Oficina con menos papel

UNIVERSIDAD AUTONÓMA “GABRIEL RENÉ MORENO”
FACULTAD DE “CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS”
“UAGRM BUSINESS SCHOOL”
MAESTRÍA EN
FORMULACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
PÚBLICOS Y PRIVADOS
“PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE OFICINA CON MENOS
PAPEL EN LA COOPERATIVA DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE
Y ALCANTARILLADO SANITARIO EL PAURO LTDA.”
TRABAJO FINAL DE GRADO BAJO LA MODALIDAD PROYECTOS ESPECIALES
PARA OPTAR AL TÍTULO DE MÁSTER
AUTOR:
ING. RODNIE MONTAÑO AGUILERA
DIRECTOR DE TRABAJO FINAL DE GRADO:
M.Sc. LIC. JORGE EDUARDO BEJARANO PADILLA
SANTA CRUZ – BOLIVIA
ABRIL – 2018

I
DEDICATORIA
A Dios que me dio la vida y por darme cosas maravillosas.
Dedico el presente trabajo a mis dos hijos Matías y Valentina por ser mi fuente de
inspiración para seguir trabajando y ser mejor cada día. A mis padres Ana María y
Nicolás Hernando que me dieron la vida, por su amor y apoyo incondicional en cada
momento de mi vida.

II
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios por la vida, por ser mi guía en cada momento y por la existencia
de mis dos hijos Matías y Valentina.
Agradecimiento y reconocimiento a mi señora madre Ana María Aguilera por todas
sus enseñanzas y por darme fortaleza para seguir adelante cada día. A mis queridos
abuelos Marqueza Quiroga(+) y Bailón Aguilera por estar siempre dándome todo su
apoyo en cada momento de vida.
Al Director de Trabajo Final de Grado, por su colaboración brindada en transmitir
los conocimientos y asesoría para la culminación del presente trabajo.
A la Unidad de Postgrado de la Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas
Financieras, con el aporte del plantel docente, lo cual ha permitido desarrollar mis
conocimientos mediante una maestría.
Un agradecimiento muy especial a la persona que está presente en mi vida, por su
paciencia y porque está ayudando de muchas formas para seguir adelante.

III
RESUMEN EJECUTIVO
La oficina tradicional consiste en un sistema compuesto de infinidad de tipos
armarios en donde se almacenan los documentos como ser carpetas, cajas y
muchos otros, todos ellos requiriendo grandes cantidades de espacio y sujetos a la
degradación.
Las empresas se ven obligadas a mantener estos documentos en buen estado de
conservación por largos periodos de tiempo incurriendo en gastos bastante
significativos en equipos y mantenimiento dependiendo de su tamaño y volumen de
negocio.
Como contrapartida, la oficina sin papel representa un modelo moderno que puede
consistir solamente en una mesa, una silla y una computadora personal conectada
a la red corporativa. Los usuarios almacenan, recuperan y utilizan solamente
documentación digital que se almacena localmente o se envía a través de la red
corporativa o de Internet.
El objetivo principal del presente proyecto propone la automatización para el control,
seguimiento de los documentos y procesos en la “Cooperativa de Servicios de Agua
Potable y Alcantarillado Sanitario El Pauro Ltda.”, él cual se lleva a cabo de forma
manual con cuadernos firmados y hojas electrónicas.
El desarrollo e implementación de un “Software de Gestión Documental”1 que
permitirá el control, seguimiento de los documentos y procesos en la empresa.
Accediendo a la información de forma fácil y oportuna de acuerdo a las credenciales
de seguridad que tendrá cada usuario asignado, mediante un computador, celular
o tableta.
1
Son todos aquellos programas para computador creados para la gestión de grandes cantidades
de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos
en papel (Wikipedia, Wikipedia Gestión Documental, 2017)

IV
ÍNDICE GENERAL
DEDICATORIA ........................................................................................................ I
AGRADECIMIENTOS............................................................................................. II
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................ III
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1
1. Antecedentes ............................................................................................................. 2
2. Planteamiento del problema....................................................................................... 3
3. Objetivos.................................................................................................................... 3
3.1 Objetivo general.................................................................................................... 3
3.2 Objetivos específicos............................................................................................ 4
4. Justificación................................................................................................................ 4
5. Metodología propuesta............................................................................................... 5
5.1 Tipo de investigación ............................................................................................ 5
5.2 Metodología del proyecto...................................................................................... 5
5.3 Fuentes de información ........................................................................................ 6
Fuente: Cooperativa EL PAURO LTDA.Organigrama actual....................................... 6
5.4 Secuencia metodológica....................................................................................... 7
CAPÍTULO I: ESTUDIO SOCIOECONÓMICO....................................................... 9
1.1 Caracterización del área de influencia...................................................................... 9
1.2 Aspectos económicos............................................................................................ 11
1.3 Aspectos sociales y/o culturales............................................................................ 12
1.4 Servicios básicos existentes.................................................................................. 14
1.5 Situación sin proyecto ........................................................................................... 14
1.5.1 Análisis de la demanda.................................................................................... 15
1.5.2 Análisis de la oferta......................................................................................... 22
1.6 Situación con proyecto .......................................................................................... 25
1.6.1 Análisis de la demanda................................................................................... 25
1.6.2 Análisis de la oferta......................................................................................... 27
1.7 Conclusiones......................................................................................................... 30
CAPÍTULO II: ESTUDIO DE LA LOCALIZACIÓN Y TAMAÑO. .......................... 31
2.1 Localización del proyecto ...................................................................................... 31
2.1.1 Macro localización .......................................................................................... 31

V
2.1.2 Micro localización............................................................................................ 32
2.1.3 Localización puntual del proyecto ................................................................... 34
2.2 Tamaño................................................................................................................. 35
2.2.1 Factores determinantes del tamaño................................................................ 35
2.2.2 Tamaño y demanda........................................................................................ 36
2.2.3 Tamaño de almacenamiento........................................................................... 36
2.3 Conclusiones......................................................................................................... 37
CAPÍTULO III: ESTUDIO DE INGENIERÍA .......................................................... 38
3.1 Descripción del flujo de documentos ..................................................................... 39
3.1.1 Documentación interna ................................................................................... 40
3.1.2 Documentación externa .................................................................................. 43
3.1.3 Digitalización de documentos.......................................................................... 44
3.2 Tecnologías............................................................................................................ 45
3.2.1 Planificación estratégica .................................................................................. 45
3.3 Métodos físicos para el almacenamiento de la información................................... 65
3.3.1 Requerimiento de infraestructura.................................................................... 65
3.3.2 Requerimiento de restricción de acceso a sala de servidores......................... 67
3.3.3 Requerimiento de equipos y software ............................................................. 67
3.4 Requerimientos de recursos humanos para la operación...................................... 70
3.4.1 Niveles de capacitación .................................................................................. 71
3.5 Evaluación del impacto ambiental ......................................................................... 71
3.6 Conclusiones......................................................................................................... 72
CAPÍTULO IV: ESTUDIO DE LAS INVERSIONES .............................................. 73
4.1 Inversión fija.......................................................................................................... 73
4.2 Inversiones diferidas.............................................................................................. 75
4.3 Capital de trabajo permanente .............................................................................. 76
4.4 Calendario de inversiones..................................................................................... 81
4.5 Conclusiones......................................................................................................... 81
CAPÍTULO V: ESTUDIO DEL FINANCIAMIENTO .............................................. 82
5.1 Montos de inversión y fuentes de recursos financieros.......................................... 82
5.1.1 Desglose de los rubros de inversión ............................................................... 82
5.1.2 Condiciones financieras del préstamo............................................................. 83

VI
5.2 Avales obtenidos................................................................................................... 85
5.3 Calendarios de inversiones y fuente de los recursos............................................. 86
5.3.1 Fuente de recursos para cubrir la deuda......................................................... 86
5.4 Programación del servicio de la deuda.................................................................. 88
5.4.1 Plan de pago................................................................................................... 88
5.5 Conclusiones......................................................................................................... 91
CAPÍTULO VI: PRESUPUESTO DE CAPITAL.................................................... 92
6.1 Proyección de ingresos ......................................................................................... 92
6.2 Proyección de costos .......................................................................................... 101
6.2.1 Sueldos y salarios del personal..................................................................... 101
6.2.2 Energía eléctrica........................................................................................... 102
6.2.3 Costo de soporte y mantenimiento de servidor y red de datos...................... 103
6.2.4 Costo servicios de soporte y uso de licencia de base de datos Oracle ......... 104
6.2.5 Depreciaciones............................................................................................. 104
6.3 Proyección de los resultados operativos.............................................................. 105
6.4 Determinación y análisis del punto de equilibrio .................................................. 108
6.4.1 Costos fijos y variables ................................................................................. 108
6.4.2 Fórmulas de cálculo...................................................................................... 108
6.5 Conclusiones....................................................................................................... 111
CAPÍTULO VII: EVALUACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL.................................. 112
7.1 Contribución al desarrollo de la zona en donde se ejecutara el proyecto............. 112
7.2 Nivel de eficiencia de búsqueda de documentación por tipo de documento 113
7.3 Monto de inversión por implementación del sistema oficina con menos papel .... 114
7.4 Monto de sueldos y salarios pagados anualmente .............................................. 114
7.5 Tecnologías de la información y las comunicaciones .......................................... 115
7.6 El valor agregado de una oficina con menos papel. ............................................ 116
7.7 Incidencia de una oficina con menos papel en otros aspectos ............................ 116
7.7.1 Importancia del valor de la información......................................................... 116
7.7.2 Efectos positivos en la utilización de una oficina con menos papel ............... 117
7.8 Conclusiones....................................................................................................... 118
CAPÍTULO VIII: EVALUACIÓN FINANCIERA................................................... 120
8.1 Estado financiero del proyecto ............................................................................ 120
8.1.1 Balance general proyectado ......................................................................... 120

VII
8.1.2 Estados de pérdidas y ganancias proyectados ............................................. 122
8.1.3 Flujo de caja proyectado sin financiamiento.................................................. 124
8.1.4 Flujo de caja proyectado con financiamiento................................................. 126
8.1.5 Flujo de caja incremental .............................................................................. 127
8.2 Indicadores financieros........................................................................................ 129
8.2.1 Tasa de descuento ....................................................................................... 129
8.2.2 Valor actual neto........................................................................................... 130
8.2.3 Tasa interna de retorno................................................................................. 131
8.2.4 Relación beneficio costo ............................................................................... 132
8.2.5 Periodo de recuperación de la inversión ....................................................... 133
8.2.6 Relación inversión – rentabilidad (I/R)........................................................... 134
8.3 Conclusiones....................................................................................................... 135
CAPÍTULO IX: ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN........................................... 136
9.1 Organización jurídica del proyecto....................................................................... 136
9.2 Análisis de la razón social ................................................................................... 136
9.3 Organización administrativa ................................................................................ 139
9.3.1 Estructura organizacional del proyecto ......................................................... 140
9.4 Conclusiones....................................................................................................... 142
CONCLUSIONES ............................................................................................... 144
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 147
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 148
ANEXOS

VIII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1.1 Cantidad de documentos buscados y tiempo transcurrido........................... 17
Tabla Nº 1.2 Número de documentos buscados por mensajero....................................... 17
Tabla Nº 1.3 Sueldos del personal externo...................................................................... 18
Tabla Nº 1.4 Número de documentos por gestión y tipo .................................................. 18
Tabla Nº 1.5 Número de hojas utilizadas por proceso en la cooperativa.......................... 19
Tabla Nº 1.6 Consumo de hojas por tipos de documentos y gestión................................ 21
Tabla Nº 1.7 Impresoras nuevas, arregladas y de bajas.................................................. 24
Tabla Nº 1.8 Crecimiento del número de documentos proyectado a cinco años.............. 26
Tabla Nº 1.9 Reducción del uso del papel proyectado a cinco años ................................ 26
Tabla Nº 1.10 Proyección de ahorro del papel................................................................. 28
Tabla Nº 1.11 Presupuesto de gastos.............................................................................. 29
Tabla Nº 2.1 Localización dimensional............................................................................. 32
Tabla Nº 2.2 Ponderación de factores de localización ..................................................... 33
Tabla Nº 2.3 Matriz de confrontación de factores............................................................. 35
Tabla Nº 3.1 Calendario de copias de respaldo de las bases de datos............................ 59
Tabla Nº 3.2 Calendario de copias de respaldo del código fuente de los programas
desarrollados................................................................................................................... 59
Tabla Nº 3.3 Calendario de copias de respaldo del software de gestión.......................... 60
Tabla Nº 4.1 Inversión tecnológica................................................................................... 73
Tabla Nº 4.2 Inversión tecnológica servidor ..................................................................... 74
Tabla Nº 4.3 Inversión en equipos escáneres.................................................................. 74
Tabla Nº 4.4 Resumen inversión fija................................................................................ 75
Tabla Nº 4.5 Resumen inversión diferida......................................................................... 76
Tabla Nº 4.6 Sueldo del personal de desarrollo del software ........................................... 77
Tabla Nº 4.7 Detalle materiales utilizados cableado estructurado.................................... 78
Tabla Nº 4.8 Consumo de energía eléctrica kw/mes........................................................ 78
Tabla Nº 4.9 Servicio de soporte y mantenimiento a servidor Blade ................................ 79
Tabla Nº 4.10 Ponderación porcentual de acuerdo a importancia
Tabla Nº 4.11 Capital de trabajo ...................................................................................... 80
Tabla Nº 4.12 Cronograma de inversiones ...................................................................... 81
Tabla Nº 5.1 Inversión total.............................................................................................. 82
Tabla Nº 5.2 Estructura del financiamiento ...................................................................... 83
Tabla Nº 5.3 Evaluación de entidades financieras ........................................................... 85

IX
Tabla Nº 5.4 Calendario de inversiones........................................................................... 86
Tabla Nº 5.5 Recursos para cubrir fuente de financiamiento............................................ 87
Tabla Nº 5.6 Detalle del plan de pago.............................................................................. 89
Tabla Nº 5.7 Resumen del plan de pago.......................................................................... 91
Tabla Nº 6.1 Inventario valorado en impresoras e insumos ............................................. 92
Tabla Nº 6.2 Ingresos por ahorro en compra de impresoras............................................ 93
Tabla Nº 6.3 Ingresos por ahorro en compra de insumos ................................................ 93
Tabla Nº 6.4 Resumen ingresos en cinco años................................................................ 93
Tabla Nº 6.5 Ahorro en sueldo de mensajeros y técnicos por año .................................. 94
Tabla Nº 6.6 Autorizaciones por rango de compra y proceso........................................... 94
Tabla Nº 6.7 Costo de la información............................................................................... 95
Tabla Nº 6.8 Criterios para asignar un valor a la información .......................................... 95
Tabla Nº 6.9 Proyección de ingresos ............................................................................ 100
Tabla Nº 6.10 Costos totales proyectados ..................................................................... 101
Tabla Nº 6.11 Sueldos y salarios .................................................................................. 101
Tabla Nº 6.12 Consumo de energía eléctrica (Kw.)........................................................ 102
Tabla Nº 6.13 Costo consumo de energía eléctrica (Kw.) ............................................. 103
Tabla Nº 6.14 Costo por servicio técnico, soporte en servidor y redes .......................... 104
Tabla Nº 6.15 Costo por soporte y uso de licencias de base de datos .......................... 104
Tabla Nº 6.16 Depreciación de equipos de computación............................................... 105
Tabla Nº 6.17 Depreciación de equipos de computación por año .................................. 105
Tabla Nº 6.18 Estado de resultados de proyectos ......................................................... 107
Tabla Nº 6.19 Punto de equilibrio costos fijos y variables ............................................. 109
Tabla Nº 7.1 Nivel de eficiencia en la búsqueda por tipo de documentos ...................... 113
Tabla Nº 7.2 Nivel de eficiencia con el sistema y de la forma manual............................ 114
Tabla Nº 7.3 Compra de hojas de papel por año ........................................................... 117
Tabla Nº 7.4 Ahorro de papel en cinco años ................................................................. 118
Tabla Nº 8.1 Balance general proyectado a cinco años ................................................ 121
Tabla Nº 8.2 Estado de pérdidas y ganancias................................................................ 123
Tabla Nº 8.3 Flujo de caja sin financiamiento................................................................. 125
Tabla Nº 8.4 Flujo de caja con financiamiento .............................................................. 126
Tabla Nº 8.5 Flujo de caja sin proyecto ......................................................................... 127
Tabla Nº 8.6 Flujo de caja incremental........................................................................... 128
Tabla Nº 8.7 Cálculo del costo promedio ponderado de capital ..................................... 129
Tabla Nº 8.8 Valor actual neto (VAN) ............................................................................ 130

X
Tabla Nº 8.9 Tasa interna de retorno (TIR) .................................................................... 131
Tabla Nº 8.10 Cálculo de beneficio / costo..................................................................... 132
Tabla Nº 8.11 Tasa interna de retorno (TIR) .................................................................. 133
Tabla Nº 8.12 Relación inversión / rentabilidad (RSI)..................................................... 134

XI
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1.1 Búsqueda de documentación física clasificada por tipo de documento..... 16
Gráfico Nº 1.2 Número de documentos por gestión y tipo en la cooperativa.................... 19
Gráfico Nº 1.3 Número de hojas utilizadas por gestión en la cooperativa . ...................... 20
Gráfico Nº 1.4 Comparativo por gestión y tipo de movimiento de impresoras .................. 24
Gráfico Nº 1.5 Presupuesto comparativo de material de escritorio por año...................... 29
Gráfico Nº 6.1 Porcentajes de la capacidad instalada.................................................... 110
Gráfico Nº 6.2 Costos fijos y variables ........................................................................... 110

XII
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Procesos por gerencias................................................................................. 6
Cuadro Nº 2 Fase de inicio de desarrollo del software....................................................... 7
Cuadro Nº 3 Fase de elaboración del software.................................................................. 7
Cuadro Nº 4 Fase de construcción del software ................................................................ 8
Cuadro Nº 5 Fase de construcción del software ................................................................ 8
Cuadro Nº 1.1 Tipos de documentos en la cooperativa EL PAURO LTDA....................... 11
Cuadro Nº 2.1 Descripción de factores de localización.................................................... 32
Cuadro Nº 2.2 Descripción de factores de localización.................................................... 35
Cuadro Nº 3.1 Evaluación de tecnologías y funcionalidades del software........................ 63

XIII
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración Nº 1.1 Ciudad de Santa Cruz de la Sierra....................................................... 10
Ilustración Nº 1.2 Área de concesión por distritos de la cooperativa EL PAURO LTDA. .. 23
Ilustración Nº 2.1 Provincia Andrés Ibáñez ...................................................................... 31
Ilustración Nº 2.2 Localización puntual del proyecto ........................................................ 34
Ilustración Nº 3.1 Diseño de la sala de servidores ........................................................... 65
Ilustración Nº 3.2 Diseño de layout de la cooperativa EL PAURO LTDA.......................... 66
Ilustración Nº 3.3 Diagrama general del rack ................................................................... 68
Ilustración Nº 3.4 Servidor de procesamiento de datos C7000 ........................................ 69

XIV
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 3.1 Flujo básico del tipo de documento interno para informes.......................... 40
Figura Nº 3.2 Flujo básico del tipo de documento interno ................................................ 41
Figura Nº 3.3 Flujo básico del tipo de documento interno circular.................................... 42
Figura Nº 3.4 Flujo básico del tipo de documento externo. .............................................. 43
Figura Nº 3.5 Flujo básico del proceso de digitalización de documentos. ........................ 44
Figura Nº 3.6 Flujo para el envío de documentos físicos a archivo central....................... 52
Figura Nº 3.7 Calendario de copias de respaldo del software HP Data Protector ............ 61
Figura Nº 3.8 Proceso de copias de seguridad ................................................................ 62
Figura Nº 9.1 Organigrama general de la cooperativa EL PAURO LTDA....................... 139
Figura Nº 9.2 Organigrama del proyecto........................................................................ 142

1
INTRODUCCIÓN
Resulta complicado, por no decir imposible, aprovechar todo el valor de la
información cuando tanta permanece encajonada en documentos en papel y parte
de esos documentos se encuentran dispersos por las zonas de trabajo o
permanecen escondidos en archivadores en el depósito. Ahora que la información
se está convirtiendo con rapidez en uno de los activos empresariales más preciados,
no es congruente que el lugar de trabajo esté repleto de papeles. Ahora bien, la
realidad sugiere que, en lugar de intentar deshacerse por completo del papel, el
objetivo ha de ser convertirse en una oficina con poco papel.
El proyecto oficina con menos papel constituye una iniciativa de gran interés sobre
como la aplicación de las nuevas tecnologías en la administración y las buenas
prácticas ambientales pueden contribuir al desarrollo sostenible.
La oficina con menos papel representa un modelo en el cual los usuarios
almacenan, recuperan y transfieren solamente documentación digital almacenada
localmente o través de la red.
Es una filosofía innovadora que permite trabajar con una menor cantidad de papel
convirtiendo todo tipo de documentos al formato digital. Si bien es cierto que existen
documentos que pueden ser importantes mantenerlos en papel, bien sea por temas
legales, históricos o financieros, si debemos apostar a la reducción de la cantidad
de papeles innecesarios

2
1. Antecedentes
La “oficina sin papel”, es un concepto relativamente antiguo que data de los años
40 cuando se dio a conocer la idea de “La oficina del futuro”. Con la llegada de los
computadores personales, esta idea tomó renovado impulso, sin embargo, los
modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron
el efecto contrario.
Contrariamente a las predicciones de la “oficina sin papel”, la introducción de
computadoras aumentó el uso de impresiones a más del doble desde 1980 hasta
2000. Esta situación ha contribuido a facilitar la producción de documentos en lugar
de tener que escribir manualmente, fácilmente se pueden imprimir múltiples
reproducciones de este, enviar por correo electrónico a alguien que después
imprime una copia, y así sucesivamente.
Seis décadas de falsas profecías dañaron mucho este innovador concepto a lo largo
de los años. Sin embargo, desde el año 2000, el uso global del papel en oficinas se
detuvo, lo que se ha atribuido a un cambio de generación, la gente joven está menos
inclinada a imprimir documentos, y más incentivada a leer en una pantalla.
Es con la llegada de Internet, de la web y del correo electrónico que esta tendencia
vuelve a retomar toda su fuerza. Hoy en día, la oficina sin papel está considerada
como una filosofía innovadora que permite trabajar con la cantidad mínima de hojas
convirtiendo todo tipo de documentos al formato electrónico.
Con la madurez, en esta década, de conceptos como la “factura digital o electrónica”
y la “firma electrónica”, se eliminan dos muros antes insalvables como son la
minimización de las facturas impresas y la erradicación de los contratos escritos.
Gracias a la “firma digital”, las versiones electrónicas se consideran incluso más
seguras que sus predecesores, los documentos impresos.

3
2. Planteamiento del problema
Actualmente la cooperativa de servicios de agua potable y alcantarillado sanitario
EL PAURO LTDA está certificada en las Normas ISO 9001:2008. Este proceso de
certificación ha costado $us.20.000.- (veinte mil dólares americanos) en un año de
trabajo.
El proceso en la cooperativa de servicios de agua potable y alcantarillado EL
PAURO LTDA. de manejar, controlar los documentos y procesos internos es muy
importante para mantener los estándares internacionales obtenidos en
funcionamiento.
Los procesos internos de circulación de documentos se realizan de forma manual,
ocasionando pérdidas de tiempo, documentos extraviados, robo de documentos,
distorsión de documentos por la escritura de proveídos2
, desgaste de los
documentos por la manipulación de los mismos.
El uso excesivo del papel ocasiona grandes gastos económicos en mantenimiento
de impresoras, compra de insumos, sueldos a los técnicos y sobre todo el impacto
negativo en el medio ambiente.
3. Objetivos
3.1 Objetivo general
Mejorar la eficiencia de los procesos internos y reducir la carga del papel, mediante
el desarrollo e implementación de un software3 de control, seguimiento de
documentos, procesos y digitalización en la Cooperativa de Servicios de agua
potable y alcantarillado sanitario EL PAURO.
2 Breve descripción en la cual indica una orden o autorización de la Gerencia o Jefatura.
3
Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora.
(Real Academia Española, 2017)

4
3.2 Objetivos específicos
• Diseñar e Implementar un software de control, seguimiento, procesos
internos y digitalización de documentos.
• Diagnosticar sobre el acceso a la información de procesos internos de la
empresa.
• Digitalizar e indexar los documentos importantes de la empresa.
• Realizar constante capacitación y actualización al Recurso Humano de la
Cooperativa El Pauro en los niveles gerenciales, de jefaturas, operativo
(secretarias y asistentes administrativos), personal de sistemas
(infraestructura tecnológica y desarrollo de software).
4. Justificación
Con esta herramienta de gestión documental el personal de la cooperativa El Pauro
podrá tener acceso a los procesos internos y documentos digitalizados de acuerdo
a los niveles de seguridad asignados, generar reportes de cuánto tiempo estuvo un
documento en la bandeja de un funcionario y la hora en la que fue recibido y leído.
Para ello se desarrollará un sistema con un entorno amigable, el cual permitirá
referenciar un flujo de proceso (documento) con un flujo de proceso antecedente
(otro documento), permitiendo tener el control de procesos complejos desde el inicio
hasta su finalización. Tendrá un editor web y opciones de configuración de acuerdo
a sus requerimientos.
El proyecto de una oficina con menos papel constituye para la cooperativa EL
PAURO LTDA una iniciativa de gran interés sobre cómo la aplicación de las
tecnologías de la información y comunicación (TIC) y las buenas prácticas
ambientales pueden contribuir al desarrollo sostenible, lo que dará origen a las
buenas prácticas ambientales en sus procesos.
Este proyecto está justificado en forma práctica porque será diseñado e
implementado en la cooperativa EL PAURO LTDA y servirá como modelo de
referencia para otras empresas que tengan grandes volúmenes de documentación,
implementen esta herramienta y les permita el manejo, control de documentos,

5
procesos internos de la empresa y digitalización de forma segura, eficiente y
compromiso ambiental.
5. Metodología propuesta
La metodología propuesta para el desarrollo y puesta en marcha del sistema será
el proceso unificado utilizando como marco de trabajo Scrum para el seguimiento
de las tareas e interacciones con los usuarios finales.
5.1 Tipo de investigación
El tipo de investigación es proyectiva según la definición de Jacqueline Hurtado de
Barrero, considerando la presentación del software “Oficina con menos papel” como
aplicación. La cual se basa en:
Evento a modificar: El problema principal de la empresa es: la disponibilidad,
seguridad, niveles de acceso a la información y excesiva carga del papel en sus
procesos.
Causa o proceso generador: Deficiente control en los documentos y seguimiento a
los procesos, la cual esta desorganizada, esto causa la pérdida de documentos.
Propuesta: Desarrollo e implementación de un software que permita el control,
seguimiento de los documentos, procesos internos y digitalización.
5.2 Metodología del proyecto
La metodología que se aplicará para el proceso de desarrollo del software será el
Proceso unificado (PU) de Booch, Jacobson y Rumbaugh. Pasando por las cuatro
4 fases:
Inicio: Consiste en tener una visión aproximada del problema, analizar el negocio,
el alcance que se desea obtener o el alcance que incorpora el problema y algunas
otras estimaciones que tienden a ser imprecisas.
Elaboración: Se refina la visión del problema y se comienza el desarrollo del núcleo
central del software, en este momento el desarrollo comienza a realizarse de forma
iterativa. En esta etapa la atención del equipo de desarrollo se centra en los
aspectos más relevantes y riesgosos del proyecto. De forma que se minimicen los
problemas lo antes posible.

6
Construcción: Se continúa con la implementación del resto de los requisitos del
sistema que no son tan críticos como los que se elaboraron en la etapa de
elaboración.
Transición: En esta etapa se realizan las pruebas correspondientes y el despliegue
del software.
5.3 Fuentes de información
Se realizará un censo a las gerencias de la cooperativa en la cual se identificarán
sus principales procesos y se realizarán entrevistas para la toma de requerimientos
con el personal que ejecuta los procesos como ser jefes de sección, asistentes y
secretarias.
A continuación, se detalla las gerencias con los procesos principales:
Cuadro Nº 1
Procesos por gerencias
Gerencias Procesos
Gerencia General
Invitaciones
Licitaciones
Legal
Gerencia Administrativa Financiera
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Gerencia Comercial
Oficios
Socios
Gerencia Operaciones y
Mantenimiento
Invitaciones
Mantenimientos de
equipos
Gerencia de Proyectos y Obras
Invitaciones
Manejo de Obras
Fuente: Cooperativa EL PAURO LTDA.Organigrama actual.

7
5.4 Secuencia metodológica
A continuación, se detalla las disciplinas, pasos a seguir y resultados por cada fase
de desarrollo del software “oficina con menos papel”:
Cuadro Nº 2
Fase de inicio de desarrollo del software
FASE DE INICIO
Disciplina Pasos Resultados
Modelado del Negocio
Entrevistas con personeros
de la empresa
Requisitos
Identificación de los
requisitos Esbozo del diagrama
de casos de uso.
Priorización de los requisitos
Elaboración de la estructura
de la base de datos
Estructura de la base
de datos.
Elaboración en alto nivel de
los casos de uso generales Diagrama de casos de
uso.
Priorizar casos de uso
Fuente: Elaboración propia, en base a las tareas a realizar en la cooperativa EL PAURO LTDA.
Cuadro Nº 3
Fase de elaboración del software
FASE DE ELABORACION
Requisitos
Detallar casos de uso
Detalle de casos de uso, con
prototipos de interfaces
Diseñar prototipos de interfaces
Análisis
Planificación de los componentes
a reutilizar (propios y de terceros)
Diagramas de colaboración
Recopilación de nuevos
requisitos para el sistema
Refinar diagrama de clases
Diagrama de clases con
atributos
Diseño
Diseñar la arquitectura del
sistema
Arquitectura del software.

8
Cuadro Nº 4
Fase de construcción del software
FASE DE CONSTRUCCION
Diseño
Analizar la interacción`
entre objetos.
Diagramas de secuencia
Refinar Diagrama de
Clases
Diagrama de clases con
métodos.
Modelado de la base de
datos
Modelo entidad relación.
Implementación
Construcción del sistema
en base a componentes.
Diagrama de
componentes
Integración del sistema. Código del software
Pruebas
Pruebas de Unidad,
Integración y Sistemas
Casos de uso de prueba.
Cuadro Nº 5
Fase de construcción del software
FASE DE TRANSICION
Pruebas
Ejecución del sistema en un
proyecto piloto.
Retroalimentación de los
usuarios y ajustes al sistema.
Observaciones y recopilación
de la experiencia del usuario
Aceptación del usuario Final. Sistema en producción

9
CAPÍTULO I: ESTUDIO SOCIOECONÓMICO
1.1 Caracterización del área de influencia
La cooperativa de servicios de agua potable y alcantarillado Sanitario EL PAURO
LTDA., es una institución sin fines de lucro que presta los servicios de provisión de
agua potable y alcantarillado cloacal, dentro de su área de concesión en la capital
cruceña.
Inspirada en los principios de solidaridad, honestidad, trabajo y dignificación del ser
humano, EL PAURO LTDA. nació para mejorar la calidad de vida de sus socios,
usuarios y la comunidad a la que pertenecen, a través de su labor en el ámbito de
las prestaciones básicas.
Durante la última década el departamento de Santa Cruz, ha tenido un acelerado
proceso de expansión, tanto urbana como rural, debido a la migración a la ciudad,
este fenómeno migratorio ha generado un crecimiento desordenado de la ciudad lo
cual evidencia una falta de planificación urbana. Tiene 1.454.539 habitantes, tiene
una tasa de crecimiento poblacional de 2.4%, un aumento poblacional de 24.5% en
el censo del año 2001 y 26.5% en 2012 (INE, 2012, pág. 2). Se divide en 22 distritos
urbanos y 3 distritos rurales, que a su vez se dividen en 346 unidades vecinales y
barrios. Urbanísticamente formada por 12 anillos concéntricos distanciados
aproximadamente entre uno y tres kilómetros entre sí.

10
Ilustración Nº 1.1
Ciudad de Santa Cruz de la Sierra
Fuente: SANTA CRUZ VIRTUAL. Ciudad de Santa Cruz de la Sierra.
Disponible en:
https://www.google.com.ar/maps/@-17.7871947,-63.1569039,12640m/data=!3m1!1e3
Fecha de consulta 02 de diciembre del 2017.
EL PAURO LTDA. actualmente tiene 88.728 socios activos, en la presente gestión
tiene planificado ejecutar 10 proyectos de ampliación de la red de agua potable, red
de alcantarillado sanitario, perforación de nuevos pozos para reforzar la producción
de la zona central ubicado en la UV-68, MZ-29 y la construcción de nuevas oficinas
en las zonas alejadas de la ciudad para dar una mejor atención a la población. Llevar
el control de los socios, proyectos, obligaciones financieras, invitaciones a
proveedores, licitaciones de bienes, obras y servicios generan un gran volumen
documentación lo cual es muy importante para la cooperativa.

11
En el cuadro 1.1 se detalla los tipos de documentos más importantes que se tienen
en la cooperativa.
Cuadro Nº 1.1
Tipos de documentos en la cooperativa EL PAURO LTDA.
Tipos de Documentos
Licitaciones (Obras, Bienes y Servicios)
Invitaciones
Oficios Entregados a socios
Oficios Ingresados
Facturas (Pagos a Proveedores)
Documentación Interna
Fuente: Cooperativa EL PAURO LTDA.
Clasificación temática (2016)
1.2 Aspectos económicos
Santa Cruz de la Sierra se presenta como una ciudad dinámica y emergente, que
se encuentra en un proceso de afianzamiento de su propio desarrollo, en búsqueda
aun de sus potenciales ventajas competitivas de producción y con un incipiente
aprendizaje respecto a la administración y gestión de su proyecto de ciudad
productiva.
El INE establece que la economía de la ciudad presentaba una alta tercerización de
la estructura económica, por cuanto los servicios y el comercio representan el 94%
de los establecimientos económicos y cobijan el 85% de la mano de obra. De esta
manera, la ciudad se constituye en un importante centro comercial y de servicios.
Por consiguiente, la base económica de la ciudad presenta dos dimensiones:
• Existencia de un sector moderno vinculado e integrado al exterior, donde los
patrones de producción y consumo no se diferencian sustantivamente con los
del ámbito internacional. Expresado directamente con los programas de
privatización y capitalización emprendidos, y el sector terciario que muestra un
crecimiento y consolidación más rápido, vinculado con los procesos de
globalización, donde se destaca la creciente sofisticación de la intermediación
financiera, el desarrollo de las telecomunicaciones y la diversificación de las
exportaciones no tradicionales.

12
Esta doble dimensión significa un doble desafío para alcanzar los objetivos del
desarrollo económico para la ciudad; hay que satisfacer los requerimientos de
servicios, equipamientos y funcionalidad que se imponen con la globalización y al
mismo tiempo, es imperativo impedir el deterioro de la situación socioeconómica de
la mayoría de la población e impulsar el crecimiento y desarrollo de los grupos
urbanos en condiciones de pobreza.
• Al mismo tiempo, en la ciudad se han generado procesos de segregación y
concentración de ingresos, que se demuestra a través del acceso diferenciado
a los servicios básicos y bienes urbanos. Además, el proceso de urbanización
se presenta para la mayoría de los sectores; como rezagado en lo referente a la
provisión de infraestructura y equipamiento básico, por lo que la urbanización
acelerada se ha visto acompañada también por aumentos cuantitativos de
población en condiciones de pobreza, ubicados principalmente fuera del cuarto
anillo de la ciudad.
1.3 Aspectos sociales y/o culturales
El descontrolado proceso de urbanización y crecimiento explosivo de la población
de la ciudad, más que un resultado sostenido del desarrollo de las fuerzas
productivas, es producto, entre otros factores, de la migración a la ciudad desde las
zonas rurales empobrecidas del Altiplano y los Valles, como de las propias
provincias del departamento.
Esta situación ha dado lugar a que la ciudad paulatinamente cobije a un mayor
número de gente trabajadora, emprendedora y con mucho entusiasmo de
superación. Esta población inmigrante que en Santa Cruz está compuesta por
personas tanto del mismo departamento como del resto del país, participa de la
llamada “economía informal”, como una condición estructural del desarrollo
capitalista que obliga a prácticas económicas como estrategias de sobrevivencia.
Sin embargo, esta informalidad alcanza no sólo el empleo, sino también la
construcción de la ciudad: los asentamientos son irregulares y la construcción de
las viviendas se realiza fuera de normas (legales y técnicas).

13
La ciudad, en las zonas periurbanas, es construida por los habitantes a partir de
loteamientos, antes que responder a una lógica de planificación urbana desde los
niveles técnicos, con todas las deficiencias que esto conlleva: falta de servicios
básicos y ausencia de infraestructura urbana. A medida que los vecinos se van
organizando políticamente sus presiones sobre las autoridades e instituciones
locales las que dan como resultado la dotación de luz, agua, construcción de
escuelas o transporte público. Cada avance en este sentido es una conquista de
sus habitantes sin previa planificación.
Sin embargo, los sectores populares de Santa Cruz cuentan con enormes fortalezas
y un capital social nada despreciable con miras a su desarrollo. Existe un importante
apego de los habitantes a sus barrios y distritos. Si bien echan en falta varios
servicios, pocos se trasladarían a otros lugares, aunque tuvieran la oportunidad.
Sueñan más bien con la posibilidad de estudiar y trabajar, tener actividades
productivas en los distritos en los que habitan. Para ello, varios barrios cuentan con
una importante capacidad de organización y acción, habiendo logrado con estas
herramientas muchos avances, como la desconcentración de algunas ramas
técnicas de la universidad estatal, servicios bancarios, centros de salud, Hospitales
y la dotación de escuelas. La participación social de las personas en actividades
comunitarias de sus barrios, les otorga una particular visión sobre la ciudad, sus
distritos y su relación con el centro: hay apego a sus zonas y lucha por sus
reivindicaciones, lo que les otorga cierto prestigio y dignidad frente a otros
habitantes de la ciudad y a sus mismos vecinos, además de un sentido de
comunidad.
Entender la dinámica social de una ciudad es tan importante como la planificación
urbanística, pues la construcción de la ciudad implica procesos organizativos,
económicos, culturales y de estratificación social.

14
1.4 Servicios básicos existentes
El acceso a los servicios básicos para la población cruceña es uno de los aspectos
donde se evidencia en parte la condición de atraso en que se vive en pleno siglo
XXI. La población estimada en el área de concesión (operación) de EL PAURO es
de 1.383.384 habitantes, de los cuales el 98.2% de los habitantes tiene acceso al
agua potable; el 63% cuenta con alcantarillado sanitario, es decir que cerca de
887.596 habitantes están beneficiados con los dos servicios, agua potable y
alcantarillado sanitario. En el futuro EL PAURO pretende alcanzar el 80% en
cobertura de alcantarillado sanitario en su zona de concesión y para ellos tienen
varios proyectos para los próximos años.
1.5 Situación sin proyecto
La situación actual de la cooperativa es que no cuenta con un control de los
procesos de licitaciones, invitaciones, oficios internos, externos, facturas,
documentación de los socios y del personal, lo cual genera un desorden en el
manejo de toda la documentación.
Presentan problemas los procesos de licitación e invitación en cuanto a la
consolidación de los documentos que están compuestos, considerando que cada
uno de ellos tienen un flujo diferente para cumplir su objetivo (ver Anexo Nro. 12),
al ser una gran cantidad de documentación (ver Figura Nº 6.8 Criterio para asignar
un valor a la información), esto ocasiona pérdida de tiempo y confusión en los
funcionarios. Dicha información se encuentra almacenada en CD, unidades de
almacenamiento (memoria usb)4 , carpetas compartidas, lo cual ocasiona pérdida
de tiempo, inseguridad en la información (ataques de virus, pérdida, borrar
involuntariamente y robo de información).
4
Denominado también lápiz de memoria, lápiz USB, memoria externa, pen drive o pendrive es un tipo de
dispositivo de almacenamiento de datos que utiliza memoria flash para guardar datos e información.
(Wikipedia, Wikipedia Memoria USB, 2017)

15
La situación que puede evidenciarse sin proyecto es que existe una necesidad de
tener toda la información disponible, centralizada, digitalizada y que tenga la
seguridad de no ser borrada o manipulada de mala manera por terceras personas.
1.5.1 Análisis de la demanda
Para efectuar un estudio de la demanda se realizará un registro de búsqueda de
documentos en toda la Cooperativa comprendiendo las siguientes gerencias:
• Gerencia general
• Gerencia administrativa financiera
• Gerencia comercial
• Gerencia operaciones y mantenimiento
• Gerencia de proyectos y obras
Con la finalidad de conocer al personal que solicita información, el tiempo que se
tarda en buscar la información, que tipos de documentos son los más requeridos
por las gerencias, el número del personal externo utilizado para realizar las
búsquedas y el costo del servicio, el riesgo de pérdida de documentación, si los
procesos están con sus respectivas autorizaciones para auditoría
Se cuantificará el número de documentos por tipo y gestión en cada proceso de la
Cooperativa como así también un promedio de hojas utilizadas
De acuerdo a los resultados obtenidos en los registros de búsqueda, se pudo
evidenciar la siguiente información:
En la Cooperativa de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario “EL
PAURO LTDA.” existe una gran demanda de búsqueda de documentos en los
cuales están los contratos, autorizaciones de licitación, invitaciones, oficios que son
enviados por diferentes entes externos como ser el Gobierno Central, Gobernación,
Alcaldía Municipal, Mercados, Agrupaciones Ciudadanas, facturas (pagos a
proveedores) y documentación interna (Instalaciones de agua, alcantarillado)
generada en la misma Cooperativa.

16
1.5.1.1 Demanda de búsqueda de documentos.
Personal externo contratado por “EL PAURO LTDA.” registró durante 12 días todas
las búsquedas de documentación realizadas en toda la cooperativa ver en Anexo
Nro. 8, en base a los resultados de este registro de búsqueda de documentos se
puede concluir en los siguientes resultados:
1. Se hizo la búsqueda de 932 documentos, de los cuales 10 no se encontraron
en la primera búsqueda, se procedió a buscar en otros lugares y se
encontraron 6 documentos y 4 documentos perdidos.
2. Se muestra a continuación en porcentajes la búsqueda de documentos
clasificados por tipo de documentos. El 47% de los documentos requeridos
por las gerencias y jefaturas es Documentación Interna, el 17% son facturas
para pagos a proveedores, el 14% son contratos con empresas que prestan
servicios, el 10% documentación externa que ingresa a la cooperativa del
Gobierno Central, Gobernación, Alcaldía Municipal, Mercados, Agrupaciones
Ciudadanas, el 7% de búsqueda de licitaciones para revisión o aprobación y
el 5% son las Invitaciones a empresas.
Gráfico Nº 1.1
Búsqueda de documentación física clasificada por tipo de documento
Fuente: Cooperativa EL PAURO LTDA. Registro de búsqueda de documentos.
3. El tiempo total utilizado en la búsqueda de los 932 documentos en los 12 días
fue de 283 horas y 58 minutos.
A continuación, los tiempos utilizados por fecha.
Contrato
14%
Documentación
Externa
10%
Documentación
Interna
47%
Factura
17%
Invitación
5%
Licitación
7%

17
Tabla Nº 1.1
Cantidad de documentos buscados y tiempo transcurrido
Nro. Días Fecha Búsqueda Nro. Documentos Total Tiempo (H:M)
1 01/10/2015 72 34:34
2 02/10/2015 80 46:48
3 05/10/2015 72 14:23
4 06/10/2015 76 16:07
5 07/10/2015 72 12:51
6 08/10/2015 64 15:53
7 09/10/2015 80 46:50
8 12/10/2015 72 14:18
9 13/10/2015 84 13:40
10 14/10/2015 92 37:44
11 15/10/2015 72 15:23
12 16/10/2015 96 15:27
Total 932 283:58
Fuente: Registro de búsqueda de documentos en la Cooperativa El PAURO LTDA.
4. Encontrar la documentación de los diferentes procesos es un problema
recurrente y dado el gran volumen de documentos que maneja la empresa
es necesario contratar personal externo. Se detalla a continuación el número
de documentos encontrados por el personal externo.
Tabla Nº 1.2
Número de documentos buscados por mensajero
Personal Externo Nro. Documentos Buscados
Mensajero Externo 1 244
No se utilizó personal externo 12
Total general 932
Fuente: Resumen del registro de búsqueda por mensajero.
Cooperativa El PAURO LTDA.
5. El personal externo que tiene la cooperativa tiene un costo de Bs, 2.000 por
mes y los contratos por prestación de ese tipo de servicio es por un año. Se
tiene dos técnicos los cuales realizan el mantenimiento a las impresoras y
cada uno tiene un sueldo de Bs. 2500 por mes. A continuación se detalla el

18
costo por año del personal externo para la búsqueda, clasificación y
archivado de los documentos.
Tabla Nº 1.3
Sueldos del personal externo (Expresado en Bs.)
Descripción Cantidad
Sueldo
(Mes)
Total Año Aguinaldos AFP
Aportes
Patronales
Total
Acumulado
Mensajero Externo 4 8.000,00 96.000,00 8.000,00 2.930,40 1.730,40 108.660,80
Técnicos de Mantenimiento
de Impresoras 2 5.000,00 60.000,00 5.000,00 3.663,00 2.163,00 70.826,00
Total Anual 6 13.000,00 156.000,00 13.000,00 6.593,40 3.893,40 179.486,80
Fuente: Elaboración propia, en base a la planilla de sueldos de la Cooperativa EL PAURO LTDA.
1.5.1.2 Comportamiento histórico de la demanda
En la cooperativa de servicios públicos EL PAURO LTDA, él control de los
documentos y procesos se lo realiza de forma manual, ocasionando pérdida de
tiempo, inseguridad en la documentación, distorsión de los documentos por la
escritura de proveídos. A continuación, se detalla el número de documentos y tipos
en los últimos tres años.
Tabla Nº 1.4
Número de documentos por gestión y tipo
Nro. De Documentos
Tipos de Documentos 2014 2015 2016
Licitaciones (Obras, Bienes y
Servicios)
62 76 95
Invitaciones 47 57 75
Oficios Entregados a socios 6,243 6,955 7,240
Oficios Ingresados en EL PAURO 4,692 5,291 6,749
Facturas (Pagos a Proveedores) 3,951 4,621 4,950
Documentación Interna 111,513 132,053 142,573
Total Documentos 126,508 149,053 161,682
Fuente: Elaboración propia, en base a los documentos generados por gestión y tipo
en la cooperativa EL PAURO LTDA.

19
Gráfico Nº 1.2
Número de documentos por gestión y tipo en la cooperativa EL PAURO
Fuente: Elaboración propia, en base a los documentos generados por gestión y tipo en la
Cooperativa EL PAURO LTDA.
A continuación, se detalla el consumo promedio de hojas por cada proceso.
Tabla Nº 1.5
Número de hojas utilizadas por proceso en la cooperativa EL PAURO LTDA.
Tipos de documentos
Nro. Hojas
Proceso
Documentación
Interna
Solicitud Instalación de Agua 6
Solicitudes Varias 4
Licitaciones (Obras, Bienes y Servicios) 130
Invitaciones (Obras, Bienes y Servicios) 85
Oficios Entregados a socios 1
Oficios Ingresados en EL PAURO 3
Facturas (Pagos a Proveedores) 2
Fuente: Elaboración propia, en base a la información obtenida del archivo
de documentos de la cooperativa EL PAURO LTDA.
126,508
149,053
161,682
110,000
120,000
130,000
140,000
150,000
160,000
170,000
2014 2015 2016
Total Número de Documentos

20
Gráfico Nº 1.3
Número de hojas utilizadas por gestión en la cooperativa EL PAURO LTDA.
Fuente: Elaboración propia, en base a la información obtenida del archivo de
documentos de la cooperativa EL PAURO LTDA.
A continuación, se detalla el consumo de hojas por cada tipo de documentos que
se realiza en la cooperativa EL PAURO LTDA
504,123
589,342
642,153
450,000
500,000
550,000
600,000
650,000
700,000
2014 2015 2016
Número de Hojas por Gestión

21
Tabla Nº 1.6
Consumo de hojas por tipos de documentos y gestión
Tipos de documentos Hojas Cantidad Documentos Cantidad Hojas por Proceso
Promedio 2014 2015 2016 2014 2015 2016
Documentación
Interna
Solicitud Instalación de
Agua
6 8,897 7,168 7,875 53,382 43,008 47,250
Solicitudes Varios 4 102,616 124,885 134,698 410,465 499,539 538,791
Licitaciones (Obras, Bienes y Servicios) 130 62 76 95 8,060 9,880 12,350
Invitaciones 85 47 57 75 3,995 4,845 6,375
Oficios Entregados a socios 1 6,243 6,955 7,240 6,243 6,955 7,240
Oficios Ingresados 3 4,692 5,291 6,749 14,076 15,873 20,247
Facturas (Pagos a Proveedores) 2 3,951 4,621 4,950 7,902 9,242 9,900
TOTAL 126,508 149,053 161,682 504,123 589,342 642,153
Fuente: Elaboración propia, en base a la información obtenida del archivo de documentos de la cooperativa EL PAURO LTDA.

22
1.5.2 Análisis de la oferta
En los últimos años se ha invertido en la ampliación de las oficinas de archivo central
dado el gran número de documentos que se generan por instalaciones nuevas de
agua, alcantarillado, trámites que realizan los socios de la Cooperativa El PAURO,
las licitaciones sobre (Obras, Bienes y Servicios), oficios y facturas.
Debido al crecimiento de la cooperativa en el manejo de documentación se ha
incrementado el número de impresoras multifuncionales (impresora/fotocopiadora)
las cuales dan un total de 168 impresoras. Este inventario fue realizado el 29 de
diciembre del 2016.
La ciudad de Santa Cruz de la Sierra crece a un ritmo muy acelerado,
incrementando la población y la demanda de servicios públicos como ser el agua.
Se considera la población estimada en el área de concesión (operación) de EL
PAURO es de 687.670 habitantes, de los cuales el 98.2% de los habitantes tiene
acceso al agua potable; el 63% cuenta con alcantarillado sanitario y cerca de
441.217 habitantes están beneficiados con los dos servicios, agua potable y
alcantarillado sanitario. Debido al crecimiento de la población de Santa Cruz la
cooperativa EL PAURO tiene 168 impresoras en funcionamiento para cubrir los
diversos trámites que realizan los socios en cinco agencias.

23
A continuación, se muestra un plano del área de concesión de la cooperativa EL
PAURO LTDA. la cual está dividida en 8 distritos.
Área de concesión por distritos de la cooperativa EL PAURO LTDA.
Fuente: Elaboración propia, en base al área de concesión por distritos de la cooperativa
EL PAURO LTDA.

24
1.5.2.1 Comportamiento histórico de la oferta
A continuación, se detalla el número de impresoras nuevas, arregladas y las que
se dieron de baja por desperfectos en sus componentes.
Tabla Nº 1.7
Impresoras nuevas, arregladas y de bajas
Impresoras
Gestión Nuevas Arregladas Bajas
2013 15 6 5
2014 18 9 7
2015 25 12 10
2016 30 11 10
Total 88 38 32
Fuente: Elaboración propia, en base al movimiento de
inventario realizado en la cooperativa EL PAURO LTDA.
En la gestión 2016, la cantidad de 127 impresoras tuvieron un correcto
funcionamiento, solo se realizó el mantenimiento preventivo.
Gráfico Nº 1.4
Comparativo por gestión y tipo de movimiento de impresoras
Fuente: Elaboración propia, en base al movimiento de inventario realizado en la
cooperativa El PAURO LTDA.
15
18
25
30
6
9
12 11
5
7
10 10
2013 2014 2015 2016
Movimientos de Impresoras
por gestión
Nuevas Arregladas Bajas

25
1.6 Situación con proyecto
Se espera con la utilización del Software “Oficina con Menos Papel” un incremento
de la productividad en los procesos en los que el papel es el eje central, facilitando
el seguimiento de la documentación en cada uno de los procesos administrativos,
evitando la pérdida de documentación y eliminar la escritura de los proveídos sobre
los documentos originales y la distorsión de los mismos.
Los parámetros de medición más importantes que se quiere alcanzar con el
proyecto son los siguientes:
• Cuánto tiempo estuvo un documento en la bandeja de un funcionario, la hora en
la que fue recibido y leído.
• Referenciar un documento con otro documento formando así un proceso
administrativo en el cual se puede determinar las personas que intervienen,
autorizaciones, cuantificar tiempos y tener toda la información digitalizada.
1.6.1 Análisis de la demanda
Se espera que durante la utilización del Software “Oficina con Menos Papel” la
demanda presente los siguientes cambios:
• Registro automático de todas las búsquedas con lo cual se podrá identificar
que documentos son los más requeridos y que funcionario lo está solicitando.
• Los tiempos de búsquedas de documentos se reducirán drásticamente
permitiendo acceder a la información en tiempo real.
• Se ahorrará en gastos de sueldos al personal externo (Mensajeros) en un
75%.
• Permitirá identificar de una manera gráfica los flujos que tiene cada proceso
administrativo, permitiendo referenciar un documento para respaldar el flujo
del proceso.
• El riesgo de pérdida de documentos que esté dentro del Software “Oficina
con Menos Papel” se reducirá a 0%.

26
1.6.1.1 Proyección de la demanda
La metodología para el cálculo del número de documentos se tomó la estimación
lineal para cada tipo de documento obteniendo una ecuación regresión lineal
Y=a+b.x la cual consiste en aplicar a la serie histórica de datos el análisis de la
estimación y proyectar dicha variable en función del tiempo, de acuerdo a los
siguientes valores en las variables detalladas en la siguiente tabla:
Tabla Nº 1.8
Crecimiento del número de documentos proyectado a cinco años
Descripción AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 b a
Licitaciones (Obras, Bienes y Servicios) 110 127 143 160 176 16,50 -33.153,33
Invitaciones (Obras, Bienes y Servicios) 87 101 115 129 143 14,00 -28.136,33
Oficios Entregados a socios 7.809 8.308 8.806 9.305 9.803 498,50 -997.166,33
Oficios Ingresados a Saguapac 7.634 8.662 9.691 10.719 11.748 1.028,50 -2.065.821,67
Facturas (Pagos a Proveedores) 5.506 6.005 6.505 7.004 7.504 499,50 -1.001.485,67
Documentación Interna 159.777 175.308 190.840 206.371 221.903 15.531,50 -31.151.727,00
Total Documentos 180.923 198.511 216.100 233.688 251.277
Crecimiento de Documentos Valores
Fuente: Elaboración propia, en base a las proyecciones del crecimiento de documentos realizadas
a cinco años en la cooperativa El PAURO LTDA.
La cooperativa “EL PAURO LTDA.” pretende reducir el uso del papel en un 20% por
cada año, tomando en cuenta la adopción de las tecnologías digitales de forma
generalizada en toda su estructura.
Tabla Nº 1.9
Reducción del uso del papel proyectado a cinco años
Fuente: Elaboración propia, en base a las proyecciones de reducción en el uso del papel realizadas
en la cooperativa El PAURO LTDA.
AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Solicitud Instalación de Agua 37,800 30,240 24,192 19,353 15,482
Solicitudes Varios 431,032 344,826 275,860 220,688 176,551
9,880 7,904 6,323 5,058 4,046
5,100 4,080 3,264 2,611 2,088
5,792 4,633 3,706 2,965 2,372
16,197 12,958 10,366 8,293 6,634
7,920 6,336 5,068 4,055 3,244
513,721 410,977 328,779 263,023 210,417
Reducción de uso del papel
Invitaciones
Oficios Ingresados a Saguapac
TOTAL
Proceso
Documentación Interna

27
1.6.2 Análisis de la oferta
Se espera que durante la utilización del Software “Oficina con Menos Papel” el uso
de las impresoras, consumibles y utilización del papel disminuya de forma
progresiva en los siguientes documentos:
• Documentación interna: En la solicitud de instalación se imprime 6 hojas en
anverso, una copia se entrega al socio (1 hoja se entrega contrato de
admisión de socio), la segunda copia para archivo (2 hojas solicitud de
instalación y contrato de admisión de socio) y la tercera para la revisión y
autorización respectiva por parte del encargado de atención al público o de
la agencia (3 hojas solicitud de instalación, contrato de admisión de socio y
plano de ubicación). Con el sistema “Oficina con Menos Papel” no será
necesario imprimir la tercera copia porque las autorizaciones serán de
manera electrónica, solicitud de instalación y contrato de admisión de socio
están digitalizados y la segunda copia solo estará el contrato de instalación
de agua (1 hoja). En las solicitudes varias se pretenderá reducir la tercera
copia la cual estará en digital.
• Licitaciones e invitaciones: Sólo estarán impresos los documentos legales,
las autorizaciones del consejo de administración, los demás documentos
para su respectivo análisis y autorización viajarán de manera digitalizada por
el software.
• Oficios Internos y externos: Solo se imprimirán el oficio entregado al socio y
la constancia de entrega será digitalizada, si algún ejecutivo o personal de
atención al público necesita revisar si fue entregado no tendrá que imprimir
la constancia porque estará digitalizado.
• Facturas: No es necesario tener copias de una factura porque estará
digitalizada y entregada al departamento de contabilidad para que siga con
su respectivo proceso.

28
1.6.2.1 Proyección de la oferta
La cooperativa pretende ahorrar en el primer año un 20% de acuerdo al análisis de
la oferta por la implementación del sistema y optimización de procesos internos a
partir del segundo año un 5% de acuerdo a la siguiente tabla de ahorro por cada
tipo de documento y de acuerdo a la adopción de las nuevas tecnologías de
digitalización y la constante capacitación sobre la utilización de la herramienta de
gestión de documentos y mejora en los procesos internos.
Tabla Nº 1.10
Proyección de ahorro del papel
0 1 2 3 4 5
Nro. Hojas
en Proceso
Solicitud Instalación de Agua 6 4 4 4 3 3
Solicitudes Varios 4 3 3 3 3 2
130 110 105 99 94 90
85 65 62 59 56 53
1 1 1 1 1 1
3 1 1 1 1 1
2 0 0 0 0 0
231 184 175 166 158 150
0 20 5 5 5 5
Porcentaje ahorro
Años
Nro. Hojas Impresas en proceso
Total
Tipos de documentos
Documentación
Interna
Invitaciones
Oficios Ingresados a Saguapac
Fuente: Cooperativa EL PAURO LTDA. Ahorro del papel por año.
A continuación, se detalla la disminución en gastos de papel, consumibles y
mantenimiento de impresoras y el porcentaje que pretende la Cooperativa disminuir
por cada año.

29
Tabla Nº 1.11
Presupuesto de gastos. (Expresado en: Bolivianos)
Material de Escritorio
Presupuesto
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Papel stock 83.739 79.552 75.575 71.796 68.206
Mantenimiento de Impresoras (126) 305.333 290.066 275.563 261.785 248.695
Consumibles 375.787 356.998 339.148 322.191 306.081
Toner 338.073 321.170 305.111 289.856 275.363
Cartucho Negro 24.644 23.412 22.241 21.129 20.073
Cartucho Color 13.070 12.416 11.795 11.206 10.645
TOTAL 764.859,10 726.616,15 690.285,34 655.771,07 622.982,52
Fuente: Cooperativa EL PAURO LTDA. Presupuesto de gastos de material de escritorio.
Gráfico Nº 1.5
Presupuesto comparativo de material de escritorio por año
Fuente: Cooperativa EL PAURO LTDA. Presupuesto comparativo de gastos de
material de escritorio.
84
80
76
72
68
305
290
276
262
249
376
357
339
322
306
AÑ O 1 A ÑO 2 AÑ O 3 A ÑO 4 AÑ O 5
Papel Mant.Impresoras Consumibles

30
1.7 Conclusiones
• De acuerdo a los resultados de los registros de documentos se puede evidenciar
que existe un gran problema en la búsqueda de documentos teniendo un
promedio de búsqueda por documento de 7 minutos con 48 segundos y con la
implementación de este tipo proyecto se podrá resolver este problema,
localizando documentos casi al instante, identificar qué documento no está
siguiendo el flujo que le corresponde.
• La demanda de documentos se ha ido incrementando año tras año debido al
aumento de población llegando a un total de documentos 251.277 para él “Año
5” lo cual es muy favorable para el proyecto.
• En los últimos años se han realizado inversiones económicas en la construcción
de oficinas para un archivo central 130 metros construidos y en las compras de
nuevas impresoras multifuncionales alcanzando un total de 168 unidades, la
proyección para los próximos cinco años, al igual que la demanda, es creciente
la cooperativa estima reducir el uso del papel en un 20% de acuerdo al ahorro
del uso del papel por cada tipo de documento en el primer año y en los siguientes
años se espera bajar 5% por año, tomando en cuenta la adopción de las
tecnologías digitales.

31
CAPÍTULO II: ESTUDIO DE LA LOCALIZACIÓN Y TAMAÑO.
2.1 Localización del proyecto
El proyecto debe localizarse en una posición que sea favorable estratégicamente,
la localización óptima se efectúa mediante un análisis de los factores locacionales
enmarcados en la macro localización y micro localización.
2.1.1 Macro localización
El presente proyecto se implementará en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, por
los siguientes factores:
• Se cuenta con la infraestructura tecnológica para desarrollar e implementar
el proyecto.
Provincia Andrés Ibáñez
Fuente: SANTA CRUZ VIRTUAL. Localización de la cooperativa EL PAURO LTDA.
Disponible en: http://www.santacruzvirtual.com/imagen/mapatem/1002.gif
Fecha de consulta 12 de septiembre del 2016.

32
2.1.2 Micro localización
La micro localización se determinó mediante el método de factores ponderados por
puntos, donde se tenía como opción “A” a Convifac Norte, como opción “B” a Satélite
Norte y como opción “C” Parque Industrial.
En la tabla 2.1 que se muestra a continuación se detallan los factores que se
consideraron más relevantes para el proyecto y los puntajes asignados a cada
estación.
Tabla Nº 2.1
Localización dimensional
Convifac Norte "A" Satélite Norte "B" Parque Industrial "C"
F % C P C P C P
F1 19,05% 6 114,29 2 38,10 1 19,05
F2 14,29% 5 71,43 3 42,86 1 14,29
F3 23,81% 7 166,67 1 23,81 1 23,81
F4 9,52% 4 38,10 4 38,10 4 38,10
F5 14,29% 5 71,43 2 28,57 1 14,29
F6 19,05% 3 57,14 1 19,05 2 38,10
TOTAL 100,00% 30 519,05 10 190,48 7 147,62
Fuente: Elaboración propia, en base a factores de ponderación asignados en la cooperativa
EL PAURO LTDA.
Cuadro Nº 2.1
Descripción de factores de localización
Descripción de Factores
F1 Accesibilidad a la Información
F2 Precio
F3 Disponibilidad para Almacenar Información
F4 Ambiental
F5 Organización
F6 Digitalización
Fuente: Elaboración propia, en base a datos de localización en la
cooperativa EL PAURO LTDA.

33
Tabla Nº 2.2
Ponderación de factores de localización
Nro. Ponderación
1 Pésimo
2 Mal
3 Regular Bajo
4 Regular Alto
5 Bueno Bajo
6 Bueno Alto
7 Muy Bueno
Fuente: Elaboración propia, en base a calificación
asignada en la cooperativa EL PAURO LTDA.
2.1.2.1 Accesibilidad a la información. En la zona norte es el área de concesión
asignada y se encuentran el mayor número de socios, teniendo un mayor acceso a
la información y tecnología necesaria.
2.1.2.2 Precio. Debido a que el RACK EVA 4400 se encuentra montado, instalado
y configurado se podrá instalar un servidor Blade C7000 HP para la implementación
del Software. El precio de instalación y configuración es menor por contar con la
estructura que alberga al servidor HP, cableado, puntos de red e instalación
eléctrica requerida.
2.1.2.3 Disponibilidad para almacenar información. Para el presente proyecto se
tiene discos duros redundantes con el espacio necesario para almacenar la
información, con sala de servidores acondicionadas y con los equipos instalados,
cámaras de última tecnología, personal de seguridad.
2.1.2.4 Ambiental. En las tres oficinas los factores ambientales son las mismas, no
existe contaminación en el medio ambiente.
2.1.2.5 Organización. Se cuenta con la seguridad, espacio físico necesario en las
oficinas para el resguardo de la documentación física.
2.1.2.6 Digitalización. Se realizará el proceso de digitalización e indexado de los
documentos para realizar búsquedas eficientes y un mejor control de los
documentos.

34
La opción “A” Oficina Convifac Norte fue la seleccionada por tener un mejor acceso
a la información y por tener el personal con mayor experiencia, por tener la mayor
cantidad de servidores de datos instalados, contar con el espacio requerido y por
tener la mayor cantidad de equipos para comenzar con la digitalización de los
archivos.
2.1.3 Localización puntual del proyecto
El proyecto estará ubicado en el quinto anillo una cuadra antes de la avenida Cristo
Redentor Nº 1010. Tanque Elevado, UV-69 MZ-31., teniendo todas las condiciones
tecnológicas y de infraestructura se refiere.
Localización puntual del proyecto
Fuente: GOOGLE MAPS. Localización puntual de la cooperativa EL PAURO LTDA.
Disponible en: https://www.google.com.bo/maps/place
Fecha de consulta 14 de junio del 2016.
Por tener una mejor infraestructura tecnológica, civil, contar con cámaras de
seguridad, guardias custodiando las instalaciones, mayor cantidad de escáner para
la digitalización de datos y por estar en una zona norte se eligió la oficina “Convifac
Norte” en la gerencia general.

35
2.2 Tamaño
2.2.1 Factores determinantes del tamaño
Entre los factores determinantes del tamaño, se consideran: Accesibilidad a la
información, precio, disponibilidad para almacenar información, ambiental,
organización y digitalización.
Tabla Nº 2.3
Matriz de confrontación de factores
F F1 F2 F3 F4 F5 F6 Total %
F1 1 1 1 1 0 4 19,05%
F2 1 1 0 1 0 3 14,29%
F3 1 1 1 1 1 5 23,81%
F4 1 0 0 0 1 2 9,52%
F5 1 1 0 0 1 3 14,29%
F6 1 1 0 1 1 4 19,05%
TOTAL 5 4 2 3 4 3 21 100,00%
Fuente: Elaboración propia, en base a factores de localización proporcionados por la cooperativa
EL PAURO LTDA.
Cuadro Nº 2.2
Descripción de factores de localización
Descripción de Factores
F1 Accesibilidad a la Información
F2 Precio
F3 Disponibilidad para Almacenar Información
F4 Ambiental
F5 Organización
F6 Digitalización
Fuente: Elaboración propia, en base a factores de localización determinados
en la cooperativa EL PAURO LTDA.

36
2.2.2 Tamaño y demanda
El tamaño propuesto se justifica debido a que existe una gran cantidad de
documentación y esto genera que los procesos internos de la empresa se retrasen
ocasionando problemas con el cliente externo e interno.
El proyecto de tener una oficina con menos papel es una iniciativa que surgió en la
Cooperativa EL PAURO, se desarrollara en las cincos gerencias (Gerencia General
“GG”, Gerencia Comercial “GC”, Gerencia Administrativa y Financiera “GAF”,
Gerencia de Planificación y Obras “GPO”, Gerencia de Operaciones y
Mantenimiento “GOM”, se tiene proyectado una vida útil del proyecto de cinco años.
Se espera almacenar un promedio de 5 Gigabyte5 en información por mes y en un
año se espera almacenar 60 Gigabyte aproximadamente.
2.2.3 Tamaño de almacenamiento
Se refiere al espacio disponible para almacenar la información digital, tener el
suficiente espacio es vital para el desarrollo del proyecto.
Al tratarse de un proyecto informático no requiere de un gran espacio físico para
tener la sala del servidor6 al cual se conectará el personal de EL PAURO para
obtener la información digital. El espació que se dispondrá para almacenar la
información es de 500 Gigabytes.
5 Un Gigabyte es una unidad de medida aproximadamente igual a 1 billón de bytes. El gigabyte se utiliza para
cuantificar memoria o capacidad de disco. Un gigabyte es igual a 1,000MB (realmente 1.024 megabytes).
(Penas, 2015)
6
Es un computador que tiene una gran capacidad de procesar y mostrar datos de otros computadores que se
conecta a él al mismo tiempo. (Acronis, s.f.)

37
2.3 Conclusiones
• Analizados los factores determinantes para la localización del proyecto como
ser la accesibilidad a la información, precio, disponibilidad para almacenar
información, ambiental, organización y digitalización, se localizará en el
Departamento de Santa Cruz – Bolivia, de la ciudad de Santa Cruz de la
Sierra la Cooperativa de Servicios Públicos EL PAURO, en el lugar se
dispone del personal adecuado, equipos tecnológicos adecuados e
infraestructura física. Se localizará en el quinto anillo una cuadra antes de la
avenida Cristo Redentor Nº 1010. Tanque Elevado, UV-69 MZ-31.
• El proyecto de tener una oficina con menos papel es una iniciativa que surgió
en EL PAURO, se desarrollara en las cincos gerencias (Gerencia General
“GG”, Gerencia Comercial “GC”, Gerencia Administrativa y Financiera “GAF”,
Gerencia de Planificación y Obras “GPO”, Gerencia de Operaciones y
Mantenimiento “GOM”, se tiene proyectado una vida útil del proyecto de cinco
años en una primera fase.
• En legal los contratos, adendas a contratos y todo lo referente a escritos
serán digitalizados y estarán disponibles para ser referenciados por otros
procesos en los cuales tenga el permiso para referenciar dichos documentos
y de esta manera respaldar un proceso.
• Contabilidad y tesorería, las facturas y boletas de garantías respectivamente
serán digitalizadas y de acuerdo a importancia serán clasificadas como
confidenciales de acuerdo a los niveles de acceso.

38
CAPÍTULO III: ESTUDIO DE INGENIERÍA
3.1 Descripción del flujo de documentos
El flujo de documentos se realiza de forma manual, llega la factura u otro documento
externo la cual hace la recepción la secretaria de gerencia general registrando en
un cuaderno la fecha, hora y la persona o empresa que entrega el documento. El
documento es entregado a la gerencia correspondiente y posteriormente sigue su
proceso interno. Por cada persona que recibe el documento se escribe sobre el
documento registrando proveídos lo cual distorsiona el documento y no se sabe cuál
es el flujo real que ha tenido en la empresa como así también los tiempos que ha
estado en cada nivel, a esto se suma también que existe documentación que es
extraviada porque se mezcla con otra documentación.
Con el proyecto, estos problemas se solucionan fácilmente teniendo una
clasificación de los documentos de acuerdo al siguiente detalle:
1. Licitaciones (obras, bienes y servicios).
2. Invitaciones.
3. Documentación interna.
• Informes
• Comunicaciones Internas
• Circulares
4. Documentación externa.
• Oficios entrantes
• Oficios salientes
5. Facturas
• Recepción de facturas

39
Digitalización: Consiste en la captura de imagen de los documentos mediante un
proceso de escaneo, en la cual se verifica que la imagen sea legible y de buena
calidad y los índices capturados sean los correctos para cada tipo de documento,
utilizando OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para reconocer la forma de
los caracteres impresos o escritos a mano, como números o letras y es almacenada
como información que puede ser leída.
Cada documento registrado tendrá un número único el cual estará conformado de
la siguiente manera:
Gerencia que registra el documento-fecha actual (dd/mm/yyyy)-correlativo
GC 05012017 000001
Cada documento tendrá un flujo de proceso, y sólo podrán acceder a dicha
información las personas que participan en dicho proceso o que tengan el acceso
a información confidencial. Se pueden referenciar un documento con otro logrando
de esta manera obtener procesos de acuerdo a la necesidad de la cooperativa.
Si un documento debe ser analizado por varias personas, se generan de forma
automática varios documentos derivados y cada uno podrá tener un flujo diferente
y podrá ser referenciado por otros documentos.

40
3.1.1 Documentación interna
En la documentación interna se tiene los siguientes tipos de documentos:
Los informes tienen el siguiente flujo:
Figura Nº 3.1
Flujo básico del tipo de documento interno para informes
Fuente: Elaboración propia, en base al flujo de trabajo realizado en la cooperativa EL PAURO
LTDA.
• En la cooperativa existe la necesidad de informar a la Gerencia que
corresponda.
• El personal genera informes.
• La secretaria de la gerencia codifica el informe de acuerdo a un correlativo
que es manejado internamente.
• En dicho informe se adiciona una referencia o asunto.
• Se registra un proveído en él cual se detalla el informe o las acciones que se
deben realizar.
• Se debe derivar el documento a la gerencia correspondiente.

41
La comunicación interna tiene el siguiente flujo:
Figura Nº 3.2
Flujo básico del tipo de documento interno
Fuente: Elaboración propia, en base al flujo de trabajo para la el envío de documentación interna
la cual es generada en la cooperativa EL PAURO LTDA.
• En la cooperativa existe la necesidad de comunicar a la Gerencia que
corresponda.
• El personal genera la comunicación internamente.
• La secretaria de la gerencia codifica de acuerdo a un correlativo que es
manejado internamente.
• En dicha comunicación interna se adiciona una referencia o asunto.
• Se registra un proveído en él cual se detalla la comunicación.
• Se deriva el documento con todo lo anteriormente registrado a la gerencia
correspondiente.

42
Las circulares tienen el siguiente flujo:
Figura Nº 3.3
Flujo básico del tipo de documento interno circular
Fuente: Elaboración propia, en base al flujo de trabajo para el envío de circulares que es
generada en la cooperativa EL PAURO LTDA.
• En la Cooperativa existe la necesidad de hacer circulares de conocimiento
general.
• El personal interno genera la circular.
• En dicha circular interna se adiciona una referencia o asunto.
• Se registra un proveído en él cual se detalla la circular.
• Se deriva el documento a las gerencias de la Cooperativa con todo lo
anteriormente registrado.
• Cada Gerencia puede derivar cada documento generado al personal
especializado e informar al personal que deberá realizar un seguimiento.

43
3.1.2 Documentación externa
Oficios entrantes tienen el siguiente flujo:
Figura Nº 3.4
Flujo básico del tipo de documento externo.
Fuente: Elaboración propia, en base al flujo de trabajo para la recepción y distribución de
documentación externa que ingresa a la cooperativa EL PAURO LTDA.
• En la cooperativa existe la necesidad de hacer conocer documentos
externos.
• El personal interno genera y digitaliza documentos externos.
• En dicha documentación externa se adiciona una referencia o asunto.
• Se registra un proveído en él cual se detalla la circular.
• Se deriva el documento a las gerencias de la Cooperativa con todo lo
anteriormente registrado.
• Cada Gerencia puede derivar cada documento generado al personal
especializado e informar al personal que deberá realizar un seguimiento.

44
3.1.3 Digitalización de documentos
El proceso de digitalización forma parte del flujo de trabajo del registro de
documentos. A continuación, se presenta el flujo de digitalización:
Figura Nº 3.5
Flujo básico del proceso de digitalización de documentos.
Proceso de digitalización
Gerencia
general
Fase
Inicio
Recepción de
documentos
Visualizar en pantalla
la imagen escaneada
e indexada
Verificar la imagen
escaneada
FIN
Revisión de los
documentos antes de
escanear
Escanear los
documentos
recepcionados
Proceso de captura de
indices automáticos
Es correctala
calidad de la
imagen
1
NO
SI
1
Verificar si
los indices
están
correctos
Son correctos
los indices
capturados
2
NO
2
Documento
digitalizado
correctamente
SI
• Se realiza la recepción del documento en físico, esto aplica para los
documentos en físico que llegan, como ser oficios externos, cartas y
facturas para los pagos a los proveedores y los procesos de licitación e
invitación en donde el papel interviene en un 30%.
• Se revisa el documento si está legible esto es antes de ser escaneado.
• Se realiza el escaneo del documento.
• La captura de índices se realiza al momento de ser escaneado y se realiza
de forma automática de acuerdo en los datos de referencia del documento
y realiza la conversión a formato OCR.
• Se verifica la imagen escaneada e indexada.

45
• Se valida si la documentación digitalizada corresponde al documento
registrado.
3.2 Tecnologías
3.2.1 Planificación estratégica
1. Levantamiento de información
El concepto “oficina sin papeles” resulta novedoso y de difícil compresión para las
personas que siguen utilizando el papel como soporte de múltiples actividades
sociales, de comunicación, educativo. El compromiso con la reducción del papel
debe ir de la mano con el aprovechamiento del valor de la información, optimización
de los procesos internos, evitar el robo de documentación importante y gestionar la
seguridad de los datos.
1.1 Procesos y servicios
En la cooperativa se clasifica todos los tipos documentales en tres grandes grupos
y a su vez cada tipo documental tiene definido un flujo de proceso:
• Documentación interna
o Informes
o Comunicaciones internas
o Circulares
• Documentación externa
o Oficios entrantes
o Oficios salientes
• Facturas
o Recepción de facturas (Proveedores)
• Digitalización de documentos.
Los servicios que presta la cooperativa a la población son los siguientes:
Servicio de agua potable: El Pauro otorga el servicio de agua potable, llevando el
agua en condiciones de ser consumida por nuestros socios y usuarios, hasta los
hogares cruceños enmarcados de nuestra área de servicio.

46
Servicio de alcantarillado sanitario: Este sistema recoge las aguas servidas
generadas en los domicilios y la industria a través de tuberías o cañerías instaladas
bajo la tierra, las mismas que recorren miles de kilómetros y se conectan por
interceptores.
1.2 Objetivos
A continuación, se detalla la misión y visión de la Cooperativa El Pauro LTDA.
Misión: Brindar en forma sostenible los servicios de agua potable y alcantarillado
sanitario, a todos nuestros asociados(as) y usuarios, con tecnología avanzada
utilizando los recursos humanos técnicos y financieros, con eficiencia, calidad,
responsabilidad, logrando un desarrollo económico sostenible.
Visión: Ser reconocida en Bolivia el año 2020, como una cooperativa de excelencia
con tecnología, capacidad, optimismo, voluntad y unidad en la prestación de servicio
de agua potable y alcantarillado sanitario.
Valores:
• Eficiencia: Prestamos el servicio utilizando los recursos al máximo,
optimizando nuestras operaciones, realizando solo lo que podemos hacer
mejor.
• Calidad: Ofrecemos un servicio confiable y continuo para satisfacer la
demanda de nuestros consumidores.
• Vocación de servicio: Satisfacemos necesidades de nuestros clientes en
forma preferente, escuchando y respetando su opinión, brindando soluciones
con una actitud proactiva en lo posible anticipándonos a sus requerimientos.
• Comunicación: Brindamos información fluida, transparente, oportuna, clara,
utilizando medios de comunicación apropiados y accesibles.
• Equidad: Adoptamos con integridad el criterio de independencia,
imparcialidad y justicia en el trato al cliente.
• Solidaridad: Somos sensibles a las necesidades de los socios-usuarios y
cooperativas buscando dignificar la vida a través de la ayuda mutua.

47
• Sostenibilidad: Declaramos el principio de la auto sostenibilidad como un
valor que guía las acciones y el comportamiento de las actividades humanas,
tecnológicas, económicas y del medio ambiente para asegurar la continuidad
del servicio al cliente.
2. Análisis y diagnóstico
2.1 Análisis de situación actual
2.1.1 Situación interna:
Procesos:
A continuación, se detallan los procesos estratégicos de la cooperativa y de apoyo:
Procesos estratégicos:
• Documentación interna:
o Solicitudes de instalación de agua
o Solicitudes varias
• Licitaciones:
o Obras
o Bienes
o Servicios
• Invitaciones
Procesos de apoyo:
• Documentación externa
• Recepción de facturas de proveedores
• Digitalización de documentación

48
Recursos tecnológicos:
A continuación, se presenta el siguiente detalle de los recursos tecnológico con los
que cuenta la cooperativa:
Computadoras: Actualmente la empresa cuenta con 180 computadoras asignadas
al personal, los cuales realizan diferentes trabajos, lo cual permite un mejor control
de la información para dar un mejor servicio al asociado.
Sistemas operativos: El sistema operativo con el que trabaja los usuarios de la
cooperativa es Windows 7 y Windows 10. Los servidores de base de datos y
servidores de aplicaciones tienen instalado el sistema operativo Linux con
distribución Red Hat versión 7. El servidor de base de datos tiene la capacidad de
1000 GB para almacenar la información que será digitalizada para el sistema
“oficina con menos papel”.
Escáner: Este dispositivo físico permitirá digitalizar gran parte de la documentación,
tanto interna como externa. El formato electrónico de digitalización será en PDF
(portable document format,<<formato de documento portátil>>) y en formato de
compresión de imagen JPG.
Impresoras: Hay ser consciente de que la eliminación total del papel en todos y cada
uno de los procesos es difícil. El objetivo será sustituir o adquirir una herramienta
de impresión adecuada para que cuando exista otra opción de imprimir un
documento.
Central telefónica: La cooperativa cuenta con una central Alcatel Lucent la cual
permite la comunicación entre los empleados en la oficina central y las otras
agencias.
Conexión a internet: Actualmente la cooperativa tiene tres enlaces de acceso a
internet cada uno de 4 mega bytes para acceder a información y así podrá tener
interconectado el sistema “oficina con menos papel” de forma externa.
Sistemas de seguridad:

49
• Antivirus: Se cuenta con el sistema de antivirus McAfee para el monitoreo
de las amenazas como ser virus, troyanos y espías y así evitar que la
información de la cooperativa sea dañada o utilizada para otros fines.
• Copias de seguridad: Actualmente se cuenta con una solución HP
protector el cual realiza las copias de seguridad de la base de datos,
correos electrónicos y la información más importante de los usuarios.
2.1.2 Situación externa:
Entidades externas:
A continuación, se detallan las condiciones externas ajenas a la cooperativa las
cuales pueden influir de alguna manera.
Usuarios: En la cooperativa existen tres tipos de usuarios:
• Usuarios proactivos: Personas que quieren un cambio para ser más
eficientes en sus tareas.
• Usuarios resistentes al cambio: Personas conformistas que quieren seguir
utilizando el papel y no realizar un seguimiento a detalle a los procesos. Cabe
mencionar que dichos usuarios tienen influencia sobre los usuarios pasivos.
• Usuarios pasivos: Personas que obedecen y no tiene iniciativas y son
fácilmente influenciadas por las personas proactivas y las resistentes al
cambio.
Firma digital:
La firma digital en Bolivia fue creada en cumplimiento de la ley Nº 164, Ley de
Telecomunicaciones, Tecnologías de Información y Comunicación, de 08 de agosto
de 2011, brinda validez jurídica a la firma digital, mediante el decreto supremo Nº
1793, de 13 de noviembre del 2013 en donde se aprobó el reglamento para el
desarrollo de las tecnologías de información y comunicación.

50
La norma además establece los puntos que se deben reglamentar en el uso de
documentos digitales y la implementación de la firma digital, determinando que la
ADSIB se convierte en la Entidad Certificadora Pública.
Otras empresas: La interacción con las otras empresas, gobernación, alcaldías,
gobierno nacional se realiza por medio del papel.
2.2 Diagnostico
Se fundamenta en un análisis de las fortalezas y debilidades de la empresa, así
como el funcionamiento de la cooperativa. Se comienza haciendo un análisis DAFO
ver en Anexo 9.
3. Planificación
Definición objetivos estratégicos:
Objetivo estratégico: Integrar a través de la red de datos de nuestros procesos a
nuestros asociados, clientes internos y entidades externas.
El software “oficina con menos papel” busca la eficiencia, reduciendo los gastos
innecesarios y el incremento en la capacidad de respuesta de la cooperativa El
PAURO LTDA. En este contexto resulta imprescindible avanzar hacia la eliminación
del soporte de papel en el registro de proveídos y el trabajo diario. Esta línea de
trabajo deberá profundizarse con las siguientes acciones:
• Intercambio de información, autorizaciones de licitaciones, invitaciones,
servicios, contratación de personal.
• Digitalización, almacenamiento y gestión de documentos.
• Notificaciones a través del software “oficina con menos papel”.
• Referenciar un proceso con otro proceso y formar un solo proceso.
Identificación de procesos claves
A continuación, se realizará un análisis de la situación para determinar el grado de
sustitución del papel en los principales procesos de la cooperativa El PAURO LTDA.

51
Procesos informatizados sin papel:
• Informes: Intercambio de información con otras gerencias, solicitudes de
servicios de los socios, (ver Figura Nº 3.1 Flujo básico del tipo de documento
interno para informes)
• Documentación interna: Registro de solicitudes de instalación de agua y
alcantarillado, regularización de deuda, pedidos de material, contratación del
personal (ver Figura Nº 3.2 Flujo básico del tipo de documento interno)
Procesos informatizados parcialmente:
• Documentación externa: Información que ingresa a la cooperativa por medio
del papel, como ser oficios de entidades externas (alcaldías, gobernación,
gobierno del estado plurinacional, contratos de trabajo notariados por
prestación de servicios, (ver Figura Nº 3.4 Flujo básico del tipo de documento
externo)
• Facturas: Son las facturas que emiten a nombre de la cooperativa por la
prestación de un servicio, (ver Figura Nº 3.4 Flujo básico del tipo de
documento externo)
• Licitaciones: Es el proceso por el cual la cooperativa compra un bien, contrata
servicios varios y obras civiles. Estarán impresos los documentos legales, las
autorizaciones del consejo de administración, ver en Anexo Nro. 12
• Invitaciones: Es el proceso por el cual la cooperativa invita a empresas del
mismo rubro y de esta manera elegir la mejor opción en tiempo y costo.
Estarán impresos los documentos legales, las autorizaciones del consejo de
administración
Los procesos de licitación e invitación son muy parecidos a excepción del rango
de compra (ver Tabla Nº 6.6 Autorizaciones por rango de compra y proceso) y
porque en las invitaciones no existe la venta de formularios de especificaciones
técnicas (ver Tabla Nº 6.8 Criterios para asignar un valor a la información).

52
Diseño y desarrollo
Almacenamiento físico de documentos
El almacenamiento físico de los documentos una vez digitalizados y cargados al
software “oficina con menos papel” se hará de la siguiente manera:
Figura Nº 3.6
Flujo para el envío de documentos físicos a archivo central
Envío de documentos físicos a archivo central
Personal
de
archivo
central
Secretaria
o
Asistene
de
cada
Gerencia
Secretaria
o
Asistene
de
cada
Gerencia
Fase
Inicio
Condor o folder
con la
documentación a
enviar
Busca y
selecciona la
información a
enviar en el
software
Revisa la
documentación
si está correcta
en físico y en el
software
Envía
documentación
a archivos
central
Recepciona el
documento
Revisa los
documentos si
están en físico
Documento
está en físico
Rechaza el
documento para
su revisión
SI
NO
FIN
En físico y a
través del
software
Las gerencias implicadas en la planificación de una oficina con menos papel son las
siguientes:
• Gerencia general
• Gerencia comercial
• Gerencia administrativa y financiera
• Gerencia de proyectos
• Gerencia de operaciones y mantenimiento

Oficina con menos papel

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