ppm primavera

1. Cliente externo e interno:
Gestión de los interesados a través
de la plataforma Primavera Web Accessde la plataforma Primavera Web Access
Ing. Jeancarlo Durán Maica (Perú)
Planicontrol SAC
Ing. Rodrigo Lara (Chile)
Cima Project Management

2. Acerca del Autor
Ingeniero Civil de la UPC, PMP® certificado
por el PMI, primer peruano certificado
Earned Value Professional EVP™ por AACE
International y segundo peruano certificado
Primavera P6 EPPM Implementation
Specialist por Oracle University. Ha realizado
estudios en la Universidad Anhembi Morumbi
de Sao Paulo, Brasil y estudios dede Sao Paulo, Brasil y estudios de
especialización en dirección de Proyectos y
manejo de Primavera P6 en Perú, Chile y
Estados Unidos.
Actualmente, se desarrolla como Jefe de
Planificación y Control de
proyectos en Obrainsa y es catedrático de la
Universidad Peruana de Ciencias
Aplicadas en la facultad de Ingeniería Civil
Ing. Jeancarlo Durán Maica,
PMP®, EVP™,
Oracle P6 EPPM Certified
Implementation Specialist

3. Acerca del Autor
Ingeniero Civil de la Universidad Católica de
Chile, certificado Primavera P6 EPPM
Implementation Specialist por Oracle
University desde el año 2010.
Relator de los cursos Primavera P6 Básico,
Primavera P6 Avanzado, Administración de
Primavera P6 y Análisis de Datos con
Primavera Web Access.Primavera Web Access.
Actualmente, se desarrolla como Gerente
del área de Capacitación de CIMA Project
Management.
Ing. Rodrigo Lara Lema,
Oracle P6 EPPM Certified
Implementation Specialist
desde 2010.

4. Agenda
• Introducción
• Diferencias con la 4ta. edición
• Gestión de los Interesados del Proyecto
– Identificar a los interesados
– Planificar la gestión de interesados– Planificar la gestión de interesados
– Gestionar el compromiso de los interesados
– Controlar el compromiso de los interesados
• Conclusiones y Lecciones Aprendidas

5. Introducción
¿Cuáles son las variables a controlar en un proyecto?
Costos – Tiempo – Desempeño
Uno de los factores claves para el éxito de un proyecto esUno de los factores claves para el éxito de un proyecto es
el relacionado al aspecto humano.

6. Introducción
¿Por qué es importante el aspecto humano?
IMPACTO POSITIVO
IMPACTO NEGATIVO
CLIENTE
EXTERNO / INTERNO
PROYECTO
IMPACTO POSITIVO
IMPACTO NEGATIVO
IMPACTO NEGATIVO

7. • Interesados del Proyecto son
– Sponsor
– Clientes y Usuarios
– Vendedores
Introducción
– Socios comerciales
– Grupos en la Organización
– Administradores Funcionales
– Otros: Gobierno, Entidades Financieras, Consultores,
etc.

8. Los interesados del proyecto (Stakeholders), son aquellos
que deben ser gestionados de manera óptima para
mantener una comunicación efectiva de acuerdo a sus
expectativas.
En términos sencillos, pueden describirse como:
Introducción
En términos sencillos, pueden describirse como:
• Toda persona, grupo u organización…
• Que pueda afectar o ser afectado…
• De manera positiva o negativa…
• Por las acciones, objetivos o políticas de un proyecto.

9. • La gestión de los interesados puede llevarse a
cabo en forma manual o con el soporte de un
sistema informático que facilite su
comunicación, participación y visibilidad del
proyecto.
Introducción
proyecto.

10. Introducción
• El PMI enfatiza la importancia del aspecto humano y ha
decidido generar una nueva área de conocimiento.
LA GESTION DE LOS INTERESADOS
“La gestión de los interesados incluye los procesos“La gestión de los interesados incluye los procesos
requeridos para identificar personas, grupos u
organizaciones que pueden impactar o ser impactados por
el proyecto, analizar las expectativas de los interesados y
su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de
gestión apropiadas para el lograr el compromiso efectivo de
los interesados en las decisiones y ejecución del proyecto.”
(PMBoK, 2013, p 391).

11. • La presente ponencia explica el nuevo orden
del conocimiento y cómo puede ponerse en
práctica con una herramienta tecnológica,
considerando:
es dueño del
Introducción
– El cliente externo (o principal), que es dueño del
proyecto, espera retornos positivos del proyecto.
– El cliente interno (o patrocinador del proyecto), que
es quien ha designado al gerente de proyecto y
espera resultados satisfactorios de éste.

12. Agenda
• Introducción
• Diferencias con la 4ta. edición
• Gestión de los Interesados del Proyecto
– Identificar a los interesados
– Planificar la gestión de interesados– Planificar la gestión de interesados
– Gestionar el compromiso de los interesados
– Controlar el compromiso de los interesados
• Conclusiones y Lecciones Aprendidas

13. Gestión de los Interesados
Secciones de la 4ta Edición Secciones de la 5ta Edición
10.1
Identificación de Interesados
13.1
Identificación de Interesados
Diferencias con PMBoK 4ta Edición
Identificación de Interesados Identificación de Interesados
13.2
Planificación de la Gestión de Interesados
10.4
Gestionar las Expectativas de los
Interesados
13.3
Gestionar el Compromiso de los Interesados
13.4
Controlar el Compromiso de los Interesados

14. Gestión de los Interesados

15. Agenda
• Introducción
• Diferencias con la 4ta. edición
• Gestión de los Interesados del Proyecto
– Identificar a los interesados
– Planificar la gestión de interesados– Planificar la gestión de interesados
– Gestionar el compromiso de los interesados
– Controlar el compromiso de los interesados
• Conclusiones y Lecciones Aprendidas

16. 13.1
Identificación de Interesados
• Es crítico para el éxito del proyecto
identificar a los interesados en las etapas
tempranas del proyecto, analizar los
niveles de interés, sus expectativas
individuales, así como su capacidad deindividuales, así como su capacidad de
influencia en el proyecto.
• Es necesario analizar el impacto potencial
que cada interesado puede generar, y
clasificarlos para definir una estrategia
adecuada a utilizar con cada uno de ellos.

17. 13.1
Identificación de Interesados
• Es importante priorizar los grupos de
interesados para asegurar un uso
eficiente de esfuerzo para comunicar y
gestionar sus expectativas.gestionar sus expectativas.

18. • Agrupa los interesados de
acuerdo a su autoridad
(“poder”) y su
preocupación (“Interés”)
por los resultados del
proyecto
13.1
Identificación de Interesados
proyecto
– HH : Manejar de Cerca
– HL : Mantener Satisfecho
– LH : Mantener Informado
– LL : Monitorizar

19. • Positivos
– Dueño (HH)
– Patrocinador (HH)
– Presidente de la región (HH)
– Gremio de trabajadores (LH)
Policía de la zona (LH)
13.1
Identificación de Interesados
– Policía de la zona (LH)
• Negativos
– Líder de la comunidad (HL)
– Representantes
Medioambientales (LL)
– Alcalde de la localidad (HL)
– Comunidades vecinas (LL)

20. 13.1
Identificación de Interesados
• Cuadrantes Superiores corresponden
a los interesados de mayor
influencia sobre el proyecto.
– Superior Izquierdo: Alto poder /
Interés Bajo.
• La estrategia: Satisfacer sus
necesidades y expectativasnecesidades y expectativas
• Objetivo: Trasladar su compromiso
actual y llevarlo al compromiso
deseado para el proyecto.
– Superior Derecho: Gran poder y Alto
Interés
• Estrategia: Manejarlos de manera
muy cercana
• Objetivo: Incrementar su apoyo a
favor del proyecto.

21. 13.1
Identificación de Interesados
• Cuadrantes Inferiores, son
interesados de menor influencia.
Según el autor portugués Ricardo
Vargas:
– Inferior izquierdo : definidos como los
“consume-tiempo”
• Tienen poco interés o están en• Tienen poco interés o están en
desacuerdo con el proyecto.
• Monitorear a estos interesados sin
gastar esfuerzo en ellos.
– Inferior Derecho : definidos como los
“animadores”
• Demuestran alto interés pero que
tienen poco poder de influencia.
• Se debe mantener informados a
estos interesados para no perder
su apoyo.

22. • La salida más importante de este proceso es el
registro de interesados. Este registro debe
incluir la siguiente información:
– Identificación: Nombre, Rol, Organización, Datos de
Contacto
13.1
Identificación de Interesados
Contacto
– Información de evaluación: Requerimientos,
Expectativas, Influencia potencial en el proyecto.
– Clasificación del interesado: Interno/Externo, A
favor/Neutral/En contra

23. • Registro de los interesados
Registro de los interesados
Nombre: Ricardo Malantino
Rol: Presidente Regional
13.1
Identificación de Interesados
Organización: Estado Peruano
Expectativas: Aumentar recaudación de canon minero en la región
Influencia en proyecto: Encargado de dar aprobación para inicios de trabajos
Clasificación: Externo, A favor
Estrategia: Constante comunicación del proyecto, mantener apoyo

24. 13.1
Identificación de Interesados

25. 13.1
Identificación de Interesados

26. 13.1
Identificación de Interesados

27. Agenda
• Introducción
• Diferencias con la 4ta. edición
• Gestión de los Interesados del Proyecto
– Identificar a los interesados
– Planificar la gestión de interesados– Planificar la gestión de interesados
– Gestionar el compromiso de los interesados
– Controlar el compromiso de los interesados
• Conclusiones y Lecciones Aprendidas

28. ¿Por qué planificar la gestión?
• En términos simples, porque necesitamos un plan claro
y aplicable que nos permita interactuar con las partes
interesadas del proyecto y lograr apoyo e interés en
13.2
Planificar la Gestión de los Interesados
interesadas del proyecto y lograr apoyo e interés en
proyecto

29. • Desarrollar las estrategias apropiadas para obtener el
compromiso efectivo de los interesados a lo largo del
proyecto
• Se debe basar en el análisis de sus necesidades,
intereses y el impacto potencial que puedan generar
13.2
Planificar la Gestión de los Interesados
intereses y el impacto potencial que puedan generar
sobre el éxito o fracaso del proyecto.
Matriz de evaluación de compromiso de los interesados
Interesado Inconsciente Resistente Neutral Apoyador Líder
Interesado 1 Actual [A] Deseado [D]
Interesado 2 [A] [D]
Interesado 3 [A] [D]

30. • El plan puede ser formal o informal, altamente
detallado o ampliamente esbozado, basado en las
necesidades del proyecto.
13.2
Planificar la Gestión de los Interesados

31. Agenda
• Introducción
• Diferencias con la 4ta. edición
• Gestión de los Interesados del Proyecto
– Identificar a los interesados
– Planificar la gestión de interesados– Planificar la gestión de interesados
– Gestionar el compromiso de los interesados
– Controlar el compromiso de los interesados
• Conclusiones y Lecciones Aprendidas

32. • El beneficio principal de este proceso es que permite al
Project Manager incrementar el apoyo y minimizar la
resistencia al cambio de los interesados
• Permite asegurar que los interesados entiendan claramente
13.3
Gestionar el Compromiso de los Interesados
• Permite asegurar que los interesados entiendan claramente
los objetivos del proyecto, metas, beneficios y riesgos.

33. • El Project Manager aplica habilidades interpersonales para
manejar las expectativas, con habilidades como:
– “Construir confianza” - Resolución de conflictos
– Escucha activa - Superar resistencia al cambio” (PMBOK, 2013, 407)
13.3
Gestionar el Compromiso de los Interesados

34. Agenda
• Introducción
• Diferencias con la 4ta. edición
• Gestión de los Interesados del Proyecto
– Identificar a los interesados
– Planificar la gestión de interesados– Planificar la gestión de interesados
– Gestionar el compromiso de los interesados
– Controlar el compromiso de los interesados
• Conclusiones y Lecciones Aprendidas

35. • Una herramienta para controlar el compromiso
consiste:
“13.4.2.1 Sistema de gestión de la Información
13.4
Controlar el Compromiso de los Interesados
Provee de una herramienta estándar para que el gerente de proyecto
pueda capturar, almacenar y distribuir información a los interesados
acerca del costo, progreso del cronograma y desempeño del proyecto.”
(PMBOK, 2013, p 412)

36. • La ventaja de un sistema de gestión de la
información es:
– Tomar acciones correctivas en forma temprana
13.4
Controlar el Compromiso de los Interesados
– Tomar acciones correctivas en forma temprana
– Mantener informado a los interesados
– Validar el cumplimiento de las expectativas.

37. • Con Primavera se pueden gestionar los Temas
(Issues) de acuerdo a:
– Estado de completitud (abiertos, cerrados, tratados)
13.4
Controlar el Compromiso de los Interesados
– Estado de completitud (abiertos, cerrados, tratados)
– Resúmenes detallados de las acciones tomadas
– Documentos o enlaces a otro tipo de documentos
empresariales
– Categorías que permitan calificarlos de acuerdo a
algún criterio importante.

38. • Junto con los Issues, se pueden establecer
ciertos Umbrales (Thresholds) que gatillen
nuevos temas que son relevantes de acuerdo a
los requerimientos particulares de cada
interesado, como pueden ser
13.4
Controlar el Compromiso de los Interesados
interesado, como pueden ser
– Desviaciones de plazo o de costo
– Desviaciones sobre indicadores globales del
proyecto.
– Desviaciones en fechas

39. 13.4
Controlar el Compromiso de los Interesados

40. 13.4
Controlar el Compromiso de los Interesados

41. Agenda
• Introducción
• Diferencias con la 4ta. edición
• Gestión de los Interesados del Proyecto
– Identificar a los interesados
– Planificar la gestión de interesados– Planificar la gestión de interesados
– Gestionar el compromiso de los interesados
– Controlar el compromiso de los interesados
• Conclusiones y Lecciones Aprendidas

42. Conclusiones
• El factor humano es un punto clave para el
éxito del proyecto
IMPACTO POSITIVO
IMPACTO NEGATIVO
• Los impactos sobre los interesados o sobre el
proyecto pueden ser positivos o negativos
CLIENTE
EXTERNO / INTERNO
PROYECTO
IMPACTO POSITIVO
IMPACTO NEGATIVO

43. Conclusiones
• El registro de los interesados permite obtener
generar un plan de acuerdo a los intereses y
poder sobre el proyecto
• De acuerdo a ese plan, se pueden utilizar
herramientas tecnológicas que apoyen el
proceso

45. Información de contacto
Jeancarlo Durán Maica
• Compañía: Planicontrol / Obrainsa
• Teléfono: 992775206
• Email: jeancarlo.duran@planicontrol.com.pe
Rodrigo Lara Lema
• Compañía: CIMA Project Management
• Teléfono: (+56 2) 2376 4490
• Email: rlara@cimapm.com

46. Preguntas y
respuestas

48. • Proyecto de ampliación de planta minera en la
sierra del Perú.
1. Listar los interesados claves del proyecto (Positivos
y Negativos).
2. Analizar el impacto potencial de cada interesado
Conclusiones: Taller
2. Analizar el impacto potencial de cada interesado
(alto/bajo).
3. Establecer malla poder/interés para priorizar
interesados.
4. Definir estrategia adecuada a utilizar con cada uno
de ellos.
5. Salida clave del proceso: Registro de interesados.