INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DESARROLLADAS

INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES
DESARROLLADAS
(27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014)
Julio de 2014

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 i
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Título:
INFORME DE REPORTE FINAL DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES
DESARROLLADAS (27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE
2014)
Fecha elaboración
AAAA-MM-DD:
2014-07-28
Sumario:
Documento que reúne y expone los procesos y actividades realizados
durante la prestación de servicios profesionales para el desarrollo del
análisis, acompañamiento y seguimiento técnico, del proceso de
implementación del Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la
Contraloría General de la República (CGR) en el período del 27 de enero
del 2014 al 28 de julio de 2014.
Palabras Claves:
Proyecto, SAE, Oportunidad Estratégica, Actividades, Procesos,
Desarrollo, Análisis, Acompañamiento, Implementación, Contrato 371
de 2014, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Proceso Administrativo
Sancionatorio, Proceso de Jurisdicción Coactiva, Proceso Disciplinario.
Formato: DOC Lenguaje: Español
Dependencia:
Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República
Código: Versión: 1.0 Estado: Generado
Categoría: Documento Técnico
Autor (es):
Oportunidad Estratégica
Contrato Nº 371 de 2014
Firmas:Revisó:
Oficina de Sistemas e Informática de
la Contraloría General de la
República
Aprobó:
Supervisor del contrato Nº 371 de
2014
Información
Adicional:
Ubicación:
Esta copia impresa del presente documento y sus anexos, tiene un
archivo magnético asociado al documento y está localizado bajo el
nombre 10_PCR_Contrato371.pdf en disco adjunto.

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 ii
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2014-07-28 Oportunidad Estratégica Elaboración del documento

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 iii
TABLA DE CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................1
CRÉDITOS..................................................................................................................................2
1. PROPÓSITO........................................................................................................................3
2. RESUMEN ...........................................................................................................................3
3. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE........................................................................3
3.1. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL .............................................................4
3.1.1. Cronograma de seguimiento ................................................................................4
3.1.2. Información disponible .........................................................................................4
3.1.3. Medidas de administración y seguimiento ............................................................5
3.2. PROCESO DE CONTROL DISCIPLINARIO..............................................................20
3.2.1. Estado de implementación .................................................................................20
3.2.2. Pronósticos de cargue........................................................................................23
3.2.3. Información disponible .......................................................................................25
3.2.4. Medidas de administración y seguimiento ..........................................................26
3.3. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA..............................................................30
3.4. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ...................................................46
3.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA MESA DE AYUDA..........................................................60
3.5.1. Cierre masivo de incidencias abiertas ................................................................60
3.5.2. Parametrización GLPI ........................................................................................61
3.5.3. Socialización del aplicativo de Mesa de Ayuda ..................................................72
3.5.4. Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda ..........................................74

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 iv
3.5.5. Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de
Sistemas e Informática de la CGR .....................................................................................77
3.6. SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL SAE .............................................................77
3.6.1. Relación de documentos cargados al SAE con tráfico de red ............................77
3.6.2. Tiempos de cargue y firma de documentos en el SAE .......................................79
3.7. SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ADQUIRIDOS...................................................83
4. RESUMEN DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS ALCANZADOS...............91
4.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Y LOGROS CONTRACTUALES ALCANZADOS...
..................................................................................................................................91
4.1.1. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de análisis..............................91
4.1.2. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de acompañamiento y
seguimiento........................................................................................................................93
4.1.3. Logros contractuales obtenidos durante la etapa de cierre.................................99
4.2. LOGROS ADICIONALES OBTENIDOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
..................................................................................................................................99
4.3. INFORMACIÓN Y METODOLOGÍA DE LOS ENTREGABLES................................101
4.3.1. Informe de elaboración de los cronogramas de digitalización a Nivel Central y
Gerencias Departamentales Colegiadas ..........................................................................101
4.3.2. Informe de elaboración de cronogramas de capacitación a Nivel Central y
Gerencias Departamentales Colegiadas ..........................................................................102
4.3.3. Informe de estimación de recurso humano.......................................................102
4.3.4. Informe de seguimiento a compromisos adquiridos..........................................105
4.3.5. Informe de seguimiento a los hitos y/o medidas de administración y seguimiento
de SAE .........................................................................................................................106
4.3.6. Informe de seguimiento a expedientes digitales ...............................................107
4.3.7. Informe de avance en el apoyo al montaje de los procesos de la Mesa de Ayuda
SAE .........................................................................................................................108
4.3.8. Informe de apoyo a la contratación para la definición de procesos en la Oficina de
Sistemas e Informática.....................................................................................................110
4.3.9. Informe de los procesos de cambio tecnológico que han permitido el desarrollo
del SAE .........................................................................................................................111
5. RECOMENDACIONES ....................................................................................................113
6. ANEXOS..........................................................................................................................120
6.1. ANEXO A – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN DEL SAE-PRF......................................................................................120

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 v
6.2. ANEXO B – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE - DISCIPLINARIOS .................................123
6.3. ANEXO C – TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE-PJC.........................................................125
6.4. ANEXO D - TABLERO DE CONTROL DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL SAE - PAS.......................................................128
6.5. ANEXO E – INFORMACIÓN UTILIZADA - PRF.......................................................131
6.6. ANEXO F - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESOS DISCIPLINARIOS.............141
6.7. ANEXO G - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO DE JURISDICCIÓN
COACTIVA ..........................................................................................................................142
6.8. ANEXO H - INFORMACIÓN UTILIZADA – PROCESO ADMINISTRATIVO
SANCIONATORIO...............................................................................................................148
6.9. ANEXO I - HOJAS DE VIDA DE LOS HITOS Y/O MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN Y
SEGUIMIENTO DEL SAE....................................................................................................152
6.10. ANEXO J - CUADRO DE RESUMEN DE REUNIONES...........................................165
6.11. ANEXO K – ACTAS 42 Y 43....................................................................................171
6.12. ANEXO L - MATRIZ DE SEGUIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
RESOLUCION 005 DE 2014 ...............................................................................................178
6.13. ANEXO M - PROYECTO MINERÍA DE DATOS MIDA-CGR, CONSIDERACIONES Y
RECOMENDACIONES PARA SU CREACIÓN....................................................................188
6.14. ANEXO N - CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE ACOMPAÑAMIENTO............194

ACTIVIDADES Y PROCESOS DESARROLLADOS DEL 27 DE ENERO DE 2014 AL 28 DE JULIO DE 2014 1
DERECHOS DE AUTOR
La autoría intelectual de lo consignado en este documento es de Oportunidad Estratégica,
quien a través de un equipo de profesionales interdisciplinario, lo elaboró, presentó y obtuvo
su aprobación por parte de la Contraloría General de la República, en el marco de ejecución
del contrato Nº 371 de 2014, suscrito con el objeto de: Prestación de servicios profesionales
especializados para el acompañamiento al proceso de implementación del Sistema de
Aseguramiento Electrónico – SAE. La Contraloría General de la República y Oportunidad
Estratégica, autorizan a que éste sea reproducido gratuitamente, en cualquier formato o
medio sin requerir un permiso expreso para ello, bajo las siguientes condiciones:
1. La copia no se hace con el fin de distribuirla comercialmente.
2. Los materiales no se deben utilizar en un contexto engañoso.
3. Las copias serán acompañadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de
la Contraloría General de la República. Todos los derechos reservados."
4. El título del documento y el autor (Oportunidad Estratégica) deben ser incluidos al ser
reproducidos como parte de otra publicación o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propósitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con la Oficina de Sistemas e Informática de la Contraloría General de la
República.

CRÉDITOS
Dentro del marco de implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico – SAE, de la
Contraloría General de la República – CGR, se han generado por parte de la Oficina de
Sistemas e Informática, Oficina de Capacitación Producción de Tecnología y Cooperación
Internacional, Dirección de Impresión, Archivo y Correspondencia, Contraloría Delegada de
Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Contraloría Auxiliar para el Sistema
General de Regalías, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, Unidad de
Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y del Equipo de Trabajo que ha venido
liderando la implementación e implantación del Sistema de Aseguramiento Electrónico, un
conjunto de ideas, lineamientos y/o parámetros que han contribuido para la elaboración de
este documento de reporte final de los procesos y actividades desarrolladas en las distintas
etapas del proyecto de prestación de servicios profesionales, para el desarrollo del análisis,
acompañamiento y seguimiento técnico del proceso de implementación del Sistema de
Aseguramiento Electrónico (SAE), en la Contraloría General de la República.

1. PROPÓSITO
El presente documento reúne y expone los procesos y actividades realizados durante la
ejecución del contrato 371 de 2014, en el período comprendido del 27 de enero de 2014 al 28
de julio del mismo año, en relación con la prestación de servicios profesionales para el
desarrollo del análisis, acompañamiento y seguimiento técnico del proceso de implementación
del Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la Contraloría General de la República
(CGR) por parte de la firma Oportunidad Estratégica.
Por ende, aquí se contemplan los aspectos más importantes presentes y las actividades
realizadas en la etapa de implementación del SAE. De igual forma, el documento presenta los
elementos clave y recomendaciones para tener una continuación exitosa de este proceso.
2. RESUMEN
Inicialmente, se presentan los elementos claves del estado de implementación del SAE durante
el desarrollo del proyecto, entre los cuales se encuentran las mediciones de los hitos y/o
medidas de administración y seguimiento del SAE, al igual que el estado de avance de la
implementación de la mesa de ayuda en la Contraloría General de la República y el estado de
cumplimiento de los compromisos adquiridos por los funcionarios y demás vinculados a la
Entidad en el marco del proyecto SAE.
Posteriormente, el presente documento expone el resumen de los procesos y actividades
desarrollados durante la ejecución del contrato. Adicionalmente, se exponen los aspectos más
relevantes de cada uno de los informes y/o documentos elaborados durante el desarrollo del
mismo. Esta información, se complementa con las metodologías utilizadas para el desarrollo de
cada uno de estos entregables.
Finalmente, se presentan las recomendaciones dirigidas a facilitar un cierre exitoso del
proyecto, y dar continuidad en el proceso de adopción de SAE.
3. ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SAE
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en la Entidad al 21 de Julio de
2014, con base en cuatro factores de seguimiento. El primer factor corresponde a los hitos y/o
medidas de administración y seguimiento del SAE1
(indicadores) definidos en conjunto entre la
Contraloría General de la República – CGR y Oportunidad Estratégica para los Procesos de (1)
Responsabilidad Fiscal - PRF, (2) Jurisdicción Coactiva – PJC, (3) Administrativos
Sancionatorios – PAS y (4) Disciplinarios.
1
Ver Anexo I – Hoja de vida de Hitos y/o Medidas de Administración y Seguimiento

El segundo punto corresponde a la implementación de la Mesa de Ayuda en la Oficina de
Sistemas e Informática. El tercer factor aborda el seguimiento al desempeño del SAE, a través
de los resultados de pruebas de cargue y firma de documentos. Y por último el seguimiento de
los compromisos adquiridos por los diferentes actores durante la ejecución del proyecto.
3.1. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de
Responsabilidad Fiscal, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2013.
3.1.1. Cronograma de seguimiento
El cronograma establecido para la recolección y análisis de información se puede visualizar a
continuación. Igualmente, se puede ver el cumplimiento llevado a cabo al momento de entrega
del presente documento.
3.1.2. Información disponible
A continuación se relaciona la información disponible por parte de las diferentes áreas de la
CGR, a la fecha de realización del presente documento. En verde, se muestra la información
que fue entregada por las áreas correspondientes, con la que fue posible realizar el análisis y
seguimiento. En naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de entrega
para su análisis. Finalmente, en rojo se muestra la información que no está disponible a la fecha
de elaboración del presente documento y por tanto no será entregada.
Medición 1
06/02/2014
Medición 2
20/02/2014
Medición 3
06/03/2014
Medición 4
20/03/2014
Medición 5
08/04/2014
Medición 6
23/04/2014
Medición 7
08/05/2014
Medición 8
21/05/2014
Medición 9
06/06/2014
Medición 10
20/06/2014
Medición 11
09/07/2014
Reporte
Final
21/07/2014

Dependencia
Información
solicitada
Indicador asociado Nivel
Estado de la
solicitud de
información
Dirección de
Impresión,
Archivo y
Correspondencia
Dirección de
Impresión,
Archivo y
Correspondencia
Número de carpetas
digitalizadas
Carpetas digitalizadas
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Número de
expedientes
digitalizados
Expedientes
digitalizados
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Documentos
digitalizados
entregados a los
usuarios del SAE
Documentos
incorporados en SAE
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Mnemo
Número de
documentos
incorporados al SAE
Documentos
incorporados en SAE
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Actividades realizadas
en el SAE
Nivel de apropiación
del SAE
Nivel Central
Información no
entregada
Nivel Regional
Información no
entregada
Grupo Operativo
SAE
Número de usuarios
capacitados SAE
Usuarios capacitados
SAE
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Oficina de
Sistemas e
Informática
Número de firmas
digitales asignadas
Firmas digitales
asignadas
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Eficiencia en la gestión
de casos de soporte
de casos de soporte
Nivel Central
Información
entregada
Elaboración: Oportunidad Estratégica
3.1.3. Medidas de administración y seguimiento
Este informe de medidas de administración y seguimiento de hitos y/o medidas del SAE fue
elaborado en la fecha establecida por parte de Oportunidad Estratégica para cumplir con los
objetivos del contrato N° 371 de 2014.
Los indicadores definidos para su administración y seguimiento fueron establecidos junto con la
CGR para los Procesos de Responsabilidad Fiscal y la información para su uso ha sido
entregada por la entidad en la medida en que la ha tenido disponible. A continuación se indican
los analizados:

3.1.3.1. Eficiencia en los casos de soporte
Ilustración 1. Casos de Soporte Abiertos
Fuente: Mesa de Ayuda CGR
3.1.3.1.1. Resultado y Análisis
Para la medición de este indicador se unificó la información del Nivel Central y el Regional, en
una única medición:
Avance real de acuerdo a la meta de la semana
Detalle del análisis/observaciones al periodo de
medición
65%
La eficiencia en la solución de los casos de
soporte, se encuentra en un rango de evaluación
BAJO al encontrarse por debajo del 80% de la
meta establecida.
Se considera que la principal causa de este
avance, está relacionado con que los facilitadores
solucionan los casos pero no registran su cierre
en la matriz de casos de soporte.
Cálculos: Oportunidad Estratégica
Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta la tipificación de los casos
de soporte generados:

Ilustración 2. Tipificación de casos de soporte
Fuente: Mesa de Ayuda CGR
Para la medición de este indicador, se contemplan los siguientes aspectos:
1. Número de casos de soporte generados: el cual estipula el número de casos de
soporte con ticket, reportados por los funcionarios a la Mesa de Ayuda SAE.
2. Número de casos de soporte cerrados: el cual estipula el número de casos de soporte
con ticket, resueltos por la Mesa de Ayuda SAE.

3.1.3.2. Firmas digitales asignadas
Ilustración 3. Firmas asignadas en el Nivel Central
Fuente: USATI CGR
Ilustración 4. Firmas asignadas en Gerencias Departamentales
Fuente: USATI CGR.

Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y el Regional
(Para mayor detalle ver Anexos):
a. Nivel Central
medición
100%
El avance real del número de firmas digitales
asignadas se encuentra en el rango de
evaluación ALTO, al cumplir el 100% de la meta
establecida.
Este avance corresponde a la generación y
entrega de nuevos tokens, de las solicitudes
canalizadas a través de la Mesa de Ayuda.
b. Gerencias Departamentales:
medición
100%
establecida.
Este avance corresponde a la generación y
entrega de nuevos tokens, de las solicitudes
canalizadas a través de la Mesa de Ayuda.
Para la medición de este indicador, se contemplan los tres aspectos siguientes:
1. Número de funcionarios con token: el cual estipula el número de funcionarios que han
recibido el token para interactuar con la Plataforma SAE.
2. Número total de funcionarios con token al 26 de febrero de 2014: corresponde a los
tokens entregados, en la actividad de actualización del software controlador de
dispositivos digitales2
.
3. Programación de entrega de tokens a funcionarios: estas se convertirán en las
metas a cumplir por parte del equipo en los periodos establecidos en el cronograma de
seguimiento.
2
Se reinició la medición de este indicador, teniendo en cuenta la recolección de tokens realizada para la actualización
de los dispositivos, por lo cual se estableció esta actividad como nueva línea base.

3.1.3.3. Usuarios capacitados en SAE
Ilustración 5. Usuarios capacitados en el Nivel Central
Fuente: Grupo operativo SAE
Ilustración 6. Usuarios capacitados en Gerencias Departamentales

A continuación se presenta un informe discriminado de usuarios capacitados (Para mayor
detalle ver Anexos):
a. Nivel Central:
medición
90%
El avance registrado en el número de usuarios
capacitados en el Nivel Central, se encuentra en el
rango de evaluación ALTO, por consiguiente
conforme a una meta satisfactoria.
Se aclara que la Entidad ya finalizó con la
ejecución de esta actividad en el Nivel Central, sin
embargo la información utilizada para la medición
de este indicador corresponde únicamente a la
registrada en actas entregadas a Oportunidad
Estratégica.
medición
103%
El avance real del número de usuarios capacitados
se encuentra en el rango de evaluación ALTO, por
consiguiente conforme a una meta satisfactoria.
Este resultado corresponde a la finalización del
proceso de capacitación en las 31 Gerencias
Departamentales Colegiadas.
1. Número total de usuarios a capacitar: el cual estipula el número de funcionarios que
deben ser capacitados en la operación de la Plataforma SAE.
2. Número total de usuarios capacitados al 23 de diciembre de 2013: el avance
realizado hasta el momento de implementación de este indicador.
3. Programación del número de usuarios a capacitar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de capacitación en los periodos establecidos
en el cronograma de seguimiento.

3.1.3.4. Documentos incorporados en SAE
Ilustración 7. Documentos incorporados en SAE en el Nivel Central
Fuente: DIAC – Aplicativo SAE
Ilustración 8. Documentos incorporados en SAE en Gerencias Departamentales

Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y el Regional
(Para mayor detalle ver Anexos):
a. Nivel Central:
medición
87%
El avance real del número de documentos
incorporados en SAE por las dependencias del
Nivel Central, se encuentra en un rango de
evaluación MEDIO, al encontrarse entre el 80% y
90%.
Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta una estimación del nivel
de avance frente al total digitalizado:
Ilustración 9. Avance de cargue en el Nivel Central
Avance ≥ 100% 100 > Avance ≥ 80 80 > Avance ≥ 60 Avance < 60

medición
105%
El avance real del número de documentos
incorporados en SAE por las Gerencias
Departamentales, se encuentra en un rango de
evaluación ALTO, por consiguiente conforme a
una meta satisfactoria.
Adicionalmente y como valor agregado a este indicador, se presenta una estimación del nivel
de avance frente al total, en las Gerencias Departamentales que iniciaron con este proceso:
Ilustración 10. Avance de cargue en las Gerencias Departamentales
Avance ≥ 100% 100 > Avance ≥ 80 80 > Avance ≥ 60 Avance < 60

Para la medición de este indicador, se contemplan los dos aspectos siguientes:
1. Número total de documentos a incorporar en SAE: el cual estipula el número de
documentos que deben ser incorporados en el Sistema de Aseguramiento Electrónico
SAE.
2. Número total de documentos incorporados al 23 de diciembre de 2013: el avance
3. Meta de documentos a cargar por periodo: estas se convertirán en las metas de
cargue a cumplir por parte de los diferentes funcionarios.

3.1.3.5. Expedientes digitalizados
Ilustración 11. Expedientes Digitalizados en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Ilustración 12. Expedientes Digitalizados en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC

Para la medición de este indicador se discriminó la medición en Nivel Central y Gerencias
Departamentales (Para mayor detalle ver Anexos):
a. Análisis Nivel Central:
medición
100%
El avance real del número de expedientes
digitalizados en el Nivel Central se encuentra en
un rango de evaluación ALTO debido a que el
avance es superior al 90%. Por consiguiente
b. Análisis Gerencias Departamentales:
medición
100%
digitalizados se encuentra en un rango de
establecida.
1. Número total de expedientes a digitalizar: el cual estipula el número de expedientes
que deben ser digitalizados en la totalidad del proceso.
2. Número total de expedientes digitalizados al 23 de diciembre de 2013: el avance
3. Programación del número de expedientes a digitalizar por periodo: estas se
convertirán en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos
establecidos en el cronograma de seguimiento.

3.1.3.6. Carpetas digitalizadas
Ilustración 13. Carpetas Digitalizadas en el Nivel Central
Fuente: DIAC
Ilustración 14. Carpetas Digitalizadas en Gerencias Departamentales
Fuente: DIAC

Para la medición de este indicador se discriminó la medición en el Nivel Central y Gerencias
medición
99%
un rango de evaluación ALTO por consiguiente
medición
100%
El avance real del número de carpetas
digitalizadas se encuentra en un rango de
evaluación ALTO, al cumplir con el 100% de la
meta establecida en el proyecto.
1. Número total de carpetas a digitalizar: el cual estipula el número de carpetas que
deben ser digitalizadas en la totalidad del proceso.
2. Número total de carpetas digitalizadas al 23 de diciembre de 2013: el avance
3. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de digitalización en los periodos establecidos

3.2. PROCESO DE CONTROL DISCIPLINARIO
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de Control
Disciplinario, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.
3.2.1. Estado de implementación
Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos Disciplinarios requiere el
desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el seguimiento planteado en este
informe es estructurado a partir de un cronograma general de actividades de implementación,
el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por ciclos del contrato 0402 de
2014 entregado por el proveedor de la plataforma3
:
Ilustración 15. Cronograma de desarrollo por ciclos - Contrato 0402 de 2014
Fuente: Mnemo
3
Cronograma oficialmente entregado el 28 de mayo de 2014 por el grupo Mnemo a la Entidad.
AGRUPADOR FASE ENTREGLABLES FECHA INICIO
FECHA APROBACIÓN
CGR
Asignación y presentación equipo de trabajo lunes, 27-ene miércoles, 12-feb
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 13-feb viernes, 04-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) miércoles, 02-abr viernes, 11-abr
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) viernes, 11-abr jueves, 24-abr
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 03-abr jueves, 24-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) viernes, 25-abr viernes, 02-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 05-may viernes, 16-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) miércoles, 23-abr miércoles, 14-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 12-may viernes, 23-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 26-may viernes, 13-jun
PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas lunes, 16-jun jueves, 26-jun
DESPLIEGUE CICLOS Validación/versiones, despliegue, pruebas (HITO 3) miércoles, 18-jun jueves, 19-jun
PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) viernes, 27-jun miércoles, 02-jul
CRONOGRAMA DESARROLLO DISCIPLINARIO
DEFINICIONES INICIALES
CICLO 1
CICLO 2
CICLO 3
DESPLIEGUE

Ilustración 16. Cronograma general de implementación SAE en Procesos Disciplinarios
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-feb.
10-feb.
17-feb.
24-feb.
3-mar.
10-mar.
17-mar.
24-mar.
31-mar.
7-abr.
14-abr.
21-abr.
28-abr.
5-may.
12-may.
19-may.
26-may.
2-jun.
9-jun.
16-jun.
23-jun.
30-jun.
7-jul.
14-jul.
21-jul.
28-jul.
4-ago.
11-ago.
7-feb.
14-feb.
21-feb.
28-feb.
7-mar.
14-mar.
21-mar.
28-mar.
4-abr.
11-abr.
18-abr.
25-abr.
2-may.
9-may.
16-may.
23-may.
30-may.
6-jun.
13-jun.
20-jun.
27-jun.
4-jul.
11-jul.
18-jul.
25-jul.
1-ago.
8-ago.
15-ago.
Definiciones inicales
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pre producción
Despliegue ciclos
Producción
Sensibilización PSA
Plan píloto
Digitalización - Central
Capacitación Central
Acompañamiento Nivel Central
Ejecución programada de la actividad
Mes7
Definiciones
Ciclo 1
Ciclo 2
Agrupador Fase/Actividad
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
Digitalización
Capacitación
Cargue
Mes 5 Mes 6
Ciclo 3
Despliegue
Pilotos
Sensibilización

La elaboración de este informe, se encuentra en la semana comprendida entre los días 21 y 25
de julio, fecha para la cual se registraron los siguientes avances:
Ciclo 1
− Especificación Funcional: 100% de cumplimiento en el levantamiento, elaboración,
aceptación y firma de especificaciones funcionales.
− Desarrollo: De acuerdo a información del proveedor, se registra un avance del 100%
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014, pero no son aprobadas por parte
de la Entidad. A la fecha la CGR se encuentra en un nuevo ciclo de pruebas,
verificando las modificaciones solicitadas.
Ciclo 2
para este ciclo.
Ciclo 3
para este ciclo.
Producción
− De acuerdo a compromiso del proveedor se realizará el 4 de agosto de 2014.
Digitalización
− Se evidencia incumplimiento en la entrega de carpetas a la DIAC por parte de la Oficina
de Control Disciplinario.

Capacitación
− No ha sido posible iniciar las actividades de capacitación, teniendo en cuenta que aún
no existe una entrega que cumpla con las especificaciones definidas por la CGR, por lo
que no se ha dado una aceptación formal de las nuevas funcionalidades.
3.2.2. Pronósticos de cargue
El principal objetivo de la plataforma SAE es ser el repositorio de almacenamiento y
aseguramiento electrónico de los procesos de la Entidad, para lo cual es necesario que la
totalidad de los documentos electrónicos generados en las actividades de digitalización, sean
cargados y registrados en SAE por cada uno de los funcionarios responsables de los mismos.
Esta actividad de implementación es crítica para asegurar la continuidad del SAE, por lo cual la
entidad debe conocer y entender la inversión en tiempo y recurso humano que debe disponer
para su realización.
Con el fin de mostrar, desde un nivel general a uno más detallado, lo que implica para la
entidad la finalización del proceso de implementación, se presentan las siguientes
estimaciones.
3.2.2.1. Pronósticos de digitalización
En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado la actividad de
digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor
aproximado de documentos, el cual permitirá conocer los recursos necesarios para su cargue:
De esta forma, teniendo como base que el 85% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y
corresponden a 7.253 documentos, se extrapola al 100% de las carpetas, obteniendo un total
de 8.494 documentos, los cuales deberán ser cargados al sistema.
3.2.2.2. “Días hombre” laborales, dispuestos para el cargue total
A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantea la siguiente Matriz de
generación de pronósticos por escenarios, la cual pretende estimar la cantidad de días
laborales que una persona puede gastar, al combinar diferentes capacidades de cargue (RATIO
PRODUCCIÓN/DIA) y disposición de tiempo laboral (DEDICACIÓN HORA/DÍA):
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADAS
DOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
534 456 85% 7.253 8.494

Los cuartiles utilizados en RATIO PRODUCCIÓN/DIA fueron calculados a partir de una muestra
depurada, con los datos de producción diaria de un grupo de usuarios SAE con dedicación
exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminaron los datos menores a 20
documentos/día/persona y mayores a 200 documentos/día/persona, para evitar distorsiones.
Por el otro lado en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la
entidad permite a sus funcionarios que se dediquen 1, 2 o 4 horas a cargar documentos en
SAE.
Así, se tiene que para una dedicación de 2 horas al día y una producción de 67
documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la entidad 507 “días hombre” laborales para
cargar los 8.494 documentos mencionados.
3.2.2.3. “Días hombre” laborales por funcionario
Finalmente, se realiza una estimación detallada para cada funcionario, utilizando la información
de digitalización suministrada por la DIAC, y un ratio de producción de 67
documentos/día/persona (2do. cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:
SUSTANCIADOR DOCUMENTOS
DIAS LABORALES
1 2 4
JOSÉ FERNANDO ZULUAGA MARÍN 1167 139 70 35
ALVARO HERNANDO AVILA BELTRÁN 919 110 55 27
MAGDA IVONNE MORENO ROMERO 648 77 39 19
JUAN FELIPE ZAPATA ALVAREZ 642 77 38 19
CARMEN LUCERO RUÍZ CAMACHO 623 74 37 19
NYDIA JANETH BEJARANO 448 53 27 13
LUZ STELLA AMAYA 416 50 25 12
EDGAR HERNANDEZ FLOREZ 333 40 20 10
ANGELA VIVIANA RAMOS RIVERA 295 35 18 9
EDGAR NEIRA 292 35 17 9
WILLIAM ANTONIO GALLEGO BELTRÁN 288 34 17 9
VLADIMIR DAZA QUINTERO 277 33 17 8
ALEJANDRA TOBÓN DÍAZ 271 32 16 8
LUZ ESPERANZA MELO REY 241 29 14 7
1 2 4
1er cuartil 37 1836 918 459
2do cuartil 67 1.014 507 254
3er cuartil 116 586 293 146
RATIO PRODUCCIÓN/DIA
DEDICACIÓN HORA/DÍA

DIAS LABORALES
1 2 4
DORIS FUENTES LÓPEZ 206 25 12 6
LUZ AMPARO POLANCO LÓPEZ 157 19 9 5
JAVIER SALAMANCA ALDANA 17 2 1 1
ALEJANDRO RUÍZ OROZCO 13 2 1 1
Es así como, tomando como ejemplo a José Fernando Zuluaga Marín, le tomará 139 días
hábiles si dedica a esta labor con un promedio de 1 hora al día, y 70 días hábiles, si dedica 2
horas.
La anterior información es útil por cuanto le permite a la CGR prepararse para destinar
recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de personas, para asumir esta actividad.
CGR, a la fecha de realización del presente documento. En verde, se muestra la información
seguimiento. En naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de entrega
para su análisis. En rojo la información que no es entregada a la fecha de elaboración del
presente documento y finalmente blanco para la información que no se encuentra disponible por
aun no iniciar con las actividades planteadas:
Dependencia Información solicitada Indicador asociado
Estado de la
solicitud de
información
Dirección de Impresión,
Archivo y Correspondencia
Número de carpetas
digitalizadas
Información
entregada
Número de expedientes
digitalizados
Expedientes
digitalizados
Información
entregada
Documentos digitalizados
entregados a los usuarios
del SAE
Documentos
incorporados en SAE
Información
entregada*
Mnemo
Número de documentos
incorporados al SAE
Documentos
incorporados en SAE
Información no
Disponible
Actividades realizadas en
el SAE
del SAE
Información no
Disponible
Grupo Operativo SAE
Número de usuarios
capacitados SAE
SAE
Información no
Disponible
Oficina de Sistemas e
Informática
Número de firmas digitales
asignadas
Firmas digitales
asignadas
Información
entregada

Dependencia Información solicitada Indicador asociado
Estado de la
solicitud de
información
Oficina de Sistemas e
Informática
Eficiencia en la gestión de
casos de soporte
Eficiencia en la
gestión de casos de
soporte
Información no
Disponible
* Se cuenta con la información para desplegar este indicador, pero aún no se cuenta con el sistema en producción, por lo que no es
posible adelantar la medición.
Fuente: Mnemo
CGR y la información de éstos ha sido entregada por la entidad en la medida en que la ha
tenido disponible. A continuación se indican los analizados:
Fuente: USATI CGR

medición
100%
establecida.
Para la medición de este indicador, se contemplan los aspectos siguientes:
seguimiento.

Ilustración 18. Expedientes Digitalizados
Fuente: DIAC
medición
79%
evaluación BAJO al encontrarse por debajo del
80%.
Se evidencia incumplimiento en la entrega de
carpetas a la DIAC por parte de la Oficina de
Control Disciplinario.

Ilustración 19. Carpetas Digitalizadas
Fuente: DIAC
medición
85%
evaluación MEDIO al encontrarse por debajo entre
el 90% y el 80%
Para la medición de este indicador, se contemplan los siguientes aspectos:
2. Programación del número de carpetas a digitalizar por periodo: éstas se convertirán

3.3. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso de
Jurisdicción Coactiva, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.
Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos de Jurisdicción Coactiva
requiere el desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el seguimiento planteado
en este informe es estructurado a partir de un cronograma general de actividades de
implementación, el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por ciclos del
contrato 0398 de 2014 entregado por el proveedor de la plataforma4
:
Fuente: Mnemo
4
FECHA APROBACIÓN
CGR
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 13-feb martes, 01-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 31-mar lunes, 07-abr
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) lunes, 07-abr miércoles, 16-abr
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 31-mar lunes, 28-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) jueves, 24-abr martes, 06-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) miércoles, 07-may viernes, 23-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 21-abr martes, 13-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) viernes, 09-may jueves, 22-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) viernes, 23-may viernes, 04-jul
PRUEBAS Pruebas Ciclo 1 y Ciclo 2 miércoles, 18-jun martes, 24-jun
PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas lunes, 07-jul jueves, 10-jul
PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) viernes, 11-jul viernes, 11-jul
CICLO 2
CICLO 3
DESPLIEGUE
CRONOGRAMA DESARROLLO JURISDICCIÓN COACTIVA
CICLO 1

Ilustración 21. Cronograma general de implementación SAE en PJC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-feb.
10-feb.
17-feb.
24-feb.
3-mar.
10-mar.
17-mar.
24-mar.
31-mar.
7-abr.
14-abr.
21-abr.
28-abr.
5-may.
12-may.
19-may.
26-may.
2-jun.
9-jun.
16-jun.
23-jun.
30-jun.
7-jul.
14-jul.
21-jul.
28-jul.
4-ago.
11-ago.
7-feb.
14-feb.
21-feb.
28-feb.
7-mar.
14-mar.
21-mar.
28-mar.
4-abr.
11-abr.
18-abr.
25-abr.
2-may.
9-may.
16-may.
23-may.
30-may.
6-jun.
13-jun.
20-jun.
27-jun.
4-jul.
11-jul.
18-jul.
25-jul.
1-ago.
8-ago.
15-ago.
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pruebas
Preproducción
Producción
Plan píloto
Revisión documental - gerencias
Iteración 1 - Gerencias
Capacitación Gerencias
Acompañamiento Gerencias
Definiciones
Mes 6
Digitalización
Capacitación
Mes7
Cargue
Mes 5
Ciclo 1
Ciclo 2
Ciclo 3
Despliegue
Pilotos
Sensibilización

Ciclo 1
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014. Se registra un avance del 100%.
Ciclo 2
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 16 de junio de 2014. Se registra un avance del 100%.
Ciclo 3
− Especificación Funcional – Ciclo 3: 100% de cumplimiento en el levantamiento,
elaboración, aceptación y firma de especificaciones funcionales.
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas el 7 de julio de 2014. Se registra un avance del 100%.
Digitalización
− Nivel Central: Se continúa con el proceso de digitalización.
− Gerencias Departamentales: Se finalizó con la digitalización en Gerencias
Departamentales.
Producción
− Se espera que la actividad se finalice en los tiempos del cronograma definido.
Capacitación
− Se iniciaron las capacitaciones para los funcionarios del nivel central y para los líderes
SAE de cada una de las gerencias.

Es por esto que se presentan las siguientes estimaciones, que buscan mostrar desde un nivel
general a uno más detallado lo que implica para la entidad la finalización del proceso de
implementación.
En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado con la actividad
de digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor
De tal forma, teniendo como base que el 96% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y
Teniendo en cuenta que el 100% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y corresponden
a 144.847 documentos, éste será el valor definitivo de documentos a cargar.
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADAS
DOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
1.378 1.328 96% 31.024 32.192
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADAS
DOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
5.785 5.785 100% 144.847 144.847

A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantean las siguientes matrices de
generación de pronósticos por escenarios, las cuales pretenden estimar la cantidad de días
exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminó los datos menores a 20
Por el otro lado, en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la
SAE.
Así, se tiene que en el Nivel Central con una dedicación de 2 horas al día y una producción de
67 documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la Entidad 1.922 “días hombre” laborales,
para cargar los 32.192 documentos mencionados. Mientras que con estos mismos parámetros,
para las Gerencias Departamentales le tomará a la Entidad 8.648 días laborales para cargar los
144.847 documentos.
1 2 4
1er cuartil 37 6960 3.480 1740
2do cuartil 67 3.844 1.922 961
3er cuartil 116 2.220 1.110 555
1 2 4
1er cuartil 37 31318 15.659 7830
2do cuartil 67 17.295 8.648 4.324
3er cuartil 116 9.989 4.995 2.497

documentos/día/persona (2do cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:
DIAS LABORALES
1 2 4
JOSE TOBIAS ZAQUEDA 6268 748 374 187
JAVIER L GUERVARA 5471 653 327 163
LUIS JESUS ACEVEDO GUTIERREZ 4246 507 253 127
IVONNE YESENIA PUENTES 2861 342 171 85
LUIS A. ALEMAN 2740 327 164 82
JAIRO ENRIQUE HERNANDEZ C 2218 265 132 66
JAVIER TIBERIO PINZON 2191 262 131 65
FANNY A. RODRIGUEZ R 2033 243 121 61
JAIME POVEDA 1526 182 91 46
RICHARD M. VERGARA 645 77 39 19
MARCELA PEÑALOZA CRUZ 626 75 37 19
CLAUDIA MONTOYA 199 24 12 6
De tal forma, a José Tobías Zaqueda, por ejemplo, le tomará 748 días hábiles si dedica a esta
labor con un promedio de 1 hora al día, y 374 días hábiles, si se dedica 2 horas.
GERENCIA SUSTANCIADOR DOCUMENTOS
DIAS LABORALES
1 2 4
AMAZONAS FERNAN FIGUEREDO BLANCO 2875 343 172 86
ANTIOQUIA ELIZABETH HERNANDEZ 10071 1203 601 301
ARAUCA DIEGO ALEJANDRO VARGAS BÁEZ 1187 142 71 35
ATLANTICO GASPAR PUGLIES V. 2420 289 144 72
ATLANTICO MARINA ROMERO C. 2112 252 126 63
BOLÍVAR MANUEL OCHOA MONTES 5380 642 321 161
BOYACÁ ORLANDO SALAMANCA FLECHAS 7944 949 474 237
CALDAS ELISEO LARGA TABA 4578 547 273 137
CAQUETA CARMEN ALICIA ENRIQUEZ SANTACRUZ 6703 800 400 200
CASANARE ADUL ANTONIO REYES GALVAN 1849 221 110 55

DIAS LABORALES
1 2 4
CAUCA JAVIER H. NARVAEZ V 6819 814 407 204
CESAR IRENE BEATRIZ MARTINEZ 7503 896 448 224
CHOCO ZULY ROBLEDO ROBLEDO 6443 769 385 192
CHOCO JUAN CARLOS LOPEZ ARBOLEDA 3744 447 224 112
CORDOBA ANGELA FUENTES 5261 628 314 157
GUAINIA LUISA LORENA VELASQUEZ 279 33 17 8
GUAINIA MARIA ILVANY GOMEZ ORTIZ 246 29 15 7
GUAINIA CESAR AUGUSTO PELAEZ GUZMÁN 199 24 12 6
GUAJIRA PATRICIA IBARRA 3447 412 206 103
GUAJIRA MARYORIS MIRANDA 1830 219 109 55
GUAVIARE HENRY CORREDOR 407 49 24 12
HUILA MARÍA FERNANDA SILVA RODRÍGUEZ 4302 514 257 128
MAGDALENA NEREYDA COTES DODINO 2788 333 166 83
META GLADIS BECERRA MEJIA 1621 194 97 48
NARIÑO SANDRA P. CAICEDO RAMOS 1599 191 95 48
NORTE DE SANTANDER ANGHELA S.E. SÁNCHEZ G 3386 404 202 101
PUTUMAYO FLOR LENY MONTENEGRO GUACA 3759 449 224 112
QUINDÍO FEDERMAN DIAZ ZULUAGA 3009 359 180 90
RISARALDA JOHN JAIRO GÓMEZ GONZÁLEZ 1004 120 60 30
SAN ANDRES SIN ASIGNACIÓN 1197 143 71 36
SANTANDER PEDRO JULIO JAIME TORRADO 4925 588 294 147
SANTANDER ANGEL MARIA FLOREZ PICO 4682 559 280 140
SUCRE MIGUEL MARTINEZ P 8365 999 499 250
TOLIMA HECTOR MARIO OROZCO 4667 557 279 139
VALLE JENNY CRISTINA BENAVIDES QUINTAZ 12077 1442 721 361
VAUPES XIMENA CURVELO 2907 347 174 87
VAUPES ALBERTO ROYEROS 2376 284 142 71
VICHADA FERNANDO AMERICO BENJUMEA 440 53 26 13
VICHADA JOSÉ ALEXANDER ROJAS SUÁREZ 351 42 21 10
VICHADA JORGE ANDRES MARTINEZ MARTINEZ 95 11 6 3
Es así como, tomando el caso de Fernán Figueredo Blanco de la Gerencia Departamental de
Amazonas, se observa que le tomará 343 días hábiles si dedica a esta labor con un promedio
de 1 hora al día, y 172 días hábiles, si se dedica 2 horas.

CGR, a la fecha de realización del presente documento: (1) En verde, se muestra la información
seguimiento, (2) en naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de
entrega para su análisis, (3) en rojo la información que no es entregada a la fecha de
elaboración del presente documento y finalmente (4) blanco para la información que no se
encuentra disponible por aun no iniciar con las actividades planteadas:
Dependencia
Información
solicitada
Estado de la
solicitud de
información
Dirección de
Impresión,
Archivo y
Correspondencia
Número de carpetas
digitalizadas
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Número de
expedientes
digitalizados
Expedientes
digitalizados
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Documentos
digitalizados
entregados a los
usuarios del SAE
Documentos
incorporados en SAE
Nivel Central
Información
entregada*
Nivel Regional
Información
entregada*
Mnemo
Número de
documentos
incorporados al SAE
Documentos
incorporados en SAE
Nivel Central
Información no
disponible
Nivel Regional
Información no
disponible
en el SAE
del SAE
Nivel Central
Información no
disponible
Nivel Regional
Información no
disponible
Grupo Operativo
SAE
Número de usuarios
capacitados SAE
SAE
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Oficina de
Sistemas e
Informática
Número de firmas
digitales asignadas
Firmas digitales
asignadas
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información no
disponible
de casos de soporte
de casos de soporte
Nivel Central
Información no
disponible

Fuente: USATI CGR

A la fecha de medición de este indicador únicamente se contó con la información del Nivel
Central:
a. Nivel Central:
medición
100%
establecida.
seguimiento.

3.3.4.2. Usuarios capacitados en SAE
Ilustración 23. Usuarios capacitados en el Nivel Central
Ilustración 24. Usuarios capacitados en Gerencias Departamentales

A continuación se presenta un informe discriminado de usuarios capacitados (Para mayor
detalle ver Anexos):
a. Nivel Central:
medición
93%
El avance real del número de funcionarios
capacitados en el nivel Central, se encuentra en
un rango de evaluación ALTO, es decir conforme a
una meta satisfactoria.
medición
81%
El avance real del número de funcionarios
capacitados en Gerencias Departamentales, se
encuentra en un rango de evaluación MEDIO, al
estar entre el 90% y 80% de la meta establecida.
Se esperaba capacitar un funcionario de cada
Gerencia Departamental, para ser líder y
replicador de conocimiento. Sin embargo no todas
las Gerencias Departamentales pudieron enviar
sus respectivos representantes.
Se observaron dificultades técnicas en el desarrollo de la capacitación, por lo cual se
recomienda su repetición, en la que se incluyan a los funcionarios que no pudieron asistir en la
primera jornada.
1. Número total de usuarios a capacitar: el cual estipula el número de funcionarios que
deben ser capacitados en la operación de la Plataforma SAE.
2. Programación del número de usuarios a capacitar por periodo: estas se convertirán
en las metas a cumplir por parte del equipo de capacitación en los periodos establecidos

Fuente: DIAC
Fuente: DIAC

medición
100%
medición
100%
establecida.

Fuente: DIAC
Fuente: DIAC

medición
96%
medición
100%

3.4. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
A continuación se presenta el estado de implementación del SAE en el Proceso
Administrativo Sancionatorio, el cual se encuentra en ejecución desde el año 2014.
Teniendo en cuenta que la implementación de SAE en los Procesos Administrativos
Sancionatorios requiere el desarrollo de nuevas funcionalidades en la plataforma, el
seguimiento planteado en este informe es estructurado a partir de un cronograma general de
actividades de implementación, el cual se encuentra alineado al cronograma de desarrollo por
ciclos del contrato 0398 de 2014 entregado por el proveedor de la plataforma5
:
Fuente: Mnemo
5
FECHA APROBACIÓN
CGR
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) lunes, 13-ene viernes, 11-abr
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) miércoles, 09-abr martes, 22-abr
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) martes, 22-abr viernes, 02-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) jueves, 10-abr miércoles, 07-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) lunes, 05-may miércoles, 14-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) jueves, 15-may jueves, 29-may
ANALISIS Documento Análisis (HITO1) martes, 06-may lunes, 19-may
DISEÑO Documento Diseño (HITO 2) jueves, 15-may miércoles, 28-may
CONSTRUCCIÓN Model, builder, informes y Manuales (HITO 2) jueves, 29-may miércoles, 18-jun
PREPRODUCCIÓN Validación/versiones, instalación, pruebas jueves, 19-jun martes, 01-jul
DESPLIEGUE CICLOS Validación/versiones, despliegue, pruebas (HITO 3) viernes, 20-jun martes, 24-jun
PRODUCCIÓN Puesta en producción (HITO 3) miércoles, 02-jul viernes, 04-jul
CICLO 3
DESPLIEGUE
CRONOGRAMA DESARROLLO SANCIONATORIOS
CICLO 1
CICLO 2

Ilustración 30. Cronograma general de implementación SAE en PAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 21 22 23 24
3-feb.
10-feb.
17-feb.
24-feb.
3-mar.
10-mar.
17-mar.
24-mar.
31-mar.
7-abr.
14-abr.
21-abr.
28-abr.
5-may.
12-may.
19-may.
26-may.
2-jun.
9-jun.
16-jun.
23-jun.
30-jun.
7-jul.
14-jul.
21-jul.
28-jul.
4-ago.
11-ago.
7-feb.
14-feb.
21-feb.
28-feb.
7-mar.
14-mar.
21-mar.
28-mar.
4-abr.
11-abr.
18-abr.
25-abr.
2-may.
9-may.
16-may.
23-may.
30-may.
6-jun.
13-jun.
20-jun.
27-jun.
4-jul.
11-jul.
18-jul.
25-jul.
1-ago.
8-ago.
15-ago.
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Análisis
Diseño
Construcción
Pre producción
Despliegue ciclos
Producción
Plan píloto
Revisión documental - gerencias
Capacitación Gerencias
Acompañamiento Gerencias
Digitalización
Capacitación
Cargue
Mes 5 Mes 6
Ciclo 3
Despliegue
Pilotos
Sensibilización
Mes7
Definiciones
Ciclo 1
Ciclo 2

Ciclo 1
para este ciclo.
− Pruebas: Se inician pruebas funcionales el 14 de julio de 2014.
Ciclo 2
para este ciclo.
Ciclo 3
para este ciclo.
Digitalización
− Nivel Central: Se continúa con el proceso de digitalización.
− Gerencias Departamentales: Se finalizó con la digitalización en Gerencias
Departamentales.
Producción
− De acuerdo a compromiso del proveedor se realizará el 4 de agosto de 2014.
Capacitación
− No se pueden iniciar las actividades de capacitación hasta que se entreguen y
acepten la totalidad de las nuevas funcionalidades.

Es por esto que se presentan las siguientes estimaciones, que buscan mostrar desde un nivel
general a uno más detallado lo que implica para la entidad la finalización del proceso de
implementación.
En primer lugar se debe tener en cuenta que la Entidad aún no ha completado con la actividad
de digitalización de expedientes, por lo cual la primera estimación consiste en conocer el valor
De tal forma, teniendo como base que el 95% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y
b. Análisis Gerencias Departamentales
Teniendo en cuenta que el 100% de las carpetas ya se encuentran digitalizadas y corresponden
a 24.208 documentos, éste será el valor definitivo de documentos a cargar.
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADAS
DOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
66 63 95% 1.306 1.368
CARPETAS
TOTALES
CARPETAS
DIGITALIZADAS
PORCENTAJE
DIGITALIZADAS
DOCUMENTOS
PRONOSTICO
DOCUMENTOS
1.314 1.314 100% 24.208 24.208

A partir del valor aproximado de documentos a cargar, se plantean las siguientes matrices de
generación de pronósticos por escenarios, las cuales pretenden estimar la cantidad de días
exclusiva en actividades de cargue, en la que se eliminó los datos menores a 20
Por el otro lado en DEDICACIÓN HORA/DÍA se presentan, tres escenarios, en los que la
SAE.
Así, se tiene que en el Nivel Central con una dedicación de 2 horas al día y una producción de
67 documentos/día/persona (8 horas), le tomará a la Entidad 82 “días hombre” laborales, para
cargar los 1.368 documentos mencionados. Mientras que con estos mismos parámetros, para
las Gerencias Departamentales le tomará a la Entidad 1.445 días laborales para cargar los
24.208 documentos.
1 2 4
1er cuartil 37 296 148 74
2do cuartil 67 163 82 41
3er cuartil 116 94 47 24
1 2 4
1er cuartil 37 5234 2.617 1309
2do cuartil 67 2.891 1.445 723
3er cuartil 116 1.670 835 417

documentos/día/persona (2do cuartil) con diferentes dedicaciones de tiempo:
SECTORIAL SUSTANCIADOR DOCUMENTOS
DIAS LABORALES
1 2 4
AGROPECUARIO NELLY ROJAS VILLAMIZAR 224 27 13 7
DEFENSA LUZ ANGELLY ALVAREZ 225 27 13 7
DEFENSA MARTIN ESTEBAN GIRALDO 100 12 6 3
INFRAESTRUCTURA NUBIA STELLA TALERA 462 55 28 14
INFRAESTRUCTURA EDGAR SEGUNDO MORANTES 53 6 3 2
MEDIO AMBIENTE DAYANA LOPEZ NIÑO 43 5 3 1
MINAS Y ENERGÍA YOLY MARGARITA OCHOA 199 24 12 6
De tal forma, a Nelly Rojas Villamizar del Sector Agropecuario, por ejemplo, le tomará 27 días
hábiles si dedica a esta labor con un promedio de 1 hora al día, y 13 días hábiles, si se dedica 2
horas.
DIAS LABORALES
1 2 4
AMAZONAS EDWIN ALONSO RODRÍGUEZ MARTÍNEZ 25 3 1 1
AMAZONAS NEIDA LUCÍA GARCÍA SANTANA 17 2 1 1
AMAZONAS GUSTAVO ALBERTO HERNÁNDEZ SABALZA 9 1 1 0
ANTIOQUIA ALVARO MARTINEZ T. 787 94 47 23
ANTIOQUIA MARTHA VILLALBA 633 76 38 19
ANTIOQUIA CARLOS M.LONDOÑO V. 592 71 35 18
ANTIOQUIA LUIS EMILIO DURAN 448 53 27 13
ARAUCA EDNA ROCIO JIMENEZ GRANADOS 558 67 33 17
ATLANTICO EFIGENIO MENDOZA ZAYAS 125 15 7 4
ATLANTICO ROCÍO ESPINOSA AGUIRRE 113 13 7 3
ATLANTICO MARTHA LIGIA ARIZA LÓPEZ 88 11 5 3
ATLANTICO MANUEL ALBA ARTETA 17 2 1 1
BOLÍVAR CELSO MANOTAS RANGEL 1848 221 110 55
BOYACÁ ALEXANDRA MARIA OJEDA PULIDO 923 110 55 28

DIAS LABORALES
1 2 4
CALDAS DIEGO MAURICIO OSPINA LÓPEZ 202 24 12 6
CAQUETA JOHANNA MABEL MÉNDEZ 189 23 11 6
CAQUETA JUAN PABLO RUIZ 101 12 6 3
CAQUETA SANDRA MILENA RODRIGUEZ PRETELT 90 11 5 3
CAQUETA ROGER LEANDRO RAMOS LOZANO 76 9 5 2
CAQUETA DIANA CAROLINA CALDERON 59 7 4 2
CAQUETA JULIE ALEXANDRA ARIAS 39 5 2 1
CAQUETA NAYRA 30 4 2 1
CAQUETA JULIE ALEXANDRA ARIAS 22 3 1 1
CAQUETA ALEXANDRA 18 2 1 1
CASANARE CATALINA SABOGAL 381 45 23 11
CAUCA ANGELA BOLAÑOS REBOLLEDO 717 86 43 21
CAUCA CLAUDIA LORENA TEJADA 366 44 22 11
CAUCA AURA LORENA MESIAS 314 37 19 9
CESAR PILAR DE LA HOZ VALLE 300 36 18 9
CESAR JOSE XAVIER VANEGAS 203 24 12 6
CESAR DARIO GARCIA 140 17 8 4
CESAR MILTON ARIAS MANJARRES 68 8 4 2
CESAR JOSÉ TRUJILLO PACHECO 63 8 4 2
CESAR JAIME FANDIÑO 57 7 3 2
CESAR LEONIS GAMEZ CAMARGO 57 7 3 2
CESAR ARMANDO IBAÑEZ TRESPALACIOS 56 7 3 2
CESAR RAFAEL DAJER 42 5 3 1
CESAR MARIA EUGENIA CASTRO 18 2 1 1
CHOCÓ BERTHA AURORA MENA COPETE 545 65 33 16
CHOCÓ JUAN CARLOS LOPEZ ARBOLEDA 253 30 15 8
CHOCÓ OSCAR DIAZ BETANCUR 248 30 15 7
CHOCÓ VICTOR MANUEL MURILLO 63 8 4 2
CÓRDOBA DONAR MONTERROSA VERGARA 3120 373 186 93
CÓRDOBA WILLIAM GARCIA MENDOZA 69 8 4 2
GUAINIA ANA LORENA CASTRO ESCORCIA 131 16 8 4
GUAINIA JUAN CARLOS CASTILLO 82 10 5 2
GUAJIRA CIRO A. JIMENEZ SUAREZ 430 51 26 13
GUAJIRA DEIDER A. PEREZ GAMEZ 137 16 8 4
GUAJIRA ALVARO JOSE GONZALEZ 105 13 6 3
GUAJIRA LEYLA POLO 105 13 6 3
GUAVIARE CAROLINA LÓPEZ CÓRDOBA 443 53 26 13
HUILA MARIA FERNANDA SILVA RODRÍGUEZ 715 85 43 21

DIAS LABORALES
1 2 4
MAGDALENA ANDRES MORELO JULIO 89 11 5 3
MAGDALENA MANUEL JOSE BONETT LOCARNO 52 6 3 2
MAGDALENA RAYMUNDO BONILLA NAVAS 33 4 2 1
MAGDALENA LIGIA URBINA LOPEZ DE MEZA 29 3 2 1
MAGDALENA FRANCISCO GUTIERREZ BLANCO 28 3 2 1
MAGDALENA FELIPE MOLINA CORREA 27 3 2 1
MAGDALENA ALBERTO JOSE PUERTA ROSADO 26 3 2 1
MAGDALENA CARLOS EDUARDO CASTILLA BAENA 25 3 1 1
MAGDALENA BEATRIZ EUGENIA MONTOYA 24 3 1 1
MAGDALENA JUAN CARLOS REDONDO ANDRADE 22 3 1 1
MAGDALENA ANTENOR DE LA HOZ MOVILLA 21 3 1 1
MAGDALENA JORGE ELLER RUBIO 21 3 1 1
MAGDALENA CARLOS EDUARDO CAICEDO OMAR 19 2 1 1
MAGDALENA EVYS DEL AMPARO MEZA SAGBINI 19 2 1 1
MAGDALENA JOSE SCOPPETTA OROZCO 18 2 1 1
MAGDALENA LEANDRO LOPERA AGUILAR 18 2 1 1
MAGDALENA LUZ STELLA DURAN MANJARREZ 18 2 1 1
MAGDALENA MANUEL DE LA HOZ DE LA HOZ 15 2 1 0
MAGDALENA CARLOS CAICEDO OMAR 14 2 1 0
MAGDALENA JOSE DE AVILA CANTILLO 12 1 1 0
MAGDALENA SEBASTIAN CARO NIETO 12 1 1 0
MAGDALENA WILLIAM LARA MIZAR 11 1 1 0
MAGDALENA CARMEN ACOSTA MARRIAGA 10 1 1 0
MAGDALENA YANEXY OSPINO GUTIERREZ 10 1 1 0
MAGDALENA ALEX RANGEL ARAMENDI 9 1 1 0
MAGDALENA JOAQUIN CORTINA SULBARAN 9 1 1 0
MAGDALENA LUIS MOLINARES FELIPE 9 1 1 0
MAGDALENA OMAR DIAZ GUTIERREZ 9 1 1 0
MAGDALENA OMAR VANEGAS LORA 9 1 1 0
MAGDALENA CARLOS CASTILLA BAENA 8 1 0 0
MAGDALENA JAIME PEÑA PEÑARANDA 8 1 0 0
MAGDALENA CARLOS GUERRERO 7 1 0 0
MAGDALENA LICET BELEN PRIETO MONTEJO 6 1 0 0
META ANTONIO BORDA ALONSO 1345 161 80 40
NARIÑO ALVARO PEÑA HERNÁNDEZ 41 5 2 1
PUTUMAYO JONNY UNIGARRO DE LA PORTILLA 962 115 57 29
QUINDÍO FEDERMAN DIAZ ZULUAGA 103 12 6 3
RISARALDA MARÍA LUCELLY PINZÓN 40 5 2 1

DIAS LABORALES
1 2 4
SAN ANDRES SIN ASIGNACIÓN 85 10 5 3
SANTANDER EDITH MARITZA PEREZ ANGULO 1548 185 92 46
SUCRE LUIS G. MIER JIMENEZ 1012 121 60 30
TOLIMA JESUS RODRIGO DAZA ACOSTA 855 102 51 26
VALLE MIRTA ARBELAEZ 560 67 33 17
VALLE ELIZABETH SALAZAR LÓPEZ 271 32 16 8
VALLE LUZ ESTELLA ESPINOSA CHACÒN 151 18 9 5
VAUPES LORENA ANDREA BORRERO 55 7 3 2
VAUPES ANGELA PATRICIA CALDERON 26 3 2 1
VICHADA FERNANDO AMERICO BENJUMEA 270 32 16 8
De acuerdo con lo anterior, por ejemplo a Edwin Alonso Rodríguez Martínez de la Gerencia
Departamental de Amazonas, le tomará 3 días hábiles si dedica a esta labor con un promedio
de 1 hora al día, y 1 día hábil, si se dedica 2 horas. La anterior información es útil por cuanto le
permite a la CGR prepararse para destinar recursos, bien sea en tiempo o en cantidad de
personas, para asumir esta actividad.
CGR, a la fecha de realización del presente documento: (1) En verde, se muestra la información
seguimiento, (2) en naranja, se puede ver la información que se encuentra en proceso de
entrega para su análisis, (3) en rojo la información que no es entregada a la fecha de
elaboración del presente documento y finalmente (4) blanco para la información que no se
encuentra disponible por aun no iniciar con las actividades planteadas:
Dependencia
Información
solicitada
Estado de la
solicitud de
información
Dirección de
Impresión,
Archivo y
Correspondencia
Número de carpetas
digitalizadas
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada
Número de
expedientes
digitalizados
Expedientes
digitalizados
Nivel Central
Información
entregada
Nivel Regional
Información
entregada

Dependencia
Información
solicitada
Estado de la
solicitud de
información
Dirección de
Impresión,
Archivo y
Correspondencia
Documentos
digitalizados
entregados a los
usuarios del SAE
Documentos
incorporados en SAE
Nivel Central
Información
entregada*
Nivel Regional
Información
entregada*
Mnemo
Número de
documentos
incorporados al SAE
Documentos
incorporados en SAE
Nivel Central
Información no
disponible
Nivel Regional
Información no
disponible
en el SAE
del SAE
Nivel Central
Información no
disponible
Nivel Regional
Información no
disponible
Grupo Operativo
SAE
Número de usuarios
capacitados SAE
SAE
Nivel Central
Información no
disponible
Nivel Regional
Información no
disponible
Oficina de
Sistemas e
Informática
Número de firmas
digitales asignadas
Firmas digitales
asignadas
Nivel Central
Información no
disponible
Nivel Regional
Información no
disponible
de casos de soporte
de casos de soporte
Nivel Central
Información no
disponible

Fuente: DIAC
Fuente: DIAC

medición
100%
medición
100%
establecida.

Fuente: DIAC
Fuente: DIAC

medición
95%
medición
100%

3.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA MESA DE AYUDA
Se enumeran a continuación las actividades desarrolladas por Oportunidad Estratégica, en
colaboración con la CGR, para la implementación de la Mesa de Ayuda.
Estas actividades de acompañamiento al montaje e implementación de la Mesa de Ayuda en la
CGR, se desarrollaron en el periodo comprendido entre el día 10 de julio hasta el día 18 de julio
del año en curso.
Tabla 1. Actividades desarrolladas
No. ACTIVIDAD
2.1 Cierre Masivo de Incidencias Abiertas.
2.2 Parametrización GLPI
2.3 Socialización del Aplicativo de Mesa de Ayuda
2.4 Puesta en marcha del aplicativo de Mesa de Ayuda
2.5
Presentación del aplicativo de Mesa de Ayuda al Director de la Oficina de Sistemas e
Informática de la CGR
3.5.1. Cierre masivo de incidencias abiertas
El cierre masivo de incidencias es una actividad que ha desarrollado el equipo de Mesa de
Ayuda de la CGR. El desarrollo de esta actividad presenta los siguientes resultados.
Tabla 2. Avance en el cierre masivo de incidencias
INCIDENCIAS CON TIEMPO VENCIDO PARA CIERRE MASIVO
Total de
incidencias
Incidencias Cerradas
Porcentaje
de Avance
Incidencias
Abiertas
20 de Junio 3pm 897 176 20 % 721
8 de Julio 5pm 721 239 33 % 482
14 de Julio 5pm 482 162 66.3 % 320
Esta actividad fue monitoreada por parte de Oportunidad Estratégica, en conjunto con CGR,
hasta el día 14 de julio del año en curso.
La persona de la CGR que desarrollaba de esta actividad, terminó su vínculo laboral con la
Entidad, sin embargo como actividad de entrega realizó el reporte en donde indicó el avance
obtenido hasta el 14 de julio.
Las incidencias que reporta Oportunidad Estratégica como “Incidencias Abiertas”, son aquellas
a las que se les hizo el respectivo seguimiento (llamada al solicitante), pero seguía pendiente la
respuesta del funcionario al cual se le asignó.

Finalmente durante el último mes, el cierre de incidencias de forma general tuvo el siguiente
avance.
Tabla 3. Cierre masivo de incidencias
CIERRE MASIVO DE INCIDENCIAS DURANTE EL
ÚLTIMO MES
Estado Incidencias Cantidad de Incidencias Porcentaje (%)
Abiertas 11 de Junio 2014 897 100 %
Cerradas al 14 de Julio 2014 577 64.33 %
Abiertas al 14 de Julio 2014 320 35.67 %
Se puede evidenciar un cierre de un total de 577 Incidencias correspondientes al 64,33 %. Falta
cerrar 320 incidencias que corresponden al 35,67%, las cuales ya fueron escaladas a los
facilitadores y equipo técnico asignado a SAE.
3.5.2. Parametrización GLPI
Oportunidad Estratégica en conjunto con la CGR ha desarrollado los siguientes avances en la
parametrización del aplicativo de Mesa de Ayuda - GLPI.
3.5.2.1. Sincronización usuarios Contraloría General de la República (CGR)
Oportunidad Estratégica, en conjunto con la CGR, realizó la sincronización de 8.314 usuarios
en GLPI, conformados por los usuarios del Directorio Activo (DA) de la Entidad.
Ilustración 35. Cantidad de usuarios sincronizados entre GLPI y da de la CGR
Fuente: GLPI
Todos los usuarios que se encuentran en el DA de la CGR ya están sincronizados en el
aplicativo y pueden acceder, generar un ticket, solucionar y escalar una incidencia, según el
perfil al que están asociados.
Oportunidad Estratégica recomienda revisar la parametrización del Directorio Activo, ya que
como se puede evidenciar se han sincronizado un total de 8.314 usuarios que no corresponde

con la cantidad de usuarios con que cuenta la Entidad, los cuales son alrededor de 4.500
personas.
3.5.2.2. Definición de acuerdos de servicios
Oportunidad Estratégica, en conjunto con del equipo de Mesa de Ayuda de la CGR, definió los
siguientes Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) en lo que respecta al soporte de SAE.
Soporte primer nivel de SAE: El equipo de Mesa de Ayuda escalará las incidencias
formuladas por los funcionarios de SAE de la siguiente forma:
 Asignación de incidencias funcionales de SAE: Cuando las incidencias sean reportadas
por un funcionario de una Gerencia Departamental Colegiada, serán escaladas al líder SAE
asignado para brindar apoyo en dicha Gerencia Departamental.
Cuando el líder funcional no logra resolver el inconveniente asignado, lo escalará al
“padrino” SAE de la misma Gerencia Departamental.
El “padrino” SAE de la Gerencia Departamental será el responsable de dar solución al caso
si éste obedece a aspectos funcionales.
En el caso de que la incidencia sea reportada por parte de algún funcionario del Nivel
Central, se escalará directamente al “padrino” SAE asignado a la correspondiente
Dependencia.
A continuación se presenta la asignación de los funcionarios, en cada una de las Gerencias
Departamentales Colegiadas, con las que se parametrizó el GLPI.
Tabla 4. Líderes SAE - Gerencias Departamentales Colegiadas
No
Gerencia Departamental
Colegiada
Líder Funcional
1 Amazonas Carolina del Pilar López Osorio
2 Antioquia Carlos Bermúdez
3 Arauca Oscar Gerardo Peñuela Lozano
4 Atlántico José Manuel Villa Cantillo
5 Bolívar Domingo Atencio Beleño
6 Boyacá Betsy Johana Barrera Coronado
7 Caldas Luz Fanny Muñoz Arias
8 Caquetá Paola Andrea Calderón,
9 Casanare Hermes Humberto Forero Moreno
10 Cauca Indira Suhaida Bernardita López
11 Cesar Juan Camilo Paz Burgos
12 Choco Gerson Blandón Valencia
13 Córdoba Ángela María Fuentes Alvis
14 Guañía Luisa Lorena Velásquez
15 Guaviare Diana Carolina Rodríguez Agudelo

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