Proceso de Mapeo Como se Mapean los Procesos de Negocio

1. Modelo de Negocio
Objetivos
Estratégicos
...estructura que genera comportamiento Políticas y Reglas Objetivos de
de Negocio Control y Riesgos
Roles y KPI’s Indicadores Niveles de Servicio y
Presenta: Responsabilidades Clave de Desempeño Satisfacción del Cliente
MAPEO DE Sistema de Gestión
ERP’s
PROCESOS
Actividades
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2. Proceso de Mapear
El Proceso de Mapear Procesos
Existen varios pasos que sirven para modelar los procesos de manera efectiva y que
deben seguirse para lograrlo exitosamente:
1 2 3 4 5 6
Definir el Definir la Elaborar Plan de Preparar Recopilar Confirmar y
enfoque y Metodología y Trabajo, Valorar Modelado de Información y Validar
Alcance del Estándar Disposición Procesos Mapear Procesos Modelado de
Mapeo Documental Organizacional y Procesos
de Mapeo y Definir Políticas y
Capacitar a los Reglas
Involucrados
• Alinear con la • Definir la • Elaborar Plan • Confirmar con • Llevar a cabo las • Confirmar con los
estrategia de la Metodología de los actividades involucrados clave
Organización • Definir los Trabajo, Roles, involucrados su conforme al plan los mapas
• Obtener el niveles de participación de trabajo • Validar con los
Responsabilida
compromiso de mapeo y des, Recursos, • Preparar • Evaluar la patrocinadores los
los Niveles accesorios a Riesgos logística para participación de Mapas
Directivos integrar • Agendas de entrevistas, los involucrados • Establecer
• Identificar a los • Desarrollar el entrevistas y talleres y • Escalar formalmente el
involucrados Manual de reuniones reuniones eventualidades Modelo Mapeado
clave Convenciones • Plan de • Definir reglas jerárquica y • Comunicar a los
• Definir tiempos • Capacitar en comunicación para reuniones funcionalmente actores que
y recursos Procesos a los • Políticas y interactúan su
necesarios involucrados Reglas del aplicabilidad
Proyecto
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3. 1. Definir el enfoque del Mapeo
Definir el enfoque
Con base en la Estrategia de la Organización, especialmente su Marco Axiomático, se
determina el enfoque y el alcance del proyecto de Mapeo
Nivel de Madurez
Gestión de Mejora Continúa
A P
KNOW
TO BE Plan (Planear)
C D Proyectos de Do (Hacer)
Mejora Check (Verficar)
AS IS Continua Act (Actuar)
Consolidación del Nivel Alcanzado
(Estandarización)
Tiempo
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4. Disciplinas que Mapean
2. Definir la Metodología y Estándar Documental de
Mapeo y Capacitar a los Involucrados
Definir la Metodología a utilizar:
- BPMN – Business Process Modeling Notation
- BPEe – Business Process Explanation Expanded
- BPEL – Business Process Execution Language
- VSM – Value Stream Mapping, etc.
Existen más metodologías o mejor llamadas técnicas para modelar procesos, lo más importante
es que con base en el enfoque (Tecnológico, de negocio, nivel de colaboradores que lo ejecutan),
se debe seleccionar una y homologar sus criterios.
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5. Disciplinas que Mapean
2. Definir la Metodología y Estándar Documental de
Mapeo y Capacitar a los Involucrados (continua)
Definir el Manual de Convenciones o Estándar Documental de Procesos del cual el
contenido debe ser al menos el siguiente:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definición de Modelo de Procesos de Negocio
4. Objetivos del Modelo de Procesos de Negocio
5. Niveles del Modelo de Procesos de Negocio
6. Glosario de Términos
7. Simbología
a. Mapa de Procesos
b. Modelo de Procesos de Negocio
c. Mapa de Indicadores
8. Estándares Generales
9. Ejemplos de Mapas y Modelos
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6. Disciplinas que Mapean
2. Definir la Metodología y Estándar Documental de
Mapeo y Capacitar a los Involucrados (continua)
Capacitar en un curso Propedéutico de Gestión por Procesos de Negocio:
Los Stakeholders más típicos de un Proyecto de Modelado son:
1. Sponsors, Patrocinadores, Dueños de los Procesos, Directivos, Gerentes,
Jefes
2. Superusers, Ejecutores clave, operativo experimentados
3. Proveedores internos y/o externos del Proceso a Modelar
4. Clientes internos y/o Externos del Proceso a Modelar
5. Desarrolladores e Integradores Tecnológicos
6. Habilitadores del Proceso, Managers, Recursos Humanos, Finanzas,
Mercadotecnia, Diseño y Desarrollo, etc.
7. Reguladores, Gestión Legal
8. Expertos de la organización que puedan aportar conocimiento basado
en su experiencia
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7. 3. Elaborar Plan de Trabajo, Valorar Disposición
Planes del Modelado
Organizacional y Definir Políticas y Reglas
Se elaboran 3 planes: El Plan de Modelado de Procesos, el Plan de Gestión de Modelado y el
Plan de Comunicación para el Modelado de Procesos
1. Plan de Modelado. Define actividades, responsabilidades, recursos
necesarios, tiempos, dependencias y los entregables en cada fase.
2. Plan de Gestión de Modelado. Define las actividades particulares del equipo de
modelado, para dividirlo por funciones, procesos, áreas y niveles de mapeo, así
como la elaboración de los manuales que derivan de el, como son: Manual de
Indicadores, de Roles y Responsabilidades, Requerimientos del Sistema, Políticas y
Reglas de Procesos de Negocio
3. Plan de Comunicación. Define la actualización de los participantes acerca del
avance del proyecto de mapeo, las reglas de la comunicación, medios a
utilizar, tipo de mensajes, retroalimentación y riesgos de comunicación
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8. 3. Elaborar Plan de Trabajo, Valorar Disposición
Organizacional y Definir Políticas y Reglas (continúa)
P l a n d e Tr a b a j o
 Disponibilidad de la Organización. Se mide la disposición de la organización para el proyecto
de modelado de procesos, donde la dedicación de los actores que interactúan no debe ser
mayor del 15% de su tiempo hábil por semana.
 Programas Acordados. Se establecen acuerdos escritos para la dedicación del personal clave
en el proceso/proyecto de mapeo
 Políticas de Implementación. Se establecen políticas y reglas de negocio para todos los
involucrados en el proceso/proyecto de mapeo, considerando que una política que no
contiene una acción resultante por su incumplimiento, no es una política, sino una buena
idea.
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9. Ta l l e r e s d e M o d e l a d o
4. Preparar Modelado de Procesos
Estos son algunos de los elementos que se deben considerar para llevar a
cabo las entrevistas, reuniones y talleres para el modelado de procesos:
No. Concepto Descripción
1 Recursos Humanos • Convocar a los invitados destacando la importancia de la
puntualidad y el cumplimiento de reglas para evitar tomar más
tiempo del comprometido.
• Solicitar la participación de los involucrados clave para evitar
indefiniciones y re-procesos.
• Facilitador y documentador (Miembros del Equipo de Mapeo de
Procesos)
2 Recursos Materiales • Sala de Juntas, oficina sin interrupciones, Proyector, Pintarrón, Papel
Rotafolio, Post its, Grabadora de audio, Equipo de Computo con
Modelador (BPMS), Marcadores de tinta Fugaz y de Agua, Botellas de
Agua, Speaker Phone, Equipo de Video conferencias, si es necesario.
• Formatos de los procesos, hojas de papel en blanco (reciclar)
3 Recursos Económicos • Cualquier otro recurso que esté considerado dentro del plan de trabajo
y que requiera habilitarse para desarrollar las reuniones, entrevistas
y/o talleres.
4 Otros Recursos • Reglas para reunión, taller o entrevista.
• Minuta de la Reunión con acuerdos y compromisos.
• Registro de Participantes con fechas y horarios de duración, firmada por
cada uno de lo s participantes.
• Material propedéutico para la reunión en caso de ser requerido,
cuidando que no se convierta en una reunión instructiva sino de
elicitación.
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10. Recopilar Información
5. Recopilar Información y Mapear Procesos
Algunas de las técnicas utilizadas para recopilar información en las entrevistas, reuniones y
talleres de Mapeo de Procesos:
1. Cuestionarios. Elaborar un cuestionario guía de preguntas cerradas y semi-abiertas para
recopilar información de los procesos.
2. Trazabilidad. Comenzar desde la salida del proceso y su ultima actividad, hasta la primera
que es realizada en ese proceso, y a partir de ahí regresar a la salida integrando los
accesorios.
3. Llevar el Formato de Hallazgos y Recomendaciones. Mantener durante la entrevista,
reunión o taller de Mapeo el llenado del formato para capturar las ideas, recomendaciones
y sugerencias de mejora y corrección.
4. Modelar a partir del Organigrama. Convirtiéndolo en una Estructura Orgánica Funcional,
donde aparezcan los flujos, proveedores, clientes, funciones y procesos de la organización u
Unidad Estratégica de Negocios.
5. Modelar de arriba abajo – Drill Down. Comenzar desde el Macro proceso continuando por
los procesos, subprocesos, Procedimientos y si es necesario, a los instructivos operativos.
6. Integrar los Accesorios de los Procesos. Objetivos, Roles y Responsabilidades, Políticas y
Reglas de Negocio, Indicadores, Documentos Asociados, Sistema informático, Controles
documentales, referencias de mejores prácticas, etc.
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11. 6. Confirmar y Validar Modelo de Procesos
Va l i d a r M o d e l a d o
 La Confirmación se realiza con los actores clave que interactúan con el proceso
modelado, para asegurar que la información es precisa a su percepción
 La Validación se realiza con el equipo directivo para aprobar y establecer el modelo como
definitivo (as is ó to be)
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12. ¡GRACIAS!
Agradecimiento
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