Formación de auditor interno del sgi oxford group giovanni alfonso huanqui canto

09/09/201709/09/2017
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MBA. MBI. PMP. ING.
Giovanni Alfonso Huanqui Canto
Formación
de Auditor
Interno del
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ormación de uditor
nterno del SGI
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Formación
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ALTA DIRECCION,
LÍDER DE PROCESO
AUDITORÍA
INTEGRAL
SIG
FORTALEZAS Y
OPORTUNIDADES DE
MEJORA
EFICACIA , EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD

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de Auditor
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Haber recibido formación de auditorías
Ser independiente con relación al área auditada
Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo
Permanecer dentro del alcance de la auditoría.
Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y
suficiente para obtener conclusiones.
Verificar que los procedimientos estén a disposición y sea
comprendidos por el personal apropiado
Documentar sus observaciones
Tratar la información confidencial con
discreción (Por Ej., remuneración de
trabajadores, investigaciones, judiciales,
disciplinarias, documentos financieros, etc.)
Resaltar las no conformidades
Reportar los Resultados de la Auditoría
Recomendar mejoras
Verificar la implementación  de las acciones
correctivas
Definir los objetivos de la auditoria y su alcance, profundidad y tipo
Revisar la documentación existencia para determinar su
suficiencia
Preparar el plan general de auditoria, dirigir el equipo auditor y
asignar deberes de los auditores
Coordinar las actividades de los auditores especialistas, si se
requieren
Presentar el equipo auditor al auditado
Reportar cualquier obstáculo importante encontrando al ejecutar la
auditoria
Reportar no conformidades criticas
Presentar el reporte de  la auditoría
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES
INTERNO

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Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los requisitos de una norma,
reglamentación, ley o contrato
Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple los objetivos  de ésta y se está
implementando
Comprobar si un proceso se está realizando de acuerdo con un procedimiento escrito y determinar
su eficacia
Identificar áreas de la organización que estén en riesgo y se puedan mejorar
Evaluar las fortalezas  y debilidades del Sistema Integrado de Gestión
Detectar oportunidades para la mejora continua
Verificar la capacidad de los procesos  para cumplir  con los requisitos.
Evaluar el  compromiso  del recurso humano con el Sistema Integrado de Gestión.
Validar el uso eficaz, eficiente y efectivo  de los recursos.
Evaluar las relaciones  con las partes interesadas.
Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones, preventivas y de mejora.
Mejora La Comunicación entre los procesos y dependencias .
Verificar si se esta con los requisitos para satisfacer a los clientes
Para que hacer Auditorias

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POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR?
Para proporcionar información a la Gerencia sobre el desempeño del
Sistema de Calidad, de Control Interno, de la Gestión, entre otras, con
relación al cumplimiento de la misión, visión etc.
Una Auditoria realizada efectivamente debe:
Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las
decisiones de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.
Promover la comunicación entre los diferentes niveles dentro
de la organización.

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Auditorias a
sistemas de
gestión
Auditorias Procesos
Auditorias a
resultados del servicio
Auditorias Registros

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Auditoria a Resultados del Servicio
de las medidas de gestión que se adoptan• Evalúa la efectividad
el cumplimiento de las característicaspara garantizar
planeadas para un servicio
Requisitos del
cliente
Concordancia
entre
calidad
servicio
la
del CON Las especificaciones
definidas en la legislación
La documentación que defina la
manera de prestar el servicio

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Auditoria de proceso
• Evalúa la efectividad de las medidas de gestión
sobre un determinado proceso:
Concordancia
de procesos
y procedimientos
CON
Conveniencia y consistencia de la
documentación que describe los procesos
La forma como el proceso satisface los
requisitos del modelo de gestión aplicado
Especificaciones del servicio que generan los
procesos
Instructivos Aptitud
Practicas Adecuación
Requisitos del cliente Normas

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Auditoria al Sistema de Gestión
Evalúa la efectividad del sistema de gestión para desarrollar la
estrategia, las políticas, lograr objetivos y el desempeño esperado
•
Verificación de las disposiciones vigentes para establecer si permiten
eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operación del
sistema de gestión
Verificación de las disposiciones vigentes para establecer si son
apropiadas para alcanzar resultados esperados
Actividades relevantes del sistema de gestión, sus resultados y
cumplimiento de disposiciones establecidas
Concordancia entre la descripción del sistema y su documentación
con los requisitos establecidos para ese sistema de gestión

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Auditoria de Registros
.
Verificación de que los registros cumplen los requisitos
legales,
De esta manera brindan evidencia de que los
procesos se están realizando de acuerdo con los
requisitos
reglamentarios y los del cliente

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Las diferentes clases de auditoria
Según quien solicite la auditoria
SEGUNDA PARTE
PRIMERA PARTE PARTE
SEGUNDA PARTE
TERCERA PARTE
Organismo Independiente
EntidadProveedor Cliente

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Quienes intervienen en
auditoria interna?
la
AuditorSolicitante auditado
Organización o
persona que solicita
una auditoria
Persona con la
competencia para
llevar a cabo una
auditoria
Organización, proceso
que es auditada
El administrador del proceso de auditoria JEFE DE
CONTROL
INTERNO

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QUIÉN ES EL AUDITOR EN UNA
AUDITORIA INTERNA
Equipo Auditor
Auditor Líder
Auditor
individual
Equipo de
Auditoria
PUEDEN ESTAR ACOMPAÑADOS
EXPERTO TECNICO / AUDITOR EN FORMACION / OBSERVADOR

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• Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoria
• Conducir la auditoria
• Asistencia en la selección del equipo e instrucción del mismo
• Control de conflictos y superación de situaciones difíciles
• Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado
• Tomar decisiones en las cuestiones de auditoria y en el SIG
• Comunicar los resultados de las auditorias
• Comunicar los mayores obstáculo encontrados
• Comunicar inmediatamente las oportunidades de mejora
• Tener habilidades de comunicación eficaces
• Soporte al líder del equipo
• Estar preparado
• Participar de las reuniones de apertura y cierre
• Cumplir tareas designadas
• Mantener la programación y el objetivo de la auditoria
• Documentar y apoyar todas las pruebas
• Mantener al auditado informado
• Proteger todos los documentos
• Mantener confidencialidad
• Ser objetivo y ético
• Acompañar las acciones correctivas
Responsabilidades del Auditor Líder Atributos del Auditor
• Ser realista
• Entender situaciones complejas
• Entender las interrelaciones
organizacionales
• Observar exigencias de confidencialidad
.Profesional
• Independiente
• Tener la mente abierta
• Poseer juicio consistente
• Tener habilidades analíticas
• Ser tenaz
• Ser perceptivo

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HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR
Qué  habilidades necesita un auditor para ser competente
• Formación en el proceso de auditoria
• Conocimientos  y experiencia  en métodos y técnicas de auditoria
• Capacidad para gestionar el proceso de auditoria
• Capacidad para dirigir un equipo auditor
• Habilidades para la formulación de preguntas y realización de entrevistas
• Habilidades para la redacción de reportes y
Habilidades para hacer presentaciones
• Un auditor también requiere conocimientos y experiencia en los
requisitos  de los criterios de auditoria apropiados.
• Conocimiento y comprensión de la  legislación, normas, regulaciones, leyes, códigos
de practica, etc, y la capacidad de evaluar su aplicación
• Conocimiento y comprensión de los sistemas de gestión de  la organización.
• Conocimiento y experiencia en las practicas, procesos y tecnología pertinente

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Atributos personales de un auditor exitoso
Es ético
Buen
observador
Perceptivo
Brinda Apoyo
Buen
Comunicador
Diplomatico
Tienen mente
abierta
Es justo
Es versátil

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ETAPAS DE LA AUDITORIA
VERIFICAR EJECUCIÓN
PLANEACIÓN
ACTUAR

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Planificación y preparación
Planeacion
p
del Sistema Integrado de Gestión
H
Convocar al equipo auditor
Comunicar el
Plan de Auditoría
Auditoria
a
Planeaci
Elaborar programa
Anual de Auditoria Programa de
Aprobar
programación
de auditorias.
Convocar al Comité
Planificar la Auditoria
Co
Plan de
v
A
Aspectos a Considerar

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HACER VERIFICAR
A a p
Ejecutar
la Auditoria
Preparar
las conclusiones de la AuditoriaElaborar Reporte de auditoria
Distribuir el informe definitivo
B H
Ejecutar Reunión de cierre
v
Realizar
reunión de apertura

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B
ACTUAR
Realizar Seguimiento
Generar Informe
para revisión Gerencial
FIN

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• Resultados de las revisiones  efectuadas por la Alta Dirección
•  Retiro de personal, fusión, creación o eliminación de cargos,
•  Traslados frecuentes de personal o elevada rotación del personal).
•  Nuevos procesos administrativos u operativos
•  Resultados no satisfactorios de otras Auditorias.(internas y externas)
• Cambios tecnológicos.
•Resultados de evaluaciones de riesgos
•La ejecución de una auditoria al manual de calidad una vez al año.
•Cambios en  la legislación aplicable.
•Recursos disponibles
•físicos,
• financieros,
• tecnológicos,
• de información,
• humanos (equipo auditor).
Cronograma de actividades claves de la organización que determinan su operación  (vacaciones, cierres de
períodos fiscales, proyectos especiales, entre otros)
•Indicadores de eficiencia y eficacia
•Resultados de indicadores de gestión
•satisfacción de clientes,
•índices de quejas y reclamos,etc.
ASPECTOS A CONSIDERAR

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• Conjunto de una  o más  auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un
propósito especifico. Usualmente incluye:
• Objetivo del programa y/o auditoría
• Alcance de cada auditoría
• Cronograma
• Tema auditar (proceso, área , referencia)
• Auditados (responsables por tema a auditar)
• Cuando auditar
• Lugar.
Objetivo  (Para qué)
Responde a las preguntas
¿Qué se espera lograr con esta auditoría?
¿Cuál es el resultado esperado?,
es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus conclusiones.
Lo define
Según sea el caso:  quien solicita la auditoria, quien administra el proceso de auditoria
PROGRAMA DE AUDITORIA

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PROGRAMA DE AUDITORIA
ALCANCE ( a qué y hasta dónde)
Establece los limites de la auditoría en términos de: procesos, atividades, áreas,
documentos, numerales o secciones de un documento, registro, cargo o roles,
periodos de tiempo o una combinación de los anteriores
Lo define:
Según sea el caso: Quien solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría
y en algunos casos el auditor asignado.
Objetivo de la auditoría
Establecer la efectividad del entrenamiento impartido a las personas que realizan el
control de gestión
Alcance de la auditoría
Identificar el grado de relación que existe entre los objetivos planeados con los
auditores internos y los logros alcanzados en los programas entrenamiento

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Por ejemplo
Alcance de la auditoría
Verificar el proceso seguido para evaluar el
desempeño bimestral del proveedor del
servicio de mantenimiento de edificios.
Objetivo de la auditoría
Verificar cumplimiento de lo requisitos
exigidos en el numeral 7.4.1 de la Norma ISO
18001.

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Convocar al Comité del Sistema
Integrado de Gestión
Jefe de la Oficina de Control Interno
Convocar al Comité del Sistema Integrado de
Gestión con el fin de presentar el programa anual
de auditorias del Sistema Integrado de Gestión de
la entidad, por medio de un correo electrónico y
memorando.
Aprobación del Programa de Auditoría
Comité del Sistema Integrado de Gestión
El Jefe de la Oficina de Control Interno lo presenta para
su aprobación al Comité del Sistema Integrado de
Gestión. Si se tiene observaciones los cambios se
deben incorporar
Posteriormente se solicitará el acta de aprobación y se
procede a socializar para conocimiento de todos los
involucrados en el programa de auditorias internas.
CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR
El Auditor Líder
Coordinara todas las actividades referentes al desarrollo de la Auditoria, además, comunicará por
escrito el objetivo y alcance de la auditoria a cada uno de los integrantes del equipo auditor.
Los Auditores Internos
Serán solicitados en comisión, cuando se considere necesario y por el tiempo requerido.
Técnicos
En los casos en que se requieran servidores de otras dependencias para que apoyen el proceso a
auditar en temas específicos o técnicos, se solicitará la comisión de dicho servidor.

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PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
Definir el alcance de la auditoria, diligenciando el formato “Definición del Alcance de Auditoría Interna” para
establecer cuales serán los requisitos de las normas a verificar y proceder a la preparación de los documentos de
trabajo y demás documentación requerida para iniciar el proceso de auditoria, los cuales serán aprobados por el
Auditor Líder.
El auditor procede a realizar una revisión de la documentación previa a la realización de la auditoria en
sitio, estudiando y analizando información y datos relacionados para tener un mayor conocimiento de los procesos a
auditar y verificar la pertinencia de la misma. La documentación que se considere necesaria para preparar la auditoria
se solicita al responsable del proceso mediante
Elaborar la “Lista de verificación” para estructurar la auditoria a realizar y en coordinación con el Líder la
preparación de los documentos de trabajo determinados y la demás documentación mínima requerida para
iniciar el proceso de auditoria

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PLANIFICACION DE LAAUDITORIA
Resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno,
Sistemas de información
Contable,
Presupuestal,
Financiera
infraestructura informática
procesos y procedimientos productos y servicios
recursos humanospropósitofunciones
Revisión de la
documentación
organización internaentornoobjetivos
Estudiar y analizar información y datos relacionados con:

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La hoja de verificación es
• Un documento de trabajo
• Una herramienta para estructurar la
auditoria a realizar
• Un soporte para realiza entrevistas
• Una guía para determinar si las
prácticas reales concuerdan con los
procedimientos establecidos y los
requisitos
• Un instrumento para registrar
hallazgos
• Una base para elaborar el informe de
auditoria
UTILIDAD DE LA LISTA DE
VERIFICACION
• Ayuda a la gestión del tiempo, indicando
lo que ha de cubrirse en cada proceso
• Recopilar las evidencias de la auditoria
en orden cronológico
• Facilitar el cubrimiento de cada
actividad, obteniendo respuesta para los
requerimientos.

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Preguntas Enfoque de Procesos
1. Identificar los procesos  con los que  se relaciona  el entrenamiento  de funcionarios
de la entidad
2. Verificar si están  identificados  los riesgos  que se relacionan con la ausencia de
entrenamiento  determinadas temáticas
3. Verificar si existen indicadores  que evalúen el entrenamiento
4. Establecer  que se registra cuando proponen necesidades de entrenamiento
5. Establecer qué motiva o como se inicia el entrenamiento de funcionarios
6. Establecer como se controla  o verifica  lo que motiva  el inicio de necesidades  del
entrenamiento.
7. Establecer que resultados genera el entrenamiento.
8. Verificar la secuencia  de actividades  que se siguen para el entrenamiento
9. Establecer cómo se controlan  las actividades relacionadas con el entrenamiento
10. Establecer  quienes intervienen  en el entrenamiento  y sus competencias
11. Establecer la relación  del proceso para entrenamiento  de servidores con
objetivos de calidad

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La parte de imagen con el identificador de relación rId2 no se encontró en el archivo.
HOJA DE VERIFICACION
Seguimiento
Seguimiento
Seguimiento
Seguimiento
a
a
a
a
una solicitud
un
un
un
equipo
contrato
habilidades y
competencias de los funcionario
Seguimiento
Seguimiento
Seguimiento
Seguimiento
Seguimiento
Seguimiento
a
a
a
a
a
a
un
un
un
plan de acción
objetivo estratégico
resultado no conforme
una queja o reclamo
un pago
una acción de repetición
SEGUIMIENTOARUTA

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La parte de imagen con el identificador de relación rId2 no se encontró en el archivo.
HOJA DE VERIFICACION
Verificar
La manera como se definen nuevos objetivos de mejoramiento
Como se aplican acciones correctivas y/o preventivas en cada
mejoramiento
Los controles aplicados para mantener el nivel de mejora
alcanzado
El seguimiento al ciclo PHVA en cada ciclo de mejoramiento
Como se activa en la organización a las necesidades de
mejoramiento
El mejoramiento que inicia el ciclo de mejoramiento continuo

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ELABORAR PLAN DE AUDITORIA
Donde se van a realizar las actividades de auditoria
El tiempo y duración esperados
La asignación de los recursos
Unidades organizacionales y
funcionales
Las fechas y lugares
El plan
debe incluir:
El alcance
Procesos
Documento de referencia.
Los criterios
Los objetivos
Se debe hacer la planificación de la auditoria o plan de trabajo, el cual es
comunicado al responsable del proceso a auditar mínimo 8 días hábiles
antes de la fecha programada de auditoria.

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Comunicar el Plan de Auditoría
Para comunicar el plan de auditorías, se procederá así:
•El auditor líder remitirá el plan al responsable del proceso a
auditar, por lo menos con 8 días hábiles de antelación a
la reunión de apertura de la auditoria.
la fecha de
•Dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo del plan de auditoría, el
auditado manifestará su conformidad devolviéndolo firmado a la Oficina de
Control Interno.
En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoria en las fechas
propuestas, el auditado se comunicará con el auditor líder con el fin de
acordar los posibles cambios.

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REUNION DE APERTURA
Se debe hacer con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar
a) Revisar el plan de auditoria.
b) Presentar un breve resumen de cómo se realizarán las actividades.
c) Confirmar los canales de comunicación
d) Se debe brindar una oportunidad para que el auditado haga
preguntas.
El líder coordina la reunión de apertura
con el fin de presentar a los miembros del Equipo Auditor

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RECOLECCION DE INFORMACION
a) Entrevistas con servidores públicos, contratistas y otras personas.
b) Observación de actividades, y de las condiciones y medios de
trabajo circundante.
c) Documentos, tales como la política, objetivos, planes,
procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, entre otros.
d) Registros como por ejemplo los de inspección, supervisión,
interventoria, actas de reuniones o subcomités, reportes de auditorias,
registros de programas y seguimientos, informes de gestión y
resultados.
e) Resúmenes de datos, indicadores de desempeño.
f) Registros de las bases de datos, los procedimientos.
g) Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentación de la
ciudadanía y demás información externa pertinente, como la de los
proveedores.
h) Bases de datos computarizadas y sitios de red.
Las fuentes de Información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el
alcance y complejidad de la auditoria y puede incluir.

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AUDITORIA
EVIDENCIA OBJETIVA





EVIDENCIA QUE EXISTE.
NO INFLUENCIADA POR EMOCIONES O PREJUICIOS.
PUEDE SER DOCUMENTADA (DATOS).
PUEDE SER BASADA EN LA OBSERVACION (HECHOS).
DEBE ESTAR RELACIONADA CON EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION.
 PUEDE SER CUANTITATIVA O CUALITATIVA.
PUEDE VERIFICARSE. (SHOW ME= MUESTREME)

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Recolección de información
conclusiones
Revisión
HALLAZGO
Evaluación vs criterios
EVIDENCIA
Verificación
INFORMACIONRecolección mediante muestreo
Fuentes de información

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Recolección de información
ProcesosCargos Criterios
ENTREVISTA
•Manual de Calidad
•Procedimientos
•instrucciones
•Registros
•Planes
•Responsabilidades
•Entrenamiento
•Competencia
•Autoridad
•Interrelaciones
•Condiciones especificas
•Almacenes
•Obras
•Proyectos
•Indicadores de seguimiento

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TECNICAS PARA LA FORMULACION DE PREGUNTAS
PROPOSITO DE LA PREGUNTA
El auditor hace las preguntas para:
1.Recolectar la información requerida
1.Aclarar ideas
2.Verificar la exactitud de lo que ha oído

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ESTILO DE PREGUNTAS
El auditado sienta que el auditor esta interesado sinceramente en la
respuesta
Es amistoso y no arrogante ni condescendiente
Es metódico y profesional, sin ser frio ni indiferente
Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de
disparar preguntas rápidamente una detrás de otra, lo que puede
dar más la sensación de un interrogatorio
Actúa con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del
auditado, en vez de avanzar rígidamente a través de una larga lista
de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sea
pertinentes o no
Es firme y persistente con un auditado difícil o evasivo, y no deja
“que se le escape”

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FORMULACION DE PREGUNTAS
V
Cuánto
P Cómo
Qué
Quien
A
Dónde
H
Porqué
Cuál
Cuándo
TIPO DE PREGUNTAS
SONDEO
ABIERTAS
CERRADAS

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Ejemplos de preguntas abiertas
“Dígame que procedimiento sigue usted ?”
“Muéstreme como funciona esto ?”
“De donde viene este formato?”
“Que hace cuando ….?”
En resumen, las preguntas abiertas:
Estimulan al auditado a expresar su punto de vista o sus
sugerencias.
Extraen información sin crear un comportamiento
defensivo por parte del auditado
Permiten que la conversación se desvié y con ello
obtienen material adicional

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Ejemplos de preguntas sondeo
“Por favor, explique qué esta ocurriendo aquí ?”
“Porque estos inventarios no están etiquetados
“que quiere decir ….?”
“Deme algún ejemplo ?”
“Como funciona esto ?”
“ Me va a decir algo más ?”
En resumen, las preguntas Sondeo:
?”
Aclara temas a los que se ha referido el auditado.
Confirman la comprensión del significado de palabras y
afirmaciones
Ayudan a evitar malos entendidos y
Brindan información con profundidad

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Ejemplos de preguntas cerradas
“Usted diligenció este formato”
“Esta es la caneca de los desperdicios”
“que color de etiqueta va pegada a este tipo recipiente”
“quien trabajó con usted en este ajuste de controles ….?”
“Déjeme ver si entendí correctamente. Me dijo que primero
coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa
frontal algún ejemplo” “correcto”
En resumen, las preguntas cerradas:
Permiten al auditor verificar su comprensión de lo que el auditado
desea afirmar
Permite al auditor confirmar que su resumen de los temas es
exacto
Eliminan malos entendidos al exigir información muy especifica y
Son útiles tanto como auditados comunicativos como con los
reservados

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RECOLECCION DE EVIDENCIA
•Reunión de Apertura
•Desarrollo de Entrevista
•Análisis y Calificación de Hallazgos
•Reunión de Cierre
SECUENCIA DE ACTIVIDADES

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de Auditor
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Recolección de evidencia
•Actitud frente al auditado
•Estilo social del auditado
•Formulación de preguntas
Tener en cuenta
Desarrollo de entrevistas

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Actitud frente el auditado
•Evitar dar sorpresas
•No emitir opiniones personales
•No calificar ni descalificar
•Basarse en hechos y datos
•Ser claros en las explicaciones
•Motivar a la mejora a las No
Conformidades
•Escuchar activamente
•Demostrar paciencia

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Porque lo hace de este modoConsultor
Arrogante
Yo puedo encontrar lo que está
mal sin su ayuda
Usted tiene algo que esconderDetective
Lo equivocado

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Lo pesqué !!!!Malicioso
Blandos No conformidades = no es para
preocuparse, no son riesgosas
Duro No conformidades = serios
problemas, altos costos
Lo equivocado

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Cumplir con el alcance de la auditoria
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y
para identificar los elementos del sistema en los que se
encuentran deficiencias
Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son
manejados los asuntos
Hacer preguntas consistentes con el alcance
Lo acertado

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ESTILO SOCIAL DEL AUDITADO
MENOS EMOTIVO
MAS ASERTIVO
MENOS ASERTIVO
MAS EMOTIVO
ANALITICO EMPRENDEDOR
MAS A
AFABLE EXPRESIVO

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PREPARAR CONCLUSIONES DE AUDITORIA
a) Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra
información recolectada durante la auditoria, contra los
objetivos de la auditoria. Los hallazgos pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o
identificar una oportunidad de mejora.
b) Cualquier desviación encontrada en la auditoria se documenta,
en el formato “Solicitud de acción correctiva y/o preventiva”.
c) Acordar las conclusiones de la auditoria.
d) Formular las recomendaciones a que haya lugar
El Equipo Auditor antes de la reunión de cierre debe reunirse para:

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GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS
Documentar
los Hallazgos
Revisar
los Hallazgos
Documentar las
No Conformidades
Elaborar conclusiones
de Auditoria
Revisar vs. Plan Lista

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midadesRevisión de la No Confor
Observación exacta
de los hechos
Dirigida al qué, cuándo, dónde
Ayuda a lograr la implementación
eficaz de la acción correctiva
Genera acciones aumentan la satisfacción del
cliente y mejora el desempeño de la organización.
FORMATO DE NO CONFORMIDAD

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REVISIÓN DE HALLAZGOS
 REDACTAR LOS HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO NO CONFORMIDAD
SIEMPRE LLEVA UNA NEGACIÓN AL INICIO, INTERMEDIA O AL FINAL
EJEMPLO:
*NO SE EVIDENCIO...(ESCRIBA LA SITUACION DE ACTUAL) CUMPLE
(ESCRIBA LA SITUACION DESEADA)
 REDACTAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO OBSERVACION U
OPORTUNIDAD DE MEJORA
SIEMPRE SE INICIA CON UN VERBO EN INFINITIVO EJEMPLO:
*ASEGURAR.....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*GARANTIZAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*ASEGURAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*FORTALECER....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
1. CLASIFICAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO E INCUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN OBSERVACION Y NO CONFORMIDAD.

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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
HALLAZGO
“RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA EVIDENCIA
DE LA AUDITORÍA RECOPILADA FRENTE A LOS
CRITERIOS DE AUDITORÍA”.
 HALLAZGO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
¿ EL ELEMENTO SE AJUSTA A LA EXIGENCIA?
¿ LA IMPLANTACION CORRESPONDE A LA INTENCION?
¿ LA IMPLANTACION ES EFICAZ?
OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA.
 HALLAZGO INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
¿UNA FALLA AISLADA EN UN REQUISITO? Ó ¿DESVIACION
SIGNIFICATIVA EN UN REQUISITO?
¿UN PROBLEMA MENOR QUE REQUIERE ATENCION? Ó
¿AUSENCIA O FALLA COMPLETA DE UN REQUISITO?
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA (SAC) = NO CONFORMIDAD.

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AUDITORIA
NO CONFORMIDAD
“INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO”.
 SE PRESENTA CUANDO
¿ AFECTA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD?
¿ AFECTA LA CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO?
¿ AFECTA LA SATISFACCION DEL CLIENTE?
 NO CONFORMIDAD MENOR=FALLA PUNTUAL HAY METODOLOGIA
(AFECTA LEVEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS
ANTERIORES)
 NO CONFORMIDAD MAYOR=FALLA TOTAL NO HAY METODOLOGIA
(AFECTA FUERTEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS
ANTERIORES)

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HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MÁS
COMUNES
 PLANEACIÓN DE CALIDAD NO EVIDENTE.
 DOCUMENTOS INTERNOS O EXTERNOS NO
CONTROLADOS.
REGISTROS DE CALIDAD NO INTEGRADOS AL
SISTEMA.
OBJETIVOS DE CALIDAD NO DIVULGADOS Y SIN
MEDICION.
COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO NO
EVALUADAS, FORMACIÓN SUMINISTRADA NO
REQUERIDA Y SIN MEDICIÓN.

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HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MÁS COMUNES
AMBIENTE DE TRABAJO NO UTILIZACION DE
DOTACIÓN EXIGIDA PARA LA LABOR A REALIZAR.
PROCESOS SIN MEDICIÓN NI SEGUIMIENTO DE ACCIÓN
CORRECTIVA.
DISPOSITIVOS DE MEDICIÓN NO INTEGRADOS AL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
NO CONFORMIDADES POR AUDITORIAS INTERNAS SIN
CIERRE EFICAZ.
ACCIONES CORRECTIVAS SIN APOYO DE LA DIRECCIÓN.

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REPORTE DE AUDITORIA
El informe se debe entregar por parte del Auditor Líder al Jefe de
Control Interno, máximo 8 días hábiles después de finalizada la
auditoria.
El informe será enviado al Jefe de Control Interno, para su revisión
y al Responsable del proceso auditado para su aprobación
Se realiza el informe definitivo correspondiente y se registra
en el formato "Informe de auditoria".

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INFORME DE AUDITORIA
Responsables de las actividades
Procesos auditados
Fechas y lugares de realización de
las actividades de auditoría
Objetivo, alcance y criterios
INCLUIR O HACER REFERENCIAA:

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CONTENIDO
Conclusiones de la auditoría
Solicitud de acciones correctivas
Aspectos débiles de la actividad auditada
Aspectos favorables de la actividad auditada
Auditor Líder, Equipo auditor
Personal entrevistado
INCLUIR O HACER REFERENCIAA:

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INFORME DEFINITIVO
Observaciones, hallazgos, No conformidades que no fueron
discutidos en la reunión de cierre
Detalles triviales
Declaraciones ambiguas
Criticas a las personas
Información confidencial
Opiniones subjetivas
LO QUE NO DEBE INCLUIR

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REUNION DE CIERRE
,
FORMATO DE LAS ACCIONES
El responsable del proceso auditado dispondrá de 5 días hábiles,
contados a partir de la notificación del informe, para presentar el plan de
mejoramiento donde se determinen las acciones preventivas o
correctivas.
De esta reunión se diligencia el formato de acta de cierre de auditoria
como evidencia de los compromisos adquiridos.
Presentación de las no conformidades si
las hay, las cuales deben ser firmadas
por el Auditado en señal de aceptación.
Conclusiones
En la reunión de cierre
se ratifican los
siguientes aspectos:
Actividad auditada
Se realiza la reunión de cierre con los funcionarios que atendieron
la auditoria y el dueño del proceso Auditado.

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DISTRIBUCION DEL INFORME
DEFINITIVO
A través de memorandos, remite el informe de
auditoria al responsable del área, proceso,
proyecto etc, e informa a la Representante de la
Dirección y a los servidores que se hayan establecido
en el plan de auditoria

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SEGUIMIENTO
Designa a los responsables de ejecutar las visitas de seguimiento.
Los designados realizan la visita de seguimiento y verifican el
cumplimiento de las acciones propuestas, dejando el registro en el
formato " solicitud de acción correctiva y/o preventiva”
En el caso que en el seguimiento no se haya ejecutado las actividades
programadas, se acuerda una segunda visita de seguimiento, si al
efectuar la misma se sigue incumpliendo el plan de actividades
propuesto, se informa al Secretario General sobre la situación.
En las Auditorias siguientes se verificará la eficacia y efectividad de la
acción correctiva tomada e implementada y se registrará en el formato"
solicitud de acción correctiva y/o preventiva

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SEGUIMIENTO DE ACCIONES
Verificar la eficacia de las acciones
implementadas
Elaborar el programa de la auditoria de
seguimiento
Verificar las respuestas a las solicitudes de
acciones correctivas

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ACCIONES FINALES
FORMATO DE SEGUIMIENTO
Distribuir las copias pertinentes, notificando a los
implicados
Generar el registro de solución
Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones
correctivas
Registrar la solución de las no conformidades o ejecutar un
nuevo programa de implementación de acciones
Elaborar el informe de la auditoria de seguimiento

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GENERAR INFORME PARA REVISIÓN GERENCIAL
Consolida la información de los reportes de auditoria y
un análisis con las debilidades y fortalezas encontradas y
entrega el reporte al Representante Legal y al
Representante de la Dirección, para la revisión gerencial,
para evaluar la gestión del proceso de auditoria.

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Reunión de Cierre
Es una actividad posterior a la actividad de campo
• Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y al jefe del cual depende
• Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda efectuar una reunión previa del
equipo auditor para obtener consenso sobre no conformidades y observaciones.
• En la reunión de cierre únicamente se presentan las no conformidades y observaciones
redactadas por consenso del equipo auditor
Debe darse  énfasis a la obtención de un acuerdo  con los auditados sobre no conformidades y
observaciones identificadas por el equipo auditor
Se recomienda  presentar un resumen  documentado de la auditoria
•Actividad Auditada
•Personas entrevistadas
•Conclusiones sobre aspectos favorables
•Documentos consultados
•Presentación de observaciones  y no conformidades

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