2. ÍNDICE
{
•T1 El Sistema de Información de la empresa
•T2 Componentes del Sistema de Información
•T3 El SI soporte a la Planificación, act. y control
•T4 El SI como soporte a las decisiones
•T5 Sistemas de Información Interorganizativos
{
•T6 Planificación y diseño del SI
•T7 Planificación estratégica y Ventajas Competitivas
•T8 Implantación del plan de TI y cambio organizativo
•T9 Seguridad, aseguramiento calidad y auditoría
•T10 ERP. Situación actual y tendencias
3. 3
Índice
1. Introducción
2. Selección ERP
3. Gestión proyecto implantación
4. Papel empresa consultora externa
5. Tendencia
ERP: actualidad y tendencias
5. 5 1. Introducción
Definición ERP
E nterprise
R esource
P lanning
Sistema de Planificación de Recursos y Gestión
de la Información que, de una forma
estructurada, satisface la demanda de
necesidades de la Gestión Empresarial
Programa de software integrado que permite a las
empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente un
negocio / organización en todos sus ámbitos
ERP: actualidad y tendencias
6. 6 1. Introducción
Proceso de Puesta en Marcha
Planificación
de Sistemas
¿Qué necesitamos? Análisis de
Sistemas
Soporte de
Sistemas ¿Qué características
debe tener el programa?
¿Qué problemas
aparecen en el Diseño de
funcionamiento? Sistemas
Implantación
de Sistemas ¿Qué opción elegimos?
¿Cómo se implanta
el programa?
ERP: actualidad y tendencias
7. 7 1. Introducción
Contenido ERP
Módulos básicos / elementales
Módulos adicionales / opcionales
Necesidades concretas de la organización
Módulos a medida
Tecnología cliente / servidor (escalable)
Base de datos propia / estandarizada
ERP: actualidad y tendencias
8. 8
Módulos administrativo-financieros Módulos de Gestión Operativa
Contabilidad General Contratos
Tesorería Servicios
Clientes / ventas Producción
Proveedores / compras Proyectos
Existencias / almacenes Recursos
Activos fijos Nóminas
RR HH
ERP: actualidad y tendencias
9. 9 1. Introducción
Áreas funcionales
Accounting
Product Data Repair Maintenance
Management Overhaul
original Manufacturing
ERP
Sales Force Automation
Distribution Synchronization
ERP: actualidad y tendencias
11. 11 1. Introducción
Niveles ERP
Tipos programas Características empresa Características consultora
ERP máximo Empresa de gran tamaño y Empresas muy
nivel envergadura especializadas, con gran
cantidad de recursos (t y h)
ERP nivel medio Empresas de cierta envergadura Empresas especializadas,
Pymes con necesidades específica con recursos más limitados
Otros programas Empresas tamaño medio Elegir programa estándar
Empresas tamaño pequeño con Recursos muy limitados
necesidades muy estándares
ERP: actualidad y tendencias
12. 12 1. Introducción
ERP v.s. sw “a medida”
Sw “a medida” ERP estándar
Elevados costes económicos implantación Costes fijos de implantación (depende
tamaño empresa)
Crear manuales y documentación soporte Existencia manuales, actualización
constante
Mantenimiento y desarrollo a cargo pocas Mantenimiento a cargo empresas extern.
personas
Diseño depende tecnologías a utilizar Diseño estándar, indepentiente de la
tecnología
Desarrollo depende cambios en Cubre en su mayoría las necesidades de
necesidades de usuarios / departamentos los usuarios
Freno a la modificación / actualización SI Sistemas de Información totalmente
accesibles a los usuarios
Es posible que no exista un sw único Sistema integrado y completo, aunque
vinculable a sw externo
ERP: actualidad y tendencias
13. 13 1. Introducción
Situación actual / futura ERP
Actual/Pasado
Existen empresas que desarrollan sw de tipo ERP
Existen empresas que desarrollan SGBD
Existen empresas que desarrollan S.Op.
Existen empresas que implantan ERP como servicio
Futuro/Presente
Pocas empresas que desarrollen sw tipo ERP,
SGBD, S.Op.
Empresas instaladoras de TODO lo anterior, como
un paquete, con un valor añadido para el cliente
ERP: actualidad y tendencias
14. 14 1. Introducción
Características generales sw ERP
Procesar transacciones generadas en cualquier
departamento de la empresa
Papel clave en el control de resultados
Informes para evaluar cumplimiento de planes
Medida, seguimiento, información evolución
acontecimientos en la empresa
Dar soporte a actividades básicas del negocio
Dar respuesta a cambios en los procesos
Permite solucionar gestión integral de todas las
áreas de una empresa
Debe ofrecer alta adaptabilidad en la situación
específica de cada empresa
ERP: actualidad y tendencias
15. 15 1. Introducción
Ventajas de la implantación ERP
Se dispone de una solución integrada
Garantía actualización continua
Permiten compartir las BD
Trabajan en entornos cliente / servidor
Agilizan procesos de trabajo al disponer de inf. rápida
Disponibilidad / accesibilidad de datos
Conectividad del sw
Mejora calidad información ahorro
Visualizar y gestionar el concepto empresa extendida
Mejora gestión interna
Compartir información mejorar conocimiento
ERP: actualidad y tendencias
16. 16 1. Introducción
Analizar impactos ERP
en:
Sistemas de trabajo / procesos de negocio
Cultura de la empresa
Planificación estratégica de la empresa
Normas / procedimientos existentes
Forma de obtener información
Organigrama
Relaciones con clientes, proveedores, etc.
ERP: actualidad y tendencias
17. 17 1. Introducción
Aspectos necesarios éxito (I)
Evaluación previa / posterior de:
Apoyo Dirección de la Empresa
In/Formación usuarios / participación en implantación
Estandarización procesos de negocio / aplicación
Adaptar usuarios al programa
Objetivos definidos previamente
Objetivos alineados con estrategia de la empresa
Traslado datos previos / plazo
Plan de contingencias previo
Recursos técnicos adecuados
Experiencia de la consultora en producto / implantación
ERP: actualidad y tendencias
18. 18 1. Introducción
Aspectos necesarios éxito (II)
Planificación previa al proceso implantación
Jefe del proyecto / equipo implantación (de la empresa)
Experiencia en SI / TI (responsable equipo)
Conocer implantación real en empresa similar
Software estable / bien desarrollado (estructurado)
Escoger personal clave en la empresa para implantación
No subestimar tiempos / recursos necesarios
Software adecuado tamaño de la empresa
Seguimiento posterior a la implantación
ERP: actualidad y tendencias
19. 19 1. Introducción
Efectos implantación en las personas
Reducción / eliminación de tareas
Reducción documentación en soporte papel
Consistencia / integridad de la información
Mejora calidad de la información
Mejora disponibilidad / fiabilidad de la información
Ayuda a la T.D. de los usuarios a cualquier nivel
NO CUBRE EL 100% de las necesidades (adaptación)
ERP: actualidad y tendencias
20. 20 1. Introducción
Evaluación necesidades (I)
Importacia:
Presupuesto ¿? •Alta
•Media
Mantenimiento anual •Baja
Coste actualizaciones futuras
Existencia medios humanos / materiales funcionamiento
Personal de la empresa especialista en SI / TIC
Cambios en las funciones / sistemas actuales
Hardware actual adecuado
Perfil jefe del proyecto
Impacto en trabajo usuarios
Tiempo adicional personas implicadas
Traslado de datos actuales (personas / tiempo)
ERP: actualidad y tendencias
21. 21 1. Introducción
Evaluación necesidades (II)
Importacia:
Necesidad ERP específico ¿? •Alta
•Media
Programas / B.D. actuales a mantener •Baja
Tiempo formación / pruebas + trabajo actual / nuevo
Calidad datos antiguos a conservar / trasladar
Cambio del sistema sin trabajo en paralelo
Objetivos y mejoras nuevo sistema definidos
Nivel seguridad datos
Plazos / fecha de puesta en marcha
Implantación ERP por módulos
Coste actualización / nuevo hardware
Coste personal adicional necesario puntual / permanente
ERP: actualidad y tendencias
22. 22 1. Introducción
Fases
Planificación
de Sistemas
Análisis de
Cierre proyecto Sistemas
Soporte de
Sistemas Selección ERP
Puesta en marcha ERP
Implantación ERP
Diseño de
Sistemas
Implantación
de Sistemas
ERP: actualidad y tendencias
23. 23 2. Selección ERP
Selección ERP
2. Selección ERP
Valoración situación actual
Búsqueda nuevo ERP
Ofertas proveedores sw
Pruebas / demostraciones
Valoración ofertas
Formalización contrato
Selección hw
ERP: actualidad y tendencias
24. 24 2. Selección ERP
Informe necesidades
Detallar lo que se quiere cambiar
Requisitos válidos sistema actual
Requisitos nuevo sistema
Funciones nuevas no implantadas actualmente
Funciones actuales a mejorar
Necesidades información de cada área de la empresa
Comunicar necesidades a proveedores sw
ERP: actualidad y tendencias
25. 25 2. Selección ERP
Selección proveedores
Capacidad realización trabajo de:
análisis y consultoría
Implantación / trabajo de campo
Programación / adaptación del programa
Resolución problemas implantación
Para:
ERP estándar / sin cambios procesos de la empresa
ERP casi estándar / cambios procesos de la empresa
Adaptar ERP / cambios procesos de la empresa
ERP: actualidad y tendencias
26. 26 2. Selección ERP
Búsqueda nuevo ERP
Consulta revistas / publicaciones especializadas
Consulta a otras empresas del sector
Contratar una consultora para la búsqueda
Utilizar Internet para buscar proveedores de servicios
ERP: actualidad y tendencias
27. 27 2. Selección ERP
Solicitud ofertas
Proveedor Proveedor Proveedor Proveedor
Contenido 1 2 3 4
Carta de solicitud
Instrucciones para cumplimentar oferta
Información general de la empresa
Cuestionario de evaluación
Detalle de costes
Requisitos del programa
4 ↔ 8 solicitudes
ERP: actualidad y tendencias
28. 28 2. Selección ERP
Pruebas / demostraciones
1. Reunión para conocer funcionamiento global del
programa. Complejidad funcionamiento
2. Prueba con programa “demo” por parte de
diversas personas de la empresa, probando todas
las prestaciones
3. Reunión aclaratoria con proveedor para clarificar
dudas
4. Visita a otras empresas que han implantado el sw
ERP: actualidad y tendencias
29. 29 2. Selección ERP
Cuestionario a otras empresas
Plazos generales ¿?
Capacidad respuesta proveedor en implantación
Capacidad respuesta actual de la atención al cliente
Plazos modificaciones / adaptaciones
Nivel de apoyo prestado
Experiencia proveedor en el sector
Continuaría con el proveedor
Capacidad técnica del proveedor
Software fiable
Coincidencia entre coste presupuestado y coste final
ERP: actualidad y tendencias
30. 30 2. Selección ERP
Dossier oferta proveedor
Datos resumidos empresa proveedora ERP
Datos empresa consultora implantadora
Objetivos y alcance del proyecto
Descripción propuesta ERP
Descripción adaptaciones necesarias
Descripción implantación
Contenido y organización del proyecto
Planificación global del proyecto
Resumen condiciones económicas
Detalle referencias de otras empresas
Especificaciones técnicas módulos a adquirir
ERP: actualidad y tendencias
31. 31 2. Selección ERP
Valoración ofertas (I)
Costes Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4
Coste consultoría
Coste sw por módulos
Coste licencias
Otros costes implantación
Coste mantenimiento anual
Coste actualización anual
Coste total
ERP: actualidad y tendencias
32. 32 2. Selección ERP
Valoración ofertas (II)
Otras preguntas:
Desviación coste real
Coste nuevo hw
Coste modificaciones del resto sw
Adecuación ERP
Experiencia proveedor en sector
Capacidad financiación proyecto
Metodología de implantación utilizada
Grado de confianza del proveedor
Plazos
Soporte técnico
Valoración opiniones de otras empresas
ERP: actualidad y tendencias
33. 33 2. Selección ERP
Formalización contrato
Definir responsabilidades proveedor en la instalación
Recoger en contrato todos los aspectos pactados
Revisar contrato por asesor legal
Revisar contrato por personal SI / TIC
Definir necesidades hw y responsable
Especificar todo tipo de costes
Especificar condiciones de la garantía
Especificar propiedad intelectual de las modificaciones
ERP: actualidad y tendencias
34. 34 2. Selección ERP
Selección hw
Seguir especificaciones del fabricante de sw
Prestaciones servidor / ordenadores usuarios
Analizar posibilidad futuras ampliaciones
Sistema abierto / sistema propietario
Experiencia proveedor hw
Verificar funcionamiento hw respecto ERP
ERP: actualidad y tendencias
35. 35 3. Gestión proyecto
Gestión proyecto implantación
3. Gestión proyecto implantación ERP
Herramientas gestión proyectos
Control gestión riesgos
Éxito en la implantación ERP
Traspaso de datos
ERP: actualidad y tendencias
36. 36 3. Gestión proyecto
Herramientas gestión proyectos
Documentar por escrito alcance proyecto
Plan de trabajo detallado
Tiempo (duración)
Responsable
Plazo
Informes de situación
Diario de problemas
Reuniones del proyecto
Detalle de cambios / modificaciones del proyecto
Responsable autorización
Documentos del proyecto
ERP: actualidad y tendencias
37. 37 3. Gestión proyecto
Control gestión riesgos proyecto
Control riesgo global del proyecto
¿qué pasa si no se alcanzan los objetivos?
Control gestión del cambio
Resistencia al cambio por parte de la empresa
Cambios dentro del proyecto
Control calidad del proyecto
Medidas preventivas a priori (aseguramiento)
Medidas a posteriori (control)
ERP: actualidad y tendencias
38. 38 3. Gestión proyecto
Éxito implantación ERP
La Dirección entiende alcance implantación ERP
La Dirección participa y lidera el cambio
La Dirección se implica en el ERP
No considerar el proyecto como sólo informático
Entender / conocer los procesos y sistemas actuales
Comunicación eficaz en la selección / implantación
Relación fluida entre Jefe y equipo del proyecto
Formación usuarios en el nuevo sistema
Planificación de la integración ERP con otras aplic.
Control del proyecto
Tener en cuenta los procesos clave de la empresa
Priorizar necesidades frente a costes
ERP: actualidad y tendencias
39. 39 3. Gestión proyecto
Traspaso de datos
Analizar estructura datos a traspasar
Identificar todos los campos que necesita el ERP
Traspaso automático + carga manual nuevos datos
Controla exactitud / totalidad traspaso
Definir reversibilidad datos:
Bloquear sistema antiguo
Trabajar en paralelo
Plazos de los traspasos:
Todos a la vez (o los más importantes)
Por módulos
BIG BANG
ERP: actualidad y tendencias
40. 40 4. Consultora externa
Papel empresa consultora externa
4. Papel empresa consultora externa
Funciones empresa consultora externa
Plan de implantación: metodología
Datos organización proyecto
Cuestionario calidad implantación ERP
ERP: actualidad y tendencias
42. 42 4. Consultora externa
Funciones principales
Preparación del proyecto
Diseño del proyecto
Realización del proyecto
Preparación del programa
Puesta en marcha
ERP: actualidad y tendencias
43. 43 4. Consultora externa
Plan de implantación
Selección sw propuesto
Sistema de implantación
Análisis funcional
Confección requerimientos finales
Diseño del programa
Puesta en marcha / arranque ERP
Soporte posterior
ERP: actualidad y tendencias
44. 44 4. Consultora externa
Datos organización proyecto (I)
Funciones equipo proyecto:
Comité del proyecto
Aprobar contenido
Aprobar presupuesto
Dotar medios materiales / humanos
Revisar situación proyecto
Aprobación y control de cambios
Jefe del proyecto de la consultora
Control y coordinación
Jefe del proyecto de la empresa
Responsable operativo
ERP: actualidad y tendencias
45. 45 4. Consultora externa
Datos organización proyecto (II)
Equipo consultora:
Jefe del proyecto
Consultor funcional
Consultor técnico
Analistas
Programadores
Equipo empresa:
Dirección general
Jefe del proyecto
Responsable de SI / TIC
Usuarios avanzados
Resto usuarios
ERP: actualidad y tendencias
46. 46 4. Consultora externa
Datos organización proyecto (III)
Recursos a aportar por la empresa:
Servidor dedicado para desarrollo / explotación ERP
Equipos de usuarios para trabajar con ERP
Conexión a red local
Espacio físico para el equipo de trabajo
Acceso a comunicaciones externas
Tiempo disponible componentes equipo trabajo empresa
Participación usuarios en tareas programadas
Dedicación exclusiva / prioritaria del Jefe del proyecto
ERP: actualidad y tendencias
47. 47 4. Consultora externa
Cuestionario calidad implantación
Presentación del producto •Bien
Análisis requerimientos •Normal
•A mejorar
Demostraciones
Alternativas de financiación
Formación
Soporte en la implantación
Errores asumidos
Capacidad de resolución de problemas
Atención a usuarios
Adecuación asesoramiento para valorar sw y hw
ERP: actualidad y tendencias
48. 48 5. Tendencias
Tendencias
5. Tendencias
Posición actual en el SI de la empresa
Conexiones entorno
ERP: actualidad y tendencias
49. 49 5. Tendencias
Posición dentro de los SI
datos información conocimiento
EDP
EDP MIS
MIS DSS, EIS
DSS, EIS DW, ES
DW, ES
ERP
ERP: actualidad y tendencias
51. t
ERP: actualidad y tendencias
en
em
ag ,
an nt
M me
ce ge
an na
rm ma
rfo k
Pe i s
, R ce
te
ra nce ian
po a l
or ern omp
:C v
Evolución ERP
+GRC
M Go d C
+ CPM
CP C: an
GR
+ BI
ERP
BI +CPM
ERP +
ERP
51