Completar la ficha de caracterización de procesos

1. ¿QUÉ ES UNA FICHA DE
CARACTERIZACION DE UN
PROCESO Y CUÁL ES SU
IMPORTANCIA?

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La ficha de proceso: Es un documento que muestra de
una manera práctica, las etapas y actividades relevantes
del proceso desde los elementos de entradas y los
productos/servicios que genera, así como los controles
críticos del mismo. Este documento también nos permite
identificar los recursos, personal involucrado,
indicadores, infraestructura, documentación requerida,
registros entre otros.

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FICHA DE CARACTERIZACIÓN
DE UN PROCESO

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FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESO

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¿CÓMO LLENAR LA FICHA DE
CARACTERIZACIÓN?

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1.- Versión y Fecha:
En estos puntos señalar el número de versión, si es la
inicial se coloca 0. También debemos indicar la fecha
de emisión o actualización de la Ficha
Ejemplo:

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2.- Macroproceso,:
En este punto se coloca el nombre del
Macro proceso y proceso al cual pertenece
el Subproceso a desarrollar, así como el
nombre del subproceso que se esta
caracterizando.
Ejemplo:

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3.- Objetivo:
Aquí indicar: propósito del proceso, para que
existe el proceso, cuál es el valor agregado que
lo diferencia de una actividad.
Ejemplo:

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4.- Requisitos de la Norma:
Indicar el o los requisitos de la norma aplicables al
Sub proceso
Ejemplo:

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5.- Responsable:
Indicar el Cargo del Responsable del Proceso o Dueño del
Proceso. Tiene como rresponsabilidad coordinar, gerenciar u
orientar el proceso y responde por la efectividad de su
resultado.
Ejemplo:

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6.- Alcance:
Indicar la Actividad con la que se inicia el
proceso y con la que culmina.
Ejemplo:

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7.- Proveedor :
Se tienen tres formas de llenar esta esta columna:
1.- Si el proveedor es externo, colocar sólo “PROVEEDOR”.
2.- Si el proveedor es interno (pertenece a la organización pero se
encuentra fuera del alcance del SGC), colocar el nombre del área.
3.- Si el que entrega es un proceso del SGC, escribir EL NOMBRE
DEL PROCESO O SUB-PROCESO.

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Ejemplo:

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8.- Entrada :
Señalar el o los elementos
que dan inicio al proceso,
se consideran entradas
críticas
Nota:
Los insumos (equipos, papel,
etc.) y la normatividad no se
consideran entradas

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Ejemplo:

16. Centro de Innovación para la Acreditación
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9- Etapas/Actividades:
Señalar las etapas relevantes del proceso y en cada una de ellas
las actividades críticas del proceso, es decir las que generan
valor.

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Ejemplo:

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10.- Medidas de Control:
Actividades que aseguran que lo planificado se cumple, así como
los controles críticos de cada etapa

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Ejemplo:

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11.- Salidas Críticas:
Señalar los productos del proceso. Estos
sirven de entrada a otro proceso/sub-proceso
o de salida al cliente.
Nota: Solo se consideraran salidas aquellas en las que el
usuario sea externo al proceso analizado

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Ejemplo:

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12.- Cliente:
Se tienen tres formas de llenar esta columna:
1.- Si el Cliente es externo, escribir “CLIENTE”
2.- Si el Cliente es interno (pertenece a la organización pero se encuentra
fuera del alcance del SGC), colocar el nombre del área.
3.- Si el Cliente es un proceso del SGC que recibe la salida para agregar
valor, escribir EL NOMBRE DEL PROCESO O SUB-PROCESO QUE
RECIBE

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Ejemplo:

24. Centro de Innovación para la Acreditación
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En estas dos columnas se debe colocar:
1.- Documentos internos: la relación de documentos internos
desarrollados o propuestos para asegurar la eficacia del
proceso y que describen de manera más detallada cada uno de
los pasos a seguir.
2.- Documentos Externos: la relación de documentos no
creados por la organización, pero necesarios para desarrollar
las actividades en el proceso.
13.- Documentos:

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Ejemplo:

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14.- Recursos Humanos
En esta columna Listar los cargos del personal involucrado en
el proceso, es decir el que desarrolla las diferentes actividades

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Ejemplo:

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15.- Infraestructura/Ambiente de Trabajo:
En esta columna señalar:
1.- Infraestructura: equipos de computo, softwares, medios
de comunicación, tranportes.
2.- Ambiente de Trabajo: si se requiere de algún ambiente
especial que evite poner en riesgo el servicio o producto.

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Ejemplo:

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16.- Procesos Sub-Contratados:
En esta fila señalar:
Si se contrata algún proceso o sub-proceso o alguna etapa
Ejemplo:

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Se debe definir el o los indicadores que nos permitan
hacer que el proceso/Sub-proceso se oriente a la
mejora continua.
17.- Indicador:

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Ejemplo:

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18.- Registros:
En esta columna listar los registros que muestran
evidencia de los trabajos ejecutados según lo
establecido en el proceso

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Ejemplo:

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36. CINNA - CAMPUS