al proceso de
selección (análisis de las necesidades).
3. Confecciona tu «currículum vitae ideal» que encaje con la siguiente
oferta.
212

49. La selección de personal I
4. Completa las siguientes afirmaciones.
a. ....................................., cuyo repaso, a pesar de que los datos
se han incluido en la carta - petición, siempre conveniente, para
su comprobación y como introducción que, por ser rutinaria,
tranquiliza al candidato y sirve para romper el hielo.
b. Hay ocasiones en que los ......................................... no están
terminados y en algunos casos únicamente empezados, y sin
embargo, son reflejados por el candidato como totalmente
resueltos.
c. Tratamos de detectar si el candidato, cuya experiencia hemos
determinado anteriormente, ha conseguido la ..................................
que complementa la práctica. La asistencia a cursos y cursillos que
se relacionan directamente con su profesión o con el cargo al que
aspira, son elementos muy estimables que debemos tener en
cuenta para determinar el nivel que posee el candidato en
este factor.
d. Debemos tratar de determinar si la ......................... es de orden
profesional, económico, de «status», de seguridad personal, de
búsqueda de posibilidades de mayor desarrollo humano, o si
pretende el puesto por encontrarse sin trabajo en este momento,
como algo transitorio, por probar una nueva actividad, para huir de
un mal ambiente en su empresa actual, etc.
e. La ..........................., sobre todo cuando se trata de puestos
directivos, es un elemento importante que debemos valorar.
Podemos ayudarnos de la impresión personal que por su apariencia
causa el candidato, si tiene o no facilidad para subordinar sus
criterios a los de los demás, si su trato es agradable, si acepta las
críticas sin alterarse, si se expresa con facilidad y brillantez, etc.
213

50. Unidad Didáctica 4
f. Hoy en día, el trabajo se realiza cada vez más en .................. y una
persona que por sus características o personalidad es incapaz de
incluirse e integrarse en un grupo de trabajo es una fuente de
problemas en la empresa. Este tipo de personas están más a gusto
y son más eficaces en puestos aislados.
5. Diseña el anuncio «ideal» que encaje que tu currículum del ejercicio 3.
No olvides seguir las pautas que hemos estudiado.
6. Explica brevemente las ciertas obligaciones del entrevistador como
profesional.
7. Confecciona un anuncio para un diario local en el que la empresa
Transport-lines, S.A. solicita un «gerente para la zona sur».
8. Confeciona una tabla - esquema con los objetivos de la «gestión de
archivos».
9. ¿Cuáles son los bloques en los que se puede agrupar la documentación
e información generada por la empresa?
10. Explica en qué consiste y porqué es necesario en una empresa el sistema
de eliminación de documentos.
214

51. La selección de personal I
Solucionario
ejercicios de repaso
y autoevaluación
S
1.
a. Verdadero.
b. Falso.
c. Verdadero.
d. Verdadero.
e. Falso.
f. Falso.
g. Falso.
2. El reclutamiento se concibe como una acción dinámica, flexible e
innovadora que sin atenerse a procedimientos establecidos, consiga
encontrar las personas con las características deseadas, en plazo
conveniente y no debemos olvidar el aspecto dinámico de la selección.
La «venta» de la empresa
El reclutamiento precisa como preámbulo interesar al futuro candidato
en la empresa que pretende atraerlo.
No obstante, a los candidatos que deseamos interesar en la idea de
ingresar en una determinada empresa, debemos «vendérsela». La cifra
215

52. Unidad Didáctica 4
de facturación, las vinculaciones financieras que den idea de
estabilidad, el interés y difusión del producto, las vacaciones, los
horarios, etc. Pueden ser argumentos convincentes para despertar el
interés de nuestros candidatos.
El seleccionador precisa conocer la empresa, argumentar y desarrollar
convincentemente sus características.
El circuito de reclutamiento
El circuito de reclutamiento ha de seguir criterios profesionales
adecuados y criterios de costo. Es decir, hay que situar al principio de
todo el proceso las acciones que resulten menos generosas para ir
dejando las de más precio para el final, pues durante todo el proceso
habremos ido eliminando candidatos.
Justificación del personal necesario
El origen de toda acción de selección, para el departamento de Personal
se sitúa en la necesidad que un determinado sector de la empresa tiene
de ciertos trabajadores.
Información - anuncio para los candidatos
El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y
publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio
de difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso.
Generalmente, el personal se dirige a la sección de economía de
anuncios por palabras de determinados diarios.
216

53. La selección de personal I
3. No olvides que las acciones de selección comienzan por el primer nivel,
continuando por los otros sucesivamente y que para mantener el proceso de selección dentro de los límites exigibles de confidencialidad, cada
seleccionador se busca una pequeña clave para determinar el orden de
preferencia de los grupos.
Debes tener en cuenta que las cartas recibidas con los «currículum vitae»
correspondientes, y las ofertas de trabajo que existen en los archivos,
componen una documentación seleccionada como referencia de las personas que muestran posibilidades de poder ocupar los puestos.
Hay tres factores imprescindibles que debes destacar en tu currículum:
datos personales, estudios realizados y experiencia anterior.
4.
a. Ficha personal.
b. Estudios.
c. Formación teórica.
d. Motivación.
e. Sociabilidad.
f. Equipo.
5. El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y
publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de
difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso. Generalmente, el personal se dirige a la sección de economía de anuncios
por palabras de determinados diarios.
217

54. Unidad Didáctica 4
Los anuncios para todos los niveles, pero aún más para los medios y
superiores, deben contener información suficiente y un texto motivador
que logre hacer interesante la oferta al lector.
Los anuncios suelen ser de dos tipos: descriptivos y enumerativos.
Hay otro tipo de anuncios que no se ajustan a estas características, son
los «comerciales». Esta denominación procede de su verdadera esencia,
puesto que a menudo están confeccionados por o para trabajadores del
departamento comercial utilizando sus técnicas habituales.
Finalmente, la eficacia del anuncio está supeditada a estos dos
requisitos:
– Anuncio no anónimo, es decir, que en el mismo se haga constar el
nombre de la empresa. La razón es evidente: el temor de muchos
candidatos ante la posibilidad de contestar a un reclamo de su propia empresa. Cuando no es posible incluir el nombre de la empresa
es aconsejable señalar el sector industrial en que se mueve, esto
posibilita que las personas que laboran en otros diferentes no sientan recelo en enviar sus cartas. Debemos indicar también, el nombre de la persona que se responsabiliza de la acción de
reclutamiento.
– Describir a la persona buscada, utilizando el sentido común.
Actualmente, un sistema complementario a los anuncios en los diarios
es Internet, como fuente de reclutamiento, base de datos, o presentación directa de demandas.
218

55. La selección de personal I
6. Durante las entrevistas debemos procurar no herir la susceptibilidad de
los aspirantes, utilizando con prudencia los «resortes» que se ponen en
juego para conseguir reacciones sinceras , pensando que esta actividad
debe ser regulada por una cierta ética. Incluso los candidatos que pensamos son rechazables deben poder retirar su candidatura
tranquilamente.
Es decir, tenemos, en este sentido, ciertas obligaciones como
profesionales:
– Tratar a los solicitantes con cortesía.
– Dar adecuadas explicaciones de la decisión de rechazar a un candidato o de demorar una decisión.
– Tratar con estricta confidencialidad los datos y respuestas del
entrevistado.
7. La idea es que diseñes un modelo de oferta de trabajo. Ten en cuenta
que las empresas son las que establecen los requisitos para contratar a
personal, de ahí que se te pida que diseñes un modelo para insertar en
una revista o periódico en el que «busques» un gerente para tu negocio.
8. La información y documentos que empleamos deben estar correctamente ordenados y archivados, de forma que la localización de información
sea rápida y eficaz.
Para establecer una planificación del archivo debes contemplar todas las
operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones, tales como: instalaciones, mobiliario y materiales de
archivo.
219

56. Unidad Didáctica 4
9.
– Documentación e información de utilidad para la gestión empresarial. Así, una empresa de construcción debe tener información de
todo lo que afecte al ámbito de la construcción: información de
cementos, ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. en
definitiva, datos que permiten una mejor gestión de la empresa.
– Documentación a conservar por imperativo legal. Las facturas que
genere una empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse al menos por un período de cinco años.
– Documentación e información de carácter histórico para la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de
la primera nave que compró la organización, etc. Se trata de datos
que para la organización tienen un valor alto, ya sea simbólico o
«sentimental».
10.
– El sistema de eliminación de los documentos.
– El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir,
periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su sistema
de archivo, de forma que si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga. Piensa que la entrada de la informática cambió
drásticamente el sistema de archivo de las empresas. Así, aquellas
empresas que mejor controlasen su sistema de archivo, serían las
primeras en darse cuenta de la importancia del ordenador para
archivar.
– La protección de los documentos vitales. Tan importante es la
información archivada (o parte de ella), que existe una Ley de
Protección de Datos para que la misma sea personal e
intransferible.
220

57. La selección de personal I
– El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar implica un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa
debe tener a uno o más empleados desarrollando esta labor, asimismo es necesario disponer de los medios materiales oportunos
(ordenadores, muebles, carpetas, etc.). La empresa debe conocer
en todo momento el coste de su archivo.
221