Presupuesto de proyecto

1. Tipos De Presupuesto Y Como
Hacerlos

2. Tipos de presupuestos
 Flexible
 Fijo
 A corto o largo plazo

3. Tipos de presupuestos: Flexible
 Este tipo de presupuesto está abierto a posibles
modificaciones, cambios o ampliaciones tanto en el
servicio como en el presupuesto.
 No es recomendable si trabajas como profesional
ofreciendo tus servicios a terceros.

4. Tipos de presupuestos: Fijo
 Por contrario, este tipo de presupuesto es cerrado y no admite cambios,
ampliaciones o modificaciones en el servicio.
 Es la modalidad que se utiliza y te recomiendo si eres freelance.
 Como consejo, define muy bien las características de tu servicio, así como
tus tarifas, para que luego no haya sorpresas. (Te sorprendería la cantidad
de clientes que te van a pedir extras que no tienen contratados por el
mismo precio, sin querer pagar más).
 ¿Qué hago en ese caso?
 Muy sencillo. Amplío el presupuesto con un anexo o se hace uno nuevo
incluyendo esos extras.

5. Tipos de presupuestos: Corto o Largo
Plazo
 Otro tipos de presupuestos son los que están condiciones por la
duración de su validez o el tiempo estimado para la prestación del
servicio.
 En este caso, encontramos dos opciones: presupuestos a corto y a largo
plazo.

6. Como Elaborar
Presupuestos

7. Elaboración del Presupuesto
 Una forma común de elaborar un presupuesto es presentar los distintos
tipos de gasto (categorías de costo) y los ingresos (fondos disponibles o
que deben recaudarse) en una hoja de cálculo simple (por ejemplo en
Microsoft Excel).
 Podría ser necesario el uso de presentaciones más complejas, como varias
hojas de cálculo vinculadas entre sí, debido a la magnitud de la campaña o
a los requisitos específicos de los donantes.

8. ¿Que debe contener un presupueso?
1. Gastos Previstos
 Personal
 Inversiones
 Costos Operacionales
 Administración
 Subcontratos
2. Ingresos Proyectados
3. Ingresos y Gastos Reales

9. Gastos Previstos – Personal
 Todas las personas que cobran un salario por
trabajar en la compañia. Pueden indicarse por
separado los costos directos (salarios) e
indirectos (impuestos y seguros del personal).

10. Gastos Previstos – Inversión
 Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la
campaña, por ejemplo dispositivos electrónicos, como
cámaras y teléfonos celulares.
 Para una rendición de cuentas eficaz, debería tomarse
un inventario y actualizárselo periódicamente, es decir una
lista de todo el equipo, dónde se almacena y para qué
puede usarse.
 Deberían celebrarse acuerdos por escrito respecto de qué
organizaciones recibirán el equipo después de la finalización
de la campaña.

11. Gastos Previstos – Costos
Operacionales
 Son los costos relacionados directamente con la
ejecución de la campaña que no son costos de
personal ni inversiones.
 Los costos de impresión de los materiales de la
campaña, el alquiler de vallas publicitarias, el tiempo
de emisión en la radio y el transporte de un grupo de
teatro itinerante son ejemplos de este tipo de
costos.

12. Gastos Previstos – Administración
 Son los gastos cotidianos de gestión de la
campaña (por ejemplo alquiler de espacio de
oficina, electricidad, papelería, teléfonos).

13. Gastos Previstos – Sub Contratos
 por ejemplo si se contrata una empresa para
diseñar los carteles de la campaña o a un
consultor para que redacte un informe de
investigación.

14. Recuerde:
 Cada categoría de costo debería ser suficientemente detallada para poder
hacer un seguimiento adecuado de los gastos.
 Por ejemplo,
 En la partida de “personal”, debería llevarse por separado cada puesto; en la de
“inversiones” todo artículo o tipo de equipo debe tener su propio renglón
presupuestario (por ejemplo “dos impresoras”).

15. 2. Ingresos proyectados
 Subvenciones de donantes institucionales (por donante)
 Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos
confesionales, redes profesionales y otras organizaciones que no son
donantes institucionales
 Donaciones de particulares
 Suscripciones o cuotas de los miembros
 Ganancias provenientes de la venta de artículos de la campaña e
ingresos de otras actividades
 Otros ingresos

16. 2. Ingresos proyectados
 Si parte de los ingresos se recauda para fines específicos (por ejemplo un
donante sufraga los gastos relativos a la participación en una conferencia
internacional), debería hacerse la distinción entre las
donaciones restringidas o “para fines especiales” que se usarán
exclusivamente para esos fines,
 y los ingresos no restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de
la campaña (como gastos generales de administración o personal).

17. 3. Ingresos y gastos reales
 Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que
los previstos o los ingresos proyectados pueden ser inferiores a los
necesarios para ejecutar la estrategia de la campaña.
 Es útil que un presupuesto también haga el seguimiento de las
cantidades reales que se recaudan y gastan, y que se usen para
compararlas con las cantidades proyectadas.
 El presupuesto también es un medio para determinar si se necesitan
ajustes en la movilización y asignación de recursos a medida que la
campaña progresa.

18. 3. Ingresos y gastos reales
Recuerde:
 En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo
largo de una campaña, pues lleva a cuestionar si la planificación de la
campaña tuvo en cuenta adecuadamente los recursos necesarios para
ejecutarla.
 No obstante, determinados factores (tanto internos como externos) podrían
obligar a ajustar el presupuesto, en particular si la campaña es muy
prolongada, por ejemplo si un donante que ha prometido una contribución
se retira, se han subestimado los gastos reales de comunicación o se han
producido cambios administrativos, como la renuncia de personal o un
aumento no previsto del alquiler de la oficina.
 Debería examinarse el presupuesto cada seis meses y luego ajustarse de
conformidad con los datos reales si fuera necesario, para que siga siendo
una proyección realista de los ingresos y gastos futuros.

19. Puntos importantes que deben tenerse en
cuenta al elaborar un presupuesto:
En campañas grandes y complejas, es aconsejable preparar una hoja del
presupuesto por cada conjunto de actividades, entre otras cosas para:
 Investigación formativa,
 Costos de producción de anuncios de interés público por televisión,
 Costos de transmisión de esos anuncios,
 Producción de material impreso,
 Diseño y mantenimiento del sitio web de la campaña, y
 Actividades de recaudación de fondos.
Cada hoja debe incluir las distintas categorías de costo y todos los ingresos
específicos de la actividad.
Una hoja resumen debería agrupar todos estos presupuestos de actividades en
una hoja, para mostrar los ingresos y gastos generales de la campaña.

20. Puntos importantes que deben tenerse en
cuenta al elaborar un presupuesto:
 Para el seguimiento financiero eficaz, el presupuesto debería desglosarse
en fases. Por ejemplo:
 En una campaña de dos años, cada seis meses podrían agregarse los gastos
del semestre en una columna complementaria de la hoja de cálculo.
 Para una gestión financiera eficaz, los presupuestos deben examinarse
periódicamente y ajustarse rápidamente si se producen cambios importantes,
 por ejemplo un cambio de las actividades de la campaña o una disminución
imprevista de los ingresos proyectados.

21. Puntos importantes que deben tenerse en
cuenta al elaborar un presupuesto:
 El equipo de la campaña debería aprobar formalmente todas las
revisiones del presupuesto, que debería distribuirse a todos los
interesados pertinentes.
 Para evitar confusiones y la mala gestión financiera, es esencial incluir
la fecha de aprobación en la hoja del presupuesto y marcar los proyectos
de presupuesto como PROYECTOS que aún no han sido aprobados.

22. Descripción
Costo
unitario
Número de
unidades
Costo total Año 1 Año 2
1.A. Personal
A.1 Administrador de la campaña …/mes
A.2 Coordinador de comunicaciones
A.3 Consultor para la evaluación Suma fija
…
B. Inversiones
B.1 Cámara digital de vídeo
….
C. Costos operacionales
C.1 Gastos de impresión de carteles
C.2 Gastos de viaje
C.3 Alquiler de sitios
C.4 Tiempo de emisión en radio propagand
…
D. Costos de administración
D.1 Alquiler de espacio de oficina …/mes
D.2 Teléfonos e Internet …/mes
D.3 …
Modelo de Presupuestos: Gastos

23. Fuente del ingreso Total Año 1 Año 2
Contribución propia (cuotas de los miembros …)
Subvención del donante A
Subvención del donante B
Contribuciones de la comunidad
Donaciones de particulares
…
Modelo de presupuesto: Ingresos