El documento habla sobre la importancia de organizarse mejor para hacer un uso más eficiente del tiempo limitado. Explica que la organización personal requiere ordenar y estructurar un método para cumplir con todas las obligaciones sin olvidar ninguna. También discute las herramientas clave para la organización como el calendario, lista de tareas, agenda de contactos, teléfono y archivo, y cómo utilizar estas herramientas de manera efectiva.

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ORGANÍZATE MEJOR!
Uno de los mayores males de esta sociedad es la falta de tiempo, tenemos muchas cosas
que hacer pero un tiempo limitado para hacerlas. Además, los malos hábitos hacen que
todo parezca más difícil. La organización personal consiste en ordenar y estructurar un
método infalible para cumplir con todas nuestras obligaciones, sin olvidar ninguna, de la
forma más eficiente posible dentro de nuestras posibilidades.!
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La mala noticia es que cuando acabéis de leer este dossier no tendréis menos cosas que
hacer, pero al menos las haréis más rápido y de forma más sencilla.!
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Hay que advertir que existen dos tipos de personas mal organizadas, los que no hacen
las cosas por falta de tiempo o un método defectuoso y los que no hacen las cosas por la
falta de unos objetivos claros. Asegúrate de aclarar y definir tus objetivos antes de
comenzar a organizarte. ¿Qué es lo más importante en tu vida? ¿Cómo quieres que te
recuerden tu familia/amigos/compañeros de trabajo? ¿Qué quieres conseguir por encima
del resto de cosas? ¿Qué quieres conseguir hoy? Si no tienes claro como marcarte un
objetivo, puedes consultar el post http://csogorb.es/2013/12/18/que-quieres-conseguir/.!
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Cualquier sistema de organización personal debe !
responder al menos a las siguientes preguntas: !
• ¿qué tengo que hacer? ¿por qué?!
• ¿dónde tengo que hacerlo?!
• ¿con quién tengo que hacerlo?!
• ¿cuándo tengo que hacerlo?!
• ¿cuánto tardaré en hacerlo?!
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La organización personal perfecta es aquella que mantiene
absolutamente todas nuestras obligaciones en un sistema
dinámico y perfecto fuera del cerebro. Este sistema debería
incluir al menos herramientas para la organización de tiempo,
personas y tareas, así como un sistema de archivo. El objetivo
principal de la organización personal es mantener este sistema
funcionando de forma equilibrada y productiva según las
necesidades de cada persona.!
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Por último, es cierto que nos encontramos muchas veces problemas para organizarnos,
pero hay que saber diferenciar entre aquellos que son accionables por nuestra parte y los
que nos vienen impuestos. También hay que asumir que muchas veces hay problemas
que derivan de nuestra falta de asertividad, de un método de trabajo deficiente o de una
incorrecta estructura de responsabilidades. Algunos ejemplos serían:!
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• me piden cosas que no son mi objetivo!
• no sé delegar correctamente!
• planifico mal mi tiempo!

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mi jefe/familia/clientes cambian mi agenda constantemente!
no se decir NO!
pierdo mucho tiempo!
estoy estresado!
tardo mucho en acabar las cosas!
(…)!
Para empezar a organizarte de forma correcta has de entender que hay cosas que tienen
que cambiar y tendrás que aprender a realizar cosas nuevas o las mismas cosas de forma
diferente. Recuerda que todos esos cambios has de realizarlos de forma progresiva,
asumiendo nuevos hábitos y aprendiendo a utilizar correctamente las distintas
herramientas. Todo ello, unido a una definición clara de tus objetivos te ayudará a
conseguirlo.!
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¿QUÉ HERRAMIENTAS UTILIZAR?!
Si un sistema de Organización Personal debe responder a una serie de preguntas,
debemos analizar y seleccionar las herramientas precisas que nos ayuden a responder a
esas preguntas. Además, el sistema de Organización Personal es más preciso y útil
cuanto más sencillo de usar resulta. Un sistema complicado generará rechazo a la larga o
dejadez. Por ello es interesante usar las mínimas herramientas posibles y de la mayor
sencillez. Además, ello nos permitirá explotar al máximo las herramientas y el sistema con
una curva de aprendizaje mínima aumentando nuestra productividad y efectividad desde
el primer día. !
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CALENDARIO!
El calendario tal vez no sea la herramienta más compleja de nuestro
sistema de organización personal, pero sin duda es la más crítica. Una
vez que ha pasado el momento que teníamos asignado a una tarea, una
cita o una reunión, rara vez tendremos posibilidad de recuperarlo. No se
puede volver atrás en el tiempo, por lo que el calendario es la primera
herramienta que tendremos que controlar en nuestro sistema de
organización personal y sin duda la que más nos costará ajustar.
Además, el calendario ha estar en todo momento con nosotros ya que
tendremos que consultarlo a menudo para evitar olvidos.!
TAREAS!
Las tareas son aquellas acciones que hemos de realizar pero que no
tienen una fecha y una hora determinada. Lo importante de una lista
de tareas es que se adapte totalmente a nuestras necesidades y no a
la inversa, ya que sólo de esa forma lograremos ser productivos de
verdad. Además debería permitir la mayor cantidad de filtros
posibles dependiendo de las necesidades que tengamos.!
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CONTACTOS!
Nuestros contactos son aquellas personas con las que interactuamos de alguna forma.
Pueden ser personales, laborales, de hobby/clubes, etc. Lo importante es tener la máxima
información de ellos en un único lugar para evitar la dispersión. Hoy en día, gracias a las
agendas corporativas y a herramientas como facebook, linkedin o google, podemos saber

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mucha información de nuestros contactos, pero no sirve de nada si la
tenemos repartida en diferentes herramientas, normalmente todas las redes
sociales permiten exportar tus contactos a tu libreta personal, utiliza esta
opción para unificar todos tus contactos en una única herramienta. Los
smartphones tienen aplicaciones que permiten que esta recopilación y
unificación de datos sea más rápida y cómoda (cobook, smartr, etc.).!
TELEFONO!
El teléfono es una de las herramientas que más puede afectar a la
productividad pero es imprescindible considerarlo en un sistema de
organización personal actual. El teléfono ha de ser entendido como
una herramienta de organización, no como el centro del mundo.
Las llamadas perdidas y sobre todo el buzón de voz son
herramientas que pueden ayudar a mantener nuestra
concentración y aumentar la productividad.!
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Cualquier smartphone cumple perfectamente con esta función, ser una herramienta.
Conexión a internet, correo electrónico, gestores de tareas, calendario sincronizado,
acceso a los sistemas de archivo digitales… los smartphones actuales son el mejor
compañero de una persona organizada.!
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ARCHIVO!
La última de las herramientas básicas para una buena
gestión personal es el archivo. Debemos archivar todo
aquello sobre lo que no nos encontremos trabajando en
ese momento. El archivo ha de servir tanto de elemento
de consulta como de orden, además de servir como
soporte de toda la información que queramos conservar.
Lo importante del archivo es que nuestra mente pueda
estar libre para crear y pensar. Es imprescindible que la
búsqueda en el archivo sea rápida y cómoda ya que de
lo contrario perdería gran parte de su utilidad.!
OTRAS HERRAMIENTAS!
Por último, hay varias herramientas que no son imprescindibles para
una buena organización personal pero que pueden ayudar a mejorar
esta:!
- Gestor de Niveles de Perspectiva: son elementos muy
visuales que aumentan la creatividad y permiten una visión
desde una "perspectiva elevada" de nuestros proyectos. Entre
estos gestores, se encuentran las pizarras, los tablones, los
árboles de decisiones, los mapas mentales o los outliners.!
- Captura y Digitalización: con el objetivo de optimizar y reducir el espacio,
además de permitir una mejor clasificación y búsqueda de toda la información
que tenemos que gestionar y controlar es recomendable usar alguna
herramientas de captura y digitalización. Una vez capturado o digitalizado es
importante incorporarlo cuanto antes al sistema.!
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¿CÓMO UTILIZO ESTAS HERRAMIENTAS? !
DEFINICIÓN DE LOS PARÁMETROS ORGANIZATIVOS!
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Es importante definir una serie de parámetros que sean únicos y comunes para todo el
sistema. Esos parámetros deberían caber en un folio con letra grande y deben detallar las
rutinas que seguiremos, las etiquetas o carpetas que usaremos, las herramientas que
tenemos pensado utilizar y los flujos en los que fluirá la información entre las distintas
herramientas. Aunque al principio es recomendable tenerlo a mano para seguir al pie de
la letra el sistema, con el tiempo se grabará en nuestro subconsciente.!
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CALENDARIO!
Una buena gestión de calendario no pasa por apuntar en él mucha
información sino exclusivamente aquella información que tiene hora
y fecha asignada. Por otro lado, la organización y planificación de
las citas, no consiste únicamente en apuntarlas en el calendario,
para una buena gestión del calendario hay que calcular la duración
de cada apunte, incluso si es posible intervenir de forma directa en
la duración de la misma (esta última parte da para un dossier por si
misma por lo que no la detallaré aquí).!
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TAREAS!
Organiza las tareas de la forma más ordenada posible para poder consultarla de forma
rápida. Si no tenemos forma de filtrar las acciones, es posible realizar un sistema de
colores para aquellos filtros que nos sean más útiles. !
No obstante, es preferible realizar las acciones en orden que ponerse a buscar una acción
concreta ya que de lo contrario se pierde un tiempo precioso. !
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AGENDA DE CONTACTOS!
Las agendas actuales de teléfono permiten infinidad de campos. Es recomendable definir
cuales de ellos vamos a usar y con que objetivo. Además, debería permitir el máximo de
filtros posibles para acceder fácilmente a nuestros contactos en función de nuestra
relación con ellos y evitar posibles errores de comunicación.!
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TELEFONO!
Define unas reglas de atención telefónica y cúmplelas, además
siempre que te sea posible devuelve la llamada en los siguientes
20minutos, las personas somos animales de costumbres, y si
acostumbras a tus clientes/familiares/empleados/colaboradores a
unas rutinas, tarde o temprano se irán acostumbrando a ellas y las
aceptarán de buen grado siempre que estén dentro de los límites
de la operatividad.!
Además de definir unas reglas estrictas sobre tu uso del
teléfono, hay varias opciones que harán mucho más sencilla la
optimización del uso del teléfono móvil como el buzón de voz o el
sistema de llamadas perdidas.!
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ARCHIVO!
La única regla del archivo es que la localización de la información sea lo más rápida y
cómoda posible, por ello son preferibles los sistemas sencillos de clasificación (alfabético,
por proyecto…) más que los sistemas complejos o multinivel (carpetas con subcarpetas o
etiquetas). Lo que si es importante es diferenciar si se trata de material de consulta o de
material en incubación para nuevas ideas o proyectos.!
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EL “SISTEMA” DE ORGANIZACIÓN PERSONAL!
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Ahora que ya sabemos lo importante que és
organizarse, conocemos las herramientas y hemos
definido los parámetros básicos de organización,
vamos a trabajar en nuestro propio sistema de
organización personal. Hemos de pensar cómo
mejorar el uso de cada herramienta y cómo
adaptar cada herramienta a nuestras necesidades
particulares.!
El primer paso de nuestro camino es marcarnos
los objetivos tanto a largo como a medio y corto
plazo. Esos objetivos han de ser concretos y
alcanzables. Esos objetivos han de ser tu
motivación para organizarte mejor.!
Tras conocer tus objetivos vitales, analiza en que consiste tu trabajo o que es lo que se
espera de ti. Sé sincero en este análisis y apunta aquello que te hace valioso para tu
empresa, tu familia u otras personas.!
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Escribe en una sóla página horizontal, esos objetivos y obligaciones. En esa misma
página, realiza 4 líneas de tiempo, una con tus objetivos y obligaciones vitales, otra con
los anuales, la tercera con los mensuales y una última con tus objetivos y obligaciones
semanales. Cada semana tendrás que ir modificando esta última línea… esta será tu
HOJA DE RUTA, que tendrás que tener visible y accesible cuando estés intentando
producir. Los objetivos diarios se quedan fuera de la hoja de ruta por motivos funcionales,
pero cada día puedes apuntar en lugar visible uno o dos objetivos elegidos para cumplir
ese mismo día.!
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CALENDARIO!
Hemos de elegir aquel calendario con el que nos sintamos cómodos y que podamos llevar
siempre con nosotros. Además ha de ser de fácil consulta. !
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El primer problema que surge a la hora de utilizar un calendario, es no determinar de
forma clara, realista y objetiva los tiempos que invertiremos, así que mi primer consejo és:
NO HAGAS TRAMPAS JUGANDO AL SOLITARIO. Programar 20 minutos en el dentista o
la peluquería no es realista y nadie nunca ha estado sólo 5 minutos en correos. Así que,
hasta que tengas un control exhaustivo de los horarios, añade un 50% más de tiempo a
cada previsión que hagas. En el caso de tener una cita que no sepamos cuanto durará,
añádele un 50% al tiempo que calcules. Es la única forma de no sufrir estrés.!

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Nunca hemos de programar una cita inmediatamente después de
otra. Prepara tiempo extra en tu agenda por si la cita se demora, la
cantidad de tiempo que habrás de reservar dependerá de tu
experiencia anterior y de la duración de la cita, como referencia puedes
utilizar la regla de los tercios adicionales: si la cita durará una hora,
deberías reservar 1/3 adicional (20 minutos) antes de la cita y 1/3 tras
la misma. Ese tiempo antes de cada cita, nos permitirá evitar estrés
(por problemas de tráfico o circunstanciales), mejorar nuestra
puntualidad o incluso estructurar nuestras ideas antes de una
reunión. En el peor de los casos siempre podrás perder un rato en
twitter o Facebook. El tiempo que reservemos tras la cita, evitará
problemas si la cita se alarga un rato, permitirá tomar notas tras la
reunión o simplemente dará para ir al baño con tranquilidad. !
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Las reuniones muchas veces duran mucho de lo que deberían por falta de planificación.
Cuando estés organizando o revisando tu calendario, visualiza mentalmente el desarrollo
de la cita, las posibles adversidades que puedan producirse y como debes reaccionar
ante ellas, de esa forma tendrás preparadas una serie de situaciones y respuestas que te
permitirán ahorrar tiempo.!
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Además, piensa que si tus citas ocupan todo tu día, ese día no producirás. !
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El último consejo és: reserva algunos huecos en tu calendario para pararte y pensar.!
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TAREAS!
La lista de tareas ha de estar disponible allá donde hayas de
cumplir dichas tareas. Por ejemplo, una lista de la compra ha de
estar allá donde realizamos la compra. Así pues, es recomendable
que tu lista de tareas sea portable. Además, aunque en un primer
momento te parecerá más engorroso, intenta dividir las tareas
hasta su porción más pequeña posible. (Ejemplo: no pongas hacer
la compra, pon las cosas que quieres comprar). Es muy importante
que además definas que tareas son más urgentes y que tareas,
aun siendo muy importantes, carecen totalmente de urgencia. Esas
prioridades liberarán tu cerebro de gran parte de su estrés. !
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TAREAS: COMO ESTABLECER UN FLUJO DE TRABAJO POR PRIORIDADES!
Coge un folio de forma horizontal, divídelo en 3 partes verticales
(como cuando pliegas una carta en tres) y pliégalo de forma que
únicamente quede un tercio a la vista. Apunta todas aquellas
tareas que debes realizar durante un día cualquiera. Cuando
tengas apuntadas todas las tareas que se te ocurran, has de
realizar el ejercicio de pensar que sólo tienes dos horas y has de
seleccionar aquellas tareas que debas realizar sin falta en esas
dos horas, subráyalas o circúndalas. !
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Abre el segundo tercio y cópialas en la división central, pliega de nuevo el folio dejando a
la vista la división central y concéntrate en ella. Realiza el mismo ejercicio pero pensando

7. que sólo te quedan 15 minutos para una cita importante que te hace mucha ilusión (cine
con tu pareja, clase de golf, cerveza con los amigos...), algo que realmente quieres
disfrutar cuanto antes. Subráyalas de nuevo y pásalas al último tercio. !
Concéntrate en el ultimo tercio de folio y pliega los otros dos. Elige el orden en que harás
esas tareas.!
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Ahora vuelve al primer tercio y comprueba las tareas que no están subrayadas. Analiza
que pasaría si durante una semana no realizaras esa tarea. Analiza que pasaría si no
realizaras esa tarea durante un mes o durante un año. Repite la acción en el segundo
tercio y en el tercero. Si puedes pasar un mes o un año sin realizar una tarea y todo sigue
igual, táchala ya que no se trata de una tarea sino de una costumbre.!
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Realiza de nuevo la misma acción analizando cada una de las tareas que no están
subrayadas ni tachadas y piensa si conoces a alguien que podría hacer esa tarea tan bien
como tu (o mejor). Es importante entender que esa persona no tiene por qué hacerlo “a tu
manera”, simplemente se trata en confiar que lo hará bien (no importa el método que
utilice para ello).!
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Tras este análisis, ya conoces que tareas son urgentes e
importantes, cuales son urgentes pero no importantes,
cuales son importantes y no urgentes. Cuales son
delegables y cuales desechables. Cada vez que tengas
que incorporar una nueva tarea a tu sistema, evalúala de
este modo para saber su prioridad, importancia y las
posibles acciones.!
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Tan pronto como tengas organizadas tus tareas por prioridad e importancia, delega todo
aquello que puedas (asegúrate de programar un seguimiento de aquellas tareas
delegadas), elimina aquellas que son desechables y luego empieza a actuar sobre las
tareas, primero las urgentes e importantes, luego las urgentes no importantes y luego las
importantes no urgentes.!
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Es recomendable realizar este análisis de tareas de forma regular (cada mes sería
suficiente) ya que de lo contrario corremos el riesgo de que con el tiempo el último tercio
del folio tenga tantas acciones a realizar en 15 minutos como el primer tercio.!
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TELEFONO!
Contesta al teléfono directamente única y exclusivamente
si estás libre de hacerlo (y libre significa que no estás
haciendo otra cosa). Si alguien te deja en el buzón de
voz el motivo de la llamada, intenta responderle con una
posible solución al tema, eso hará que le haya merecido
la pena esperar a que le devolvieras la llamada. Además,
siempre que te sea posible contéstale por email y
recuérdale que puede contactarte por email.!
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Graba un mensaje eficaz en el buzón de voz: un buen
mensaje es capaz de hacerte la mitad del trabajo de la
llamada. Necesitas saber quien te llama, por qué motivo
y como contactar con él. Graba el mensaje de forma
personalizada con tu propia voz y se muy estricto con

8. pedir el motivo de la llamada. En más del 50% de las llamadas devueltas, el emisor
original no recuerda para que llamaba o llamaba para alguna banalidad. Además, el 25%
podrían resolverse en una sola frase (es que quería que me confirmaras la fecha y la hora
de la reunión, etc…).!
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Define horas concretas para las llamadas: para ello piensa ¿cuando llamarías a un cliente
y cuando no? Generalmente, no es buena idea llamar a primera hora de la mañana o de
la tarde así como tampoco es buena idea llamar en los minutos antes de que dicha
persona se marche del trabajo. Dependiendo de tu perfil de llamadas, aprenderás a
identificar los mejores horarios para devolver llamadas.!
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Contesta las llamadas por bloques y si te es posible
agrúpalas por temáticas o necesidades, ya que eso te
permitirá tener tu cerebro mucho más centrado en la
respuesta permitiéndote ser más efectivo. Aprovecha para
revisar si tienes algún tema pendiente con la persona con
la que vayas a hablar para que la llamada sea más
rentable y evitar de esa forma llamadas reiteradas. Es
preferible invertir 10 minutos en una sóla llamada que
hacer 10 llamadas de un minuto. Además, con los precios
de las llamadas en la actualidad y las tarifas planas
telefónicas, las llamadas largas no suponen un sobrecoste
a nuestra factura de teléfono. !
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Antes de realizar una llamada, planifica lo que quieres decir y el tiempo aproximado que
quieres invertir en dicha llamada. El tiempo que exceda esa previsión normalmente será
tiempo perdido.!
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Siempre que puedas, responde por email: ten preparados mensajes predefinidos que
además te permitan optimizar el tiempo y dar una respuesta más uniforme del tipo:
"Hola ...., he visto tu llamada y te remito la información que me pedías...si necesitas
cualquier tipo de información adicional, pídemela y te la haré llegar por email para que la
puedas consultar en el momento que consideres oportuno". Si intentas enfocarlo siempre
como un beneficio para el receptor, verás como con el tiempo tu número de llamadas
entrantes se reducirá considerablemente y la gente empezará a demandarte más
información a través del correo electrónico.!
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ARCHIVO!
Su función es guardar, nada más y nada menos. Si lo usamos de forma correcta, no
debería de realizarse ninguna acción sobre él más allá de acceder o recuperar
información que necesitemos para la gestión del resto de herramientas. En algunos
casos, es recomendable limpiar el archivo pero normalmente no será necesario. Siempre
es preferible guardar algo que nunca se usará que tirar algo que tal vez necesitemos más
adelante. Sólo aquello que quede desfasado o inservible por motivos de tiempo puede ser
eliminado si nos encontramos con ello mientras buscamos otra cosa. Hay que huir de las
limpiezas EXHAUSTIVAS ya que muchas veces en la vorágine del momento nos
deshacemos de información útil o necesaria.!
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9. TRUCOS PARA ORGANIZARSE MEJOR!
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Ahora que ya sabes como organizarte con eficacia, voy a darte algunos
trucos que harán aun más útil tu sistema de Organización Personal.!
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• Planifica tu año/mes/semana/día: idealmente en una línea de
tiempo. De esa forma sólo tendrás que hacer pequeñas
modificaciones cuando haya que incorporar alguna tarea u
obligación nueva sin necesidad de rehacer de nuevo todo el
sistema.!
• No abras el correo electrónico hasta 1 hora después de empezar
a trabajar.!
• Llega a trabajar 15 minutos antes y dedícalos a preparar tu lugar
de trabajo, a revisar asuntos pendientes (pero sin hacer nada,
sólo revisar), citas, llamadas, etc… Se trata de hacerte una idea
de la situación y adquirir perspectiva sobre los trabajos a
realizar.!
• Mejora tu concentración: elimina objetos cercanos que no has de
utilizar, ten ordenada y limpia tu zona de trabajo, selecciona
música o sonidos adaptada a tu ritmo de trabajo, utiliza
auriculares con reducción de sonido (sobre todo si trabajas con
más gente).!
Prepara tu día mentalmente: dedica 5 minutos a hacer una revisión mental del día que
te espera. Puedes aprovechar mientras estás desayunando, paseando al perro o tras
dejar a los niños en la escuela. Cualquier momento es bueno para detenerse 5 minutos
a pensar qué tenemos que hacer y cómo lo haremos.!
Divide tus tareas según el tiempo que te vaya a llevar realizarlas, de esa forma
dependiendo del tiempo que tengas disponible podrás concentrarte en "acabar" aquellas
que puedas en vez de empezar alguna que no puedas acabar.!
Delega todo lo posible, pero recuerda que delegar no es endosar el marrón. Recuerda
que la mejor forma de conseguir que otros realicen lo que les pides es dándoles a ellos
aquello que ambos podríais hacer y guardando para ti aquello que nadie querría tener
que hacer.!
Motívate con pequeños regalos y logros, de forma regular y varias veces al día tras
completar tus tareas o alguna tarea difícil (se sincero también en esto).!
EVITA LA MULTITAREA, haz sólo una cosa cada vez.!
Aprende a decir NO a todo aquello que no este en tu lista de objetivos o tu análisis de
responsabilidades. !
El "Día antes de Vacaciones”!
El día antes de unas vacaciones es el día más productivo del año, ya que todo el mundo
quiere cerrar todos los temas y se ponen a "acabar" cosas. Ese día minimizamos las
interrupciones, pensamos sólo en trabajar, incluso esas tareas que nos cuestan tanto
hacer y siempre posponemos, parecen sencillas ese día. Si ese día nos da tiempo a todo,
porqué el resto de los días no?!
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La respuesta está en nuestra mente. El cerebro humano está hecho para discriminar entre
aquello que considera importante y lo que no, se trata de un tipo de supervicencia. El
problema es, que cuando tenemos mucho tiempo incorporamos tareas banales a nuestro
flujo de trabajo y nos dejamos llevar por malos hábitos como permitir las interrupciones,
hábitos de los que luego nos cuesta deshacernos. !

10. Mi consejo es que resetées tu cerebro una vez por semana y le convenzas de que es “el
día antes de vacaciones” Tenemos que conseguir afrontar cada "día productivo" como
afrontamos ese día antes de las vacaciones. Ahora bien, no intentes abusar de esta
técnica ya que corres el riesgo de hacer tareas sin razonar sus consecuencias o de
organizarte de forma erronea, recuerda que tan importante es hacer las cosas como
hacerlas bien. La técnica del “día antes de vacaciones” no es buena en momentos en los
que necesites creatividad o en momentos de análisis, recuerda eso.!
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Por último, existen una serie de rutinas que está demostrado que permiten maximizar la
productividad.!
• Correo Electrónico: es recomendable hacer una lectura rápida ordenada por emisor
(en el orden de importancia que consideremos adecuado) y en orden inverso al
orden de entrada (lo que los informáticos llaman LIFO). Ello permitirá poder desechar
correos iniciales o intermedios de un mismo hilo cuya información se ha
complementado posteriormente o incluso resuelto. En esa lectura, han de eliminarse
o enviar a la carpeta "leer algún día" todos aquellos correos que no aportarán nada
al final del día. Así como eliminar o archivar todos aquellos correos que tienen
información desfasada o inútil. Tras esa primera lectura!
• Tareas Rutinarias o periódicas: elegir momentos de baja actividad (al principio de la
jornada, tras el almuerzo, antes de la comida) para realizar este tipo de actividades.!
• Archivo: todo aquello que no necesite tratamiento, lo enviamos al archivo para
revisarlo más adelante.!
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¿Y SI TODO LO DEMÁS FALLA?!
Cualquier sistema de Organización Personal se basa en la voluntad
y motivación del individuo y se sustenta en sus conocimientos y
habilidades. Pero, ¿que ocurre si la voluntad, la motivación, los
conocimientos y las habilidades fallan? ¿Se puede ser productivo y
eficaz en esos momentos?!
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• Si te asalta la desgana, puedes sobreponerte realizando aquellas
tareas que tengas preparadas para realizar en espacios breves de
tiempo (contextos: 1 minuto, 3 minutos, 5 minutos...). Acabar cosas te
gratifica psicológicamente y de forma subconsciente te comenzará a
motivar para realizar más tareas. !
• En los momentos de indecisión, desarrolla aquello que has de hacer
con papel y lápiz o una herramienta de gestión de niveles de
perspectiva. Apunta lo que te tienes que hacer en el centro y deja
fluir la mente para descomponerlo en tareas más pequeñas y
asequibles.!
• Cuando te desborden las tareas, detente y comienza a aplicar la regla de los dos
minutos. Lee cada tarea por orden de entrada y analiza el tiempo que te llevará
realizarla, si te llevará menos de 2 minutos realizarla, hazla de forma inmediata. !
• Tarea Compleja: divídela en tareas menores progresivas, si no sabes como, trátala
como un problema de indecisión. !
• Tareas que nunca se hacen: apunta aquellas tareas que te cuesta hacer, selecciona 3
motivos por los que hacer cada una de esas tareas, analiza a que persona/s puedes
perjudicar si no realizas la tarea, luego busca una pequeña recompensa para gratificarte
a ti mismo cuando completes una de esas tareas. !
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CONCLUSION!
La Organización Personal te permite mejorar tu vida, tu
productividad y tu eficiencia tanto en el trabajo como en el resto
de las facetas de tu vida, pero para ello exige de la dedicación de
una pequeña porción de tu tiempo. !
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La única forma de ser organizado que existe es queriendo serlo,
ningún método funciona sin la voluntad de la persona.!
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Y recuerda, aprovecha más el tiempo quien acaba una cosa que
quien empieza cien.!