estructura y diseño

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¿Qué es una organización?
Orígenes y evolución
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Aspectos centrales de
las Organizaciones
Fuerzas invisibles
Organizaciones inteligentes
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¿Conoce esta
situación...?
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delegar
capacitar
posicion
image
presupuestar
planificación
estratégica
programar
relaciones
institucionales
negociar
controlar
cuidar
presupuestos
estrategias
comunicacionales
evaluar
comunicación
interna
buscar
sponsors
resolver
conflictos
motivar
cuidar el
clima
tomar
decisiones
dirigir equipos y
personal
estrategias de
marketing
generar
ingresos
fechas
de
cierre
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¿Tiene que ser siempre
así o...?
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Argumentos más
comunes
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“¡No hay presupuesto...!”
“¡Delego tareas y no
hacen bien las cosas...!”
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“¡Todo cambia a último
momento....!”
“¡.... (sus propios
argumentos)!”
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“Las definiciones ajenas
son limitadas.
Es fundamental
trabajar con la
propia definición.”
Peter Senge,
La Quinta Disciplinagilalme@gmail.com

¿Cómo definirían
ustedes una
organización?
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5 minutos para la reflexión
y el diálogo...
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Elementos que
caracterizan a una
organización:
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Objetivos en común
Cultura organizacional
Servicio
Contexto social
Estructura
Clima organizacional
Procesosgilalme@gmail.com

Una de las actividades
centrales en una
organización es la toma
permanente de decisiones.
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Sistema ambiental
Entradas SalidasProcesos
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EstructuralPsicosocial
Subsistemas
Valores Técnico
Adminis-
trativo
Sistema
ambiental
Entradas Salidas
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Objetivos generales,
grupales e individuales,
cultura organizacional,
filosofía.
Valores
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Conocimientos, técnicas,
instalaciones,
equipamientos.
Técnic
o
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Relaciones humanas
y de poder, liderazgos,
comunicación,
relaciones
interpersonales.
Psicosocial
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Flujos de tareas y de
información, grupos de
trabajo, las relaciones
jerárquicas,
procedimientos, reglas.
Estructural
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Fijación de objetivos,
planeamiento, control,
integración, organización.
Administrativo
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La toma de decisiones
adecuadas depende, entre
otros factores, de la
calidad de la información y
de su flujo.
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SUBSISTEMAS DEL SISTEMA
SOCIAL EMPRESARIAL
• SISTEMA:Es un conjunto de
elementos (partes)
relacionados para alcanzar
unos objetivos
• SUBSISTEMAS: Toda
organización tiene una serie
de sistemas que se
interrelacionan e interactúan
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SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
• Este sistema inicia con
el análisis y
cuantificación del
problema y su solución,
comparando la
situación actual
• generando un
diagnóstico y propone
soluciones dentro de
los planes sectoriales
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SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
• Con el fin de
obtener una
relación
INSUMO
/PRODUCTO
EFICIENTE
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SISTEMA FINANCIERO
• Conjunto de políticas y normas establecidas
por la institución para la realización de sus
operaciones financieras:
• Subsistemas de: Administración de recursos
financieros,
• Subsistema de Contabilidad,
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PROCESAMIENTO
INFORMACION /
DPTO
CONTABILIDAD
INFORMES: ESTADOS
FINANCIEROS
( BALANCE, PYG, ETC)
ANALISIS
FINANCIERO
SISTEMA FINANCIERO
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE
APOYO
 El Sistema de
Administración y
Desarrollo de
Recursos Humanos:
 Reclutamiento
 Selección
 Contratación
 Inducción
 Capacitación
 Despido
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SUBSISTEMAS QUE FORMAN LA
EMPRESA
Subsistema
Psicosocial
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MODELO BASICO DEL
COMPORTAMIENTO
ESTIMULO
(CAUSA)
LA PERSONA
NECESIDAD
DESEO
TENSION
INCOMODIDAD
META
COMPORTAMIENTO
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CLIMA ORGANIZACIONAL
• Perspectiva que tiene la gente de la
organización de unos comportamientos
originados desde la dirección.
• La formalidad
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CULTURA
ORGANIZACIONAL
• Normas comportamentales
derivadas de la convivencia vienen
de la base
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AMBIENTE
ORGANIZACIONAL
• CLIMA ORGANIZACIONAL
• +
• CULTURA ORGANIZACIONAL
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SUBSISTEMA PSICOSOCIAL
• Status: clasificación o
estratificación
• Rol: Las actividades de
un individuo en una
posición particular.
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CLASES DE ROLES
 DIRECTIVO : Gestionar y administrar
(coordinar y controlar) en nombre de las
directrices generales
 COLABORADOR: Ejecutor, el emprendedor.
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MODELO TEORICO DEL ROL
TRANSMISORES DE ROL
EXPECTATIVAS
Percepción de
comportamiento de
individuo en
cuestión,
evaluación
ENVIO DEL ROL
Información:
intentos por influir
PERSONA EN CUESTION
ROL RECIBIDO
Percepción del rol
y percepción de la
transmisión de rol
CONDUCTA DE
ROL
Con sentimientos,
resistencia;
“efectos”
laterales
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SUBSISTEMA TÉCNICO
• Los
conocimientos
necesarios
para el
desarrollo de
tareas,
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MODELO DE SUBSISTEMA TECNICO
Conocimientos que serán aplicados,
conocimiento científico, prácticas, prueba y
error
SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN
SUBSISTEMAS TECNICO
Maquinas, computadoras, herramientas,
estructuras, programas, métodos,
procedimientos, procesos de informaciónInsumos para
ser
procesados
Satisfactores
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SUBSISTEMA
ADMINISTRATIVO
 Relaciona a la
organización con su
medio, establece los
objetivos, desarrolla
planes de
integración,
estrategia y
operación, mediante
el diseño de la
estructura y el
establecimiento de
los procesos de
control.
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LABOR ADMINISTRATIVA
MEDIO AMBIENTE EXTERNO
Fijación de
objetivos
control
implementación
Desempeño
organizacional
organización
Integración de
recursos
planeación
SUBSISTEMAS INTERNOS
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LABOR ADMINISTRATIVA
• FIJACION DE OBJETIVOS
• PLANEACION
• INTEGRACION DE RECURSOS
• ORGANIZACIÓN
• IMPLEMENTACION
• CONTROL
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Valores + Misión +
Estrategia + Información +
Toma de decisiones +
Sistemas de evaluación =
Continuidadgilalme@gmail.com

Continuidad
=
Sustentabilidad
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“Las relaciones
estructurales no son
recetas eternas, sino
“reglas de juego”...
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“...que se adaptan a los
cambios de situación y a
los deseos cambiantes de
los participantes.”
O. H. Hall
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ESTRUCTURA Y DISEÑO DE LA
ORGANIZACION
• Metas
• Planes
• Estrategia
• Estructura
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ORGANIZACION
• Es el marco formal o el sistema de
comunicación y autoridad.
FORMALIDAD
COMPLEJIDAD
CENTRALIZACION
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COMPLEJIDAD
• Cantidad de
diferenciación en
una organización
• A mayor división del
trabajo mas
jerarquía
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FORMALIZACION
• Grado en que
una organización
depende de
normas y
procedimientos
para dirigir el
comportamiento
de los
colaboradores
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CENTRALIZACION
• Concentración de
autoridad para la
toma de
decisiones
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PROPOSITOS DEL PROCESO
DE ORGANIZACION
• División del trabajo en puestos y
departamentos
• Asignación de tareas y
responsabilidades
• Coordinación de tareas organizacionales
• Conjuntar puestos en unidadesgilalme@gmail.com

PROPOSITOS DEL PROCESO
DE ORGANIZACION
• Establecer relaciones entre personas,
grupos y departamentos
• Establecer líneas de autoridad
formales
• Asignar y utilizar recursos
organizacionalesgilalme@gmail.com

DIMENSION VERTICAL DE
LAS ORGANIZACIONES
• UNIDAD DE MANDO Un colaborador
un jefe
• AUTORIDAD Y REPONSABILIDAD
Acción de los jefes a dar ordenes y
esperar que se obedezcan y de los
colaboradores a desempeñar
actividades asignadas
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DIRECTOR
EJECUTIVO
VICEPRESIDENTE
EJECUTIVO
PRESIDENTE VICEPRESIDENTE
EJECUTIVO
VICEPRECIDENTE VICEPRESIDENTE VICEPRESIDENTE
REGION 1 REGION 2 REGION 3
DISTRITO 1 DISTRITO 2 DISTRITO 3 DISTRITO 4
VICEPRESIDENTE
CADENA DE MANDO
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DIRECTOR
EJECUTIVO
ASISTENTE
DIR. EJECUT
OTROS
DIRECTORES
PERSON COMPRA OPERACI
DIRECT.
PERSONAL
DIRECT.
OPERACIONES
DIRECT.
COMPRAS
GERENTE
UNIDAD 1
GERENTE
UNIDAD 2
OTROS OPERAC PERSO COMPRA
AUTORIDAD DE LINEA Y
STAFF
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PERSPECTIVAS DE
AUTORIDAD
• AUTORIDAD DE LINEA La que se
otorga para dirigir el trabajo de un
colaborador
• CADENA DE MANDO Flujo de
autoridad desde la cumbre hasta la
base
• AUTORIDAD DE STAFF La que se
concede a quienes apoyan, asisten y
asesoran a los que tienen autoridad
de línea gilalme@gmail.com

CONDICIONES DE AUTORIDAD
• SE ACEPTA LA AUTORIDAD CUANDO:
– Se comprende la orden
– Se considera que la orden es consistente
con el propósito de la organización
– La orden no está en conflicto con las
creencias personales
– El colaborador es capaz de desempeñar la
tarea
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INTERVALO DE CONTROL
• ES EL NUMERO DE
COLABORADORES
QUE UN DIRECTIVO
PUEDE
SUPERVISAR CON
EFICIENCIA Y
EFICACIA
Número de colaboradores que se pueden supervisar con
eficiencia y eficacia
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N
I
V
E
L
O
R
G
A
N
I
Z
A
C
I
O
N
A
L
MIEMBROS DE CADA NIVEL
Intervalo de 4 Intervalo de 8
1
2
3
4
5
1
4
16
64
256
1
8
64
512
4096
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AUTORIDAD
RETENIDA
AUTORIDAD
DELEGADA
CENTRALIZACION
SUSTANCIAL
DESCENTRALIZACION
SUSTANCIAL
CENTRALIZACION
DESCENTRALIZACION
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AUTORIDAD Vs PODER
• AUTORIDAD
• Es un derecho
que se adquiere
con el puesto
• PODER
• Es la capacidad
para influir en las
decisiones
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FACTORES QUE INCIDEN
EN LA CENTRALIZACION
CENTRALIZAC. DESCENTRAL.
ENTORNO Estable Inestable
CAPACITAC. Alta Baja
COMPROMISO Bajo Alto
NIV DECISIO. Mayores Menores
CRISIS Organizaciones Gerentes
TAMAÑO ORG Grande Dispersa
ESTRATEGIAS Gerentes Flexibilidadgilalme@gmail.com

DIMENSION HORIZONTAL
DE LAS ORGANIZACIONES
• DIVISION DEL TRABAJO Cada persona
se especializa en hacer parte de una
actividad mas que la actividad total
• DEPARTAMENTALIZACION Proceso de
agrupar individuos en unidades
separadas o departamentos para
alcanzar las metas organizacionalesgilalme@gmail.com

DEPARTAMENTALIZACION
FUNCIONAL
GERENTE
FIANCIERA PERSONAL MERCADEOOPERATIVA
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DEPARTAMENTALIZACION POR
CLIENTES
GERENCIA DE
VENTAS
SERVICIOS
INDUSTRIALES
SERVICIOS
RESIDENCIALES
SERVICIOS
INSTITUCIONALES
SERVICIOS
COMERCIALES
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PRODUCTO O SERVICIO
GERENCIA DE
PRODUCTOS
PRODUCTO CPRODUCTO A PRODUCTO B
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GEOGRAFICA
VICEPRESIDENCIA
DE VENTAS
ZONA NORTE ZONA SUR ZONA CENTRO
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POR PROCESO
SUPERINTENDENCIA
DE PRODUCCION
GERENCIA
DE FUNDICION
GERENCIA DE
PRENSA
GERENCIA DE
ACABADOS
GERENCIA DE
PINTURA
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ORGANIZACIÓN MATRICIAL
PROYECTOS MERCADEO PERSONAL OPERATIVA FINANZAS
DIRECCION
GENERAL
PROYECTO 1
PROYECTO 2
UN INTEGRANTE DE CADA AREA
UN INTEGRANTE DE CADA AREA
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OTRAS
CONSIDERACIONES
• ORGANIZACIÓN MECANICA
(BUROCRACIA) Una estructura alta en
complejidad, formalización y
centralización.
• ORGANIZACIÓN ORGANICA
(ADHOCRACIA) Una estructura baja en
complejidad, formalización y
descentralizacióngilalme@gmail.com

DIFERENCIACION
• MECANICA
• Rigidez
• Deberes fijos
• Formalización
• Comunicación
formal
• Autoridad
centralizada
• ORGANICA
• Colaboración
• Deberes adaptables S
• Informalidad
• Comunicación
informal
• Descentralización
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ESTRUCTURA CONCEPTUAL
IDENTIFICADOR:
La misión
SISTEMA
Identifica la empresa
y el servicio EL
MERCADEO
• PREGUNTA
• ¿ Quienes somos como
empresa?
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ESTRUCTURA CONCEPTUAL
• IDENTIFICADOR
• Políticas
• SISTEMA
• Sistema de valores y
creencias
• PREGUNTA
GERENCIAL
• ¿En que creemos?
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ESTRUCTURA OPERATIVA
• IDENTIFICADOR
• Procedimientos
estándar y
especificaciones
• SISTEMA
• Sistema de
estandarización del
trabajo
• PREGUNTA
GERENCIAL
• ¿Cómo lo debemos
hacer?
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• IDENTIFICADOR
• Descripción de
funciones
• SISTEMA
• Sistema de
distribución del
trabajo
• PREGUNTA
GERENCIAL
• ¿Quién lo hace?
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• IDENTIFICADOR
• Métodos estadísticos y
toma de decisiones
• SISTEMA
• Sistema de
información
• PREGUNTA
GERENCIAL
• Cual es el impacto de
las decisiones?
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• IDENTIFICADOR
• Propósitos, objetivos,
acciones y
responsabilidades
• SISTEMA
• Sistemas de
planificación
• PREGUNTA
GERENCIAL
• ¿Para donde vamos?
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ESTRUCTURA
ADMINISTRATIVA
• IDENTIFICADOR
• Equipos de trabajo
• SISTEMA
• Administracion del
mejoramiento ( talento
humano )
• PREGUNTA
GERENCIAL
• ¿Cómo motivar y
comprometer a la
gente?
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LA VISION
• Es el sueño de la
organización
• Donde estamos hoy, a
donde queremos llegar
y en que tiempo
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FACTORES DE
COMPETITIVIAD
• CALIDAD
• COSTOS
• OPORTUNIDAD
• SERVICIO
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CALIDAD
• Consiste en cumplir
con las expectativas
del usuario
fundamentado en la
ética y el respeto
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COSTOS
• Cada vez los recursos
son mas escasos pero
es aquí donde hay que
minimizar el costo
• Para ser competitivo
en precios manejar los
costos
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OPORTUNIDAD
• El tiempo es un
recurso escaso
• El usuario cada vez
goza de menos
tiempo porque sus
actividades se han
multiplicado
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SERVICIO
• Generar comodidad
al usuario
mejorando su nivel
de vida
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CONTROL
• Es transversal a la
organización.
• Es tener una visión
holística para estar en
el lado ganador
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Niveles de estrategia
• Estrategia del nivel corporativo
• Estrategia del nivel de negocios
• Estrategia funcional
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Concepto UEN
• ORGANIZACIÓN – PORTAFOLIO
• CADA UEN DESARROLLA UNA
ESTRATEGIA
• EL PORTAFOLIO OBEDECE A UN TODO -
SINERGIA
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Proceso de la Administración
estratégica
• IDENTIFICAR LA MISIÓN
• ANALIZAR EL ENTORNO
• IDENTIFICAR OPORTUNIDADES Y
AMENAZAS
• ANALIZAR LOS RECURSOS DE LA
ORGANIZACIÓNgilalme@gmail.com

Proceso de la Administración
estratégica
• IDENTIFICAR FORTALEZAS Y
DEBILIDADES
• FOPRMULAR ESTRATEGIAS
• PONER EN PRACTICA LAS
ESTRATEGIAS
• EVALUAR RESULTADOSgilalme@gmail.com

MISIÓN: Propósito de una Organización
OPORTUNIDADES: Factores del entorno
positivos
AMENAZAS: Factores del entorno negativos
FORTALEZAS: Actividades que la
organización desarrolla bien o recursos que
controla
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DEBILIDADES: Actividades que la
empresa no realiza bien o recursos que
necesita pero de los que no dispone
COMPETENCIA DISTINTIVA:
Habilidades y recursos excepcionales o
únicos que determinan las armas
competitivas de la organización
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ANÁLISIS FODA:
Análisis de las fortalezas y
debilidades de una
organización, así como de sus
oportunidades y amenazas del
entorno.
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E. Crecimiento
E. Estabilidad
E. Defensa
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
POSICION
AMBIENTE
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OTROS TIPOS DE
ESTRATEGIAS
• Diversificación relacionada
• Fusión
• Adquisición
• Diversificación no relacionada
• Atrincheramiento
• Combinación
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MATRIZ BCG
ESTRELLA INCOGNITA
VACA PERRO
PARTICIPACION EN EL MEDIO
TASA DE
CRECIMIENTO
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MARCOS ESTRATEGICOS A
NIVEL DE UEN
• DEFENSOR
• Estrategia a nivel de UEN que busca
estabilidad al producir solo un número
limitado de productos o servicios
dirigidos a un segmento estrecho de la
población potencial total.
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NIVEL DE UEN
• BUSCADOR
• Estrategia a nivel de UEN que busca la
innovación al encontrar y explotar
nuevos productos o servicios y nuevas
oportunidades de satisfacción
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NIVEL DE NEGOCIO O
SERVICIO
• ANALIZADOR
• Estrategia a nivel de UEN que busca
minimizar el riesgo al seguir
innovaciones competitivas una vez que
han demostrado su éxito.
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NIVEL DE NEGOCIO
• REACTORES
• Una estrategia a nivel de UEN que se
caracteriza por patrones de decisión
inconsistentes e inestables.
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EL DESEO DE TODA MUJER
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ESTRATEGIAS COMPETITIVAS
• ESTRATEGIA DE LIDERAZGO DE
COSTOS:
• Estrategia que sigue una organización
cuando quiere ser la de mas bajo costo
en su segmento.
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• ESTRATEGIA DE DIFERENCIACION:
• Estrategia que sigue una empresa
cuando quiere ser única en su campo
entre dimensiones ampliamente
valoradas por los usuarios
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• ESTRATEGIA DE ENFOQUE:
• Estrategia que sigue una organización
cuando busca una ventaja de costos o
de diferenciación en un segmento
estrecho dentro de sus similares.
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• ATASCADOS A MITAD DE CAMINO:
• Describe organizaciones que no
pueden competir mediante el liderazgo
de costos, la diferenciación o la
estrategia de enfoque.
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• ADMINISTRACION POR CALIDAD
TOTAL
• Estrategia que involucra el manejo de
la excelencia en todos los pasos de la
cadena de valor.
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