Manipulación documentos seguridad industrial

20120112 - Administración de Documentos
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
SEGURIDAD INDUSTRIAL EN MANIPULACION DE DOCUMENTOS

FUNDACION SIIGO
http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3.4_proc_adminis_gestion_bienes_ser
vicios/3.%20DOC_ManipulacionDocumentos.pdf
20120112 - Administración de Documentos
FUNDACION SIIGO
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
SEGURIDAD INDUSTRIAL EN MANIPULACION DE DOCUMENTOS
ELABORADO POR:
YESICA ALEXANDRA RUGE LARA
ANDRES DAVID CASTAÑEDA LOPEZ
BOGOTA, 16 DE OCTUBRE DE 2012

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CONTENIDO
Pág.
0. GLOSARIO 1
1. INTRODUCCIÓN 3
2. REQUISITOS 4
3. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACIÓN DE MATERIAL DE ESTANTERÍA 5
4. LIMPIEZA 5
5. ELIMINACIÓN DE GANCHOS METÁLICOS DE COCEDORA 6
6. FOLIACIÓN 6
7. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS
LEGAJADORES 6
8. AGRUPACION DE FOLIOS 6
9. EXTRACCION DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO 7
10. PASAR FOLIOS 7
11. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS 7
12. CONSULTAS 7
13. USO DE CINTAS 8
14. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL 8
15. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACION 8
BIBLIOFRAFIA 9

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Informe seguridad industrial 1
GLOSARIO
Administración de archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas
con la planeación, dirección, organización control, evaluación, conservación,
preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona
o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo,
fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.
Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y series documentales
de un nivel de archivo a otro.
Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para el
movimiento horizontal de los materiales embalados, conservar y transportar material
documental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos ser resistente, proteger y
conservar el producto (impermeabilidad e higiene).
Contenedores: recipiente de carga para el transporte aéreo, marítimo o terrestre. Las
dimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su manipulación.
Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar objetos voluminosos
o pesados.
Unidades de almacenamiento: las unidades de almacenamiento las denominaremos:
 De instalación: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para
archivo.
 Generales: contenedores en los que se almacenan otras unidades ejemplo: una
caja de archivos es una unidad general cuando contiene carpetas.

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 Específicas: carpetas para almacenamiento de folios.
 De agrupación: ganchos legajadores.
Cajas X200: caja para archivo, elaborada en cartón tipo krafft corrugado de doble pared
de calibre de 790 gr; espesor de un 4.1 milímetros aprox. Su construcción debe ser
mixta, es decir que debe ir ensamblado y adherido en una de sus partes, con grafado
intermitente para permitir los dobles del cartón a 180 ° y con grafado sencillo para
permitir los dobles del cartón a 90 °. La caja debe ir con tapa frontal de la ala lateral la
tapa debe ir impresa a una tinta, en color negro llevando el logo de la entidad y un
recuadro para el numero de la caja únicamente. Las medidas de la caja son 21 cms de
ancho y 27 cms de alto.
Cajas X300: caja para archivo, elaborada en cartón tipo krafft de doble pared
(prensado), de medidas aproximadas de 26.5 cm de alto X 41cm de largo X 31 de
ancho.
Carpetas: juego de caratulas y contra caratulas tamaño oficio, elaboradas en cartón de
600 gramos con refuerzo en yute; (debe tener refuerzo para gancho por dentro). Debe
tener impresión a una cara y una tinta color negro con logo de la entidad.
Ganchos legajadores: ganchos plásticos de polipropileno compuestos por 2 piezas,
una de filamento largo, la otra como pisador.

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1. INTRODUCCIÓN
Este informe tiene como propósito, instruir y dar una serie de parámetros para la
correcta manipulación de los documentos. Esto con el fin de aprender todos los
requisitos mínimos que se deben cumplir en la realización de dicho proceso. En la Guía
de manipulación de documentos para los archivos elaborada por la secretaría distrital
de integración social.
Este informe se realizó para poder dar a conocer los diferentes requisitos que se deben
tener en cuenta en el momento de manipular documentos, así mismo aprender de ello y
poner en práctica los reglamentos que se deben tener en cuenta, reglas que aunque sin
conocerlas las aplicamos pero no de forma correcta.

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2. REQUISITOS
2.1 La manipulación de la documentación es una acción que debe ajustarse a los
lineamientos de conservación dados por un conservador y un archivista.
2.2 Durante el procesamiento técnico se debe planear las tareas y los cronogramas
para periodos cortos de tiempo, con el fin de disminuir situaciones de riesgo sobre
documentación, por fuera de sus lugares de almacenamiento.
2.3 Se debe evitar siempre comer, beber o fumar cuando se esté manipulando
documentos, durante cualquier procedimiento: consulta en puesto de trabajo,
procesamiento técnico, limpieza, embalaje, traslado, deposito, recepción, digitalización,
etc.
2.4 El personal debe contar con la dotación, insumos de seguridad industrial, las
unidades de almacenamiento, amoblamiento y sistemas de transporte de documentos
requeridos para la adecuada manipulación de los mismos durante los procedimientos.
2.5 El espacio de trabajo para el desarrollo del procesamiento técnico o consulta de
los documentos, debe contar con: superficies de trabajo amplias de tal manera que
permitan la manipulación holgada de la documentación acorde con el formato,
igualmente debe contar con mobiliario auxiliar para almacenamiento de unidades de
proceso.
2.6 Las superficies deben ser lisas y suaves de manera que se eviten deterioros de
tipo físico causados por abrasión, preferiblemente metálicas inoxidables o de formica
(estas últimas forradas con papel periódico no impreso u otro material que pueda
remplazarlo). Estos materiales permiten fácil limpieza y desinfección.
2.7 Se debe usar bata u overol debidamente apuntado, cofia, guantes de algodón y
tapabocas durante los procedimientos que exijan una manipulación continúa de los
documentos.

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2.8 Cuando la documentación a manipular presente contaminación biológica, y
exceso de polvo es requisito además, el uso de guantes de nitrilo desechables, gafas
plásticas, mascara con filtro para material articulado.
2.9 Lavarse las manos antes y después de manipular la documentación. Resulta una
medida preventiva para la salud del usuario.
3. UBICACIÓN, RETIRO Y REUBICACION DE MATERIAL DOCUMENTAL DE
ESTANTERIA
3.1 Las cajas x 300 deben estar ubicadas en la estantería de acuerdo a su formato
dejando la parte frontal visible hacia la parte externa de la estantería. Las carpetas
deben ser ubicadas en las cajas de forma vertical, con el lomo hacia abajo.
3.2 Para retirar o reubicar la documentación en bandejas o entrepaños situados
fuera del alcance (quinto nivel en adelante, aproximadamente), se debe hacer uso de
escalerillas de dos o más peldaños.
3.3 La documentación o las unidades de almacenamiento (cajas, carpetas, AZ,
libros), una vez retiradas de la estantería, deben ser colocadas sobre mesas,
estanterías auxiliares, o sobre de estibas a 10cm de altura, nunca directamente sobre el
suelo.
3.4 Las unidades de almacenamiento deben ser cogidas con las dos manos en el
momento de retirarlas o reubicarlas en la estantería.
3.5 Las unidades encuadernadas deben retirarse de la estantería, agarrando la parte
central del lomo, con el fin de evitar desgarros en el empaste.
4. LIMPIEZA
La limpieza superficial o la retirada de polvo sin abrasionar las unidades de
almacenamiento, se debe hacer en seco, usando aspiradora con filtro de agua. El

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cepillo, de cerdas suaves, se debe usar desplazándolo en un mismo sentido. Luego se
puede completar la tarea con bayetillas blancas secas.
5. ELIMINACION DE GANCHOS METALICOS DE COSEDORA
Para eliminar los ganchos, se debe usar un quita ganchos, con el cual, se levantan las
puntas del gancho, por la parte posterior del documento, dejándolas en ángulo recto.
Luego, por la parte anterior, con el mismo instrumento, se agarra el gancho y se jala
suavemente hacia afuera.
6. FOLIACION
Se debe enumerar con lapicero de tinta negra estable, en la parte superior derecha del
folio u hoja. No se debe foliar el reverso de la hoja.
7. PERFORACIÓN DE FOLIOS PARA AGRUPACIÓN CON GANCHOS
LEGAJADORES
Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía la regleta de una
perforadora. En caso de perforar varias hojas, la regleta debe estar ajustada para
perforar la parte central respecto a la hoja de mayor formato.
8. AGRUPACION DE FOLIOS
8.1 Para la agrupación de los folios se deben usar ganchos plásticos legajadores de
polietileno. Con el fin de evitar las manchas y deterioros producidos por la oxidación,
cuando se usan ganchos metálicos.
8.2 Evite siempre hacer nuevas perforaciones, durante el re almacenamiento
traspaso de folios perforados, de una carpeta a otra. Independientemente de que los
folios queden agrupados de forma desigual.

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9. EXTRACCION DE FOLIOS DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
Para sacar folios de un expediente agrupado con ganchos, se debe procurar extraerlos
suavemente con ambas manos, en pequeños grupos, con el gancho abierto en ángulo
recto, evitando jalar el folio.
10. PASAR FOLIOS
8
10.1 Los folios se deben pasar tomándolos desde la parte superior o central del
cuerpo del folio, sosteniéndolos con la palma de la mano, sin jalar ni doblar sus bordes.
10.2 Para pasar los folios, evite siempre, usar saliva, agua u otro tipo de sustancias,
recomendadas por el comercio, para untar los dedos. Cuando se requiera, se puede
usar la ayuda de la punta de un borrador de nata o un borrador de lápiz.
11. ROTULACIÓN EN CAJAS Y CARPETAS
11.1 Las cajas X200 se deben rotular sobre la parte frontal de las tapas, o en la parte
frontal de la caja en el caso de X300.
11.2 La rotulación de las carpetas debe hacerse en la parte inferior izquierda de
manera que se pueda consultar el rotulo de la carpeta sin necesidad de sacarla
totalmente.
11.3 La rotulación de cajas y carpetas debe hacerse con rótulos adhesivos blancos
pre impresos, preferiblemente mediante impresoras láser. Cuando la rotulación se hace
a mano se debe usar marcador de tinta negra estable.
12 CONSULTA
12.1 Durante la consulta no se debe apoyar los codos o manos o elementos ajenos
sobre el documento.
12.2 Manipular la documentación siempre con ambas manos, libres de cualquier
elemento corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas.

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12.3 Si la unidad contiene material anexo como planos, mapas o documentos que
sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerla sobre una superficie
horizontal y desplegar el documento anexo sobre esta.
11.4 Una vez consultados los documentos que están doblados, se deben volver a
doblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, que exponga la
documentación a deterioros físico – mecánicos como rasgaduras, roturas o pérdida de
soporte.
11.5. Evitar abrir varios documentos al tiempo.
11.6 Materiales como acetatos, fotografías, negativos, material fílmico y material
digital deben ser manipulados con guantes de algodón color blanco.
13. USO DE CINTAS
Para el caso evitar usar cintas para unir rasgaduras y fragmentos en el soporte de los
documentos. En este caso se debe pedir la ayuda de personal de conservación de
gestión documental para dar las correspondientes indicaciones de uso de materiales de
conservación y métodos de intervención en este tipo de deterioros.
14. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL
14.1 Para el caso del trámite de correspondencia, es indispensable transportar la
documentación en sobres o valijas de material impermeable, con cierre hermético y de
formato mayor al de una hoja oficio.
14.2 Cuando el número de expedientes así lo requiera la documentación debe ser
transportada en canastillas de plástico, y estas ubicadas en carro transportador de
documentos.
14.3 Para transportar planos en un carro transportador, se debe usar como soporte
una superficie flexible, que sirva como auxiliar de manipulación y traslado.
15. IMPRESIÓN Y COPIADO DE DOCUMENTACIÓN

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15.1 Para la impresión y fotocopiado de documentos utilizar papel bond blanco de
75gm/mt2 aprox., con reserva alcalina y tintas negras.
15.2 Se debe evitar hacer fotocopia o digitalización frecuente de los documentos,
pues el calor reseca el papel y deteriora las tintas.
BIBLIOGRAFÍA
GUÍA DE MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOS DE LA
SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
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YESICA ALEXANDRA RUGE LARA
Aprendiz Fundación SIIGO
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ANDRES DAVID CASTAÑEDA LOPEZ
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