Riesgo institucional

1. )
Personería
Municipal de Cajicá
compiometidos por sus detechos ^apa do Rlesgos Personería Municipal de Cajicá
C ó d i g o
V e r a i ó n
Fecha
PMCP-GC-001
1
Diciembre de 2013
Nombra del Proceso:
Ol^etivo del Proceso:
Todos Los procesos
Mapa de Rlesgos Intituclonal de la Personeria Municipal de d^lcá
P« Probabilidad l> Impacto
Riesgo identificado
Clase
Calificación
Evaluación
Riesgo
Zona de
_We8ao_
Controles Existentes
D e s p u é s de
Controles
Nueva
Evaluación
Zona de
Riesgo
Opciones de
Manejo
Acciones de
Control
Responsable Frecuencia Indicador
DaAodela
documentación a causa
de la humedad
Estratégico,
imagen, legal 5 Extrema
Prtjfeger la documentación
de los posibles daftos que se
puedan presentar Extrema
Reducir el
riesgo, evitar
compartir o
transferir
Solicitar a la
administración la
revisión y
mantenimiento
correctivo de la
construcción
Funcionarlos
P e r s o n e r í a
Municipal Mensual
No.de actividades
ejecutadas/No.
De actividades
Dafk) de la
documentación debido a
la falta de estantería
para soportaría
Estratégico,
imagen, legal 5 Extrema
Ubicar la documentación
protegiéndola Extrema
Reducir el
riesgo, evitar
compartir o
transferir
Compra de
estantería y
ubicación de un
tugar adecuado
para su
protección
Funcionarios
Personeria
Municipal Mensual
No.de actividades
ejecutadas/No.
De actividades
planteadas
Materialización de
riesgos por la falta de
seguimiento a los
mismos
Operativo,
Inrtagen.
financiero,
estratégico Extremo
Hacer seguimiento a los
controles de los riesgos y
iejecutarlos de acuerdo con
sus prioridad Extrema
Reducir ir el
riesgo, evitar
compartir o
transferir
Desarrollar
indicadores y
utüizartos como
entrada para la
toma de
decisiones
Funcionarios
Personeria
Municipal Mensual
Aumentación de
los indicadores y
utilización de la
información para
la toma de
decisiones
Que los productos MECI
no e s t é n actualizados
debido a la utilización
los mismos y revisión
constante
dej Imagen.
Operativo,
Estratégico 5 Extremo
Alimentación de los
indicadores de gestión de los
procesos y del Mapa de
Riesgos 4 Extrema
Redudr Ir el
riesgo, evitar
compartir o
transferír
Desarrollar
indicadores y
utilizarlos como
entrada para la
tomada
decisiones
Funcionarios
P e r s o n e r í a
Municipal Mensual
Alimentación de
los indicadores y
utilización de la
itTformación para
la toma de
decisiones
Por volumen de trabajo
puede demorarse
respuesta a los usuarios Cumplimiento Extrema
Establecer prioridades de
acuerdo con controles de
a n t i g ü e d a d e impacto del
requerimiento 3 Alta
Reducir el
riesgo, evitar,
comparfiro
transferir
Contar con m á s
personal para
poder atender
todas las
solicitudes
Funcionarios de la
Personeria
Municipal Mensual
respuestas dadas
a la comunidad al
mes/numero de
solicitudes
formuladas por la

2. 6
Posible incumplimiento
en tareas por falta de
Recurso Humano
Estratégico,
Imagen y
Cumplimiento 4 5 Extrema
Distritxjción de tareas a todos
los funcionarios, desarrollo
de actividades de atención
directa en todos los casos a
la comunidad por parte del
Personero, desarrollo de
convenios con universidades
; contratar apoyo a la gestión 2 4 Alta
Reducir el
riesgo, evitar,
compartir o
transferir
proyecto al
Concejo a fin de
ampliar el recurso
humano a
servicio de la
personería
municipal de
Cajicá
Funcionarios de la
Personeria
Municipal
Cada tres
meses
No.de personas
contratadas/No.
Oe personas
requeridas
7
Posible incumplimiento
de tareas por falta de
Recursos Financieros
Estratégico,
Imagen y
Cumplimiento 4 5 Extrema
Solicitud apoyo logístico a la
A d m M s t r a c t ó n Municipal 2 4 Alta
Reducir el
riesgo, evitar,
compartir 0
transferir
Adquisición de
nuevos recursos
a fin de poder
cumplir con (os
requerimientos de
la comunidad
Funcionarios de la
Personeria
Municipal
Cada tres
meses
Recursos
adquiridos/recurs
os necesitados.
Cumplimiento de
cronogramas de
trabado
8
Queja ante el Consejo o
Superior por no hatier
allegado soportes de
investigaciiVi solicitada
por entidad de control
debido a que otra
entidad no aporto a la
Personeria la Legal 3 5 Extremo
Estarse comunicando con la
entidad y dejar las evidencias
de las solicitudes 3 3 Alta
Reducir riesgo,
evitar,
compartirte
transferír
Seguimiento y
dejar evidencia
del mismo
Funcionarios
Personeria
Municipal Semanal
Listado de
documentos y
gestiones que
deben ser
tramitados por
otras entidades
9
Vencimiento de
términos de las
comisiones designadas Legal 3 5 Extremo
Revisión de los términos
dados, establecimiento de
tareas y ejecución de las
mismas 1 4 Alta
Reducir el
ríesgo, evitar,
compartir o
transferir
buena relación
con los
proveedores de
información y
Funcionarios de la
Personeria
Municipal Mensual
comisiones
designadas al
mes y estado de
las mismas
10
Apertura de
investigación a los
funcionarios a causa del
envió e x t e m p o r á n e o de
las declaraciones de los
desplazados a Acción
Social Legal 3 5 Extremo
R e c e p c i ó n y envió inmediato
de las declaraciones de los
desplazados de acción
social, lista de chequeo para
evidenciar el cumplimiento 1 4 Alta
Reducir el
ríesgo. evitar
compartir o
transferír
Seguimiento a los
e n v í o s y
reconfimiación de
los mismos
Funcionarios de la
P e r s o n e r í a
Municipal Semartal
D i s m i n t r i ó n d e l
tiempo de envió
de declaraciones
d é l o s
desplazados a
Acción Social
11
Perdida de
documentación a causa
del traslado de
personeria a archivo
central
Estratégico,
imagen, legal 3 5 Extrema
Tomar medidas de protección
e inventario de la
rinciimentación cuando e s
trasladada de un lugar a otro 2 4 Alta
Reducir el
ríesgo. evitar,
compartir o
transferír
Seguimiento y
protección de la
d(K:umentación
durante su
traslado
Funcionarios
Personeria
Munidpal Mensual
Cantidad de
documentación
trasladada sin
i w i g ú n
problema/Cantida
d d e
d o c u m e n ^ d ó n
que debe ser
trasladada
12
Sanciones por no darle
el trámite respectivo a
los procesos
disciplinarios
Legal,
cumplimiento 3 5 Extrema
h n p l e m e n t a d ó n del
seguimiento de los estados
de procesos m e d í a n t e uso de
planilla que esté disponible
por internet, con la protección
que s e a del caso, respecto a
la información 2 4 Alta
Reducir el riego,
evitar, compartir
0 transferir
Establecimiento
de mecanismos
de seguimiento,
estandarizar la
actividad y
reducir tiempos
de respuesta
Funcionarios
P e r s o n e r í a
Municipal Trimestral
Listado estado de
procesos
disdplinarios,
ultima a c t u a d ó n y
fecha de la
próxima

3. 13
Por cuestiones de
tiempo y actividades
tallar a citación del
uzgado
Legal,
Cumplirtíiento 3 5 Extrema
Llevar el aonograma,
priorizar actividades y asistir
puntualmente 2 4 Alta
Redudr el riego,
evitar, compartir
0 transferír
Revisar la
agenda
diariamente y
hacerle el
seguimiento
Fundonarios
P e r s o n e r í a
Munidpal Trimestral
No. De citaciones
a las cuales s e
asistió/No. De
citaciones
programadas
14
Prescripción de ios
Procesos que s e llevan Legal 3 5 Extremo
O r g a n i z a c i ó n de trabajo.
seguimiento al estado de
cada proceso 2 4 Alto
Redudr el
riesgo, evitar,
compartir o
transferir
Compartir
i n f o r m a d ó n con
alertas haciendo
uso de
herramientas de
Internet
Fundonarios
Personeria
Munidpal Mensual
No. De procesos
próximos a
prescrítiir/no.
Total de procesos
15
Falta de atención a los
usuarios durante la
temporada de
vacaciones de las
universidades
Operativo y
Cumplimiento 4 • 4 Extremo
Soporte con los funcionarios
de la Personeria munidpal 3 3
*
AHo
Reducir el
riesgo, evitar,
compartir o
transferir
Buscar celebrar
convenios con
Universidad de
que trabajan tres
semestres por
a ñ o
Funcionaríos
Personeria
Municipal Mensual
Listado de
Universidades
con convenio y
horarios que
manejan
16
Intermitencia en la
prestación del servido
de INTERNET
espedalmente
importante para el
contacto con la unidad
de victimas |3ara la
atención de la potHación
desplazada Tecnológico 3 5 Extrema
Tener medios aWemativos
para la prestación del servicio
de Internet, solicitar a la
Administración revise el tema
y suministre el soporte en
todo momento 1 4 Alta
Reducir el
riesgo, evitar,
compartir 0
transferir
Seguimiento al
internet y reporte
inmediato de su
falla
Funcionaríos
Personeria
Munidpal Manual
No. De reportes
que s e demoran
en ser
remitidos/No.
Total de reportes
enviados
17
Posible d a ñ o s de
equipos por las subida y
bajas de e n e r g í a
eléctrica por falta de
una U P S 0 mecanismo
que proteja los equipos
Tecnológico,
operativo,
imagen, legal 4 4 Extrema
Compra de los equipos que
se requieren a fin de
garantizar el funcionamiento
tecnológico 3 3 Alta
Reducir el riego,
evitar, compartir
0 b'ansferir
Compra y
mantenimiento de
equipos de
protección
Fundonarios
P e r s o n e r í a
Munidpal Semestral
Equipe»
requeridos
compraítos/total
equipos
requeridos
18
Riesgo de
Enfemfiedades
laborales, en especial
aquellas a causa de la
humedad, presencia de
á c a r o s u hongos
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar Mejoras de las
instalaciones físicas de la
entidad 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo,
redudr el riesgo
Vigilanda en
Salud P e r s o n e r í a - A R L Mensual
Ejecución plan de
mejoramiento
elatwado tras
visita de la A R L
19
Posible agresión de un
dudadano descontento
0 que tiene problemas y
se desquita con los
funcionarios de la
entidad
Social, de
Imagen,
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 3 5 Extrema
E s t a d ó n de divisiones que
eviten que los usuarios se
agrupen y no dejen laborar al
funcionario en forma
adecuada 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
reducir el riesgo
C a p a d t a c i ó n a
los funcionarios
en manejo de
situaciones como
éstas
Funcionarios
personería Mensual
No. De personas
que registran
actitudes
hostiles/No. total
de personas
atendidas
20
Presenda de humedad
en la Ofidna de la C a s a
de la Justicia
Seguridad y
Salud
Ocuioadonal 4 3 Alta
Desarrollo de programa de
mantenimiento preventivo y
correctivo de las
instalaciones de la
Personeria 3 2 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el ríesgo
E j e c u d ó n
programas de
mantenimiento
Fundonarios
personería Mensual
No. De
actividades
ejecutadas/No.
De actividades
programadas

4. ^ ) •) )
21
Incidencia del sol en
forma directa sobre
persona y equipos en la
C a s a de la Justicia a
falta de una película en
el vidrio que minimice Operativo 4 3 Alta
Instalación de película en los
vidrios 3 2 bkxterada
Asumir el ríesgo
redudr el ríesgo
q e c u d ó n
programas de
mantenimiento
Funcionaríos
p e r s o n e r í a Mensual
No. De
actividades
ejecutadas/No.
cié actividades
programadas
22
Riesgo de incendio
debido a la presencia de
alta carga combustible,
alfombras, papeles,
muebles etc., en la
Oficina ubicada en la
Alcaldía
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 3 5 Exti-ema
Solicitar la visita de la A R L y
pedir un estudio de puestos
de trabajo, organizar
d o c u m e n t a c i ó n en
archivador, y comprar
extintores que apliquen para
la ofidna 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el riesgo
Tener bakutis de
información en
lugar diferente a
la oficina prindpal
Funcionarios
personeria Mensual
Ejecución plan de
mejoramiento
elaborado h^s
visita de la A R L
23
Falta de cobertura y
a c o m p a ñ a m i e n t o a
algunas de las
entidades que lo
solicitan
Operativo y
Estratégico 3 4 Extrema
Establedmiento de
cronogramas trabajo 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el ríesgo
Desarrollar
actividades
concertadas con
las entidades
Funcionaríos de la
P e r s o n e r í a
Munidpal
Cada
Semesb-e
Cumplimiento de
Cronogramas de
trabajo y listado
de solicitudes
24
No poder satisfacer las
expectativas de !a
comunidad
Estratégico,
Imagen y
Cumplimiento 3 5 Exti'ema
Establedmiento de
cronogramas trabajo,
conbatar personal de apoyo,
celetirar convenios, atender
varios temas
s i m u l t á n e a m e n t e 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo,
reducir el ríesgo
Príorízar las
adividades,
disponer de m á s
personal,
gestionar
recursos
Funcionaríos de la
P e r s o n e r í a
Munidpal
Cada tres
meses
T a b u l a c i ó n de las
encuestas de
s a t i s f a c d ó n
25
Peligro de d a ñ o s a
causa de situaciones de
orden público
Operativo y de
Syso (Seguridad
y Salud
Ocupadonal) 2 5 Exti-ema
Sensibilizadón a la
comunidad sobre el respeto a
los bienes pútilicos 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo,
redudr el ríesgo
Hroieccion a s ios
bienes a b'avés
de c o n t i ^ t a d ó n
de pólizas
integrales de
seguros
Funcionaríos de la
P e r s o n e r í a y la
Alcaldía de Cajicá Anual
Total bienes,
pólizas
contratadas,
amparos y
deducíbles
26
27
rana U B U J I I U U I y
seguimientos a las
personas que son
atendidas en la C a s a de
Justicia,
d e s c o n o c i é n d o s e
número, casos
frecuentes, tramites y
Cumplimiento y
Operativo 5 4 Exti-ema
que por obligación detien ser
diligendadas por tos
estudiantes y revisadas por
su coordinador, entregadas
en la Secretaria de la
Personeria para análisis y
posterior revisión para 3 2 Moderada
Asumir el ríesgo,
redudr el ríesgo
r e v r a i u i i a e i i i c i i f e i i
a estadísticas,
ímplementar
encuesta de
satisfacción al
usuario a fin que
cada uno la
diligende y a s í
F u n d o n a r í o s de la
P e r s o n e r í a
Municipal Mensual
Estadísticas
consolidadas
mensuales, fotos
de evidencia de
trabajo realizado
por estudiantes
28
Inadecuado manejo de
la información.
Imagen y
cumplimiento 3 4 Exti'ema
Aplicación del código de ética
de la Personería,
sensibilizadón a los
funcionaríos sobre el tema 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
reducir el riesgo
Establecer como
un valor
intrínseco a la
organización ta
reserva en la
información
Funcionaríos de la
P e r s o n e r í a
Munidpal Semestral
R e a l i z a d ó n de
capadtadones y
e v a l u a c i ó n de
eticada de las
mismas

5. 29
Inadecuada atención al
usuario, ya por los
funcionarlos que
laboran en la personería
0 por los estudiantes
que apoyan la gestión
Imagen y
cumplimiento 3 4 Extrema
Actualización a ios
funcionaríos en materia de
atención a los usuarios,
desarrollo de estrategas de
solución de conflictos 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo,
reducir el ríesgo
Establecer
encuestas de
satisfacción a los
usuarios,
tabularías y
usarías como
elemento de
entrada para la
toma de
decisiones
Funcionarios de la
P e r s o n e r í a
Municipal Mensual
T a b u l a c i ó n
encuestas de
satisfacción
30
Desconocimiento de la
gestión adelantada por
la P e r s o n e r í a por parte
de la comunidad Imagen 3 4 Extrema
Publicación de la gestión en
la p á g i n a web, carteleras e
integrar noticias en los
posible, a la infonnación que
es remitida por la
Administración Municipal. 1 3
f
Moderada
Asumir el riesgo,
reducir el ríesgo
Medición del
impacto en la
comunidad a
través de
preguntas sotire
información alli
publicada durante
reuniones o en
las visitas que
hacen los
usuarios
Funcionarios de la
Personeria
Municipal Semestral
Piezas
comunicativas y
medición de su
impacto
31
Incumpl'tmiento en la
ejecución de las
capacitaciones a la
Comunicad
programadas por la
Personería
Cumplimiento,
operativo 3 4 Extremo
Control a las acciones
extemas que puedan impedir
la ejecución de dichas
capacitaciones: preparación
del evento con suficiente
antelación. 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
reducir el riesgo
Seguimiento a
controles,
revisión de
cronogramas
Funcionarios de la
P e r s o n e r í a
Municipal Semestral
No. D e
capacitaciones
ejecutadas/No.
De
capacitaciones
programadas
32
Queja del usuario ante
la Procuraduría debido
a que no recibió
respuesta de su
solicitud que formulo
ante la Personería pero
estaba dirigida a otra
entidad Legal 3 5 Extremo
Responder todas las
solicitudes de la comunidad,
hacer el seguimiento
adecuado a la respuesta de
las mismas 1 3 Moderada
Asumir el riego,
reducir el riesgo
Tener el listado
de solicitudes y
revisar que todas
y cada uno han
sido tramitadas y
su trámite se ha
informado al
usuario
Funcionarios de la
Personeria
Municipal Mensual
No. De
solicitudes
respondidas/No.
De solicitudes
formuladas
33
Dificultad de
recuperación de la
infomiación al no tener
implementadas y
actualizadas las tablas
de retención
documental en su
totalidad
Estratégico,
imagen, legal 3 5 Extrema
Contratación de la
actualización e
implementación de las Tablas
de Retención Documental de
la Personeria 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
evitar, compartir
0 transferir
Evidenciar el
grado de avance
en la
actualización e
implementación
de las TRO
Funcionarios
P e r s o n e r í a
Municipal Mensual
No.de actividades
ejecutadas/No.
De actividades
planteadas
34
Perdida de tiempo por
Presencia de casos que
son por temas políticos
y denuncias que no
tienen fundamento
Imagen,
Cumplimiento,
legal 3 4 Extrema
Concientización a las
personas que los casos
denunciados detjen estar
basados en situaciones
reales 2 3 Moderada
Asumir el riesgo,
reducir el riego
Revisión de los
casos y
recolección de
pruebas o desistir
del mismo s e g ú n
el caso
Funcionarios
P e r s o n e r í a
Municipal Semestral
No.de casos sin
fundamento/No,
total de casos
35
lmposit)ilidad de atender
las solicitudes de la
v e e d u r í a
Estratégico,
cumplimiento 3 5 Extrema
Revisión de solicitudes,
investigación y respuesta,
establecer estándares y
buscar disminuir tiempo de
respuesta 2 3 Moderada
Asumir el riesgo,
reducir el riesgo
Hacer
seguimiento junto
con las d e m á s
solicitudes y dar
respuesta
Funcionarios
Personeria
Municipal Mensual
No. De
solicitudes
resueltas/No. De
solicitudes
formuladas

6. 36
Sanciones por no
responder
oportunamente
solicitudes
Legal,
Cumplimiento 3 5 Extrema
Responder acuerdo con el
orden, crear formato que
fundone en internet y al a i a l
tengan acceso todos los
funcionarios a fin que puedan
hacer seguimierrto y actúen. 2 3 Moderada
Asumir el ríesgo,
redudr el riesgo
Hacer
seguimiento junto
con las d e m á s
soTicitudes y dar
respuesta
Funcionaríos
P e r s o n e r í a
Munidpal Mensual
No. De
solicitudes
resueRas/No. De
solicitudes
formuladas
37
No desarrollar
actividades por falta de
tiempo 0 recursos
Imagen,
operativo 3 5 Extrema
Gestionar recursos y apoyo
logístico para la Personeria 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el riesgo
A d í d o n e s
presupuéstales
Funcionarios de la
P e r s o n e r í a
Municipal Mensual
No.Oe
actividades
ejecutadas/No.
De actividades
programadas
38
Desconocimiento a
profundidad del tema de
gestión amt>íentai
Estratégico,
cumplimiento 3 5 Extrema
Capacitar y desarrollar
incentivos para los
funcionarios que mejoren s u
desempef^o en este aspecto 2 3 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el riesgo
Estaren
formación
permanente
sobre el tema
Funcionados de la
P e r s o n e r í a
Munidpal Semestral
No. De
funcionaríos
capacitedos/No.d
e funcionaríos de
la P e r s o n e r í a
39
Riesgo de
Enfemiedades
lalxjrates, en especial
aquellas a causa de la
humedad, presencia de
á c a r o s u hongos
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar Mejoras de las
instaladones físicas de la
entidad 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo.
redudr el riesgo
Vigilancia en
Salud P e r s o n e r í a - A R L Mensual
Ejecución plan de
mejoramiento
elaborado ta^s
visKa de la ARL
40
Posible agresión de un
ciudadano descontento
0 que tiene problemas y
se desquita con los
funcionarios de la
entidad
Sodal.de
Imagen,
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 3 5 Extrema
E s t a d ó n de divisiones que
eviten que los usuarios se
agrapen y no dejen laborar al
fundonario en forma
adecuada 1 3 Moderada
Asumir el ríesgo.
reducir el riesgo
Capacitación a
los fundonarios
en manejo de
situaciones como
éstas
Funcionarios
personería Mensual
No. De personas
que registran
actitudes
hostiles/No. total
de personas
atendidas
41
Presencia de humedad
en ta Oficina de la C a s a
de la Justicia
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 4 3 Alta
Desarrollo de programa de
mantenimiento preventivo y
conectivo de las
instaladones de la
Personeria 3 2 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el riesgo
Ejecución
programas de
mantenimiento
Funcionarios
personería Mensual
No. De
actividades
ejecutadas/No.
I3e actividades
programadas
42
Incidencia del sol en
forma directa sobre
persona y equipos en la
C a s a de la Justicia a
falta de una pelicula en
el vidrio que minimice 4 3 Alta
Instalación de película en los
3 2 Moderada
Asumir el riesgo
redudr el riesgo
Ejecución
programas de
mantenimiento
Fundonarios
personería Mensual
No. De
actividades
ejecutadas/No.
De actividades
programadas42
Incidencia del sol en
forma directa sobre
persona y equipos en la
C a s a de la Justicia a
falta de una pelicula en
el vidrio que minimice Operativo 4 3 Alta vidrios 3 2 Moderada
Asumir el riesgo
redudr el riesgo
Ejecución
programas de
mantenimiento
Fundonarios
personería Mensual
No. De
actividades
ejecutadas/No.
De actividades
programadas
43
Riesgo de incendio
debido a la presencia de
alta carga combustible,
alfombras, papeles,
muebles etc., en la
Oficina ubicada en la
Alcaldía
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 3 5 Extrema
Solidtar la visita de la A R L y
pedir un estudio de puestos
de trabajo, organizar
d o c u m e n t a c i ó n en
archivador, y comprar
extintores que apliquen para
la ofidna 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr ei riesgo
Tener bakutis de
i n f o r m a d ó n en
tugar diferente a
la oficina prindpal
Funcionarios
personería Mensual
Ejecución plan de
mejoramiento
elaborado tiBS
visita de la A R L
44
Riesgo de perdida de
información por la falta
frecuente del antivirus
en los equipos de la
P e r s o n e r í a
Tecnológico,
operativo,
imagen, legal 3 4 Extrenfia
Revisión del antivirus y
a c t u a l i z a d ó n contante,
impedir que los f u n d o n a r í o s
instalen en sus equipos
programas no autorizados 1 3 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el riesgo
Revisión mensual
del antivirus
Funcionarios
P e r s o n e r í a
Munidpal Mensual
Seguimiento ai
Antivinjs

7. 45
Falta de control de la
infonnación debido a su
falta de control en
medios electrónicos
Tecnológico,
legal 3 4 Extrema
Integrar en los computadores
y comunicar a través de la
intranet de los funcionarios
de la Personeria los temas
relacionados con la recepción
y entrega de documentación. 2 3 Moderada
Asumir el riesgo,
redudr el riesgo
Crear niveles de
a c c e s o y a l
utilizar la nube
evidendar la
confiabilídad de la
misma
Funcionartos
P e r s o n e r í a
Municipal Semesb-al
Evidendar nivel
de accequibilidad
46
Incumplimiento en la
rendición de Informes
Cumplimiento y
legal 3 5 Extremo
Llevar un listado de informes
y las fechas de recolección
de i n f o r m a d ó n y fecha límite
de rendición 1 3 Moderado
Asumir el riesgo,
redudr el riesgo
Revisión a los
informes
mensualmente
Funcionarios
P e r s o n e r í a
Munidpal
Cada tres
meses
N o . De informes
radicados antes
de la fecha de
vendmiento/No.
Total de informes
remitidos
47
Por la a n t i g ü e d a d del
Palacio Municipal riesgo
que el cíelorraso s e
desplome por la
liumedad
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 4 4 Extrema
Solicitar Mejoras de las
instalaciones físicas de la
entidad 2 2
*
Baja Asumir el riesgo
C o n t i g o ! períódico
a las condiciones
físicas de b'at>ajo
A d m i n i s t r a d ó n -
P e r s o n e r í a Mensual
No. De
actividades
eJecutadas/No.
De actividades
programadas
48
Accidente laboral al
subir 0 t>ajar escaleras,
pese a los topes que
tienen
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar a la administración
que haga estudio de riesgo
de la escalera a través de la
ARL 1 2 Baja Asumir el ríesgo
C o m u n i c a c i ó n y
solicitud de
c a p a d t a d ó n a la
ARL P e r s o n e r í a - A R L Mensual
E j e c u t a plan de
mejoramiento
elaborado tras
visita de la A R L
49
Imposibilidad de
efectuar gastos
menores urgentes
debido a la falta de una
Caja Menor Financiero 4 4 Extrema
Revisión de la normatividad
sobre el tema, los montos,
elaborar la r e s o l u d ó n y
adoptar la caja menor 2 2 Baja Asumir el ríesgo
Seguimiento y
control a la
ejecución de la
caja menor
F u n d o n a r í o s
personería Semanal
Seguimiento a la
ejecución de la
C s ^ Menor
50
Demora en actividades
técnicas y atención al
usuario detiido a la falta
de una fotocopiadora Tecnológico 4 4 Extrema
Compra de elementos
tecnológicos para prestar un
mejor servicio 2 2 Baja Asumir el riesgo
Adquirir medios
tecnológicos
necesarios
Funcionarios
p e r s o n e r í a Semesb-al
No. Elementos
comprados/No.
De elementos
requeridos
51
Suspensión de la
atención al publico
detiido a ausencia de
funcionarios por
encontrarse en
diligencia o cumpliendo
otra actividad Operativo 4 4 Extrema
Organizar aonograma de
trabajo, distrltiuir fundones,
estudiar la posibilidad de
ampliar la planta de personal 2 2 Baja Asumir el ríesgo
Distilbuir tareas,
establecer
e s t á n d a r e s y
hacer
seguimiento
Fundonarios
personería Trimesti-al
Ustadode
funciones
asignadas a cada
uno
52
Falta de iluminación
debido a que varios ,
tx>mbnios se encuentran
fundidos Operativo 3 3 Alta
Desarrolio de programa de
mantenimiento preventivo y
correctivo de las
instalaciones de la
P e r s o n e r í a 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Desarrollo de
Programa de
Mantenimiento
preventivo de las
instalaciones
Funcionaríos
personería Mensual
N o . d e actividades
eJecutadas/NO.
De actividades
propuestas

8. 53
D a ñ o s de la persiana y
necesidad de luz
artificial todo el tiempo
debido a la baja luz
natural que ingresa
Operativo y
Syso 3 3 AKa
Desan^ollo de programa de
mantenimiento preventivo y
correctivo de las
Instalaciones de la
Personeria 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Ejecución
programas de
mantenimiento
Funcionaríos
personería Mensual
No.de actividades
ejecutadas/NO.
De actividades
propuestas
54
Demora de tiempo para
gestionar solicitudes del
usuario ya que no hay
una impresora en la
Oficina de la C a s a de la
Justicia.
Cumplimiento,
tecnológico 4 4 Extrema
Compra de elementos
tecnológicos para prestar un
mejor servicio 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Adquisición
elementos
necesarios
Funcionaríos
personería Mensual
No. Elementos
comprados/No.
De elementos
requeridos
55
D a ñ o s en la oficina
No.03 C a s a Justicia por
el inadecuado uso que
los practicantes de las
universidades le dan Operativo 4 3 Alta
Oficiar a las universidades y
responsabitizarios del tema 2 1 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento al
estado de las
instalaciones
Funcionaríos
personería Mensual
Evidencia
fotográfica del
seguimiento al
estado de la
oficina
56
Falta de ejecución de
todas las visitas
planeadas por la falta
de vehículo
Cumplimiento y
Operativo 4 5 Extrema
Hacer cronograma, cumplido
y en lo posible adquirir
vehículo 0 moto para la
personería de Cajicá 2 1 Baja Asumir el ríesgo
Ejecución
cronogramas y
dejar d í a s para
cumplir con
aquellos que
quedaron
pendientes
Funcionarios
p e - s o n e r í a Mensual
Revisión
ejecución
programa, listado
de fallantes y
reprogramación
57
Nodesanollarel
procedimiento de
contratación en forma
adecuada
Legal y
cumplimiento 3 4 Extrema
Revisión lista de chequeo de
contratos y seguimiento deí
procedimiento respectivo que
tiene su origen en la Ley 1 2 Baja Asumir el riesgo
Ejecutar
contratación de
acuerdo con lo
establecido por la
Ley
Funcionarios
personería Mensual
No. De contratos
coninf.
faltante/No. Total
de contratos
58
Insuficiencia de
recursos para mejorar
las competencias de los
funcionarios de la
Personeria Operativo 3 3 Alta
Asistir a capacitaciones
organizadas por la
Procuraduría, la Defensoría u
otras entidades 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Desarrollar y
ejecutar el
programa anual
de capacitación,
bienestar social e
incentivos
Funcionarios
personería Semestral
#de
capacitaciones a
las cuales se
asiste/#total de
capacitaciones
convocadas o
gestionadas
59
Uso inadecuado de
recursos al invertir en
actividades que no
e s t á n programadas ó no
responden a una
necesidad específica 3 4 Extrema
Desariollo de las actividades
programadas de acuerdo con
el cronograma anual 1 2 Baja Asumir el ríesgo
Ejecutar s e g ú n el
Plan de
inversiones
Funcionaríos
personería Mensual
Seguimiento a las
inversiones y su
resultado

9. )
60
Falta de vigilancia a las
funciones y servicios
que s e prestan en la
Casa de la Justicia imagen 4 4 Extrema
C r e a c i ó n de cronogramas de
trabajo, planillas de
seguimiento, c i a r í a s con los
coordinadores, visitas de
seguimiento, encuesta a
usuarios 2 2 Baja Asumir ei riesgo
Establecer
e s t á n d a r e s de
cumplimiento
Funcionaras de ia
personería
concertado con
directivo de
universidad
Cada dos
meses
Personas
atendidas y
temas sot>re los
cuales se ha
tratevado
61
Falta de aparatos
telefónicos en la C a s a
de la Justicia
imposibHitando la
comunicación directa
P e r s o n e r í a oficina
principal, oficina casa
de la Justicia
Operativo,
Tecnológico 5 4 Extrema
Adquisición de teléfonos y
c o m u n i c a c i ó n frecuente con
las personas que laboran en
la C a s a de la Justicia, en las
Oficinas de la Personería 1 2 Baja
Asumir el
Riesgo
Revisión y
seguimiento
personales para
evidendar el
buen uso que se
le haga a la linea
telefónica
F u n d o n a r í o s de la
P e r s o n e r í a
Municipal Mensual
Seguimiento a la
utilizadón del
teléfono
62
No tener información
analizada para la toma
de decisiones por falta
de fonnulación,
aplicación o análisis de
tendencias de los
indicadores Estratégico 4 4 Extrema
Planeamiento de indicadores,
alimentación de los mismos,
y análisis y constituyéndoles
en elemento de entrada para
la toma de decisiones 2 2 Baja Asumir el riesgo
Todos los
fundonarios de
nomina o apoyo
deben estar
alimentando
algún indicador
Funcionarios de la
P e r s o n e r í a
Munidpal
Revisión
mensual
Cuadro de mando
de indicadores
63
Falta de seguimiento a
la gestión de los
procesos del Sistema
de Gestión de la
Personeria Cumplimiento 4 4 Extrema
Oesan-ollo de los indicadores
de cada proceso y utilización
de la información para la
loma de decisbnes 2 2 Baja Asumir el riesgo
Todos los
fundonarios de
nomina o apoyo
deten estar
alimentando
algún indicador
Funcionarios de la
P e r s o n e r í a
Munidpal
Revisión
mensual
Cuadro de mando
de indicadores
64
inadecuadas a la
comunidad debido el
desconocimiento que s e
tenga sobre a l g ú n tema,
0 no iiaber cumplido el
procedimiento, o tarea
en manos de
Legal y
Cumplimiento 3 4 Extrema
Actuall7aci6n constante de
los funcionados, a través de
capacitaciones y por iniciativa
de cada uno para mejorar
sus competencias 1 2 Baja Asumir el riesgo
Cada fundonario
debe dejar
evidendas de sus
mejoras en las
diferentes
actividades
Funcionarios de la
P e r s o n e r í a
Munidpal Semestral
Autoevaluaclón
de la gestión
65
Vencimiento de
términos y tiempo para
practicar pmebas Legal 3 4 Extremo
P r i o r i z a d ó n de procesos,
definición de los mas
antiguos, listado del estado
de los procesos. 2 2 Baja Asumir Riesgo
Hacer
seguimiento y
dejar evidenda
de dicho
seguimiento Proceso Jurídtco
Revisión
semanal
Cuadro de
seguimiento con
revisión semanal
66
Asesoría inadecuada
debido a la
desactualización en la
normatividad vigente
Cumplimiento,
imagen. Legal 3 4 Alta
Verificación de la
i n f o r m a d ó n , a c t u a l i z a d ó n
constante del nomograma,
c a p a d t a d ó n continua a
fundonarios 2 2 Baja Asumir Riesgo
Revisión
constante a las
páginas que
publican
infonnación de
interés para la
Personería Proceso Jurídico
Semestralme
nte
Examen de
conodmientos a
fundonarios
67
Incumplimiento con los
requisitos del usuarío y
la ley al no responder
sus solicitudes a tiempo
Cumplimiento y
Legal 3 3 Alta
R a d i c a d ó n y seguimiento a
las solicitudes, atenderias de
acuerdo con la prioridad y la
antigüedad 1 2 Baja Asumir Riesgo
Hacer
seguimiento y
dejar evidenda
de dicho
seguimiento Proceso Jurídico Mensual
No. De
solicitudes
respondidas/No
de soticHudes
redtiidas

10. )
68
ciudadania a causa del
incumplimiento de las
visitas para asignar
puntaje S i s b e n , debido imagen 3 4 Extremo
O r g a n i z a d ó n del
aonograma, solicitud de
apoyo por parte de la
Administración. 1 2 Baja Asumir Riesgo
uuiiijJio ue
vehículo propio
(carro o moto) a
fm de agilizar
este tema
Fundonarios
P e r s o n e r í a
Munidpal Mensual
No. De visitas
ejecutadas/No.de
visitas
programadas
69
Posibilidad de
capacitaciones que no
son programadas pero
que deben ser dictadas
Cumplimiento,
operativo 3 4 Extremo
Contar con un cronograma
flexitile y que s e a posible
cumplir 1 2 Baja Asumir el riesgo
Mantener una
excelente
c o m u n i c a d ó n
con partes
interesadas para
saber cuando s e
requiera una
nueva
c a p a d t a c i ó n
sobre
d e t e m i í n a d o
tema
Fundonarios de la
Personeria
Municipal Semestral
No de
capadtadones
ejecutadas y no
programas/No.
De
capadtadones
programadas
70
Falta de capacitación de
tos miembros de la
v e e d u r í a Operativo 3 3 Alta
Desarrollar cronograma de
trabajo y ejecutarlo con la
comunidad 1 1 Baja Asumir el riesgo
integrarlos a
diferentes
capadtadones
Funcionarios
P e r s o n e r í a
Munidpal Semestral
No.de
capadtadones
ejecutadas/No.
De
capadtadones s
programadas
71
No logar alto impacto en
la comunidad por falta
de interés de la
comunidad en estos
temas ambientales
Operativo e
Imagen 4 4 Extrema
Desanx)llar diferentes
c a m p a ñ a s que tengan
diferentes estrategias y e s t é n
orientadas a diferentes
públicos 2 2 Baja Asumir ei riesgo
Utilizar todos los
medios
disponit>les de
comunicación y
en las diferentes
reuniones con
comunidad
referirse al tema
a fin de crear
concienda
Funcionaríos de la
P e r s o n e r í a
Munidpal Trimestral
No.de
intervenciones
donde s e trata
tema
ambiental/No.
total de
inteníenciones
con la comunidad
72
Por la antigüedad del
Palacio Municipal ríesgo
que el cielorraso se
desplome por la
humedad
Seguridad y
Salud
Ocupadonal 4 4 Extrema
Solidtar Mejoras de las
instalaciones físicas de la
entidad 2 2 Baja Asumir el riesgo
Control periódico
a las condiciones
físicas de trabajo
A d m i n i s t r a d ó n -
P e r s o n e r í a Mensual
No. De
actividades
ejecutadas/No.
De actividades
programadas
73
Accidente laboral al
subir 0 bajar escaleras,
pese a los topes que
tienen
Segurídad y
Salud
Ocupadonal 3 4 Extrema
Solicitar a la administradón
que haga estudio de riesgo
de la escalera a través de la
ARL 1 2 Baja Asumir el riesgo
C o m u n i c a d ó n y
solicitud de
capacitación a la
ARL P e r s o n e r í a - A R L Mensual
E j e c u d ó n plan de
mejoramiento
elat>orado tras
visita de la A R L
74
Imposibilidad de
efectuar gastos
menores urgentes
debido a la falta de una
Caja Menor Finandero 4 4 Extrema
Revisión de la normatividad
sobre ei tema, los montos,
elaborar la resolución y
adoptar la caja menor 2 2 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento y
controla la
ejecución de la
caja menor
F u n d o n a r í o s
personería Semanal
Seguimiento a la
e j e c u d ó n de la
Caja Menor
75
Demora en actividades
técnicas y atención al
usuarío debido a la falta
de una fotocopiadora Tecnológico 4 4 Extrema
Compra de elementos
tecnológicos para prestar un
mejor servicio 2 2 Baja Asumir el riesgo
Adquirir medios
tecnológicos
necesaríos
F u n d o n a r í o s
personería Semestral
No. Elementos
comprados/No.
De elementos
requeridos
76
Suspensión de la
atención al publico
debido a ausencia de
funcionarios por
encontrarse en
diligencia o cumpliendo
otra actividad Operativo 4 4 Extrema
Organizar cronograma de
trabajo, distrítjuir fundones,
estudiar la posibilidad de
ampliar la planta de personal 2 2 Baja Asumir el riesgo
Distribuir tareas,
establecer
e s t á n d a r e s y
hacer
seguimiento
Funcionaríos
personería Trimestral
Listado de
funciones
asignadas a cada
uno

11. 77
Falta de iluminacidn
detjido a que varios
txmtjillos s e encuentran
fundidos Operativo 3 3 Alta
Desan-olto de programa de
mantenimiento preventivo y
correctivo de las
instalaciones de la
Personeria 1 1 Baja Asumir el ríesgo
Desarrollo de
Programa de
Mantenimiento
preventivo de las
instalaciones
Funcionarios
personeria Mensual
No.de actividades
ejecutadas/NO.
De actividades
propuestas
78
D a ñ o s de la persiana y
necesidad de luz
artificial todo el tienvpo
debidoalat>ajaluz
natural que ingresa
Operativo y
Syso 3 3 Alta
Desarrollo de programa de
mantenimiento preventivo y
conectivo de las
Instalaciones de la
Personeria 1 1 Baja Asumir el riesgo
Ejecución
programas de
mantenimiento
Fundonarios
personeria Mensual
No.de actividades
ejecutadas/NO.
De actividades
propuestas
79
Demora de tiempo para
gestionar solicitudes del
usuario ya que no hay
una impresora en la
Oficina de la C a s a de la
Justicia.
Cumplimiento,
tecnológico 4 4 Exti-ema
Compra de elementos
tecnológicos para prestar un
mejor servido 1 1 Baja Asumir el riesgo
Adquisición
elementos
necesarios
Funcionarlos
p e l o n e r í a Mensual
No. Elementos
comprados/No.
Oe elementiss
requeridos
80
D a ñ o s en la oficina
No.03 C a s a Justicia por
el inadecuado uso que
tos practicantes de las
universidades le dan Operativo 4 3 AHa
Ofidar a las universidades y
responsabitizarios del tema 2 1 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento al
estado de las
Instalaciones
Funcionarios
personería Mensual
Evidenda
fotográfica del
seguimiento ai
estado de la
ofidna
81
Falta de ejecución de
todas las visitas
planeadas por la falta
de vehículo
Cumplimiento y
Operativo 4 5 Exti-ema
Hacer cronograma, cumplirto
y en lo posible adquirir
vehículo o moto para la
personeria de Cajicá 2 1 Baja Asumir el riesgo
Ejecución
cronogramas y
dejar días para
cumplir con
aquellos que
quedaron
pendientes
Funcionaríos
personería Mensual
Revisión
ejecución
programa, listado
de fallantes y
reprogramación
82
No desarrollar el
procedimiento de
contoatadón en forma
adecuada
Legal y
cumplimienfai 3 4 Extrema
Revisión lista de chequeo de
conb-atos y seguimiento del
procedimiento respedivo que
tiene su origen en la Ley 1 2 Baja Asumir el riesgo
Ejecutar
contratación de
acuerdo con lo
establecido por la
Ley
Funcionaríos
personería Mensual
No. Deconfrabjs
c o n í n f .
faltante/No. Total
deconta-atos
63
Insuficiencia de
recursos para mejorar
las competendas de los
fundonarios de la
Personeria Operativo 3 3 Alta
Asistir a capacitaciones
organizadas por la
Procuraduría, la Defensoría u
oti-as entidades 1 1 Baja Asumir el riesgo
Desan-oliar y
ejecutar el
programa anual
de c a p a d t a d ó n ,
bienestar social e
incentivos
F u n d o n a r í o s
personeria Semesb-al
#de
capadtadones a
las cuales se
asiste/#total de
capadtadones
convocadas o
gestionadas
84
Uso inadecuado de
recursos al invertir en
actividades que no
e s t á n programadas o no
responden a una
necesidad e s p e d f í c a 3 4 Extrema
Desan-ollo de las actividades
programadas de acuerdo con
el cronograma anual 1 2 Baja Asumir el ríesgo
Ejecutar s e g ú n ei
Plan de
Inversiones
Funcionarios
personería Mensual
Seguimiento a las
inversiones y su
resultado
85
Dificultad para notificar
a las personas
involucradas
Legal y
Cumplimiento 3 4 Extremo
Notificación por edido,
publicación en la página
Web. R e m i s i ó n ofido a
entidades donde s e les
smidta la revisión de la
dirección 2 2 Bajo Asumir el ríesgo
SoKcitar datos
completos al
inido de las
aduaciones y
verificar la
realidad de los
mismos por
muesti-eo
Funcionarios
Personeria
Munidpal Mensual
No. De personas
con dificultad
para notificar/No.
Total de personas
a notificar
86
Imposibilidad por la falta
de personal, de hacer
auditorias internas
Operativo,
estratégico 4 4 Extremo
Solidtar la colatioraclón a
ob-as entidades 2 2 Baja Asumir el riesgo
Ampliar la planta
de personal
Funcionarios
Personeria
Munidpal Semesbral
No. De auditorias
ejecutadas /No.
De auditorias
programadas

12. r
87
Incumplimiento en la
presentación de Planes
de Mejoramiento a los
entes de control
Cumplimiento y
legal 2 4 Alto
Llevar un listado de Planes
de mejoramiento y evidenciar
su avance mensualmente 1 2 Baja Asumir el riesgo
Seguimiento a la
rendición
Funcionarios
Personeria
Munidpal Mensual
No. De acciones
correctivas y
preventivas en
fundonamiento/N
0. De acdones
correctivas y
preventivas
planteadas