Conferencia brindada al capìtulo Costa Rica del PMI por parte de Ramiro Fonseca, Decano de la Escuela Global de Dirección de Proyectos de UCI, sobre el desarrollo de destrezas de comunicaciòn escrita en la web

1. Etiqueta en la web:
Destrezas blandas para el
manejo de
equipos virtuales de proyecto

2. Índice
• Introducción: el problema
• Lo que dice el PMCDF (Project Management
Competency Development Framework )
• Lo que dice el PMBOK
• Tipos de comunicación en equipos de trabajo
• Tipología básica de mensajes
• Sugerencias para distintos tipos de mensajes
• Etiqueta en la red
2

3. Introducción: el problema

4. Introducción: el problema

5. Lo que dice el PMCDF
(Project Management Competency Development Framework )

6. Lo que dice el PMCDF
PROPÓSITO DEL PMCDF
• Proporcionar un marco para la definición, evaluación y
desarrollo de las competencias del director de proyectos.
• Definir las dimensiones clave de las competencias e identificar
aquellas competencias que tienen más probabilidades de
afectar al rendimiento del director de proyectos.
• Ofrecer un marco de visión general de las habilidades y
comportamientos que puede una persona necesitar para
desarrollar competencias como gerente de proyectos.

7. Lo que dice el PMCDF
INDICE DEL PMCDF
• Chapter 1—Introduction
• Chapter 2—Performance Competencies
• Chapter 3—Personal Competencies
• Chapter 4—Developing Competence as a
Project Manager

8. Lo que dice el PMCDF
El PMCD es patrocinado por el PMI, y fue
lanzado por primera vez en 2002.
Fue desarrollado para proporcionar a las
personas y organizaciones con orientación
sobre cómo evaluar, planificar y gestionar el
desarrollo profesional de un director de
proyecto.

9. Lo que dice el PMCDF
Competencias personales son esos
comportamientos, actitudes y características
básicas de la personalidad que contribuyen a la
capacidad de una persona para gestionar
proyectos.

10. Lo que dice el PMCDF
Una de las competencias personales descritas es
la relacionada con
Que el administrador de proyectos comunique e
intercambie efectivamente información precisa,
apropiada y relevante con las partes interesadas
utilizando métodos adecuados.

11. Lo que dice el PMCDF
Nos vamos a centrar en las competencias
personales relacionadas con
Comunicación
Liderazgo
Administración

12. Lo que dice el PMCDF
El adecuado desempeño de la competencia
personal de la comunicación está formada por:
• Escucha activa, entendimiento y respuesta a
los involucrados en el proyecto.
• Mantener líneas de comunicación
• Asegurar la calidad de la información
• Adecuar la comunicación a la audiencia
específica

13. Lo que dice el PMCDF
El adecuado desempeño de la competencia personal
de liderazgo está formada por:
• Crear un ambiente de equipo que promueva un alto
rendimiento
• Construir y mantener relaciones eficaces
• Motivar a los miembros del equipo de proyecto
• Tomar la responsabilidad por entregar el proyecto
• Usar sus habilidades para influir cuando sea
necesario

14. Lo que dice el PMCDF
El adecuado desempeño de la competencia personal
de administración (dirección y gestión) está formada
por:
• Construir y mantener el equipo de proyecto
• Planear y gestionar en forma organizada y dirigida al
éxito del proyecto
• Resolver conflictos involucrando al equipo de
proyecto y grupos de interés

15. Lo que dice el PMBOK

16. Lo que dice el PMBOK
“La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección
general y a la dirección de proyectos. Estas incluyen, entre otras:
• Escuchar de manera activa y eficaz;
• …
• Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a
cabo una acción;
• Motivar para proporcionar estímulo y confianza;
• Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes;
• Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y
• Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos.”
Gestión de las comunicaciones (PMI, 2013, pág. 287)

17. Lo que dice el PMBOK
“La gestión de los interesados también se centra en…
la comunicación continua con los interesados para comprender
sus necesidades y expectativas,
abordando los incidentes en el momento en que ocurren,
gestionando conflictos de intereses y
fomentando una adecuada participación de los interesados en
las decisiones y actividades del proyecto.
La satisfacción de los interesados debe gestionarse como uno de
los objetivos claves del proyecto.”
Gestión de los involucrados (PMI, 2013, pág. 391)

18. Tipos de comunicación en
equipos de trabajo

19. Tipos de comunicación comunes
Informes Cartas
formales
Comunicación
telefónica o
presencial
Comunicación
por web
Tipos de comunicación

20. Tipos de comunicación comunes
Informes Cartas
formales
Comunicación
telefónica o
presencial
Comunicación
por web
Tipos de comunicación

21. Tipos de comunicación
Redes sociales
• La amplitud y el rango de las personas con las que nos
relacionamos.
• La hiperconectividad.
• La indefinición de la identidad.
• La constitución de tu red de contactos.
• La economía de la atención
Características de la comunicación en redes sociales en
http://sociologiayredessociales.com/2010/03/caracteristicas-de-la-comunicacion-en-redes-
sociales/ tomado el 22 de junio del 2015

22. Tipos de comunicación
Correo electrónico. Ventajas.
1) Económico
2) Ágil
3) Versátil
4) Medible
5) Personalizable
6) Eficaz
7) Analizable
8) Compartible
9) Amigable
10) Interactivo
Las diez ventajas de la comunicación email
http://www.teenvio.com/es/consejos/ventajas-
de-la-comunicacion-por-email/ tomado el 22 de
junio del 2015

23. Tipos de comunicación
Correo electrónico. Desventajas.
• Solamente se pueden enviar
mensajes a personas que
tienen acceso a Internet.
• Riesgo de envío accidental a
personas no interesadas.
• Riesgo de contaminar el
ordenador con algún virus.
• Riesgo de recibo de “spam-
email”. Ventajas y desventajas del uso del correo electrónico.
http://internet-
interaccionsocial.blogspot.com/2011/11/ventajas-y-
desventajas-del-uso-del.html/
tomado el 22 de junio del 2015

24. Tipos de comunicación
Errores en el uso del correo electrónico
• No usar buena gramática y ortografía.
• Escribir “con el hígado”.
• Escribir sin consultar.
• Esperar rapidez en todos los casos.
• Escribir opiniones sin indicarlo claramente.
• No tomar en cuenta repercusiones del mensaje.
• No incluir a todas las personas que deben estar enteradas.
• Incluir a más personas de las que tienen que estar enteradas.
• Arrogarse la representación de un grupo al copiarlo.

25. Tipología básica de mensajes y
sugerencias para
distintos tipos de mensajes

26. Mensajes de
información
• Buscan comunicar
y mantener
informado a una
persona o grupo de
personas.
Mensajes de
consulta
• Buscan solicitar
opinión,
sugerencias a
personas
involucradas en el
proyecto.
Mensajes de
seguimiento
• Buscan conocer o
informar sobre el
estado de un
proyecto o
entregable.
Mensajes de
solicitud de acción
o corrección
• Ordenan acciones
clave para alcanzar
los objetivos.
Deben ser
redactados en forma
sencilla y especificar
claramente su
carácter informativo.
Incluyen adjuntos,
ligas.
Se debe especificar
claramente las
personas que deben
responder, el nivel de
la consulta, la fecha
de realimentación y
la profundidad que
se espera en la
respuesta.
Solicitan informes o
resultado de
acciones. Debe
especificarse el tipo
de reporte que se
espera, el tiempo de
respuesta y las
personas que lo
deben recibir.
Son específicos,
directos, claros y
cortos.
Debe dejar en el
receptor una
absoluta seguridad
de la acción que
debe tomar.
Tipología básica de mensajes

27. Sugerencias para distintos
tipos de mensaje
• No enviar en un solo correo mensajes con
distintos fines.
• No involucrar más copiados de los necesarios.
• No usar copia oculta salvo casos
excepcionales.
• Responder en el tiempo solicitado, o solicitar
más tiempo.
• Pocos mensajes son solo “de conocimiento”.

28. Etiqueta en la red

29. Etiqueta en la web
Como ocurre en nuestras interacciones sociales “en
vivo”, en las que desde pequeños aprendemos cosas
como dar la mano, mirar a la persona que nos habla,
referirnos con respeto, tanto a los que nos dirigimos
como a las personas que pueden escuchar nuestra
conversación, cómo debemos comer, y muchas otras
similares, en la web también debemos guardar ciertos
comportamientos para promover el respeto, el
entendimiento y la convivencia armoniosa y productiva.

30. Etiqueta en la web
• El principio universal es el de respetar a las personas
con las que se comunica, así como su privacidad.
• Siga en la web los mismos estándares de
comportamiento que los que utiliza en sus
interacciones cara a cara.
• Recuerde que la ley también aplica en el ciberespacio.
• Para disminuir la posibilidad de enviar un mensaje con
un tono indebido, tome una pausa y envíelo luego de
algunas horas.

31. Etiqueta en la web
• Utilice buena redacción y ortografía en sus
publicaciones y correos. El uso de tildes, signos de
puntuación, etc. no es optativo. No se debe abusar
del uso de siglas y abreviaturas.
• Sea claro y coherente con la información que
transmita, para evitar que sus mensajes sean mal
interpretados.
• Revise sus mensajes y corríjalos, en lo que
corresponda, antes de enviarlos.

32. Etiqueta en la web
• Recuerde que interactúa con personas, muchas veces
simultáneamente, de diversos trasfondos geográficos,
culturales, sociales, educativos y de vida. Las palabras y
expresiones coloquiales no siempre significan lo mismo para
todos.
• Utilice un lenguaje apropiado y evite ser ofensivo o utilizar
palabras ofensivas.
• Utilice la web como un medio para enseñar y comunicar sus
conocimientos y valores, recuerde respetar los derechos de
autor.

33. Etiqueta en la web
• Sea prudente al momento de opinar o entrar en un grupo de
discusión, especialmente si se están desarrollando temas que
generan controversia. No escriba en mayúsculas, puede denotar el
equivalente a gritar en persona.
• Evite enviar correos con palabras subrayadas, pues puede parecer
que son un link que no funciona. Use el mínimo de colores posible
en sus mensajes y asegúrese que las palabras se van a leer sin
dificultad con los colores que escoge.
• Observe la conducta, costumbres y normas de cada sitio, ya que la
netiqueta puede ser diferente en cada dominio.
• En chats y sitios de intercambio sincrónico, no deje esperando a los
demás por una respuesta u opinión.

34. Etiqueta en la web
• Considere que aunque usted pueda escribir a medianoche, un domingo o
día festivo, no significa que la persona a la que se dirige le vaya a
responder inmediatamente.
• Debe tener claridad y precisión en cuanto a quién se debe dirigir y a quién
se debe responder un mensaje por correo electrónico.
• Por ejemplo, algunos mensajes que se envían a un grupo de destinatarios
no necesariamente requieren de ellos una respuesta con copia a todos los
demás. Evite el uso indiscriminado de la opción “responder a todos” y
evite enviar mensajes innecesarios a otras personas.
• Un mensaje recibido por correo electrónico debería responderse, el día
hábil siguiente.
• Si no va a poder dar una respuesta específica en este tiempo, al menos
debería enviar un mensaje, dentro de ese plazo, indicando el tiempo
aproximado que tardará en responder.

35. Objetivo

36. Bibliografía
Emery, S. (2013). Comportamiento en la red. Encontrado en:
http://compored.blogspot.com/2013/11/10-reglas-basicas-de-netiquetaresumen.html
Giraldo, Y. (2012). La netiqueta y sus normas principales. Encontrado en:
http://mynetiqueta.blogspot.com/2012/04/normas-de-la-netiqueta.html
Shea, V. (2002). Las 10 reglas básicas de la “netiqueta”. Encontrado en:
http://www.eduteka.org/Netiqueta.php3
Características de la comunicación en redes sociales en
http://sociologiayredessociales.com/2010/03/caracteristicas-de-la-comunicacion-en-redes-sociales/
tomado el 22 de junio del 2015.
Ventajas y desventajas del uso del correo electrónico.
http://internet-interaccionsocial.blogspot.com/2011/11/ventajas-y-desventajas-del-uso-del.html/
tomado el 22 de junio del 2015.
PMI (2013). Project management body of knowledge. (5ª. Ed.). USA: PMI, Inc.
PMI (2007). Project management competency development framework (2ª. Edición). USA: PMI, Inc.