1. Auditoría del ERP: 5
aspectos esenciales
Para comprender la magnitud de la importancia
de la auditar el software ERP, es fundamental
saber qué involucran estos sistemas para la
organización. Los Sistemas ERP involucran cinco
aspectos esenciales: el protocolo, los
procedimientos, la información para la toma de
decisión y el control, la asistencia a tareas
repetitivas y las restricciones.

2. Protocolo: La estructura de las organizaciones involucra dos requerimientos
fundamentales: la división del trabajo en distintas tareas y el logro de la coordinación
entre estas. Para que la coordinación entre dos personas o más, o entre sectores de una
misma organización, o de distintas organizaciones se produzca, siempre será necesaria
la transmisión de información entre ellas. El software ERP es el encargado de que esta
transmisión se logre. Para que se logre con éxito, será necesario el establecimiento de un
conjunto de reglas que regulen esta transmisión. Por ejemplo: ¿En qué momento se
emitirá la señal? ¿Qué duración tendrá? ¿Quiénes deberán recibirla? ¿Cuáles son los
valores probables? ¿Cómo se confirma la efectiva recepción?, etcétera. Más
concretamente, se puede mencionar un ejemplo: cuando ingresa materia prima a una
planta industrial, se debe dar aviso a los sectores de almacén, pagos y compras sobre el
producto que ingresó, informando qué proveedor lo trajo, qué cantidad, el estado en el
que se encuentra la mercadería ingresada, la fecha de vencimiento de las partidas,
etcétera. Los datos deben responder a ciertas características, como que el código del
proveedor tenga 10 dígitos numéricos, que el código del producto sea alfanumérico de
40 caracteres, que la cantidad sea informada con el respectivo código de unidad de
medida, que los valores posibles del código de unidad de medida estén dentro de una
lista de valores posibles, etcétera.
A este conjunto de reglas que permite que la comunicación sea efectiva, se lo considera,
en definitiva, un protocolo (Ver figura 1).
Procedimiento: Cuando las organizaciones sobrepasan su estado más simple (de un
puñado de personas), deben recurrir a mecanismos de estandarización para coordinar las
actividades de las personas o de los sectores. Por ejemplo: una orden de compra a un
proveedor debe estar antecedida por una cotización y por una solicitud del sector que
requirió la compra. Nuevamente, el Sistema ERP deberá contener una determinada
programación de actividades para que los sectores logren la coordinación. A esta
coordinación suele llamársela procedimiento (Ver figura 2).

3. Información Para La Toma De Decisiones: Los Sistemas ERP también son
responsables de almacenar y elaborar la información para la toma de decisiones y el
control de las organizaciones
Asistencia A Tareas: El Sistema ERP debe ayudar a resolver las operaciones normales
y rutinarias de la compañía.
Restricciones: Para que la organización se desempeñe correctamente, debe someterse a
un conjunto de reglas que rigen los negocios y que operan a modo de restricciones.
Algunas de estas restricciones pueden ser externas a la organización y otras, generadas
por la misma organización. Por ejemplo: como restricción externa se puede mencionar
la carga impositiva sobre las ventas; y como restricción interna, que un empleado no
puede ser a su vez proveedor de la compañía. Para lograr que estas restricciones sean
efectivamente cumplidas por todos los miembros de la organización y evitar su
incumplimiento involuntario o voluntario, se introducen estas reglas dentro de los
Sistemas ERP. Así es como, por ejemplo, cuando se sobrepasa un determinado monto
de crédito a un determinado cliente (superación del límite de crédito), el software
impide la generación de una venta a ese cliente.
Resumiendo lo expuesto, se puede afirmar que el Sistema ERP deberá dar cabida a un
determinado protocolo de la información, a un conjunto de procedimientos inherentes al
negocio específico, a la realización de tareas rutinarias y a un conjunto de restricciones
internas y externas que regulen el negocio; así como tener la capacidad de producir la
información necesaria para la toma de decisiones y el control. Por lo tanto, desde un
punto de vista del negocio, un Sistema ERP se puede ver como la solución a un
problema empresarial. Desde una óptica empresarial, es la diferencia entre lo que la
empresa es y lo que la empresa desea ser para dar respuesta a los retos que el ambiente
en el que se desarrolla le propone. En definitiva, el ERP es el que permitirá en gran
medida el logro de los objetivos empresariales.
Por lo expuesto, la auditoría de Sistemas ERP involucra obtener evidencias para
determinar si el protocolo, los procedimientos, la base de información, la asistencia a las
tareas y las restricciones están enfocados a salvaguardar el activo empresarial, llevar a
cabo eficazmente los fines de la organización y utilizar eficientemente los recursos.
En la figura 3, se puede observar el ciclo de vida de un ERP. El ciclo de vida está
compuesto de las siguientes etapas: selección, diseño, puesta en marcha y seguimiento.

4. La etapa de selección surge cuando la organización por algún motivo cree que el actual
Sistema ERP o el conjunto de los inconexos sistemas heredados de la organización ya
no son útiles para cumplir con la misión de la organización o, simplemente, garantizar la
continuidad del negocio en el largo plazo. Lo que significa que la etapa de selección no
es un conjunto de tareas de generación espontánea o un proceso no relevante. Es muy
importante entender esta distinción, pues siempre que se ingresa a las actividades de
selección de un Sistema ERP, ya existe un conjunto de ideas dentro de la organización
que funcionaron a modo de disparadores de este estadio.
Luego se pasa a la etapa de diseño, cuyo objetivo es proyectar un modelo de la
organización que funcione con el nuevo sistema. De aquí puede surgir que se diseñe un
modelo acorde a las necesidades de la organización o bien que se observe la
imposibilidad de utilizar el sistema como lo requiere el negocio. Si esto último
sucediera, se produciría un recicle sobre el proceso de selección. Desde luego que esto
también implica aceptar la posibilidad de que, terminada la etapa de selección de un
nuevo Sistema ERP y antes de ser implementado, se descarte su uso. Pese a todos los
recaudos que se puedan contemplar, ninguna organización quedará exenta de la
posibilidad de que se tome una mala decisión. Aunque son muy pocos los casos en los
cuales se haya descartado un sistema recién seleccionado, son muchos en los que se
toma una mala decisión, pero se oculta.
Luego, si el modelo es aceptado, se continúa con la etapa de puesta en marcha y, por
último, con la etapa de seguimiento, que dará origen a una realimentación sobre la etapa
de diseño.
Por Fernando J. Martini
fernandojmartini@fibertel.com.ar
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