Breve resumen sobre la Profesión de Archivos en Panamá

1. LA PROFESIÓN DE
ARCHIVOLOGÍA EN
PANAMÁ
Emelin Pandales M.

2. Definición
O ARCHIVOLOGÍA : Es la ciencia que se ocupa de los
archivos en sus aspectos teóricos y prácticos,
estableciendo principios inalterables y estudiando
técnicas adecuadas de gestión de documentos,
administración y tratamiento técnico de archivos, así
como la función jurídica, administrativa y científica de
los mismos, desde un punto de vista archivístico o de
ciencias y técnicas diversas, y su relación con las
entidades productoras de los conjuntos orgánicos de
documentos, a fin de manejar y hacer accesible la
información de los fondos documentales

3. O ARCHIVÓLOGO o ARCHIVISTA : como ha
indicado repetidamente el gran maestro
Michel Duchein, es ante todo un gestor de
información, y todas sus tareas están
orientadas a satisfacer las necesidades
informativas precisas para que la
administración desarrolle sus funciones con
rapidez, eficiencia y economía, a
salvaguardar los derechos y los deberes de
las personas contenidos en los documentos y
a hacer posibles la investigación y la difusión
cultural.

4. Este profesional esta capacitado para
coleccionar y conservar archivos de variada
índole y documentos históricos. Reúne y
evalúa el material recogido, analiza el
contenido para organizar registros; prepara
índices copias y reproducciones para
conservar los documentos originales; asesora
e informa a personas e instituciones que
realizan estudios e investigaciones.

5. Carrera de Archivología
en Panamá

6. O Según La Ley 13, de 23 de enero de 1957.
Orgánica de Archivos Nacionales de la
República de Panamá, señala en su Artículo 4º
al Estado la responsabilidad de tomar las
medidas que fuesen necesarias para establecer
en la Universidad de Panamá u otras
instituciones apropiadas la carrera de Archivero
Profesional.
O En la Universidad de Panamá se dicta la
Licenciatura en Gestión Archivística, en el
Departamento de Bibliotecología, Archivología y
Documentación de la Facultad de Humanidades

7. O Objetivo
Formar especialistas en los diferentes
ámbitos de la gestión de los
documentos y de la administración de
sistemas de archivos, dedicando
especial atención a las técnicas para el
diseño y control de documentos en los
procesos administrativos y de negocio.
O Ubicación
La Escuela de Archivología, esta ubicada
en la Facultad de Humanidades,
Departamento de Bibliotecología,
Archivología y Documentación, 4to. Piso,
en el Campus Central.

9. Perfil de un
Archivólogo

10. El archivista actual o Administrador de
Documentos y Archivos es un profesional con
estudio capacitado para:
O Crear sistemas de archivos y dirigirlos.
Sistema de archivos es un conjunto orgánico de
archivos vinculados por una dirección central
que normaliza los procesos archivísticos y
focaliza la información en un punto accesible a
la consulta interna y externa.

11. O Formular y aplicar objetivos para el sistema.
Con relación a los documentos hay un objetivo
básico: conservar en toda su integridad individual
y colectiva los registros con valor administrativo o
legal de modo que estén al alcance inmediato de
los usuarios. Con relación a la información
contenida en los documentos de archivo, el
objetivo es que la circulación de ella tenga
definidos los caracteres de : difusión obligatoria,
consulta abierta, confidencialidad y secreto y que
las normas que marcan los caracteres se
cumplan.

12. O Planificar competencias y actividades.
Para llegar a esos objetivos hay personas
dotadas de competencias, es decir, de derechos y
obligaciones que las hacen responsables de los
aciertos y errores en su área. Las competencias
permiten el avance del servicio con reglas de
juego transparentes. Dan flexibilidad y autonomía
a las unidades del sistema. Evitan las
arbitrariedades de los funcionarios intermedios y
de los abusos de los usuarios. La planificación de
actividades aplica los conocimientos centrales de
las carrera actual: clasificación, ordenación,
descripción, diplomática, selección y producción
documental. La planificación de etapas tiene
sentido cuando se toman en cuenta los recursos
(personal, tiempo y dinero) y variables específicas
de la institución.

13. O Relacionar su sistema con personas e
instituciones.
El primer paso ha sido dejar sólidamente asentado
que es una ciencia, que ser un archivólogo no es
una simple destreza o habilidad transmisible en
una escuela de artes y oficios.
Dar a conocer esta profesión que trabaja
arduamente en salvaguardar la información con la
finalidad de brindar información de forma ágil y
eficaz.

14. ¿Está en peligro el
trabajo del Archivólogo
en esta era Informática?

15. Los archivólogos son los profesionales
capacitados para aplicar técnicas documentales
archivísticas, que no sólo faciliten la recuperación
de la información, sino también protejan los
documentos. Cada vez hay más documentación.
Es necesario que se valore la tarea archivística,
tendiendo a su mayor difusión y concientización de
la población y autoridades sobre su importancia.

16. O Es importante la constante capacitación del
archivólogo. Promover un diálogo fluido entre
Informático-Administrador-Archivólogo.
O La tecnología potencia y acerca el archivo a los
usuarios, no quita la fuente laboral.
O La Informática - usuarios: creemos que acerca
con otras herramientas. Electrónicos: al archivo y
al usuario agilita tiempo en las búsquedas.
.

17. A pesar de los medios electrónicos "siempre
termina en papel" toda la documentación. La
información debe ser administrada y controlada
con criterios archivísticos, algo que el informático
no maneja. La informática es una de las
herramientas, que permite organizar la
información para luego recuperarla.
Al aumentar los soportes se incrementa el trabajo
del archivólogo, teniendo que adquirir
conocimientos en otras áreas: por ejemplo
informática. Se requiere una legislación que
respalde y de legitimidad a la tarea del archivólogo

18. Legislación Profesión de
Archivólogo en Panamá

19. Actualmente en Panamá la profesión de archivología
esta regulada por la Ley N°39 del 2 diciembre del
2014 "Que regule el ejercicio de la profesión de
Archivólogo y dicta otras disposiciones“.
La ley es un reconocimiento a la labor profesional que
han venido desempeñando estos servidores públicos
por muchísimos años en nuestro país en materia de la
administración tecnológica de la documentación de
papel y digital.

20. Según la Ley 39 del 2 diciembre del 2104 que
regula esta profesión determina las funciones que
debe ejercer un Archivólogo:
O Aplicar la metodología archivística tanto en las
instituciones públicas y privadas para garantizar:
la ordenación de los archivos que comprenden
los procesos de la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la
recuperación y el uso de las tablas de valoración
y retención documental en sus distintos soportes.

21. O La producción, identificación, organización,
clasificación, descripción, selección, valoración,
diagnóstico, conservación y custodia de
documentos y en general, todas las actividades
que propenden por el desarrollo de la gestión
documental.
O Recibe el documento para archivar o digitalizar,
crea las carpetas tradicionales o electrónicas en
el programa de computación donde va a ser
archivado el material de papel, multimedia o
digital.

22. O Digitaliza mediante equipos informáticos todos los
documentos de archivos de las instituciones o de
las empresas.
O Garantiza la seguridad de almacenamiento
tecnológico de los documentos mediante
herramientas emergentes.

23. O Crea reglamentos internos para el mejor
funcionamiento de la gestión documental.
O Ejerce la docencia, la investigación científica,
organización de conferencias, seminarios y
congresos, asesoría en proyectos en el área de
archivística que se complementan de manera
interdisciplinaria con otras profesiones.
Estas son algunas y otras mas funciones
establecidas por esta ley.

24. Día del Archivólogo en
Panamá
Se declara dentro de esta Ley Nº 39 el 14 DE
DICIEMBRE de cada año como Día del
Archivólogo, con el objetivo que a nivel
gubernamental las distintas entidades públicas
desarrollen actividades académicas, científicas y
tecnológicas para resaltar la importancia de la
Profesión de Archivólogo en Panamá.

25. Fin