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3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3
GESTION DEL PROYECTO

3.2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/...
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Ciclo de Gestión del Proyecto - Fase 1

PREPARACION DE LA EJECUCION

PREPARACION
DE LA
EJECUCION

1
ORGANIZACIÓN
Y
P...
Preparación de la Ejecución

• Organización

– ¿Quién va hacer qué?
– ¿Con quiénes?

• Programación

– ¿Que se va a hacer?...
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ORGANIZACIÓN
1. Estructura organizativa de un
proyecto:
a. Relaciones institucionales

b. Composición interna
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IDENTIFICAR ELEMENTOS Y ACTORES
RELACIONADOS CON EL PROYECTO
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Proyecto y Entorno
Interacciones de la
gerencia

 El cliente-usuario
 La comunidad
 La autoridad
gubernamental
 ...
Definir estrategias y
responsabilidades de Relación:

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Análisis de valor frente a áreas de interés
Expectativa

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Fu...
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Análisis de valor frente
a áreas de interés
Ejemplo
Involucrado

Interés

Expectativa *

Fuerza = Indice

Observacio...
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Mapa de relaciones

 Identificar elementos, actores e
“involucrados”
 Categorizar y priorizar relaciones
 Defini...
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Categorizar y definir:
importancia e intensidad de cada relación
+12

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Proyecto
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Relaciones Estratégicas
de la Gerencia de Proyecto
AUTORIDADES
DE GOBIERNO

FINANCISTA
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UNIDAD
EJECUTORA
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PASOS PARA EL DISEÑO DE LA
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
1. Identificar el trabajo a realizar
(Componentes y Actividade...
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Estructura Analítica del Proyecto
EAP *
PROPOSITO

COMPONENTE 1

ACTIVIDAD 1

Tarea 1

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Organización
Identificación de actividades
Ejemplo: Construcción del Parque Comunal (1/2)
Actividad
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Organización
Identificación de actividades
Ejemplo: Construcción del Parque Comunal (2/2)
Actividad

Hacer hoyos y ...
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ORGANIZACIÓN A PARTIR DE LA
ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO
Ejemplo: Construcción del Parque Comunal
OBJETIVO:
CO...
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ESTRUCTURA DEL PROYECTO
Y RESPONSABILIDADES
Primer nivel

OBJETIVO: CONSTRUCCION PARQUE COMUNAL
Responsable: Gerent...
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Diseño de la organización del proyecto
Principios y requisitos
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Temporal
Flexible y Versátil
Agilidad e...
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Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo
objetivo contractual es Entrega de Componentes
Concepto

Indicado...
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Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo
objetivo contractual es Cumplimiento de Atención
Concepto

Indica...
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Ámbito de control de las Gerencias de Componentes
Concepto
Fin

Propósito

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DE GESTION

Componente 1
Compo...
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MODALIDADES DE ORGANIZACIÓN E
INSERCION INSTITUCIONAL
Dirección Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

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Organización por Proyecto
Dirección Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Asignación de tareas es...
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Organización Matricial
Dirección Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Asignación simultánea de t...
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Organización Interinstitucional
Organismo 1
Organismo 1

Organismo
Organismo2 2

Organismo
Organismoj j

Organismo ...
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CIERRE

Facilidad en el USO vs mejor PROTECCION
de la Información
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- GRACIAS Contacto ponente
Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/DCC

bazurto.jose@gmail.com
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1.2. organizacion proyecto

  1. 1. 1/28 3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3 GESTION DEL PROYECTO 3.2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EGP/EDCC Manta-Ecuador 2013
  2. 2. 3/28 Ciclo de Gestión del Proyecto - Fase 1 PREPARACION DE LA EJECUCION PREPARACION DE LA EJECUCION 1 ORGANIZACIÓN Y PROGRAMACION • Objetivos de la PREPARACION DE LA EJECUCION: – Marcar RUMBO – Fijar PARAMETROS de desempeño – Propiciar CAPACIDAD de ejecución • CARTA DE NAVEGACION: C4 • ORGANIZACIÓN • PROGRAMACION
  3. 3. Preparación de la Ejecución • Organización – ¿Quién va hacer qué? – ¿Con quiénes? • Programación – ¿Que se va a hacer? – ¿Cuánto? – ¿Cuándo? – ¿Con qué? 4/28
  4. 4. 5/28 ORGANIZACIÓN 1. Estructura organizativa de un proyecto: a. Relaciones institucionales b. Composición interna
  5. 5. 6/28 IDENTIFICAR ELEMENTOS Y ACTORES RELACIONADOS CON EL PROYECTO
  6. 6. 7/28 Proyecto y Entorno Interacciones de la gerencia  El cliente-usuario  La comunidad  La autoridad gubernamental  Proveedores  Contratistas y subcontratistas  Interventor (Supervisor)  Consultores  Entidad financieras  Organismos reguladores  Medio ambiente
  7. 7. Definir estrategias y responsabilidades de Relación: 8/28 Análisis de valor frente a áreas de interés Expectativa * Fuerza = Indice 5 * 5 = 25 4 * 4 = 16 3 * 3 = 9 2 * 2 = 4 1 * 1 = 1 Expectativa: apreciación de la importancia que el involucrado le atribuye al área de interés considerada. • Positiva (+) si el involucrado percibe beneficios por parte del proyecto • Negativa (-) si se percibe que el proyecto traslada costos o lesiona intereses Fuerza: Capacidad de influir de alguna forma en el proyecto
  8. 8. 9/28 Análisis de valor frente a áreas de interés Ejemplo Involucrado Interés Expectativa * Fuerza = Indice Observaciones * 4 = 20 Alto interés y apoyo a este objetivo -4 * 4 = -16 Oposición con capacidad e intervenir 1. Incrementada cobertura -2 * 5 = -10 Oposición con alto poder al aumento de cobertura sin contratar más profesores 2. Incrementado valor matrículas +4 * 3 = 12 Hay interés si el incremento del valor significa contratación de más profesores 1. Incrementada cobertura +5 2. Incrementado valor matrículas Padres de familia Profesores
  9. 9. 10/28 Mapa de relaciones  Identificar elementos, actores e “involucrados”  Categorizar y priorizar relaciones  Definir intervenciones y responsables en la gestión de las relaciones  El ML ayuda a identificar relaciones:Finalidad Medios Indicadores Supuestos FinalidadMedios Finalidad IndicadoresSostenibilidad Supuestos Propósito Propósito Supuestos Propósito Finalidad IndicadoresMedios Componentes ComponentesMedios Componentes Propósito Supuestos Actividades Presupuesto Actividades Componentes Fin = Impactos esperados: TerritorioComunidad, Marco institucional Propósito y Componentes: Usuarios Componentes y Actividades: Contratistas Supuestos (actores colaterales, apoyos, oposición)
  10. 10. 11/28 Categorizar y definir: importancia e intensidad de cada relación +12 -20 Proyecto (U.E.) +25 +10 -4 +8
  11. 11. 12/28 Relaciones Estratégicas de la Gerencia de Proyecto AUTORIDADES DE GOBIERNO FINANCISTA / SOCIOS UNIDAD EJECUTORA Gerencia de P. Gerencias de C. CONTRATISTAS, PROVEEDORES INVOLUCRADOS
  12. 12. 13/28 PASOS PARA EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO 1. Identificar el trabajo a realizar (Componentes y Actividades) 2. Agrupar el Trabajo en conjuntos coherentes 3. Definir responsabilidades, delegaciones y autorizaciones (“empowerment”) 4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo 5. Definir inserción institucional
  13. 13. 14/28 Estructura Analítica del Proyecto EAP * PROPOSITO COMPONENTE 1 ACTIVIDAD 1 Tarea 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3 ACTIVIDAD 2 Tarea 2 Tarea 3 * Work Breakdown Structure (WBS)
  14. 14. 15/28 Organización Identificación de actividades Ejemplo: Construcción del Parque Comunal (1/2) Actividad Elaborar plan Adquirir dotación Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M. de Obra Conseguir plantas Hacer drenajes Descripción Actualización del plan, programación, aprobación del presupuesto y autorización de recursos Consecución y transporte de los juegos, implementos y mobiliario para instalar el parque Consecución y transporte de la maquinaria y de las herramientas para las obras Consecución y transporte de los materiales de construcción Reclutamiento, selección y contratación del recurso humano para ejecutar los trabajos Selección, adquisición y transporte de las plantas que serán sembradas en el parque Obras de canalización y desagües del terreno
  15. 15. 16/28 Organización Identificación de actividades Ejemplo: Construcción del Parque Comunal (2/2) Actividad Hacer hoyos y eras Realizar construcción Descripción Apertura de huecos y preparación de eras y canteros para la siembra de plantas Realización de las obras físicas del parque Plantar Siembra de las plantas y configuración de jardines Instalar Colocación e instalación de juegos y mobiliario Realizar promoción Capacitar Realizar acabado Divulgación, convocatoria y activación de mecanismos de participación de la comunidad Diseño, preparación y ejecución de eventos de capacitación para el manejo y cuidado del parque Limpieza, terminado y retoques de las instalaciones
  16. 16. 17/28 ORGANIZACIÓN A PARTIR DE LA ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO Ejemplo: Construcción del Parque Comunal OBJETIVO: CONSTRUCCION PARQUE COMUNAL PREPARACION (*) PLAN RECURSOS E INSUMOS DOTACION CONSTRUCCION JARDINERIA EDUCACION COMUNITARIA OBRAS EQUIPO PROMOCION CAPACITACION PLANTAS DRENAJE PLANTACION CONSTRUCCION MATERIALES MANO DE OBRA INSTALACION ACABADO Combinación de 2 criterios de organización: •Por producto (por componentes) •Funcional (por actividades afines)
  17. 17. 18/28 ESTRUCTURA DEL PROYECTO Y RESPONSABILIDADES Primer nivel OBJETIVO: CONSTRUCCION PARQUE COMUNAL Responsable: Gerente del Proyecto Segundo nivel PREPARACION Responsable: Gerente RECURSOS E INSUMOS Responsable: Secretaria Tercer nivel CONSTRUCCION Responsable: Gerente JARDINERIA Responsable: Jardinero CAPACITACION Responsable: Trabajadora social OBRAS CIVILES Responsable: Maestro Cuarto nivel Los ejecutores del cuarto nivel (actividades básicas) responden ante los asignados como responsables en el nivel inmediatamente superior
  18. 18. 19/28 Diseño de la organización del proyecto Principios y requisitos 1. 2. 3. 4. Temporal Flexible y Versátil Agilidad en la toma de decisiones Énfasis en control de gestión sobre la ejecución contratada 5. Dimensión correspondiente con naturaleza y alcance gerencial
  19. 19. 20/28 Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo objetivo contractual es Entrega de Componentes Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito RESULTADO DE GESTION Componente Actividad Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación
  20. 20. 21/28 Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo objetivo contractual es Cumplimiento de Atención Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin RESULTADO DE GESTION Propósito Componente Actividad Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación
  21. 21. 22/28 Ámbito de control de las Gerencias de Componentes Concepto Fin Propósito RESULTADO DE GESTION Componente 1 Componente 2 Componente n Actividades C1 Actividades C2 Actividades Cn Indicador Verificación Supuesto
  22. 22. 23/28 MODALIDADES DE ORGANIZACIÓN E INSERCION INSTITUCIONAL Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j 1. Organización por Proyecto 2. Organización Matricial 3. Organización Interinstitucional
  23. 23. 24/28 Organización por Proyecto Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto Asignación de tareas específicas al proyecto dentro de la Organización
  24. 24. 25/28 Organización Matricial Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto y de tareas de las Areas Funcionales de la Organización
  25. 25. 26/28 Organización Interinstitucional Organismo 1 Organismo 1 Organismo Organismo2 2 Organismo Organismoj j Organismo Matriz Proyecto Asignación de tareas al proyecto en las Areas Funcionales de los Organismos involucrados o comprometidos, con una Dirección de Proyecto radicada en la institución responsable
  26. 26. 27/28 CIERRE Facilidad en el USO vs mejor PROTECCION de la Información
  27. 27. 28/28 - GRACIAS Contacto ponente Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/DCC bazurto.jose@gmail.com Manta – Ecuador 2013

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