Este documento ofrece instrucciones sobre cómo organizar y almacenar archivos. Explica que los documentos deben clasificarse y ordenarse cronológica o numéricamente según el Cuadro de Clasificación Documental. Luego deben prepararse físicamente para su almacenamiento en carpetas con rótulos e inventarios, y almacenarse en cajas de archivo según su clasificación y de acuerdo a su tiempo de retención en la Tabla de Retención Documental.

1. INSTRUCTORA: YAMILE HIDALGO
APRENDIZ: MARGARETH LILY PALACIOS G.
ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

2. *TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
Es el traslado de las Series y/o Subseries
documentales que han cumplido su tiempo en el
Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central
o Intermedio.
¿Pero qué es cumplir el tiempo de Retención
Documental o de permanencia en el Archivo de
Gestión?
Es cuando los documentos que se encuentran en
el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir,
la frecuencia de consulta disminuye como
consecuencia de la pérdida de sus valores
administrativos.

3. * Clasificar los documentos según
el Cuadro de Clasificación
Documental
Los documentos propios de cada
dependencia, de acuerdo a sus
funciones se separarán según el
Cuadro de Clasificación Documental
(CCD), siendo una herramienta que
permite la codificación e
identificación de cada una de las
series, subseries y tipologías
documentales en cada dependencia.

4. *EJEMPLO

5. *ORDENACIÓN DOCUMENTAL
La ordenación de cada carpeta se hará según sea
el caso cronológica o numérica.
•Ordenación Cronológica se ubicaran los
documentos dentro de la carpeta en forma
ascendente por DIA, MES, AÑO
•Ordenación Numérica se ordenaran en forma
numérica ascendente, donde el primer número
corresponde al primer documento almacenado en la
unidad de conservación, generalmente se realiza
para documentos contables o que lleven un número
consecutivo asignado.

6. *Preparación física del
documentoLas carpetas deben ir con la
documentación completa, estar
previamente seleccionados sin
borradores, notas marginales,
formatos sin diligenciar, recortes de
prensa, manuscritos, sobres de correo,
material bibliográfico, documentos
duplicados, ganchos de grapadora,
clips, autoadhesivos, cinta pegante o
elementos que puedan causar
deterioro físico.
Además la LIMPIEZA DE DOCUMENTOS
DEBE ADELANTARSE EN UN ESPACIO CON
BUENAS CONDICIONES DE VENTILACIÓN
ILUMINACIÓN E HIGIENE.
EL PERSONAL DEBE DISPONER DE EQUIPOS
ADECUADOS; OVEROL, GORRA, MASCARILLA
Y GUANTES.

7. *Capacidad de
almacenamiento
Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad
estándar para el almacenamiento de los
documentos por favor no exceda su
capacidad.

8. *FOLIACIÓN
Cada tipología documental se le debe asignar un
número en forma ascendente haciendo la respectiva
foliación por cada documento dentro de la carpeta,
utilizando lápiz negro.

9. *¿Cómo marcar las
carpetas ?
Las carpetas se identificaran con un rótulo
autoadhesivo el cual debe de tener:
Nombre dependencia
Código de la dependencia / Número de
clasificación
Título de la carpeta
Año retrospectivo

10. *¿COMO DEBE ALMACENAR
LAS CAJAS DE ARCHIVOS?
Una vez ordenadas las carpetas internamente se
procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato
de inventario consecutivamente por el número
asignado a cada serie y subserie documental como
lo indica el Cuadro de Clasificación Documental
(CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de
archivo.

11. *Selección de documento
según la TRD
De acuerdo con la Tabla de Retención Documental,
se transferirán solo al Archivo Central los
documentos que cumplan el tiempo de vigencia en el
Archivo de Gestión, estipulados en las TRD.
Se transferirán las series que respondan a las
funciones específicas de la dependencia
productora.