1. REVISION “ EX-POST ” DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES CURSO DE ADQUISICIONES PROSAP Taller de Capacitación Corrientes – 17 al 19 de Mayo de 2010

3. ¿QUÉ ES?

4. La revisión "ex-post" consiste en el examen por parte del Banco de los procesos de adquisiciones, ya sea en forma total o por muestreo, de las contrataciones llevadas a cabo por los Ejecutores bajo su margen de autonomía, para constatar que la gestión y administración de las mismas cumple lo establecido en el Contrato de Préstamo y el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco.

5. DOCUMENTOS DEL BANCO

6. “ El Banco podrá acordar con el Prestatario la utilización de este método.” La revisión con carácter de "ex-post" será acordada por el Banco con los Ejecutores que demuestren suficiente capacidad institucional para administrar los procesos de adquisiciones y aplicar principios de transparencia, competencia y equidad, mediante la utilización de procedimientos consistentes con las políticas y procedimientos del Banco en esta materia. El Banco tomará esa decisión basándose en el resultado de la evaluación institucional que a tal efecto se llevará a cabo durante el diseño del mecanismo de ejecución de proyectos en preparación o visitas de inspección a los Ejecutores, en caso de proyectos en ejecución.

7. La evaluación de la capacidad del Ejecutor para implementar las adquisiciones indicará si, además de las revisiones ex-ante, el Banco efectuará revisiones ex-post de las mismas. La frecuencia y umbrales de las revisiones serán consistentes con la evaluación efectuada. Estos umbrales y frecuencia podrán ajustarse, como parte de las actualizaciones del Plan de Adquisiciones, de acuerdo con el desempeño del Ejecutor y el avance en la adopción de las medidas correctivas indicadas como producto de la evaluación de capacidad.

8. ¿A QUÉ SE APLICA?

9. Procesos de adquisiciones elegibles En general, la revisión ex-post será aplicada a procesos que involucren montos de Adquisiciones por Debajo de los Límites ( ADL ), establecidos en el Contrato de Préstamo, para efectuar los procesos competitivos en el ámbito internacional. Cuando la evaluación institucional así lo indique, se podrán reducir los montos límite para el examen del Banco de los procesos de adquisiciones mediante procedimientos de revisión ex – post.

10. ¿QUÉ?

15. LA REVISIÓN DEBE EFECTUARSE SOBRE LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL .

16. ¿Qué NO se verifica en la revisión ex - post de los procesos de Adquisiciones? La revisión “ex - post” de adquisiciones no implica, en sí misma, el análisis de la pertinencia de los gastos respecto de la elegibilidad de Bienes, Obras y Servicios contratados. Ese análisis es objeto de “no objeción” previa, por parte del Especialista Sectorial.

17. CONSECUENCIAS

19. ¿CÓMO?

22. 1. Conocimiento de las Actividades del Programa El evaluador se interiorizará de las actividades y el desempeño del Programa, sus mecanismos de ejecución y particularmente, sus antecedentes en materia de gestión, programación y ejecución de las adquisiciones e informes de las visitas de inspección y los procedimientos de revisión “ex-post” de adquisiciones realizados. En esta etapa se analizará el enfoque del trabajo a efectuar basado en la identificación de las áreas y transacciones de riesgo del Programa, en la comprensión del entorno de control en el cual se desarrollan las actividades y la forma de ejecución.

23. 2. Focalización de la Revisión El evaluador definirá la focalización de su revisión considerando la forma de ejecución del Programa: 1. Centralizado : existe una única unidad ejecutora responsable de efectuar los procesos de selección, contratación, recepción y pago. 2. Descentralizado : existe una unidad ejecutora central, con capacidad de efectuar adquisiciones y responsable de la relación con el Banco y otras unidades co-ejecutoras que también tienen la facultad de realizar procesos de adquisiciones. En este caso, el evaluador deberá conocer la localización de la documentación de soporte de las adquisiciones y el examen se hará sobre los procesos de adquisiciones realizados exclusivamente en la unidad visitada.

24. 3. Requerimientos de Información y Documentación Para identificar el Lote de adquisiciones a revisar, el evaluador solicitará al Ejecutor los listados de los Procesos de Adquisiciones de Obras, Bienes, Firmas Consultoras, Consultores Individuales y Servicios diferentes a Consultorías efectuados en el período a examinar previamente establecido. Estos listados definirán el “Lote” a revisar.

25. modelo de Planillas de Registro de los Procesos de Adquisiciones de Obras, Bienes, Firmas Consultoras y Consultores Individuales para esta solicitud. OBRAS Período Del ___________ al ____________ (1) Se listarán ordenadas de acuerdo con el método de adquisición: Licitación Pública Nacional (LPN), Licitación Privada (LP), Comparación de Precios (CP), Contratación Directa (CD). N° DE ORDEN MODALIDAD DE ADQUISICION (1) DESCRIPCION DE LA ADQUISICION PROVEEDOR CONTRATADO FECHA DE CONTRATACION PRESUPUESTO OFICIAL MONTO CONTRATADO MONTO PAGADO

26. Ejemplo ÁREA Edificio Objetivo N º de Licitaci ó n Fecha de Contrato Contratista Monto Contractual ($) EDUCACION Escuela Superior Ampliación de la Escuela LPN N º 1/2000 10/18/2000 A 9,279,922 SALUD Hospital Remodelación Pabellón LPN N º 2/2000 10/19/2000 B 5,534,772 CULTURA Centro Cultural Cámara transformadora LPN N º 3/2000 10/28/2000 C 526,419 SALUD Centro de Salud Ampliación Centro de Salud LPN N º 4/2000 11/15/2000 D 1,258,213 CULTURA Teatro Sanitarios y Oficinas CD N º 1/2000 12/9/2000 E 123,598 CULTURA Teatro Depósito LPN N º 5/2000 12/16/2000 F 406,984 PLANEAMIENTO Mercado Área LPN Nº 6/2000 12/17/2000 G 663,812 SALUD Hospital Informatización LPN N º 7/2000 1/11/2000 H 1,851,499

27. 4. Identificación del Lote y Alcance de la Revisión El Lote sujeto a revisión estará integrado por: Todas las adquisiciones contratadas durante el período comprendido entre la fecha de la última adquisición del último Lote revisado y aprobado por el Banco y la fecha de la última adquisición del presente Lote. Esta información deberá obtenerse estratificada por tipo de adquisición, lo cual conforma los respectivos Lotes de: Obras, Bienes, Servicios de Consultoría prestados por Firmas Consultoras y Consultores Individuales y Servicios diferentes a Consultorías. En una primera revisión, los Lotes estarán conformados por todos los procesos de adquisiciones contratadas desde el inicio del programa hasta la fecha de la revisión ex - post.

28. Esta información permite hacer un primer análisis de la operación a revisar y prever acciones tendientes a determinar existencia de: 1. Dificultades en sistemas de administración y control implantados, a partir de no la correlatividad de los procesos de adquisiciones. No siempre se presenta esta condición, mínima esperada, de control interno; 2. Posible superposición de períodos de prestación de Servicios. Un indicio son las inconsistencias en cuanto a las fechas de contrato y ejecución; 3. Reducción de exigencias de la normativa vigente para procesos de adquisiciones, a partir del fraccionamiento de las contrataciones efectuadas o contratos por montos cercanos a montos límite, y 4. Reiteradas contrataciones de un mismo proveedor y/o consultor. Este trabajo es básico para la elección del criterio a aplicar para la revisión de la documentación de soporte de los procesos de adquisiciones.

29. ADEMÁS, HAY QUE HACERLA

30. Ejecución de la Revisión 1. Criterios El evaluador determinará el criterio más apropiado para establecer la MUESTRA de procesos de adquisiciones a ser analizados, que d ependerá de circunstancias como el análisis de revisiones anteriores, el ambiente de control del Ejecutor y/o Co-Ejecutor, la conformación del LOTE a revisar y el análisis de riesgo de las transacciones realizadas en el período bajo revisión. La decisión sobre el enfoque a utilizar dependerá del juicio d el evaluador, quien deberá fundamentarla en sus papeles de trabajo y su informe. La decisión sobre cuál medio o combinación de medios a usar se realiza en base al riesgo de la revisión. El evaluador debe sentirse satisfecho de los medios utilizados y de la suficiencia de los medios para el cumplimiento de los objetivos de la revisión ex - post.

31. Revisión de los Procesos de Adquisiciones 1. Determinación de la Muestra de Adquisiciones El número de procesos a analizar (dimensión de la MUESTRA) dependerá de la cantidad total de ADL´s efectuadas por el Ejecutor dentro del período considerado (tamaño del LOTE). La selección del conjunto de procesos ADL que constituirán la MUESTRA a revisar dentro del LOTE considerado, se hará de acuerdo al mejor criterio técnico del evaluador . La MUESTRA deberá incluir la totalidad de los tipos de ADL que haya efectuado la unidad visitada, en una cantidad proporcional a su importancia con relación al número total de las ADL´s realizadas y todos aquellos procesos en los que se hayan presentado protestas por parte de los participantes .

32. Para definir la MUESTRA que estadísticamente corresponde a cada LOTE se utiliza la siguiente Tabla de Determinación del Tamaño de la Muestra , que incluye dos modalidades de análisis (normal y severo). Tamaño del Lote Tama ñ o de la muestra, seg ú n el nivel de inspecci ó n y el tama ñ o del lote Inspecci ó n Normal Inspecci ó n Severa 2 a 8 2 5 9 a 15 3 7 16 a 25 5 10 26 a 40 7 15 41 a 65 10 25 66 a 100 15 35 101 a 180 25 50 181 a 300 35 75 301 a 500 50 110 501 a 800 75 150 801 a 1300 110 190 1301 a 3200 150 225 3201 a 5000 225 300

33. S e considera que la revisión deberá alcanzar, como mínimo , un 35% del valor total de los montos contratados. El incremento del alcance de la revisión es una decisión del evaluador, en función del nivel de riesgo determinado y la satisfacción sobre los resultados obtenidos.

36. La revisión ex – post no tendrá como objetivos prioritarios la evaluación de: a. La calidad de los bienes adquiridos y/o servicios contratados; b. La calidad de gestión propiamente dicha de la unidad; y c. Los méritos y deméritos de las erogaciones efectuadas. La aplicación del procedimiento de examen por parte del Banco debe permitir encontrar tanto inconsistencias, incompatibilidades y/o indefiniciones en los procesos, como eventuales problemas de integridad, aunque no sea este su objetivo principal.

37. Evidencia de la Revisión – Papeles de Trabajo El evaluador respaldará su revisión mediante papeles de trabajo, como evidencia de la tarea realizada. Es clave la obtención de evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar juicios y conclusiones. La evidencia podrá ser, principalmente documental, testimonial, analítica y física. Se documentará en los papeles de trabajo todas las instancias donde se registran incumplimientos, observaciones y deficiencias, de tal manera que sirvan de apoyo al Informe. Se considera apropiado identificar los siguientes aspectos: observación (situación encontrada); criterio (lo que debería ser); causa (lo que provocó la desviación); y monto involucrado .

41. INFORME

42. INFORME DE LA REVISIÓN EX - POST Se elaborará un Informe que deberá contener un detalle de todo lo revisado, indicando las deficiencias, errores, desviaciones y/o incumplimientos que pudieran haber sido detectados, respecto de las políticas y procedimientos establecidos en el Contrato de Préstamo. El evaluador presentará en su informe aquellos aspectos que, a su criterio, deban ser de conocimiento del Banco en lo referente a: ambiente de control, sistema de control interno y archivo de la documentación, entre otros. El informe deberá ser acompañado por las planillas detalladas sobre cada uno de los procesos de adquisiciones de la MUESTRA. Se realizará, si fuese aplicable, el Seguimiento de las Observaciones efectuadas en las anteriores revisiones “ex – post”.

43. El informe de la revisión ex–post será dirigido al Especialista Sectorial, quien tomará la decisión que corresponda, de acuerdo los procedimientos establecidos en las Normas en materia de adquisiciones e incorporará los datos al PRISM y al Sistema de Información sobre Adquisiciones de las Representaciones.