evidencia semana 34

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DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL EN CH & D CHICOS Y DAMAS
CRISTIAN CAMILO CONTRERAS SUAREZ
CESAR ANDRES CHACON
KAREN XIMENA MONTILLA
EDGAR AGUSTO NOEL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA
TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 525360
BOGOTÁ DC
2014

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DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL EN CH & D CHICOS Y DAMAS
CRISTIAN CAMILO CONTRERAS SUAREZ
CESAR ANDRES CHACON
KAREN XIMENA MONTILLA
EDGAR AGUSTO NOEL
INSTUCTORA: DIANA PAOLA HERRERA MOLANO
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA
TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 525360
BOGOTÁ DC
2014

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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................5
1.1 OBJETIVOS ...................................................................................................6
1.1.1 Objetivo General......................................................................................6
1.1.2 Objetivos Específicos...............................................................................6
2. SOBRE COMERCIALES.....................................................................................7
2.1 SOBRES PARA CARTA.................................................................................7
2.2 SOBRE DE MANILA ......................................................................................8
2.3 SOBRE DE CORRESPONDENCIA ...............................................................9
3. TARJETAS PROTOCOLARIAS........................................................................10
3.1 TARJETA DE INVITACIÓN..........................................................................10
3.1 TARJETA DE PRESENTACION ..................................................................11
4. HOJA DE VIDA .................................................................................................12
5. ENCUESTA DE EVALUACIÓN.........................................................................14
5.1 ANALISIS:.......................................................................................................15
6. CONCLUSIONES..............................................................................................16

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INTRODUCCIÓN
Este trabajo contiene las propuestas de documentos organizacionales aplicables a
CH & D chicos y Damas, basándose en aplicar la Norma GTC 185, y normas
INCONTEC lo cual contiene diferentes herramientas que nos ayudan al
mejoramiento de la presentación y formalidad de los documentos.
Todo esto con el fin de mejorar la comunicación escrita y tecnológica de CH &D
Chicos y Damas, mejorando así el manejo de recursos y tiempo, implementando
nuevos conocimientos y fijando una visión hacia el futuro de la organización.
Se podrán observar sugerencias tales como una hoja de vida corporativa, para el
correcto manejo de los datos personales de cada uno de los empleados, el uso de
mensajes electrónicos para resolver situaciones de carácter no complejas, los
sobres comerciales para el envió y protección de cada uno de los documentos y
las tarjetas protocolarias que podrían funcionar en el manejo de relaciones
públicas y de negocios.
Se evaluara la opinión del personal a cargo en la organización, teniendo en cuenta
que estas sugerencias no se podrán salir del margen normativo de la empresa.

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1.1 OBJETIVOS
1.1.1 Objetivo General
Sugerir la implementación de documentos organizacionales para CH & D Chicos y
Damas, teniendo en cuenta la Norma GTC 185 y Normas INCONTEC.
1.1.2 Objetivos Específicos
Plantear un modelo de Hoja de Vida corporativa para uso exclusivo en la
organización.
Realizar y presentar formatos de documentos para mejorar la gestión
administrativa en CH & D Chicos y Damas.
Aplicar las normas gramaticales, de semántica y sintaxis.
Plantear formatos de sobres comerciales y tarjetas protocolarias.
Fomentar el uso de mensajes electrónicos en CH & D Chicos y Damas.

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2. SOBRE COMERCIALES
2.1 SOBRES PARA CARTA
Señor
Carlos Pineda
Gerente
CH & D Chicos y Damas
Dirección: Carrera 52 c Sur N° 44 – 71
Bogotá D.C
Doctor
Pedro Gómez
Dirección: Calle 92 bis # 3-54
Teléfono: 7613458
Jose Fernando Torres
carrera 52 c Sur N° 44 – 71
CH & D Chicos y Damas
Oscar Felipe Z.
Transversal 54 sur No 6-90
Teléfono 3245634

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2.2 SOBRE DE MANILA
CH & Chicos y Damas
Nit: 800.53.422.1
Doctora
CONFIDENCIAL María del Pilar Hernández
Contadora Publica
SpeedWay Express de Colombia Ltd.
Bogotá D.C
Dirección: Carera 52 c Sur N° 44 – 71 Bogotá D.C.
Teléfono: 4415128 – 3544628
Correo Electrónico: chydchicosydamas@hotmail.com
Oficina de
Correo

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2.3 SOBRE DE CORRESPONDENCIA
CH & D Chicos y Damas
Balance de cuentas
Dirección: Carera 52 c Sur N° 44 – 71 Bogotá D.C.
Teléfono: 4415128 – 3544628
Correo Electrónico: chydchicosydamas@hotmail.com
Nombre: Carolina Yepes
Teléfono: 3278234
Dirección: Carrera 5 N| 43-56

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3. TARJETAS PROTOCOLARIAS
3.1 TARJETA DE INVITACIÓN
CH Y D CHICOS Y DAMAS
Queda usted informado por medio de la presente, que el próximo día 28 se celebra,
como todos los años, el cumpleaños de nuestro querido Jefe, Don Cesar Chacón.
Como trabajador de esta empresa, queda usted formalmente invitado al evento. Puede
usted acudir con su familia, amigos o acompañante. No olvide llevar una botella de
licor, así como el/los regalos oportunos que serán recogidos en la entrada, para
posterior entrega al finalizar el evento.
Fecha: Viernes, 28 de marzo de 2014
Hora: 09:00 horas
Lugar: Aula máxima de la sede principal Carrera Sur N 44-71 52c
Favor confirmar asistencia al teléfono 284 65 70
Bogotá D.C., 22 de febrero de 2014

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3.1 TARJETA DE PRESENTACION
Sr. Cesar Eduardo Chacón Díaz
Director General de CH & D Chicos & damas
Bogotá D.C, Colombia
347 09 84
Carrera 52c Sur N° 44-71
22 de febrero de 2014
Estimado Sr. Cesar Chacón
Me pongo en contacto con usted para ofrecerle mi currículo con mis datos
personales, profesionales y otros datos de interés, por si necesita cubrir, ahora o en
un futuro próximo, el puesto de asistente administrativo.
Me interesaría trabajar en su empresa porque se trata de una organización eficaz
pero respaldada por una gran cantidad de personas y con perspectivas de
crecimiento: Me han comunicado empleados suyos que necesitan una persona
encargada de administrar sus gastos. Estoy dispuesta a seguir aprendiendo y puedo
aportar nuevas ideas y frescura a la empresa.
Pueden ustedes ponerse en contacto conmigo mediante mi móvil (641 111 111). A
partir de las 21:00h. Espero recibir pronto noticias suyas sobre mi candidatura y
sobre las posibilidades de trabajar en su organización, mediante una entrevista
personal.
Estoy a su entera disposición, esperando sus noticias.
Un cordial saludo.
ATT: Cristian Camilo Contreras Suarez

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4. HOJA DE VIDA
NOEL ROMERO EDGAR AGUSTO
C.C 1.022.981.336 DE BOGOTA D.C.
DATOS PERSONALES
FECHA Y LUGAR DE NACIMIENTO: BOGOTA D.C. 1992 DE
NOVIEMBRE
ESTADO CIVIL: SOLTERO
DIRECCIÓN: CALLE 92 SUR BIS # 3-71
TELÉFONO: 3102882540
ESTUDIOS REALIZADOS
SECUNDARIOS: COLEGIO PANAMERICANO DE CHAPINERO
OTROS: TECNICO ASISTENTE CONTABLE
REFERENCIAS PERSONALES
NOMBRE: WALTER TRUJILLO

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PROFESIÓN: ASISTENTE ADMINISTRATIVO
TELÉFONO: 7622529
NOMBRE: FREDY ALEXANDER NOEL
PROFESIÓN: EMPLEADO
TELÉFONO: 7725785
PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES CERTIFICO QUE LA INFORMACIÓN
SUMINISTRADA EN ESTA HOJA DE VIDA ES CIERTA Y PUEDE SER
VERIFICADA (AT.62 NUMERAL 1CST)
EDGAR NOEL ROMERO
C.C No: 1.022.981.336 DE BOGOTA D.C.

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5. ENCUESTA DE EVALUACIÓN
Nombre:Propuesta de implementación documentos organizacionales.
Nombre de la persona responsable: KAREN XIMENA MONTILLA
Fecha: 21 de febrero de 2014.
Su opinión y sus sugerencias son importantes para nosotros, ya que nos permiten
conocer su grado de satisfacción, sus necesidades y expectativas con respecto al
servicio que brindamos,por lo que le pedimos sea tan amable de contestar
cuidadosa y objetivamente las siguientespreguntas, utilizando la escala mostrada
a continuación:
E = Excelente • B = Bueno • R = Regular • M = Malo
Objetivo: Analizar la opinión de los empleados y jefes de CH & D Chicos y damas
respecto a la formulación de los documentos organizacionales, teniendo en cuenta
la normatividad legal vigente y las normas básicas de la organización.
ASPECTOS A EVALUAR E B R M
Considera usted que la propuesta de la hoja de vida corporativa
fue:
X
El propósito al implementar sobres comerciales fue: X
El plantear una propuesta de mensajes electrónicos fue: X
Considera usted que la propuesta correspondiente a tarjetas
protocolarias es:
X
Considera usted que la información brindada en este documento
es:
X
El manejo de los documentos organizacionales en la empresa es: X
Las recomendaciones para implementar dichos documentos fueron: X

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La información ofrecida estuvo de acuerdo a sus expectativas
Sí X No
¿Por qué? Ya que no se tenía el conocimiento absoluto, era algo escaso sobre el
manejo de documentos en mi organización
COMENTARIOS Y SUGERENCIASMODIFICAR UN POCO LOSDOCUMENTOS
EN EL ÁREA DEL LOGOTIPO, LOS COLORES IMPLEMENTADOS Y LA LETRA
5.1 ANALISIS: Se puede observar que en CH & D Chicos y Damas existe un
defese respecto al manejo de documentos organizacionales, después de realizar
las propuestas de documentos considerados necesarios en la organización es
importante evaluar la calidad de dicha propuesta para así contar con la opinión del
personal de la organización, así como también recibir las sugerencias para
cambios y modificaciones de los errores que se hayan dado en el desarrollo de
esta guía.
Para el gerente General de CH & D Chicos y Damas fue de su agrado y considero
el poder llegar a aplicar cada uno de los documentos propuestos anteriormente
aplicándole también las normas de la organización y sugiriendo algunas
modificaciones.

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6. CONCLUSIONES
Este trabajo pretendió dar a conocer al gerente general de CH & D Chicos y
Damas diferentes tipos de sobres, manejo de hoja de vida y conceptos diferentes
para la presentación de documentos organizacionales, con esto se quiere llegar al
empresario y sugerirle algunos para que si desea aplicarlos sin interrumpir o
pasar sobre las normas de la organización.
Se sugiere al empresario analizar y mirar las posibilidades de aplicación basadas
en la Guía Técnica Colombiana GTC 185.