. bonilla, c. la comunicación, función básica de las relaciones públicas.

1. 2.- SISTEMA ORGANIZACIONAL
En la actualidad, prácticamente todas las actividades que realiza el ser humano se enmarcan dentro de las
organizaciones: éste forma parte de una familia, estudio en una escuela, trabaja para alguna empresa o
dependencia oficial, se divierte en algún club, deportivo, es integrante de algún grupo teatral, etc. Por
ello White lo definió como el “hombre organización”.
Drucker afirmaba que la organización es el fenómeno social más representativo de la era que nos ha
tocado vivir. La importancia de las organizaciones en el desarrollo de la actividad humana motivó la
elaboración de teorías que se definen y clasifican con fines de estudio.
2.1.- CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
El término organización proviene del griego organón, que significa instrumento; por lo tanto
etimológicamente podemos considerar a la organización como un medio para hacer algo. Si tenemos en
cuenta su relación con el término organismo, identificaremos en el la existencia de partes y funciones
diversas que se coordinan para desarrollar una tarea o un fin común. La teoría de sistemas considera a la
organización como un conjunto de roles interrelacionados, en los cuales incide un mecanismo de control.
En el concepto organización se identifican los siguientes elementos: el ser humano la realización de
actividades, la división del trabajo o especialización, el intercambio de información, la jerarquización y los
objetivos comunes.
Las organizaciones, como los organismos, siguen un proceso de nacimiento o constitución, estructuración
o desarrollo, consecución de objetivos y desaparición. El tiempo de duración de cada una de estas etapas,
así como el del proceso mismo, es variable. La organización actual, por ejemplo data de siglos.
Con los elementos anteriores podemos definir a la organización como un sistema social en el que la acción
coordinada y la interrelación de individuos conducen, mediante la división del trabajo, la consecución de
fines comunes.
2.2.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN
La interrelación de individuos en los organismos puede obedecer a la estructura formal interna o darse
espontáneamente. La interrelación formal está indicada en los manuales de organización y en los
organigramas, mientras que la informal se produce entre las mismas personas integrantes de la
organización, pero al margen de los roles que desempeñan dentro de ella. Los tipos de organización se
determinan en función de las formas de estructuración ya mencionadas.
Existen organizaciones formales e informales: las primeras poseen un sistema de división del trabajo que
da como resultado su estructura formal; es decir, las actividades son conscientemente coordinadas para
conseguir un objetivo predeterminado.
La organización formal implica que las personas integradas a ella sean capaces de comunicarse entre si,
estén dispuestas a actuar y participen con un propósito común. En este tipo de organización están
presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la delegación de actividades y de
responsabilidad, la dirección y los mecanismos de control.
Las organizaciones informales nacen del agrupamiento espontáneo de los individuos que pertenecen a una
organización formal. Este agrupamiento obedece a motivos diferentes a las actividades de trabajo. En la
organización informal se desarrollan actividades que carecen de un propósito consciente de grupo, aun
cuando las mismas contribuyan posiblemente a la consecución de resultados comunes que no se
determinaron previamente. El comportamiento de la gente es espontáneo, la interrelación es voluntaria y
con las personas que se elija. Por el contrario, en la organización formal no hay la posibilidad de elegir a
las personas ni el momento para interactuar con ellas.

2. Las características de la organización informal facilitan la comunicación entre las personas y propician la
creación de grupos. Por ello, la organización informal retiene el poder, lo cual influye decisivamente tanto
en al eficiencia como en la productividad.
2.3.- OBJETIVOS DE LAS ORGANIZACIONES
Una de las principales características de las organizaciones formales es que se constituyen con un
propósito. Todas las acciones que se desarrollan dentro de una organización están orientadas, directa o
indirectamente, a la consecución de este propósito. Para ello, las organizaciones se fijan objetivos
organizacionales.
Los objetivos organizacionales se dividen en: económicos, de servicio, sociales y técnicos.
a).- Objetivos Económicos
- Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la inversión
colocada.
- Cubrir los pagos por intereses a acreedores, sobre préstamos concedidos.
- Retribuir a los trabajadores en forma justa con prestaciones y utilidades por los servicios prestados.
b).- Objetivos de Servicio
- Satisfacer las necesidades de los usuarios, agremiados o consumidores, con bienes o servicios de calidad
en las mejores condiciones.
c).- Objetivos Sociales
- Producir para satisfacer necesidades de la comunidad.
- Aumentar el nivel económico de una región al consumir materias primas y servicios y crear fuentes de
empleo.
- Contribuir para el sostenimiento de los servicios públicos, mediante el pago de impuestos.
- Mantener informada a la opinión pública sobre asuntos de interés general.
- Propiciar el desarrollo de una comunidad, desarrollando acciones para integrar los intereses legítimos de
la misma con los de la organización.
d).- Objetivos Técnicos
- Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas modernas en cada una de las
áreas de la organización, para coadyuvar así al logro de los demás objetivos.
2.4.- FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES
Para cumplir con sus objetivos, que justifican su razón de ser y su creación, las organizaciones emplean
una serie de elementos que, conjugados armónicamente, contribuyen para este fin. Estos elementos se
conocen como recursos y se clasifican en: materiales, técnicos humanos y financieros.

3. - Los recursos materiales.- son los bienes tangibles propiedad de la organización, desde edificios,
instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos y herramientas, hasta materias primas, productos en
proceso y productos terminados.
-Los recursos técnicos.- son los bienes tangibles e intangibles propiedad de la organización, que sirven
como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación de recursos materiales y humanos. Tales
recursos pueden ser sistemas de producción, de ventas, de finanzas, etc. , así como patentes y fórmulas
en general.
-Los recursos humanos.- constituyen un elemento trascendental para la existencia de la empresa, ya
que de ellos depende el manejo y el funcionamiento de los demás recursos. Poseen característica como
posibilidad de desarrollo, ideas, creatividad, imaginación, sentimientos, experiencia, habilidades, que los
diferencias de los demás recursos.
-Los recursos financieros.- son los elementos monetarios propios o ajenos con que cuenta la
organización, y que resultan indispensables para la ejecución de las decisiones. Son recursos propios el
dinero, las acciones y utilidades. Los recursos ajenos se conocen como: préstamos de acreedores, y
proveedores, créditos bancarios o privados y emisión de valores (bonos, cédulas, etc.).
Los recursos de la organización se coordinan para realizar actividades enfocadas a la consecución de los
objetivos organizacionales.
Del agrupamiento de actividades relacionadas con un mismo fin, surgen las funciones de la organización,
conocidas como “áreas de actividad” o “áreas de responsabilidad”.
Las funciones que realizan las organizaciones pueden identificarse en la clasificación de las funciones de la
empresa, elaborada por Fernando Rodarte.
Dentro de las organizaciones formales, independientemente del giro, magnitud u objetivos, se desarrollan
funciones específicas, administrativas y orgánicas.
Las funciones específicas.- constituyen el conjunto de actividades en que se subdivide el trabajo propio
de la organización, para la consecución de sus objetivos. Estas funciones deben estar regidas por las
funciones administrativas.
Las funciones específicas agrupan las siguientes:
- Financiamiento.
- Producción.
- Contabilidad.
- Contraloría.
- Ventas.
- Mercadotecnia.
Las funciones administrativas.- constituyen el conjunto de normas, procedimientos y programas,
sistemas, métodos y medios de control que rigen a todas las funciones de la empresa. Dan forma y dirigen
permanentemente tanto a las funciones específicas como a las orgánicas, mediante el proceso
administrativo. En su conjunto, estas funciones con forman el proceso administrativo; son las
siguientes:

4. - Planeación.
- Organización.
- Dirección.
- Control.
Las Funciones orgánicas.- constituyen el conjunto de actividades que formalizan la creación legal de la
organización, confirman su razón de ser al señalar su finalidad en el entorno socioeconómico y/o político.
La enmarcan en su contexto, regido por normas legislativas y administrativas. Establecen las bases para el
buen entendimiento, la sana convivencia dentro de la organización y la integración a la misma de todos
sus recursos humanos. Promueven la solidaridad de propios y extraños con la organización, para
conseguir un apoyo constante, tanto interno como externo. Las funciones orgánicas son las
siguientes:
- Función socioeconómica.
- Función Jurídica.
- Función de Relaciones Industriales
- Función de Relaciones Públicas
1.3. Importancia De La Comunicación De En Las Organizaciones:
La mayor parte de la actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, en cualquiera de sus
cuatro niveles: intrapersonal, interpersonal, grupal o colectiva. La mayoría de nuestros actos cotidianos
son actos de comunicación; gracias a ésta nos relacionamos con los individuos o grupos que integran
nuestro entorno, para cumplir diferentes fines.
Cuando el hombre, como ser racional, descubrió la necesidad de actuar en conjunto para desarrollar
tareas que requerían una fuerza mayor a la de un individuo, recurrió a la comunicación para coordinar las
actividades de varias personas.
La caza del gigantesco mamut constituye un ejemplo de la suma del esfuerzo de varios individuos para
conseguir un propósito común. Si no hubiera existido comunicación en ese esfuerzo conjunto, no se
habrían coordinado las actividades y seguramente el enfrentamiento de la fuerza de un hombre contra la
de un mamut habría producido resultados diferentes a los conocidos.
Así, podemos inferir que coordinar la acción conjunta, en todos los ámbitos, se debe a los procesos de
comunicación que se producen entre los protagonistas de dicha acción. En el ejemplo de la cacería del
mamut el proceso comunicativo resulta simple en apariencia, ya que seguramente sólo requería de
señales entre los cazadores.
Cuando el hombre sedentario evoluciona y crea otro tipo de organizaciones, requiere, por lo tanto,
diferentes medios para comunicarse y coordinar sus actividades. En la medida en que las relaciones se
tornan más complejas, surge la necesidad de contar con medios de comunicación adecuados para el nivel
de desarrollo de esas relaciones.
En este contexto se ubica el impresionante desarrollo de los medios al servicio de la comunicación, que
permiten enlazar a individuos de todo el mundo en pocos segundos. La tecnología desarrollada por el
hombre se ha incorporado con éxito a la difusión de mensajes, y ahora es posible que éstos recorran el
mundo con una velocidad imposible de imaginar hace apenas unos años.

5. Sin embargo, a este importante desarrollo tecnológico, a su aplicación en los medios de comunicación ya
la cada vez más compleja actividad humana, no ha correspondido la evolución de los procesos de
comunicación dentro de las organizaciones. Paradójicamente, aun cuando se cuenta con avanzados
medios de comunicación, el hombre actual llega a estar "incomunicado". El avance de los medios de
comunicación no ha sido paralelo al avance del contenido de los mensajes, al tratamiento de los mismos,
a los sistemas de proceso de información ni a la adecuación de la información para satisfacer las
necesidades de la sociedad.
En el ámbito organizacional, el desarrollo de la comunicación no ha sido simultáneo al avance y la
complejidad de las organizaciones, este último elemento dificulta, hoy en día, los procesos de
comunicación dentro de las mismas, a pesar de que tales procesos resultan de vital importancia para la
consecución de objetivos.
1.3.1 LA COMUNICACIÓN, FACTOR DINÁMICO DE LAS ORGANIZACIONES
En el capítulo anterior se identificó a la organización como un sistema social donde la acción coordinada y
la interrelación de individuos constituyen factores fundamentales para la consecución de objetivos
comunes.
Por otra parte, en la introducción de este capítulo se señala que la coordinación de actividades sólo es
posible si existe la comunicación. Si las organizaciones han sido creadas para alcanzar fines y esto sólo se
logra mediante la acción coordinada, entonces la comunicación destaca como un elemento fundamental
dentro de las organizaciones, ya que propicia la coordinación de actividades entre los individuos que
participan en las mismas.
A pesar de la innegable importancia que reviste la existencia de un flujo eficaz de comunicación dentro de
cualquier tipo de organización, el desarrollo de los sistemas comunicativos organizacionales no ha
correspondido a la evolución de la organización misma. Se dice que el error de la organización moderna
consiste en no haber valorado a tiempo la comunicación.
Incorporar el proceso comunicativo como función dentro de las organizaciones es un hecho reciente;
inclusive, actualmente existen empresas e instituciones de importancia que aún no incluyen en su
estructura orgánica un área o departamento dedicado a optimizar los flujos de comunicación tanto interna
como externa entre la organización y las personas o grupos con los que está vinculada.
Lo anterior ha ocasionado que se destinen recursos limitados para las actividades de comunicación; así, el
desarrollo de los sistemas de comunicación organizacionales no ha avanzado a la par con el de los
sistemas mercadológicos, administrativos, de ventas o de producción, por mencionar algunos ejemplos.
No obstante, se empieza a crear conciencia en las organizaciones acerca de la importancia que reviste
contar con una buena comunicación en todos los niveles y direcciones. Esto es resultado de los logros
obtenidos por los pioneros de la comunicación organizacional, quienes han demostrado que la
optimización de los procesos comunicativos incide de manera importante en la productividad y en el logro
de la solidaridad de propios y extraños con los objetivos organizacionales.
La teoría organizacional y sus diferentes escuelas han concedido relativa importancia al proceso de
comunicación en función de sus enfoques. La escuela clásica de organización (administración científica) no
considera el flujo de comunicación interna como elemento clave para la consecución de objetivos; de
hecho, · sólo lo restringe al plano formal. Para esta escuela, la comunicación es un simple instrumento
para trasmitir órdenes o instrucciones de los niveles jerárquicos superiores a los inferiores; el objetivo
fundamental es lograr obediencia y coordinación para la ejecución del trabajo. De esta forma, se margina
a la comunicación vertical ascendente, a la horizontal y a la informal.
Para la escuela de las relaciones humanas, la comunicación es sólo un instrumento de autoridad dentro
del esquema formal de la organización. Sin embargo, reconoce la existencia de la comunicación informal;
importante flujo de mensajes que se da entre los miembros de una organización, al margen de su
estructura formal. Para esta escuela la motivación humana es un elemento que influye en la producción;
por ello, los propósitos comunicativos en la organización consideran la satisfacción de las necesidades de

6. los trabajadores, la interacción entre los miembros de iguales niveles jerárquicos (comunicación
horizontal) y la participación en la toma de decisiones (retroalimentación).
Por otra parte, la escuela de los sistemas sociales otorga una importancia central a los flujos
comunicativos que se desarrollan dentro de la organización y entre ésta y su entorno. Dicha escuela define
a la organización como un sistema cuyas partes se relacionan entre si y con el medio. Por ello, la
alteración de cualquiera de las partes afecta al todo, la organización funciona como un sistema armónico
gracias a la acción de cada una de sus partes para conseguir un objetivo común. Cuando el
funcionamiento de alguna de esas partes se ve alterado por cualquier circunstancia, el efecto recae en la
totalidad de la organización.
Este concepto de interdependencia determina la importancia de la comunicación dentro de las
organizaciones. En la medida en que se optimicen la comunicación interna y la interrelación con el medio,.
el funcionamiento de cada una de las partes y la organización en general, también se optimizarán. La falta
de información, de coordinación o de motivación incide en forma importante en el funcionamiento de las
organizaciones y son aspectos que se pueden resolver por medio de la comunicación.
Otro aspecto importante dentro de la teoría de sistemas es el que considera a la organización como un
sistema abierto, en continua interacción con su medio. Destaca, además, que ambos elementos se
codeterminan mutuamente; esta interacción se da por medio del flujo comunicativo entre la organización
y aquellas entidades que forman su núcleo de relación dentro del entorno societario.
Es posible afirmar que debido a la importancia que la escuela de los sistemas sociales concede al
adecuado funcionamiento y a la coordinación de actividades de cada uno de los elementos de la
organización, la comunicación tanto interna como externa, formal e informal, horizontal y vertical en
ambas direcciones, constituyen el elemento clave para la buena marcha de la organización.
1.3.2. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE PROCESO DE MENSAJES
El éxito organizacional radica en la habilidad que la propia organización tenga para utilizar sus recursos. Se
ha mencionado en párrafos anteriores que la coordinación de actividades es resultado del uso que hacen
los recursos humanos de los financieros, materiales y técnicos, con miras a la consecución de los objetivos
organizacionales. También se señaló que la coordinación de actividades sólo es posible gracias a la
comunicación.
Dentro del esquema formal de organización están considerados infinidad de procesos, según la magnitud
o giro de la misma. Pero independientemente de su área de actividad o tamaño, en toda organización el
proceso comunicativo ocupa un lugar destacado, ya que actúa como catalizador de las relaciones
personales e institucionales.
La comunicación da vida al sistema organizacional, puesto que constituye el medio para obtener la acción
de todos sus integrantes. El flujo de comunicación interna abarca aspectos como la obtención de
información y la difusión de la misma, para facilitar el proceso de toma de decisiones, la asignación de
tareas y la elaboración y difusión de planes, programas o informes. Constituye un eslabón entre dirigentes
y subordinados, entre decisión y acción.
La comunicación hace posible la búsqueda de soluciones para los problemas que aquejan a la
organización, el establecimiento de relaciones funcionales y no funcionales entre los miembros de la
misma, la exteriorización de inquietudes personales y la manifestación de conflictos e inconformidades, los
rumores, etcétera.
El desarrollo de la mayor parte de las actividades organizacionales involucra procesos de comunicación por
medio de la emisión y la recepción de mensajes. Por ello se identifica a la organización como un sistema
de proceso de mensajes.
Los mensajes se difunden dentro de una organización para conseguir sus objetivos, de acuerdo con
políticas establecidas. El flujo de mensajes internos puede agruparse en las tres categorías de Reddin.

7. Tipos de mensaje
 De tarea: Los mensajes de tarea están relacionados estrechamente con actividades, productos o
servicios que tienen especial interés para la organización. También son considerados en esta
categoría los mensajes para instruir al personal acerca de la forma de realizar su trabajo, puesto
que los mensajes de tarea son todos aquellos que se relacionan con la producción de la
organización.
 De mantenimiento: Los mensajes de mantenimiento ayudan a la organización a seguir con vida.
Aquí se incluyen las órdenes, dictados, procedimientos y controles para facilitar el movimiento de
la organización y con ello la consecución de sus objetivos. Tales mensajes están relacionados con
la realización de la producción, a diferencia de los de tarea, que se relacionan con el contenido de
dicha producción.
 Humanos: Finalmente, los mensajes humanos consideran, en esencia, las actividades,
satisfacción Y realización de los individuos que integran una organización. Toman en cuenta sus
sentimientos, relaciones interpersonales, moral y el concepto que éstos tienen de si mismos.
1.3.3. LA COMUNICACIÓN, CATALIZADOR DE LAS RELACIONES INSTITUCIONALES
Una vez identificada la organización como un sistema de proceso de mensajes donde sus integrantes
interactúan, intercambian información Y desarrollan actividades para hacer posible la consecución de los
objetivos organizacionales, queda claro que el factor dinámico que hace posible esa interacción, esa
coordinación de actividades y ese intercambio de información es la comunicación. Sin un adecuado flujo
de comunicación interna, los individuos que forman parte de la organización no desarrollan
adecuadamente sus actividades Y ello repercute en el logro de los objetivos de la misma.
Por ello, es necesario procurar Y preservar el buen funcionamiento de la comunicación dentro de las
organizaciones, ya que éstas no pueden concebirse aisladas de su entorno .. Así como cada miembro de
una institución o empresa forma parte de ella y su actuación incide en el logro de sus objetivos, la propia
organización, a su vez, forma parte de un macrosistema que es la sociedad; en este contexto, su
actuación también incide en el desarrollo de la sociedad.
Si se ve a la sociedad como un macrosistema y a las organizaciones como parte de éste, es posible
detectar la necesidad de una adecuada comunicación e interrelación entre las organizaciones, para el buen
funcionamiento Y desarrollo de la sociedad. Las organizaciones son sistemas sociales abiertos y complejos
que obtienen energía de cambio, tanto de sí mismos como del entorno, a través de las interacciones que
se establecen en su interior y entre ellas.
La interacción se desarrolla a través de relaciones personales e institucionales; en la medida en que la
comunicación sea efectiva, la interacción lo será también. Aquí es posible identificar la función de la
comunicación como catalizador de las relaciones interpersonales Y entre instituciones, que se dan en el
ámbito organizacional.
La importancia de la interrelación entre individuos Y entre organizaciones fue el elemento que motivó a los
estudiosos de la comunicación a desarrollar teorías en torno al proceso de comunicación interna en las
organizaciones y al que se da entre ellas. Así surge lo que hoy se conoce como comunicación
organizacional, disciplina que proporciona elementos para optimizar el flujo de comunicación
organizacional, tanto interna como externa, y vincularlo a la filosofía y objetivos particulares de cada
institución o empresa.